04-Sistema Integrado de Gestion - Icbf

Repblica de Colombia
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin de Planeacin y Control de Gestin
Subdireccin de Mejoramiento Organizacional
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIGE
NTC ISO 9001: 2008 / NTCGP 1000: 2009

NTC ISO 14001:2004 / ISO IEC 27001:2005
Bogot D.C., Diciembre de 2011
Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Departamento Administrativo para la
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Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Direccin de Planeacin y Control de Gestin Versin 6.0 Pgina 2 de 43
Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE
Contenido
CAPITULO 1: PRESENTACIN DEL MANUAL SIGE ................................................. 4
1.1 Objetivo del Manual............................................................................................. 4
1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestin (SIGE).............................................. 4
1.3 Justificacin de Exclusiones ................................................................................ 5
1.4 Control del Manual .............................................................................................. 5
1.5 Estructura de la Documentacin ......................................................................... 6
CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR ................. 6
2.1 Presentacin del ICBF ........................................................................................ 6
2.2 Organizacin ....................................................................................................... 7
2.3 Misin .................................................................................................................. 7
2.4 Visin .................................................................................................................. 7
2.5 Valores ................................................................................................................ 7
2.6 Objetivos Estratgicos......................................................................................... 7
CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF ..................................................... 8
3.1 Fundamentos ...................................................................................................... 8
3.2 Clientes/Usuarios .............................................................................................. 15
3.3 Necesidades de los Clientes ............................................................................. 16
3.4 Marco Legal ...................................................................................................... 16
3.5 Polticas del Sistema Integrado de Gestin-SIGE ............................................ 17
3.6 Objetivos SIGE .................................................................................................. 18
CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIGE ...................................... 18
4.1 Requisitos Generales ........................................................................................ 18
4.2 Requisitos de la Documentacin ....................................................................... 21
CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ........................................... 22
5.1 Compromiso de la Direccin ............................................................................. 22
5.2 Enfoque al Cliente ............................................................................................. 23
5.3 Planificacin ...................................................................................................... 23
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin .................................................... 23
5.6 Revisin por la Direccin................................................................................... 26
CAPITULO 6. GESTION DE LOS RECURSOS ........................................................ 28
6.1 Provisin de los Recursos ................................................................................. 28
6.2 Talento Humano ................................................................................................ 28
6.3 Infraestructura ................................................................................................... 28
6.4 Ambiente de Trabajo ......................................................................................... 29
CAPITULO 7: REALIZACION DEL PRODUCTO ........................................................ 29
7.1 Planificacin de prestacin del servicio ............................................................. 29
7.2 Procesos relacionados con el Cliente ............................................................... 30
7.3 Diseo y Desarrollo ........................................................................................... 31
7.4 Adquisicin de bienes y servicios ...................................................................... 32
7.5 Prestacin del Servicio ...................................................................................... 33
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin .................................... 35
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CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA ....................................................... 36

8.1 Generalidades ................................................................................................... 36
8.2 Seguimiento y Medicin .................................................................................... 36
8.3 Control del Servicio No Conforme ..................................................................... 38
8.4 Anlisis de Datos............................................................................................... 38
8.5 Mejora ............................................................................................................... 39
ANEXOS: .................................................................................................................... 40
Anexo 1: Naturaleza de los Cambios ...................................................................... 40
Anexo 2: Estructura Orgnica ................................................................................. 42
Anexo 3: Mapa De Procesos................................................................................... 43
Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos ................................................................ 43
Anexo 6. Matriz de comunicaciones internas y Externas ........................................ 43
Anexo 7. Caracterizacin Proceso .......................................................................... 43

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CAPITULO 1: PRESENTACIN DEL MANUAL SIGE
1.1 Objetivo del Manual
Describir el Sistema Integrado de Gestin (SIGE) conformado por: Sistema de Gestin

de calidad-SGC, Sistema de Gestin ambiental-SGA, Modelo Estndar De Control
Interno- MECI y el Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin-SGSI, que el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar implementa, mantiene y mejora para la
prestacin de sus servicios en el marco de la Garanta de Derechos y la proteccin
integral, con el fin de lograr la satisfaccin de los nios, nias, adolescentes y familias.
En este contexto este manual da respuesta a los requisitos establecidos en las normas:
NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestin de Calidad. Requisitos
NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestin de Calidad. Para la rama ejecutiva del

poder pblico y otras entidades prestadoras del servicio. Requisitos.
NTC ISO 14001:2004: Sistema De Gestin Ambiental. Requisitos
ISO/IEC 27001:2005: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin.
El manual describe las polticas y los objetivos para el sistema Integrado de Gestin, su
alcance y la justificacin de las exclusiones frente las normas antes citadas y la
descripcin e interaccin de los procesos y la documentacin asociada.
1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestin (SIGE)
Aplicable para las actividades inherentes a la prestacin del servicio pblico de

bienestar familiar para el fortalecimiento a la familia, apoyo a la primera infancia, a la
niez, la adolescencia y al adulto mayor. Acciones para preservar, proteger y restituir el
ejercicio integral de los derechos de la infancia, la niez, la adolescencia y la familia,
contemplando actividades de identificacin y control de aspectos e impactos
ambientales en los programas y servicios de mayor significancia ambiental,
En el mbito geogrfico, dicho manual aplica para las 33 Regionales, sus Centros
Zonales y la Sede de la Direccin General.

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1.3 Justificacin de Exclusiones
Para el Sistema Integrado de Gestin SIGE del ICBF, no aplican los siguientes
requisitos de las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008
-Diseo y desarrollo (7.3):
Se encuentra excluido por considerarse que el diseo y desarrollo no aplica a la entidad

por enmarcarse en los requisitos de la Ley 1098 de 2006 - Cdigo de la Infancia y la
Adolescencia; los servicios que presta el ICBF son resultado de la materializacin de
Polticas de Estado.
* El ICBF no disea ni reglamenta Polticas, brinda Asistencia Tcnica a nivel sectorial
para el diseo de las mismas, las cuales son emitidas a nivel de Ministerios, en nuestro
caso el de Proteccin Social.
El Orden jerrquico en que se materializa una poltica sectorial es el siguiente:
1. Poltica
2. Planes (Intersectoriales)
3. Proyectos y Programas (Lineamientos Tcnico Administrativos)
4. Servicios
Sin embargo esta exclusin no afecta la capacidad o responsabilidad del ICBF para
suministrar servicios que cumplan con las necesidades de los clientes y la normatividad
vigente.
1.4 Control del Manual
El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los

procesos, los procedimientos y los requisitos de ley; la naturaleza de su actualizacin se
identifica en el anexo 1. Control de Cambios. Su revisin es realizada por la Direccin
de Planeacin y Control de Gestin -Subdireccin de Mejoramiento Organizacional y
aprobada por la Direccin General el representante ante el sistema.
El manual ser publicado en el modulo Manual del aplicativo Isolucion, as como en la

Intranet y para efectos del Sistema Integrado de Gestin SIGE, las copias impresas se
consideran como copias NO CONTROLADAS.
Una vez aprobado el Manual la Subdireccin de Mejoramiento Organizacional actualiza

el listado maestro de documentos, publica en el aplicativo Isolucion, modulo Manual,
as como en la Intranet e informa a travs de distintos medios internos de comunicacin
a todos los servidores pblicos y particulares al servicio del ICBF para que pueda ser
consultado.
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Las copias impresas no requieren de actualizacin y por lo tanto son consideradas para
un uso temporal o para fines de informacin y se consideran como copias NO
CONTROLADAS.
En todo caso, se considera el consumo de papel como uno de los aspectos ambientales
ms significativos de las actividades de oficina en el ICBF y su uso racional constituye
una de las mejores prcticas ambientales del hbitat laboral, razn por la cual y de no
ser necesaria una copia impresa, se recomienda la consulta en medio magntico.
1.5 Estructura de la Documentacin
La documentacin del Sistema Integrado de Gestin-SIGE se encuentra organizada de

la siguiente forma:
Primer Nivel: Manual SIGE

Segundo Nivel: Caracterizaciones de Procesos SIGE
Tercer Nivel: Procedimientos documentados, Planes y Programa de Gestin Ambiental
Cuarto Nivel: Lineamientos, Manuales Operativos
Quinto nivel: Guas, Instructivos, Protocolos, Instrumentos, Publicaciones
Sexto Nivel: Registros especficos para cada Proceso
CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
2.1 Presentacin del ICBF
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- Cecilia de la Fuente de Lleras, es

un establecimiento pblico descentralizado, con personera jurdica, autonoma
administrativa y patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo para la
prosperidad Social mediante Decreto 4156 del 3 de noviembre de 2011, creado por la
ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto
Reglamentario 2388 de 1979.
El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integracin y el desarrollo armnico de

la familia, proteger a los nios, nias y adolescentes y garantizarle sus derechos. Para
ello, coordina la integracin funcional de las Entidades pblicas y privadas que
conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar- SNBF para que participen
armnica y racionalmente de acuerdo a su competencia.

