Programas Computarizados en El Sistema Contable

Universidad Rafael Landvar
Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales

Campus de Quetzaltenango
Programas Computarizados en el Sistema Contable

(Estudio Realizado en las Empresas Comerciales
de la Ciudad de Quetzaltenango)
TESIS
Julio Hctor Miranda Castan
Carn 98014009
Quetzaltenango, abril de 2010

Universidad Rafael Landvar
Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales
Programas Computarizados en el Sistema Contable

(Estudio Realizado en las Empresas Comerciales
de la Ciudad de Quetzaltenango)
TESIS
Presentada a Coordinacin de Facultad de

Ciencias Econmicas y Empresariales
Por
Julio Hctor Miranda Castan
Previo a conferirle en el grado acadmico de
Licenciado
El ttulo de
Contador Pblico y Auditor
Quetzaltenango, abril de 2010

Autoridades de la Universidad Rafael Landvar
del Campus Central
Rector Padre Rolando Enrique Alvarado S.J.

Vicerrectora General Doctora Lucrecia Mndez de Penedo
Vicerrector de Investigacin
y Proyeccin Social Padre Carlos Cabarrs Pellecer S.J.
Vicerrector de Integracin
Universitaria Padre Eduardo Valds Barra S.J.
Vicerrector Administrativo Licenciado Ariel Rivera Irias
Secretaria General Licenciada Fabiola Padilla de Lorenzana
Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales

Campus Central
Decana Mae. Ligia Garca

Vicedecana Mae. Silvana Zimeri Velsquez
Secretario Ing. Gerson Tobar Piril
Director Maestra en Finanzas Lic. Rodrigo Cabarrs Padilla
Directora Administracin de Empresas Licda. Lilia de la Sierra
Director Economa Lic. David Nicholas Virzi
Directora Contadura Pblica
y Auditoria Licda. Claudia Castro de Martnez
Directora de Mercadotecnia
y Publicidad Licda. Ana Mara Micheo
Director Administracin de Hoteles y
Restaurantes Lic. Ral Palma
Directora de Sedes Regionales Mae. Rosemary Mndez de Herrera
Miembros del Consejo
Director de Campus Arquitecto Manrique Senz Caldern

Subdirector de Campus y
Coordinador de Integracin
Universitaria de Campus Msc. P. Jos Mara Ferrero Muz S.J.
Coordinador Administrativo
de Campus Licenciado Alberto Axt Rodrguez
Coordinador Acadmico
de Campus Ingeniero Jorge Derik Lima Par
Asesor
Licenciado Vctor Rolando Arreola Muoz
Miembros de la Terna Evaluadora
Licenciada Marta Raymunda Tzorin Puac
Licenciada Gladys Rossana Fernndez Aceituno de Garca
Mba. Jos Ral Vielman Deyet

Agradecimientos
A la Universidad Rafael Landvar, por brindarme la oportunidad de superarme

intelectualmente.
A mis Catedrticos en General, por su dedicacin al impartirme sus conocimientos

profesionales, contribuyendo a mi formacin acadmica.
A los Miembros de la Terna Evaluadora de Tesis, por su labor y dedicacin en el desempeo

de su cometido.
Al Asesor de Tesis, por su apoyo, esmero y dedicacin en la realizacin de este trabajo.
A Todas las Personas y Empresas, que de una u otra manera colaboraron para la culminacin
del presente trabajo.
Dedicatorias
A Dios, supremo hacedor del cielo y de la tierra, por haberme bendecido siempre y permitirme la
oportunidad de concluir mi carrera profesional.
A mis Padres, Julio Hctor Miranda y Nory Maribel Castan Ochoa de Miranda, por su apoyo
incondicional y sacrificios, quienes comparten mi alegra por el xito obtenido.
A mis Hermanos, Corina Isabel y Elfrid David, y mi cuado Alberto por el apoyo moral que me
han brindado.
A mi To, Profesor Elfrid David Miranda (Q.E.P.D.) por su valioso apoyo que me brind, que
Dios lo tenga en su gloria.
A mi Sobrina, Julia Isabel, con cario y amor fraternal.
A mis Abuelos, Corina, Rosalo y Mara Isabel (Q.E.P.D.), quienes desde el cielo iluminaron mi
mente para el logro de mi objetivo, flores sobre su tumba.
A mis Familiares en General, por su cario y aprecio, en especial a mi ta Evita (Q.E.P.D.) por
sus sabios consejos.
A mis Amigos, por su amistad y apoyo incondicional, que nuestra amistad perdure.
ndice
Pg.
Introduccin ................................................................................................................. 1
I. Marco de Referencia ...................................................................................... 3

1.1 Marco contextual.............................................................................................. 3
1.2 Marco terico ................................................................................................... 13
1.2.1 Programas computarizados .............................................................................. 13
1.2.1.a Tipos de programas computarizados................................................................ 14
1.2.1.b Funcin del software ........................................................................................ 20
1.2.1.c Algunos ejemplos de sistemas contables computarizados ............................... 22
1.2.1.d Elementos que inciden en los sistemas contables ............................................ 22
1.2.2 Sistema contable .............................................................................................. 28
1.2.2.a Resea histrica de los sistemas contables ...................................................... 29
1.2.2.b Sistemas de informacin funcionales............................................................... 30
1.2.2.c Sistema y sus relaciones................................................................................... 31
1.2.2.d Sistema y los negocios ..................................................................................... 34
1.2.2.e Proceso cclico contable................................................................................... 34
1.2.2.f Elementos bsicos del sistema contable........................................................... 37
1.2.2.g Ciclo contable .................................................................................................. 37
1.2.2.h Proceso contable en Guatemala ....................................................................... 41
1.2.2.i Ejercicio contable............................................................................................. 43
1.2.2.j Que es una base de datos? .............................................................................. 50
1.2.2.k Sistemas de codificacin .................................................................................. 58
1.2.2.l Contabilidad sistematizada .............................................................................. 64
II. Planteamiento del Problema ......................................................................... 96

2.1 Objetivos .......................................................................................................... 96
2.1.1 Objetivo general............................................................................................... 96
2.1.2 Objetivos especficos ....................................................................................... 97
2.2 Variables de estudio ......................................................................................... 97
2.3 Definicin de variables .................................................................................... 97
2.3.1 Definicin conceptual ...................................................................................... 97
2.3.2 Definicin operacional ..................................................................................... 98
2.4 Alcances ........................................................................................................... 98
2.5 Lmites ............................................................................................................. 98
2.6 Aporte............................................................................................................... 99
III. Mtodo............................................................................................................. 100

3.1 Sujetos.............................................................................................................. 100
3.2 Instrumento ...................................................................................................... 100
3.3 Procedimiento .................................................................................................. 100
3.4 Diseo .............................................................................................................. 101
3.5 Metodologa estadstica.................................................................................... 101
IV. Presentacin de Resultados ........................................................................... 103
V. Anlisis e interpretacin de resultados ........................................................ 119
VI. Conclusiones ................................................................................................... 125
VII. Recomendaciones ........................................................................................... 126
VIII. Bibliografa ..................................................................................................... 127
Anexos .......................................................................................................................... 131

Propuesta ........................................................................................................................ 132
Boleta de Encuesta ......................................................................................................... 153
Listado de Empresa Encuestadas ................................................................................... 156
Resumen
En la actualidad la computadora ha llegado a ser parte integral y aceptada en todas las empresas y
es reconocida como el ms importante avance tecnolgico del siglo XX, es sumamente til en el
trabajo, ya que la calidad de la informacin se ha visto mejorada positivamente sin mayor
esfuerzo humano, y es a travs del computador que se puede procesar la informacin de una
manera dinmica y oportuna.
Existen dos tipos de programas contables computarizados, los comerciales, renen funciones
contables fundamentales y pueden ser adquiridos fcilmente en el mercado por cualquier empresa
que no cuenta con muchos recursos para invertir; y estn los que han sido diseados para las
empresas especficamente, por un programador, en los cuales se encontrarn las funciones que
cubren las necesidades de las empresas a nivel contable y financiero.
Hay caractersticas que debe reunir un programa contable computarizado, para su

implementacin: Que acepte mejoras, porque las empresas van creciendo, que se pueda
modificar para agregarles funciones en base a necesidades que surjan; que posean claves de
usuario, por seguridad, que la actualizacin de datos sea automtica, para poder contar con
resultados actualizados.
Los procesos contables llevados en forma computarizada, permiten eficiencia, eficacia, control
interno e informacin confiable, factores que son pilares de la implementacin de este tipo de
proceso. Estos procesos conllevan una fuerte inversin inicial, pero que son recuperados a travs
de minimizar recursos materiales y humanos, reduciendo costos, lo que permitir contar con
remanentes de recursos econmicos que podrn ser utilizados en mejorar los productos, para
poder competir con otras empresas comerciales, reduciendo tiempo en los procesos contables,
facilitando el trabajo para los contadores y permite tener la informacin contable en forma
oportuna facilitando la toma decisiones financieras y gerenciales.
Introduccin
En la situacin actual en que vivimos, la tecnologa juega un papel fundamental, debido a que
permite a las personas desempear una diversidad de tareas con mayor facilidad y rapidez, tales
como: El comunicarse con otras personas en distintas partes del mundo, adquirir productos sin la
necesidad de arriesgar su dinero, y muchas cosas ms, con lo que la tecnologa se vuelve parte
integral de la vida del ser humano.
Para las empresas, la tecnologa es un medio importante que le permite el desarrollo de sus
actividades comerciales, as como sus tareas productivas o de servicio, permitindoles mejorar
sus procesos, la calidad de sus productos y la prestacin de sus servicios.
De acuerdo al tipo de actividad que desarrollan las distintas empresas, la mayora de ellas
manejan un gran volumen de operaciones que han de ser procesadas por los sistemas contables
para ser transformadas en resultados que sean base para la toma de decisiones tanto
administrativas como financieras por lo tanto es necesario contar con informacin contable
puntual, que rena las caractersticas para ser confiable, en este sentido la utilizacin de la
tecnologa es imprescindible, ya que con el uso de sistemas contables computarizados se puede
contar con la informacin requerida en un momento dado y as tomar las decisiones adecuadas a
tiempo, mismas que permitan a la empresa tener una mayor eficiencia ante la competencia.
Los sistemas computarizados permiten que el proceso contable sea llevado con mayor eficiencia
y eficacia, minimizando la utilizacin de recursos, tanto materiales, como humanos, permitiendo
una reduccin de costos, que contribuye a estar al nivel o por encima de la competencia, ya que
cada vez se necesita mayor eficiencia para poder atender las necesidades de los clientes.
Debido a las razones anteriormente expuestas se ha tomado la decisin de realizar un estudio

titulado: Programas computarizados en el sistema contable, que tiene como objetivo fundamental
demostrar los beneficios de la utilizacin de los sistemas computarizados contables, para las
empresas comerciales de la ciudad de Quetzaltenango, y de esta manera presentar una
herramienta para hacer eficientes los procesos contables de dichas empresas.
1
En Guatemala las empresas empiezan a darse cuenta de los beneficios de la utilizacin de
sistemas contables computarizados, pero es importante que poco a poco las empresas de toda
ndole empiecen a aplicar estas oportunidades que nos permite la tecnologa, ya que vivimos en
un mundo globalizado, en el que para optar a la competitividad, se necesita que la informacin
que se ha de obtener de los sistemas contables sea de calidad y confiable.
2
I. Marco de Referencia
1.1 Marco contextual
El uso de sistemas contables computarizados aumenta a medida que el costo del equipo y los
programas especializados disminuye. Los sistemas de contabilidad computarizados ofrecen tres
ventajas principales respecto de los sistemas manuales: En primer lugar, simplifican el proceso de
llevar registros. Las transacciones se registran en forma electrnica y, al mismo tiempo se
traspasan a las cuentas del libro mayor general y auxiliares. En segundo lugar, son ms exactos
que los sistemas manuales y finalmente, proporcionan a los administradores saldos actualizados
de las cuentas para apoyar la tomas de decisiones, puesto que los saldos de las cuentas se
actualizan a medida que realizan las transacciones.
Alvarado (1999) Tesis La Auditora en el Procesamiento Electrnico de Datos expresa: Las

computadoras trabajan con datos, aceptan, procesan datos y comunican resultados
Aunque la forma o formato de los datos de entrada que se requieren vara en los distintos
programas, lo ms comn es organizar los datos en grupos relacionados entre s, para garantizar
un procesamiento efectivo y una salida til, los datos se convierten en registros y los registros se
agrupan en archivos.
Todos los das las computadoras ayudan a millones de personas a realizar sus labores, de manera
ms eficiente.
La utilizacin del software permite hacer consultas ms rpidas acerca de la situacin financiera
de las empresas, permiten una mayor atencin a los clientes a travs de un mejor control del
inventario en tiendas de menudeo, reconociendo cuando las existencias en productos ya no son
suficientes para atender la demanda existente.
El estudio fue realizado en la ciudad de Quetzaltenango, obteniendo informacin de los informes

de auditora realizados por Contadores Pblicos y Auditores que son asesores en el campo del
procesamiento electrnico de datos.
3
Alonso (2000) en la Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto
Mexicano de C.P.A.C analiza: No cabe la menor duda que los sistemas electrnicos de registro y
procesamiento de informacin econmica y financiera y de generacin de informacin ms
elaborada, estn ntima y casi totalmente ligados a la contabilidad, sobre todo a la contabilidad
gerencial. La misma base de datos puede servir tanto para preparar la informacin financiera
peridica, muy formal y eminentemente objetiva, dirigida a accionistas y terceros, como para
preparar informacin peridica y continua, muy analtica, tan subjetiva y especulativa como se
desee, para decisiones de gerencia.
Hay ya disponibles en Estados Unidos programas ("software") de computador, como el XBRL

("extensible business reporting language"), que permiten preparar en tiempo y costo mnimos los
estados financieros para accionistas y otros terceros, los informes para la Securities and Exchange
Commission y muchos otros informes para uso de la gerencia. Adems, el Comit de Normas
Internacionales de Contabilidad y los institutos de contadores de Alemania, Australia, Canad,
Gales, Inglaterra y Taiwn ya estn integrndose al grupo de trabajo del American Institute of
Certified Public Accountants para expandir los alcances del XBRL.
Los progresos que da a da se logran en los sistemas de informacin estn cambiando

drsticamente el rol del contador -su ocupacin diaria- y, con ello, estn dejando obsoletos los
programas acadmicos para la formacin de contadores.
Salas y Snchez (2000) en la Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto
Mexicano de C.P.A.C refieren: Los sistemas de informacin contable sern los que ms se vern
afectados y los registros cambiarn fundamentalmente al igual que la forma de enfrentar las
transacciones comerciales y que ellas sean incluidas y procesadas en sistemas de informacin.
Los sistemas de entrada de datos EDI (Intercambio Electrnico de Datos) evita costos, porque a
travs del software las empresas conversan directamente con los clientes, sin necesidad de
ingresar datos, o de personal. No slo est cambiando la forma de hacer negocios, sino que
tambin tiende a cambiar la filosofa de las contabilizaciones.
4
Rojas (2000) en su tesis Proceso Contable Computarizado en el Rubro de Prstamos de una
Organizacin Gubernamental (ONG) expone: El proceso contable computarizado es el conjunto
de procedimientos que ayudan a realizar los registros necesarios en la contabilidad, tanto para
libros principales como para auxiliares, en una forma ordenada de las operaciones que se realizan
dentro de un mismo perodo contable.
Estas operaciones deben estar debidamente respaldadas por la documentacin necesaria para que
permita demostrar su autenticidad y legitimidad.
En un sistema computarizado el contador solamente requiere ingresar los datos necesarios de las
operaciones financieras de la organizacin, para que el computador prepare los asientos de diario;
el traslado de las cuentas al mayor general y del balance de prueba lo maneja la mquina sin
ningn esfuerzo humano adicional; el usuario nicamente tendr que operar las partidas de ajuste
necesarias y el computador se encarga de transformar esta informacin para concluir con el
resultado final que son los estados financieros.
Las organizaciones al utilizar sistemas contables computarizados se benefician debido a la

increble velocidad del computador, ya que el tiempo requerido para la mayorizacin de una
transaccin o para determinar el saldo de una cuenta es de unas pocas millonsimas de segundo,
adems se obtienen las ventajas siguientes: se procesan en forma rpida y eficiente grandes
cantidades de datos, los saldos de las cuentas se mantienen actualizados, genera informacin
adicional sin costo extra, se dispone de retroalimentacin instantnea a medida que van teniendo
lugar las transacciones.
El estudio fue dirigido a Contadores Pblicos y Auditores que son asesores de sistemas
computarizados as como a representantes de ONGs de Quetzaltenango.
Del Barrio (2001) en la Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto
Mexicano de C.P.A.C determina que: Para que el nuevo modelo financiero responda a las nuevas
formas de hacer negocios, tendr que tener una nueva estructura.
5
El advenimiento de l internet y el desarrollo de las telecomunicaciones y sistemas de cmputo,
no se reducen al comercio electrnico. Son factores de cambio estructural en las organizaciones
que deben operar de manera distinta. No slo se trata de tener una pgina en la red, sino soportar
con nuevos procesos, la accesibilidad que la empresa ofrece los 365 das del ao.
Los actuales riesgos que los nuevos modelos de negocios traen como consecuencia, se deben
mitigar con nuevos procesos en la empresa. No se puede seguir operando como se haca
anteriormente. La informacin debe ser til y accesible para todos los niveles de organizacin,
para que motive cambios de actitudes y conductas, pues de otra manera no genera decisiones
adecuadas y oportunas. Con estos elementos, las organizaciones han alineado su forma de operar
y hacer negocios con nfasis distintos, de acuerdo a las caractersticas de cada negocio.
Por otro lado la informacin desempea un papel clave y tiene que ser transparente, consistente y
til para tomar decisiones; debe identificar la problemtica y permitir a la administracin de los
negocios tomar acciones inmediatas.
Con el internet, la informacin es accesible para cualquier usuario y se tiene una serie de terceros
interesados en la empresa: accionistas, proveedores, analistas, inversionistas, clientes,
competidores, etc., que van a monitorear la informacin, su calidad y si realmente proporcionan
valor.
Los modelos de negocios tradicionales se vuelven obsoletos. No slo se estn reduciendo los
ciclos de vida de los procesos, productos o servicios que proporciona una empresa, sino tambin
las estrategias, pues surge la necesidad de revisarlas con mayor frecuencia.
Por lo tanto todos los procesos contables que determinen los resultados que se necesitan para
poder atender los requerimientos de los nuevos modelos de negocios se hacen eficientes a travs
de procesos computarizados.
Orozco (2001) en su Tesis Control Interno por medios Computarizados en el rea de Cuentas por
Cobrar de una Empresa Embotelladora de Bebidas Gaseosas dice: El proceso electrnico de
6
datos, es un conjunto de componentes, destinados a lograr un objetivo particular, en el cual
interviene la computadora en un todo, en vista que las computadoras pueden procesar en pocos
segundos lo que anteriormente costara muchas horas de trabajo y gran cantidad de personas.
La computadora posee la capacidad suficiente para efectuar los distintos procesos por el hecho
que utiliza la transmisin de impulsos elctricos a travs de circuitos de la mquina en lugar de
efectuarse por el movimiento de partes mecnicas, pudindose realizar miles de operaciones en
un segundo.
La creciente competencia obliga a disponer de mayor cantidad de informacin en plazos de

tiempo ms reducidos y de una mejor calidad; por lo cual actualmente la mayora de empresas
especialmente medianas y grandes cuentan con sistemas de informacin llevados en forma
automatizada y sistematizada, lo cual implica que posean el equipo de cmputo necesario, un
conjunto de programas que permitan el proceso de la informacin y una estructura organizacional
adecuada para la administracin del sistema.
Modalidades de proceso de informacin se distinguen dos tipos: Por lotes (batch) y en tiempo
real (real time).
Por lotes es la agrupacin de varias operaciones contables durante un perodo.
En tiempo real no implica la acumulacin de transacciones, sino que cada operacin es procesada
conforme se origina, obteniendo informacin actualizada en todo momento.
La investigacin fue aplicada en la ciudad de Guatemala a una empresa embotelladora de bebidas

gaseosas.
Villagrn y Almada (2002) en la Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del
Instituto Mexicano de C.P.A.C. mencionan El ERP es un software integrado que corre en una
base de datos nica, de tal forma que todas las unidades del negocio comparten informacin y se
comunican fcilmente.
7
Es un sistema que integra todas las aplicaciones de la entidad, ejemplo contabilidad con la
informacin financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz, autorizada) busca que mejoren los
procesos operativos del negocio y la reduccin de costos.
Zamora (2002) en la Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto
Mexicano de C.P.A.C. explica que: Hoy en da, las compaas no slo deben hacer ms eficientes
sus procesos internos de negocio, para lograr su supervivencia en un mundo globalizado; tambin
deben monitorear y entender el entorno de toda la informacin as como datos externos que
afectan da tras da a la organizacin y contar con los elementos adecuados que le permitan
reaccionar eficaz y eficientemente ante los grandes cambios.
Es un hecho que las empresas enfrentan obstculos al momento de crear enfoques sistmicos que
permiten de manera automatizada la integracin y vinculacin de procesos internos para aplicar
conceptos de inteligencia de mercado vinculados con sus proveedores y clientes; para esto han
invertido en tecnologa y revisado las formas de administrar sus negocios.
Las empresas debern contar con un sistema de planeacin de recursos empresariales (ERP) el
cual integra y ejecuta los procesos de finanzas, logstica, abastecimientos, produccin, manejo de
materiales, inventarios, transportes, recursos humanos, entre otros.
Este sistema presenta al menos las siguientes caractersticas: Base de datos nica e integra,
reingeniera de procesos, homologacin de la plataforma tecnolgica en la organizacin,
estandarizacin tecnolgica y mejores prcticas de negocio.
Contar con un ERP implicara tener implementadas, de manera automtica, las siguientes
funciones: Planeacin de requerimientos de materiales, solicitud de pedido, peticin de ofertas,
contratos, administracin de inventarios, administracin del flujo electrnico de datos que
proporciona a los responsables la posibilidad de dar seguimiento al proceso de suministro, uso
extensivo de los sistemas de informacin para el anlisis y la toma de decisiones, y lo ms
importante es que estas funciones se integran estrechamente unas con otras, as como con la
funcin financiera, presupuestaria.
8
En muchas empresas el control de procesos de suministro va automatizacin, les ha permitido:
Minimizar costos, integrar la informacin y su disposicin que soporte la adecuada toma de
decisiones, registro y seguimiento en lnea de operaciones de negocio mediante el flujo
electrnico de datos, pistas de auditora, establecimiento de perfiles, patrones de seguridad y
niveles de autorizacin, inventarios actualizados.
Quem (2003) en su Tesis Implementacin de una Base de Datos en una municipalidad seala:
Que la informtica ha tenido una absorcin en casi todas las reas, generando un sin nmero de
procedimientos que se crean para la obtencin de informacin, dicha informacin debe estar
respaldada por un sistema de base de datos, la cual es necesaria implementar en las
municipalidades, la que les permitir mejorar sus controles tcnicos administrativos, financieros.
Los auditores recomiendan la implementacin de una base de datos en estas instituciones, ya que
proporciona mayor calidad en cuanto a informacin y elaboracin de actividades, minimizando
tiempo y esfuerzo humano.
Sarat (2003) en su Tesis Sistema Computarizado Aplicado al rea de Inventarios en una Empresa
de Carroceras Metlicas presenta qu: El auge en el mercado global y la premura por competir
exitosamente en el mercado son elementos de preocupacin entre los usuarios de informacin en
las industrias. Esto hace que la estrategia de control de operaciones en las reas administrativas y
financieras, sean complejas y decisivas teniendo que contar con una gran cantidad de informacin
para la toma de decisiones. Los inventarios en las empresas comerciales representan una
inversin muy importante, por lo tanto requieren de herramientas que contribuyan a un eficaz
control, para obtener informacin oportuna y exacta en este rubro, a travs de un sistema
computarizado. Es importante que el sistema de inventarios est basado en tecnologa de alto
nivel que permita un marco de seguridad y control en sus operaciones en bodegas.
La informacin elemental que brindar el sistema computarizado relacionado a los inventarios

ser: Existencias fsicas al momento deseado, movimiento por producto, informacin sobre
cantidades mnimas y mximas por producto, conocimiento de la inversin en inventarios,
9
balances mensuales de inventarios, tiles para anlisis administrativos, decisiones gerenciales,
registros contables, controles internos de auditora.
La implementacin del sistema computarizado al rea de los inventarios permitir conocer su

funcionamiento en forma integral, implicando aspectos contables, fiscales, operacionales y
administrativos.
De Len (2004) en su Tesis El PED como Elemento de Control Interno en el Inventario de

Mercaderas manifiesta que: En la actualidad existen empresas comerciales cuyo movimiento
principal es el manejo de inventarios de mercaderas, este requiere de un tratamiento especial,
desde un enfoque de control interno a efecto de obtener informacin confiable y rpida para la
toma de decisiones.
En Guatemala se cuenta con sistemas de procesamiento electrnico de datos utilizados como un

elemento de control interno, mismos que permiten salvaguardar los activos de las empresas e
incrementar su eficiencia operativa; en especial se aplica el inventario de mercaderas, por la
integracin de diversas etapas tales como compras, ventas, devoluciones, descuentos.
La sistematizacin es una herramienta para la evaluacin y supervisin de programas de control

interno, para garantizar la confiabilidad, rapidez y seguridad en el manejo de la informacin;
haciendo ms eficiente la toma de decisiones gerenciales, y a la vez cumplir con todas las
medidas profesionales referentes al rea de auditora y contabilidad.
Se puede observar que existen limitantes en el proceso de control que radica en las
responsabilidades del personal en el uso del sistema, en algunos casos no se utilizan
adecuadamente la claves y cdigos de acceso, y los reportes pierden validez al ser emitidos y
revisados por el mismo operador.
http://gyepro.univalle.edu.co en su artculo El Papel de la Auditora en el Ambiente PED dice: La

incorporacin tecnolgica a las empresas requiere de polticas de control y sistemas de
evaluacin que protejan la informacin empresarial. sta variedad de tendencias tecnolgicas e
10
informacin, deben estar acompaadas de un buen sistema de control interno PED que minimice
los riegos informticos, ya que estos se han convertido en una de las causas ms graves y
peligrosas dentro de una organizacin; adems de otros factores tales como: La resistencia al
cambio, la mala definicin de los requerimientos, el diseo inadecuado de estndares de
seguridad, polticas de control y normatividad deficientes. Hoy en da, en el mercado se
encuentran soluciones de software empresarial que incluyen base de datos middleware,
infraestructura de hardware y servicios empaquetados y otros tipos de productos que ofrecen
versiones ajustadas a las necesidades de los empresarios, como herramientas que realizan tareas
financieras de rastrear cotizaciones y facturas para clientes, aceptar pagos y devoluciones,
personalizar formas contables, centralizacin de la informacin de clientes, correos electrnicos y
crear campaas de mercadotecnia por internet.
http://www.monografias.com en el artculo Importancia de la Contabilidad Computarizada indica

que: La importancia de la contabilidad computarizada es que es ms veloz; ya que por medio de
la creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta
antes propias de los contadores.
Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora
realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma
manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el nmero de
errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano; el uso
de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el
pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad
equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente,
tales como: diarios, mayores, estados financieros, e informes especiales que ayuden a la
administracin a tomar decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual. El

contador nada mas deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean
conectadas, el sistema har el resto.
11
http://webdelprofesor.ula.ve en el artculo Contabilidad Computarizada comenta: La contabilidad
computarizada es una herramienta que consiste en la aplicacin de los procedimientos
tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades
contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemtica y automatizada, de las
operaciones y dems hechos contables que se suceden dentro de la organizacin. Ventajas:
Velocidad, volumen de produccin, reduccin de errores, pases automticos al mayor, obtencin
de informacin contable oportuna, menores costos, impresin automtica de documentos.
Desventajas: Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable, complicado proceso de
auditora; costos elevados de software y hardware, recurso humano indispensable para el anlisis
de la informacin. Para implementar un sistema se comienza con los saldos de las cuentas en el
mayor al inicio del periodo; se analizan las transacciones para determinar las cuentas
involucradas en la operacin; se registra las operaciones en la base de datos en el programa
contable, el cual prepara automticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso
en cualquier momento; el software contable realiza los pases del diario al mayor,
automticamente; se determinan automticamente los saldos de cada cuenta; se realizan los
asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automticamente; la preparacin del
balance de comprobacin ajustado, estado de resultados, estado de situacin y asientos de cierre,
es automtico; el software prepara automticamente el balance de comprobacin posterior al
cierre. Los sistemas de contabilidad computarizada pueden ser: Programas especficos, paquetes
de sistemas estndar, desarrollo de sistemas propios.
12
1.2 Marco terico
1.2.1 Programas computarizados
Microsoft (2009) en su Enciclopedia Encarta define: Los programas computarizados o software,

son las instrucciones responsables de que el hardware (la mquina) realice su tarea. Como
concepto general, el software puede dividirse en varias categoras basadas en el tipo de trabajo
realizado. Las dos categoras primarias de software son los sistemas operativos (software del
sistema), que controlan los trabajos del ordenador o computadora, y el software de aplicacin,
que dirige las distintas tareas para las que se utilizan las computadoras.
Por lo tanto, el software del sistema procesa tareas tan esenciales, aunque a menudo invisibles,
como el mantenimiento de los archivos del disco y la administracin de la pantalla, mientras que
el software de aplicacin lleva a cabo tareas de tratamiento de textos, gestin de bases de datos y
similares. Constituyen dos categoras separadas el software de red, que permite comunicarse a
grupos de usuarios, y el software de lenguaje utilizado para escribir programas o lenguaje de
programacin.
Adems de estas categoras basadas en tareas, varios tipos de software se describen basndose en
su mtodo de distribucin. Entre estos se encuentran los as llamados programas enlatados, el
software desarrollado por compaas y vendido principalmente por distribuidores, el freeware y
software de dominio pblico, que se ofrece sin costo alguno, el shareware, que es similar al
freeware, pero suele conllevar una pequea tasa a pagar por los usuarios que lo utilicen
profesionalmente y, por ltimo, el infame vapourware, que es software que no llega a presentarse
o que aparece mucho despus de lo prometido.
El software es el que va a controlar los equipos, es el que da las instrucciones para que funcionen
adecuadamente, transfiere datos tanto en la misma memoria como para el usuario cuando ste la
necesite.
13
El software es tan complejo que posee infinidad de programas para diferentes funcionamientos en
particular; para que haya un orden a la hora de trabajar con l; y as al usuario no se le haga tan
complicado.
Este programa es muy importante, como tambin son importantes los diferentes elementos que lo
rodean para poder funcionar, ya que requiere de una serie de sistemas o programas que lo ayudan
a realizar mejor sus funciones.
El software requiere ser estudiado detenidamente ya que son muchos elementos que lo
conforman, y si no sabemos sus funciones no podemos manejar correctamente al computador.
El software son las instrucciones electrnicas que van a indicar al ordenador que es lo que tiene
que hacer. Tambin se puede decir que son los programas usados para dirigir las funciones de un
sistema de computacin o un hardware.
1.2.1.a Tipos de programas computarizados:
Microsoft (2009) en su Enciclopedia Encarta explica: Los tipos de programas computarizados

