Software ASIS 2008

Control de Asistencia
Versin: 8.1

Software especialmente diseado para interactuar con equipos TOPDATA

T-1000, T-1000Bio, InnerBio, Vetaron, Henry y FingerPrint, juntos
conforman un sistema para controlar eficientemente la asistencia del
personal dentro de su organizacin.

Adems gestiona todas las variables involucradas como horarios, faltas,

atrasos, generacin de reportes de acuerdo a su requerimiento y a la
necesidad de nuestro pas.

Requisitos mnimos del sistema

o Procesador PIII 500 MHz

o Memoria Ram de 64 MBytes
o Lector de CD
o Un puerto de comunicaciones serial DB9 disponible
o Un puerto Usb para el equipo FingerPrint
o Sistemas operativos: Windows 98, Win me, Win XP , Win 2000

Funciones del sistema

Una vez realizada la instalacin del programa hacemos correr mediante el

icono que se encuentra en INICIO-PROGRAMAS. A continuacin se
muestra la pantalla principal.

El primer usuario por defecto es Usuario: 10000, no tiene contrasea y

tiene todos los niveles de permisos asignados, luego de la creacin de
usuarios con permisos adecuados se recomienda eliminar al usuario 1000 que
viene por defecto.
Posteriormente se ingresa la clave.
Una vez introducida la clave todas las opciones del men sern habilitadas
dependiendo del nivel de acceso que el usuario tenga asignado por el
administrador.

Una de las tareas ms importantes es la definicin de los grupos de

empleados de la organizacin. Escogiendo la primera opcin de Asignacin
creamos los usuarios del sistema y es posible realizar la edicin de los
mismos con el botn editar, tambin se puede escoger una fotografa con el
botn de la lupa si es necesario.

Seguimos con la segunda opcin donde podemos observar los usuarios

existentes y registrados en el sistema, los cuales pueden ser vistos en un
reporte que permite la impresin de los mismos y exportacin de datos a
otros formatos como Excel.

En la pestaa reportes podemos obtener reportes parametrizados como se

muestra a continuacin:
El siguiente grupo de opciones muestra las bsquedas que se pueden realizar
en el sistema que puede ser por nombre o por cdigo de usuario.
La siguiente pantalla muestra el formulario para la creacin de estilos de
horarios, es posible tener una cantidad n de estilos de horarios.

Parmetros

Tolerancia en atraso: Significa la cantidad en minutos que la gente tiene

para poder atrasarse sin que el software le compute como atraso
Tolerancia en falta: Si una persona sobrepasa este tiempo en su marcacin
el software mostrara un SI que significa que es falta.
Salida adelantada mxima: Este parmetro sirve para poder ver los minutos
en que una persona sale de la institucin minutos antes de su horario de
salida .
Puntualidad: Este parmetro sirve para condicionar al personal a que
marquen en un rango antes de su horario asignado.
Mximo extra: Este es el tiempo en que una persona puede realizar su
marcacin despus de su hora de salida.
El siguiente formulario sirve para la asignacin de horarios al personal, con
las manitos apuntando se asigna o quita algn horario asignado.
Cuando se asigna un horarios a un grupo, ste no aparece en la grilla de la
derecha, slo es posible verlo con la lupa de reporte en la esquina inferior
derecha.
En esta pantalla se puede dar permisos, justificar ausencias o atrasos,
eligiendo al usuario, para que luego sea desplegado el conjunto de horarios
asignados, a continuacin se escoge el horario para justificar, slo se puede
justificar la entrada, la salida o ambos casos que seria todo el horario,
tambin se puede anotar una glosa en justificante juntamente con un tiempo
de justificacin si el mismo es de motivo personal caso contrario se
recomienda que sea 00:00 para que no se le acumule a la persona tiempo
justificado con motivo de trabajo en la empresa o entidad.
aplicando el botn remarcado es posible obtener el reporte de
justificaciones realizadas en rango de fechas y si la opcin Todos esta
marcada ser visto el reporte de todos los usuarios caso contrario slo se
vera de la persona elegida con color en la grilla de la izquierda.
A continuacin se muestra el reporte.
Es esta pantalla se puede establecer vacaciones, feriados y bajas de a un
grupo de personas, etc.

Presionando el botn de la lupa se obtiene el reporte

La siguiente opcin Asistencia comprende opciones que se refieren a las
entradas y salidas con la capacidad de obtener reportes personalizados o
totales de las entradas, salidas o ambos.

El boton remarcado sirve para procesar la informacin de manera que se

mezcle todo y pueda crearse el reporte
Reporte
La siguiente opcion sirve para crear tarjetas o cartas de felicitacin

Aplicando en el boton remarcado de reporte se observa en formato de

reporte la tarjeta.
La siguiente pantalla sirve para la importacin de los datos que se debe
realizar.

La siguiente pantalla muestra un grupo de opciones que se refieren al

mantenimiento de la base de datos la cual debe ser utilizada
frecuentemente para no sobrecargar el sistema y volverlo lento.
La primera Compactar base de datos se refiere a una limpieza de registros
temporales creados en la base de datos registros que se crean cuando es
utilizado el sistema.

La segunda Copia de seguridad sirve para crear los backups necesarios y

liberar informacin de vez en cuando.

La tercera Restaurar base de datos sirve para recuperar bases de datos

guardadas en calidad de copias de seguridad, esta operacin se realiza slo
en caso de ser necesario, no esta dems recordar que antes de restaurar es
bueno tener una copia de la base de datos que se esta utilizando.

La cuarta Limpiar base de datos sirve como su nombre lo dice un borrado

de toda la informacin dejando el sistema vaco para nuevamente ser
utilizado, y la otra opcin Cargar ejemplo que se encuentra en el mismo
formulario permite cargar a la base de datos un ejemplo para poder realizar
pruebas con el sistema hasta que se conozca y domine su manejo.

En la siguiente pantalla es posible configurar el sistema para trabajar en

red para lo cual se debe realizar los siguientes pasos:

o Crear manualmente una carpeta con el nombre: base$

o Copiar el archivo FtecSys que se encuentra en C:\Archivos de
programa\Asis a la carpeta creada base$
o Compartir dicha carpeta asignando todas las propiedades de lectura y
escritura
o Luego en cada maquina cliente ASIS 2006 seleccionar configuracin
del servidor esperar a que el programa busque todos los equipos de la
red, seleccionar el nombre del equipo y aceptar, cierre el programa
para que los cambios tengan efecto.
En la siguiente pantalla se puede eliminar solamente marcas u horarios para
mantener el sistema sin eliminar nombres ni cdigos hasta una fecha
determinada.

La siguiente pantalla sirve para enrolar las huellas de las personas que
utilizaran el sistema de huella digital (este modulo no esta disponible en
otros sistemas como T1000, T1000Bio, Henry)
La pantalla de registrar sirve para que los usuarios marquen los registros y tambin
configuren el tamao de bytes que se utilizaran para el reconocimiento

La contrasea para salir del sistema es la el nombre de usuario concatenado con su

password, luego aparecer el botn de salir.