POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

Date dentre en vigueur: 14 dcembre, 1998 Instance dorigine: Vice-rectorat aux

finances
Remplace/amende la politique du: s/o Numro de rfrence: CFO-4

N.B.: Le genre masculin est utilis comme gnrique seule fin d'allger le texte.

PORTE

La prsente politique s'applique lensemble des biens corporels (comme les terrains, les
btiments et le matriel) ou incorporels qui sont, soit donns lUniversit, soit acquis par elle
et qui constituent des immobilisations. Daprs lInstitut canadien des comptables agrs
(ICCA), les immobilisations sont des lments dactif identifiables qui rpondent lensemble
des critres suivants:

a. ils sont destins soit tre utiliss pour la production de biens, pour la prestation
de services ou pour ladministration, soit tre donns en location des tiers, ou
bien servir au dveloppement ou la mise en valeur, la construction,
lentretien ou la rparation dautres immobilisations;

b. ils ont t acquis, construits, dvelopps ou mis en valeur en vue dtre utiliss
de faon durable;

c. ils ne sont pas destins tre vendus dans le cours normal des affaires;

d. ils ont une dure de vie utile de plus de un (1) an et leur seuil de capitalisation
varie en fonction de la catgorie laquelle ils appartiennent. (Voir Annexe A
Directives sur la comptabilisation et lamortissement tablies en conformit avec
celles du ministre de lducation).

OBJET

La politique a pour objet dtablir un cadre de rfrence pour la gestion et le contrle des
immobilisations de lUniversit, y compris la comptabilisation, la prise en compte, la protection
et la cession. On trouvera dans la Politique dachat dautres rglements relatifs lachat et la
commande de matriel.

NONC DE POLITIQUE

Gnralits

1. Toutes les immobilisations acquises mme les fonds de fonctionnement de

lUniversit, les fonds de dpenses en immobilisations ou les fonds affects de mme
que les dons dimmobilisations sont la proprit de lUniversit, indpendamment de
leur emplacement.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

2 de 16

2. On peut faire exception la rgle gnrale nonce au paragraphe 1 dans le cas

dimmobilisations acquises mme les fonds de recherche ou les fonds gnrs par des
contrats, sil existe une condition particulire quant la proprit de limmobilisation
acqurir, impose par lorganisme subventionnaire ou la partie avec laquelle lUniversit
est lie par contrat, au moment o la subvention ou le contrat est accord. Le cas
chant, les cots des immobilisations ne sont pas partags ni confondus avec les autres
fonds de lUniversit; ils ne sont pas non plus capitaliss aux fins de la communication
de linformation financire.

Comptabilisation et mesure

3. Les immobilisations sont comptabilises au cot de revient. En rgle gnrale, le cot de

revient comprend le prix dachat augment des frais affrents aux autres cots
dacquisition tels que les cots dinstallation, les frais de manutention et de transport
ainsi que les taxes et droits. Dans le cas dun don, on considre le cot de revient de
limmobilisation comme tant le juste prix tabli la date laquelle le don a eu lieu. Le
juste prix peut tre estim sur la base de la valeur du march ou de la valeur dexpertise.
On communiquera avec le Bureau du soutien universitaire lorsque survient une offre de
don dimmobilisation.

4. Considr comme une amlioration, le cot engag pour amliorer le potentiel de

service doit tre capitalis, quelle que soit la source de financement. Il y a amlioration
du potentiel de service lorsquil y a augmentation de la capacit de service
pralablement value, diminution des cots de fonctionnement associs, prolongation
de la dure de vie utile de limmobilisation ou amlioration de la qualit de la
production.

5. Toutes les immobilisations qui ont une dure de vie limite sont amorties conformment
aux mthodes tablies et aux directives en vigueur (voir Annexe A).

Garde des biens et protection

6. Certaines immobilisations sont gographiquement retraables grce linventaire des

immobilisations fixes tenu par la section comptabilit gnrale des Services financiers.