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2.2 Organizacin
El ICBF cuenta con una Sede de la Direccin General en el nivel central; treinta y tres
(33) regionales en el nivel departamental y doscientos (200) centros zonales en el nivel
municipal, con cobertura nacional en los 1.102 Municipios para ejecutar los programas y
servicios misionales de la Entidad a favor de la niez y la familia. (Ver anexo 2
Estructura Orgnica ICBF).
2.3 Misin
Trabajamos por el pleno desarrollo de la primera infancia y el bienestar de las familias

colombianas.
2.4 Visin
Ciudadanos tolerantes, responsables y solidarios, construyendo una Colombia

prspera y democrtica.
2.5 Valores
Respeto: Es comprender clara y completamente los derechos y deberes individuales

y colectivos y estar dispuestos a reconocer y entender las diferencias, asumiendo
constructivamente la controversia y la pluralidad de ideas.
Solidaridad: Es la cooperacin que existe entre las diferentes personas para lograr los
objetivos propuestos.
Compromiso: Es ir ms all del simple deber, es trascender la norma, es ser fiel en el
trato y en el desempeo y cumplimiento eficaz de nuestras funciones.
Honestidad: Caracteriza al individuo por su honor y rectitud en todos sus actos. Es la
cualidad que hace que una persona acte y viva en concordancia con lo que piensa,
siente, dice y hace.
Servicio: Es brindar ayuda de manera espontnea, contribuyendo a que se cumplan
mis intereses y los de los dems.
Confianza: Seguridad y credibilidad en s mismo, en los dems, en nuestra entidad y
en nuestro pas.
2.6 Objetivos Estratgicos
El ICBF establece sus Objetivos y Metas Institucionales en un Plan Indicativo

Institucional que se formula a partir del Plan Nacional de Desarrollo 2010 2014
Prosperidad para todos Menos pobreza, Ms seguridad y ms trabajo, el cual orienta

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la gestin del Estado para cuatro (4) aos, equivalente al periodo de gobierno. Este
Plan Indicativo orienta el quehacer del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,
dando origen a Planes de accin anuales, que se revisan y ajustan previo anlisis de su
grado de cumplimiento en todos los niveles de la entidad.
La poltica de Planeacin de la entidad, define que en el ICBF planeamos con base en

las metas del Gobierno Nacional y del Sector, bajo un enfoque participativo, con
eficiencia y efectividad en la ejecucin de los recursos programados, en una
organizacin que aprende orientada a resultados, con talento humano competente,
comprometido con los valores institucionales y con sensibilidad social en la prestacin
del servicio; para lograr la atencin integral a la Primera Infancia, la Proteccin los
nios, nias y adolescentes y el bienestar de las familias colombianas.
El Plan Indicativo para la vigencia 2011 2014, denominado Por la prosperidad de la

primera infancia y la familia colombiana incluye los siguientes seis (6) Objetivos
estratgicos:
Lograr la atencin integral de alta calidad a la primera infancia

Lograr el bienestar de las familias colombianas
Proteger a los Nios, Nias y Adolescentes
Lograr la mxima eficiencia y efectividad en la ejecucin de recursos
Incrementar la consecucin de recursos
Lograr una organizacin que aprende orientada a resultados
CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF
3.1 Fundamentos
La familia es el ambiente y el paradigma de relacin social primaria ms adecuada para

el desarrollo humano, por lo cual el Estado debe brindarle toda su proteccin.
Es claro que a la familia corresponde la responsabilidad fundamental de la asistencia,

educacin y cuidado de los nios, nias y adolescentes, tarea en la que habr de contar
con la colaboracin de la sociedad y del Estado. Este ltimo cumple una funcin
manifiestamente supletoria, cuando los padres no existen o cuando no puedan
proporcionar a sus a hijos las condiciones indispensables para llevar una vida plena.
La Oferta de Servicios del ICBF se define en los Lineamientos de Programacin,

establecidos travs de programas, proyectos y modalidades de atencin. De igual
manera el componente tcnico y de operacin de cada uno de los servicios, se
encuentra definido en los Lineamientos Tcnico Administrativos. Para los procesos de

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prevencin y proteccin se han diseado los siguientes servicios, de acuerdo con los
diferentes grupos etreos y problemticas de proteccin:
1.PRIMERA INFANCIA
a. Hogares ICBF (Hogares Comunitarios FAMI, Tradicionales, Mltiples y

Empresariales, Hogares Infantiles, Hogares Lactantes y Preescolares, Jardines
Sociales y Jardines Comunitarios)
b. Desayunos Infantiles con Amor
c. Recuperacin Nutricional
d. Materno Infantil
e. Acciones para la atencin integral
2. NIEZ Y ADOLESCENCIA
a. Programa de Alimentacin escolar PAE

b. Clubes pre juveniles y juveniles
3. FAMILIA
a. Grupos tnicos
b. Familias en Emergencia
c. Vivienda con Bienestar
d. Unidades de Integracin Familiar
4. ADULTO MAYOR
Adulto Mayor
5. BIENESTARINA POR CONVENIOS
a. Bienestarina por convenios Primera Infancia

b. Bienestarina por convenios Niez y Adolescencia
6. PROTECCIN
a. Atencin desde Centro zonal

b. Por Condiciones de Amenaza o vulneracin
c. Con Discapacidad o enfermedad de cuidado especial
D. En situacin de vida en calle

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e. En Explotacin Laboral
f. Con consumo de sustancias psicoactivas
g. En explotacin sexual
h. Vctimas del conflicto armado
i. En conflicto con la ley (restablecimiento)
J. En conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal)
K. En conflicto con la ley (Rgimen decreto)
L. Unidades Mviles
Apoyo a la Primera Infancia (Menores De 6 Aos): El apoyo a la primera infancia se

brinda a travs de la operacin del Servicio Pblico de Bienestar Familiar- SPBF en
diferentes modalidades de atencin las cuales comprenden el conjunto de procesos,
recursos, parmetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y
el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser
apoyada para garantizarle a los nios y nias menores de seis aos su desarrollo
armnico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos.
De los servicios de apoyo a la Primera Infancia, hacen parte modalidades que realizan
acciones con las familias gestantes, con las madres lactantes y sus hijos hasta los dos
aos, y con grupos de nios y nias menores de seis aos. Tiene programas de:
Desayunos Infantiles Con Amor: Mejorar el consumo y aprovechamiento biolgico de

alimentos a nios entre seis meses y cuatro aos once meses de edad, pertenecientes
a familias de los niveles 1 y 2 del SISBEN, mediante el suministro de un complemento
alimentario y la realizacin de acciones formativas, de promocin, de prevencin y
atencin en salud en los 1.102 municipios, con la participacin activa de la familia, la
comunidad y Entes Territoriales, en coordinacin con organizaciones no
gubernamentales y empresas privadas, con el propsito de contribuir a la seguridad
alimentaria y nutricional de los nios menores de edad. En las comunidades de grupos
tnicos, se debe igualmente apoyar el fortalecimiento de su identidad cultural, sus
costumbres alimentarias y formas de socializacin propias de los Indgenas,
Afrocolombianos, Raizales y Rom.
Recuperacin Nutricional Ambulatoria Racin Preparada: Contribuir a la recuperacin

del estado nutricional del nio y nia menor de cinco aos, con Riesgo de peso bajo
para la talla; Peso bajo para la talla o desnutricin aguda y Peso muy bajo para la talla
o desnutricin aguda severa; adicionalmente, menores de dos aos con Riesgo de peso
bajo para la edad; Peso bajo para la edad o desnutricin global; Peso muy bajo para la
edad o desnutricin global severa , para avanzar en el logro de un estado nutricional
adecuado en la primera infancia y as romper el ciclo de desnutricin-pobreza-bajo nivel
educativo; con la participacin de la familia como responsable directa de la atencin de

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los nios y nias, la sociedad como corresponsable y del estado como garante de los
derechos de la niez.
Centros de Recuperacin Nutricional Para La Primera Infancia: Recuperar el estado de

salud y nutricional de los nios y nias menores de 5 aos 11 meses con diagnstico de
desnutriciones graves, a travs de una intervencin interdisciplinaria que involucra a la
familia y la comunidad, con el fin de contribuir en la disminucin de las muertes por o
asociadas a la desnutricin.
Hogares ICBF - HCB FAMI: Apoyar a las familias en desarrollo en la cualificacin de

las relaciones intrafamiliares y el fortalecimiento de vnculos afectivos, para que apoyen
el desarrollo de los nios y nias desde su gestacin, vinculando adems a otros
adultos para que participen de la crianza de los nios.
Hogares ICBF - HCB Tradicionales Jardines Sociales: Proporcionar espacios de

socializacin para los nios y las nias de hasta cinco aos de edad, con el fin de
promover su desarrollo psicosocial, cultural, moral y fsico y propiciar su participacin
como sujetos de derechos. Fomentar una cultura de deberes y responsabilidades
desde la primera infancia. Promover y coordinar con los organismos de salud, la
vinculacin de los nios beneficiarios al Sistema General de Salud, se garantice la
aplicacin de la vacunacin, acorde con el esquema completo para la edad, as como
el control de crecimiento y desarrollo.
Hogares Infantiles: Propiciar el desarrollo fsico, social, emocional y cognitivo de los

nios menores de 5 aos, prioritariamente los nios de familias con alta vulnerabilidad
socioeconmica, a travs de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos.
Lactantes y Preescolares: Propiciar el desarrollo fsico, social, emocional y cognitivo de

los nios menores de 5 aos, prioritariamente los nios de familias con alta
vulnerabilidad socioeconmica, a travs de acciones que propicien el ejercicio de sus
derechos.
Jardines Comunitarios: Apoyar a la familia para que asuma su responsabilidad en el

desarrollo integral de los nios y nias de 2 a 4 aos 11 meses de la poblacin
vulnerable, mediante la realizacin de actividades educativas, pedaggicas,
nutricionales y de formacin de los padres y adultos a cargo de los nios, promoviendo
el fortalecimiento de las pautas de crianza positivas, los factores protectores de la
familia y la comunidad, para la prevencin de la violencia intrafamiliar.
Promocin y Fortalecimiento a la Lectura: Favorecer el desarrollo de los lenguajes y de

las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los nios y las nias desde la
Primera Infancia, al enriquecer y cualificar las prcticas pedaggicas en las diferentes

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modalidades de atencin del ICBF, a travs de la conformacin de las Bibliotecas

Infantiles y la formacin, acompaamiento y evaluacin permanente a los agentes
educativos involucrados en el proyecto.
Bienestarina por Convenios: Contribuir a mejorar la situacin alimentaria y nutricional,

de los nios y adolescentes de las zonas rurales del pas que estudian en instituciones
educativas de manera interna y apoyar el desarrollo proyectos formativos propios que
conlleven al mejoramiento de las condiciones de vida de sus familias. Familias con
nios y nias, adolescentes, mujeres gestantes y madres en perodo de lactancia,
instituciones que tengan como objetivo dentro de su misin la atencin a poblacin en
condiciones de vulnerabilidad y extrema pobreza.
Acciones para la Atencin Integral: Desarrollar e Implementar un modelo institucional de

atencin integral a travs de la cualificacin de los programas de atencin de primera
infancia existentes y la transferencia de nios y nias de programas de hogares ICBF y
el programa de desayunos infantiles a esquemas de atencin integral. Capacitar
agentes educativos comunitarios e institucionales en el modelo de atencin integral,
para garantizar el desarrollo infantil adecuado y la atencin integral de los nios y nias
en sus ambientes educativos. Garantizar que los nios en programas del ICBF sean
reportados y definida la transicin con el MEN para ingresar al sistema educativo.
Fortalecer y cualificar programas de atencin a la primera infancia mediante la
integracin sistmica de los cuatro componentes: desarrollo fsico y salud, nutricin,
desarrollo cognitivo psicosocial y proteccin y cuidado. Lograr el equilibrio y armona
entre la proteccin, nutricin y educacin inicial, para el desarrollo de los Nios y Nias
en la Primera Infancia.
Apoyo a la Niez y Adolescencia (Entre 6 y 17 Aos): El apoyo a los menores entre 6 y