son:
* Sistemas operativos:
Los sistemas operativos internos fueron desarrollados sobre todo para coordinar y trasladar estos
flujos de datos que procedan de fuentes distintas, como las unidades de disco o los
coprocesadores (chips de procesamiento que ejecutan operaciones simultneamente con la unidad
central, aunque son diferentes). Un sistema operativo es un programa de control principal,
almacenado de forma permanente en la memoria, que interpreta los comandos del usuario que
solicita diversos tipos de servicios, como visualizacin, impresin o copia de un archivo de datos;
presenta una lista de todos los archivos existentes en un directorio o ejecuta un determinado
programa.
14
Sistema operativo, software bsico que controla una computadora. El sistema operativo tiene tres
grandes funciones: Coordina y manipula el hardware del ordenador o computadora, como la
memoria, las impresoras, las unidades de disco, el teclado o el mouse; organiza los archivos en
diversos dispositivos de almacenamiento, como discos flexibles, discos duros, discos compactos
o cintas magnticas, y gestiona los errores de hardware y la prdida de datos.
- Programacin:
Un programa es una secuencia de instrucciones que indican al hardware de un ordenador que

operaciones debe realizar con los datos. Los programas pueden estar incorporados al propio
hardware, o bien pueden existir de manera independiente en forma de software. En algunas
computadoras especializadas las instrucciones operativas estn incorporadas en el sistema de
circuitos; entre los ejemplos ms comunes pueden citarse los microordenadores de las
calculadoras, relojes de pulsera, motores de coches y hornos microondas. Por otro lado, un
ordenador universal, o de uso general, contiene algunos programas incorporados (en la ROM) o
instrucciones (en el chip del procesador), pero depende de programas externos para ejecutar
tareas tiles. Una vez programado, podr hacer tanto o tan poco como le permita el software que
lo controla en determinado momento. El software de uso ms generalizado incluye una amplia
variedad de programas de aplicaciones, es decir, instrucciones al ordenador acerca de cmo
realizar diversas tareas.
- Cmo funciona un sistema operativo:
Los sistemas operativos controlan diferentes procesos de la computadora. Un proceso importante

es la interpretacin de los comandos que permiten al usuario comunicarse con el ordenador.
Algunos intrpretes de instrucciones estn basados en texto y exigen que las instrucciones sean
tecleadas. Otros estn basados en grficos, y permiten al usuario comunicarse sealando y
haciendo clic en un icono. Por lo general, los intrpretes basados en grficos son ms sencillos de
utilizar.
15
Los sistemas operativos pueden ser de tarea nica o multitarea. Los sistemas operativos de tarea
nica, ms primitivos, slo pueden manejar un proceso en cada momento. Por ejemplo, cuando la
computadora est imprimiendo un documento, no puede iniciar otro proceso ni responder a
nuevas instrucciones hasta que se termine la impresin.
Todos los sistemas operativos modernos son multitarea y pueden ejecutar varios procesos
simultneamente. En la mayora de los ordenadores slo hay una UCP; un sistema operativo
multitarea crea la ilusin de que varios procesos se ejecutan simultneamente en la UCP. El
mecanismo que se emplea ms a menudo para lograr esta ilusin es la multitarea por
segmentacin de tiempos, en la que cada proceso se ejecuta individualmente durante un periodo
de tiempo determinado. Si el proceso no finaliza en el tiempo asignado, se suspende y se ejecuta
otro proceso. Este intercambio de procesos se denomina conmutacin de contexto. El sistema
operativo se encarga de controlar el estado de los procesos suspendidos. Tambin cuenta con un
mecanismo llamado planificador que determina el siguiente proceso que debe ejecutarse. El
planificador ejecuta los procesos basndose en su prioridad para minimizar el retraso percibido
por el usuario. Los procesos parecen efectuarse simultneamente por la alta velocidad del cambio
de contexto.
Los sistemas operativos pueden emplear memoria virtual para ejecutar procesos que exigen ms
memoria principal de la realmente disponible. Con esta tcnica se emplea espacio en el disco
duro para simular la memoria adicional necesaria. Sin embargo, el acceso al disco duro requiere
ms tiempo que el acceso a la memoria principal, por lo que el funcionamiento del ordenador
resulta ms lento.
- Sistemas operativos actuales:
Los sistemas operativos empleados normalmente son UNIX, Mac OS, MS-DOS, OS/2 y
Windows-NT. El UNIX y sus clones permiten mltiples tareas y mltiples usuarios. Su sistema
de archivos proporciona un mtodo sencillo de organizar archivos y permite la proteccin de
archivos. Sin embargo, las instrucciones del UNIX no son intuitivas. Otros sistemas operativos
multiusuario y multitarea son OS/2, desarrollado inicialmente por Microsoft Corporation e
16
International Business Machines Corporation (IBM), y Windows-NT, desarrollado por Microsoft.
El sistema operativo multitarea de las computadoras Apple se denomina Mac OS. El DOS y su
sucesor, el MS-DOS, son sistemas operativos populares entre los usuarios de computadoras
personales. Slo permiten un usuario y una tarea.
* Software de aplicacin:
Este describe programas que son para el usuario, as descrito para poder realizar casi cualquier
tarea. Este es aquel cuyo que puede ser utilizado en cualquier instalacin informtica,
independiente del empleo que vayamos a hacer de ella. Como existen muchos programas se
dividen en varias categoras:
Aplicaciones de negocios: En esta se encuentran los procesadores de palabras, hojas de clculos,

base de datos y graficadores.
Aplicaciones de utilera
Aplicaciones personales
Aplicaciones de entretenimiento
- Procesadores de palabras:
Estos permiten hacer cambios y correcciones con facilidad, permiten revisar la ortografa e
incluso la gramtica de un documento, cambiar la apariencia de la letra, agregar grficos, fusionar
listas de direcciones con cartas con envo de correo en grupo, generar tablas de contenido, etc.
Tambin se puede usar para crear cualquier tipo de documento (carta de negocio, documentos
legales).
17
- Hojas de clculo:
Son procesadores de nmeros tridimensionales. Se pueden crear hojas de trabajo donde se puede
colocar textos, nmeros o frmulas en las celdas, obteniendo una hoja contable computarizada.
Tambin puede crear grficas y tablas para mostrar grficamente relaciones entre nmeros.
- Graficadores:
Se utilizan para crear ilustraciones desde cero (0); los usuarios pueden pintar con dispositivos
electrnicos de sealamiento en vez de lpices o brochas. Otro tipo de software para grfico son
las aplicaciones para presentaciones de grficos, con ste se crean grficas y tablas a color y de
calidad profesional basados en datos numricos de otro programa (hoja de clculo).
- Manejador de base de datos:
Se utiliza para organizar los datos guardados en la computadora y permite buscar datos
especficos de diferentes maneras. Tambin archivan los datos en orden alfabtico esto permite
obtener la informacin que se desea ms fcilmente.
* Lenguaje de programacin:
En informtica, cualquier lenguaje artificial que puede utilizarse para definir una secuencia de
instrucciones para su procesamiento por un ordenador o computadora. Es complicado definir qu
es y qu no es un lenguaje de programacin. Se asume generalmente que la traduccin de las
instrucciones a un cdigo que comprende la computadora debe ser completamente sistemtica.
Normalmente es la computadora la que realiza la traduccin.
- Aplicacin de lenguajes de programacin:
Los lenguajes de programacin permiten comunicarse con los ordenadores o computadoras. Una
vez identificada una tarea, el programador debe traducirla o codificarla a una lista de
instrucciones que la computadora entienda. Un programa informtico para determinada tarea
18
puede escribirse en varios lenguajes. Segn la funcin, el programador puede optar por el
lenguaje que implique el programa menos complicado. Tambin es importante que el
programador elija el lenguaje ms flexible y ms ampliamente compatible para el caso de que el
programa tenga varias aplicaciones. Los ejemplos que se ven en la ilustracin son programas
escritos para calcular el promedio de una serie de nmeros. C y Basic son los lenguajes de
computadora ms utilizados.
- Lenguajes de bajo nivel:
Vistos a muy bajo nivel, los microprocesadores procesan exclusivamente seales electrnicas
binarias. Dar una instruccin a un microprocesador supone en realidad enviar series de unos y
ceros espaciadas en el tiempo de una forma determinada. Esta secuencia de seales se denomina
cdigo mquina. El cdigo representa normalmente datos y nmeros e instrucciones para
manipularlos. Un modo ms fcil de comprender el cdigo mquina es dando a cada instruccin
un mnemnico, como por ejemplo Store, Add o Jump. Esta abstraccin da como resultado el
ensamblador, un lenguaje de muy bajo nivel que es especfico de cada microprocesador.
Los lenguajes de bajo nivel permiten crear programas muy rpidos, pero que son a menudo
difciles de aprender. Ms importante es el hecho de que los programas escritos en un bajo nivel
son prcticamente especficos para cada procesador. Si se quiere ejecutar el programa en otra
mquina con otra tecnologa, ser necesario reescribir el programa desde el principio.
- Lenguajes de alto nivel:
Por lo general se piensa que los ordenadores son mquinas que realizan tareas de clculos o
procesamiento de textos. La descripcin anterior es slo una forma muy esquemtica de ver una
computadora. Hay un alto nivel de abstraccin entre lo que se pide a la computadora y lo que
realmente comprende. Existe tambin una relacin compleja entre los lenguajes de alto nivel y el
cdigo mquina.
19
Los lenguajes de alto nivel son normalmente fciles de aprender porque estn formados por
elementos de lenguajes naturales, como el ingls. En BASIC, el lenguaje de alto nivel ms
conocido, los comandos como "If Contador = 10 Then Stop" pueden utilizarse para pedir a la
computadora que pare si Contador es igual a 10. Por desgracia para muchas personas esta forma
de trabajar es un poco frustrante, dado que a pesar de que las computadoras parecen comprender
un lenguaje natural, lo hacen en realidad de una forma rgida y sistemtica.
- Intrpretes y compiladores:
La traduccin de una serie de instrucciones en lenguaje ensamblador (el cdigo fuente) a un

cdigo mquina (o cdigo objeto) no es un proceso muy complicado y se realiza normalmente
por un programa especial llamado compilador. La traduccin de un cdigo fuente de alto nivel a
un cdigo mquina tambin se realiza con un compilador, en este caso ms complejo, o mediante
un intrprete. Un compilador crea una lista de instrucciones de cdigo mquina, el cdigo objeto,
basndose en un cdigo fuente. El cdigo objeto resultante es un programa rpido y listo para
funcionar, pero que puede hacer que falle el ordenador si no est bien diseado. Los intrpretes,
por otro lado, son ms lentos que los compiladores ya que no producen un cdigo objeto, sino
que recorren el cdigo fuente una lnea cada vez. Cada lnea se traduce a cdigo mquina y se
ejecuta. Cuando la lnea se lee por segunda vez, como en el caso de los programas en que se
reutilizan partes del cdigo, debe compilarse de nuevo. Aunque este proceso es ms lento, es
menos susceptible de provocar fallos en la computadora.
1.2.1.b Funcin del software:
Microsoft (2009) en su Enciclopedia Encarta expresa: Es el ncleo de toda la actividad del

software.
Monitorea y controla todas las entradas y salidas de sistemas de computacin.
Este responde a las indicaciones provenientes del usuario, o de un conjunto previamente definido
de comandos.
20
Controla la ejecucin de varios programas, simultneamente.
Acta como traductor, entre las operaciones y la respuesta de la mquina.
Informa al usuario de cualquier error que presente la mquina.
Este posee un programa llamado "manipulador de discos" opera con un circuito electrnico
llamado controlador de discos, este ayuda a traducir las rdenes de los programas para encontrar
la pista adecuada.
Componentes: El sistema operativo es generalmente diseado por el fabricante y por ello no es

posible definir uno estndar; aunque hay un conjunto de funciones bsicas o componentes que
todo sistema debe considerar, y son:
Controlar las operaciones de entrada y salida; cargar, inicializar y supervisar la ejecucin de los
trabajos; detectar errores; controlar las interrupciones causadas por los errores; asignar memoria a
cada tarea.
Manejar el multiproceso, la multiprogramacin, memoria virtual, etc..
Multiprogramacin: Es un caso en la que mltiples programas pueden almacenarse en la memoria

y ejecutarse siguiendo un nivel de prioridades.
Tiempo compartido: Permite que cada programa acte durante cierto tiempo (apropiado para
programas interactivos).
Lotes: Es una coleccin de programas, escritos en COBOL o FOLTRAN, se incorpora al

ordenador y se procesa.
Tiempo real: En este la respuesta al ordenador debe ser lo bastante rpida como para
proporcionar una decisin en tiempo real.
21
1.2.1.c Algunos ejemplos de sistemas contables computarizados son:
AdySystem Ver. 2000

COI win Ver 3.50
CONT2000 Ver. 3
Contabilidad profesional integra Ver.4.41
Pacciolli 3000
Mnica
Fuente: Microsoft en su Enciclopedia Encarta.(2009).
Los ejemplos mencionados son programas comerciales, los cuales se encuentran disponibles para
que sean utilizados por empresas para llevar sus controles contables, de una forma estndar.
Tambin existen programas que son diseados de acuerdo a las necesidades contables que desea
cubrir la empresa.
1.2.1.d. Elementos que inciden en los sistemas contables:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables comenta: Existen elementos que sirven
para que interacten todos los procesos y hacerlos ms rpidos, uno de los ms conocidos es el
computador; tambin figuran dispositivos de transmisin como mdems y antenas, estos
elementos son necesarios para el funcionamiento de aplicaciones y programas computarizados
(software).
* Qu es un computador?
El computador es una herramienta que puede capturar datos, realizar operaciones con una serie de
instrucciones y producir los resultados de ese procesamiento en una forma inteligible por la
mente humana. Tiene dos caractersticas especficas: es electrnico y opera bajo el control de un
programa almacenado (software). Se describen las partes de un computador.
22
1. Monitor
2. CPU
3. Teclado
4. Impresora
- Analoga del computador:
A partir de Entrada Procesador Salida

Elementos fsicos Teclado/Mouse CPU Monitor/Impresora
Informacin Documentos Aritmtico/Lgico Informes
Registros Datos Almacena Resumen
Fuente: Cardona J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables
- Qu pueden hacer los computadores?
Leer datos.
Procesar informacin
Comparar datos.
Generar y transferir datos.
Resolver problemas, puesto que: Calculan cifras y ejecutan funciones aritmticas de rutina.
Archivan todo tipo de informacin (incluyendo la historia comercial) en una base de datos a
travs de procesadores de texto y/o hojas electrnicas.
Generan informacin que se analiza y sirve para la toma de decisiones.
Comunican utilizando los medios modernos de comunicacin para la transmisin y registro
de datos (mdems, cables, antenas, satlites, etc.).
- Por qu se utilizan los computadores?
Son rpidos; todos los computadores, pequeos o grandes, pueden procesar velozmente
gran cantidad de informacin.
Son precisos; normalmente, de 10 a 16 dgitos; setenta y seis (76) posiciones en cada lado
del punto decimal.
23
Permiten disponer de la informacin en cualquier sitio.
Su automaticidad servir para agilizar rutinas repetitivas, por lo cual han sido diseados
para operar con un mnimo de intervencin humana.
Son seguros, el acceso a la informacin puede requerir claves.
* Hardware:
Microsoft (2009) en su Enciclopedia Encarta explica: Equipo utilizado para el funcionamiento de

una computadora. El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema informtico.
La funcin de estos componentes suele dividirse en tres categoras principales: entrada, salida y
almacenamiento. Los componentes de esas categoras estn conectados a travs de un conjunto
de cables o circuitos llamado bus con la unidad central de proceso (CPU) del ordenador, el
microprocesador que controla la computadora y le proporciona capacidad de clculo.
El soporte lgico o software, en cambio, es el conjunto de instrucciones que un ordenador emplea

para manipular datos: por ejemplo, un procesador de textos o un videojuego. Estos programas
suelen almacenarse y transferirse a la CPU a travs del hardware de la computadora. El software
tambin rige la forma en que se utiliza el hardware, como por ejemplo la forma de recuperar
informacin de un dispositivo de almacenamiento. La interaccin entre el hardware de entrada y
de salida es controlada por un software llamado BIOS (siglas en ingls de sistema bsico de
entrada / salida).
Aunque, tcnicamente, los microprocesadores todava se consideran hardware, partes de su

funcin tambin estn asociadas con el software. Como los microprocesadores tienen tanto
aspectos de hardware como de software, a veces se les aplica el trmino intermedio de
microprogramacin, o firmware.
- Hardware de entrada:
El hardware de entrada consta de dispositivos externos -esto es, componentes situados fuera de la
CPU de la computadora- que proporcionan informacin e instrucciones.
24
Un lpiz ptico es un puntero con un extremo fotosensible que se emplea para dibujar
directamente sobre la pantalla, o para seleccionar informacin en la pantalla pulsando un botn
en el lpiz ptico o presionando el lpiz contra la superficie de la pantalla. El lpiz contiene
sensores pticos que identifican la parte de la pantalla por la que se est pasando.
Un mouse, o ratn, es un dispositivo apuntador diseado para ser agarrado con una mano. Cuenta
en su parte inferior con un dispositivo detector (generalmente una bola) que permite al usuario
controlar el movimiento de un cursor en la pantalla deslizando el mouse por una superficie plana.
Para seleccionar objetos o elegir instrucciones en la pantalla, el usuario pulsa un botn del mouse.
Un joystick es un dispositivo formado por una palanca que se mueve en varias direcciones y
dirige un cursor u otro objeto grfico por la pantalla de la computadora. Un teclado es un
dispositivo parecido a una mquina de escribir, que permite al usuario introducir textos e
instrucciones. Algunos teclados tienen teclas de funcin especiales o dispositivos apuntadores
integrados, como trackballs (bolas para mover el cursor) o zonas sensibles al tacto que permiten
que los movimientos de los dedos del usuario dirijan un cursor en la pantalla.
Un digitalizador ptico (escner) emplea dispositivos fotosensibles para convertir imgenes (por
ejemplo, una fotografa o un texto) en seales electrnicas que puedan ser manipuladas por la
mquina. Por ejemplo, es posible digitalizar una fotografa, introducirla en una computadora e
integrarla en un documento de texto creado en dicha computadora. Los dos digitalizadores ms
comunes son el digitalizador de campo plano (similar a una fotocopiadora de oficina) y el
digitalizador manual, que se pasa manualmente sobre la imagen que se quiere procesar. Un
micrfono es un dispositivo para convertir sonidos en seales que puedan ser almacenadas,
manipuladas y reproducidas por el ordenador. Un mdulo de reconocimiento de voz es un
dispositivo que convierte palabras habladas en informacin que el ordenador puede reconocer y
procesar.
Un mdem es un dispositivo que conecta una computadora con una lnea telefnica y permite
intercambiar informacin con otro ordenador a travs de dicha lnea. Todos los ordenadores que
envan o reciben informacin deben estar conectados a un mdem. El mdem del aparato emisor
25
convierte la informacin enviada en una seal analgica que se transmite por las lneas
telefnicas hasta el mdem receptor, que a su vez convierte esta seal en informacin electrnica
para el ordenador receptor.
- Hardware de salida:
El hardware de salida consta de dispositivos externos que transfieren informacin de la CPU de la

computadora al usuario informtico.
La pantalla convierte la informacin generada por el ordenador en informacin visual. Las

pantallas suelen adoptar una de las siguientes formas: un monitor de rayos catdicos o una
pantalla de cristal lquido (LCD, siglas en ingls). En el monitor de rayos catdicos, semejante a
un televisor, la informacin procedente de la CPU se representa empleando un haz de electrones
que barre una superficie fosforescente que emite luz y genera imgenes. Las pantallas LCD son
ms planas y ms pequeas que los monitores de rayos catdicos, y se emplean frecuentemente
en ordenadores porttiles.
Las impresoras reciben textos e imgenes de la computadora y los imprimen en papel. Las
impresoras matriciales emplean minsculos alambres que golpean una cinta entintada formando
caracteres. Las impresoras lser emplean haces de luz para trazar imgenes en un tambor que
posteriormente recoge pequeas partculas de un pigmento negro denominado tner. El tner se
aplica sobre la hoja de papel para producir una imagen. Las impresoras de chorro de tinta lanzan
gotitas de tinta sobre el papel para formar caracteres e imgenes.
- Hardware de almacenamiento:
El hardware de almacenamiento sirve para almacenar permanentemente informacin y programas

que el ordenador deba recuperar en algn momento. Los dos tipos principales de dispositivos de
almacenamiento son las unidades de disco y la memoria. Existen varios tipos de discos: duros,
flexibles, magneto-pticos y compactos. Las unidades de disco duro almacenan informacin en
partculas magnticas integradas en un disco. Las unidades de disco duro (40 GB a 2,000 GB),
que suelen ser una parte permanente de la computadora, pueden almacenar grandes cantidades de
26
informacin y recuperarla muy rpidamente. Las unidades de disco flexible tambin almacenan
informacin en partculas magnticas integradas en discos intercambiables, que de hecho pueden
ser flexibles o rgidos. Los discos flexibles almacenan menos informacin que un disco duro, y la
recuperacin de la misma es muchsimo ms lenta. Las unidades de disco magneto-ptico
almacenan la informacin en discos intercambiables sensibles a la luz lser y a los campos
magnticos. Pueden almacenar tanta informacin como un disco duro, pero la velocidad de
recuperacin de la misma es algo menor. Las unidades de disco compacto, o CD-ROM,
almacenan informacin en las cavidades grabadas en la superficie de un disco de material
reflectante (CD). La informacin almacenada en un disco o CD no puede borrarse ni sustituirse
por otra informacin, haciendo la salvedad que en la actualidad existen CD Regrabables, en los
cuales si se puede substituir la informacin. Los CDs pueden almacenar aproximadamente
informacin en un espacio de 650 a 700 MB, pero la velocidad de recuperacin de informacin es
menor. Tambin encontramos las unidades de DVD (4 GB a 7 GB), que son capaces de
almacenar grandes cantidades de informacin.
La memoria est formada por chips que almacenan informacin que la CPU necesita recuperar
rpidamente. La memoria de acceso aleatorio (RAM, siglas en ingls) se emplea para almacenar
la informacin e instrucciones que hacen funcionar los programas de la computadora.
Generalmente, los programas se transfieren desde una unidad de disco a la RAM. La RAM
tambin se conoce como memoria voltil, porque la informacin contenida en los chips de
memoria se pierde cuando se desconecta el ordenador. La memoria de lectura exclusiva (ROM,
siglas en ingls) contiene informacin y software cruciales que deben estar permanentemente
disponibles para el funcionamiento de la computadora, por ejemplo el sistema operativo, que
dirige las acciones de la mquina desde el arranque hasta la desconexin. La ROM se denomina
memoria no voltil porque los chips de memoria ROM no pierden su informacin cuando se
desconecta el ordenador. Tambin existe memoria DDR cuya velocidad es mayor a la RAM.
Algunos dispositivos se utilizan para varios fines diferentes. Por ejemplo, los discos flexibles
tambin pueden emplearse como dispositivos de entrada si contienen informacin que el usuario
informtico desea utilizar y procesar. Tambin pueden utilizarse como dispositivos de salida si el
usuario quiere almacenar en ellos los resultados de su computadora.
27
- Conexiones del hardware:
Para funcionar, el hardware necesita unas conexiones materiales que permitan a los componentes
comunicarse entre s e interaccionar. Un bus constituye un sistema comn interconectado,
compuesto por un grupo de cables o circuitos que coordina y transporta informacin entre las
partes internas de la computadora. El bus de una computadora consta de dos canales: uno que la
CPU emplea para localizar datos, llamado bus de direcciones, y otro que se utiliza para enviar
datos a una direccin determinada, llamado bus de datos. Un bus se caracteriza por dos
propiedades: la cantidad de informacin que puede manipular simultneamente (la llamada
anchura de bus) y la rapidez con que puede transferir dichos datos. Una conexin en serie es
un cable o grupo de cables utilizado para transferir informacin entre la CPU y un dispositivo
externo como un mouse, un teclado, un mdem, un digitalizador y algunos tipos de impresora.
Este tipo de conexin slo transfiere un dato de cada vez, por lo que resulta lento. La ventaja de
una conexin en serie es que resulta eficaz a distancias largas.
Una conexin en paralelo utiliza varios grupos de cables para transferir simultneamente ms de
un bloque de informacin. La mayora de los digitalizadores e impresoras emplean este tipo de
conexin. Las conexiones en paralelo son mucho ms rpidas que las conexiones en serie, pero
estn limitadas a distancias menores de 3 m entre la CPU y el dispositivo externo, otras
conexiones son las USB, las cuales son ms rpidas que las en serie.
1.2.2 Sistema contable
Kohler, E. (2005) en su Diccionario para contadores conceptualiza: El sistema contable o

sistema de cuentas es la clasificacin de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas,
procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, entradas,
gastos y los resultados de las transacciones.
28
1.2.2.a Resea histrica de los sistemas contables:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables indica: Debido a las actividades
gregarias de los seres humanos, nuestros antepasados crearon formas de comercializacin
asumidas inicialmente por las necesidades de abastecimiento de sus familias o clanes; luego se
originan intercambios con otros individuos dado que, a medida que les sobraban elementos, otros
los necesitaban, presentndose en ese momento un intercambio simple, trueque; a medida que
avanzan las formas de intercambio y la suntuosidad de parte de algunos individuos, la
comercializacin se hace ms fuerte y compleja, crendose la necesidad de darle un valor a un
elemento que no sea muy comn, a la vez que sea de fcil transporte, el oro, material precioso y
maleable; sin embargo, tambin era un peligro tenerlo; por eso se busc la forma de custodiarlo
en determinados lugares, por parte de un conglomerado, asumindolo como las reservas
internacionales que cada pas posee y, a su vez, se determin e implant un documento que
tendra el valor de intercambio, peso, el cual se valora con respecto a los otros documentos o
divisas que, a su vez, han sido divididos en muchas formas, tales como papeles o documentos de
fcil transporte y manejo, la moneda, para poder valorar el precio de los bienes y servicios que se
intercambian.
No obstante, ante el peligro de poseer documentos de valor, se ha hecho indispensable una clase
de documento que resuma algunos valores en uno solo, las tarjetas de crdito o dinero plstico,
que por su facilidad de manejo y medio de transmisin de datos entre diferentes puntos distantes
se hace eficiente para el intercambio de los bienes y servicios, abrindose paso su utilizacin con
los avances tecnolgicos de la sistematizacin en red.
Estos episodios comerciales originaban informaciones que exigan un sistema de informacin que
resumiera el lenguaje de los negocios para poder conocer en determinado momento la situacin
financiera de una organizacin y cumplir con los sistemas anteriores para determinar rpidamente
qu elementos se tenan y agregarlos al intercambio.
A travs del tiempo, las formas de intercambio se fortalecan, conformando informaciones

complejas y dispendiosas que se manejaban en la poca; no obstante, la tecnologa produca sus
efectos en la produccin en serie, y los procesos se hacan an ms complejos, necesitndose
29
sistemas contables ms rpidos que resumieran las actividades, hechos y documentos que origi-
naban los procesos de administracin, produccin, distribucin e intercambio.
No obstante, hoy en da observamos que la mayora de los procesos son manuales y se manejan
tradicionalmente como tiendas de bolsillo, sin asumir la necesidad de ordenar los procesos y la
nueva tecnologa, sistematizando, para que se agilice y se resuma toda la informacin de la
competencia, con el escenario o franja del mercado.
Actualmente hay transiciones entre un periodo de estabilidad cambiante y un periodo de cambio

permanente de las organizaciones, en pocas de mercados voltiles:
Los clientes exigen cada vez ms, los muros se derrumban; los textos, como las tecnologas,
dejan de ser lineales; los gustos, como los liderazgos, cambian aceleradamente; las imgenes,
como los paradigmas, son inestables, y los significados dejan de ser nicos, para ser interpretados
de mltiples modos. Estamos en una poca de desafos.
Algunos tratadistas como Michael Hammer, padre de la reingeniera de procesos, destacan que lo
importante no est en automatizar, sino en saber organizar esa automatizacin. En los procesos de
las organizaciones est la clave de la generacin del valor. El reemplazo de los esquemas
funcionales tradicionales por el rediseo de los procesos tiende a crear las mejoras radicales que
necesitan las organizaciones actuales; los incentivos son tan buenos que se justificaran en los
costos y en la eficiencia. En una organizacin, el hilo conductor de los procesos debe
corresponder con el ciclo del negocio; de ah que sea necesario conocer el sistema contable como
centro financiero de la organizacin, donde estn conectados cada uno de los subsistemas
(tesorera, presupuesto, facturacin, almacn, ventas, compras, decisiones de gerencia, etc.), por
lo cual es necesario tratar en lo sucesivo este sistema para cualquier clase de negocio.
1.2.2.b Sistemas de informacin funcionales:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables expresa: El sistema de informacin

