Pencatatan dan pelaporan haji

Pencatatan dan Pelaporan salah satu tugas dan fungsi Petugas Haji. Laporan pelaksanaan tugas
digunakan sebagai indikator setiap permasalahan yang terjadi dan bahan evaluasi pelaksanaan pada tahun
mendatang.

MANFAAT LAPORAN
1. Alat pembantu dan pengawasan serta pengendalian kegiatan
2. Dasar dalam mengambil tindakan dan mengatasi permasalahan
3. Bahan laporan kepada pimpinan
4. Bahan informasi kepada pihak- pihak terkait
5. Bahan evaluasi

PROSEDUR PENCATATAN DAN PELAPORAN

1. Pencatatan dilakukan oleh Petugas Haji dan
2. melaporkan kepada Ka Sektor
3. Pencatatan dilakukan oleh Ka Sektor dan melaporkan kepada Ka Daker
4. Pencatatan kegiatan Yanum, Bimbingan Ibadah dan Pelayanan Kesehatan diolah oleh Daker dan
dilaporkan kepada Ketua PPIH Arab Saudi
5. Hasil Pengolahan pelaksanaan kegiatan dihimpun oleh Pelaksana PPIH Arab Saudi dan dilaporkan
kepada Menteri Agama RI

PELAPORAN DAN ISI LAPORAN

A. TPHI KLOTER
1. Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya
2. Nama Petugas Kloter, Karu dan Karom
3. Waktu Keberangkatan dan Kedatangan Kloter
4. Kondisi pemondokan, jarak dari masjid haram/nabawi dan nama pemilik pondokan
5. Kondisi jamaah selama operasional termasuk armina
6. Permasalahan yang dihadapi

PELAPORAN KEDATANGAN DAN KEBERANGKATAN

1. Keadaan jamaah
2. Pelaksanaan bimbingan
3. Pelayanan Maktab/Group
4. Kontrol Petugas Sektor/Daker
5. Musibah /Gangguan
6. Pembayaran Dam
7. Jamaah yang dirujuk ke RSAS/BPHI, Ghaib, dan Wafat
8. Peristiwa lain

LAPORAN PELAYANAN MAKTAB DI ARMINA

1. Waktu berangkat dan kedatangan

2. Angkutan jamaah
3. Kondisi kemah
4. Fasilitas kemah
5. Bimbingan Peribadatan
6. Koordinasi dengan Maktab
7. Pelayanan Konsumsi
8. Keadaan Jamaah
9. Peristiwa lain
PENCATATAN TPIHI KLOTER
1. Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya
2. Jumlah KBIH dan jumlah peserta/jamaahnya
3. Permasalahan yang dihadapi
LAPORAN HARIAN TPIHI KLOTER
1. Kloter dan Embarkasinya Tanggal Laporan Harian Materi dan Peserta Bimbingan
2. Volume Pelaksanaan Bimbingan
3. Metode Bimbingan

PENCATATAN TKHI KLOTER

1. Jamaah Risti
2. Sanitasi pondokan dan katering
3. Jamaah sakit
4. Pengajuan kebutuhan obat dan alkes
5. Rujukan penderita
6. Kunjungan kloter
7. Penyakit yang menimpa jamaah kloter Membuat surat kematian / COD

LAPORAN HARIAN TKHI KLOTER

1. Jumlah jenis penyakit yang diderita jamaah
2. Rujukan penderita ke RSAS atau BPHI
3. Jamaah yang wafat dan sebab kematian
4. Perbekalan obat dan alkes
5. Wabah penyakit
6. Hal-hal lainnya

SEKTOR JEDDAH/MADINAH
Seksi Penerimaan
1. Menyambut dan mengarahkan jamaah menuju tempat istirahat
2. Memantau Petugas yang membawa barang jamaah
Seksi Penempatan
1. Menyiapkan tempat istirahat jamaah
2. Mengantar dan membimbing jamaah beserta barang bawannya ketempat istirahat
Seksi Penerangan
1. Menyampaikan berbagai informasi kepada jamaah
2. Melayani / menjawab pertanyaan jamaah
Seksi Barang Tercecer
1. Mengurus barang bawaan jamaah yang tercecer
2. Menginventarisir/ mengirim barang tercecer sesuai posisi dan alamat jamaah bersangkutan
Seksi Penghubung / Penterjemah
1. Menjadi penghubung / penterjemah antara jamaah dengan instansi di Arab Saudi
2. Mengurus jamaah haji wafat, kehilangan paspor,
3. kehilangan tiket dan lainnya
Seksi Katering
1. Mendata kesesuaian jumlah jamaah dengan
2. distribusi katering
3. Mengawasi pendistribusian makan jamaah
Seksi Dokumen
1. Menerima dan mengumpulkan paspor jamaah
2. Mengkoordinasi jumlah paspor jamaah dengan seksi pemberangkatan
Seksi Pemberangkatan
 1. Mengatur pemberangkatan jamaah ke madinah/makkah dan melakukan koordinasi dengan pihak
Naqabah di Arab saudi
2. Mendata dan melaporkan jumlah jamaah setiap kloter yang diberangkatkan baik ke madinah maupun
ke makkah
Seksi Khusus
1. Membimbing jamaah haji wanita
2. Menunjukkan tempat wudhu dan mandi jamaah
3. Membantu menyelesaikanmasalah yang berkaitan dengan jamaah wanita

