Project Management Office - PMO

Creating a PMO

Janneth Chicaiza Espinosa

Danilo Jaramillo Hidalgo
Grupo 2
1 Gestin de Carteras de TI
 Objetivos Especficos

Conocer los fundamentos tericos de una

Oficina de Gestin de Proyectos, PMO.
Aprender los pasos necesarios para crear
una PMO.
CONTENIDOS

Objetivos
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
Creacin

2 Gestin de Carteras de TI
 Bibliografa (1)

[1] WALTON Jane, Creating a PMO. Pacific Edge

Software, 2004
[2] RODRIGUEZ, Ivete, SBRAGIA, Roberto y
GONSALEZ, Fabio. Oficina de Gerencia de
CONTENIDOS Proyectos: Teora y prctica. [online]. mayo
2002, vol.23, no.2 [citado 14 Julio 2006].
Objetivos
Disponible en:
Bibliografa
Generalidades <http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_
Planeacin y arttext&pid=S0798-
Creacin 10152002000200007&lng=es&nrm=iso>.
[3] IAPP, Instituto Argentino de Administracin de
Proyectos. PM14 La oficina de Proyectos,
[citado 14 Julio 2006], Disponible en
http://www.iaap.com.ar/cursos/pm14.pdf.

3 Gestin de Carteras de TI
 Bibliografa (2)

[4] ARTEMIS. Disponible en

http://es.aisc.com/Service/2, [12 de julio del
2006].
[5] PMI, 1er Congreso de Direccin de Proyectos
CONTENIDOS 24-Feb-04. JORDI ORTIZ SED. Disponible en
http://www.pmi-
Objetivos
es.org/ponencias/2004/Ponencia%20Jordi%20O
Bibliografa
Generalidades rtiz%20Sedo.pdf, [12 de julio del 2006].
Planeacin y [6] Oficina de Gestin de Proyectos. Disponible en
Creacin
http://www.iil.com.mx/cursos%202005/deworde
nhtml/La%20oficina%20de%20Admon%20de%2
0Proyectos.htm, [11 de julio del 2006].

4 Gestin de Carteras de TI
 Seccin 1

Generalidades

5 Gestin de Carteras de TI
 A n t e c e d e n t e s (1)

La gerencia de proyectos, GP ha pasado por

una casi revolucin en las dos ltimas
dcadas [2].
Los proyectos eran administrados de forma
CONTENIDOS
ad hoc.
La moderna GP se preocupa por mtodos y
Objetivos
Bibliografa
tcnicas que sean aplicables a proyectos de
Generalidades diferentes tamao y complejidad.
Planeacin y
Creacin Al ser reconocida la GP como una habilidad
especfica, comenzaron a surgir las Project
Management Offices, PMOs (Oficina de
Gestin de Proyectos, OGPs).

6 Gestin de Carteras de TI
 A n t e c e d e n t e s (2)

Los profesionales vinculados a proyectos

trabajan bajo una gran presin para poder
entregar un producto en el tiempo y dentro
de los costos estimados [3].
CONTENIDOS La alta direccin busca incrementar las
operaciones utilizando nuevas tecnologas
Objetivos
Bibliografa para tener una mejor visibilidad, integrar
Generalidades sistemas y tener informes en tiempo real.
Planeacin y
Creacin Entonces, cmo gestionar mltiples
proyectos, mantenerlos a todos visibles y
permitir tomar decisiones basadas en
informacin verdadera PMO.

7 Gestin de Carteras de TI
 Q u e s u n a P M O (1)

La Oficina de Gestin de Proyectos OGP

representa el centro corporativo por excelencia
para la gestin de proyectos, tomndolo como un
elemento esencial para el establecimiento de una
CONTENIDOS
cultura de proyectos, la optimizacin de proyectos
y la colaboracin de recursos [4].
Objetivos

Bibliografa
Generalidades
Utiliza mtodos y procesos de
Planeacin y planeamiento, acompaamiento y control.
Creacin
Vincula al gerente de proyecto y la alta
administracin, por medio de un sistema de
feedback que permite el perfeccionamiento
continuo de la disciplina en la organizacin.

8 Gestin de Carteras de TI
 Q u e s u n a P M O (2)

Componentes de una PMO [1].