funcional proporciona informacin detallada para un tipo especfico de actividad de operaciones
o un grupo de actividades relacionadas, as como la informacin resumida para el control
30
administrativo de tales actividades; un sistema de informacin funcional tambin puede
proporcionar datos tiles para otra actividad funcional o para proporcionar datos de planeacin,
pero esto, en general, es adicional a su proporcin de datos principales. La columna vertebral del
sistema de informacin de una organizacin son sus sistemas de informacin funcionales, ya que
stos procesan transacciones y hacen posible varias actividades de administracin y operacin, y
proporcionan tambin la mayor parte de la informacin para control administrativo, as como
alguna informacin til para planeacin. Sin embargo, estos sistemas, una vez en sus sitios,
generalmente no requieren mucha atencin por parte de sus administradores; no obstante, en el
momento de su diseo y desarrollo, s es necesario participar.
1.2.2.c Sistema y sus relaciones:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables analiza: El sistema debe tener una
serie de relaciones (subsistemas, procesos, actividades, funciones, recursos, formatos,
documentos, libros, etc.) que puedan articularse como medios para lograr que funcionen
adecuadamente, de acuerdo con el objeto social del negocio. En todo ente econmico hay una
serie de reas que definen unos procesos a seguir; normalmente, una pera, otra administra su
situacin interna y otras asesoran a las anteriores; pero existe un rea donde se concentra toda la
informacin: contabilidad.
31
El Sistema y sus relaciones
32
* Subsistema organizativo:
Dentro de un sistema econmico administrativo cada empresa constituye los subsistemas que, por
su naturaleza, le sean indispensables para poder cumplir su misin, sus objetivos y metas, con el
fin de posicionarse en el medio, con estrategias de estudios de tiempos y movimientos, del
recurso humano y de los recursos materiales que permitan lograr la efectividad y economa
deseada. La organizacin debe articular los cargos y personas al esquema ms apropiado; algunos
en forma de niveles, comenzando por la direccin, las asesoras, las divisiones, las secciones, los
que supervisan y los de base; tambin aparecen relaciones de staff, o sea de asesora temporal,
como son los comits (en algunos casos, por ley, y en otros, para lograr objetivos en comn). La
funcin organizativa est estrechamente relacionada con las funciones de planeacin y control
puesto que debe lograr conversiones que se acomoden a los objetivos y resultados deseados
dentro de los procesos de organizacin. Dentro de este subsistema encontramos el rea de
sistemas que adapta los procedimientos a las necesidades de la compaa.
* Subsistema de operacin:
La mayora de las empresas tienen como objetivo bsico la produccin de bienes tangibles o
servicios de acuerdo con algunas especificaciones y condiciones que exige el mercado para que
sean adquiridas por sus clientes; para lograrlo es necesario desarrollar las subdivisiones
necesarias de operacin que agregan valor y otras de soporte.
* Subsistema financiero:
Algunas veces se encuentra como un gran subsistema que maneja los recursos exceptuando el
humano. Se ubica dentro del subsistema de organizacin. La conformacin de este subsistema
vara de acuerdo con las necesidades de la organizacin, por esto encontramos reas tales como:
Tesorera: Recibe y efecta los desembolsos de dinero y asegura su tratamiento. Presupuesto:
Ejecuta el presupuesto planeado con base en las necesidades. Almacn: Administra los recursos
que intervienen en la actividad econmica del negocio. Dentro de este subsistema financiero se
encuentra el rea contable. Su importancia radica en que all debe centralizarse toda la
informacin cuantitativa de la organizacin, originando el sistema contable.
33
1.2.2.d Sistema y los negocios:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables indica: La forma del sistema para una
empresa o negocio est determinada por su objeto social, es decir, por las actividades a las cuales
se va a dedicar en el medio; se deben tener en cuenta las fuentes de informacin que pueden
servir de gua en el diseo e instalacin del sistema; debe determinarse si la empresa fue creada
para prestar servicios o distribuir algn producto. Para que este sistema pueda combinar procesos,
actividades y recursos hay que tener en cuenta todas las caractersticas de la compaa, de esta
manera sus resultados podrn ser econmicos, eficientes y competitivos. Todas estas
interrelaciones dan vida y retroalimentan el sistema.
* Objetivos generales de los sistemas en los negocios:
Disear e instalar un sistema tiene como objetivos bsicos: Lograr efectividad en la informacin
suministrada por el sistema en cuanto a la calidad, periodicidad y estructura. Mejorar el sistema
de control interno, es decir, mejorar la informacin financiera, contable, operativa y de gestin,
con el fin de proteger los activos de la empresa, lograr sus objetivos y su misin. Disminuir el
costo econmico de produccin de la informacin, los bienes y los servicios. Lograr
competitividad en el medio.
1.2.2.e Proceso cclico contable:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables analiza los siguientes aspectos: Las
acciones humanas, los sistemas y los computadores se desarrollan a travs de etapas: Iniciacin,
procesos y terminacin. El resultado de estos desarrollos se analiza, luego se reanudan los
procesos, para mejorarlos continuamente y generar as un proceso contable.
34
Proceso cclico contable
35
Sistema contable, subsistemas y procedimientos
36
1.2.2.f Elementos bsicos del sistema contable:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables indica: Los elementos bsicos de un
sistema contable son: Documentos, listados o estados de resultados y estados financieros.
Los documentos fundamentan una transaccin y poseen diversas formas, con base en cuales se
hacen sus registros; por ejemplo: Recibos, facturas, notas, documentos valores, requisiciones,
tiquetes, pedidos, vales, etc. En el desarrollo de un sistema contable debe hacerse especial nfasis
en el diseo de documentos originales para un buen control; adems es aconsejable manejar
formas prenumeradas que presten la mayor utilidad posible, ya que un determinado documento
puede tener diferentes usos, y contiene informacin que emplean varias personas; cuando se pre-
sente una transaccin, deben prepararse varias copias, atendiendo al uso que deben darle en las
diferentes secciones y departamentos de la organizacin.
Al consolidar estos documentos se originan formas, listados, etc., donde se sintetizan algunos
movimientos o actuaciones que se necesitan para gestionar un negocio o empresa; as se arrojan
listados o estados de resumen como, por ejemplo, los de cartera, los cuales pueden necesitarse
para el balance general, para crear actuaciones que logren una mayor rotacin de cartera, y
muchas otras contribuciones.
Los estados financieros sirven para conocer en un momento dado cmo se encuentra un negocio
o un ente econmico, y para obtener informes especiales, tales como la declaracin de renta y
complementarios, de comercio, etc., informes a los accionistas sobre cmo va la empresa, y otros
que puedan necesitarse, tal como puede observarse en la grfica sistema contable, subsistemas y
procedimientos.
1.2.2.g Ciclo contable:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables expresa: El trmino ciclo contable se
aplica a la secuencia completa de los flujos contables llevados a cabo durante un perodo
determinado; este proceso se inicia con las entradas, donde se identifican las transacciones que
dan lugar a los registros contables, ya sean de tipo interno o externo.
37
Entre las transacciones de tipo interno se tienen las que originan movimientos contables al
interior de la entidad, como aportes, gastos de escrituracin (minuta), registros que deben hacerse
y diferentes movimientos que se originan en la ejecucin del objeto social del negocio y que dan
lugar a la elaboracin de documentos internos (facturas, recibos, comprobantes de ingreso y
egreso, notas de contabilidad, nmina, etc.).
Tambin se presentan movimientos que se efectan al exterior de la entidad, los cuales reflejan
actuaciones con el medio externo, tales como pedidos por parte de clientes que originan una
transaccin por venta de productos o servicios; cotizaciones solicitadas a proveedores de insumos
o productos que sirven para la produccin; las erogaciones que se efecten por ordenamientos
legales que impone el gobierno a las empresas por los productos o servicios que presta, para lo
cual deben llenar formatos de Impuesto al Valor Agregado, de retenciones en la fuente, etc., es
decir, todo lo que cree una transaccin al hacer contacto con su medio externo. Todos estos
documentos son elaborados en original y copia, y son utilizados para los diferentes procesos
requeridos por la organizacin.
Cmo se procesan? Los documentos mencionados anteriormente son registrados en los libros
auxiliares como los de caja, bancos, control de ventas, compras, deudores y cuentas por pagar,
etc. Luego, se registran en un formato llamado comprobante de diario, muy utilizado hoy en da.
Posteriormente, se registra en un libro de diario donde se anotan las transacciones en orden
cronolgico y de acuerdo con la cuenta que afect, como por ejemplo: Caja, bancos, deudores,
cuentas por pagar, en fin, todas las cuentas que se reflejen en el plan nico de cuentas (PUC).
Despus se registran en un libro mayor y balance, donde se resume el movimiento por cada
cuenta en forma secuencial; este libro sirve para reclasificar las mismas transacciones,
dependiendo del efecto que tengan en la estructura financiera. La mayora de tenedores de libros
o contadores pblicos llevan una hoja de trabajo o resumen de todas las operaciones, donde se
reflejan los ajustes que faltan por efectuar, y si todo el proceso es uniforme en el momento de
realizar el cierre correspondiente, se desarrollan los estados financieros o salidas, como
resultantes del ciclo contable:
38
El balance general.
El estado de resultados.
El estado de cambios en la situacin financiera.
El estado de cambios en el patrimonio.
El estado de flujos de efectivo.
Ciclo Contable
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Una vez terminado el ciclo estimado, se reanuda otro ciclo o proceso, el cual va a ser medido por
las personas que tengan que ver con ello, y si hay necesidad de ajustarlo, se efectuarn las
correcciones del caso.
La grfica anterior muestra cmo se da el ciclo contable de una empresa, y la grfica siguiente
hace referencia a otra documentacin que se origina como salida en el ciclo contable.
Documentos que origina el sistema contable
Informes especiales y
Estados financieros Declaraciones de renta
administrativos
Gerenciales Autoridades Fiscales Gerencia
Inversiones Proponentes Entes de control
Acreedores Autorizaciones Propietarios
Propietarios Otros Agencias del gobierno
Clientes Otros
Empleados
Sindicato
Agencias del gobierno
Pblico en general
Otros
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1.2.2.h Proceso contable en Guatemala:
Ruiz A. (2004) en su libro titulado Contabilidad General indica: El proceso contable, son todas
las fases por las que pasa la contabilidad desde que la transaccin comercial es efectuada hasta
que los estados financieros son entregados al usuario (comerciante). El registro de la transaccin
comercial requiere dos pasos: primero se debe analizar la transaccin para determinar si se debe
registrar o no. Segundo si la transaccin debe registrarse, este asiento debe hacerse fsicamente,
ya sea en los libros si la contabilidad se lleva a mano o en la computadora si se lleva por el
sistema computarizado. En el sistema manual los registros se escriben a mano. En el sistema
computarizado los registros se escriben en un teclado, se utiliza un explorador ptico y otros
dispositivos de entrada. Adems, la informacin asentada en el sistema computarizado no
necesita ser colocada en un formato como el de un libro. La informacin generalmente se asienta
en una base de datos y se pueden utilizar otros formatos. Tanto en el sistema manual como en el
sistema computarizado, deben llenarse los mismos requisitos, y se obtiene la misma
informacin.
* Etapas o fases del proceso contable:
- Inventario:
Cuando una empresa inicia sus operaciones mercantiles, el primer asiento se hace en el libro de
inventarios; es decir, se elabora un inventario, el cual contiene el registro detallado de todos los
activos, pasivos y capital de la empresa. Estos registros se hacen con base en la documentacin
fehaciente que el comerciante proporciona al contador; ya que no se puede asentar nada si no se
tienen a la vista estos documentos (artculo 381 del Cdigo de Comercio), los cuales se examinan
minuciosamente para establecer si llenan los requisitos legales contenidos en el artculo 33 del
Reglamento de la Ley del IVA.
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- Balance general de apertura:
Despus de elaborado el inventario, con base en el resumen del mismo, se asienta en el libro de
estados financieros: Un balance general de apertura, el cual contendr en forma clasificada, las
cuentas de activo, pasivo y capital contable. Este balance se hace para cumplir con lo ordenado
por el artculo 374 del Cdigo de Comercio.
- Partidas de diario:
Con base en el balance general de apertura, se asienta en el libro diario, la partida nmero uno o
partida de apertura, cargando todas las cuentas de activo y abonando todas las cuentas de pasivo y
capital contable. Posteriormente se van registrando las dems partidas conforme se van
efectuando las transacciones comerciales, siempre que las mismas estn documentadas.
- Mayorizacin de las partidas de diario:
Las cuentas de las partidas de diario, se trasladan al libro mayor, en la misma forma que dichas
cuentas estn en el libro diario; es decir, si la cuenta est en el debe en el libro diario, se traslada
al debe del libro mayor, y si la cuenta est en el haber en el libro diario, se traslada al haber del
libro mayor.
- Balance de comprobacin:
Mensualmente, con base en el libro mayor, se elabora en el libro de estados financieros, un

balance de comprobacin, el cual se hace a cuatro columnas, la primera se llama debe, la segunda
haber, la tercera deudor y la cuarta acreedor. Las primeras dos columnas se utilizan para asentar
la suma mensual del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor. Las ltimas dos
columnas, se utilizan para asentar el saldo deudor o acreedor de cada cuenta; es decir, se
establece la diferencia entre el debe y el haber de cada cuenta, si el debe es mayor que el haber, el
saldo es deudor. Si el haber es mayor que l debe el saldo es acreedor.
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- Estados financieros:
Con base en el ltimo balance de comprobacin, se asientan en el mismo libro, los estados
financieros bsicos, denominados: Estado de resultados, balance general y estado de flujo de
efectivo.
- Partidas de liquidacin y cierre:
Y para terminar el proceso contable, con base en el estado de resultados y el balance general, se
asientan en el libro diario unas partidas que se llaman: Partidas de liquidacin y cierre, las que al
mayorizarlas hacen que el debe y el haber de cada cuenta en el libro mayor sumen exactamente lo
mismo, con lo cual unas cuentas quedan liquidadas y otras quedan cerradas. Las cuentas que
quedan liquidadas o eliminadas que son las del estado de resultados, aparecern algunas en el
siguiente ejercicio conforme el mismo vaya avanzando. Las cuentas que quedan cerradas que son
las del balance general, se abrirn todas de nuevo desde el primer da en que se inicie el nuevo
ejercicio.
1.2.2.i Ejercicio contable:
Es el perodo de tiempo que utiliza una empresa para realizar su actividad econmica patrimonial
y financiera. Este corte en el tiempo permite al comerciante evaluar los resultados econmicos
obtenidos en su actividad mercantil as como tambin la determinacin de las variaciones
patrimoniales producidas en el mismo. El ejercicio contable generalmente es de un ao
calendario; sin emba1go, muchos entes econmicos por la naturaleza de sus actividades necesitan
conocer los resultados de su gestin en perodos menores, por lo que elaboran estados
financieros, algunos cada mes, otros, cada bimestre, otros cada trimestre y otros cada semestre.
Con frecuencia, el nombre de ejercicio contable se utiliza como sinnimo de ejercicio econmico
o ejercicio econmico financiero.
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Los contribuyentes en general, aunque utilicen ejercicios contables menores de un ao, deben de
ajustar ste a un ao calendario, para poder hacer su liquidacin del impuesto sobre la renta, y
presentar a la SAT la declaracin correspondiente por medio del formulario SAT-No.1012 y su
anexo.
* Ejercicio fiscal:
Es el perodo de tiempo que el fisco (Estado) asigna a las empresas mercantiles para establecer
los resultados econmicos de su actividad. De conformidad con el artculo 7 de la Ley del
Impuesto Sobre la Renta, este perodo debe ser de un ao, comprendido del 1 de enero de un ao
al 31 de diciembre del siguiente ao.
- Ejercicio ordinario para empresas de propiedad individual:
El ejercicio ordinario es de un ao que slo puede iniciar el del 1 de enero de un ao y terminar el

31 de diciembre del siguiente ao.
- Ejercicio ordinario para empresas de propiedad de una persona jurdica:
El ejercicio ordinario siempre es de un ao, del 1 de enero de un ao al 31 de diciembre del

siguiente ao.
- Ejercicio extraordinario para empresa de propiedad individual:
Se llama ejercicio extraordinario cuando el mismo es menor de un ao; esto slo ocurre, al inicio
de las operaciones mercantiles de una empresa o cuando la misma clausura sus operaciones; es
decir cuando la empresa deja de existir como tal. Una empresa individual puede iniciar sus
operaciones comerciales en cualquier tiempo, pero su cierre contable obligadamente tiene que
efectuarlo el 31 de diciembre. Tambin se llama ejercicio extraordinario cuando una empresa
clausura sus operaciones. Esta clausura puede hacerse en cualquier tiempo.
44
- Ejercicio extraordinario para empresas que son propiedad de una persona jurdica:
El ejercicio siempre ser de perodos menores a un ao. Una persona jurdica puede iniciar sus
actividades en cualquier tiempo, pero su primer cierre contable tiene que efectuarlo el 31 de
diciembre, segn el perodo de imposicin que haya adoptado. Tambin se llama ejercicio
extraordinario, cuando una sociedad mercantil clausura sus operaciones. Esta clausura puede
hacerse en cualquier tiempo, y para establecer los meses que comprender el ejercicio
extraordinario, se cuenta del 1 de enero a la fecha de la clausura. Tambin se llama ejercicio
fiscal, al perodo que utiliza el Estado para la ejecucin de su presupuesto de ingresos y egresos.
Este perodo es del 1 de enero al 31 de diciembre. El Estado tambin tiene que elaborar estados
financieros para conocer los resultados de su gestin.
* Libros de contabilidad: principales y auxiliares. Requisitos legales: habilitacin y

autorizacin.
- Libros de contabilidad:
Son un conjunto de hojas con rayados especiales que se utilizan para el registro de los eventos,
acontecimientos, operaciones, situaciones, etc. que se producen en una empresa durante el
desarrollo de sus actividades mercantiles. La contabilidad, adems de poderse llevar en libros,
tambin puede llevarse por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas, en
computadoras o por cualquier otro sistema, siempre que permita su anlisis y fiscalizacin. Los
libros deben mantenerse en el domicilio fiscal del contribuyente o en la oficina del contador del
comerciante, debiendo este ltimo estar debidamente registrado en la Superintendencia de
Administracin Tributaria. Los comerciantes, sus herederos o sucesores deben conservar los
libros de contabilidad u otros registros por todo el tiempo que la empresa dure y hasta la
liquidacin de todos sus negocios y dependencias mercantiles.
+ Libros principales de contabilidad:
Son los libros imprescindibles que debe llevar todo comerciante siempre que su activo exceda de
Q.25,000.00, ya que de lo contrario no estn obligados a llevarlos. De conformidad con el
artculo 368 del Cdigo de Comercio, los libros principales de contabilidad son: Inventarios,
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diario o de primera entrada, mayor o centralizador, estados financieros. Asimismo, de
conformidad con el artculo 37 de la Ley del IVA, tambin se consideran en nuestro pas como
libros obligatorios los de: Compras y servicios recibidos, ventas y servicios prestados. Segn
artculo 46 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta: Los contribuyentes que no estn obligados por
la ley a llevar contabilidad completa, excepto las personas que obtienen ingresos en relacin de
dependencia, debern llevar como mnimo un libro de registro diario de ingresos y egresos de
caja, y un libro de inventarios, en el que deben anotar sus bienes y deudas existentes al comienzo
y al cierre de cada perodo de imposicin. Se exceptan de esta disposicin, quienes ejercen
profesiones liberales.
+ Libros auxiliares de contabilidad:
Son libros que las empresas utilizan de acuerdo a sus necesidades. Estos libros no son ordenados
por ninguna ley, por lo tanto no existe la obligacin de llevarlos. Sin embargo, son de mucha
utilidad, ya que la informacin que proporcionan sirve de base para operar algunos libros
principales, as como para hacer comparaciones con algunas cuentas. Los libros auxiliares ms
importantes son: Caja, bancos, gastos generales, clientes o de cuentas por cobrar comerciales,
deudores o de cuentas por cobrar no comerciales, proveedores o de cuentas por pagar
comerciales, acreedores o de cuentas por pagar no comerciales, documentos por cobrar,
documentos por pagar y cualquier otro que sea necesario.
- Requisitos legales que deben llenar los libros de contabilidad:
+ Habilitacin:
Los 6 libros principales (inventarios, diario, mayor, estados financieros, compras y ventas), antes
de hacer uso de ellos deben ser habilitados en la Superintendencia de Administracin Tributaria
(SAT). Este acto consiste en llenar el formulario SAT-No.0052, presentarlo a la SAT junto con
los 6 libros y pagar Q.0.50 por cada hoja por concepto de habilitacin. Para comprobar que los
libros fueron habilitados, en la SAT le adhieren en la primera pgina un sticker o calcomana y un
sello que le estampan en la primera y ltima pginas de cada libro.
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+ Autorizacin:
Asimismo, antes de hacer uso de los cuatro primeros libros (inventario, diario, mayor y estados
financieros), debe solicitarse su autorizacin al Registro Mercantil por medio de un escrito, ya
que no tienen formulario para dicho acto. Por la autorizacin se pagan Q.0.15 por cada hoja. La
autorizacin de los libros indicados, consiste tambin en dos stickers o calcomanas que le
adhieren en la primera y ltima pginas de cada libro. Los libros de compras y ventas no es
necesario autorizarlos, slo se habilitan. Los cuatro libros indicados en el prrafo anterior, s se
habilitan y autorizan. Los libros auxiliares no es necesario habilitarlos ni autorizarlos, a menos
que el comerciante lo desee.
* Obligaciones tributarias de la empresa en Guatemala:
Superintendencia de Administracin Tributaria SAT- (2003) Boletn Informativo, indica: Las

personas individuales o jurdicas, que realicen actividades mercantiles o que presten servicios
tcnicos, profesionales, an cuando no tengan personalidad jurdica, que realicen en el territorio
nacional, en forma habitual o peridica, actos gravados de conformidad con la ley, optarn al
rgimen contribuyente normal, rgimen general, considerando que las empresas medianas segn
el cuadro de pequeas y medianas empresas, expuesto anteriormente tienen un capital neto
entre Q11000,000.00 y Q 51000,000.00 y en el rgimen de contribuyente normal, rgimen
general, se incluyen las empresas que sus ingresos son mayores a Q60,000.00, que para generar
ingresos altos, se necesita un capital de trabajo que sea fuerte, haciendo la excepcin que si sus
ingresos fueran menores a los Q60,000.00 ingresara al rgimen declaracin anual o pequeo
contribuyente.
- Impuesto al valor agregado:
El total de las ventas o servicios realizados en el mes, debe dividirlo entre uno punto doce (1.12)
y multiplicarlo por el 12% (0.12), el resultado obtenido corresponde a su crdito fiscal, se puede
multiplicar tambin por el factor 0.107142. El total de las compras y servicios recibidos en el
mes, debe dividirlo entre uno punto doce (1.12) y multiplicarlo por el 12% (0.12), el resultado
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obtenido corresponde a su dbito fiscal, se puede multiplicar tambin por el factor 0.107142. El
impuesto resultante por la diferencia entre los dbitos y los crditos de cada perodo mensual,
deber pagarlo dentro del mes calendario siguiente al vencimiento de cada periodo impositivo en
los bancos del sistema autorizados, en el formulario en papel SAT 2013 o a travs de Bancasat
en el formulario electrnico SAT 2018 o 2017. Tambin lo puede hacer si est en el rgimen
pequeo contribuyente declaracin anual a travs del formulario de ingresos varios SAT 1003 o
el electrnico 1008, o pequeo contribuyente cuota fija 5% calculado sobre el total de las ventas
o servicios prestados por el 5%, a travs del formulario SAT 2082 o el electrnico 2041
- Impuesto sobre la renta:
Los contribuyentes podrn optar para el pago del impuesto por las formas siguientes:
1) Tipo impositivo y rgimen para personas individuales y jurdicas que desarrollan

actividades mercantiles y otros entes o patrimonio afectos. Las personas individuales o jurdicas
constituidas al amparo del Cdigo de Comercio, domiciliadas en Guatemala, as como los otros
entres o patrimonios afectos a que se refiere el segundo prrafo del artculo 3 de la ley del I.S.R.,
que desarrollan actividades mercantiles, con inclusin de las agropecuarias, debern pagar el
impuesto aplicando a su renta imponible (renta bruta rentas exentas) conforme al artculo 37
B, una tarifa del 5%, contenido en el artculo 44 de la Ley I.S.R. Dicho impuesto se pagar
mediante el rgimen de retencin definitiva o directamente a las cajas fiscales (SAT). Se instruye
que debe indicarse en las facturas que estn sujetos a retencin o cuando emitan facturas a
personas que no llevan contabilidad consignar que pagan directamente el 5%. 2) rgimen optativo
de pago del impuesto. Las personas jurdicas y las individuales, domiciliadas en Guatemala, as
como los otros patrimonio afectos y entes a que se refiere el segundo prrafo del artculo 3 de la
ley del I.S.R., que desarrollan actividades mercantiles, con inclusin de las agropecuarias, y las
personas individuales o jurdicas enumeradas en el artculo 44 de la ley del I.S.R., podrn optar
por pagar el impuesto aplicando la renta imponible el tipo impositivo del 31%, contenido en el
Artculo 72 de la Ley del I.S.R. En este rgimen el impuesto se determinar y pagar por
trimestres vencidos sin perjuicio de la liquidacin definitiva del perodo anual, de acuerdo al
Artculo 61 de la Ley del I.S.R.
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- Impuesto extraordinario y temporal de apoyo a los acuerdos de paz:
Se establece un impuesto extraordinario y temporal de apoyo a los acuerdos de paz, a cargo de las
personas individuales o jurdicas que a travs de sus empresas mercantiles o agropecuarias que
operen en el pas y que obtengan un margen bruto superior al 4% de sus ingresos brutos. El
perodo de imposicin es trimestral y se computar por trimestres calendario. La base imponible
de este impuesto la constituye lo que sea mayor entre: a) La cuarta parte del monto del activo
neto, o b) La cuarta parte de los ingresos brutos, segn el artculo 2 de la Ley del IEETAP que
indica que se obtendr de la liquidacin definitiva anual del I.S.R. inmediato anterior al periodo
actual. En el caso de los contribuyentes cuyo activo neto sea ms de cuatro veces sus ingresos
brutos, aplicar la base imponible establecida en la literal b. El tipo impositivo ser el siguiente:
a) Durante los perodos impositivos que correspondan del 01 de julio al 31 de diciembre de
2,004, el tipo impositivo ser del 2.5%; b) durante los perodos impositivos que correspondan del
01 de enero de 2,005 al 30 de junio del 2,006, el tipo impositivo ser del 1.25%; c) durante los
perodos impositivos que correspondan del 01 de julio del 2,006 al 31 de diciembre de 2,007 el
tipo impositivo ser del 1%. El impuesto se determinar multiplicando el tipo impositivo por la
base imponible establecida. Al impuesto determinado en cada trimestre se le restar el Impuesto
nico Sobre Inmuebles, efectivamente pagado durante el mismo trimestre, cuando se aplique la
base del activo neto. El impuesto deber pagarse dentro del mes calendario inmediato siguiente
a la finalizacin de cada trimestre calendario a travs del formulario SAT 1161 en papel y SAT
1169 en Bancasat. El IEETAP y el ISR podrn acreditarse entre s, por cualquiera de los dos
mtodos establecidos en el Artculo 11 de la Ley del IEETAP.
* Obligaciones formales de los contribuyentes:
Cdigo Tributario Decreto 6-91 (2003) Refiere: Los contribuyentes debern:
1) Cuando las leyes lo establezcan: a) Llevar los libros y registros referentes a las actividades
y operaciones. b) Inscribirse en los registros respectivos. c) Presentar las declaraciones
correspondientes. d) Cumplir con cualquier otro deber formal.
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2) Conservar en forma ordenada, mientras no haya transcurrido el plazo de prescripcin,
libros, documentos, y archivos o sistemas informticos.
3) Facilitar a los funcionarios fiscales autorizados, las inspecciones y verificaciones en

cualquier local o establecimiento.
4) Permitir que la SAT, revise declaraciones sobre mercadera relacionada con hechos
generadores de obligaciones tributarias.
5) Comunicar cualquier cambio de la situacin tributaria de los contribuyentes o responsables.
6) Concurrir a las oficinas tributarias cuando su presencia sea requerida.
7) Proporciona a la SAT, la informacin que requiera referente a actos, contratos u otros

hechos o relaciones mercantiles con terceros.
8) Por lo menos una vez cada mes calendario, el contribuyente deber consultar si tiene
mensajes de la SAT.
9) Permitir a la SAT, acceder a los registros informticos que contengan informacin de