17 aos se brinda a travs de la operacin del Servicio Pblico de Bienestar Familiar-
SPBF en diferentes modalidades de atencin las cuales comprenden el conjunto de
procesos, recursos, parmetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la
comunidad y el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la
familia de ser apoyada para garantizarle esta poblacin su desarrollo armnico e
integral y el ejercicio pleno de sus derechos.
Clubes pre juveniles y juveniles: son oportunidades para el ejercicio de los derechos de
nias, nios, adolescentes y jvenes, que apoyan su desarrollo personal, la
socializacin y la proyeccin en sus comunidades y municipios, a travs del encuentro,
el reconocimiento mutuo, la construccin de valores, la participacin en acciones en
favor de s mismos, sus familias, los pares y las comunidades en las que viven.
Asistencia nutricional al escolar y adolescente: Garantizar alimentacin inocua a los

escolares, que aporte un mnimo del 20% de las recomendaciones diarias de energa y

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nutrientes acordes con su edad y sexo, en especial el calcio, hierro y vitamina A,

durante la jornada diaria de estudio y el periodo escolar. Promover y fomentar en los
escolares, la formacin de hbitos alimentarios y, que favorezcan su salud en todas las
etapas del ciclo vital, a travs de procesos formativos en el mbito escolar.
Apoyo al Adulto Mayor: a esta poblacin se prestan los servicios referidos en el

siguiente programa.
Programa Nacional de alimentacin para el adulto mayor: El objetivo del programa es

contribuir a mejorar el consumo de alimentos mediante el suministro de un
complemento alimentario a adultos mayores en condiciones de desplazamiento o
clasificados en los niveles 1 y 2 del nuevo SISBEN, con la participacin activa de los
entes territoriales, las organizaciones religiosas, las ONGs locales y la comunidad.
Proteccin - acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los

derechos de los nios, nias, adolescentes y familias
Comprende el conjunto de servicios actuaciones orientados a preservar, proteger y

restituir el ejercicio pleno de los derechos a nios, nias y adolescentes menores de 18
aos en situacin de inobservancia, amenaza y vulneracin de derechos, bien sea
vctimas de delitos, autores o participes de estos ( medidas de carcter pedaggico
especifico o diferenciado), en conflicto con la Ley Penal, vctimas o desvinculados de
Grupos armados irregulares, con el fin de garantizar previo la verificacin del
cumplimiento de sus derechos a lograr su integracin reintegro familiar, social y
comunitario en cumplimiento de la misin institucional de acuerdo a los tratados y
convenios internacionales ( Convencin de los derechos del nio, Constitucin Poltica
las competencias definidas en el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia (Decreto, la
Ley 1098 de 2006 y los Lineamientos tcnicos del proceso administrativo de
restablecimiento de derechos).
Atencin desde Centro Zonal:

Asuntos Conciliables: Fijacin de Cuota de Alimentos, Revisin de Cuota de Alimentos,
Ofrecimiento de Alimentos, Fijacin de Visitas, Revisin de Visitas, Fijacin de Custodia
y Cuidado Personal, Revisin de Custodia y Cuidado Personal, Permiso de Salida del
Pas, Restitucin Internacional, Fijacin Provisional de Residencia Separada,
Suspensin de Vida en Comn de Cnyuges o Compaeros Permanentes, Separacin
de Cuerpos y Bienes - Acuerdos Conciliatorios, Cauciones de Comportamiento
Conyugal y Disolucin y Liquidacin de Sociedad Conyugal por Causa Diferente de la
Muerte del Cnyuge.
Asuntos No conciliables o No conciliados: Reconocimiento Voluntario de
Paternidad/Maternidad, Investigacin de Paternidad, Ordinario de Filiacin,
Impugnacin de Paternidad / Maternidad, Impugnacin de Reconocimiento, Ejecutivo de

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Alimentos, Ejercicio Arbitrario de la Custodia, Privacin de Patria Potestad, Suspensin

de Patria Potestad, Rehabilitacin de Patria Potestad, Interdiccin o Prrroga de la
Patria Potestad, Nombramiento de Guarda o Tutor, Remocin de Guardador o Tutor,
Impedimento de Salida del Pas, Licencia Judicial para Venta de Inmuebles,
Autorizacin para Venta de Inmuebles (Ley 9/89), Permiso Laboral en Ausencia de
Representante Legal.
Procesos Civiles en Juzgados de familia.
Hogares Gestores y Hogares Sustitutos
Instituciones de Proteccin para las siguientes problemticas
a) b. Por Condiciones de Amenaza o vulneracin

b) c. Con Discapacidad o enfermedad de cuidado especial
c) D. En situacin de vida en calle
d) e. En Explotacin Laboral
e) f. Con consumo de sustancias psicoactivas
f) g. En explotacin sexual
g) h. Vctimas del conflicto armado
Instituciones de sistemas de responsabilidad penal para adolescentes
a) En conflicto con la ley (restablecimiento)

b) J. En conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal)
c) K. En conflicto con la ley (Rgimen decreto)
d) L. Unidades Mviles
Unidades Mviles: Contribuir a la garanta y restitucin de los derechos de los nios,

nias y adolescentes, mujeres gestantes , madres lactantes y su grupo familiar,
familias indgenas , familias afro descendientes y adultos mayores en situacin de
desplazamiento, vctimas de desastres, o inseguridad alimentaria, mediante el
desarrollo de acciones integrales y diferenciales de acompaamiento. Sus principales
objetivos son:
Prestar asistencia alimentaria de emergencia y acompaamiento nutricional
Apoyar los procesos de organizacin y participacin comunitaria,
Promover acciones que atenen las consecuencias traumticas de los eventos
vividos, y prevengan los riesgos asociados al desplazamiento
Promover y gestionar la articulacin intersectorial para la atencin.

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3.2 Clientes/Usuarios
Son Clientes del ICBF las entidades pblicas, privadas, sociales y comunitarias
legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las condiciones de vida de la
niez y la familia, en los municipios, departamentos y en todo el territorio nacional.
Estas entidades demandan el Servicio de Articulacin del SNBF recibiendo

acompaamiento, capacitacin y asistencia tcnica, para la implementacin de los
programas diseados por el ICBF como ente rector y articulador del Sistema.
El Sistema Nacional de Bienestar Familiar est integrado por los siguientes agentes:
1. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, al cual est adscrito el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
2. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en su calidad de ente rector,
coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
3. Los departamentos.
4. Los distritos.
5. Los municipios.
6. Las comunidades organizadas y los particulares.
7. Las Comisaras de Familia
8. La Polica de Infancia y Adolescencia
9. Las Cajas de Compensacin Familiar
10. Las dems entidades o instituciones, pblicas o privadas, que contribuyan o estn
llamadas a contribuir, de acuerdo con su objeto de constitucin o a mandato de ley o
reglamento, a garantizar, directa o indirectamente, la prestacin del servicio pblico de
Bienestar Familiar.
El ICBF atiende activamente a estos clientes en todos los niveles: nacional, regional y
municipal y/o local, para ello participa de los Concejos de Poltica Social con el fin de
acompaar y brindar asistencia tcnica en la implementacin de todo lo establecido en
la Ley de Infancia y Adolescencia.
Los clientes o usuarios de los servicios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
son los nios, nias, adolescentes colombianos, adulto mayor y las familias
colombianas y extranjeras (adopciones).
Nios, nias, adolescentes

Son los beneficiarios y usuarios de los diferentes programas para posibilitar, preservar y
restituir el ejercicio integral de sus derechos.
Familias
Aquellas que requieren fortalecer su formacin y desarrollo humano para favorecer el
ejercicio de los derechos de los nios, nias y adolescentes, facilitando el cumplimiento
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de su funcin socializadora constructora de valores y responsable del desarrollo

afectivo a travs de procesos de sensibilizacin, educacin, formacin y participacin.
Adultos Mayores
Son aquellos que se encuentran en estado de indigencia o de extrema pobreza, en
riesgo econmico y con la imposibilidad de generar ingresos y en riesgo derivado de la
exclusin social.
3.3 Necesidades de los Clientes
Son necesidades de nuestros clientes:
Que se posibiliten, se preserven, restituyan y respeten los derechos del nio, nia o
adolescente y de su familia, que se han vulnerado o estn amenazados.
Que cuando acudan al ICBF reciban un trato humano digno y un servicio eficiente.
Que se contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores.
Que se fortalezca el desarrollo humano para el ejercicio pleno de los derechos de los
nios, nias y adolescentes.
Las establecidas en la Ley 1098 Cdigo de la infancia y la adolescencia.
3.4 Marco Legal
Los procesos establecidos por el ICBF se rigen bajo normas que tienen como finalidad
establecer los principios y las reglas generales para su funcionamiento (Ver
Normograma).
Ley 1098 de 2006: Por la cual se expide el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia.

