Curso: MICROSOFT Project 2016

SESION 01
Docente : Ing. Patricia Llallico Arzapalo
Introduccin a Microsoft
Project
Que es un proyecto?

Un proyecto es una actividad grupal temporal para producir un

producto, servicio, o resultado, que es nico (PMBOK).
Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo
tanto tiene un alcance y recursos definidos.
Es nico ya que no es una operacin rutinaria, sino un conjunto
especfico de operaciones diseadas para lograr una meta particular.

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Modelos Tradicionales de la Gestin de
Proyectos
Mtodo de Ruta Crtica
Diagrama de Gantt
Diagrama de Pert

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Mtodo de ruta crtica - MRC

El camino crtico en un proyecto es la sucesin de

actividades que dan lugar al mximo tiempo acumulativo.

Para calcularlo es necesario conocer la duracin de las
actividades que estn en el camino crtico y sumar sus
tiempos

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Mtodo de ruta crtica - MRC

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Diagrama de Gantt

Inventado por Charles Gantt en 1917

El diagrama de Gantt o cronograma tiene como objetivo la
representacin del plan de trabajo, mostrando las tareas a
realizar, el momento de su comienzo y su terminacin y la
forma en que las distintas tareas estn encadenadas entre s.
Es la forma habitual de presentar el plan de ejecucin de un
proyecto.

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DIAGRAMA DE GANTT

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PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del
programa)
Es una tcnica de anlisis de la red del proyecto empleado
para estimar la duracin del proyecto, cuando hay un alto
grado de incertidumbre acerca de las estimaciones de
duracin de las actividades.
Emplea tres estimaciones de tiempo por cada actividad
O=Optimista , M=mas probable , P=pesimista.
Frmula= (P+4M+O)/6
Desviacin estndar de una actividad = (P-O)/6
Varianza de una actividad = [(P-O)/6]2

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PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del
programa)

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PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del
programa)

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CREACION Y ORGANIZACIN
DE LA PROGRAMACION
Que es Microsoft Project

Microsoft Project es un programa o software para la gestin

de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la
informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas,
los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como
materiales, del proyecto para que se puedan respetar los
plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los
objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de
proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar
proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y
realizar un seguimiento de todas las actividades para
supervisar su progreso.

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Como programa Microsoft Project

Microsoft Project programa cada tarea utilizando la frmula

duracin = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:
Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de
que la tarea est realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de
tiempo para realizar una tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los
recursos asignados a la tarea y su asignacin.

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Como programa Microsoft Project

Por ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de
8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8
horas).
El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8
horas).
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3
pintores).
La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La
comprensin de esta frmula es importante para saber en qu
forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la
programacin del proyecto.

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Tringulo del Proyecto

 En Microsoft Project 2010 los tres factores que conforman

cada proyecto son:
 Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la
programacin del mismo.
 Costo: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los
recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para
realizar las tareas.
 mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo
necesario para realizarlos.

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Tringulo del Proyecto

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Iniciar Microsoft Project 2016

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Creacin de una programacin

Definir el proyecto: Para crear una programacin es

necesario tener claro las fechas de inicio del proyecto, la lista
de tareas a realizar, su duracin, los recursos a utilizar.
Despus de introducir la informacin del proyecto, Project
calcular las fechas de programacin del mismo

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 Tipos de calendario

Hay tres calendarios

por defecto
(Estndar, Turno de
noche, 24 horas).
Adems el usuario
puede definir
calendarios propios o
modificar los
existentes
Tipos de Calendarios

Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a

7:00 p.m. con una hora libre a medio da. Este es el
calendario predeterminado que utiliza el programa para el
proyecto, las tareas y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde
las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con
una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos
los das de la semana, sin detenerse.
 Cambiar das laborables

1.- Haga clic

en Proyecto > Cambiar
calendario laboral.
2.- En la lista Para
calendario, elija el tipo
de calendario que desea
modificar.
3.- Haga clic en la
pestaa Semanas
laborales y
seleccione Predetermin
ado.
4.- Haga clic en Detalles.
Cambiar das laborables

5.- Seleccione Domingo.