hechos generadores de tributos.
1.2.2.j Qu es una base de datos?
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables analiza: Todas las organizaciones y
muchos individuos guardan informacin que debe ser sistematizada con el objeto de facilitar la
manipulacin; la mayora guarda informacin (as sea en la memoria) de las labores que debe
desempear en un da, como citas, correspondencia, negocios y, en general, de las cosas que se
deben hacer. Las empresas, por su parte, necesitan llevar un inventario de sus bienes, un registro
de ventas, contabilizar las entradas y salidas, llevar un registro de sus principales proveedores,
clientes, acreedores, etc. Al surgir esta necesidad por parte de la sociedad, aparecieron los
50
sistemas de manejo de bases de datos (DBMS-Date Base Management System), software que
debe ser utilizado a travs del computador. Una base de datos, en su definicin ms simple, es la
recoleccin de informacin almacenada. Un sistema de manejo de base de datos es un programa
que organiza y clasifica los datos para proporcionar fcil acceso a la informacin.
* Base de datos manual:
Ejemplo. Imagine que posee una pequea papelera y no tiene computador; por tanto, toda la
contabilidad y el manejo de la informacin se clasifica manualmente. Se tienen entonces dos
tipos de registros: por un lado, la informacin concerniente a los proveedores (archivador de
proveedores) y, por otro, las listas de los artculos que all se venden y que constituyen el
inventario (archivador de artculos). La secretaria de una entidad guarda los registros y datos en
archivos separados, de acuerdo con algunos mtodos de secretariado sobre el manejo de archivos,
y los almacena. El archivo correspondiente a los proveedores est compuesto por flders, los
cuales contienen la informacin especfica de cada uno: nombre, direccin, ciudad, NIT, etc.;
adems, cada flder est rotulado con un marbete, en el cual va el nombre del proveedor, y de
esta forma se organiza alfabticamente.
Base de datos
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El archivo que contiene el inventario es como un krdex, puesto que all se le abre a cada
producto su propia tarjeta o flder, y cada uno de ellos contiene el cdigo de inventario para el
artculo, un ttulo de descripcin, entradas, salidas, y la cantidad existente, el costo, el precio de
lista y el precio de venta. El flder est marcado con el cdigo del artculo, de tal manera que se
puedan organizar los artculos en orden numrico. El sistema de almacenamiento manual se
realiz de manera adecuada para hacer entender fcilmente la terminologa de la base de datos.
En el ejemplo anterior, un conjunto de registros estaba en un archivo; en una base de datos, cada
conjunto de registros es denominado un archivo (file); en este caso, podra decirse que se tienen
dos grandes archivos, uno, correspondiente a los proveedores y, otro, al inventario. Cada flder se
representa en una base de datos mediante un registro (record) en un archivo; por ejemplo, el
flder denominado Artculo 01 Ref-15 puede ser uno de muchos registros encontrados en el
archivo de inventario; la informacin de este registro pertenece nicamente a un artculo; de
manera similar, cada registro de la base de datos en el archivo de proveedores representa un
flder con la informacin de cada proveedor. En una base de datos, las categoras de informacin
en cada registro se denominan campos (fields); la lista de campos en un archivo define la
estructura de cada registro en un archivo; esto es evidente puesto que los nombres de los campos
deben ser llenados por los datos que conformarn cada registro. Un campo dentro de un archivo
desempea un papel muy importante puesto que es la llave para encontrar la informacin.
* Archivos
Cualquier empresa necesita almacenar y manejar gran cantidad de datos para conseguir sus
objetivos. Tradicionalmente, la informacin se clasificaba en forma manual, con la aparicin de
los computadores esto ha cambiado radicalmente; gracias a la informtica en la actualidad es
posible guardar gran cantidad de informacin en un espacio reducido, procesarla rpidamente y
obtener una mayor precisin a la que se consigue trabajando con el mtodo manual. La
informacin estructurada se guarda en los archivos de datos; para acceder a stos se utilizan los
registros, que son las partes que conforman un archivo, pueden estar divididos a su vez, en
campos. El funcionamiento de los archivos, registros y campos puede verse mejor con un ejem-
plo: Suponga que en una empresa se desea archivar toda la informacin concerniente al personal:
el conjunto de los datos estara en el archivo, la informacin de cada empleado, en el registro y
los campos se definiran por factores como el nombre, direccin, fecha de ingreso, cargo, etc.
52
Gracias a estos archivos pueden realizarse acciones como copiar, consultar en pantalla, imprimir
o actualizar los datos, con la ayuda de algunos programas que procesan la informacin, tales
como base de datos, procesador de palabras y hojas electrnicas. A continuacin puede verse
cmo est compuesto un archivo:
Archivo
Los datos se introducen en archivos maestros, donde se resume la informacin y posteriormente

sta se reproduce en otro archivo maestro, y as sucesivamente hasta la terminacin de todo el
proceso. (Vase grfica siguiente)
53
Encadenamiento de proceso y archivo
54
* Base de datos computarizada:
En un sistema computarizado, una base de datos es una bodega para el almacenamiento de

informacin. El propsito de una base de datos es permitir que aquella informacin que se va a
utilizar en diversas aplicaciones se registre en el sistema slo una vez. La informacin se registra
originalmente una sola vez en la base de datos; luego, a medida que se necesite el computador va
a la base de datos, escoge la informacin adecuada y la coloca en el formato deseado.
* Base de datos a nivel contable:
La base de datos a nivel contable la conforma la informacin de los asientos contables; por
ejemplo, fecha de la transaccin, descripcin, tipo de cuenta: Dbito o crdito, nombre de la
cuenta, valor etc. No obstante, esta informacin no necesita colocarse en el formato de un asiento
contable; por ejemplo, en una base de datos, las cuentas generalmente estn identificadas por un
nmero, en lugar de un nombre; adems, se utilizan abreviaturas como D o C para indicar si
la cuenta se debita o acredita. Una vez que se haya registrado la informacin en la base de datos,
el computador puede reorganizar esta informacin en el formato deseado, como asientos de
diario, cuentas del mayor y estados financieros.
- Traslado a las cuentas del mayor:
Tambin se le denomina mayorizacin y consiste en transferir la informacin existente de un

registro contable a otro; sta es una funcin que el computador puede ejecutar fcilmente.
En un sistema computarizado la informacin trasladada a las cuentas del mayor viene

directamente de la base de datos, en lugar del diario.
- Preparacin de un balance de prueba:
La preparacin de un balance de prueba involucra tres pasos:
1. Determinacin de los saldos de las cuentas del mayor.
55
2. Ordenamiento de los saldos de las cuentas en el formato de un balance de prueba.
3. La suma de las columnas en el balance de prueba, y comparacin de los totales de las
columnas.
Todas estas funciones involucran informacin ya contenida en la base de datos, y el computador

puede ejecutarlas.
- Preparacin de los estados financieros:
La preparacin de los estados financieros, como en el caso de un balance general, es similar a la

preparacin de un balance de prueba, de fcil ejecucin para el computador.
Es un ordenamiento de cuentas, unas son transitorias o nominales, que se apartan y se anotan en

un formato llamado ganancias y prdidas, donde su diferencia va al balance general; otras son las
cuentas reales o de balance que pasan al otro periodo. La preparacin de un estado financiero
involucra procedimientos adicionales.
En resumen: Los computadores pueden eliminar la necesidad de copiar y reorganizar informacin

que se ha registrado en el sistema y tambin pueden ejecutar clculos matemticos. Es decir, los
computadores eliminan gran parte de trabajo del papel involucrado en la operacin de un
sistema contable. No obstante, no eliminan la necesidad del personal contable que pueda analizar
las transacciones comerciales y explicar estos eventos de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
* Base de datos en manejo de inventarios:
El hardware y el software son los medios ideales para manejar la avalancha diaria de datos, que
origina confusin; aunque muchas de estas tecnologas se encuentran en etapa rudimentaria, son
el origen de una naciente generacin de sofisticados sistemas de informacin que pueden brindar
ventajas estratgicas a las empresas porque difieren de lo tradicional en lo siguiente:
56
La base de datos puede ser mejor que en el pasado e incluye informaciones de muchos
nombres y caracteres.
La informacin que se captura puede ser mayor, para anlisis e historial completo de los
clientes, etc.
Los grados de respuesta son rpidos y automticos.
Las bases de datos son mejoradas y adaptadas cada da a todos los servicios, en el comercio, por
ejemplo, se tienen los sistemas POS (Point of Sales, Punto de Venta) que hacen parte de las
tecnologas desarrolladas para hacer ms sencillas, eficaces y seguras las labores comerciales.
(Vase la siguiente grfica)
Configuracin del sistema general
57
Un sistema POS es un conjunto de registradoras interconectadas que operan en forma individual
pero, a su vez, alimentan un computador central o una registradora maestra en donde se integra y
se consolida la informacin; eso permite, por ejemplo, actualizar instantneamente el inventario
de un negocio, cada vez que se registra la venta de un artculo en cada una de las cajas
registradoras, u obtener informes estadsticos, contables, sobre el comportamiento de un
determinado producto o de un grupo de ellos. Pueden controlar de 1.000 a 5.000 artculos a travs
de un cdigo numrico y existen tambin sistemas que incluyen los lectores de cdigo de barras,
y que pueden controlar hasta 30.000 referencias. La captura o registro de los datos generados en
los puntos de venta puede hacerse de diversas maneras; entre ellas, el sistema ptimo y ciento por
ciento infalible es el de los escner lser y accesorios de lectura por barrido, que permiten utilizar
y reconocer los cdigos de barras internacionalmente definidos para el comercio, como el
europeo (EAN), el norteamericano (UPC) y el japons (JAN). Otro mtodo ms conocido en
nuestro medio es la codificacin numrica propia de cada negocio (PLU). Y para los productos
cuyo valor depende del peso, otra modalidad de registro de la informacin son las balanzas
liquidadoras electrnicas comunicadas con la registradora; adems, los sistemas POS contemplan
el servicio de transferencia electrnica de fondos, otra tecnologa en pleno auge. Existen las
terminales lectoras de banda magntica, que pueden conectarse en las cajas registradoras para
facilitar y agilizar el pago con las tarjetas de crdito. Para mayor informacin, a nivel tributario,
acerca del POS y el PLU, consltese el artculo 7 de la Resolucin nmero 3878 de 1996 de la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
1.2.2.k Sistemas de codificacin:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables expresa: Todos los sistemas utilizan
una codificacin y esquemas de identificacin de datos que: pueden unirse de acuerdo con su
forma; unos son numricos y contienen cdigos de nmeros; otros cdigos son alfabticos y
contienen letras, y otros son combinados y se denominan alfanumricos. stos forman una
direccin lgica del registro donde se almacena la informacin. Todo cdigo puede tener varias
partes; una de ellas puede mencionar un significado, y la otra puede mencionar un uso. Con
cdigos alfabticos puede identificarse una clase o un artculo especfico; su definicin depender
de la estructura y el orden jerrquico en el que se quiere organizar y clasificar, de acuerdo con las
necesidades que se presenten.
58
Ejemplo. En forma de diagrama de rbol:
En forma de cdigos alfabticos:
Cdigo Nombre Depende

R Ropa
RC Camisas R
RCA Camisas Arroz RC
RCAREF: M Camisas Arrow Referencia M RCA
RCAREF: L Camisas Arrow Referencia L RCA
RCM Camisas Marlboro RC
RCMREF: K Camisas Marlboro Referencia K RCM
RCMREF: S Camisas Marlboro Referencia S RCM
RCMREF: M Camisas Marlboro Referencia M RCM
RP Pantalones R
RPM Pantalones de mujer RP
RPMD Pantaln deportivo de mujer RPM
RPME Pantaln elegante de mujer RPM
RPMI Pantaln informal de mujer RPM
RPH Pantaln de hombre RP
RPHI Pantaln informal de hombre RPH
RPHD Pantaln deportivo de hombre RPH
RPHE Pantaln elegante de hombre RPH
59
Como puede observarse, es posible elaborar cualquier relacin de acuerdo con las necesidades,
productos y cualidades de la compaa. En algunos casos, como en los inventarios, es necesario
combinar los cdigos numricos y alfabticos para una mejor representacin grfica, lo cual
adems facilita su uso y consulta por parte de usuarios o vendedores.
Cdigo Nombre
26RG 59 Cable Coaxial RG-59
99CK01 Conector Coaxial Presin
99SP2 Splitter 2 vas
Los cdigos normales para catlogos de cuentas estn hechos en forma de bloques, donde se
aparta un bloque de nmeros o letras para determinado grupo, es decir, que cada transaccin
contable se codifica de acuerdo con su necesidad, con un nmero si se trata de un catlogo de
cuentas.
* Catalogo de cuentas.
Guajardo, G. (2004) en su libro titulado Contabilidad Financiera explica: Aun el ms pequeo

sistema contable debe tener un catlogo de cuentas, el cual viene a representar la estructura del
sistema contable. El catlogo de cuentas es un listado que incluye el nmero y el nombre de cada
una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de una entidad econmica.
Este catlogo debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas, y stas deben
colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones bsicas: activo, pasivo, capital, ingresos
y gastos.
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Modelo de un Catalogo de Cuentas
Cuenta Subcuenta Nombre de la cuenta y/o auxiliar
Activos:
101 Efectivo:
101 1 Caja General
101 2 Caja Chica
101 3 Bancos
102 Inversiones Temporales:

102 1 Inversin en acciones
103 Cuentas Por Cobrar:

103 1 Clientes
103 2 Estimacin para cuentas incobrables
103 3 IVA por acreditar
103 4 Deudores diversos
103 5 Funcionarios y empleados (prstamos)
104 Inventarios De Materiales:

104 1 Almacn de materias primas
105 Inventario De Mercanca:

105 1 Almacn de productos terminados
106 Pagos Anticipados:
106 1 Seguro
106 2 Renta
107 Anticipos:
107 1 Anticipos a proveedores
108 Activo Fijo:

108 1 Terrenos
108 2 Edificios
108 3 Depreciacin acumulada de edificio
108 4 Maquinaria y equipo
108 5 Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo
108 6 Equipo de transporte
108 6
61
Capital Contable:
301 Capital Social:
301 1 Capital social comn
301 2 Capital social preferente
302 Utilidades Retenidas:

302 1 Utilidades (prdidas) de periodos anteriores
303 Dividendos:
303 1 Dividendos declarados
Ingresos:
401 Ventas
401 1 Ventas
401 2 Ingresos por servicios
402 Descuentos
402 1 Descuentos sobre ventas
403 Devoluciones y Bonificaciones

403 1 Devoluciones y bonificaciones sobre ventas
404 Otros Ingresos

404 1 Ingresos o productos financieros
Gastos:
501 1 Compras Netas
501 2 Compras
501 3 Descuento sobre compras
501 4 Devoluciones y bonificaciones sobre compras
501 Fletes sobre compras
502 1 Gastos de Venta:

502 2 Comisiones a vendedores
502 3 Depreciacin equipo de transporte
502 4 Sueldos y salarios
502 5 Seguros
502 6 Publicidad
502 Mantenimiento de vehculos
62
Cuenta Subcuenta Nombre de la cuenta y/o auxiliar
503 Gastos de Administracin:

503 1 Sueldos y salarios
503 2 Seguros
503 3 Accesorios
503 4 Generales
503 5 Honorarios profesionales
503 6 Depreciacin edificio
503 7 Depreciacin maquinaria y equipo
503 8 Depreciacin equipo de comunicacin
503 9 Depreciacin equipo de cmputo
503 10 Depreciacin mobiliario y equipo de oficina
503 11 Amortizacin de gastos de organizacin
503 12 Servicios pblicos
503 13 Mantenimiento de vehculos
504 Costo Integral de Financiamiento:

504 1 Intereses bancarios
504 2 Prdida cambiaria
504 3 Resultado por posicin monetaria
505 Impuesto Sobre la Renta
506 Prdidas y Ganancias(Cuenta Puente)
507 Partidas Extraordinarias
601 Costo e Ventas

601 1 Costo de Ventas
Nota: Note que el catlogo trata de incluir todas aquellas cuentas que podran utilizarse para el
registro de las operaciones del negocio. Asimismo, observe que, independientemente de cuntos
dgitos tenga una cuenta, normalmente el nmero de las cuentas de activos comienzan con uno, el
de las de pasivos con dos, las de capital con tres, las de ingresos con cuatro y las de gastos con
cinco.
Fuente: Guajardo G. (2004) en su libro titulado Contabilidad Financiera.
63
1.2.2.l Contabilidad sistematizada:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables expresa: Los paquetes integrados son
un conjunto de programas interconectados entre s. Normalmente, el paquete estndar est
compuesto por una hoja de clculo, una base de datos y un procesador de textos. Estos programas
estn conectados para pasar informacin de uno a otro y, de esta manera, realizar distintas
operaciones. Los paquetes pueden contener ms programas, adems de los sealados
anteriormente, con funciones especficas (contabilidad, nmina, facturacin, tesorera, etc.); en
este caso contable, el programa ejecuta todos los clculos que exige la contabilidad y genera los
informes impresos que sean necesarios. La mayora de los aplicativos contables permiten
visualizar ventanas, mens y comandos de funciones. El cuadro siguiente muestra dos ventanas
del men de archivos de informes.
Ventana de entrada del men principal
Este software o paquete contable se instala en el disco duro del equipo en el cual se va a operar,
con el fin de: Garantizar mayor capacidad de almacenamiento de la informacin. Permitir el
manejo de la contabilidad de varias empresas. Proporcionar mayor velocidad en el trabajo.
Brindar seguridad y durabilidad del programa. Para poder iniciar la operacin de las
transacciones en el computador, se debe disponer de las instrucciones lgicas para que ste las
siga. En el mercado existen paquetes contables que estn hechos en programas sencillos que
64
manejan los movimientos y producen informes bsicos tales como el estado de resultados y el
balance general. Existen otros ms complejos, que manejan interfaces con presupuestos, recursos
humanos, almacn, gastos, etc., para los cuales hay que tener una visin precisa de lo que se
quiere y efectuar un anlisis detallado del sistema que maneja. Lo positivo del manejo de estos
paquetes contables es que ahorran materiales, hojas sueltas, sustituyen libros, exactitud del 100%,
ahorran tiempo y slo se digita para que luego se imprima lo que se necesita. Inicialmente debe
elaborarse la estructura primaria de almacenamiento, que corresponde al plan de cuentas que
requiere la entidad. Normalmente, el software contable contiene el plan de cuentas almacenado,
de donde parte su modelo, el cual debe actualizarse y detallarse de acuerdo con las necesidades.
All se almacenan las transacciones en un archivo maestro para cada cuenta necesaria. El paso
siguiente es dar las instrucciones contables, es decir, las transacciones donde se generan por lo
menos dos requisitos contables: uno, en el debe, y el otro, en el haber. Para ello, aparece otra
ventana en la cual se registran las transacciones y se anotan los asientos contables, es decir, es el
documento electrnico que sirve como soporte de la transaccin. Habr tantos documentos
como transacciones y se registran en orden consecutivo.
* Comprobante de diario:
Es un formato donde se agrupan las transacciones con una periodicidad de un da, 8, 15, 30 das,
etc., segn las necesidades de quien lo realiza, y en l van las especificaciones que a continuacin
se determinan.
65
Una vez hechos estos registros, con la ayuda del software contable se le puede solicitar al
computador el resumen de los documentos, libros, auxiliares, anexos, estados financieros, etc.,
que fueron creados en sus archivos maestros.
* Aplicaciones contables:
Las organizaciones originan innumerable informacin que puede tener diversos tratamientos, y
entre ellos uno de gran importancia es la toma de decisiones; esta informacin no slo
proporciona datos para el sistema contable, sino tambin lo hace en forma directa a otros grupos
de trabajo que lo necesiten. Cuando esta informacin genera datos de acuerdo con la necesidad de
sus usuarios, ya sea para llevar las cuentas de los recursos de la organizacin o evaluar el estado
de progreso en un tiempo determinado, sus procesos se alimentan mutuamente, sirviendo para
ambos sistemas (el que suministra y el que recibe). All se comparten sus archivos de datos
frecuentemente y otros componentes, lo cual hace que el sistema de contabilidad se encuentre
entre los sistemas de informacin ms complejos. El sistema contable se ocupa de la mayora de
las transacciones financieras, de eventos que se miden y se cuantifican en dinero. Usa un marco
muy estructurado que incluye varios procedimientos, y quiz el ms importante es el de la partida
doble debido a que cada transaccin financiera intercambia algo de valor monetario por su
equivalente, a partir de una dualidad bsica: lo que se da y lo que se recibe; se registra por
separado y se procesa en forma diferente dentro del sistema de informacin de contabilidad. Por
ejemplo, en una transaccin de venta de productos o de prestacin de servicios se entrega el
producto (objeto social del negocio) y se recibe efectivo, cheques o un documento que haga sus
veces, registrndose por separado en distintos archivos de datos del sistema de informacin
contable, y procesndose en forma diferente para proporcionar diversas salidas o tipos de
documentos o informes; as, todos los movimientos arrojan informaciones a determinado archivo,
dependiendo del manejo que el usuario le d, como datos complementarios, al sistema. La
naturaleza de la partida doble en contabilidad proporciona un control natural sobre la exactitud
del procesamiento de datos; cada mitad de transaccin es igual a la otra mitad dividida en las
partes del objeto de cambio, o sea que los cargos deben ser igual a los abonos; en varios ciclos
se va resumiendo, verificando si las sumas son iguales; de igual manera, al final del mismo se
compara la suma de los cargos, como tambin la sumatoria de los abonos, apareciendo una
66
condicin de balance. Si estas sumas no son iguales, se est cometiendo un error, el cual debe
corregirse para poder seguir el proceso; si esto no se hace pueden ocasionarse registros
incongruentes y errores en documentos como cheques, facturas, relaciones de pagos a
vendedores, proveedores, etc. La preparacin de informes es peridica, aunque las actividades de
procesamiento son continuas; esto se resume al final del perodo definido, para medir todo el
proceso de la organizacin y sus resultados; esto indica que hasta que no se tengan los informes
del perodo, los usuarios no podrn tomar decisiones apropiadas mientras no hayan evaluado su
situacin; pues para poder tomar decisiones el sistema de informacin debe ser oportuno y
eficiente. Como los sistemas estn orientados por perodos, hay que establecer cules son los
egresos e ingresos que deben registrarse, as como los periodos que dieron prdida o ganancia y si
es necesario se deben realizar ajustes como en el caso de las depreciaciones y diferidos, ajustes
que fundamentan la hoja de trabajo. En contabilidad, una serie de principios gua la recoleccin,
la clasificacin y la difusin de la informacin contable. Estas reglas establecen la evaluacin de
activos y especifican el formato y el modelo del informe de acuerdo con las normas de
contabilidad. La grfica sistemas de informacin de una transaccin de compras muestra la
correspondencia entre los procesos contables que se han descrito anteriormente de manera
general y los procesos en trminos de procesamiento de datos. La mayora de textos de
contabilidad describe el proceso contable slo en terminologa usada en sistemas contables no
computarizados; as, los usuarios deben relacionar la terminologa contable con la computacin.
En la grfica sistemas de informacin de una transaccin de compras se usa como ejemplo una
transaccin de compras para resaltar la comparacin. Se muestra que los dos sistemas son
anlogos y slo difieren en la terminologa. Para mayor entendimiento veamos a continuacin el
procesamiento computarizado de transacciones de ventas.
67
Sistemas de informacin de una transaccin de compras
La grfica siguiente muestra las actividades encadenadas de los archivos asociados con el sistema
computarizado; los smbolos usados para los archivos son los smbolos estndar para un sistema
que usa cintas magnticas; por supuesto, otros usan archivos en disco. Los archivos maestros de
ventas a clientes contienen datos de transacciones de ventas; al procesar el archivo de
transacciones, el computador calcular la cantidad en quetzales de la venta, el impuesto de
ventas, colocando esta informacin en los archivos maestros correspondientes; cuando esto
ocurre, se crea un nuevo archivo maestro que contiene los datos anteriores, as como los
relacionados con la transaccin actual. Estos archivos aparecen como los archivos maestros
actualizados. En el sistema que se muestra, las transacciones de venta pueden procesarse por
lotes, ya sea por periodos mensuales, quincenales, semanales o diarios.
68
Encadenamiento de proceso y archivo
* Caso prctico de una aplicacin contable por partes:
Cardona, J. (1998) en su libro titulado Sistemas Contables explica: Se cuenta con varios sistemas
de codificacin: uno, el numrico; en el cual las cuentas contables se identifican en el catlogo de
cuentas, existen tambin sistemas de codificaciones de varias partes, donde pueden mezclarse
archivos alfanumricos que facilitan el registro de una transaccin en varios archivos; por
ejemplo, si se vende, puede procesarse simultneamente contra los archivos de clientes,
impuestos, etc., de tal manera que muestre la capacidad de actualizar en forma simultnea
muchos registros con una sola entrada de datos, aumentando as la eficiencia del sistema de
informacin.
69
Usando los cdigos del catlogo de cuentas, los programas elaborados pueden extraer datos con
mayor rapidez, de los archivos que se encuentran en la base de datos, y preparar los estados
financieros e informes contables de todo tipo. Cada transaccin contable est codificada con un
nmero en el catlogo de cuentas; cuando se registra por primera vez, el cdigo se une a la
transaccin y se dirige al archivo correcto, donde se actualiza la informacin.
Con el fin de elaborar una aplicacin contable, se enfoca una parte del sistema de informacin
contable, como punto de referencia de las aplicaciones a desarrollar, para lo cual debe contarse
con la pericia y experiencia tcnica contable de lo que se va a realizar.
Una transaccin codificada como una venta actualizar el archivo de ventas, registrando los
detalles de la venta en ese archivo y agregando en ste la cantidad total de la venta al de todas las
que estn en el archivo; adicionalmente, se mueven todos los archivos que se originan en la
transaccin, como son impuestos (IVA, retenciones y otros), clientes, efectivo, deudores, si los
hay, y las cuentas que se deriven de la transaccin.
Ejemplo. El establecimiento de comercio Barata Ltda. efecta una venta de los productos que
expende al pblico en general, de acuerdo con las siguientes especificaciones: Vende una
mercanca referenciada como 120RG39, por valor de Q 1,010.00 de la cual se da un descuento de
Q10.00 por estar en un intervalo de mercancas de Q1,000.00 - Q2,000.00; adicionalmente, se
aplica el impuesto al valor agregado IVA del 12%; abonan el 30% en efectivo y el resto a crdito;
al vendedor nmero 15 se le reporta esta venta para su respectiva comisin del 5% en las ventas.
Liquidacin
Ventas de mercancas Q 1,010.00
() Descuento en ventas Q 10.00
Ventas netas de mercancas Q 1,000.00
(+) Impuesto al valor agregado, 12 % Q 120.00
Ventas ms impuesto Q 1,120.00
De contado Q 336.00
El saldo a crdito Q 784.00
========
70
Asientos contables
Cuentas Debe Haber
Caja Q 336.00
Clientes Q 784.00
Descuento En Ventas Q 10.00
Ventas De Mercadera Q 1,010.00
Impuesto Al Valor Agregado Q 120.00
La comisin se contabiliza de la siguiente manera:
Cuentas Debe Haber
Gastos Operacionales De Ventas Q 50.00

Cuentas Por Pagar Q 50.00
Ahora se representa lo anterior procesando esta informacin:
Entrada Venta de Comisin Impuesto Clientes

Efectivo Mercaderas en Ventas IVA
Registro 101 401 502 201 103

1011 4011 5021 2013 1031
Campo
Del Registro 1 2 3 4 5
71
Inventario Costo de Descuentos Cuentas
Mercadera Mercadera en Ventas por Pagar
Registro 105 601 402 201

1051 6011 4021 2011
Campo Del
Registro 6 7 8 9
Con el sistema de informacin para el aplicativo de varias partes, adems del tipo de transaccin,
hay que desarrollar una informacin que sirva para tomar decisiones de tipo administrativo. Los
archivos necesarios para relacionar las constantes, tales como precio, porcentajes de impuestos,
existencias, nmero de vendedor, etc., se trataran de la siguiente manera:
Tipo de transaccin:
No. y tipo Vendedor Cantidad Lista de Porcentaje

Cliente No. Vendida pr. Vta. IVA
Registro 1443-2 15 000001 Q 1,010.00 0.12
Campo Del
Registro 10 11 12 13 14
Tipo de transaccin:
Cdigo De Depto. Que Descuento Intervalo

Mercanca Origin Vta. De Venta Descuento
Registro 120RG39 01 Q 10.00 1,000-2,000
Campo Del
Registro 15 16 17 18
72
Tipo de transaccin:
Cantidad Otros
Disponible
Registro 00001
Campo Del
Registro 19 20
Posteriormente se efectan las relaciones necesarias para poder desarrollar las operaciones que
dan lugar a alimentar los archivos maestros de cada uno de ellos; estos datos son extrados de los
documentos soportes o formatos establecidos por cada organizacin, de tal modo que le permita
reunir todos los datos de una transaccin que sean necesarios para el negocio inmediato o futuro.
Existen muchas formas para estructurar un sistema de codificacin; todo depende de la destreza
de quien elabora la aplicacin contable, pues si se hace en forma equivocada se crean desrdenes
estructurales en la aplicacin. Debe elaborarse la visualizacin de las ventanas, donde se
establezcan los mens principales y los submens, para tener acceso a lo que el usuario quiere del
sistema. Por ejemplo, en ventas, podra ser:
1. Plan de cuentas (estructura de ventas).