SEKTOR MAKKAH / MADINAH

1. Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatan kloter
2. Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati
Laporan Harian :
1. Jumlah jamaah di sektor
2. Jumlah jamaah wafat
3. Berobat di kloter
4. Dirawat/dirujuk di RSAS / BPHI
5. Kembali dari perawatan
6. Sesat jalan
7. Kehilangan barang / uang
8. Melahirkan
9. Pelayanan maktab/majmuah
10. Pelaksanaan dam
11. Peribadatan / ziarah
12. Masalah lainnya

DAERAH KERJA / DAKER : Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah

Laporan Harian :
1. Kedatangan jamaah haji
2. Keberangkatan jamaah haji
3. Kegiatan yanum dan bimbingan ibadah
4. Permasalahan / Kasus jamaah seperti :
kehilangan paspor
kehilangan barang / uang
penempatan jamaah di pemondokan
jamaah yang tidak berangkat bersama kloternya karena sakit, sesat dan lainnya

Laporan Pelaksanaan Tugas ( dilampiri data

pendukung):
Rekapitulasi petugas haji yang menyertai jamaah
Rekapitulasi Petugas PPIH
Penempatan kloter perumahan maktab/ majmuah
Kasus yang dialami jamaah
Hal-hal lainnya
Laporan Khusus

DAERAH KERJA / DAKER : Pelayanan Kesehatan

Laporan Harian :
1. Kunjungan BPHI
2. Rujukan ke RSAS / BPHI
3. Kematian / kelahiran
4. Evakuasi penderita antar daerah kerja
 5. Kejadian Luar Biasa (KLB)
6. Kondisi Menu Katering
7. Keadaan Cuaca
8. Posisi Petugas TKHI
9. Laporan lainnya

Laporan Khusus dan Laporan Pelaksanaan Tugas dilampiri dengan data pendukung
 A. System Pencatatan Dan Pelaporan Manual

Sistem pencatatan dan pelaporan kesehatan adalah metoda atau cara-cara perencanaan dan pelaksanaaan
terhadap semua bentuk catatan dan laporan mengenai kesehatan yang di kerjakan dalam rangka pelayanan
kesehatan Jemaah haji mulai dari embarkasi, sampai dengan kembali ke tanah air (debarkasi).

Yang dimaksud dengan catatan dalam sistem pencatatan dan pelaporan kesehatan adalah semua bentuk
kegiatan tulis menulis yang dipakai dan disimpan oleh instansi atau petugas yang bersangkutan itu sendiri.
Sedangkan yang dimaksud dengan pelaporan adalah semua kegiatan tulis menulis yang kemudian dikirimkan
kepada instansi atau pejabat yang lebih tinggi sebagai bahan pemberitahuan atau informasi untuk instansi
tersebut.
Syarat untuk sistem pencatatan dan pelaporan adalah : sederhana bentuk formulirnya, seragam bagi unit yang
sejenis, dan jelas maksud setiap item yang ada didalamnya
Adapun tujuan dari pencatatan dan pelaporan adalah tersedianya data dan informasi epidemiologi kesehatan
haji sebagai dasar pengambilan keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi
pelayanan kesehatan haji mulai dari tanah air, selama di perjanan dan di Arab Saudi sampai kembali ke tanah
air
Selama mendampingi Jemaah dikloter petugas TKHI melakukan pencatatan dan
pelaporan dengan menggunakan form yang sudah desedikan oleh Kementrian
Kesehatan.

Pencatatan dan pelaporan pada operasional haji Kloter di Arab Saudi

merupakan administrasi pelayanan kesehatan haji Indonesia yang dilaksanakan oleh
petugas kloter di seluruh jenjang pelayanan kesehatan selama operasional haji.

Kecepatan dan ketepatan waktu dalam pencatatan dan pelaporan tersebut menjadi
indikator baik tidaknya sistem pencatatan dan pelaporan dalam penyelenggaraan
kesehatan haji pada saat operasional haji tahun itu.