On procdera tous les trois ans linventaire de lensemble des immobilisations de

lUniversit. Bien que la coordination gnrale de linventaire physique incombe au
coordonnateur des immobilisations fixes, fonds dimmobilisation et demandes de
rglement ( le coordonnateur ), chaque directeur de dpartement, chef dunit ou
responsable dorganisme a la responsabilit de procder cet inventaire dans son
secteur conformment lAnnexe B.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

3 de 16

7. Il incombe aux directeurs de dpartement, chefs dunit ou responsables dorganisme de

sassurer que les immobilisations places sous leur garde sont entretenues et protges
conformment aux politiques de lUniversit. Ces personnes doivent faire rapport
chaque anne sur les immobilisations dont elles ont la responsabilit conformment
lAnnexe B.

8. En rgle gnrale, les immobilisations dplaables doivent demeurer lendroit qui leur
a t assign lintrieur de luniversit.

Les immobilisations ne peuvent tre retires de luniversit que pour des activits relies
lUniversit (cest--dire utilisation de matriel pour des projets de recherche reconnus
par lUniversit, travail la maison ou dplacements daffaires). Une fois le projet
termin, elles doivent tre retournes lUniversit.

9. Advenant la ncessit de transporter une immobilisation lextrieur de lUniversit ou

ailleurs lUniversit, le directeur de dpartement, chef dunit ou responsable
dorganisme a la responsabilit dappliquer les directives numres lAnnexe C.

10. Il incombe aux directeurs de dpartement, chefs dunit ou responsables dorganisme de

signaler au coordonnateur ainsi quau Service de la protection publique tout vol ou
dommage caus des biens, conformment aux directives numres lannexe C.

Cession

11. lexpiration de la dure de vie utile dune immobilisation, le directeur de

dpartement, chef dunit ou responsable dorganisme qui en a la garde en dispose selon
les directives numres lAnnexe C.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

4 de 16

ANNEXE A
Directives sur la comptabilisation et lamortissement
tablies en conformit avec celles du ministre de lducation

CATGORIES MONTANT PRIODE

DIMMOBILISATIONS FIXES MINIMAL DAMORTISSEMENT

1. Terrains s/o
services et amliorations s/o 20 ans
30 000 $
2. Btiments amortissement dgressif
Modifications et 30 000 $ 2%
amliorations par projet 30 000 $ amortissement dgressif
2%
3. Amliorations locatives par
proprits bail 30 000 $
dure du bail
4. Vhicules et matriel roulant
1 000 $
5. Collections de la 5 ans
bibliothque s/o
40 ans
6. Matriel:
ordinateurs 1 000 $
matriel audiovisuel 1 000 $ 8 ans
matriel de bureau 1 000 $ 8 ans
ameublement 300 $ 8 ans
acquisition de logiciels 1 000 $ 5 ans
logiciels internes 30 000 $ 5 ans
5 ans
7. quipement spcialis 10 000 $
dimportance dure de vie normale

8. Autres actifs incorporels 1 000 $

dure de vie normale : max.
40 ans
9. Collection doeuvres dart 1 000 $
s/o
10. Dons s/o
dure de vie normale
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

5 de 16

NOTES

1. Terrain, services et amliorations sur le terrain

Un terrain est une tendue de terre de formes et dimensions dtermines avec ou sans
amliorations. Puisque le terrain est capitalis son cot dacquisition et quil ne fait pas lobjet
dun calcul de dprciation, le cot original ne change pas moins de procder des
amliorations. Le montant minimal a t fix pour cette catgorie 30 000 $ amortissables sur
une priode de 20 ans. Exemples de services et amliorations apports un terrain : trottoir,
terrain de stationnement, bancs, cltures, clairage, signalisation.