2. Recibo de ingresos (documento electrnico para registrar los datos de entrada).
3. Comprobante de diario (archivo de resumen a donde se dirigen los datos).
4. Relaciones de las ventas con las tablas diseadas de los archivos.
5. Reportes (documentos de resumen de salida que van a servir para llevar estadsticas de
ayuda a los usuarios).
A continuacin, mediante un ejemplo contable, se enfoca en forma simplificada los pasos

manuales y de sistematizacin contable. Se tienen en caja Q 400.00 y, lgicamente, por ecuacin
contable, el capital equivale a los mismos Q400.00. Se consigna lo que se tiene en caja
(Q400.00); se compran Q300.00 en mercancas; se venden Q500.00 en mercancas; abonan
73
Q300.00 y el resto (Q200.00) lo pagan a crdito (vase grfico interrelaciones en el ciclo
contable). En este ejemplo del sistema contable se disea la estructura inicial; se elabora un com-
probante resumido de egreso de diario; se elaboran sus libros auxiliares, de diario, mayor, as
como los estados financieros. Se relaciona tambin el sistema manual con la pequea aplicacin a
nivel sistematizado, donde se realizan los archivos correspondientes a cada documento proceso o
transaccin.
Nota: Los aplicativos contables por partes se pueden disear para cada uno de los procesos de la
compaa; por ejemplo: nmina, inventario, mantenimiento, contratos de obra, etc. (Vase
grfico interrelaciones en el ciclo contable)
Interrelaciones en el ciclo contable
74
* Cambio en los mtodos de procesamientos:
Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores indica: La
palabra ubicuo significa estar presente al mismo tiempo en todas partes. Este trmino se podra
utilizar para describir el uso de la computadora en el campo comercial. Quedan pocas actividades
de las organizaciones donde no se utiliza la computadora. La mayora de la gente ha sido testigo
de la revolucin de la computadora. Presenci la automatizacin de los sistemas de registro de
pedidos y facturacin. Se ha aprendido a introducir nmeros y letras en cajas, teniendo cuidado
de no tener ms caracteres que cajas. Pero esto fue slo el comienzo de la automatizacin. El
supermercado cuenta con cajas registradoras automatizadas que identifican los precios de las
diversas mercancas mediante cdigos magnticos. Esto permite que se registre el precio en la
computadora para uso posterior, en vez de grabar el precio en el producto. Los estudiantes
aprenden a operar computadoras en la escuela primaria. Los estudiantes de bachillerato recurren
a la computadora para que los auxilie a escoger una carrera; y despus a analizar los centros
educativos donde se imparte dicha carrera. En las esquinas de las calles se pueden encontrar cajas
automticas que efectan operaciones financieras, se puede pagar los recibos en casa, utilizando
un telfono digital; y hasta los automviles cuentan con pequeas computadoras que indican el
nmero de kilmetros que se pueden recorrer antes que se termine la gasolina. La contabilidad
sigue siendo el mtodo idneo para llevar los registros en esta sociedad computarizada. Por lo
tanto, alguien debe garantizar la integridad de las cifras registradas, ya sean generadas por un
proceso manual o automtico. Independientemente de la tecnologa empleada la gente an quiere
saber si el importe total es el correcto. Los clientes de algunos supermercados han protestado
exigiendo que los productos lleven marcado su precio. No confan en la computadora.
* Diferencia entre sistemas manuales y sistemas automatizados:
Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores expresa:
Parafraseando a Carl Sandburg, tal parece que la computadora se ha introducido deslizndose
furtivamente. En un principio, no estaba ah, y despus ah estaba. En un principio cambi muy
pocas cosas y despus cambi la mayora. La computadora es como un nio que crece y se
desarrolla. A medida que el nio crece, tambin crecen las necesidades del nio. Por lo tanto,
75
cuesta ms dinero vestir, alojar y alimentar a un nio mayor que a uno menor. Por suerte, los
padres no conocen an las necesidades de los nios mayores cuando tienen bebs. Si as fuera, es
posible que decidieran no tener hijos. La computadora, como un nio en crecimiento, requiere de
una atencin cada vez mayor, debido a los cambios que origina en la estructura de la
organizacin. Mientras ms se entiendan los cambios causados por una computadora, se estar
mejor preparado para enfrentar estos cambios. La mayora de los problemas que las
organizaciones enfrentan con las computadoras, se deben a la falta de conocimiento de las
caractersticas de nuestro nio en crecimiento, la computadora.
* Ciclo de la nueva tecnologa:
Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores indica:
Los problemas causados por la introduccin de nueva tecnologa en las organizaciones, son bien
conocidos. Por desgracia, pocas organizaciones destinan el tiempo y dedicacin necesarias para
evaluar el impacto global que produce el uso de la nueva tecnologa; justamente lo mismo que
sucede con el padre de un nio pequeo que no piensa en los problemas de la adolescencia. Esta
es la causa principal de la decepcin ante la nueva tecnologa. La introduccin de nueva
tecnologa en una organizacin est representada por el ciclo de nueva tecnologa (figura
siguiente). La introduccin de la nueva tecnologa genera nuevas capacidades tcnicas.
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Ciclo de la nueva tecnologa
El cambio en los mtodos de procesamiento
Las nuevas capacidades tecnolgicas
Para tomar Necesidad

ventaja de
Cambio en las
Nuevas actividades
responsabilidades
Requerimiento Causa
Cambios en los
mtodos de
procesamiento
Fuente: Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores
Estas, por supuesto, varan con el tipo de tecnologa introducida. Algunos equipos se caracterizan
por su capacidad para registrar; otros por su funcionamiento automtico, como las terminales de
caja bancarias automticas; mientras que otro equipo se destaca por su capacidad para almacenar
y recuperar enormes cantidades de datos. La introduccin de nuevo equipo, o la mejora del
equipo existente, pueden crear nuevas capacidades tcnicas. Por ejemplo, la introduccin de un
procesador de palabras en una oficina que por lo general utiliza mquinas de escribir, suministra
una nueva capacidad tcnica. En el segundo caso, aumentar la velocidad de las computadoras no
proporciona una nueva tecnologa, pero s hace que el funcionamiento que antes era demasiado
caro, se vuelva costeable. Las nuevas capacidades tecnolgicas necesitan de nuevas actividades
que las apoyen. Estas nuevas actividades pueden ser tan sencillas como el adiestramiento de
personal en el uso de la tecnologa; y tan radicales como la transferencia del control de datos, de
manos de los usuarios de la organizacin, a un grupo centralizado de administracin de datos.
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Las nuevas actividades causan cambios en los mtodos de procesamiento. Por ejemplo, la
introduccin del proceso de programacin requera que los usuarios participaran en esta
actividad, para lograr que los cambios en sus sistemas fuesen puestos en prctica. Mientras las
nuevas actividades se perfeccionen, los mtodos de procesamiento seguirn cambiando.
Los cambios en las actividades y en los mtodos de procesamiento requieren, por lo general,
cambios en la asignacin de responsabilidades. Lamentablemente, este aspecto del ciclo de la
nueva tecnologa es con frecuencia descuidado. Esta actitud ocasiona que a veces nadie est
seguro de quin es responsable de un rea o tarea especfica. Normalmente se necesitan cambios
en la asignacin de responsabilidades para aprovechar las nuevas capacidades tecnolgicas. En la
mayora de las organizaciones, la tecnologa se introduce furtiva y lentamente en todas las reas
de la organizacin, formando un ciclo que gira lentamente, y que contina repitindose mientras
el personal de la organizacin aumenta su pericia en el manejo de la nueva tecnologa. El lapso
entra cada fase del ciclo indica el grado de resistencia que enfrenta la instalacin de la nueva
tecnologa. Mientras mayor sea el lapso, ms catica ser la instalacin. Por ejemplo, si se inician
los cambios en los mtodos de procesamiento sin que se acompaen de los cambios
correspondientes en la asignacin de responsabilidades, algunas tareas se realizarn sin el control
de una autoridad. Bajo estas circunstancias, el proceso de introduccin puede o no ser el
apropiado. Esto se apreciar con ms claridad a medida que se analicen las diferencias especficas
entre un sistema manual y uno computarizado.
* Diferencias entre los sistemas manuales y los sistemas computarizados:
Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores analiza:
La transmisin automtica de un automvil funciona de manera distinta a una transmisin
manual. Si se ha conducido durante todo la vida un auto con transmisin manual, y se cambia a
otro con transmisin automtica, se experimentar una gran confusin. El mismo sentimiento de
confusin ocurre cuando se intenta operar un sistema automatizado, sin comprender las
diferencias entre dicho sistema y uno manual.
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Algunos minutos de instruccin acerca del uso de la transmisin automtica de un automvil,
despoja de todo misterio al proceso. Si bien la tecnologa de la automatizacin es ms compleja
que una transmisin automtica, es necesario comprender las diferencias entre ambos sistemas,
antes de poder utilizar y controlar con eficacia un sistema de procesamiento automatizado. Las
diferencias entre los sistemas manual y automatizado se pueden explicar de acuerdo a las
caractersticas especficas de los sistemas.
Caractersticas del sistema manual Caractersticas del sistema

computarizado
Inconsistencia Consistencia
Comportamiento lgico Ilgico
Realizado por personas Mquinas
Impreso en papel Electrnico
Lento Rpido
Sencillo Complejo
Reactivo Comportamiento predeterminado
Simple Mltiple
Fuente: Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores
- Diferencias entre procesamiento inconsistente y consistente:
La mayora de los procedimientos, pautas, controles, estndares y procedimientos de auditora

que se emplean actualmente, fueron diseados debido a la inconsistencia del procesamiento. Las
organizaciones no podan confiar en que el personal ejecutara correctamente la misma operacin
de manera consistente. Los psiclogos industriales afirman que el personal tiene periodos de
elevacin y descenso de energa durante el da y a lo largo de la semana. El intervalo que precede
la comida del medioda, as como la tarde del viernes, han sido identificados como dos periodos
en que el personal se inclina a cometer errores. En cambio, la computadora es consistente de una
manera uniforme. Actuando bajo un mismo programa, la computadora siempre ejecutar una
operacin idntica. El atributo ms importante de la computadora es su capacidad para repetir
rpidamente las mismas tareas, de igual manera. Se analizar como se administra, controla y se
audita en base al principio de inconsistencia. Si se parte de la base que el personal comete errores,
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se disean los procedimientos necesarios para obtener una seguridad razonable de lograr
consistencia. Algunas tcnicas orientadas a controlar la inconsistencia son: Repeticin de
operaciones. En otras palabras, la misma tarea es ejecutada dos veces. Luego se comparan los dos
resultados y se investigan las diferencias; prueba de supervisin. Un supervisor examina
ntegramente o al azar, el trabajo realizado por un subordinado, para verificar o aprobar la
exactitud e integridad de los resultados del procesamiento; Muestreo estadstico. Se toman
muestras al azar del trabajo y se verifican para determinar estadsticamente la exactitud o
inexactitud del procesamiento; divisin de tareas. Un empleado ejecuta parte de la tarea y otro
realiza el resto. Cada uno verifica el trabajo del otro. Por ejemplo, cuando un cliente hace un
pedido, un empleado puede entregar la mercanca y otro cobrar el dinero; la consistencia del
procesamiento computarizado hace obsoletas a muchas de estas tcnicas de control. Ya el inters
no reside en controlar la inconsistencia, sino, ms bien, en la constancia errnea. Por ejemplo, si
se registra el precio equivocado de un producto en la memoria de la computadora, todas las
ventas de este producto sern cobradas incorrectamente. Por lo tanto, es ms importante verificar
la exactitud del procesamiento, que verificar la exactitud de los resultados del procesamiento.
Una de las mayores equivocaciones en relacin a la computadora consiste en comparar su
capacidad de procesamiento con la habilidad de pensar y razonar de una persona. Esto conduce al
principiante a creer que la computadora posee alguna clase de inteligencia y que, por lo tanto,
puede auxiliar en la ejecucin correcta de las tareas. Precisamente lo contrario es cierto. La
computadora no posee habilidad alguna de pensar o razonar; en realidad es una mquina que
ejecuta las tareas para las que se le program. Si a la mquina se le instruye correctamente,
ejecutar debidamente las tareas. Al contrario, si se les ha programado equivocadamente,
continuar repitiendo los mismos errores hasta que sea corregida esta equivocacin. Como
consecuencia del procesamiento inconsistente se origina una serie de problemas menores muy
molestos, que generalmente pueden ser detectados mediante una mejor supervisin o un
adiestramiento ms cuidadoso. Sin embargo, puede ser que no se sepa cmo enfrentar los
problemas que se derivan de una consistencia errnea. Las clases de problemas por las
caractersticas de consistencia de los sistemas de automatizacin abarcan:
1. Un gran nmero de formas donde se reproduce el mismo error; tales como facturas en las
cuales el impuesto de venta se ha calculado utilizando un porcentaje incorrecto.
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2. La omisin de parte del procesamiento, como cuando no se aade el impuesto sobre la
venta a las facturas.
3. Eliminar equivocadamente del sistema ciertos tipos de transacciones; como todos los
pedidos de un nuevo producto de nueva introduccin.
- Diferencia entre el procesamiento lgico y el procesamiento ilgico:
Las personas, por lo general, obran de manera lgica. Se estima que saben diferenciar entre lo
correcto y lo equivocado, entre la norma de la compaa y las violaciones de dicha norma, y as
sucesivamente. Cuando se comete algn error, se cuenta con que el personal lo identifique y lo
corrija. La computadora no funciona de acuerdo a un razonamiento lgico. La computadora
ejecuta tanto un acto lgico como uno ilgico. Por ejemplo, se sabe que un sistema
computarizado emiti un cheque semanal de Q 1 milln de quetzales, correspondiente a un
trabajador temporal; tambin se sabe de computadoras que destruyeron la tarjeta de identificacin
personal de un ejecutivo bancario, y de computadoras que hacen pedidos de grandes cantidades
de un producto innecesario. El departamento de relaciones laborales de una gran corporacin,
decidi autorizar que las familias de los empleados visitaran la planta. A fin de reducir los riesgos
posibles, las reas de trabajo seran cercadas con cuerdas; de manera que las familias de los
trabajadores no entraran en contacto con el equipo y se redujeran, por lo tanto las probabilidades
de que alguien resultara herido o sufriera algn dao. El departamento de relaciones laborales
retir del almacn 20,000 pies de cuerda para cercar el rea de los empleados. Sin embargo, sin
que lo advirtiera el departamento de relaciones laborales, esto origin que el sistema automtico
de reposicin de existencias, volviera a ordenar cada seis meses esa misma dotacin de cuerda
basndose en este pedido excepcional. La computadora de inmediato encarg 120,000 pies de
cuerda, sin vacilar y sin el menor cuidado, aunque semejante cantidad de cuerda bastaba para
cubrir las necesidades de la compaa durante diez aos. El procesamiento ilgico no representa
mayor problema en los sistemas manuales. Pero cuando se introduce la computadora, la gerencia
debe estar alerta ante esta caracterstica de los sistemas computarizados.
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- Diferencias entre el funcionamiento humano y el de las mquinas:
En los sistemas manuales, el personal inicia las transacciones, procesa las transacciones,
almacena esta informacin y preparan los reportes de los resultados. A medida que las mquinas
comienzan a realizar las funciones de los sistemas, el personal es desplazado y las tareas que
ejecutaba se les asignan a las mquinas. En un principio, el personal sigue preparando las
transacciones, pero las mquinas ejecutan el procesamiento, el almacenamiento de datos y la
preparacin de los resultados. El personal sigue supervisando el procesamiento, pero hasta esta
caracterstica del sistema manual va reducindose conforme los sistemas se hacen ms complejos
e integrados. Los sistemas manuales fueron diseados para ser operados por personas; en tanto
que en los sistemas automatizados el procesamiento lo efectan las mquinas. El personal puede
supervisar, pero puede cometer errores; a diferencia de las mquinas que ejecutan, de modo
consistente, exactamente aquello para lo que fueron programadas. Un importante cambio que
tiene lugar cuando las computadoras se hacen cargo del procesamiento, es el cambio de las
transacciones iniciadas por las personas, a las transacciones iniciadas por las computadoras. Se
estima que en los sistemas de automatizacin de mayor tamao, nueve de cada diez transacciones
son efectuadas por las computadoras. Por ejemplo un cliente elabora un pedido que levanta un
empleado para introducirlo en el sistema computarizado. En base a este nico registro, la
computadora puede realizar diversas transacciones: Ordenar el embarque del producto, asentar el
adeudo en la cuenta del cliente, despachar un pedido anterior si ello fuera necesario, y cargar a la
cuenta del cliente el monto del impuesto sobre ingresos mercantiles y los gastos de envo.
Las transacciones realizadas por las computadoras simplifican bastante el trabajo de los
contadores, pero en su procesamiento no se puede ejercer el mismo control que con la gente. Por
ejemplo, un depsito militar inici un programa para deshacer existencias obsoletas. De acuerdo
con los reglamentos, el material clasificado como de desecho fue vendido a precios muy
reducidos. Pero el personal del depsito militar ignoraba que el mando superior del ejrcito tena
un sistema automtico de renovacin de existencias. Por lo tanto, tan pronto como el depsito
remataba las existencias, stas eran renovadas por el mando superior del ejrcito. Todos los
sistemas operaron correctamente, pero el incidente cost a los contribuyentes varios cientos de
miles de dlares. Si bien no existe la seguridad absoluta que el personal no vaya a cometer varios
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errores semejantes, si existe una probabilidad menor de que el personal inicie una orden de
compra de un producto de desecho.
Los controles que se pierden cuando las personas son eliminadas del procesamiento incluyen:
La supervisin humana del procesamiento.

El anlisis de los sntomas que permiten identificar el origen del problema.
La correccin de errores imprevistos.
La recomendacin de cambios en el sistema, a fin de mejorar la eficacia, costo y eficiencia
de las operaciones.
As mismo, las computadoras tienen ciertas ventajas sobre el elemento humano entre otras:
La consistencia en el procesamiento.
La velocidad del procesamiento.
La capacidad para aumentar el volumen del procesamiento, con un mnimo de esfuerzo y
tiempo adicionales.
- Diferencias entre los medios electrnicos y los medios impresos:
Los sistemas manuales utilizan el papel para registrar la entrada, procesamiento y salida de las
transacciones. Cuando ocurre una transaccin, esta informacin es registrada en una forma; a
menudo el procesamiento es registrado en la misma forma, o se puede unir a ella, como un rollo
de cinta de mquina de sumar; tambin la forma puede ser utilizada para registrar el trmino y
resultado de las transacciones. Por lo menos esta informacin estar registrada en papel. Cuando
sea necesario examinar, verificar o hacer uso de la informacin, la misma est registrada en el
papel. El personal puede recuperarla y utilizarla sin necesidad de interpretacin.
Las computadoras utilizan medios electrnicos para registrar la mayora de la informacin que
antes se registraba en papel. Por ejemplo, la informacin utilizada para realizar una transaccin,
es registrada electrnicamente por una terminal de computadora. El procesamiento es elaborado
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en el interior de las computadoras, y los resultados almacenados electrnicamente y se muestra en
una pantalla haciendo innecesarios los documentos impresos. Las transacciones que se efectan
entre las organizaciones pueden ser registradas electrnicamente, como una transferencia
electrnica de fondos. El procesamiento se desarrolla sin necesidad de recurrir al papel. El
personal que requiera obtener la informacin tiene que conocer y descifrar la informacin
contenida en los medios electrnicos.
Los auditores se han preocupado en especial por las nuevas formas de prueba. En un esfuerzo
para recuperar, analizar y utilizar la informacin contenida en los medios electrnicos, han
desarrollado paquetes de software de auditora. Estos son lenguajes especiales que utilizan una
terminologa propia de auditora. Otros usuarios de la informacin que proporcionan las
computadoras han experimentado los mismos problemas, excepto en las organizaciones donde las
caractersticas de los sistemas permiten que la informacin deseada sea fcilmente accesible.
Los medios electrnicos estn sustituyendo al registro en papel, por las siguientes razones:
1. El costo y almacenamiento de papel se incrementa constantemente.

2. Por la dificultad para encontrar un documento especfico entre los estantes de archivo de
documentos.
3. El costo que implica registrar varias veces la misma informacin en papel.
4. Lo problemtico y costoso que resulta eliminar el papel cuando ya no es til.
- Diferencias entre el procesamiento lento y el procesamiento rpido:
El personal tiene determinada velocidad para procesar en tanto que las computadoras procesan
con la velocidad de una mquina. Es obvio que las computadoras son ms rpidas que el
personal, en consecuencia el tiempo que tarda el procesamiento de una transaccin es reducido de
modo substancial. Estas caractersticas plantean al contador tanto ventajas como desventajas.
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La lentitud del procesamiento humano ofrece el tiempo necesario para la interaccin y la
reflexin del personal. Si un empleado tiene una duda acerca de alguna fase del procesamiento o
de la validez del registro, dichas dudas pueden ser analizadas y resueltas mediante la supervisin.
El empleado tambin puede consultar con otros miembros del personal para asegurarse de que los
procedimientos del procesamiento han sido claramente comprendidos. Las computadoras pueden
realizar las transacciones en fracciones de segundo. Por ejemplo, una terminal de computadora
que funciona como caja automtica de un banco. Los usuarios introducen su tarjeta de
identificacin, despus indican la subclave secreta y la cantidad que desean retirar. Si se cubren
los requisitos establecidos por la computadora, los fondos se entregan de inmediato. No hay
tiempo para interrogar, ni tiempo para comprobar, ni tampoco para pensar; la accin es
inmediata. La ventaja del procesamiento rpido ejecutado por las computadoras consiste en que
la transaccin puede efectuarse en una fraccin de segundo. No hay necesidad de esperar en una
fila a que la gente sea atendida de acuerdo a su turno, ni de tratar con un empleado mal
capacitado, ni cualquiera de las dems limitaciones que se derivan del trato con la gente. Por otra
parte, de acuerdo a la programacin de la computadora se efectuar el procesamiento. Si las
instrucciones son incorrectas o mal aplicadas, las prdidas potenciales pueden ser muy grandes.
- Diferencias entre procesamiento simple y procesamiento complejo:
Durante varios siglos los sistemas comerciales han intentado simplificar el procesamiento, de
manera que al personal le resulte ms fcil realizar sus actividades. Mientras ms complejo sea el
procesamiento, la gente tiende ms a cometer errores. Las organizaciones han tratado de
desarrollar sistemas que puedan ser utilizados por el menos diestro de los empleados. Con
frecuencia, tal intento limitaba las capacidades del sistema para adaptarse a las capacidades del
personal. Cuando se introdujo la computadora, en la mayora de las organizaciones aument la
complejidad del procesamiento. La tecnologa de la computadora le permita ejecutar tareas muy
complejas repetidamente y con gran exactitud. La complejidad de los sistemas dej de ser una
preocupacin, como suceda en los sistemas manuales.
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- Diferencias entre procesamiento reactivo y procesamiento predeterminado:
Las personas reaccionan antes las situaciones cuando stas se presentan. No es necesario tomar
cada decisin adelantndose a los acontecimientos. Semejante conducta equivaldra a
desperdiciar el tiempo pero la gente puede reaccionar y actuar ante situaciones imprevistas. Por
ejemplo, cuando se va de la casa al trabajo, siguiendo cierta ruta, que se piensa de antemano
cmo se enfrentaran los problemas que puedan presentarse. Si ocurre un accidente en el crucero
X, se puede desviar al llegar a la escena del accidente, qu ruta alterna se tomar. Por desgracia,
la computadora no opera de este modo. Las computadoras son mquinas que obedecen
instrucciones predeterminadas; si no recibieran instruccin alguna, trabajaran muy
deficientemente. Volviendo al ejemplo de la ruta de traslado al trabajo, la gente encontrara una
ruta alterna. Sin embargo, si se ha programado a la computadora para que atraviese el crucero X,
esperara ah hasta que el transito se normalizara, aun si la espera le tomara dos o ms das. La
mayora de los problemas durante el funcionamiento de las computadoras se deben a que no han
sido programadas para actuar ante algunas condiciones anormales de procesamiento. Se calcula
que aproximadamente un 50 por ciento del esfuerzo empleado para desarrollar sistemas de
automatizacin, se invierte en planear la respuesta de la computadora ante condiciones
extraordinarias de procesamiento. Entre las condiciones anormales de procesamiento se
encuentran: La presencia de datos invlidos. Es preciso especificar cules son los datos invlidos,
y determinar cmo debe procederse ante cada tipo de estos datos; desbordamiento aritmtico.
Ocurre cuando las operaciones matemticas exceden la capacidad de registro; como sucede
cuando el espacio disponible es para una transaccin de Q199.00 y se presenta una transaccin
por Q100.00; claves no definidas. Problema que ocurre cuando las transacciones tienen claves o
identificadores no registrados previamente en la computadora. Por ejemplo, un cliente que
compra un producto a crdito; pero la informacin referente al crdito de dicho cliente no se ha
introducido en la computadora; procesamiento indefinido. Se refiere a un tipo de procesamiento
que no que no debera presentarse y, no obstante, ocurre. Por ejemplo, cuando algunos clientes
ordenan un producto, que finalmente no lo van a comprar; la oportunidad existe en que los
sistemas manuales para resolver los problemas conforme se presenten, no existe en un sistema
automatizado. Desde el enfoque de los sistemas, la forma de reaccionar ante los problemas
durante el procesamiento constituye la principal diferencia entre un sistema manual y uno
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automatizado. Los sistemas manuales determinan cmo procesar las transacciones ordinarias; en
tanto que lo sistemas automatizados tienen que hacer esto y, adems, procesar todas las
transacciones no programadas. Puesto que no le es posible a ningn grupo de sistema identificar
todas las condiciones imprevistas; en los sistemas computarizados siempre existir la
probabilidad de que se cometan errores.
- Diferencias entre procesamiento simple y procesamiento mltiple:
Los sistemas manuales estn diseados para procesar una transaccin a la vez. Despus que la
transaccin ha sido registrada, la documentacin respectiva se enva a otro empleado que procesa
la siguiente etapa, como si fuera una transaccin aislada. Este procedimiento contina hasta que
se completa el procesamiento. Por ejemplo, cuando un cliente compra un producto a crdito, el
empleado de ventas levanta el pedido y entrega la mercanca al cliente junto con una copia de la
factura. As se completa la transaccin comercial. Una copia de la factura es enviada entonces al
departamento de contabilidad la cual inicia el procesamiento necesario para asentar dicha factura
en la cuenta del cliente. Esta transaccin es procesada en un tiempo especfico por un empleado
diferente, como si se tratara de una transaccin simple. Los sistemas de computadoras estn
conectados entre s, lo que permite que la informacin fluya de un sistema a otro. Esto permite
que la entrada de una transaccin simple a un sistema computarizado, recorra en cascada el
sistema; generando una serie de transacciones adicionales sin la intervencin humana. Una
transaccin humana simple puede desencadenar mltiples transacciones computarizadas. Esta
caracterstica aumenta el impacto de un posible error cometido en cualquier transaccin mltiple.
La tecnologa de la base de datos opera con el mismo efecto multiplicador existente en las
transacciones mltiples. La tecnologa de base de datos vuelve a utilizar los mismos datos en
mltiples aplicaciones. Si los datos son correctos, el procesamiento ser ms consistente; pero sin
son incorrectos, entonces estarn equivocadas todas las transacciones en que se utilice esta
informacin. En la medida que las corporaciones fusionan sus sistemas computarizados con las
bases de datos, se incrementa el efecto multiplicador de un error en los datos.
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- Impacto de las diferencias:
La importancia de las diferencias entre los sistemas manuales y los automatizados, debe resultar
clara despus del anlisis de las mismas. Los planes, procedimientos y controles que eran
efectivos en un sistema manual, no lo son en un sistema automatizado. Las diferencias en el
procesamiento de los sistemas ayudan a explicar los riesgos de la automatizacin. El impacto de
tales diferencias en la organizacin puede ser insignificante o catastrfico. La magnitud del
impacto depende la planeacin que la organizacin haya realizado para enfrentar esas diferencias.
La experiencia ha demostrado que las organizaciones que han adoptado un control de la
tecnologa y su empleo, han minimizado el impacto de dichas diferencias. Por el contrario, las
organizaciones que utilizan la nueva tecnologa con un mnimo de planeacin, enfrentan graves
dificultades. Los contadores tienen la responsabilidad de resguardar las posesiones de la
corporacin de la cual forma parte. Esta responsabilidad abarca la planeacin eficaz de la
utilizacin de la tecnologa de procesamiento de datos. Esta planeacin proporciona a las
organizaciones una mayor oportunidad de xito en la utilizacin de la tecnologa de
automatizacin.
Regla tecnolgica emprica No. 1
La planeacin adecuada constituye la etapa ms importante en el proceso que asegura la

utilizacin exitosa de la tecnologa automatizada. Los contadores, como responsables de los
recursos de la organizacin, deben exigir que se realice una planeacin adecuada, antes de
autorizar los fondos dedicados a la adquisicin o mejoramiento del equipo computarizado.
* Personas y la tecnologa:
Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores expresa:
Hasta la fecha no se ha registrado ningn caso en el cual una computadora haya estafado a su
propietario. Semejante problema slo sucede y seguir ocurriendo con las personas. El uso y
control adecuado de la tecnologa corresponde a las personas. El personal no debe permanecer
como un inspector cuando se introduce la tecnologa avanzada en sus respectivas reas de trabajo.
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Las organizaciones ms exitosas al utilizar la tecnologa automatizada, han logrado que sus
usuarios participen en el diseo de dichos sistemas. Algunas organizaciones se niegan a instalar
sistemas de computadoras en reas los usuarios no quieran involucrarse activamente en la
instalacin de estos sistemas. El personal se resiente ante las imposiciones. Cuando su actitud
ante el sistema puede expresarse con la frase: no es mi sistema, el rea est en dificultades. Si
el personal del departamento considera que no es su sistema, har poco por apoyar y hacer que
funcione con xito el sistema. El personal dedicar su tiempo y energa a las actividades que
considere suyas.
La utilizacin de la tecnologa automatizada requiere de la participacin del usuario. Si los

usuarios no estn estrechamente vinculados en el diseo, operacin, modificacin y control de las
tecnologas automatizadas, se reduce substancialmente la probabilidad de tener xito.
Los tcnicos en computacin trabajan fundamentalmente con las computadoras. Su

adiestramiento, objetivo y a menudo su satisfaccin en el trabajo se centra en perfeccionar la
utilizacin de las computadoras. Su inters en las personas es mnimo.
La mayora del personal que trabaja en los sistemas de cmputo considera que su responsabilidad
comienza en el momento en que se reciben las transacciones en el rea de informtica, y finaliza
cuando la informacin abandona esta rea. Este personal ni acepta, ni desea responsabilizarse por
el procesamiento de transacciones precisas, completas y autorizadas; ni tampoco se
responsabiliza porque esta informacin sea correcta y de utilidad para el usuario.
Los sistemas computarizados que nicamente conceden importancia a la fase automatizada

excluyendo al elemento humano, tienen pocas probabilidades de xito. Administrar al personal es
tan importante como la administracin del equipo.
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* Automatizacin de la contabilidad:
Perry, W. (2000) en su libro titulado Sistemas de computacin manual para contadores explica:
Los mtodos utilizados para ejercer la contabilidad en las actividades comerciales han cambiado.
La mayora de los procedimientos manuales de contabilidad ahora son automticos. En muchas
organizaciones hasta el libro mayor general y la preparacin de los estados financieros son
automatizados. Las tareas realizadas por los contadores han cambiado en forma significativa en el
transcurso de las ltimas dos dcadas.
- Cmo funcionan los sistemas de procesamiento de datos:
El trabajo de los sistemas es leer los datos, procesarlos y producir resultados. No hay nada
mgico en este proceso, slo se requiere de mucha planeacin y que muchos elementos se sujeten
a una serie de reglas muy especficas, y que los datos sean muy definidos. Se pregunta uno por
qu en los documentos que se introducen a un sistema computarizado se requiere que se coloque
cada nmero y letra en un cuadro en vez de anotar libremente. La razn es que el sistema
computarizado debe saber la extensin de cada dato, tal como la extensin del precio o la
cantidad. Por ejemplo, el precio puede tener una extensin de cuatro lo cual permite que el precio
se indique dentro del rango entre Q 00.01 hasta Q99.99. Ntense los ceros en la cifra de los
centavos. Esto es porque para una computadora un cero (0) es diferente a un espacio vaco. Una
vez dentro del sistema de cmputo, los datos pueden ser utilizados por diversos sistemas
computarizados. Un fundamento bsico de los sistemas de cmputo es el de introducir los datos a
la computadora slo una vez. Luego de esto deben estar disponibles para que los usen todos los
sistemas. Por ejemplo, una vez que el sistema de cmputo tiene una direccin y un nmero
telefnico, estos datos no deben ser introducidos nunca ms para otro propsito sino ms bien,
siempre que se necesiten deben tomarse de su lugar dentro del sistema.
- Cmo se integran los sistemas automatizados en la estructura de la organizacin:
Las organizaciones operan necesariamente mediante sistemas. En los sistemas los datos fluyen en
forma horizontal entre funciones y departamentos del mismo nivel dentro de la organizacin.
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Sin embargo, las lneas de autoridad en las organizaciones son verticales. Por tanto, el personal
que recibe rdenes de sus superiores en la estructura de la organizacin (movimiento vertical),
acepta el trabajo de un sistema que se origin en otro departamento igual u horizontal en el
organigrama.
- Cmo se relacionan los sistemas y la contabilidad:
El registro y acumulacin de datos de contabilidad siguen una progresin lgica. Al originarse