Ley 1146 de 2007: Por medio de la cual se expiden normas para la prevencin de la
violencia sexual y atencin integral de los nios, nias y adolescentes abusados
sexualmente
Ley 1295 de 2009: Por la cual se reglamenta la atencin integral de los nios y las nias
de la primera infancia de los sectores clasificados como 1, 2 y 3 del Sisbn.
Ley 1306 de 2009: Por la cual se dictan normas para la Proteccin de Personas con
Discapacidad Mental y se establece el Rgimen de la Representacin Legal de
Incapaces Emancipados.
Ley 1450 de 2011: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014
Ley 1448 de 2011: Por la cual se dictan medidas de atencin, asistencia y reparacin
integral a las vctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.
Ley 1361 de 2009: Por medio de la cual se crea la Ley de Proteccin Integral a la
Familia

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3.5 Polticas del Sistema Integrado de Gestin-SIGE
3.5.1 POLTICA SIGE
En el ICBF la poltica del Sistema Integrado de Gestin est orientada a prestar

servicios de calidad para la atencin integral de la primera infancia, proteger a los nios,
nias y adolescentes y lograr el bienestar de las familias colombianas en el marco de la
garanta de los derechos, la responsabilidad social, la eficiencia y efectividad en la
consecucin y ejecucin de los recursos, la gestin de riesgos, seguridad de la
informacin y la sostenibilidad ambiental.
Somos una organizacin que aprende orientada a resultados, con talento humano
competente, innovador, comprometido con los valores institucionales y sensibilidad
social para lograr la excelencia en los servicios que brinda a la sociedad.
3.5.2 Poltica ambiental
El ICBF, comprometido con la prestacin del Servicio Pblico de Bienestar Familiar,

identifica, dimensiona y revisa permanentemente sus Aspectos e Impactos Ambientales
para controlar la contaminacin, el consumo de recursos y manejo de residuos slidos,
mantener la infraestructura y cumplir con los requisitos legales, para lograr un excelente
Desempeo Ambiental orientado a resultados.
As mismo, promueve la educacin y sensibilizacin ambiental en los Nios, Nias,

Adolescentes, Familia, Agentes Educativos y Servidores Pblicos en procura de
incorporar en su cultura y estilo de vida, mejores prcticas ambientales lideradas por
Talento Humano competente, comprometido con los valores institucionales y con
sensibilidad social para lograr la atencin integral a la primera infancia, la Proteccin de
los nios, nias y adolescentes y el bienestar de las Familias Colombianas.
3.5.3 Poltica de Seguridad de la Informacin
El ICBF est comprometido con la correcta administracin y proteccin de la

informacin para el fortalecimiento de la prestacin de servicios a nuestros nios ,
nias, adolescentes, familias colombianas y dems entes que lo soliciten, trabajando en
el aseguramiento de la informacin que tiene como fuente los procesos estratgicos,
misionales, de apoyo y evaluacin propios de la entidad, para garantizar que sea
consultada y/o modificada nicamente por personas autorizadas en el momento que se
requiera.
Para el cumplimiento de esta poltica el ICBF cuenta con servidores pblicos idneos,
metodologas para el anlisis, tratamiento y adecuado control de los riesgos.

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3.6 Objetivos SIGE
Lograr los objetivos del mapa estratgico 2011-2014

Disminuir los Impactos Ambientales producidos por los residuos slidos de los
programas de mayor significacin ambiental del instituto
Adoptar mejores prcticas ambientales por parte de los servidores pblicos, contratistas
y operadores de servicios
Optimizar el consumo de papel, agua y energa en el instituto para mitigar el impacto
ambiental asociado al uso indirecto de los recursos naturales
Prevenir la materializacin de los riesgos en cada uno de los procesos del ICBF
Garantizar que los activos de informacin del ICBF reciban un apropiado nivel de
proteccin
Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y
confiabilidad de la informacin del ICBF
Proteger los recursos de informacin del Instituto y la tecnologa utilizada para su
procesamiento, frente a amenazas, internas o externas, deliberadas o accidentales, con
el fin de asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad,
legalidad y confiabilidad de la informacin.
CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIGE
4.1 Requisitos Generales
Para garantizar la efectividad y asegurar que nuestros servicios son conformes con los
requisitos de los clientes (nios, nias, adolescentes, familias, adultos mayores, partes
interesadas) y se desarrollan bajo principios de responsabilidad social, sostenibilidad
ambiental y seguridad de la informacin el ICBF ha establecido, documentado e
implantado el Sistema Integrado de Gestin SIGE cuyas directrices, polticas y objetivos
han sido documentadas en el presente manual.
El punto de partida para gestionar mejora continua al interior del ICBF, consiste en
establecer, documentar, implementar y mantener:
a) La Identificacin de procesos; para efectos de cumplir este requisito se llev a cabo

la determinacin del Mapa de Procesos del ICBF (Ver Anexo 3), el cual est
conformado por procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin.
Para el Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin -SGSI se ha definido el

documento declaracin de aplicabilidad ICBF, el cual contiene los objetivos de control,
los controles, seleccionados, las razones para su seleccin y los controles que se
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implementan de acuerdo con la valoracin realista de que ocurra una falla en la

seguridad, en los activos del ICBF.
Como parte primordial del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin- SGSI,

se identificaron los activos de informacin asociados a estos, igualmente se listan los
componentes crticos tales como el recurso humano, software, hardware,
infraestructuras que soporten los procesos. La identificacin de estos activos se realiz
mediante la aplicacin de la G06.PA04 gua metodolgica para control de cambios y
requerimientos de sistemas de informacin.
Dicha identificacin es esencial para saber que hay que proteger y para hacer una
correcta clasificacin mediante criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
La responsabilidad sobre cada uno de estos activos recae en cada uno de sus
propietarios quienes tienen la tarea de clasificar su nivel de seguridad, derechos de
acceso y el mantenimiento de controles apropiados, con base en las amenazas,
vulnerabilidades y los riesgos a las que estn expuestos los activos.
Luego de identificadas todas las amenazas, se evala su probabilidad de ocurrencia y

el resultado de esta evaluacin permitir identificar las amenazas de mayor a menor
ocurrencia y la decisin sobre cuales atacar y cuales descartar de acuerdo con criterios
tcnicos, legales y de costos.
Una vez identificados los riesgos a los que estn expuestos los activos del ICBF, se
realiza una comparacin frente a los criterios para la aceptacin de riesgos, que fueron
previamente definidos, se estiman los niveles de riesgo y partir de all se identifican las
opciones para su tratamiento.
b) El Sistema Integrado de Gestin- SIGE; ha identificado los rasgos distintivos del

proceso a travs de las Caracterizaciones de Proceso (Ver Anexo 7), en donde se
establece la relacin con los dems procesos internos o externos, las entradas y salidas
del proceso, los proveedores, clientes y considerando los aspectos ambientales
significativos, para permitir a los usuarios del sistema, clarificar de manera sencilla la
gestin de sus procesos y el accionar del ICBF.
Las caracterizaciones contienen:
Objetivo del proceso, dueo y responsables del mismo,

Alcance del proceso y objetivos SIGE,
Proveedores, entradas, salidas y clientes,
Poltica de operacin del proceso,
Aspectos e impactos ambientales del proceso,
Recursos asociados a la gestin del proceso,
Procedimientos/ Lineamientos/Guas/ Instructivos del proceso

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Actividades en ciclo PHVA

Control de cambios del proceso
Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin
A continuacin se relacionan las notas que hacen parte de la caracterizacin de los
procesos:
Nota 1. Consultar los indicadores de procesos en el modulo de seguimiento a planes,

proyectos y programas -SPR del SIM
Nota 2. Consultar los riesgos del proceso en el Mapa de Riesgos en el aplicativo

http://172.16.9.138/isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=Menu.asp&IdModulo=17
Nota 3. Los normogramas (normas internas y externas) se encuentran por cada uno de
los procesos y pueden ser consultados en la Intranet.

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Nota 4. Consultar los Aspectos e Impactos Ambientales identificados para el proceso en

la Matriz de Identificacin y Valoracin de Impactos ambientales en la seccin del portal
web: El Instituto Centro de Conocimiento Avances Gestin Ambiental ICBF, y all
como archivo .pdf descargable. Link directo:
https://www.icbf.gov.co/icbf/directorio/portel/libreria/php/decide.php?patron=03.0818
c) Se determinaron los mtodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento

efectivo y el control de los procesos del Sistema Integrado de Gestin SIGE, a partir de:
Todas las Caracterizaciones de Proceso

Proceso Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno
Proceso Evaluacin de la Gestin
Proceso Mejoramiento Continuo
Para la atencin integral del nio, nia, y adolescente, el ICBF contrata la prestacin de
los servicios con asociaciones de padres de familia, ONGs, Cajas de Compensacin
Familiar, Instituciones especializadas y hogares sustitutos; los cuales son controlados
mediante el Sistema de Supervisin que se ejecuta en el proceso de Aseguramiento a
la Calidad de Terceros.
4.2 Requisitos de la Documentacin
4.2.1 Generalidades
La documentacin del Sistema Integrado de Gestin SIGE del ICBF incluye:

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Las declaraciones documentadas de la poltica y de los Objetivos SIGE,

El presente Manual SIGE,
Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTCGP 1000:2009, ISO
IEC 27001:2005, as como los documentos elaborados por el Instituto para asegurar
la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos,
Informe de la valoracin de riesgos para el SGSI,
La declaracin de aplicabilidad,
Los registros requeridos por el Sistema Integrado de Gestin SIGE.
4.2.2 Control de Documentos
Para controlar los documentos del Sistema Integrado de Gestin- SIGE se ha

establecido el procedimiento: Elaboracin y Control de Documentos, el cual puede ser
consultado en Isolucion e intranet: elaboracionycontroldedocumentos
4.2.4 Control de Registros

Para controlar los registros del Sistema Integrado de Gestin-SIGE, la entidad ha
establecido el procedimiento: Organizacin y gestin de archivos, el cual define los
controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.
CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la Direccin
La Direccin General del ICBF est comprometida con el desarrollo, implementacin y

mejora continua del Sistema Integrado de Gestin SIGE, para la prestacin de los
servicios y la gestin de sus procesos, mediante la aplicacin de los Procesos de
Direccionamiento Estratgico y Mejoramiento Continuo en donde se establece:
a) Llevar a cabo sensibilizacin y comunicacin a todos los servidores pblicos y

particulares al servicio del ICBF, sobre la importancia de satisfacer las necesidades de
los nios, nias, adolescentes y familias, as como de los requisitos legales y
reglamentarios. Estas actividades pueden ser realizadas mediante cartillas, talleres
SIGE, red interna e inducciones entre otros.
b) Formular y aprobar la poltica y los objetivos SIGE en Comit SIGE.
c) La realizacin de revisiones del Sistema integrado de Gestin- SIGE por la direccin
d) Proponer y aprobar los riesgos residuales propuestos para el SGSI
e) Asignar los recursos necesarios para la sostenibilidad y mejora del Sistema
Integrado de Gestin- SIGE.