2. Modifications et amlioration de btiments

Les btiments sont des structures permanentes fixes construites pour occupation permanente ou
provisoire. Les btiments de lUniversit servent diffrentes fins et comprennent notamment
des salles de cours, bureaux, bibliothques, rsidences, galeries dart et complexes sportifs. Tous
nos btiments figurent actuellement dans les comptes de bilan. Conformment la
rglementation provinciale, le seuil par projet est de 30 000 $ avec un taux de dprciation
dgressif de 2 % par anne. Toutes les rnovations ou modifications apportes un btiment
qui cotent moins de 30 000 $ sont considres, non pas comme des immobilisations, mais
comme des cots dentretien et de rparation. De mme, le matriel et les rnovations qui
najoutent pas de valeur un btiment ne sont pas comptabiliss.

Dans le cas de btiments en construction dont lquipement est solidaire de la structure et

considr comme en faisant partie intgrante, lquipement sajoute leur valeur puisquil est
insparable du btiment.

La valeur de limmobilisation correspond au montant total vers pour lacquisition ou

lamlioration du btiment. Les cots comprennent les frais de main-doeuvre, de matriaux,
darchitecture et de conception, dintermdiaires et dagents divers, frais de notaire et davocat,
les permis de construction, les cots dinspection et de gestion de dossier ainsi que le
paysagement et, dans la mesure du possible, le cot des commodits si elles sont facilement
retraables.

3. Amliorations locatives

Les amliorations locatives apportes une proprit bail sont trs semblables aux
modifications et amliorations apportes aux btiments dont lUniversit est propritaire,
cette diffrence prs que la rnovation ne peut tre amortie au-del de la dure du bail. Il
convient dtudier avec soin les baux avant dentreprendre un projet afin de sassurer de sa
rentabilit. Les cots lis la rnovation sont capitalisables sils dpassent 30 000 $ par bail ;
dans le cas contraire, ils sont considrs comme des dpenses.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

6 de 16

4. Vhicules et matriel roulant

Les vhicules et le matriel roulant comprennent les moyens de transport ou les convoyeurs
motoriss utiliss sur le terrain, de quelque sorte quils soient, y compris les voitures, camions,
autobus, motos, tracteurs, dneigeuses, motoneiges et charriots lvateurs. Les accessoires ou le
matriel qui en font partie, bien quils puissent ne pas tre motoriss, sont galement considrs
comme des immobilisations (p. ex. remorques, plateformes, chenilles de tracteur, skis et
wagons). Ces accessoires sont capitaliss si, une fois ajouts aux immobilisations majeures, ils
dpassent le seuil tabli par le gouvernement. Le plancher des immobilisations a t fix
1 000 $, amortissables sur une priode de cinq ans.

5. Collections de la bibliothque

Les collections de la bibliothque sont des documents qui comprennent les livres, priodiques
relis, microfilms et cdroms confis la responsabilit dun bibliothcaire professionnel.
Nentrent pas dans cette catgorie les livres qui se trouvent dans les divers dpartements et
services de lUniversit. Lensemble de la collection est consigne, sans gard sa valeur, pour
une priode de 40 ans.

6. Matriel

Matriel de nature gnrale

Les immobilisations le plus souvent acquises par lUniversit tombent dans la catgorie du
matriel. Cette catgorie a t subdivise par types de matriel de faon fournir des
informations en direct sur la valeur exprime en dollars de chacun des articles rpertoris. Le
matriel est capitalis si le cot est suprieur ou gal au seuil tabli par le gouvernement; les
montants infrieurs ce seuil sont considrs comme des dpenses.

Les lments qui composent le matriel et dont le prix, individuellement, est infrieur au seuil
de capitalisation mais le dpasse collectivement, cest--dire lorsquils sont combins dautres
lments, sont capitaliss si on les achte pour constituer une unit fonctionnelle. Ainsi, on
capitalisera un disque dur, un moniteur, une imprimante ou un clavier si, malgr le fait que
chaque lment cote moins de 1 000 $, leur cot total en tant quunit fonctionnelle dpasse
1 000 $. Toutefois, on ne capitalise pas le cot dun clavier achet en remplacement dun autre.