Pencatatan Dan Pelaporan Kloter

Bentuk Komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan maupun
visual mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan pelaporan di kloter
Bentuk perwujudan pertanggungjawaban TKHI atas pemberian kepercayaan
dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk
mendukung pelaksanaan pelayanan kesehatan di kloter
Pencatatan dan pelaporan pada operasional haji Kloter di Arab Saudi merupakan
administrasi pelayanan kesehatan haji Indonesia yang dilaksanakan oleh petugas
kloter di seluruh jenjang pelayanan kesehatan selama operasional haji.
Kecepatan dan ketepatan waktu dalam pencatatan dan pelaporan tersebut
menjadi indikator baik tidaknya sistem pencatatan dan pelaporan dalam
penyelenggaraan kesehatan haji pada saat operasional haji tahun itu.

1. Jenis Pencatatan Dan Pelaporan (R-R)

a. R-R kunjungan berobat

Pada setiap jemaah yang berobat di kloter, dilakukan pencatatan pada buku
kunjungan berobat kloter (buku sudah ada diberikan di tanah air) dan catan
ringkan ringkas di Buku Kesehatan Jemaah Haji (BKJH), meliputi : tanggal
kunjungan, anamnesis & pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/terapi, dan
keterangan lain yang dibutuhkan. Bila jemaah perlu dirujuk, catat indikasi
 rujuk, tanggal & jam merujuk, tempat rujukan. Sertakan BKJH pada saat
merujuk dan serahkan kepada petugas kesehatan di tempat rujukan. Saat
jemaah dipulangkan kembali ke kloter, pastikan pada BKJH tercatat
diagnosis di tempat rujukan, terapi, dan rencana tindak lanjut dari dokter di
tempat rujukan. Diagnosis penyakit ditulis sesuai dengan ICD-X. Daftar
diagnosis penyakit yang mungkin muncul (sesuai ICD-X) dapat dilihat di
Buku Saku Kloter. Rekapitulasi kunjungan sakit dituliskan pada form
terlampir

b. R-R Pengelolaan Obat & Alat Kesehatan di Kloter

Setiap kloter akan menerima 1 (satu) tas kloter yang berisi obat dan alat
kesehatan. Daftar obat dan alat kesehatan di kloter dapat dilihat di Buku
Saku Kloter. Selanjutnya obat dan alat kesehatan itu harus dikelola oleh
petugas kloter. Setiap penerimaan, pengeluaran, dan permintaan obat dan
alat kesehatan harus tercatat dalam formulir harian yang disediakan untuk
itu, dilaporkan setiap hari ke Sub Daker (kesepakatan jam pelaporan akan
ditetapkan kemudian). Formulir dapat diperoleh di Daker/Sub Daker

c. R-R Persedian Obat Kloter

Selama masa operasional Petugas Kloter akan mendapat tas yang telah
dilengkapi obat dan dapat mengajukan permintaan obat kektor/BPHI, yang
kesemuanya dicatat dalam buku persediaan.

Menjelang kepulangan Petugas kloter harus mengembalikan tas obat

dilengkapi dengan laporan sisa obat.

d. R-R pada Buku Laporan Pelaksanaan Tugas TKHI

Sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas TKHI, maka setiap

kegiatan yang dilaksanakan oleh TKHI dicatat dan dilaporkan dalam Buku
Laporan Pelaksanaan Tugas TKHI.

Selain sebagai bentuk pertanggungjawaban, kegiatan yang dicatat di dalam

buku ini juga dapat dijadikan sebagai informasi bagi kepentingan program
 kesehatan haji selanjutnya.

e. Formulir rujukan

Petugas Kloter dapat meminta formulir rujukan di Sektor/BPHI, dan

digunakan apabila akan merujuk jemaah baik ke sektor, BPHI maupun
langsung Rumah Sakit Saudi.
Apabila kloter langsung merujuk ke Rumah Sakit Saudi harus melapor
ke Sansur BPHI untuk dilakukan pemantauan selanjutnya. Dan apabila
dianggap tidak mampu melaksanakan wukuf tanpa bantuan petugas
kesehatan. Petugas kloter

membuat usulan safari wukuf dicatat pada formulir yang diperuntukkan

untuk itu (dapat diperoleh di BPHI Sektor) dan diserahkan kepada petugas
kesehatan di BPHI/ Sektor. Kriteria penyakit/kondisi kesehatan jemaah
Safari Wukuf ditentukan oleh

f. Rormulir COD (Certifikat Of Death) dan Outopsi Verbal (OV)

Bila ada jemaah haji yang meninggal dunia di luar tempat pelayanan dokter
kloter yang membuat keterangan kematian dengan menggunakan formulir
COD dan mengisi OV.
Apabila di tempat pelayanan kesehatan maka dokter sektor yang akan
membuatkan COD dan AV. COD yang diisi dengan lengkap dan benar,
lembar pertama diberikan kepada keluarga/karom/karu yang akan
digunakan untuk klaim asuransi.