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5.2 Enfoque al Cliente
La Direccin General asegura que los requisitos (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs.
Procesos) que debemos cumplir en beneficio de los nios, nias, adolescentes, familias
y Adulto Mayor, se establecen en la ley y los diferentes lineamientos tcnico
administrativos, aplicables en los procesos y niveles pertinentes, con el fin de
satisfacerlos.
5.3 Planificacin
5.3.1 Planificacin del Sistema Integrado de Gestin- SIGE
El ICBF identifica y define las actividades y recursos necesarios para alcanzar los
objetivos SIGE y los requisitos del servicio (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs. Procesos)
a travs de la planificacin estratgica, lo cual se refleja en los planes de accin, planes
de gestin ambiental y planes operativos que elabora cada dependencia del nivel
Nacional, Regional, y Zonal, para la respectiva vigencia.
Dentro de la planificacin se identifican los aspectos ambientales y los requisitos

legales, para lo cual se tienen definidos los procedimientos (ver en intranet proceso
mejoramiento continuo PR05- PE02, PR06-02 y PR07-02), la matriz de aspectos e
impactos ambientales (ver anexo 5) y los planes de Gestion ambiental que pueden ser
consultados en la intranet, proceso de Direccionamiento Estratgico.
Dentro de la planificacin se identifican los procesos esenciales para el SIGE, la

secuencia e interaccin de estos procesos (Ver anexo.3 Mapa de Procesos) y la
disponibilidad de recursos necesarios para su eficaz operacin y control.
La planificacin definida garantiza que los cambios generados e identificados en el

Sistema, se realizan en forma controlada a travs del Comit SIGE y se divulgan al
interior de la entidad para la sostenibilidad y mejora del sistema.
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
El ICBF defini los niveles de autoridad y responsabilidad mediante el Decreto 117 de

enero 21 de 2010 (Estructura y funciones de sus dependencias del nivel Nacional), la
Resolucin 1616 de 2006 (Estructura y funciones de las diferentes dependencias del
nivel Regional y Zonal) y los lineamientos Tcnico Administrativos de los diferentes
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servicios. Las responsabilidades y autoridades son comunicadas a todos los servidores

pblicos mediante los procesos y procedimientos, as como en el manual de funciones.
Las responsabilidades especficas frente al Sistema Integrado de Gestin SIGE se

establecen en la Resolucin 3095 del 27 de julio de 2010 proferida por la Direccin
General.
Por medio del procedimiento de Identificacin y Valoracin de Impactos Ambientales, se

determin que los aspectos ambientales significativos corresponden a las actividades,
programas, servicios y proyectos de los procesos de Gestin Administrativa,
Prevencin, Proteccin, Gestin de Abastecimiento y Gestin Tecnolgica de la
Informacin y las Comunicaciones.
Para el Sistema Integrado de Gestin- SIGE, la identificacin de los aspectos

ambientales, as como la valoracin de los impactos ambientales se realiza por medio
del procedimiento identificacin y valoracin de Impactos Ambientales PR08.PE02; en
donde se determinan los impactos ambientales ms significativos que son incluidos en
las caracterizaciones de los procesos con el fin de establecer programas, objetivos y
metas para la prevencin de la contaminacin generada en las actividades, programas
y servicios del ICBF.
Corresponde al Proceso de Direccionamiento Estratgico la formulacin de la

planeacin institucional, dentro de la cual se tienen los Planes y Programas de Gestin
Ambiental del ICBF, por medio de la aplicacin de herramientas de diagnstico as
como de seguimiento y evaluacin.
El Proceso de Mejoramiento Continuo se encarga de la documentacin y puesta en

marcha del Sistema Integrado de Gestin por medio de la creacin , as como de la
sostenibilidad y mejora a travs de metodologas e instrumentos para el cumplimiento
de los requisitos de las normas NTCGP1000:2009;NTCISO14001:2004;
NTCISO9001:2008 y 27001:2005.
Al Proceso de Gestin Administrativa le corresponde ejecutar los planes de gestin en

los diferentes niveles de la entidad.
Los procesos de proteccin y prevencin se encargan de gestionar los aspectos

ambientales a travs de los controles operativos definidos en los lineamientos
relacionados con las actividades que desarrollan para la operacin de las modalidades
dentro de la prestacin de los servicios.
El proceso Gestin de Abastecimiento se encarga de que en los contratos se definan

criterios para el manejo de los aspectos ambientales asociados a la seleccin de

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proveedores, el suministro de bienes y servicios para el ICBF y la operacin de las

Plantas de Bienestarina.
El Proceso de Gestin Tecnolgica de la Informacin y las Comunicaciones define y

clasifica los activos del ICBF mediante la aplicacin de la gua para desarrollo de
inventario y clasificacin de inventario de activos G10.PA04, con el fin de garantizar la
disponibilidad, integridad y confidencialidad de la informacin.
5.5.2 Representante de la Direccin
La Direccin General del ICBF design al Director de Planeacin y Control de Gestin

como representante de la Direccin ante el Sistema Integrado de Gestin, a travs de la
Resolucin 5620 de 2009 proferida por la Direccin General, definiendo las funciones,
que cumplir con el apoyo y soporte de la Subdireccin de Mejoramiento
Organizacional.
5.5.3 Comunicacin interna
El ICBF mantiene un Sistema permanente de comunicacin interna en los diversos

niveles, a travs de la organizacin de diferentes tipos de Comits, cuya composicin y
periodicidad es variable, dependiendo del objetivo que persiguen. El ms gerencial y
permanente es el Comit de Direccin, que se realiza semanalmente a nivel Nacional y
mensualmente en el nivel Regional a travs del estratgico Regional; con el fin de hacer
seguimiento a la gestin. En el nivel Nacional est constituido por los Directores,
Subdirectores, Jefes de Oficina y Asesores; en el nivel Regional, por los Coordinadores
de Grupo y Coordinadores de Centros Zonales.
El Instituto cuenta Grupos de Apoyo al Mejoramiento Institucional -GAMI en las

regionales y sede de la Direccion General, los cuales articulan y facilitan la
sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestion.
Igualmente se mantiene comunicacin permanente con las Regionales y Centros

zonales a travs de diferentes medios internos tales como el correo electrnico, el
NOTICBF, la Intranet, las carteleras, videoconferencias entre otros dependiendo de las
necesidades de comunicacin. La Direccin general divulga de manera permanente
informacin en la Intranet y a travs del NOTICBF.
Las carteleras son utilizadas frecuentemente en los diferentes niveles para publicar
informacin de diferentes temas relacionados con los servicios y programas del Instituto
y sobre las actividades desarrolladas por las dependencias. Todas las necesidades y
sus medios de comunicacin estn definidas en la Matriz de Comunicaciones Internas y
externas (Ver anexo 6).

MC 01 12/12/11
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De igual forma se realizan Grupos de Estudio y Trabajo- GET en los diferentes niveles
de la entidad, como una estrategia para fortalecer la comunicacin interna.
5.6 Revisin por la Direccin
5.6.1 Generalidades
La Direccin General del ICBF ha establecido la revisin de la implementacin, avances

y mejora del Sistema Integrado de Gestin- SIGE al menos dos (2) veces al ao en los
comits del SIGE para la Gestin Institucional del nivel Nacional y Regional; con el fin
de asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continua, de
acuerdo con la metodologa establecida en el Procedimiento Revisin del SIGE por la
Direccin.
Esta revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de

efectuar cambios en el Sistema Integrado de Gestin, incluyendo la Poltica y los
Objetivos del Sistema Integrado de Gestin- SIGE.
5.6.2 Informacin para la revisin por direccin
Para la revisin del Sistema se trabaja con la informacin de entrada que suministran
los respectivos dueos de proceso a travs del instrumento (Anexo 2 instrumento para
registro de la informacin de revisin por direccin del Sistema Integrado de Gestin,
del Procedimiento Revisin por Direccin), el cual define las siguientes entradas:
Resultados de las auditoras internas al Sistema Integrado de Gestin- SIGE.

suministrados por el proceso de evaluacin independiente del sistema de control
interno.
Retroalimentacin del cliente. Se presentan los resultados de las quejas, peticiones y

reclamos, as como de las encuestas de satisfaccin aplicadas por el proceso de
Atencin al Ciudadano.
Desempeo de los procesos y conformidad del producto (tablero de control). Los

dueos y responsables de proceso presentan los resultados de indicadores estratgicos
y funcionales. Aspectos crticos y soluciones.
Desempeo ambiental de la organizacin: Se presentan los resultados de los

indicadores de la gestin ambiental, por parte del proceso Gestin Administrativa
(consumo de agua y energa) y de Mejoramiento Continuo (ejecucin presupuesto
gestin ambiental/avance gestin ambiental regional).
MC 01 12/12/11
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Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas: Anlisis presentado por el proceso

de Mejoramiento Continuo.
Requisitos legales y aspectos ambientales: Se presenta el cumplimiento de la normativa
ambiental aplicable al ICBF por parte del proceso de Mejoramiento Continuo.
Acciones de seguimiento de la anterior revisin por Direccin: cada proceso presenta el

estado de cumplimiento de los compromisos adquiridos en las revisiones anteriores.
Cambios que podran afectar al Sistema Integrado de Gestin-SIGE: Cada dueo de

proceso presenta aquellos cambios que pueden afectar dicho sistema de manera
positiva o negativa.
Recomendaciones para la mejora: Cada dueo de proceso presenta aquellas

oportunidades para el mejoramiento del proceso.
Resultados de la gestin realizada sobre los riesgos para la entidad. Los cuales deben
estar actualizados y se presentan los resultados de la valoracin del mapa de riesgos
por cada proceso.
Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoracin previa de

riesgos. Relacione todas las caractersticas y eventos relacionados con los activos de
informacin, que no fueron valoradas correctamente.
5.6.3 Resultados de la revisin
Los resultados de la revisin por la direccin incluyen las decisiones y acciones

relacionadas con la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE y sus
procesos; la mejora del servicio con relacin a los requisitos del cliente y las
necesidades de recursos.
De cada una de las revisiones que se realicen al Sistema Integrado de Gestin- SIGE
se deja registro de acuerdo al Anexo 2 instrumento para registro de la informacin de
revisin por direccin del Sistema Integrado de Gestin, del Procedimiento Revisin por
Direccin, F01.PR10.PE01.