Logiciels

Les logiciels diffrent du matriel en ce sens quils ne sont pas toujours corporels ou
identifiables sparment. Leur prix varie normment et les rglements gouvernementaux
demandent lUniversit damortir les dpenses importantes plutt que de les calculer comme
dpenses au cours dun mme exercice financier.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

7 de 16

On a cr deux catgories de logiciels. La premire couvre les logiciels de bureau ; le seuil

damortissement de ce type dimmobilisation a t fix un maximum de vie utile de cinq ans
pour lachat de logiciels dpassant 1 000 $. Pour les applications logicielles importantes, peu
importe que les logiciels aient t acquis ou dvelopps lUniversit, le seuil a t fix
30 000 $ pour une priode maximale damortissement de cinq ans. Dans toute la mesure du
possible, on doit prendre en compte la totalit des cots de production lis aux applications
logicielles lintrieur de lUniversit de manire pouvoir tablir la valeur relle de
limmobilisation. LUniversit consacrant une quantit considrable de temps et dargent
dvelopper ou amliorer les applications logicielles, il est important dinclure ces facteurs
dans les inventaires des immobilisations fixes.

7. quipement spcialis dimportance

Lquipement dimportance et lquipement spcialis ne doivent pas tre confondus avec

lquipement qui rehausse la valeur dun btiment. Les quipements majeurs consistent en
pices individuelles de machines, de matriels, de systmes informatiques et de matriels
analogues qui cotent plus de 10 000 $. Cette catgorie est vaste ; cest pourquoi il convient
dexaminer chaque pice individuellement et den tablir la dure de vie utile. Exemples dachat
dquipement dimportance : antennes paraboliques, gnratrices lectriques, quipement
mdical et instruments de musique. Les cots dacquisition comprennent le prix dachat et les
autres cots dacquisition comme les cots dinstallation, les frais dinstallation et de transport,
les taxes et droits ainsi que les modifications ou priphriques ncessaires pour les rendre
utilisables.

8. Autres actifs incorporels

On entend par actif incorporel un lment dactif sans substance matrielle que lUniversit doit
acqurir titre onreux pour avoir le droit de lutiliser. Les exemples les plus frquents qui
entrent dans cette catgorie dimmobilisation sont les droits applicables aux redevances, aux
brevets, aux marques dposes et au fonds commercial. Le seuil a t fix 1 000 $ avec une
priode damortissement de 40 ans.

9. Collection doeuvres dart

Ces immobilisations, en raison de leur valeur culturelle ou historique, ont une longue dure de
vie qui peut mme tre illimite. Elles comprennent les bijoux, peintures, sculptures, collections
de livres, monuments, sites historiques et chapelles. Les montants dpassant 1 000 $ sont
capitaliss et inclus linventaire des immobilisations fixes. Toutes les autres transactions sont
considres comme des dpenses.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

8 de 16

10. Dons

Cette catgorie comprend les dons reus par lUniversit, quils soient corporels ou incorporels.
Largent comptant et les valeurs mobilires nentrent pas dans la catgorie des dons en nature.
Les dons qui sont considrs comme des immobilisations, y compris les quipements, livres,
oeuvres dart et intrts sur les droits dauteur, sajoutent linventaire des immobilisations
fixes sur la base de la valeur marchande du bien au moment o il a t reu. Dans
limpossibilit den dterminer la valeur marchande, limmobilisation est value sa valeur
nominale. Tous les cots indirects lis aux dons, comme le transport et linstallation, doivent
tre inclus lorsquil sagit dvaluer limmobilisation. Les dons ne peuvent tre amortis au-del
de leur dure de vie utile.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

9 de 16

ANNEXE B
Contrle matriel des immobilisations

Dfinitions

1. On entend par directeur de dpartement, chef dunit ou responsable dorganisme :

le directeur dun dpartement denseignement

le directeur ou le chef dune unit administrative
le bnficiaire dune subvention ou dun contrat dans le cas dun compte
Recherche et fonds spciaux
toute personne ou groupe nommment dsign par les personnes numres
prcdemment pour veiller au contrle des actifs fixes.

