AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001

JUAN DAVID ARAQUE LARGO

1. DISEO DEL PROGRAMA DE AUDITORAS

a. Objetivos y alcance del programa de auditora

OBJETIVOS

Proporcionar una metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el sistema
de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se ejecuta adecuadamente, acorde con
las polticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades
institucionales, realizando sugerencias imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin
oportunidades de mejora a la operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la toma
de decisiones.

ALCANCE
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el
seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora que resulten de las auditoras
internas del cumplimiento de la gestin y Sistema de gestin de la calidad en la institucin en la
Alcalda del municipio de Saravena, departamento de Arauca.

b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao

Se tiene proyectado un programa de auditoria para un ao que consta de 52 semanas, estructurado

de la siguiente manera:

ACTIVIDADES DETALLES SEMANA

Elaborar el programa de Realizacin anual teniendo en cuenta: 1a4

auditoria 1. Nuevos procesos implementados
2. Resultados de auditoras anteriores
3. Seguimiento de acciones preventivas,
correctivas o de mejora.
4. Resultados de indicadores.
5. Recursos disponibles.
6. Cambios en la legislacin
Elaboracin del plan de El Coordinador Administrativo de la empresa ser el 5-8
auditoria auditor lder y quien realice el plan de auditora, el
cual debe contener:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Criterios de auditora
4. Equipo auditor y responsabilidades
5. Fecha de apertura y cierre
6. Procesos especficos a auditar
7. Fecha y hora de auditoria
 El plan de auditoria se debe, debe remitirse al rea
auditada con una semana de antelacin a la
realizacin de auditoria, solicitando los documentos
necesarios en la auditora.
Preparacin de la Una vez recibida el plan de auditoria se proceder a: 9-15
Auditora 1. Revisin de la documentacin
2. Preparacin de la lista de chequeo
3. Solicitud de informacin necesaria al auditado
4. Evaluacin de la informacin
Reunin de Apertura Se procede a realiza una reunin con las personas 16
responsables de los procesos a auditar para indicar lo
siguiente:
1. Dar a conocer el plan de auditoria
2. Socializacin del proceso
3. Formalizacin de canales de comunicacin
4. Resolucin de dudas e inquietudes
Recoleccin de Las fuentes de informacin pueden varias de acuerdo 17
informacin a cada proceso a auditar, entre los medios para la
recoleccin de informacin pueden esta:
1. Entrevistas grupales o personalizadas
2. Observacin de procesos, actividades, etc.
3. Revisin de documentacin: procedimientos,
manuales, informes, polticas, objetivos,
bases de datos, etc.
4. Revisin de indicadores
5. Revisin de otras fuentes de informacin
como peticiones, quejas y reclamos, informes
bancarios, organismos de control del Estado,
etc.
Conclusiones de Se deber realizar una reunin del equipo auditor 18
Auditara para:
1. Revisin de hallazgos
2. Clasificacin de hallazgos para determinar
conformidades y no conformidades
3. Evaluacin de los hallazgos para determinar si
hay acciones de mejora, correctivas o
preventivas.
4. Acordar conclusiones de auditoria
5. Realizar recomendaciones del proceso
Ejecucin de Reunin de Se proceder a realizar una reunin entre el equipo 19
Cierre auditor y el equipo auditado, teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Actividades auditadas
2. Presentacin de los hallazgos, conformidades
y no conformidades
3. Elaboracin del acta de cierre
 Nota: en caso de encontrarse no conformidades, el
auditado deber levantar una accin correctiva,
preventiva o de mejora, segn sea el caso, en un
trmino mximo de 15 das.
Informe de Auditoria Se deber realizar un informe definitivo de todo el 20
proceso de auditora, junto con los hallazgos
encontrados, el cual deber remitirse al equipo
auditado y al cliente de la auditoria.
Seguimiento Se deber realizar seguimiento a las diferentes 21-52
acciones correctivas, preventivas y de mejora, en caso
de haberlas, para verificar el cumplimiento y
ejecucin de dichas acciones.

c. Criterios de Auditora

Elaborar programa de auditora anual: Conforme a lo establecido en la poltica se elabora el

programa anual de auditoras.

Conformar del equipo auditor: Segn lo programado, se conforma el equipo auditor y se le asignan
las responsabilidades.

Preparar la auditora: Revisar los documentos relacionados con el proceso a auditar y elaborar la
lista de chequeo segn los puntos a evaluar, utilizando el formato diseado para tal fin Lista de
Chequeo Auditoras Internas.

Informar a los auditados: Se le informa a los auditados la fecha exacta y hora de la auditora, y los
criterios de la auditora.