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Prosperidad Social
CAPITULO 6. GESTION DE LOS RECURSOS
6.1 Provisin de los Recursos
El ICBF determina y proporciona los recursos necesarios para la implementacin,

mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestin y para aumentar la
satisfaccin de los usuarios (clientes), con los requisitos establecidos, esto se refleja en
la programacin de metas sociales y financieras aprobadas por la Direccin General. En
la planificacin de cada proceso se tienen en cuenta los recursos necesarios para el
desarrollo de las actividades.
6.2 Talento Humano
El ICBF en su Manual de funciones ha determinado el nivel de educacin, formacin,

habilidades y experiencia de los servidores pblicos que desarrollan las diferentes
actividades del Instituto y que pueden afectar la calidad de los servicios y el medio
ambiente.
Para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, el ICBF acta:
Estableciendo la competencia (valoracin de competencias) de los servidores pblicos

y/o particulares que ejercen funciones pblicas o que realizan trabajos que afectan la
calidad del servicio, (acadmicas, formacin, experiencia, habilidades), necesarias para
desempear cada uno de sus cargos.
Proporcionando la formacin para satisfacer las necesidades detectadas, mediante
planes anuales de capacitacin, previa identificacin de necesidades y/o estableciendo
requisitos de formacin para los particulares que ejercen funciones pblicas. Estos se
orientan a mejorar las competencias profesionales de los servidores pblicos
involucrados.
Evaluando la eficacia, eficiencia o efectividad de las acciones desarrollada (Instructivo
de Capacitacin),
Asegurndose que los servidores pblicos, del ICBF, conozcan la pertinencia e
importancia de su trabajo y cmo estn contribuyendo al logro de los objetivos SIGE, y
Manteniendo en la historia laboral, los registros de educacin, formacin, habilidades y
experiencia de los servidores pblicos vinculados al Instituto.
6.3 Infraestructura
El ICBF cuenta con una infraestructura de comunicaciones que consta de una Red
WAN conformada por enlaces dedicados (Frame Relay) y/o Satelitales con los
respectivos DTU; sobre dicha red se accede a servicios de datos e informacin en lnea
MC 01 12/12/11
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y para el caso de enlace dedicado Frame Relay se dispone de dos puertos de voz sobre
IP (VoIP) en los enrutadores conectados a nivel Nacional y este se conecta a la central
telefnica, para dar respuesta a la demanda de servicios.
Las metodologas, controles, pruebas y validaciones para garantizar la disponibilidad y

uso adecuado de los aplicativos del ICBF se desarrollarn a travs del Proceso Gestin
Tecnolgica de la Informacin y las Comunicaciones.
El ICBF cuenta con un Sistema de Informacin Misional (SIM) para las operaciones de
los procesos de Proteccin, Prevencin, Atencin al ciudadano y Direccionamiento
Estratgico en el modulo de Metas sociales y financieras.
Las treinta y tres (33) Regionales estn distribuidas a lo largo y ancho del territorio
nacional cada una de estas regionales y doscientos (200) Sedes donde operan los
Centros Zonales los cuales han sido impactados con el programa de centros Zonales
con calidad a travs del cual han permitido su mejora integral para la prestacin de los
servicios a la comunidad.
Los procedimientos relacionados con la infraestructura fsica y de mantenimiento de la

misma al interior del ICBF estn relacionados en el Proceso Gestin Administrativa.
6.4 Ambiente de Trabajo
Las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo y se presta el servicio a la

comunidad, cuenta con espacios adecuados de acuerdo a factores fsicos y
ambientales, esto como resultado de la implementacin del programa integral centros
zonales con calidad que viene siendo liderado por la Direccin General de la entidad.
CAPITULO 7: REALIZACION DEL PRODUCTO
7.1 Planificacin de prestacin del servicio
El ICBF planifica la prestacin del servicio dentro de sus procesos misionales dando
cumplimiento a la misin, para lo cual se definen servicios de atencin orientados a
posibilitar, proteger, preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de los
nios, nias y adolescentes; fortalecer la formacin y desarrollo humano de las familias
para favorecer el ejercicio de los derechos de los nios, nias y adolescentes y atender
al adulto mayor que se encuentra en estado de indigencia o de extrema pobreza, en
riesgo econmico por la imposibilidad de generar ingresos y en riesgo derivado de la
exclusin social .

MC 01 12/12/11
Prosperidad Social
Para asegurar la operacin y el seguimiento de los servicios, el Instituto define

lineamientos tcnicos administrativos, procedimientos y dems documentos que
soportan la ejecucin de los programas.
El control operacional de los aspectos ambientales de los programas del ICBF se

documenta en los Lineamientos Tcnicos Administrativos Misionales, como se
establece en la Gua Metodolgica Para la Construccin y / o Actualizacin G01.PM02.
Esta planificacin es coherente con los requisitos establecidos en la normativa aplicada

al que hacer institucional, alineada a planeacin estratgica y a los objetivos del
Sistema Integrado de Gestin.
Para la prestacin del servicio, la entidad planifica la ejecucin de los procesos, prevista
desde el anteproyecto de presupuesto, el presupuesto de inversin aprobado, la
programacin de metas sociales y financieras, los planes de accin y operativos.
Cuenta adems con procesos estructurados, documentados y controlados mediante
indicadores de gestin para verificar la eficacia en la operacin de los procesos, as
como los registros para proporcionar la evidencia de cumplimiento de los requisitos en
los procesos misionales. (Ver Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos).
7.2 Procesos relacionados con el Cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio
Los requisitos para los servicios de atencin de los nios, nias, adolescentes y las
familias se encuentran establecidos en el artculo 44 de la Constitucin Poltica de
Colombia y en la Ley 1098 de 2006 Cdigo de la infancia y Adolescencia.
Igualmente, las Direcciones de Proteccin y de Prevencin, articuladas con la Direccin

del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, la Oficina Asesora de Comunicaciones y
Atencin al Ciudadano y la Oficina Asesora Jurdica; estudian y revisan los diferentes
requisitos de Ley aplicables a los servicios y los lineamientos tcnicos administrativos,
para su adecuada prestacin acorde con las necesidades de los usuarios.
En relacin con los requisitos legales, se establece el procedimiento de identificacin y

evaluacin del cumplimiento Legal PR06.PA02; a travs del cual se determinan algunas
fuentes de legislacin y se definen las autoridades ambientales, as como un
instrumento para documentar la revisin peridica de estos requisitos y verificar su
aplicabilidad para el Instituto.
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio

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Conforme a lo dispuesto por las leyes 75 de 1968, 7 de 1979 y 1098 de 2006, el

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar adecua su organizacin para cumplir los
preceptos legales y a travs de las Direcciones de Proteccin y de Prevencin, se
generan los lineamientos tcnicos requeridos en concordancia con la normativa vigente
para todos los servicios.
7.2.3 Comunicacin con el cliente
La comunicacin con los clientes se efecta a travs de atencin directa en los Centros
Zonales donde se les informa y orienta sobre los servicios que presta el ICBF; atencin
telefnica las 24 horas del da por medio de la Lnea Bienestar 01 8000 91 8080;
atencin de peticiones de los usuarios tratadas de acuerdo con lo estipulado en el
proceso de Atencin al Ciudadano y sus procedimientos; de la pgina Web
www.icbf.gov.co publicada en espaol, ingls y francs; la urna de cristal como la
herramienta que busca que la comunidad ayude a identificar problemas colectivos y
soluciones innovadoras que contribuyan a la Prosperidad Democrtica y a los principios
de Buen Gobierno, las carteleras y buzones de sugerencias ubicados en los Centros
Zonales, Regionales y Direccin General para publicar informacin de diferentes temas
relacionados con los servicios y programas del Instituto, as como sobre las actividades
desarrolladas por los diferentes procesos.
As mismo, la entidad realiza encuestas a los usuarios de los servicios para identificar la
percepcin del cliente y buscar oportunidades de mejora para retroalimentar el Sistema
Integrado de Gestin. Todas las necesidades y sus medios de comunicacin estn
definidas en la Matriz de Comunicaciones Internas y Externas, (ver Anexo 6). El ICBF
garantiza la eficacia en el uso y retroalimentacin de esta informacin para la mejora
continua de los procesos y del Sistema.
Ambientalmente, para el Sistema Integrado de Gestin- SIGE, la principal parte

interesada es la Comunidad, en consecuencia, la Alta Direccin ha decidido divulgar
externamente los aspectos ambientales de la entidad, as como las medias de
prevencin, mitigacin y correccin de los impactos ambientales generados; esta
comunicacin se realiza por medio de la Pgina de Internet.
7.3 Diseo y Desarrollo
Este numeral se excluye del Sistema Integrado de Gestin (ver 1.3 de este Manual).

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7.4 Adquisicin de bienes y servicios
7.4.1 Proceso de adquisicin de bienes y servicios
Para la prestacin efectiva de los servicios de los nios, nias y adolescentes y familias
y atender al adulto mayor, se realiza a travs de diferentes modalidades de servicios
subcontratados. La convocatoria, seleccin, calificacin y contratacin de los
operadores de los servicios externos se encuentra establecida en el proceso Gestin de
Abastecimiento.
Para asegurar la calidad en la prestacin de los servicios, se tienen mecanismos de

control a estas modalidades de servicios subcontratados, mediante la Gua de
Supervisin que contempla instrumentos de supervisin para las diferentes
modalidades.
7.4.2 Informacin para la adquisicin de bienes y servicios
Por la naturaleza especial del Servicio Pblico de Bienestar Familiar y para lograr su
objetivo, el ICBF celebra contratos de aporte con las instituciones de utilidad comn1,
pertenecientes al Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Estos contratos deben
cumplir con los principios rectores de la contratacin estatal y la administracin pblica,
incorporados en el manual de contratacin del ICBF y en el proceso de Gestin de
Abastecimiento.
El ICBF contrata con Organizaciones no Gubernamentales la prestacin de estos

servicios y los compromisos que se suscriben con estas entidades contratistas
comprenden entre otros:
Respetar y salvaguardar los derechos fundamentales de nios, nias y adolescentes,

consagrados en el artculo 44 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en la
Convencin internacional de los derechos del nio, en el Cdigo la Infancia y la
Adolescencia, ley 1098 de 2006 y en las dems normas legales pertinentes.
Cumplir y ejecutar las acciones y el proceso contenidos en los lineamientos tcnicos,
administrativos y financieros que hacen parte integral del contrato de aportes.
Aplicar los estndares de atencin que establecidos por el ICBF.
Continuar con la aplicacin o aplicar (para aquellos que no lo han hecho) dentro de los
dos meses siguientes a la iniciacin de la ejecucin del contrato, el instrumento del
proyecto de autoevaluacin, fortalecimiento y estndares de calidad de los procesos de
proteccin integral.
1
Son instituciones sin nimo de lucro.
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Gestionar la afiliacin o vinculacin de todo nio, nia y adolescente al Sistema de