una transaccin financiera, se registra en un documento de respaldo. Estos documentos se
asientan en un registro de transacciones. Este registro asienta la cantidad de dinero por la que se
hizo la transaccin. Los datos en el registro de transacciones se resumen posteriormente en los
diarios. Uno o ms diarios componen el libro mayor subsidiario. A partir de este libro mayor
subsidiario se obtienen las cuentas del libro mayor general. Las cuentas del libro mayor general,
ya sea por separado o combinadamente, se convierten en las cuentas que se presentan en el
reporte anual de la organizacin. La elaboracin de la informacin contable se ejemplifica muy
claramente en el siguiente ejemplo. Se trata, de un sistema manual de contabilidad y se estudiar
su sistema de facturacin una vez ms. Al hacerse una venta, el monto se registra en una factura;
de esta manera: el monto se tiene anotado en un registro de las transacciones. El registro de las
transacciones puede ser el libro de facturas del encargado. Las transacciones del da se suman y
pasan al diario de resumen de ventas. Generalmente, cada persona del departamento de ventas
verifica las ventas diarias en el resumen de ventas. Las ventas se registran en el libro mayor
apropiado. Puede haber varios libros mayores que enlisten las ventas por su tipo, por
departamento y por forma de pago. La acumulacin de los libros mayores de ventas se convierte
en el monto que se muestra como ventas en las cuentas del libro mayor general. La cifra de
ventas de la cuenta del libro mayor general se convierte en el monto que se incluye en el reporte
anual bajo el encabezado de ventas. Cuando el sistema est computarizado, ni los libros
mayores, ni los diarios, ni los registros se registran en los formatos familiares. Estos se
transforman en archivos de discos, archivos de cinta o una combinacin de stos. Ya no se puede
ir al libro mayor general, abrir el libro y buscar alguna cuenta en la forma acostumbrada. En el
sistema computarizado esta informacin se presenta en reportes impresos especiales o en las
pantallas de las mquinas terminales en lnea del sistema. Las tareas repetitivas de registrar y
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acumular la informacin de las ventas es realizado por un programa de computadora. Las tareas
repetitivas incluyen cosas como la acumulacin de informacin detallada y el registro de cifras
diarias, semanales y mensuales de ventas por tipo. En sistemas PED de contabilidad, hay tres
categoras de programas computarizados: Los sistemas de PED que reciben los datos de la
contabilidad, los sistemas de PED que procesan los datos y los sistemas de PED que imprimen
los reportes contables. Los programas de PED que procesan los datos de la contabilidad ocupan
el lugar del registro de transacciones, los diarios de resumen y los libros mayores subsidiarios que
se usan en los sistemas manuales de contabilidad. La informacin que contienen los sistemas
manuales se incluye en los sistemas de PED en un formato legible para la mquina, tales como
cintas y discos de computadora. Un sistema de PED que imprima reportes de contabilidad desem-
pea el mismo tipo de funcin que el contador que prepara un reporte del libro mayor general.
Una computadora almacena los datos aproximadamente en el mismo formato y orden que se usa
en los libros mayores generales. A partir de los sistemas de PED se pueden preparar los estados
financieros en muchos formatos, inclusive en formato de encabezados de reporte anual. Al
analizar el sistema de PED y su manera de realizar las funciones contables, se encuentran
semejanzas con una caja negra. Como observador externo, puede parecer que las transacciones
financieras se introduzcan en un extremo de la computadora y los estados financieros impresos
salen del otro lado. Para entender los sistemas de PED de contabilidad, se debe visualizar el flujo
en el sistema manual de contabilidad como lo que se supone que el sistema debe cubrir. El flujo
del sistema de PED de contabilidad muestra cmo se realiza en una computadora esa funcin
contable. Los sistemas que procesan los datos de la contabilidad estn usualmente separados de
los sistemas que procesan otras partes de las transacciones comerciales. Por ejemplo, un sistema
de entrada de pedidos puede registrar limitadas cantidades de artculos e informacin del cliente.
Los datos contables asociados a ese pedido pueden procesarse en un sistema de PED distinto. De
esta manera, pueden surgir problemas cuando los datos contables se procesan en forma separada
del resto de los datos. Las computadoras son mquinas con capacidades limitadas, y los sistemas
que utilizan computadoras estn restringidos por esas limitaciones.
92
- Proceso de la contabilidad automatizada:
En el pasado, la piedra angular del control en la contabilidad fue la divisin de tareas. Este
concepto no slo tiene sentido desde el punto de vista del control, sino tambin desde el punto de
vista de un desempeo eficiente en el trabajo. Conforme crecieron las organizaciones, la cantidad
de tareas diferentes se increment. Ahora se estudiar el rea de mercadotecnia de una
organizacin para analizar cmo se dividieron las diferentes tareas. En una organizacin pequea,
el encargado de ventas puede tomar el pedido, distribuir los productos y cobrar el efectivo o
autorizar el crdito que se asocia a la venta. El proceso es sencillo y se entiende rpido. Por
ejemplo, si se va a efectuar una venta de garage puede uno manejar personalmente todos los
aspectos de las transacciones. Obsrvese ahora una gran organizacin. En una organizacin de
este tipo, se puede tener una fuerza de ventas compuesta por varios cientos de gentes, miles de
clientes y millones de transacciones en el curso de un ao. Es ahora cuando comienza a tener
sentido contar con personal especfico para que tome pedidos y establecer centros de distribucin
para enviar la mercanca a los clientes. Un departamento de crdito compuesto por varias
personas es necesario para determinar si se otorga crdito a los clientes, y en qu cantidades. Un
grupo especial debe preparar las facturas y otro grupo responsabilizarse de recibir el efectivo. Se
encarga an a otro grupo la responsabilidad de controlar las cuentas por cobrar. Este tipo de
organizacin es comn en la mayora de las corporaciones grandes. Como las tareas estn
divididas, el personal de las cuentas por cobrar no entiende por completo cmo se aceptan y
procesan los pedidos. Un empleado slo sabe que las ventas incrementan las cuentas por cobrar y
que el crdito o el efectivo aplicado las reduce. Si el cliente paga puntualmente el nico trabajo
necesario consistir en mantener las cuentas actualizadas. De esta manera, diferentes
departamentos dentro de la organizacin manejan segmentos diferentes de la contabilidad
correspondientes al rea de mercadotecnia. Existe una gran cantidad de partidas contables que
corresponden al rea de mercadotecnia. En las compaas Fortune 500, varios departamentos
diferentes estn relacionados con estas partidas. En la prctica nos encontramos con que un
departamento realiza la mitad de una partida contable y otro departamento procesa la otra mitad
de la misma partida. La partida contable de las entregas de efectivo se controla muy
estrechamente ya que ambas mitades de esta partida tienen activos fcilmente liquidables. Una
vez ms, dos departamentos realizan esta partida contable. El tesorero o el cajero recibe el
93
efectivo que llega a la organizacin y lo deposita en el banco. El departamento de cuentas por
cobrar es notificado y ajusta las cuentas en la manera adecuada.
- Contabilidad integrada:
El advenimiento de la computadora detuvo la expansin mundial de la teora de la divisin de

tareas. Grandes computadoras centrales invirtieron esta tendencia al conjuntar la previa divisin
de funciones mediante el uso de la computadora. Con el advenimiento del procesamiento de
datos se ha vuelto funcional una integracin de las tareas de las organizaciones grandes. Se puede
definir a dicha integracin como un sistema en cadena. La cadena se compone de eslabones o
tareas contables, que al unirse procesan los datos de una de las reas de la organizacin. La
estructura formal de la organizacin en las organizaciones grandes oculta frecuentemente estos
sistemas en cadena. En las organizaciones grandes, se ve slo un eslabn a la vez. La mayora de
los cursos de contabilidad ensean sobre un eslabn a la vez, los contadores que ejercen trabajan
con un eslabn a la vez y hasta los auditores auditan slo un eslabn a la vez. Sin embargo, en la
realidad, los datos fluyen de un eslabn a otro en forma continua para mantener los eslabones de
la cadena unidos. Se necesita visualizar el sistema como una cadena cerrada. El eslabn de
entrada del proceso es el punto de inicio lgico en la cadena del sistema de mercadotecnia. La
entrada de un pedido acciona el sistema de facturacin, el cual alimenta al sistema de las cuentas
por cobrar y los sistemas de inventario. La mayora de los sistemas de facturacin elaboran un
documento de embarque que autoriza al rea de distribucin enviar el producto. Cuando el
producto es devuelto, el eslabn de crdito invierte el flujo del proceso: El producto se devuelve
al inventario y el procesamiento de la cobranza y la facturacin se cancelan. El eslabn de recibo
de efectivo se conecta al eslabn de cuentas por cobrar. Los reportes de contabilidad se preparan
utilizando los datos de todos los eslabones en la cadena. Estos reportes de contabilidad los
emplea el personal que necesita obtener para diversos propsitos informacin de los sistemas en
cadena. Es a travs de estos reportes como los datos en los sistemas en cadena se convierten en
informacin. El sistema contiene gran cantidad de datos. Cada segmento o elemento de los datos
tiene un significado mnimo hasta que se une a los otros datos y se convierte en informacin til
en forma de reportes. Por ejemplo, el hecho de que un cliente X compre el producto Y es una
buena noticia para la organizacin. Sin embargo, para el departamento de recoleccin de cuentas
94
por cobrar esto no constituye informacin significativa. Ms cuando la venta se reporta junto con
todas las dems ventas, la gerencia tiene informacin vital con la cual tomar decisiones. Por
ejemplo, si las ventas del producto Y se desploman, la gerencia puede decidir efectuar una
campaa de promocin de ese producto. Dentro de este contexto es que el eslabn de reportes de
contabilidad se integra a los sistemas en cadena. Esta accin de parte de la gerencia puede lograr
ms pedidos para el producto Y. De esta manera, el sistema se convierte en una cadena cerrada.
95
II. Planteamiento del Problema
En la actualidad la tecnologa se ha constituido en un medio importante para toda empresa pues

permite que el desarrollo de sus operaciones se realice con mayor eficiencia, y al mismo tiempo
se considera una herramienta clave en la toma de decisiones administrativas y financieras, las
cuales deben basarse en informacin contable puntual y confiable, misma que obtenemos al
utilizar sistemas computarizados contables.
En Guatemala a diferencia de los pases desarrollados, a pesar de la importancia que ha tomado la

tecnologa en el mundo de los negocios, an existe un gran porcentaje de empresas que manejan
sistemas manuales que hoy son obsoletos frente a la nueva tecnologa, que se ha convertido en
imprescindible, constituida sta por los sistemas computarizados contables, los cuales no son
utilizados en el registro de las operaciones y/o transacciones, este problema se tipifica tambin en
la ciudad de Quetzaltenango, en las empresas comerciales.
La importancia de la utilizacin de los sistemas computarizados contables radica en que los

procesos contables son realizados con mayor eficiencia y eficacia, favoreciendo la optimizacin
de recursos econmicos, materiales y humanos.
Por lo expuesto anteriormente se formula la siguiente pregunta de investigacin: Qu

importancia tiene que los programas computarizados contables sean una herramienta tecnolgica
que permita la optimizacin del sistema contable de las empresas comerciales en la ciudad de
Quetzaltenango?
2.1 Objetivos
2.1.1 General
Identificar mediante la investigacin, el beneficio de la utilizacin de los programas

computarizados para el desarrollo de los sistemas contables dentro de las empresas comerciales
de la ciudad de Quetzaltenango.
96
2.1.2 Especficos
Verificar la eficiencia y eficacia de los programas computarizados en el proceso contable.

Averiguar si se observan principios y normas contables en la utilizacin de los programas
computarizados.
Saber qu capacidad financiera tiene la empresa para adecuar o actualizar los programas
computarizados a sus necesidades contables.
2.2 Variables de estudio
Programas computarizados
Sistema contable
2.3 Definicin de variables
2.3.1 Definicin conceptual
Programas computarizados:
Enciclopedia Encarta (2009) define: Los programas computarizados o software, son las
instrucciones responsables de que el hardware (la mquina) realice su tarea. Como concepto
general, el software puede dividirse en varias categoras basadas en el tipo de trabajo realizado.
Las dos categoras primarias de software son los sistemas operativos (software del sistema), que
controlan los trabajos del ordenador o computadora, y el software de aplicacin, que dirige las
distintas tareas para las que se utilizan las computadoras.
Sistema contable:
Diccionario para contadores Kohler (2005) conceptualiza: El sistema contable o sistema de

cuentas es la clasificacin de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas, procedimientos y
controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, entradas, gastos y los
resultados de las transacciones.
97
2.3.2 Definicin operacional
Programas computarizados:
Son los que permiten el funcionamiento de las computadoras, pueden ser una serie de
instrucciones que permite su efectivo funcionamiento, as como programas especficos que
permiten la realizacin de diversas tareas para las cuales se desea utilizar.
Sistema contable:
Un sistema contable no es ms que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin,
clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.
Para poder medir las variables de estudio se utiliz como instrumento una boleta de encuesta y
as lograr los objetivos deseados.
2.4 Alcances
La presente investigacin tiene una cobertura de las variables planteadas con anterioridad,
anlisis que se efectuar tomando en cuenta a las empresas comerciales de la ciudad de
Quetzaltenango, a travs de la utilizacin de una boleta de encuesta, ya que se realiz una
investigacin descriptiva sin tener acceso a los programas de las empresas en mencin.
2.5 Lmites
En el presente trabajo de investigacin se enumeran los siguientes lmites:
Algunas de las empresas seleccionadas aleatoriamente contempladas en la muestra, no

fueron encuestadas por las siguientes razones: por traslado de sus instalaciones, otras tenan
98
prohibido dar informacin por polticas empresariales. Algunos de los encargados del
manejo del sistema computarizado no tuvieron la disponibilidad de tiempo para contestar
las encuestas. .
Solo se puede inferir para la ciudad de Quetzaltenango.
2.6 Aportes
Que la investigacin sirva como un instrumento para concientizar a los propietarios de las
empresas comerciales, para que empleen los sistemas computarizados para el registro de
sus operaciones, debido a que estos poseen beneficios.
El estudio va dirigido especficamente para los estudiantes de la carrera de Licenciatura en
contadura Pblica y Auditora de las distintas Universidades de la ciudad de
Quetzaltenango.
Constituir una fuente de consulta para investigaciones futuras que se relacionen con el
tema de investigacin.
99
III. Mtodo
3.1 Sujetos
Para la presente investigacin se tom como muestra a trescientos dos contadores que son
encargados de la utilizacin del sistema contable computarizado, considerando su experiencia en
el uso del sistema y conocimiento del tema de la investigacin dentro de su trabajo en empresas
comerciales de la ciudad de Quetzaltenango.
3.2 Instrumento
Para obtener los datos necesarios del trabajo de campo, relacionados a las variables de estudio del
presente tema se aplic una boleta de encuesta con preguntas cerradas.
3.3 Procedimiento
Seleccin y aprobacin del tema

Revisin bibliogrfica
Fundamentacin terica
Seleccin y aplicacin del instrumento
Tabulacin y anlisis de resultados
Presentacin de resultados
Discusin de resultados
Conclusiones y recomendaciones
Referencias bibliogrficas
Propuesta
100
3.4 Diseo
La presente investigacin es de tipo descriptivo, como seala Del Cid, A. Mndez R. y Sandoval,
F. (2007), en su libro titulado Investigacin, Fundamentos y Metodologa la Investigacin
Descriptiva es aquella que estudia, interpreta y refiere lo que aparece y lo que es, siendo tpica de
las ciencias sociales, examina sistemticamente y analiza la conducta humana personal y social
en condiciones naturales, y en los distintos mbitos. Como toda investigacin, la descriptiva
busca la resolucin de algn problema, alcanzar una meta del conocimiento, suele comenzar con
un estudio y anlisis de la situacin presente, tambin se utiliza para esclarecer lo que se necesita
alcanzar (metas, objetivos finales e intermedios) y para alertar sobre los medios o vas en orden a
alcanzar esas metas u objetivos. Suele dividirse en dos tipos, las investigaciones de conjunto y el
estudio de casos.
3.5 Metodologa estadstica
Para poder obtener los datos estadsticos necesarios y tabularlos a los cuadros de resultados fue
importante analizarlos, y para ello se utiliz un universo de un mil cuatrocientas personas de
empresas comerciales de la ciudad de Quetzaltenango segn informacin proporcionada por
Proinfo, de la cual se estim una muestra representativa a quienes se les aplic el instrumento
para la obtencin de datos, la cual se calcul en base a la frmula de la muestra que se desarrolla
a continuacin:
n= N .
N (d)2 + 1
Donde:
n= Tamao de la muestra
d= Precisin deseada
N = Poblacin o Universo
101
n= ? n= 1400 .
d = 0.051 1400 (0.051)2+1
N = 1400
n= 1400 .
1400 (0.002601)+1
n= 1400 .
3.6414+1
n= 1400 .
4.6414
n = 301.63 = 302
Dichos resultados sirvieron para la elaboracin de la propuesta como alternativa de solucin a la

problemtica establecida, de la misma forma se utilizaron para la redaccin de las conclusiones y
recomendaciones de la presente investigacin.
102
IV. Presentacin de Resultados.
Empresas comerciales que llevan su proceso contable de forma computarizada
Cuadro No. 1
Descripcin Empresas %
S 112 37
No 182 60
N/A 8 3
Total 302 100
Fuente: Investigacin de campo
Grfica # 1
3%
37%
60%
Si No n/a
Fuente: Cuadro No. 1
El 37% de empresas encuestadas que forman parte de una muestra aleatoria de 302 empresas
comerciales en la ciudad de Quetzaltenango, contestaron que s llevan un proceso contable
computarizado, haciendo la especificacin que no necesariamente es un sistema completo, hay
empresas que solo manejan su sistema de inventario, para control, otras que trabajan su
facturacin y sistema de ventas.
El 60% contestaron que no llevan un proceso contable computarizado, por lo tanto quedan
descartadas como fuente para la presente investigacin.
El 3% no revelaron informacin, argumentando que por polticas de las empresas no era
posible y tambin por no tener tiempo para atender a la encuesta.
103
Clases de sistemas contables computarizados
Cuadro No.2
Programa Comercial 14 12
Hecho a la medida 98 88
Total 112 100
Grfica # 2
12%
88%
Programa Comercial Hecho a la medida
Fuente: Cuadro No.2
El 12% de empresas trabajan con programas comerciales, que en general son fabricados por
proveedores locales, entre los cuales estn: COI, INVEX, SAE, COMPUCAJA,
CONTAHABILIDAD, AS-400, R PRO, SISMAQ, POS, MNICA 7.
El 88% de empresas, han solicitado el servicio de programadores, o tienen programadores que
laboran en sus empresas, para disear programas que son utilizados por las empresas de
acuerdo a las necesidades de las mismas. Entre los ms comunes estn: SAE, el cual significa
sistema de administracin de empresas, el cual es un programa comercial, distribuido por
empresas o programadores locales, el cual es modificable y adecuado a las caractersticas de
las empresas, el mismo caso es el de POS, o punto de venta, que es comercial pero es
adecuado por muchas empresas a sus necesidades. El resto de programas utilizados, han sido
creados especficamente para las empresas por lo que no se manejan nombres especficos y
por reglamentos de las empresas se limitaron a decir que lleva el nombre de la empresa.
104
Caractersticas de un programa computarizado contable (software)
Cuadro No. 3
Acepta Mejoras
S 105 94
No 7 6
Total 112 100
Claves De Seguridad De Usuario (Claves De Usuario)
S 109 97
No 3 3
Total 112 100
Actualizacin Automtica De Datos (Actualizacin De Datos)
S 111 99
No 1 1
Total 112 100
Grfica # 3
94% 97% 99%
100.00%
80.00%
60.00%
40.00%
6% 3% 1%
20.00%
0.00%
Acepta Mejoras Claves de Usuario Actualizacin de
Datos
SI NO
105
En el caso de la caracterstica de acepta mejoras, 105 empresas contestaron que s, lo que
equivale a un 94% de las boletas, las que indican que las mejoras son llevadas a cabo por
programadores, las que se consideran como actualizaciones de software, las 7 restantes = 6%,
trabajan con programas comerciales, por lo tanto tienen que esperar que salga al comercio
otras versiones, lo que por lo general sucede cada ao.
En el caso de la caracterstica de claves de seguridad de usuario, 109 empresas contestaron que

SI = 97% de las boletas, las cules indican que sus sistemas trabajan con claves de seguridad
por cada persona que utiliza el sistema, dndose algunas restricciones para ciertos usuarios de
acceso a funciones del mismo. El restante o sea 3 = 3% se les considerara como una
debilidad que no trabajen con claves de seguridad, porque cualquier persona tiene acceso a la
informacin, aunque la informacin no sea tan fcil de modificar.
En el caso de la caracterstica de actualizacin de datos, 111 empresas contestaron que s, lo

que es equivalente a 99%, las que indican que inmediatamente ingresada la informacin,
modifica los valores, actualizando los mismos, para obtener datos financieros al final del da,
aunque no todos estn en lnea directamente con la informacin de otras sucursales o centrales
en otros lugares, la restante boleta = 1% indica que trabajan un control de inventarios el cual
debe ser rebajado manualmente, para que sea actualizado.
106
Finalidades de implementacin de un sistema contable computarizado
Cuadro No. 4
Control Interno 91 81
Eficiencia y Eficacia 29 26
Control Inventarios 12 11
Facilitar Trabajo 10 9
Informacin Confiable 4 4
Grfica # 4
91
100
80
60
29
40
12 10
20 4
0
Control Eficiencia y Control Facilitar Informacin
Interno eficacia Inventarios Trabajo Confiable
La finalidad de la implementacin del sistema contable computarizado en las empresas, como

se demuestra en la grfica, el factor predominante es el control Interno en general de todas las
operaciones que manejan las empresas, en segundo lugar de importancia se ha implementado
los sistemas para obtener una eficiencia y eficacia dentro de la empresa a travs de agilizacin
de los procesos, y de mejorar el servicio al cliente, otras empresas buscan preferentemente el
control de inventarios, para mantenerse actualizados sus datos de existencias, pero tambin
hay quienes han aplicado estas actualizaciones de tecnologa debido a que les gusta facilitarse
el trabajo y por ltimo hay quienes buscan que la informacin generada por los sistemas sea
100% confiable. Se hace la especificacin que hubo empresas que mencionaron varios
motivos de implementacin del sistema contable computarizado, de las mencionadas, por lo
tanto en este caso las opciones no totalizan el nmero de encuestas.
107
Informacin contable que genera un sistema contable computarizado
Cuadro No. 5
Inventario 107 96
Diario 74 66
Mayor 29 26
Compras 99 88
Ventas 110 98
Balance General (B.G.) 79 71
Estado de Resultados (E.R.) 84 75
Caja 93 83
Facturacin (Fact.) 104 93
Otros 3 3
Grfica # 5
120 107 110

99 104
100 93
74 79 84
80
60
40 29
20 3
0
Inventario Diario Mayor Compras Ventas B. G. E.R. Caja Fact. Otros
108
Entre la informacin contable que generan los sistemas estn: Inventario, es uno de los
controles ms utilizados por las empresas, abarcando 107 empresas que llevan este tipo de
control, el cual es muy utilizado, porque maneja las existencias de mercadera de la empresa, a
la par de ste va el control de ventas con 110 empresas, el de compras con 99 y facturacin
104, los cuales se enlazan, permitiendo al generarse una venta se descargue el inventario,
contrario a la compra que lo recarga, e inmediatamente la generacin de la factura y el control
del efectivo 93 para determinar los ingresos y egresos diarios, los cuales son realizados por la
mayora de empresas que son sucursales de otras. Tambin estn los controles puramente
contables: Diario 74, mayor 29 (un control que ya casi no se usa), balance general 79 y estados
de resultados 84 los cuales son llevados por varias empresas, pero sobre todo en las agencias
centrales de las empresas por lo que muchas veces no se tiene acceso a estas funciones dentro
de las agencias o sucursales de las mismas. Por ltimo estn otras opciones como lo que es
libro de sueldos, determinacin de impuestos, y cuentas por cobrar.
109
Responde a sus necesidades el sistema contable computarizado
Cuadro No. 6
S 107 96
No 5 4
Total 112 100
Grfica # 6
4%
96%
SI NO
El 96% de las empresas encuestadas opinan que el sistema contable computarizado si

responde o cubre sus necesidades precisamente porque fue diseado para la empresa,
indicando claro que tiene ciertas fallas, las cuales son solucionables y no son representativas
en el funcionamiento del sistema, adems se expresa que los programas cubren los objetivos
para los cuales fueron adquiridos o diseados en otras palabras cubre todas las actividades que
necesiten registro dentro de la empresa o para lo que se establecieron los mismos, son muy
completos y por eso son fuente de control. Los sistemas contables computarizados representan
mejores resultados para las empresas, porque son efectivos y eficientes, haciendo ms sencillo
el trabajo y ms confiable, proporcionando la informacin que se necesite en los momentos
oportunos, para la toma de decisiones, indicando que los programas son rpidos y por lo
mismo se le da un mejor servicio al cliente.
El 4% opina que el sistema establecido dentro de su empresa no cubre las necesidades de la
misma, debido a que no es tan completo y no cubre algunas funciones que seran necesarias
que las desarrollara el sistema para un control ms completo, y por lo tanto necesita
actualizarse, pero tambin se encuentra el caso de que se han alterado datos, por lo que no
proporcionan informacin confiable.
110
Cumplimiento de normas y principios contables en los sistemas contables computarizados
Cuadro No. 7
S 112 100
No 0 0
Total 112 100
Grfica # 7
0%
100%
SI NO
Los sistemas contables computarizados que utilizan las empresas en un 100% cumplen con las
normas y principios de contabilidad generalmente aceptados, como justificacin est que estn
basados o creados de acuerdo a estos, y sobre todo porque estn autorizados para su utilizacin
por la Superintendencia de Administracin Tributaria, y la justificacin ms mencionada es
que todos estos sistemas contables computarizados, llevan un registro diario del movimiento
de las empresas, lo cual se refleja en el principio contable de negocio en marcha. De acuerdo
tambin a lo observado se encuentra la aplicacin de otros principios contables como: Unidad
monetaria, porque todos los registros se llevan en moneda nacional, entidad porque estn
identificados con la empresa a que pertenecen, as tambin los principios de uniformidad y
consistencia, porque se utilizan los mismos mtodos en todos los perodos que se contabilizan,
revelacin suficiente debido a que son ms claros en su estructuracin y fciles de comprender
y por supuesto el perodo contable porque todo se contabiliza en base a periodos de tiempo.
111
Capacidad econmica para hacerle mejoras o cambiar los sistemas contables
computarizados
Cuadro No. 8
S 109 97
No 3 3
Total 112 100
Grfica # 8
3%
97%
SI NO
Las empresas en Quetzaltenango en un 97% = 109 s tienen la capacidad econmica de hacerle

mejoras o cambiar el sistema contable computarizado actualmente utilizado.
Solamente el 3% = 3 empresas consideran que ha sido una fuerte inversin el cambio a un

sistema contable computarizado, por lo tanto ya no se encuentran en las posibilidades de
hacerle mejoras o cambiarlo.
112
Mejoras a los sistemas contables computarizados
Cuadro No. 9
Rapidez 5 4
Actualizado 11 10
Agregar funciones 19 17
Solucin de problemas 10 9
Ninguna 64 57
N/A 3 3
Total 112 100
Grfica # 9
57%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00% 17%
10%
20.00% 9%
4% 3%
10.00%
0.00%
Rapidez Actualizarlo Agregar Solucionar Ninguna N/A
funciones Problemas
Las empresas opinan que sus sistemas deben ser ms rpidos, 4% = 5, esto especialmente
porque la facturacin es lenta porque los programas solo les permiten imprimir en impresoras
matriciales, y tambin porque los equipos (hardware) no son tan nuevos e impiden el
desarrollo ptimo de los programas.
Las empresas sugieren que sus sistemas deben ser actualizados, 10% = 11, esto debido a que
sus programas son utilizados en base DOS, y preferiran que fueran ya en un ambiente
Windows, tratando de ir a la par de la tecnologa.
113
Agregar funciones, 17% = 19, para las empresas es importante incluir otras opciones que su
sistema no les permite, por ejemplo: Acceso a informacin de otras tiendas, permitir trabajar
con tarjeta de crdito, que se trabaje con cdigo de barras, funciones de seguridad del sistema
e internet.
Solucionar problemas, 9% = 10, es necesario para las empresas que le sean resueltos pequeos
inconvenientes, como problemas con la exactitud de inventarios, con la centralizacin de la
informacin, con codificaciones y que hay sistemas que no mantienen la informacin.
Ninguna, 57% = 64, es la opinin que en su mayora las empresas indican, debido a que estn
conformes con su sistema contable computarizado.
N/A, 3% = 3, que son las empresas que no tienen la capacidad econmica para hacer cambio,
o mejoras al sistema.
114
Beneficios de la implementacin de los sistemas contables computarizados
Cuadro No. 10
Costo
S 101 90
No 11 10
Total 112 100
Tiempo
S 109 97
No 3 3
Total 112 100
Informacin Ms Confiable
S 109 97
No 3 3
Total 112 100
Grfica # 10
97% 97%
90%
100.00%
80.00%
60.00%
40.00%
10% 3% 3%
20.00%
0.00%
Costo Tiempo Informacin ms
confiable
SI NO
115
En relacin a la reduccin de costos, las empresas opinan, 90% = 101, admiten una reduccin
de los mismos debido a que ya sola una persona se encarga de varias tareas, por lo tanto se
reducen sueldos, tambin porque ya no es tan fcil que hayan fugas de efectivo, debido al
mayor control, indican que es cierto que es una inversin, pero a la larga se logra recuperar y
s van a existir la reduccin de costos. Ahora 10% = 11, indican que no porque es una fuerte
inversin, que todava no ha sido recuperada.
En relacin a tiempo, el 97% = 109, indican que las operaciones de las empresas se realizan
con un menor tiempo, lo que implica una mejor atencin al cliente. Contra el 3% = 3, opinan
que los en los procesos no ha habido reduccin de tiempo, debido a que los sistemas contables
computarizados son un poco lentos, pero debido a que son antiguos.
Respecto a la informacin ms confiable, el 97% = 109, indican que a travs de la