CONTENIDOS

Objetivos
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
Creacin

9 Gestin de Carteras de TI
 O b j e t i v o s d e u n a P M O [5]
Potenciar la figura del Director de Proyectos, con
competencias y habilidades para liderar los
proyectos.
Implantar la metodologa de Direccin de
Proyectos alineada a los procesos y la cadena de
valor de la compaa.
CONTENIDOS Formar y transmitir los conocimientos de la
metodologa, ordenar las ideas y establecer un
Objetivos lenguaje comn.
Bibliografa Transmitir al resto de los departamentos de la
Generalidades compaa la visin de que el rea Tcnica aplica
Planeacin y metodologas orientadas a proyectos, dirigiendo y
Creacin responsabilizndose de los proyectos que
implanta.
Buscar la excelencia y los buenos resultados en la
gestin de proyectos.
Impulsar la implantacin de herramientas
informticas que faciliten la gestin y soporten el
proceso.
10 Gestin de Carteras de TI
 Funciones de una PMO

Evaluacin de las necesidades de la

organizacin para una PMO -> disea el tipo de
PMO que ser el ms efectivo [6]. El rol
especfico de la OGP puede variar de acuerdo a
CONTENIDOS los requerimientos de la organizacin, y puede
incluir [2]:
Objetivos
Bibliografa a) prestar servicios internos en GP;
Generalidades
Planeacin y
b) desarrollo / implementacin de mtodos,
Creacin procesos y medidas de evaluacin;
c) anlisis de mejores prcticas y
d) ser depositario de la memoria tcnica de los
proyectos para que modelos y estimaciones
puedan ser usadas por gerentes de proyectos.

11 Gestin de Carteras de TI
 Seccin 2

Planeacin y Creacin

12 Gestin de Carteras de TI
 Planeacin

Antes de crear una PMO se debe verificar los

siguientes elementos [6].
Determinar los problemas, barreras y factores de
xito que afectarn la implementacin de una PMO.
Determinar el alcance y responsabilidades de la PMO
CONTENIDOS
dentro de diferentes niveles de la organizacin.
Objetivos Planear e implementar una PMO mediante un enfoque
Bibliografa orientado a proyectos.
Generalidades
Planeacin y Fijar objetivos a ser cumplidos en cortos perodos de
Creacin tiempo (por ejemplo en 6 meses).
Obtener el apoyo por parte de la Alta Gerencia y de
la organizacin.
Preparar el plan de contratacin y presupuestacin de
una PMO alineado con las necesidades
organizacionales.
13 Gestin de Carteras de TI
 r e a s d e E n f o q u e [1]

Problemas Focus area

PROJECT FAILURES Execution Excellence
COSTS OUT OF CONTROL Financial Reform
CONTENIDOS INSUFFICIENT INFORMATION Portfolio Information Transparency
Objetivos NO DECISION FRAMEWORK Portfolio Decision Support
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
RESOURCE BOTTLENECKS Resource Allocation
Creacin
Para que una PMO sea exitosa, inicialmente
debe enfocarse en pocas metas clave. Con el
tiempo puede agregarse otras metas. Crear una
proyeccin, con una lnea base para agregar
reas de enfoque adicionales.
14 Gestin de Carteras de TI
 Modelos

Para escoger el modelo adecuado se debe

tomar en cuenta el nivel de madurez de la GP
en la organizacin.

CONTENIDOS

Objetivos
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
Creacin

Fig. 1: Modelos de PMOs [2].

15 Gestin de Carteras de TI
 Implementacin

Los diez pasos de implementacin de Proceso

de la PMO [6]
1. Definicin de la(s) meta(s).
2. Obtencin del compromiso para proceder.
CONTENIDOS 3. Evaluacin de las prcticas actuales de la
organizacin en la GP.
Objetivos
Bibliografa 4. Definicin de las funciones.
Generalidades
Planeacin y 5. Establecimiento de roles y responsabilidades.
Creacin 6. Identificacin de procesos y herramientas.
7. Estimacin de recursos.
8. Obtencin de aprobacin y presupuesto.
9. Asignacin de personal a la PMO.
10.Asimilacin de la PMO en la organizacin.
16 Gestin de Carteras de TI
 Modelo de Madurez (1)

Para asegurarse de que una PMO se mantendr

exitosa en el tiempo, se debe disear un
modelo de madurez propio. El crear un modelo
de madurez abarca 5 pasos [1]:
1. Seleccionar las capacidades de una PMO perfecta
CONTENIDOS
(conceptualmente), incluyendo temas como: anlisis
Objetivos financiero, anlisis de riesgos, planeacin de
Bibliografa proyectos, asignacin de recursos, etc.
Generalidades
Planeacin y 2. Determinar una escala de progresin para cada
Creacin capacidad, empezando con el nivel inicial y
progresando a la madurez.
3. Realizar un anlisis del estado actual.
4. Fijar metas por cada capacidad.
5. Crear una proyeccin de cmo llegar del estado
actual al estado deseado.
17 Gestin de Carteras de TI
 Modelo de Madurez (2)