Seguridad Social en Salud conforme a lo establecido por la Ley.
Presentar informes cada seis meses donde presente el concepto de los profesionales
sobre el seguimiento de los casos, el diagnstico y las recomendaciones pertinentes
que de manera integral establezca el equipo tcnico institucional.
Presentar los informes extraordinarios que sobre casos especficos de nios, nias y
adolescentes solicite el ICBF.
Presentar informes trimestrales financieros segn el plan nico de cuentas, el cual
incluye la ejecucin de los ingresos y los gastos provenientes de los recursos aportados
por las Entidades contratantes. Estos informes debern ser remitidos al coordinador del
Centro Zonal respectivo, con destino al supervisor del contrato.
Facilitar las visitas de supervisin y asesora de cualquier nivel del Instituto que se
desarrollan para establecer las condiciones en las que se encuentran los nios, nias y
adolescentes para tomar medidas pertinentes.
Presentar, a la terminacin de los contratos, un estado de cuenta conforme a lo
establecido en los lineamientos financieros y llevar la contabilidad cindose al PUC.
Colocar un aviso o valla en parte visible que indique la prestacin del Servicio Pblico
de Bienestar Familiar.
Informar previamente al ICBF cualquier cambio de las instalaciones en donde se presta
el servicio o cualquier cambio de domicilio.
Informar por escrito al ICBF, una vez concluido el contrato, sobre el desarrollo y el
mejoramiento tcnico del servicio prestado, en especial sobre sus logros y
recomendaciones.
7.4.3 Verificacin de los servicios contratados
Para asegurar la verificacin de los servicios contratados, el proceso de Aseguramiento

a la Calidad de Terceros busca garantizar la calidad del Servicio Pblico de Bienestar
Familiar prestado por terceros, de tal forma que se cumpla con las exigencias
contempladas en la ley, la normativa vigente, Manuales Operativos y Lineamientos
Tcnicos definidos; mediante el diseo y ejecucin de actividades de verificacin,
validacin, seguimiento e inspeccin en la supervisin tcnica a travs de la aplicacin
de criterios y estndares de calidad.
7.5 Prestacin del Servicio
7.5.1 Control de la prestacin del servicio
Para la prestacin del servicio la entidad cuenta con un modelo de operacin por
procesos en donde se definen los misionales: Proteccin, Prevencin, Atencin al

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Ciudadano y Coordinacin y Articulacin del SNBF, los cuales estn estructurados,

documentados y controlados mediante indicadores de gestin.
Los diferentes niveles de la entidad, as como las unidades aplicativas en donde se
prestan los servicios, cuentan con la informacin para apoyar la ejecucin de los
procesos a travs de los mecanismos de comunicacin interna y se realiza el
seguimiento y medicin del cumplimiento de los mismos, a travs del proceso
Aseguramiento a la Calidad de Terceros.
El instituto cuenta con un mapa de riesgos por proceso, valorado semestralmente y al

cual se le realiza seguimiento a las acciones para el control y mitigacin de los mismos.
7.5.2 Validacin de los procesos de prestacin del servicio
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar define los criterios para la prestacin de

cada uno de los servicios, con base en las directrices del gobierno, dadas a travs del
Ministerio de la Proteccin Social, y los diagnsticos situacionales. Efecta un modelo
de costos como criterio para la viabilidad del servicio, el cual actualiza mediante una
ficha del proyecto BPIN ante Departamento Nacional de Planeacin.
En los lineamientos de cada uno de los programas se encuentran la descripcin del

servicio, caractersticas de operacin, financiacin, personas encargadas de la
operacin, y componentes del programa.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
El ICBF identifica los servicios mediante una estructura presupuestal que identifica el
programa, subprograma, proyecto, subproyecto, modalidad y cdigo.
Los beneficiarios son identificados mediante el registro nico de beneficiarios- RUB y a

travs del tipo de documento de identificacin (NUIP, registro civil, cdula de
ciudadana,) en el Formato nico de Historia de Atencin, que contiene toda la
informacin desde su ingreso al servicio hasta su salida del programa o cierre del caso.
7.5.4 Propiedad del cliente
Se considera propiedad del cliente toda informacin o documentos recibidos u

obtenidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en relacin con los nios,
nias, adolescentes y ciudadana, que es utilizada para el cumplimiento de su misin.
Esta documentacin e informacin se maneja acorde con las polticas establecidas en
el ICBF, a travs de las tablas de retencin documental- TRD y la realizacin
permanente de back ups, de acuerdo con las polticas de seguridad de la informacin.

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7.5.5 Preservacin del servicio
Para preservar el servicio que el ICBF presta a los nios, nias y adolescentes, familias
y adulto mayor que ingresan a los diferentes programas, se brinda asesora,
capacitacin y asistencia tcnica a los prestadores de los servicios subcontratados en
sus diferentes modalidades.
Igualmente la elaboracin y aplicacin de los lineamientos tcnicos administrativos (los

cuales se encuentran relacionados en el listado maestro de documentos internos) para
las diferentes modalidades, asegura que la prestacin del servicio se realice de forma
continua y con los parmetros de calidad, sostenibilidad ambiental, oportunidad y
pertinencia acordes a los requisitos de nuestros clientes.
El Control Operacional de los aspectos ambientales de los programas del ICBF se

documenta mediante los lineamientos de los mismos como se establece en la Gua
Metodolgica para la Construccin y / o Actualizacin de Lineamientos Tcnicos
Administrativos Misionales.
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin
Dentro de la prestacin de los servicios, el instituto realiza mediciones de talla, peso y

otras mediciones antropomtricas de los nios y nias, para valorar su crecimiento y su
estado nutricional en los diferentes programas de salud y desarrollo comunitario. Para
ello emplea balanzas e infantmetros o tallmetros.
La capacidad y especificaciones de los equipos necesarios para dichas mediciones son

definidas en el documento conceptual tcnico operativo del sistema de seguimiento
nutricional.
Con el fin de garantizar que los procesos de seguimiento y medicin se realizan de

manera coherente y asegure la validez de los resultados, el Instituto lleva a cabo la
calibracin de los equipos, la cual se planifica y efecta de acuerdo con las
recomendaciones del fabricante, el uso de los equipos y los resultados de chequeos
peridicos hechos por las nutricionistas o supervisor en los puntos de medicin.
Este control junto con las disposiciones para el mantenimiento, manipulacin y

almacenamiento se encuentran descritos en la Gua para la lnea tcnica en Metrologa
aplicable a los sub proyectos de prevencin y proteccin del Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar para la estandarizacin de medidas antropomtricas.

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Los responsables de operar las balanzas y tallmetros son los encargados de mantener
los registros de calibracin y/o verificacin y de mantener los equipos estn
identificados para determinar su estado de calibracin.
Los datos de la hoja de vida de los equipos, la planificacin y control de las

calibraciones son registradas en el mdulo calibracin de equipos del aplicativo
Isolucin.
CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar busca sostener y mejorar la eficacia,

eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin, para lo cual implementa
procesos de Evaluacin tales como: i) Evaluacin de la Gestin, ii) Evaluacin
Independiente del Sistema de Control Interno y iii) Aseguramiento a la Calidad de
Terceros; a travs de los cuales se realiza seguimiento, medicin y anlisis de la
gestin; con el nimo de facilitar la toma de decisiones fundamentadas en hechos,
demostrar la conformidad de los servicios, asegurar la conformidad del Sistema
Integrado de Gestin y garantizar su mejora continua.
8.2 Seguimiento y Medicin
8.2.1 Satisfaccin del cliente
Para obtener la percepcin del cliente externo con respecto al cumplimiento que el
Instituto da a sus requisitos, se aplican encuestas por parte del proceso de Atencin al
Ciudadano a los nios, nias, adolescentes y familias usuarios de programas y servicios
que presta el ICBF.
Los resultados del anlisis de estas encuestas son fuente de identificacin de

oportunidades de mejora para el servicio que permiten asegurar el cumplimiento de
requisitos y mejorar el desempeo del Sistema Integrado de Gestin. Estas encuestas
de satisfaccin se aplican en las Regionales y Centros Zonales, en donde se tabulan,
se analizan sus resultados para enviar posteriormente al nivel Nacional y se divulgan a
travs de la Intranet:
http://intranet/contenido/contenido.aspx?catID=537&conID=930&pagID=1089

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8.2.2 Auditora interna
El ICBF tiene estructurado el procedimiento para la realizacin de las Auditoras

Internas, en el que se establece la planificacin de las mismas, la realizacin in situ de
las auditorias, conclusiones de la verificacin y el seguimiento a las acciones correctivas
resultado de los hallazgos.
Se ha designado al proceso de Evaluacin Independiente del Sistema de Control
Interno en cabeza del Jefe de la Oficina de Control Interno, como el responsable de
coordinar las Auditoras Internas del Sistema Integrado de Gestin, teniendo en cuenta
que debe realizar por lo menos un ciclo de auditora al ao.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos y servicios
El Instituto Colombiano Bienestar Familiar, desarrolla modelos de evaluacin para el

seguimiento de los programas misionales y las actividades de apoyo del Instituto.
Algunos de los mtodos para conocer la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos
son: seguimiento, monitoreo, control, supervisin, interventora, auditora, investigacin,
elaboracin de diagnsticos y elaboracin de informes.
Las partes interesadas son informadas de la gestin institucional mediante informes

como: Informe anual al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social,
Informe de gestin al DNP, Informe al Consejo Nacional de Planeacin, Informe al
Congreso Nacional de la Repblica y Reportes de evaluacin para rendicin de cuentas
al Presidente y Ministros.
El sistema de Supervisin contempla seguimientos al servicio en diferentes etapas de la

prestacin, el cual tiene como finalidad verificar que los servicios de Bienestar Familiar,
se presten de acuerdo con los requisitos y lineamientos tcnico administrativos
establecidos y los compromisos contractuales acordados.
Cada proceso tiene indicadores que miden su gestin y el resultado se reporta a travs
del Tablero de Control en el mdulo de Seguimiento a Planes, Programas y proyectos
del SIM, permitiendo hacer seguimiento y control al logro de las disposiciones
planificadas en el Sistema Integrado de Gestin- SIGE.
En relacin con el cumplimiento de la legislacin ambiental colombiana en el Sistema

Integrado de Gestin, se implementa el procedimiento de identificacin y evaluacin del
Cumplimiento Legal PR06.PE02; en donde se establece el mecanismo mediante el cual
se realiza la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales aplicables al Instituto,
en colaboracin con los dems procesos del ICBF.