Realizar auditoria: Realizar la auditoria en campo y auditora documental, con el fin de verificar las
evidencias de cumpliendo de los requisitos, segn corresponda. Registrar los hallazgos encontrados.

Elaborar Informe de Auditora: Elaborar el informe que debe contener el objetivo y alcance de la
auditoria, los criterios de auditora, las fortalezas, debilidades, las no conformidades, observaciones
encontradas y las conclusiones de la auditoria, utilizando el formato diseado para tal fin.

Entregar Informe: Remitir el informe al responsable del proceso evaluado para que determine las
acciones pertinentes segn los hallazgos encontrados.

d. Auditores designados por proceso

Nombre Cargo Desempeo

Juan David Araque Coordinador Administrativo Auditor Lder
Jos Miguel Amado Coordinador de Personal Auditor de apoyo
Ana Milena Ayala Asistente Administrativa Auditora de apoyo

e. Recursos Necesarios
Recursos Humanos: Profesionales de la organizacin con conocimientos bsicos en auditoria

Recursos Tecnolgicos: Equipos de cmputo, impresora, video beam.

Recursos de apoyo: Papelera, lapiceros, tablas de apoyo.

Recursos de Documentacin: Polticas, manuales y procedimientos de la organizacin

Recursos de Infraestructura: Espacio apropiado para llevar a cabo reuniones.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

IMPACTOS PROBABILIDAD VALORACION DEL RIESGO

INACEPTABLE
MODERADO
TOLERABLE
ACEPTABLE
NOMBRE DEL DESCRIPCION POSIBLES MANEJO DEL

MEDIA
MEDIDAS
MEDIO

ALTA

BAJA
ALTO

LEVE
RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS RIESGO

No se ejecute Asumir,
deficiencias en la
INCLUMPLIMIENTO en su X X X manejar el Capacitacin a
ejecucin
totalidad riesgo auditores
informes no Asumir,
informacin
INEXACTITUD basados en la X X X manejar el Capacitacin a
no veridica
realidad riesgo auditores

2 DISEO DEL PLAN DE AUDITORIA

a. Objetivos y alcance del pan de auditora

OBJETIVOS

Ejercer el control sobre los procesos de compra que se aplican en las compras a los proveedores
Ejercer el control sobre los procesos de almacenamiento que se aplican en al rea de bodega.

ALCANCE
Contempla desde la solitud de compra hasta el almacenamiento de la mercanca en la bodega
provista para tal fin.

b. Procesos a ser auditados

Manual de compra de mercancas

Manual de recepcin y almacenamiento de mercancas

c. Criterios de auditora y documentacin de referencia

a) Elaborar el plan de visita de auditoria

1) Precisar los detalles de la auditoria tales como:
Determinacin del tipo de auditoria
 Determinacin de equipos y medio de almacenamiento electrnico
a utilizar .
Asignacin de tareas al equipo auditor
Determinacin de recursos necesarios.

2) Definir
Objetivos
Alcance
Antecedentes.

b) Someter el plan de visitas de auditoria a aprobacin del jefe de la oficina de compras.

c) Generar comunicaciones necesarias

d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de auditora

Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo

la Norma Tcnica Colombiana NTC -19011: 2002 Directrices para la Auditora de los Sistemas de
Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia
adecuada sera la siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora

Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditoria
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditoria
Aprobacin y distribucin del informe de auditora

e. Mtodos de auditora a utilizar

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de
contabilidad, compras y almacenamiento.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado:

 Nombre Cargo Desempeo
Juan David Araque Coordinador Administrativo Auditor Lder
Jos Miguel Amado Coordinador de Personal Auditor de apoyo
Ana Milena Ayala Asistente Administrativa Auditora de apoyo

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para
su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia,
habilidades y relaciones interpersonales.

Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general,
el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones
especficas, entre otros.

Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo
general propuesto para la auditora especfica.

Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia
tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones.

Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a

la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

3. ESCRIBA LAS CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE QUE OBTUVO TRAS EL DESARROLLO DE ESTA ACTIVIDAD.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin, visto por los empresarios
como una oportunidad para mejorar y de esta manera ser competitivos en el mercado.

En el plan de auditoria de calidad se debe tener claro el cronograma de trabajo y respetar los
tiempos establecidos de esta forma se garantiza que la auditoria su fue realmente planeada.

En los programa de auditoria, deben estar incluidos requisitos o variables internas y externas a la
empresa, como legislaciones, leyes o normas que regulen algn sector especfico.

En el desarrollo de las auditoras es importante una buena comunicacin entre el equipo

auditor y el personal auditado, logrando la mxima cooperacin de ambas partes.