Ejemplo:

CONTENIDOS

Objetivos
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
Creacin

Fig. 2: Escala de progresin para la capacidad de anlisis

financiero [1].
18 Gestin de Carteras de TI
 Concentrador de
Comunicaciones(1)
Una PMO es un concentrador de comunicaciones,
por lo que debe proveer [1]:
Definir qu informacin es necesaria, para quin y
cundo.
CONTENIDOS
Crear reportes simples y eficientes.
Crear los mecanismos adecuados para integrar la
Objetivos
Bibliografa
informacin.
Generalidades Validacin constante y mejora de datos
Planeacin y
Creacin reportados
Demostracin continua del valor de la informacin
tanto a los agentes emisores como destinatarios.
Mantener controlados los cambios de necesidades
de informacin. Keeping in touch with changing
needs for information.
19 Gestin de Carteras de TI
 Concentrador de
Comunicaciones(2)

CONTENIDOS

Objetivos
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
Creacin

Fig. 3: Informacin necesaria por tipo de audiencia

20 Gestin de Carteras de TI
 Factores Restrictivos

Los factores que facilitan o restringen la

implementacin de una OGP son bsicamente
los mismos que estn presentes en cualquier
proceso de cambio organizacional.
CONTENIDOS Existen resistencias a la implementacin de las
OGP, debidas a [2]:
Objetivos
Bibliografa sensacin de prdida de poder.
Generalidades
Planeacin y la falta de apoyo o patrocinio de la alta
Creacin
direccin de la empresa,
la poca atencin dada a la comunicacin a lo
largo del proceso.

21 Gestin de Carteras de TI
 Factores Facilitadores

Estn directamente ligados al grado en que se

encuentra la organizacin en trminos de la
utilizacin de los procesos de GP, unidos al
grado de madurez en estos procesos.
Nivel de desarrollo de los conceptos de GP en la
CONTENIDOS
empresa.
Objetivos Forma de administrar las expectativas en relacin a
Bibliografa
Generalidades
la PMO y a la forma de comunicar los xitos y la
Planeacin y evolucin de implementacin.
Creacin El papel de la educacin y capacitacin de los equipos
de proyecto en GP es muy importante en el inicio del
proceso.
Implementacin que considere la satisfaccin de las
necesidades inmediatas de los gerentes de
proyectos auxilia la venta interna de un proyecto de
22 implementacin de OGP. Gestin de Carteras de TI
 Conclusiones

La demanda por una gerencia eficaz, la

multiplicacin del nmero de proyectos, as
como la creciente complejidad de los
mismos, son aspectos que justifican la
implementacin de una PMO [2].
CONTENIDOS Diferentes tipos de PMOs resuelven
Objetivos diferentes problemas.

Bibliografa
Generalidades
La estructura interna de la PMO depende
Planeacin y de las atribuciones de la misma.
Creacin
El patrocinio de un nivel ms elevado en la
organizacin es factor de xito para la
implementacin de la PMO.
La PMO debe evolucionar en sus
atribuciones y complejidad -> crear metas
alcanzables.
23 Gestin de Carteras de TI
 Conclusiones

Las decisiones sobre modelo, tamao y

atribuciones de la OGP deben llevar en
consideracin los factores crticos de xito y
fracaso. Una OGP, para obtener xito, debe
CONTENIDOS
funcionar como un catalizador, estableciendo
lazos internos y transformando las
Objetivos informaciones dispersas en conocimiento
Bibliografa
Generalidades organizacional. La oficina debe venir para
Planeacin y
Creacin
facilitar y no para complicar las acciones de
los gerentes de proyectos. En este sentido,
debe ser la guardiana de la metodologa, pero
no esclava de ella, evitando el papel de simple
auditora [2].

24 Gestin de Carteras de TI
 Preguntas de control

Cules son los beneficios que una

PMO aporta a la organizacin?.
Cundo se requiere una PMO?.
CONTENIDOS Una PMO es un agente de cambios?.
Objetivos Cul es el primer paso en la

Bibliografa
Generalidades
planeacin de una PMO?.
Planeacin y
Creacin

jachicaiza@utpl.edu.ec
djaramilloh@utpl.edu.ec

25 Gestin de Carteras de TI
 Debate

Cmo integrar una PMO en una

organizacin mientras se evita
la burocracia, y otras
CONTENIDOS
resistencias a su
Objetivos
implementacin?.
Qu modelo de PMO es el ms
Bibliografa
Generalidades
Planeacin y
Creacin adecuado para la UTPL?

26 Gestin de Carteras de TI