g. Buku Laporan TKHI Kloter

Buku laporan penerbangan yang merupakan manifes harus diisi oleh

Petugas Kloter ditandatangai dan apabila sudah sampai di Arab saudi pada
saat melapor di BPHI harus ditanda tangai oleh Kepala BPHI

h. Buku Panduan ICD IX

 Adalah buku panduan yang berisi code penyakit, Dokter harus
menuliskan penyakit disertai dengan code ICD IX pada hasil
pemeriksanaan.

i. Buku Resep

Seperti buka resep pada umumnya pada saat operasional pelayanan jemaah haji juga
dokter pada saat selesai melakukan pemeriksaan apabila memberikan resep harus
menggunakan buku resep yang sudah disediakan dan menuliskan kode resep. Kode
resep nantinya akan dientry pada menu yang aplikasinya sudah ada di smartphone.
a. -R Penyakit Jemaah pada buku kesehatan haji

Pada setiap jemaah yang berobat di kloter, dilakukan pencatatan ringkas

di Buku Kesehatan Jemaah Haji (BKJH), meliputi : tanggal kunjungan,
anamnesis & pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan/terapi, dan
keterangan lain yang dibutuhkan.
Bila jemaah perlu dirujuk, catat indikasi rujuk, tanggal & jam merujuk,
tempat rujukan. Sertakan BKJH pada saat merujuk dan serahkan kepada
petugas kesehatan di tempat rujukan.

2. Alur Pelaporan

Alur pelaporan merupakan suatu proses penyampaian / pengiriman data

pelayanan dan kegiatan petugas selama operasional secara berjenjang

a. Waktu yang digunakan adalah waktu Arab Saudi

b. Petugas kloter diwajibkan mengentry data pelayanan kesehatan dan
visitasi secara online, dan batas upload visitasi pukul 13.00 WAS, untuk
pelayanan berikutnya tetap terus dientry dan upload system akan
menyimpan semua data yang telah dientry
c. Data yang telah dientry dapat dilihat dan dibaca oleh petugas
siskohatkes penyelenggara program kesehatan haji.
d. Karena bersifat realtime, dan semua menggunakan system akan terlihat
petugas kloter yang telah tiba di Saudi melakukan pelayanan atau tidak,
oleh karena itu setiap petugas kloter yang telah tiba di arab saudi harus
segera melakukan sinkronisasi data maksudnya mencocokan data
manifes jamaah dan data yang ada dalam system (smartphon) serta
lokasi dimana kloter berada ( Ketika di Jeddah, di Madinah, di Makkah,
di Arofah, di Muzdalifah dan di Mina) dan rekonsiliasi data maksudnya
 koreksi terhadap jumlah data pelayanan
e. Semua data entry pelayanan selama operasional di Arab Saudi setiap
hari oleh petugas sansur akan melakukan clean data yang kemudian
akan dianalisis dan dilaporkan kepada Kepala Seksi Kesehatan
kemudian teruskan kepada Ka.Daker, Askorbid Sansur/Kabid
Kesehatan Arab Saudi dan Sekretariat Opreasional Haji di Jakasrta
dalam betuk laporan harian pelayanan kesehatan paling lambat
pukul 17.00 WAS
f. Sekretariat Operasional haji kemudian akan melaporkan hasil
pelayanan kesehatan selama di arab saudi kepada Menteri Kesehatan
setiap hari, wib.

B. Pencatatan Dan Pelaporan Elektronik

Pencatan dan pelaporan elektronik merupakan pencatatan dan pelaporan dengan

menggunakan teknologi berupa system berbasis web, Petugas Kesehatan kloter
(Dokter dan Perawat) dibekali 1 (satu) perangkat smartphone yang didalamnya
sudah tersedia data jemaah sesuai dengan kloter dan embarkasi. Menu entry data ,
dan system terhubung langsung ke server SISTEM KOMPUTERISASI HAJI
TERPADU BIDANG KESEHATAN (
SISKOHATKES) di Jakarta,
Petugas Kesehatan Kloter (dokter dan perawat) harus mampu mengentry data
kegiatan pelayanan kesehatan jemaah. Untuk visitasi petugas kesehatan melaporkan
dengan cara mengupload foto visitasi jemaah. Kegiatan pencatatan dan pelaporan
entry data dapat diklakukan secara of line.

Referemsi :
Pusdiklat aparatur dan pusat kesehatan haji kemenkes RI. 2014. Modul pelatihan
tim kesehatan haji indonesia. Jakarta : kemenkes RI