6.- Decida si el da es laborable o no haciendo clic en uno de
los tres botones situados a la derecha del cuadro de dilogo.
7.- Establezca las horas de trabajo del da y haga clic
en Aceptar
 Excepciones en Calendario Laboral

Para aadir excepcin:

identificarla con un nombre
(ejemplo: Da de la
Hispanidad), y para
configurarla hacer doble-click
sobre el da en el calendario:
Ejercicio 01

1.- Crear el calendario laboral SGCB y definir el periodo laboral

de lunes a viernes de 8 hs a 12 hs y de 1 hs a 5 hs y los
sbados de 9 hs a 2 hs
2.- Asignar el calendario laboral SGCB al proyecto.
Agregar tareas al proyecto

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el

Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver
Diagrama de Gantt
Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas
en el campo Nombre y Pulse Enter para continuar con la
siguiente.
El programa le mostrar una duracin de 1da?. Con el fin de
recordarle que debe ingresar el periodo de duracin de la
actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin
de las actividades es ESTIMADA.

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Ejercicio 02

1. Ingresar las siguiente tareas en un nuevo archivo Project.

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Ejercicio 02

2. Guardar el archivo con el nombre Plan de Trabajo

Implementacin del SGCB.
3. Cerrar el archivo Plan de Trabajo Implementacin del
SGCB.

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 Ejercicio 03

1. Abrir el archivo Plan de Trabajo Implementacin del SGCB.

2. Agregar la tarea Confirmacin de Inters antes de la tarea
Acta de confirmacin de inters
3. Agregar la siguientes tareas despus de las tarea
Levantamiento de Requerimientos funcionales.

GAP Analysis
Aceptacin requerimiento de implementacin
"Requerimientos Hardware , Software y Comunicaciones"
Informe Tcnico de Hardware y Comunicaciones
Informe Tcnico de Software

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 Ejercicio 03

4 Agregar la tarea Identificacin de Fuentes de Datos despus

de tarea Requerimientos de datos.
5. Agregar la tarea Definir fecha reunin Kick Off despus de
la tarea Revisin de requerimientos de datos.
6. Cerrar el archivo Plan de Trabajo Implementacin del SGCB.
7. Cerrar el archivo Plan de Trabajo Implementacin del SGCB.

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Organizacin de las tareas en un esquema

Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las
otras tareas. Normalmente estas tareas representan los
captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo:
preliminares, concretos, etc.
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas
de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A
su vez

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Convertir una tarea en una subtarea

Primera forma:
1. Seala la tarea que vaya a modificar
2. En Proyecto haga clic en Esquema
3. Clic en Aplicar Sangra.
Segunda forma:
1. Seale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una
subtarea
2. Haga clic en el botn derecho del Mouse
3. Clic en Aplicar sangra

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 Ejercicio 04

1. Abrir el archivo Plan de Trabajo

Implementacin del SGCB.
2. Aplicar sangra a las tareas del
proyecto de tal forma que
queden lo ms parecido al grfico
de la derecha.
3. Guardar el archivo Plan de
Trabajo Implementacin del
SGCB.
4. Cerrar el archivo Plan de
Trabajo Implementacin del
SGCB.
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Definir la duracin de las tareas

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar

una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener
algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.

Todos los valores del campo Duracin que vayan

acompaados de un signo de interrogacin se consideran
como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en:

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Definir la duracin de las tareas

Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)
Para escribir la duracin de las tareas:
1. Muestre el Diagrama de Gantt
2. En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado que
se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de
interrogacin para indicar que es la duracin estimada)
3. Pulse Enter.

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Ejercicio 05

1. Abrir el archivo Plan de Trabajo Implementacin del

SGCB.
2. Definir la duracin de las siguientes tareas

Tarea Duracin
Aceptacin inicial de implementacin 4 horas
Preparar presentacin 3 horas
Acta de confirmacin de inters 1 hora
Definir Roles 1 hora
Definir Responsabilidades 1 hora
GAP Analysis 1 dia
Aceptacin requerimiento de implementacin 1 dia
Informe Tcnico de Hardware y Comunicaciones 2 horas
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Informe Tcnico de Software 2 horas
Ejercicio 05

Tarea Duracin
Revisin y Aceptacin de Informes Tcnicos 2 horas
Aceptacin de Convenio de Confidencialidad 2 horas
Identificacin de Fuentes de Datos 2 horas
Validar el Anlisis de Fuentes de Datos actual 2 horas
Tablas a migrar identificadas 2 horas
Plan de Tratamiento de los datos 4 horas
Revisin de requerimientos de datos 2 horas
Definir fecha reunin Kick Off 0.5 horas

3. Guardar el archivo Plan de Trabajo Implementacin del SGCB.

4. Cerrar el archivo Plan de Trabajo Implementacin del SGCB.

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