implementacin del sistema contable computarizado, la informacin contable que se obtiene
es ms confiable y oportuna. Contrario el 3% = 3, indican que debido a fallos en los sistemas
la informacin tiende a desviarse de la realidad y no es confiable.
116
Problemtica de la implementacin de los sistemas contables computarizados
Cuadro No. 11
Lento 5 4
Ninguna 75 67
Altera datos 4 4
Adaptacin 4 4
Se cae el sistema 24 21
Total 112 100
Grfica # 11
67%
70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
21%
30.00%
20.00%
4% 4% 4%
10.00%
0.00%
Lento Ninguna Altera Adaptacin Se cae el
datos sistema
Segn la encuesta 4% = 5, indican que el sistema es lento, pero sobre todo a la hora de
imprimir las facturas y en pocas ocasiones en el procesamiento de la informacin.
Segn la encuesta 67% = 75, indican que no tienen ninguna problemtica con la
implementacin del sistema contable computarizado.
El 4% = 4, indica que los sistema alteran los datos, lo que implica inconvenientes con la
confiabilidad de la informacin.
117
El 4% = 4, indica que el problema que han tenido con la implementacin del sistema fue la
adaptacin de las personas encargadas de su utilizacin al manejo del mismo.
Por ltimo el 21% = 24, indica que han tenido inconvenientes en que se cae el sistema, que es
algo muy comn en los sistemas informticos, principalmente cuando estn en lnea, pero
tambin nos indicaban que el sistema se tenda a trabar, debido a que la maquinaria (hardware)
tiene errores o porque es equipo antiguo, y principalmente se da este tipo de problemtica
debido a la irregularidad en el fluido elctrico.
118
V. Anlisis e Interpretacin de Resultados
Al momento que la tecnologa avanza provee de opciones que facilitan el trabajo en todas las
profesiones que se desempean dentro de las empresas, por lo tanto en el sistema contable ha
provedo de programas computarizados contables los cuales son: las instrucciones responsables
de que el hardware (la mquina) realice su tarea. Segn la Enciclopedia Encarta 2009. Y que en
este caso realice el proceso contable de las empresas.
El estudio titulado Programas Computarizados En El Sistema Contable estudio realizado

en las empresas comerciales de la ciudad de Quetzaltenango estableci los resultados siguientes:
* Que de la muestra tomada para efectos del presente estudio de empresas en la ciudad de
Quetzaltenango, el 37% tiene implementado un sistema contable computarizado, lo cual no es
representativo ante el total de empresas, lo que denota que las empresas en cuanto a tecnologa
estn atrasadas, y las muestra en desventaja ante las empresas capitalinas de acuerdo a lo que se
ha observado en la mayora de empresas medianas y grandes que cuentan con sistemas de
informacin llevados en forma automatizada y sistematizada segn estudio de Orozco (2001).
* De las empresas que de acuerdo al resultado del estudio llevan un proceso contable
computarizado, un 12% utilizan programas de uso comercial fabricados por proveedores locales
tales como: COI, INVEX, SAE, COMPUCAJA, CONTAHABILIDAD, AS-400, R PRO,
SISMAQ, POS, MNICA y el 88% son programas creados por programadores especficamente
para las necesidades de cada una de las empresas, entre ellos: SAE (sistema de administracin de
empresas), POS (punto de venta) los cuales estn modificados para uso especfico y otros que
llevan el nombre de las empresas para las cuales fueron creados; lo que demuestra que la mayora
prefieren contratar servicios de programadores para que les elaboren sus sistemas adecuados a sus
necesidades, lo que les representa mayor eficacia y eficiencia. Por lo tanto se comprueba que son
utilizados las dos clases de sistemas contables computarizados que existen en el medio, segn lo
establecido en Enciclopedia Encarta 2009, datos contenidos en el marco terico del presente
estudio; En la pgina http://webdelprofesor.ula.ve en su artculo Programas computarizados
menciona los sistemas de contabilidad computarizada pueden ser programas especficos, paquetes
119
de sistemas estndar y desarrollo de sistemas propios. En la pgina http://gyepro.univalle.edu.co
su artculo El Papel de la Auditora en el Ambiente PED refiere que hoy en da, en el mercado se
encuentran soluciones de software empresarial que incluyen base de datos middleware,
infraestructura de hardware y servicios empaquetados y otros tipos de productos que ofrecen
versiones ajustadas a las necesidades de los empresarios.
* Los sistemas contables computarizados que tienen implementados las empresas tomadas en
estudio, se caracterizan por: Aceptar actualizaciones, poseer claves de seguridad de usuario y
porque actualizan automticamente los datos. En la pgina http://gyepro.univalle.edu.co su
artculo El Papel de la Auditora en el Ambiente PED indica que debe existir control interno para
evitar el diseo inadecuado de estndares de seguridad; segn los resultados obtenidos
actualmente los programas tienen seguridad, a travs de las claves de usuario (97%), De Len
(2004) menciona que en algunos casos no se utilizan adecuadamente las claves y cdigos de
acceso; respecto a la actualizacin automtica de datos Del Barrio (2001) determina: Como una
de las modalidades del proceso de informacin es en tiempo real (real time), que no implica la
acumulacin de transacciones, sino que cada operacin es procesada conforme se origina
obteniendo informacin actualizada en todo momento. Rojas (2000) expone: Que con los
sistemas contables computarizados los saldos de las cuentas se mantienen actualizados.
* Las empresas objeto de estudio han optado por implementar sistemas contables
computarizados por diversos motivos o finalidades tales como: Control interno, eficiencia y
eficacia, control de inventarios, facilitar el trabajo y generar informacin confiable. El motivo
principal que ha llevado a las empresas a implementar los programas contables computarizados
es obtener mejor control interno (91 empresas), como se expresa en la pgina
http://gyepro.univalle.edu.co en su artculo El Papel de la Auditora en el Ambiente PED dice: La
incorporacin tecnolgica a las empresas requiere de polticas de control y sistemas de
evaluacin que protejan la informacin empresarial, pues actualmente en la mayora de empresas
los dirigentes han reconocido que el control interno es base para que toda empresa sea eficiente y
eficaz; un segundo motivo lo constituye precisamente buscar esa eficiencia y eficacia (29
empresas); sta informacin coincide con lo expuesto en los antecedentes,
http://www.monografias.com en el artculo Importancia de la Contabilidad Computarizada indica
120
que la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se
hacen en forma manual; se puede manejar un volumen de operaciones mayor; se reduce mucho el
nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud lo que facilita el
trabajo. Alvarado (1999) expresa que todos los das las computadoras ayudan a las personas a
realizar sus labores de manera ms eficiente, permiten hacer consultas ms rpidas acerca de la
situacin financiera de la empresa, permiten mayor atencin a los clientes a travs de mejor
control del inventario. Del Barrio (2001) determina que todos los procesos contables que se
necesitan para poder atender los requerimientos de los nuevos modelos de negocios se hacen
eficientes a travs de procesos computarizados. Zamora (2002) explica que todas las empresas
debern contar un ERP (planeacin de recursos empresariales) el cual integra los procesos de
finanzas, logstica, abastecimientos, produccin, manejo de materiales, inventarios, transportes,
recurso humano, entre otros, contar con ste implica tener implementados de manera automtica
funciones como la de administracin de inventarios, inventarios actualizados. Quem (2003) dice
que: La implementacin de bases de datos, proporciona mayor calidad en cuanto a informacin y
a elaboracin de actividades, minimizando tiempo y esfuerzo humano. Sarat (2003) coincide
diciendo: Se requiere de herramientas que contribuyan a un eficaz control, para obtener
informacin oportuna y exacta, a travs de un sistema computarizado, tiles para anlisis
administrativos, decisiones gerenciales, registros contables, controles internos y para la toma de
decisiones. De Len (2004) expresa: el PED permite el control interno a efecto de obtener
informacin confiable y rpida, permitir salvaguardar los activos e incrementar la eficiencia
operativa, la sistematizacin es una herramienta para la evaluacin y supervisin de programas de
control interno, para garantizar la confiabilidad, rapidez y seguridad en el manejo de informacin.
* De acuerdo al estudio realizado a 112 empresas, los sistemas contables computarizados que
poseen generan diversidad de informacin, en su mayora en relacin a inventarios (107) ventas
(110), compras (99), efectivo (93) y facturacin (104) funciones que en conjunto establecen los
ingresos y egresos de las mismas. Proporcionan controles puramente contables como: Diario
(74), mayor (29), balance general (79) y estados de resultados (84) los cuales con frecuencia son
llevados por las agencias centrales de las empresas. Por ltimo estn otras opciones como lo es:
Libro de sueldos, determinacin de impuestos, y cuentas por cobrar. Coincidiendo esta
informacin con lo descrito en los antecedentes: En la pgina http://www.monografias.com en el
121
artculo Importancia de la Contabilidad Computarizada, en un sistema de contabilidad
computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, mayores,
estados financieros, e informes especiales. Rojas (2000) expone: El proceso contable
computarizado es el conjunto de procedimientos que ayudan a realizar los registros necesarios en
la contabilidad, tanto libros principales como auxiliares. En el sistema computarizado el contador
ingresa los datos necesarios de las operaciones financieras de la organizacin y el computador
prepara los asientos de diario, el traslado de las cuentas al mayor general y del balance de prueba.
* Los sistemas contables computarizados que tienen implementados las empresas objeto de
estudio en su mayora (96%) satisfacen las necesidades de las mismas, puesto que han sido
creados o diseados especficamente de acuerdo al tipo de empresa y sus necesidades, adems
cubre todos los registros contables que existen en la empresa, son muy completos y constituyen
fuente de control, sus resultados son efectivos y eficientes, facilitan el trabajo, siendo confiables,
proporcionando informacin en forma oportuna para toma decisiones. Existen un porcentaje
(4%) no representativo que manifiesta que no se adecan a las necesidades de su empresa. Esto
implica que si al momento de implementar un software tomamos en cuenta las necesidades que
tenga la empresa, ste ser efectivo y responder a las necesidades de la misma. Rojas (2000)
expone: el proceso contable computarizado es el conjunto de procedimientos que ayudan a
realizar los registros necesarios en la contabilidad. Del Barrio (2001) determina que: La
informacin desempea un papel clave y tiene que ser transparente, consistente y til para tomar
decisiones. Villagran y Almada mencionan que el ERP (proceso electrnico de registro) es un
software que integra todas las aplicaciones de la entidad como contabilidad con la informacin
financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz y autorizada).
* En las empresas tomadas como unidades de anlisis, sus sistemas contables computarizados
cumplen con los principios de contabilidad generalmente aceptados (100%) de acuerdo a que
contemplan los principios de: Negocio en marcha, unidad monetaria, periodo contable, revelacin
suficiente, consistencia y uniformidad los que estn estipulados por el Instituto Guatemalteco de
Contadores Pblicos y Auditores (PCGA). Al respecto la Superintendencia de Administracin
Tributaria indica que se pueden llevar los libros de manera electrnica previa autorizacin,
cumpliendo con la aplicacin de los PCGA.
122
* De las empresas encuestadas para el presente estudio el 97% tiene la capacidad econmica
para hacer mejoras o cambiar el sistema contable computarizado, estando anuentes a algunas
actualizaciones de los softwares y equipos de cmputo, debido a que tienen un nivel econmico
estable. En la pgina http://webdelprofesor.ula.ve en el artculo Contabilidad Computarizada,
comenta como desventaja los costos elevados de software y hardware, los cuales deben analizarse
para realizar las actualizaciones necesarias y no elevar los costos de las empresas.
* Las empresas que tienen implementados sistemas contables computarizados y tienen

capacidad econmica para hacerle mejoras o cambiarlo indicaron: En su mayora (57%) que estn
conformes con el funcionamiento de stos y por lo tanto no le haran ninguna mejora; (17%)
agregaran funciones para optimizar los resultados de los sistemas; (10%) actualizara los
programas para estar a la par de la tecnologa, al igual que el hardware (4%) para hacerlos ms
rpidos y solucionar problemas (9%) para hacerlos totalmente eficaces. En la pgina
http://gyepro.univalle.edu.co en su artculo El Papel de la Auditora en el Ambiente PED indica
hoy en da, en el mercado se encuentran soluciones de software empresarial que incluyen base de
datos middleware, infraestructura de hardware y servicios empaquetados y otros tipos de
productos que ofrecen versiones ajustadas a las necesidades de los empresarios lo que se deber
considerar para realizar las mejoras y actualizaciones necesarias.
* Los sistemas contables computarizados tienen mltiples beneficios, especficamente para

las empresas tomadas en estudio han representado reduccin de costos para el 90% de ellas,
reduccin de tiempo e informacin ms confiable para el 97%, lo que demuestra la importancia
que tienen para las empresas el implementar los sistemas contables computarizados, en la pgina
http://webdelprofesor.ula.ve en el artculo Contabilidad Computarizada comentan las ventajas de
los sistemas computarizados son: Velocidad, volumen de produccin, reduccin de errores, pases
automticos al mayor, obtencin de informacin contable oportuna, menores costos, impresin
automtica de documentos. Alonso (2000) analiza: Que hay software que permiten preparar en
tiempo y costo mnimos los estados financieros para accionista y terceros. Salas y Snchez
refieren: Los sistemas de entradas de datos evita costos. Rojas (2000) expone: Las organizacin
al utilizar sistemas contables computarizados se benefician debido a la increble velocidad del
computador, se procesan en forma rpida y eficiente grandes cantidades de datos, los saldos de
123
las cuentas se mantienen actualizados y genera informacin adicional sin costo extra. Orozco
(2001) dice: Las computadoras pueden procesar en poco segundos lo que anteriormente costara
muchas horas de trabajo y gran cantidad de personas. La creciente competencia obliga a disponer
de mayor cantidad de informacin en plazos de tiempo ms reducidos y de una mejor calidad.
Villagrn y Almada (2002) mencionan: El ERP es un software que busca que mejoren los
procesos operativos del negocio y la reduccin de costos. Zamora (2002) explica: En muchas
empresas el control de procesos de suministros va automatizacin les ha permitido: Minimizar
costos, integrar la informacin.
* La implementacin de sistemas contables computarizados en las empresas encuestadas en

su mayora (67%) no ha ocasionado problemas de ninguna ndole, el 21% indican que han tenido
problemas con los sistemas por factores externos a ellos (fluido elctrico, se cae cuando estn en
lnea, hardware antiguo), 4% es lento a la hora de imprimir, 4% por factores de equipo obsoleto,
altera datos y 4% les ha costado la adaptacin al cambio de un sistema manual a un
computarizado; algunas de las situaciones descritas anteriormente coinciden con el anlisis de
Del Barrio (2001) los actuales riesgos que los nuevos modelos de negocios traen como
consecuencia se deben mitigar con nuevos procesos en la empresa. No se puede seguir operando
como se haca anteriormente. Salas y Snchez refieren: No solo est cambiando la forma de hacer
negocios sino tambin tiende a cambiar la filosofa de las contabilizaciones (adaptarse al cambio
por medio de los empleados).
124
VI. Conclusiones
Despus de haber realizado la investigacin sobre: Programas Computarizados en el Sistema

Contable, estudio realizado en las empresas de la ciudad de Quetzaltenango, y analizar los
resultados obtenidos, se lleg a las siguientes conclusiones:
1. Las empresas comerciales en su mayora no utilizan programas computarizados para

contabilizar sus operaciones.
2. Las empresas que utilizan programas computarizados prefieren emplear programas hechos
a la medida y algunas empresas trabajan con sistemas contables incompletos.
3. La implementacin de programas computarizados contables facilita el registro de las

operaciones, agilizan las actividades de las empresas, ayudan a reducir costos, y permiten
obtener informacin confiable contribuyendo a una mejor toma de decisiones en el
momento oportuno.
4. La Superintendencia de Administracin Tributaria no exige la implementacin de los

programas computarizados, pero los permite si cumplen la observancia de principios y
normas contables.
5. En las empresas que se emplean sistemas computarizados contables, stos son manejados
por personas que no poseen la capacitacin adecuada del manejo de estos paquetes, lo que
impide obtener el mximo rendimiento de stos.
6. Los programas computarizados suelen tener fallas, que por lo general son de hardware (el
equipo de cmputo), debido a que los equipos son obsoletos, o el fluido elctrico es
deficiente y los empresarios no toman en cuenta los equipos de proteccin (UPS) y esto
impide su buen desarrollo.
125
VII. Recomendaciones
1. Debido a la importancia de los programas computarizados como herramienta competitiva

se hace necesario que las empresas implementen un sistema como el de la propuesta para
que por lo menos genere libros contables y reportes financieros.
2. Las empresas tienen que disear sus programas computarizados contables con base a sus
necesidades segn sus operaciones habituales, lo que les permitir una optimizacin de sus
sistemas contables.
3. Las empresas deben utilizar los sistemas contables completos, porque stos nos
proporcionan la informacin financiera necesaria para conocer la situacin de la empresa.
4. Proveer capacitaciones a los usuarios de los programas computarizados contables, para

tener el mximo rendimiento de los mismos.
5. Crear un sistema de control interno para evitar cualquier tipo de fraude. Es importante que
los programas computarizados contemplen la utilizacin de claves de acceso para sus
usuarios y que exista segregacin de funciones, polticas y procedimientos de seguridad,
ubicacin y proteccin del equipo fsico, respaldo de los programas. Elaborar copias de
seguridad, tanto de los programas como de las bases de informacin contable.
126
VIII. Bibliografa
Cardona, J. (1998), Sistemas Contables

Editorial McGraw-Hill Interamericana, S.A. Colombia.
Cdigo de Comercio Decreto Ley 2-70 (2000) y sus Reformas.

Jimnez & Ayala Editores, Guatemala.
Cdigo Tributario Decreto 6-91 (2003) y sus Reformas.

Ediciones Alenro, Guatemala.
Del Cid, A., Mndez R., Sandoval F., (2007). Investigacin, Fundamentos y Metodologa.
Primera Edicin
Editorial Pearson Educacin Mxico.
Guajardo, G. (2004), Contabilidad Financiera

4ta. Edicin
Editorial McGraw-Hill Interamericana, de Mxico S.A. de C.V.
Mxico
Kohler, E. (2005), Diccionario para Contadores

Editorial Limusa
Mxico
Ley del Impuesto Extraordinario y Temporal de Apoyo a los Acuerdos de Paz (IETAAP) Decreto
19-2004 (2004).
Guatemala
Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) Decreto 26-92 (2003) y sus Reformas incluidas en el
Decreto 18-04 (2004)
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Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) Decreto 27-92 (2003)
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Mndez, J. (1999), Criterios Bsicos para la Elaboracin de una tesis

Quetzaltenango
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Edicin Electrnica,
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Editorial Limusa, S.A.
Mxico.
Ruiz, A. (2004) Contabilidad General

Ediciones Alenro,
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Otras:
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C.P.A.C.
Mxico
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USAC Quetzaltenango
De Len, M. (2004), Tesis El PED como Elemento de Control Interno en el Inventario de

Mercaderas.
USAC Quetzaltenango.
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Del Barrio, D, (2001), Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto
Mexicano de C.P.A.C.
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El papel de la auditora en el ambiente PED
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Contabilidad Computarizada
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Importancia de la Contabilidad Computarizada
Orozco, J. (2001), Tesis Control Interno por medios Computarizados en el rea de Cuentas por
Cobrar de una Empresa Embotelladora de Bebidas Gaseosas
USAC Guatemala
Quem, P. (2003) Tesis Implementacin de una Base de Datos en una municipalidad

Rojas, A. (2000) Tesis Proceso Contable Computarizado en el Rubro de Prstamos de una

Organizacin Gubernamental (ONG)
USAC Quetzaltenango
Salas, J. y Snchez, J. (2000), Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto
Mexicano de C.P.A.C.
Mxico
Sarat, J. (2003) Tesis Sistema Computarizado Aplicado al rea de Inventarios en una Empresa de
Carroceras Metlicas
129
Superintendencia de Administracin Tributaria SAT- Boletn Informativo Contribuyente
Normal Rgimen General (2003)
Guatemala
Villagrn, L. y Almada, F. (2002), Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del
Instituto Mexicano de C.P.A.C.
Mxico
Zamora, Z. (2002), Revista Contadura Pblica rgano oficial de difusin del Instituto Mexicano
de C.P.A.C.
Mxico
130
Anexos
131
Anexo 1
Propuesta
Los cuadros e imgenes que se incluyen dentro de la propuesta son con fines ilustrativos
132
Propuesta
"Gua de los Mdulos que debe Contener una Programa Computarizado Contable
Introduccin
Conforme el anlisis de los resultados obtenidos en la investigacin, es imprescindible reconocer

la necesidad que hay en el mundo actual, que los procesos que se llevan a cabo dentro de las
empresas sean eficaces, sobre todo en el rea contable, la que nos brinda informacin financiera
necesaria en la toma de decisiones, por lo tanto en las empresas comerciales de la ciudad de
Quetzaltenango, se torna necesario proponer la implementacin de programas computarizados,
para estar a la vanguardia de la tecnologa y en calidad de competencia frente a las empresas
capitalinas. Estos programas llevarn a cabo los procesos contables en forma eficaz y eficiente.
Justificacin
Debido al crecimiento constante de las operaciones de las empresas y a la necesidad de tener

informacin exacta, resumida e informes en tiempo, los sistemas manuales contables
tradicionales de manejo de datos resultan obsoletos y poco eficientes; pues en muchas ocasiones
la informacin requerida no es proporcionada en forma oportuna principalmente para la toma de
decisiones; esto ha hecho que sea necesaria la utilizacin de sistemas computarizados contables
para agilizar el procesamiento de datos, ya que representa un enorme avance en cuanto a que
permiten ejercer control eficiente en los procesos y en las actividades relacionadas al rea
contable. Por estas razones es importante la implementacin de sistemas contables
computarizados en las empresas comerciales de la ciudad de Quetzaltenango, debido a que qued
demostrado que en estas empresas que tienen sistemas computarizados contables nicamente los
utilizan para el control de inventarios y facturacin pero han obtenido mayor eficiencia y eficacia
en sus procesos as como pueden disponer de informacin confiable en forma oportuna,
adjudicndose beneficios como la reduccin de costos y de tiempo.
133
Objetivo general.
Proporcionar una gua para que los propietarios de las empresas comerciales de la ciudad de
Quetzaltenango que utilizan actualmente un programa computarizado contable, adquieran un
programa que les pueda ser til, para implementar programas computarizados contables, con la
finalidad de que stos ejecuten los procesos de acuerdo a la tcnica contable y cumpliendo con
aspectos fiscales, adecuados para lograr eficiencia y eficacia en el rea contable de las mismas.
Objetivos especficos.
Establecer los mdulos necesarios para llevar a cabo los procesos contables en forma
adecuada.
Detallar el proceso de archivo, registro, procesamiento de datos, medidas de seguridad y

control eficiente en los procesos contables, as como el proceso para la obtencin de
informacin confiable y oportuna.
Para la implementacin de un sistema contable computarizado en una empresa ser necesario que
sta sea llevada a cabo por la asesora de un Contador Pblico y Auditor, el cual debe poseer el
conocimiento sobre la operatoria de los equipos de cmputo y como se disean los sistemas, que
implica un conocimientos de sistemas de cmputo y de programacin; tener la capacidad de
evaluar los procedimientos de control en las instalaciones de cmputo y establecer las normas de
auditora pertinentes; conocer las tcnicas y los diversos lenguajes de programacin; estar
familiarizado con los sistemas operativos; detectar los problemas en el manejo de archivos de
clientes y de estructura en general (base de datos); establecer una buena comunicacin, tanto con
los dems auditores de la empresa, como con los especialistas en procesamiento electrnico de
datos. El auditor deber tener un adecuado respaldo de conocimientos sobre los sistemas de
informacin computarizada y al mismo tiempo debe de mantener un riguroso plan de
actualizacin sobre dicha materia. El auditor estar encargado de participar en el desarrollo e
implementacin de los sistemas (software), asesorar los controles: Planeacin, desarrollo,
seguridad, control y mantenimiento de los sistemas; revisin de las aplicaciones de tipo
134
financiero y administrativo que sirve de retroalimentacin al sistema contable de la empresa. Se
encargar de estudios de factibilidad para la compra de equipo de computacin, para procesar sus
datos; seleccin del software que ms se adapte a las necesidades de la empresa.
Se determinar al personal adecuado para el manejo del equipo de computacin y del software.
Para el desarrollo del software se debe enfatizar en los siguientes puntos:
- Almacenamiento de datos.
- Establecer controles internos adecuados a las necesidades
- Que se pueda reanudar el funcionamiento del sistema en caso de error o interrupcin
imprevista.
- Formato de los datos de salida como: informes, resmenes, plizas.
- Elaboracin de un manual.
Seguridad y control interno.
Los programas computarizados son vulnerables a algn tipo de prdida, fraude o falla.
La seguridad se hace necesaria debido a la centralizacin y el fcil acceso de los recursos de

cmputo. El valor de la informacin financiera es muy importante y por lo que deben
implementarse polticas y procedimientos de seguridad, ubicacin y proteccin del equipo fsico,
respaldo del software y acceso al sistema. Polticas de seguridad: Es aconsejable tener un plan de
contingencia por cualquier eventualidad que pueda ocurrir a los programas, as como tener
procedimientos por escrito del sistema de seguridad. Es recomendable tener una copia fsica de
los programas de contabilidad, as como tener definido el respaldo (back-up) diario, semanal o
mensual de los archivos, de la base de datos, del sistema operativo. La frecuencia depender de la
cantidad de transacciones que ingresen diariamente al sistema. Los respaldos son importantes
porque protegen a la empresa de un evento en donde se borren archivos accidentalmente por
algn fallo en el hardware, tambin protege al administrador de computo en contra de cambios no
autorizados o accidentales hechos a los archivos o programas, estos respaldos se deben realizar en
135
medios extrables (diskettes, CDs,DVDs), los cuales deben encontrarse fuera de la empresa,
custodiados por los encargados del sistema. El departamento de procesamiento electrnico de
datos debe ubicarse en un lugar seguro para prevenir que personas no autorizadas entren y usen el
equipo. Solamente personas autorizadas deben tener acceso a los programas computarizados
contables por lo tanto tendrn su respectiva clave para ingresar al sistema. Deben existir niveles
jerrquicos de ingresos a las funciones del sistema, siempre debe haber un encargado principal
responsable del sistema. Esta persona debe tener acceso a todo el sistema, aunque siempre es
bueno tener a otra persona con estos mismos privilegios en caso de alguna emergencia. Sin
embargo, este acceso debe ser limitado al menor personal posible para mantener seguro el
sistema. Esto es debido a que cualquier persona con acceso ilimitado puede hacer cambios no
autorizados. La mayora de usuarios solo debe tener acceso a archivos y sistemas que sus trabajos
requieran. Se debe dar el entrenamiento al personal sobre el buen manejo del equipo de software
y hardware para que no ocurra dao al mismo.
Para asegurarse que no entren personas no autorizadas a esta rea, deben estar identificados con
un gafete de la empresa. El lugar donde se va a localizar el equipo de computo requiere de una
construccin slida, preferiblemente contra incendios, debe estar en un lugar no llamativo, ni
accesible a personas fuera de la empresa, debe estar prohibido el ingreso de comida y bebidas
cerca de las computadoras, debe contarse con un plan de reparacin y mantenimiento del equipo
ya sea teniendo el personal adecuado para hacer esas reparaciones o tener un contrato de
mantenimiento. Debe existir una instalacin elctrica adecuada para todo el equipo de computo
(servidor, computadoras, impresoras, escanners, etc.), es indispensable contar con un UPS
(sistema de interrupcin de ejerca elctrica). Debe existir separacin de funciones dentro del
departamento de procesamiento electrnico de datos y departamento de usuarios, debe tenerse
lneas definidas de autoridad y responsabilidad: gerente de procesamiento electrnico de datos,
136
analista de sistemas, programador operador de computadoras o digitador, tcnico en
computacin. Es indispensable elaborar documentos en relacin con la operacin, caractersticas
tcnicas operativas (manuales que apoyaran al usuario).
Descripcin de los mdulos del software.
El sistema computarizado se integra por los siguientes mdulos: Punto de venta y facturacin,
control de inventarios, clientes/ proveedores, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control
bancario, planillas, contabilidad, configuracin, ayuda, salir. Estos mdulos son de fcil
aplicacin. Despliegan las opciones por medio de mens que el usuario selecciona de acuerdo a
la actividad que se encuentre por realizar.
Mi Empresa
AV. XXXX
TEL.XXXXX
Punto De Venta Control De Clientes

O Facturacin Inventarios Proveedores
Cuentas Por Cuentas Control

Cobrar Por Pagar Bancario
Planilla Contabilidad Configuracin
Auditoria y Anlisis
Ayuda Salir Financieros
137
Punto de venta y facturacin: Se encarga de realizar las ventas, tanto al crdito como al
contado, maneja el efectivo que ingresa, los datos de la factura de la venta efectuada: Fecha,
cliente, producto, precio, etc., permite la impresin de la misma, rebaja los productos vendidos
del control de inventarios, genera reporte de efectivo ingresado en el da, agrega los cargos a los
clientes de ventas al crdito, permite un egreso de efectivo al momento que se necesite depositar
a las cuentas de la empresa y genera el reporte de ventas.
Descripcin de las funciones de los botones:
- Crear: Sirve para emitir la factura.