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8.3 Control del Servicio No Conforme
Se cuenta con el procedimiento: Control Servicios No Conformes y No Conformidades

del Sistema para la deteccin, tratamiento, registro y control de los servicios no
conformes /no conformidades del sistema, generados en los distintos procesos de la
entidad. Los servicios no conformes- SNC, se identifican y documentan en los procesos
misionales. La naturaleza de las no conformidades y el tratamiento adelantado se
registra en el mdulo de mejoramiento del aplicativo ISOLUCION, herramienta
implementada para el seguimiento y control de las acciones de mejora.
Con el fin de preparar y responder ante las emergencias, se formulan Planes de

Gestin Ambiental donde se identifican situaciones potenciales de emergencias a las
que estn expuestas las Unidades Aplicativas.
La entidad cuenta con treinta y tres (33) Planes de emergencia y contingencia-

Componente ambiental en las regionales con la informacin suministrada por cada uno
de sus Centros Zonales, en relacin con amenazas de tipo ambiental (inundaciones,
deslizamientos, sismos, vulcanismo, huracanes), de origen tecnolgico y de origen
social. La informacin suministrada permite clasificar y ubicar las unidades aplicativas
por tipo de riesgo, para coordinar esfuerzos con entidades del Sistema Nacional de
Prevencin y Atencin de Desastres SNPAD, como los Comits Locales de Prevencin
y Atencin de Desastres CLOPAD (municipios) y Comits Regionales de Prevencin y
Atencin de Desastres CREPAD (Departamentos); con el fin de comunicar y mitigar el
riesgo a las unidades aplicativas, para organizarlas y atenderlas en caso de un desastre
natural o una materializacin del riesgo ambiental.
8.4 Anlisis de Datos
El proceso Evaluacin de la Gestin a travs de sus procedimientos, permite integrar y

analizar el desempeo general del Instituto e identificar oportunidades de mejora.
El anlisis a la informacin se realiza con el fin de identificar tendencias, guiar

decisiones y evaluar el Sistema Integrado de Gestin- SIGE para demostrar su eficacia,
eficiencia y efectividad.
Los datos para el Tablero de Control son registrados y analizados por los dueos y
responsables de los procesos a nivel Nacional, Regional y Zonal, con el fin de aplicar y
documentar acciones correctivas y preventivas que permitan mejorar la efectividad de
los procesos.

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Prosperidad Social
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
El instituto mejora la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin-

SIGE mediante el uso de las Polticas del Sistema, de sus objetivos, resultados de
auditoras internas SIGE, resultados de indicadores de gestin y revisiones por
direccin para el seguimiento y medicin de los procesos; con el fin de implementar las
acciones correctivas y preventivas para la sostenibilidad y mejora del Sistema.
8.5.2 Accin correctiva / 8.5.3 Accin preventiva
La entidad cuenta con los procedimientos para el manejo de las Acciones Correctivas
y Acciones Preventivas, mediante los cuales se busca eliminar las causas de las no
conformidades con el objeto de evitar que vuelvan ocurrir y no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Para ello se construy la Gua Para la
Identificacin de Causas.
El tratamiento e implementacin de estas acciones es responsabilidad de todos los
servidores pblicos y se registran en el mdulo de mejoramiento del aplicativo
ISOLUCION, herramienta implementada para el seguimiento, control y eficacia de las
acciones de mejora para el Sistema Integrado de Gestin.
Glosario de Trminos: todos los trminos parte del sistema Integrado de Gestin- SIGE,
pueden ser consultados en el aplicativo ISOLUCIN y al cual pueden acceder a travs
de la siguiente direccin: http://172.16.9.138/ISOLUCION

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Prosperidad Social
ANEXOS:
Anexo 1: Naturaleza de los Cambios
tem Nombre del tem

Descripcin del Cambio
Modif.
Se incluy ISO/IEC 27001:2005: Sistema de Gestin
1.1 Objetivo del Manual
de Seguridad de la Informacin.
Estructura de la Se ajusto de acuerdo al procedimiento de elaboracin
1.5
Documentacin de control de documentos
Se ajustaron de acuerdo al mapa estratgico 2011-
2.1 Misin, visin
2014
Objetivos Se ajustaron de acuerdo al mapa estratgico 2011-
2.6
estratgicos 2014
Servicios que presta Se actualizaron de acuerdo a la programacin y
3
el ICBF prestacin de servicios
Polticas y objetivos Se actualiz Poltica y Objetivo SIGE y se incluyeron
3.5
SIGE las polticas ambiental y seguridad de la informacin
Requisitos Se ampliaron las notas correspondientes a la
4.1
Generales caracterizacin del proceso
Requisitos de
4.2 Se incluyeron conceptos de la 27001:2005
Documentacin
Se incluyeron el tema de control Operacional as como
5.3 Planificacin
la aspectos ambientales y los requisitos legales
Responsabilidad y
5.5.1 Se ajustaron las responsabilidades de los procesos
autoridad
Comunicacin Se actualizo de acuerdo a los diferentes medios de
5.5.3
Interna comunicacin interna que tiene la entidad
Se ajusto periodicidad y fecha de corte de la revisin
5.6 Revisin Por por Direccin al igual se adiciono entrada No 11
5.6.2 direccin Vulnerabilidades o amenazas no tratadas
adecuadamente en la valoracin previa de riesgos
6.4 Ambiente de trabajo Se ajusto de acuerdo a los parmetros de la Norma
Se incluyeron el tema de control Operacional as como
7.1 Planificacin
la aspectos ambientales y los requisitos legales
Procesos
7.2 relacionados con el Se incluyo tema de requisitos legales
Cliente
Comunicacin con Se ampli las opciones de comunicaciones que tiene la
7.2.3
cliente entidad para el ciudadano
7.6 Control de los Se incluyo Gua para la lnea tcnica en metrologa
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dispositivos de
seguimiento y
medicin
Satisfaccin del Se incluyo la necesidad de la divulgacin de las
8.2.1
cliente encuestas a travs de intranet
8.5.2 Accin Correctiva Se ajusto y se fusionaron los temas de acciones
8.5.3 Acciones preventiva correctivas y preventivas.
Se actualiz la adscripcin del instituto al Departamento
2.1 y Presentacin del
Administrativo para la prosperidad Social, de acuerdo al
ICBF.
Decreto 4156 de noviembre 3 de 2011.
3.2 Clientes- usuarios
Se actualiz Ministerio de la Proteccin Socialo por
Auditora interna ( las
8.2.2 Departamento Administrativo para la prosperidad
partes interesadas)
Social.

MC 01 12/12/11
Prosperidad Social
Anexo 2: Estructura Orgnica

MC 01 12/12/11
Prosperidad Social
Anexo 3: Mapa De Procesos
Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos
Anexo 6. Matriz de comunicaciones internas y Externas
Anexo 7. Caracterizacin Proceso

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Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIGE

NTC ISO 9001: 2008 / NTCGP 1000: 2009

Bogot D.C., Diciembre de 2011

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Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE

Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE

CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA ....................................................... 36

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Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE

CAPITULO 1: PRESENTACIN DEL MANUAL SIGE

1.1 Objetivo del Manual

Describir el Sistema Integrado de Gestin (SIGE) conformado por: Sistema de Gestin

NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestin de Calidad. Requisitos

NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestin de Calidad. Para la rama ejecutiva del

NTC ISO 14001:2004: Sistema De Gestin Ambiental. Requisitos

ISO/IEC 27001:2005: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin.

1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestin (SIGE)

Aplicable para las actividades inherentes a la prestacin del servicio pblico de

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE

1.3 Justificacin de Exclusiones

-Diseo y desarrollo (7.3):

Se encuentra excluido por considerarse que el diseo y desarrollo no aplica a la entidad

1.4 Control del Manual

El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los

El manual ser publicado en el modulo Manual del aplicativo Isolucion, as como en la

Una vez aprobado el Manual la Subdireccin de Mejoramiento Organizacional actualiza

Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE

1.5 Estructura de la Documentacin

La documentacin del Sistema Integrado de Gestin-SIGE se encuentra organizada de

Primer Nivel: Manual SIGE

CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

2.1 Presentacin del ICBF

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- Cecilia de la Fuente de Lleras, es

El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integracin y el desarrollo armnico de

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Manual del Sistema Integrado de Gestin SIGE

Trabajamos por el pleno desarrollo de la primera infancia y el bienestar de las familias

Ciudadanos tolerantes, responsables y solidarios, construyendo una Colombia

Respeto: Es comprender clara y completamente los derechos y deberes individuales

2.6 Objetivos Estratgicos

El ICBF establece sus Objetivos y Metas Institucionales en un Plan Indicativo

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La poltica de Planeacin de la entidad, define que en el ICBF planeamos con base en

El Plan Indicativo para la vigencia 2011 2014, denominado Por la prosperidad de la

Lograr la atencin integral de alta calidad a la primera infancia

CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF

La familia es el ambiente y el paradigma de relacin social primaria ms adecuada para

Es claro que a la familia corresponde la responsabilidad fundamental de la asistencia,

La Oferta de Servicios del ICBF se define en los Lineamientos de Programacin,

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a. Hogares ICBF (Hogares Comunitarios FAMI, Tradicionales, Mltiples y

a. Programa de Alimentacin escolar PAE

5. BIENESTARINA POR CONVENIOS

a. Bienestarina por convenios Primera Infancia

a. Atencin desde Centro zonal

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Apoyo a la Primera Infancia (Menores De 6 Aos): El apoyo a la primera infancia se