- Modificar: Modifica una factura por si se ha cometido un error.
- Imprimir: Imprimir la factura.
- Eliminar: Elimina una factura existente.
- Buscar: Busca las facturas existentes en la base de datos.
- Internet: Es la conexin a la red de internet.
- Notas: Permite agregar comentarios o referencias al momento de ingresar una factura.
- Ayuda: Contiene informacin acerca del uso del programa.
138
Control de inventarios: registra el ingreso y egreso de la mercadera, utilizando cdigos y
descripcin de los productos de la empresa, estableciendo la existencia de los productos. Los
inventarios son rebajados de acuerdo a los datos provenientes del punto de venta y facturacin. El
mdulo control de inventarios cuenta con el sub-mdulo de compras, a travs del cual aumentan
los inventarios., los mdulos permiten imprimir los reportes respectivos.
- Crea Prod.: Agrega un producto al inventario.

- Modifica: Modifica informacin de un producto.
- Precios: Indica los precios de los productos.
- Eliminar: Elimina registros de productos.
- Ver Prod.: Visualiza informacin de un producto.
- Etiquetas: Crea etiquetas de informacin de los productos.
- Notas: Agrega comentarios.
- Ayuda: Informacin acerca del funcionamiento del mdulo.
139
- Crear: Ingresa una orden de compra de productos.

- Modificar: Modifica informacin acerca de alguna compra.
- Imprimir: Imprime reportes.
- Eliminar: Elimina registros.
- Notas: Agrega comentarios.
- Ver orden: Visualiza la orden de compra.
- Internet: Es la conexin a la red de internet.
- Recibir: Da ingreso a la compra.
- Ayuda: Informacin acerca del funcionamiento del mdulo.
Clientes/proveedores: Permite agregar la informacin sobre los clientes y proveedores que

posee la empresa e imprimirla.
140
- Buscar: Busca los registros de los clientes.

- Consultar: Visualiza informacin sobre un cliente.
- Balance: Muestra el saldo de un cliente.
- Notas: Agregar comentarios.
- Crea empresa: Agrega un nuevo cliente.
- Modificar: Modifica el registro de un cliente.
- Eliminar: Elimina el registro de un cliente.
- Ordenar: Ordena los clientes de acuerdo a un criterio.
- Reportes: Genera los reportes de clientes.
- Etiquetas: Crea una identificacin especial para el cliente.
- Ayudas: Informacin acerca del uso del mdulo.
- Salir: Regresa al men anterior.
141
- Buscar: Busca los registros de los proveedores.

- Consultar: Visualiza informacin sobre los proveedores.
- Balance: Muestra el saldo de los proveedores.
- Crea empresa: Agrega un nuevo proveedor.
- Modificar: Modifica el registro de los proveedores.
- Eliminar: Elimina el registro de los proveedores.
- Ordenar: Ordena los proveedores de acuerdo a un criterio.
- Reportes: Genera los reportes de los proveedores.
- Etiquetas: Crea una identificacin especial para los proveedores.
- Salir: Regresa al men anterior.
Cuentas por cobrar: Registra los clientes que nos deben en concepto de mercadera al crdito,
generados por el punto de venta y facturacin, as como el registro de los abonos hechos por el
cliente. Permite imprimir un estado de cuenta de los clientes, conociendo sus saldos.
142
Descripcin de las funciones de los botones.
- Pagos/Cr: Da ingreso al pago de un cliente.

- Comp/Db: Registra los dbitos hechos a clientes.
- Imprimir: Imprime el reporte de los pagos de los clientes.
- Estado Ct: Visualiza el estado de cuenta por cliente.
- Ver Doc: Permite buscar un documento.
- Ayuda: Informacin acerca del uso del mdulo.
Cuentas por pagar: Registra los proveedores a que les debemos en concepto de mercadera al
crdito, generados en el mdulo de compras, en el control de inventarios, as como el registro de
los abonos hechos a los proveedores. Permite imprimir un estado de cuenta para conocer los
saldos pendientes de pago.
- Pagos/Cr: Da ingreso al pago a un proveedor.

- Comp/Db: Registra los crditos hechos a los proveedores.
- Imprimir: Imprime el reporte de los pagos a los proveedores.
- Estado Ct: Visualiza el estado de cuenta por proveedor.
143
- Ver Doc: Permite buscar un documento.
Control bancario: Registra los depsitos, retiros y emisin de cheques para los pagos efectuados
a travs de las cuentas bancarias de la empresa. Imprime un reporte para obtener la disponibilidad
de las cuentas.
- Crear: Crea depsitos o retiros a las cuentas bancarias de la empresa.

- Modificar: Modifica los registros.
- Eliminar: Elimina los registros.
- Imprimir: Imprime el reporte de depsitos y retiros.
144
- Fechas: Visualiza reporte de cheques emitidos en un rango de fechas.

- Nro. Chq.: Busca un registro de cheques por nmero.
- Categora: Conceptos de los cheques.
- Empresa: Registro de empresas a las que se les paga con cheques.
- Imprimir: Imprime un reporte de los cheques emitidos.
Planilla: Contiene el registro de los pagos por concepto de salarios.
145
- Buscar: Busca los registros de los empleados.

- Consultar: Visualiza informacin sobre los empleados.
- Balance: Muestra los pagos efectuados a los empleados.
- Agregar empleado: Agrega un nuevo empleado.
- Modificar: Modifica el registro de los empleados.
- Eliminar: Elimina el registro de los empleados.
- Ordenar: Ordena los empleados de acuerdo a un criterio.
- Reportes: Genera los reportes de los empleados.
- Etiquetas: Crea una identificacin especial para los empleados.
- Salir: Regresa al men anterior
Contabilidad: Est es un rea nicamente puede ser utilizada por un supervisor (contador)
comprende los mdulos correspondientes a los libros obligatorios contables: Compras, ventas,
catlogo de cuentas, asientos contables, diario, caja, mayor, ganancias y prdidas, balance general
y cierre. Tambin debe permitir imprimir cada uno de los datos que refleje cada mdulo.
Compras: Registra el movimiento de las compras efectuadas por la empresa.
146
- Guardar: Guarda los registros en el libro de compras.

- Agregar: Agrega un registro en el libro de compras.
- Eliminar: Elimina un registro en el libro de compras.
- Ver: Visualiza el reporte del libro de compras.
- Imprimir: Imprime el reporte del libro de compras.
- Salir: Permite salir del mdulo.
Ventas: Registra el movimiento de las ventas efectuadas por la empresa.
- Guardar: Guarda los registros en el libro de ventas.

- Agregar: Agrega un registro en el libro de ventas.
- Eliminar: Elimina un registro en el libro de ventas.
- Ver: Visualiza el reporte del libro de ventas.
- Imprimir: Imprime el reporte del libro de ventas.
- Salir: Permite salir del mdulo.
147
Catlogo de cuentas: Permite crear la codificacin para las cuentas que se van a utilizar para la
contabilizacin de las operaciones que realice la empresa.
- Adicionar cuenta: Agrega una cuenta al catalogo.

- Modificar cuenta: Modifica el nombre de una cuenta.
- Lista de Ctas.: Genera el listado del catalogo.
- Eliminar cuentas: Elimina una cuenta del catalogo.
- Utilizar Ctas. Predef.: Permite utilizar un catalogo predeterminado.
Asientos contables: Registra las operaciones que reflejan el movimiento de la empresa.
- Crea/modif. asiento: Agrega o modifica un registro contable.

- Elimina asiento: Elimina un registro contable.
148
Diario: Genera el reporte de los asientos contables.
- Revisar libro diario: Revisa el libro diario.

- Explicacin: Informacin acerca del uso del mdulo.
Caja: ste mdulo registra los ingresos y egresos de efectivo realizados por la empresa por
ejemplo: compras, ventas, cobros y gastos en efectivo, etc. determinando el saldo de ste rubro.
Mayor: Genera las T grficas de las cuentas que se necesiten consultar.
149
- Elegir cuenta: consulta una cuenta.

- Definir impresora: Opciones acerca de la impresora.
- Reportes: Permite imprimir reportes que se generan a travs de la
informacin de los asientos contables.
- Balance general: Genera este reporte proveniente de los datos ingresados en los asientos
contables.
- Ganancias y prdidas: Genera este reporte proveniente de los datos ingresados en los
asientos contables.
- Cash flow: Genera este reporte tomando en cuenta los datos ingresados en los asientos
contables.
- Elegir impresora: Opciones acerca de la impresora.
- Cierre: Permite finalizar el ejercicio contable.
150
- Procesar cierre: Inicia el cierre contable.

- Cierres realizados: despliega informacin acerca de cierres realizados.
- Instrucciones: Informacin acerca del uso del mdulo.
Configuracin: Compuesto por sub-mdulos: Generales: Permite agregar la informacin de la

empresa; nombre, direccin, perodo contable, moneda, etc. Acceso: Generar las claves para los
usuarios, y supervisores. Respaldo: Para guardar la informacin en medios extrables.
Ayuda: Informacin que crea conveniente el programador para los usuarios del sistema.
Salir: Abandonar el sistema contable.
Auditora y anlisis financieros: Al equipo tambin se le pueden adicionar aplicaciones

financieras y administrativas, implementadas utilizando el software adecuado a esta rea. Al
desempear estas funciones le ser posible determinar el tipo de informacin necesaria para la
toma de decisiones importantes para el buen manejo de los recursos financieros y administrativos
de la empresa, esto a travs del clculo de razones financieras, anlisis horizontal y vertical.
Anlisis en el balance general: Cierre rpido efectuando ajustes a transacciones, clculos de
varianzas contables entre periodos contables, anlisis de operaciones contables. Anlisis de
ventas: Generar reportes de ventas y ganancias por vendedor, por producto, por regin, por
151
cliente, comparacin con perodos anteriores. Inventario: Reportes de disponibilidad, de
transacciones por valor, disponibilidad por producto, por regios, comparacin de costos, etc.
Puede ampliarse a opciones de Auditora. Los paquetes de software de auditora ayudan al auditor
en la verificacin de los registros en la computadora. Dentro de las funciones esta: Muestreo:
Simplifica el trabajo de seleccin de muestreo a la vez que incrementa el alcance del trabajo del
auditor al aplicar diversos criterios de seleccin, abarcando un universo ms grande y en menor
cantidad de tiempo, criterios como al azar, aleatorio, sistemtico y por bloques. Informes por
excepciones: Busca un archivo de irregularidades o excepciones, por ejemplo cuentas deudoras
con saldo acreedor o viceversa.
Clculos: Se puede sumar, restar, multiplicar o dividir campos especficos; clculos de IVA,
planillas, descuentos, depreciaciones, amortizaciones, etc. Secuencias o verificacin de
duplicacin de registros: verifica la existencia de dos o ms registros idnticos.
Operaciones de conteo: Verifica la calidad y cantidad de las operaciones registradas en las bases
de datos.
Registro de auditora Vrs. Registros de la empresa: Compara datos establecidos por la

auditora con los registros de la empresa como los son especficamente en recuentos fsicos de
inventarios y ver si se encuentran diferencias.
Nota: Los grficos utilizados para ejemplificar las funciones del software fueron tomadas de
programas: monica y asiste de SAT.
152
Anexo 2
Boleta de Encuesta
153
Los datos proporcionados en la presente boleta nicamente tiene como finalidad el estudio sobre
Programas computarizados en el sistema contable, por lo que los datos aportados en ella son
confidenciales y para uso exclusivo de la presente investigacin, agradezco cordialmente su
colaboracin y la veracidad de su respuesta.
1) Lleva su proceso contable computarizado?

S No
2) Su sistema contable computarizado es:

Programa Comercial Programa Hecho a medida de su empresa
Nombre:_____________________ Nombre: _____________________
3) Qu caractersticas posee su programa computarizado contable (Software)?

Acepta Mejoras Clave de Seguridad de Usuario
Actualizacin Automtica de datos
4) Con qu finalidad implemento el sistema contable computarizado?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5) Qu informacin contable le genera su sistema?

Inventario Diario Mayor Compras
Ventas Balance General Estado de Resultados
Cajas Otra __________________________________________
154
6) Responde a sus necesidades su sistema contable computarizado?
S No
Por qu?_________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7) Cumple con las normas y principios de contabilidad su sistema contable computarizado?

S No
Por qu?_________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8) Tiene la capacidad econmica para hacerle mejoras o cambiar el sistema contable

computarizado?
S No
9) Si contest s, al anterior cuestionamiento, indique qu mejoras le hara a su sistema

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10) Qu beneficios le trajo la implementacin del sistema contable computarizado?

Costo Tiempo Informacin ms confiable
11) Cul es el orden de las operaciones contables que lleva el programa computarizado
contable (software)?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
155
Anexo 3
Listado de Empresas Encuestadas
156
Nombre Direccin
9.99 y Mas 16 Avenida 1-14 Zona 1
A la Moda 12 Avenida Zona 1
Abarrotera Albamar Democracia
Access Computacin Calle "A" Edificio Andrus Zona 3
Adidas Interior La Pradera Xela Zona 3
Adoc Interior La Pradera Xela Zona 3
Agape 6 Calle Zona 1
Agencia Way 14 Avenida Zona 1
Agro-Mario Diagonal 11 20-66 Zona 1
Agromary Las Flores Diagonal 12 6-68 Zona 1
Ajuares Denis 15 Avenida 0-08 Zona 1
Ajuares Sonia Callejn 15-47 Zona 1
Almacn Nueva Espaa 12 Avenida A-17 Zona 1
Aldonero Pradera
Alimentos Xelaj S.A. Perifrico Zona 8
Almacn Bella Aurora 7 Y 8 Calle 10 Y 11 Avenida Zona 1
Almacn Continental 10 Avenida Zona 1
Almacn El Ahorro 12 Avenida 2-13 Zona 1
Almacn El Pacifico Calle Rodolfo Robles 15-19 Zona 1
Almacn El Relmpago Democracia
Almacn El Vapor Azul 4 Calle 14-07 Zona 1
Almacn Flor Blanca 8 Calle Zona 1
Almacn Imperio 14 Avenida A 14a-01 Zona 1
Almacn Joselito Casa Musical 4a. Calle 26-27 Zona 3
Almacn Karina 7 Calle C.Comercial Municipal Zona 1
Almacn La Panamericana 11 Avenida Zona 1
Almacn Las Novedades 4 Calle 12-33 Zona 1
Almacn Mxico Lindo 6 Calle Edificio Municipal Zona 1
Almacn Mi Bebe 4a. Calle
Almacn Nuevo Egipto 11 Avenida Edificio Municipal Zona 1
157
Almacn Nuevo Mundo 4 Calle 12-39 Zona 1
Almacn y Droguera La Universal Edificio Pac 8 Calle 9-37 Zona 1
Almacn Yarzebski Democracia
Aluminixela 14 Avenida Zona 3
American Shoes Interior La Pradera Xela Zona 3
Antillon 18 Avenida 1-76 Zona 3
Arca De No Interior La Pradera Xela Zona 3
Artesanas Innova Parque
As. Jurdica Financiera De Occidente Parque
Atel Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
Audio Data 12 Avenida Zona 1
Audio Digital 15 Avenida Zona |1
Audio Hogar Calle Rodolfo Robles
Avon 19 Avenida 1-17 Zona 3
Babieras Caf 5 Calle 13-14 Zona 1
Bazar American Shoping 15 Avenida 0-12 Zona 1
Bazar Disneylandia Calle Rodolfo Robles Zona 1
Beauty Depot Pradera
Bellsouth Interior La Pradera Xela Zona 3
Best De Guatemala 18 Avenida "A" 7-85 Zona 3
Best Price Pradera
Bicirepuestos El Campen Democracia
Bike Shop 1 Calle 15-44 Zona 1
Bodega Coca Cola 13 Avenida Zona 1
Bodega de Azcar La Montaa 6a Calle Zona 2
Bodega de Bocadeli Diagonal 1 Zona 3
Bodega de Helados 2 Pinos 9 Calle A Zona 2
Bodega de Jugos Del Frutal 2a. Calle 17-31 Zona 3
Bodega De Pan Europa 5 Avenida 7-43 Zona 2
Bodega Infom Carretera Interamericana Zona 11
Bodega Pepsi 12 Avenida Pasaje Enrquez Zona 1
158
Bodega Sabritas Carretera Interamericana Zona 11
Books In Inglish 15 Avenida 3-64 Zona 1
Bordatex 2a. Calle Zona 3
Boutiq Casa Amrica 24 Avenida 0-20 Zona 1
Boutiq Gnesis 12 Avenida Zona 1
Boutiq Obsesiones 12 Avenida 0-86 Zona 1
Boutique Aries 14 Avenida 5-30 Zona 1
Boutique Casa Amrica 14 Avenida 1-34 Zona 1
Boutique Gran Punto 4 Calle 15-34 Zona 1
Boutique Keops 14 Avenida A 14a-05 Zona1
Boutique Private Coleccin Edificio Ramrez Zona 1
Boutique Steel Pradera
Brand's MartS Interior C.C. Mont Blanc
Bullocs Jeans Interior La Pradera Xela Zona 3
Burguer House 4a. Calle Zona 3
Burguer King Pradera
Byaika Delco
C.I.A 13 Avenida 8-33 Zona 1
Caf Bar El Duende 14 Avenida A 1-44 Zona 1
Caf Berna 12 Avenida 0-36 Zona 1
Caf La Luna 4 Calle Zona 1
Caf Los Balcones 7 Calle Zona 1
Caf Y Restaurante La Corteza 2 Calle 12-24 Zona 1
Calentadores Fumarola Calle Rodolfo Robles 17-27 Zona 1
Calentadores Goliat 1 Calle Zona 1
Calzado Amrica 2 Calle 12-11 Zona 1
Calzado Cobn Interior La Pradera Xela Zona 3
Calzado Gmez 12 Avenida 7-40 Zona 1
Calzado Magus Pradera
Calzado Par 2 La Democracia
Calzado Roy Pradera
159
Calzado Santander Pradera
Calzadora Suave Piel 6 Calle 7-59 Zona 1
Canella S.A. Interior Supercom Delco Zona 3
Capri 4 Calle 14-28 Zona 1
Carrousel Pradera
Casa Amrica Calle Rodolfo Robles 15-75 Zona 1
Casa De La Ensalada 14 Avenida 6-40 Zona 1
Casa Instrumental 7a Avenida Zona 5
Casa Verde 12 Avenida 1-40 Zona 1
Celasa Democracia
Central De Materiales Elctricos 4a. Calle
Central Ferretera Los Altos 7a Avenida 8-68 Zona 5
Centro De Servicio Pcs 5 Calle 15-33 Zona 1
Centro Distribucin Olmeca 5a. Calle 13-24 Zona 3
Centro Mercantil 4 Calle Zona 1
Centro Occidental Textiles 7 Calle C.Comercial Municipal Zona 1
Century Shop 8 Avenida Zona 1
Cermicas de Guatemala 7 Calle C.Comercial Municipal Zona 1
Champion Sport Pradera
Chinito Veloz Pradera
Cocos Boutique Interior La Pradera Xela Zona 3
Com. E Indust. Latex Centroamericana 19 Avenida Zona 3
Comcel Interior La Pradera Xela Zona 3
Comercial Gama Parque
Compu Extras C. Rr 19-24 Zona 3 Plaza Esmeralda
Compu Mundo 19 Avenida 4-81 Zona 3
Compu Xela 12 Avenida Zona 1
Compulance 11 Calle 19-49 Zona 3
Compumacro 12 Avenida C-07 Zona 1
Compumaster 15 Avenida 0-23a Zona 3 Plaza Celesma
Compunet Jc Calle A Zona 1
160
Compuprices 21 Avenida 2-45 Zona 3
Compusistemas 1 Calle 12-20 Zona 1
Computek 1 Calle Zona 1
Computel 1a. Calle 17-39b Zona 3
Corporacin Belhsa Cuesta Blanca
Crisol Calle A Zona 1
Cycler's World Pradera
David Sport Pradera
De La Riva Hnos. Interior La Pradera Xela Zona 3
De Walt Rotonda
Decorabaos 15 Avenida 4-32 Zona 3
Deliburguer Calle Rodolfo Robles 29-75 Zona1
Delicadezas La Poloneza 14 Avenida A 4-55 Zona 1
Despensa Familiar 13 Avenida 6-94 Zona 1
Dibujos Lumiplex 11 Calle 10-07 Zona 2
Digi Point 8 Avenida 6-44 Zona 1
Disagro Avenida La Independencia Zona 5
Disco Centro Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
Dismaco 9 Calle 23-74 Zona 7
Dismex 7a Avenida 1-16 Zona 2
Distribuidor De Helados Foremost 12 Avenida 1-92e Zona 3
Distribuidora Gama Diagonal 1 21-12 Zona 3
Distribuidora Plastixela 16 Avenida 0-12 Zona 3
Domino's Pizza 4a. Avenida Zona 1
Don Justo Cabal 17 Avenida 1-60 Zona 3
Donatela 2a. Calle 16-19 Zona 3
Droguera y Farmacia Mndez 15 Avenida 1-20 Zona 3
Duende Pradera
E. Q. S. A. 15 Avenida Edificio Pacsa Centro Z. 3
Ecasa 1 Calle 19-37 Zona 1
El Ceramicon 2a. Calle Zona 3
161
El Emperador 12 Avenida
El Precio Justo Montblanc
El Zepeln Interior La Pradera Xela Zona 3
Electrocentro Democracia
Electromat 7a Calle 4-26 Zona 2
Electrnica Israel 14 Avenida A 0-78 Zona 1
Electrnica Musical 4a. Calle 17-32 Zona 3
Electrnica Santa Maria 14 Avenida A
Electrosistemas 3a. Calle Zona 3
Emporium Boutique 6 Calle 14-04 Zona 1
Especias Democracia
Euro Repuestos S.A. Rotonda
Europa Motors Company Mercedes Benz Avenida La Independencia Zona 5
Farmacia Batres Parque
Farmacia Centro Amrica Rodolfo Robles
Farmacia Del Valle Parque
Farmacia El Descuentazo 3a. Calle 19-52 Zona 3
Farmacia Jos Gil 15 Avenida 5-20 Zona 3
Farmacia Polanco 4 Calle 24-50 Zona 1
Farmacia Roma 14 Av. Y 1a. Calle Zona 3 Edif. Delco
Ferretera El Martillo 7a. Calle 24-15 Zona 3
Foodmart Entrada
Fotomart Parque
Fpk Interior La Pradera Xela Zona 3
Fuji Interior La Pradera Xela Zona 3
Gnc Live Well Pradera
Guisepes Pizza 15 Avenida Zona 1
Helados Pops Parque
Helados Sarita 14 Avenida A 0-86 Zona 1
Helados Wendy 14 Avenida Zona 1
Hermanos Copher Rotonda
162
Hiper Paiz Interior La Pradera Xela Zona 3
Hogar Feliz Pradera
Honda Rotonda
Hulera Altense Calzada Independencia 10-07 Zona 5
Incogua Diagonal 12 Zona 1
Indeca Periferico Zona 8
Industrias Italtex 5 Calle 9-37 Zona 1
Inelec 12 Avenida C-89 Zona 1
Infase Computacin 19 Avenida C.C. Minerva Zona 3
Intel Insid Computacion 10 Avenida Zona 1
Intercom Telfonos 8 Calle Zona 1
Jabon Ambar Avenida La Independencia Zona 5
Jireh Montblanc
Joyas Bijou 17 Avenida Torre Profesional Zona 3
Joyera La Marqueza Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
Joyera Maguen Democracia
Joymas Rodolfo Robles
Kodak Foto Club Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
La Curacao 15 Avenida 2-25 Zona 3
La Dama De Plata Democracia
La Garza 14 Avenida 3-24 Zona 1
La Paleta 2a. Calle 15-10 Zona 3
La Skina 13 Avenida Edificio Gutirrez Zona 1
La Vienesa 14avenida "A" A0-57 Zona 3
Lacoste Interior La Pradera Xela Zona 3
Lcteos Xelac 14 Avenida 3-23 Zona 3
Levis Pradera
Librera Evanglica 14 Avenida Zona 1
Librera La Ceiba 5 Calle 9-18 Zona 1
Manhattan Maryland Montblanc
Matelec Calle Rodolfo Robles 16-29 Zona 1
163
Mat-Software 25 Avenida D3-37 Zona 3
Maya Tour 14 Avenida 4-56 Zona 3
Mc Donald's 17 Avenida Y 4a. Calle Zona 3
Md Zapateria Pradera
Mega Elektra 13 Avenida Zona 1
Mega Hogar Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
Mike Mike Pradera
Mini Despensa Diagonal 11 20-94 Zona 1
Mita 4a. Calle
Mti Computacin Plaza Escala
Mundo Electrnico Diagonal 3 4-37 Zona 1
Mundo Musical Avenida Jesus Castillo 6-97 Zona 2
Museo Pradera
Musicales El Centro 10 Avenida 6-19 Zona 1
Nautica Interior La Pradera Xela Zona 3
Ncp Xela Parque
Neta Democracia
Novatex 11 Avenida 8-16 Zona 1
Novias Bordatex Calle "B" 16a-04 Zona 3
Nuco S.A. Rotonda
Nuskin Pradera
Optica Luminex 4a Calle 15-23 Zona 1
Optica Solar Calle Rodolfo R. 14-32 Zona 3
Panificadora La Selecta 19 Avenida 0-63 Zona 3
Payless Shoe Source Interior La Pradera Xela Zona 3
Pc Point 4a. Calle 16-71 Zona 1
Perkis Pizza 14 Avenida Zona 1
Pinturas Comex 2a. Calle 15-12 Zona 3
Pinturas El Volcn 15 Avenida 0-79 Zona 3
Pinturas Sur Entrada
Plaza Hogar 14 Avenida
164
Pollo Campero 5 Calle 10-24 Zona 1
Porta Sistemas 20 Avenida 0-83 Zona 3
Printer 4a. Calle
Ps 2000 Avenida Las Americas 5-82 Zona 9
Puma Pradera
Quik Fhoto 4 Calle Zona 1
R.C. Computer Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
Radioshack Pradera
Reactivos Qumicos de Occidente 22 Avenida 7-31 Zona 3
Rebajamoda Pradera
Repuesto San Miguel Rotonda
Repuestos Cofal 7a Avenida 1-13 Zona 2
Restaurante Chinito Express 2 Avenida 3-20 Zona 1
Restaurante Shai Long 18 Avenida Zona 3
Rockclub Montblanc
Salchichoneria Alemana Calle Rodolfo Robles Zona 1
Salchichoneria Ragusa 14 Avenida 3-55 Zona 1
Salchichoneria Viena 14 Avenida A Zona 1
Salon Tecun 12 Avenida Pasaje Enrquez Zona 1
Samboro Piso Ceramico 29 Avenida Zona 7
Sat Xela Interior Supercom Delco Zona 3
Select Entrada
Sermaco 17 Avenida 2-41 Zona 3
Setec 4 Calle 15a-02 Zona 1
Siemens 19 Avenida Zona 3
Singer 7 Calle Zona 2
Sisteca 15 Avenida 8-08 Zona 1
Sistema Total 20 Avenida 8-93a Zona 1
Sistemas De Occidente 5 Calle Edificio Municipal Zona 1
Sistemas Educativos De Guatemala Calle Rodolfo Robles Zona 1
Sistemas Globales 14 Calle 15-12 Zona 3
165
St. Jacks Interior La Pradera Xela Zona 3
Star Digital 7 Calle Zona 1
Subway Pradera
Super Repuestos Xela Rotonda
Super Serviteca Rotonda
Suzuki Rotonda
Swet Shop Interior C.C. Mont Blanc Zona 3
Taberna De Don Rodrigo 14 Avenida C-47 Zona 1
Taco Bell Interior La Pradera Xela Zona 3
Tecnidomos 1 Calle Zona 1
Tecno-Cell 6 Calle 4-62 Zona 1
Tecnofutura Computacin 15 Avenida 0-48 Zona 1
Tejidos Capuano 4 Calle 13-90 Zona 1
Telas Cantel 4a. Calle Zona 3
Telefnica Interior La Pradera Xela Zona 3
United Colors Of Benetton Pradera
Venta de Lcteos La Palma 29 Avenida 6-80 Zona 7
Vifrio 7a Calle 2-80 Zona 2
Vitatrac Entrada
Vitrales De Occidente 14 Avenida 3-09 Zona 1
Woon Kooc 4a. Calle Zona 3
Xela Pan 3 Calle 19-02 Zona 1
Z Gas 9 Avenida Y 11 Calle Zona 1
Zermat Interior La Pradera Xela Zona 3
166

Programas Computarizados en El Sistema Contable

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Universidad Rafael Landvar

Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales

Programas Computarizados en el Sistema Contable

Julio Hctor Miranda Castan

Quetzaltenango, abril de 2010

Programas Computarizados en el Sistema Contable

Presentada a Coordinacin de Facultad de

Julio Hctor Miranda Castan

Previo a conferirle en el grado acadmico de

Contador Pblico y Auditor

Quetzaltenango, abril de 2010

Rector Padre Rolando Enrique Alvarado S.J.

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales

Decana Mae. Ligia Garca

Director de Campus Arquitecto Manrique Senz Caldern

Licenciado Vctor Rolando Arreola Muoz

Miembros de la Terna Evaluadora

Licenciada Marta Raymunda Tzorin Puac

Licenciada Gladys Rossana Fernndez Aceituno de Garca

Mba. Jos Ral Vielman Deyet

A la Universidad Rafael Landvar, por brindarme la oportunidad de superarme

A mis Catedrticos en General, por su dedicacin al impartirme sus conocimientos

A los Miembros de la Terna Evaluadora de Tesis, por su labor y dedicacin en el desempeo

Al Asesor de Tesis, por su apoyo, esmero y dedicacin en la realizacin de este trabajo.

A mi Sobrina, Julia Isabel, con cario y amor fraternal.

I. Marco de Referencia ...................................................................................... 3

II. Planteamiento del Problema ......................................................................... 96

III. Mtodo............................................................................................................. 100

IV. Presentacin de Resultados ........................................................................... 103

V. Anlisis e interpretacin de resultados ........................................................ 119

VI. Conclusiones ................................................................................................... 125

VII. Recomendaciones ........................................................................................... 126

VIII. Bibliografa ..................................................................................................... 127

Anexos .......................................................................................................................... 131

Hay caractersticas que debe reunir un programa contable computarizado, para su

Debido a las razones anteriormente expuestas se ha tomado la decisin de realizar un estudio

1.1 Marco contextual

Alvarado (1999) Tesis La Auditora en el Procesamiento Electrnico de Datos expresa: Las

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