2. On entend par lments dactifs comptabilisables ceux qui rpondent aux critres de
capitalisation de lUniversit tels quils sont dfinis lannexe A de la prsente politique.

3. On entend par lments dactifs contrlables ceux qui ne rpondent pas aux critres
de capitalisation, mais que lUniversit souhaite contrler physiquement de faon
matriser lensemble de ses ressources.

Catgories dimmobilisations

4. LUniversit a pour politique de contrler et de comptabiliser tous les biens dune

certaine valeur. Toutefois, tant donn limportance en valeur et en volume des
nombreuses immobilisations dont elle est propritaire, il ne serait ni pratique ni
conomique de faire un inventaire labor de chacune des catgories dimmobilisations.
Cest pourquoi elle a dfini deux diffrentes types dlments dactifs, les actifs
comptabilisables et les actifs contrlables.

5. Les lments dactifs comptabilisables, qui font normalement partie de linventaire des
immobilisations fixes, comprennent notamment :

les vhicules
les ordinateurs, imprimantes, tlcopieurs et photocopieurs (qui sont la proprit
de lUniversit)
le matriel audiovisuel
lameublement de bureau (de type classeurs, bureaux, etc)
lquipement spcialis dimportance.

6. Les lments dactifs contrlables, qui ne sont normalement pas compris dans
linventaire des immobilisations fixes, comprennent notamment :
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

10 de 16

les chaises (sauf si elles valent plus de 300 $ lunit)

les tables (sauf si elles valent plus de 300 $ lunit).

7. La prsente politique ne comprend pas normalement les lments dactifs suivants:

les lampes
les livres et magazines
les lments de dcoration
linventaire des laboratoires - on tablira des modalits particulires de
dnombrement des lments entrant dans linventaire des laboratoires en raison
de leur nature spcialise. Prire de communiquer avec le coordonnateur pour
obtenir plus de renseignements.

Marquage

8. Le marquage des lments dactifs est une mesure de prvention du crime qui vise
dcourager le vol et faciliter le dnombrement physique. Le degr de contrle
applicable aux actifs de lUniversit dpend de la catgorie laquelle ils appartiennent :

a. lments dactif contrlables - on doit apposer des tiquettes de proprit sur les
actifs infrieurs au seuil de capitalisation afin dindiquer quils sont la proprit
de lUniversit Concordia, le cas chant. Il nest pas ncessaire dutiliser des
codes barres pour cette catgorie. Les articles identifis par des tiquettes de
proprit nont gnralement pas besoin de faire lobjet dun inventaire
physique.

b. lments dactif comptabilisables - ces actifs doivent tre identifis au moyen

dun code barres afin den faciliter le contrle et la garde ainsi que linventaire
physique. On assigne aux tiquettes de codes barres un numro qui correspond
un lment dactif prcis dans linventaire des immobilisations fixes.

9. Tous les dpartements et services sont tenus davoir une provision dtiquettes de codes
barres et dtiquettes de proprit. Les personnes qui auraient besoin dautres
tiquettes ou qui ne savent pas quelle catgorie appartient un lment dactif
adresseront une demande cet effet au coordonnateur.

10. Bien quil soit recommand, le burinage nest pas obligatoire. Contacter le Service de la
protection publique pour emprunter un burin.

11. On ne marquera pas le matriel scientifique sensible qui risque dtre endommag par le
marquage ou le burinage. Comme le marquage et le burinage sont des actes
intentionnels, les assurances de lUniversit ne couvriraient pas les dommages ventuels
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

11 de 16

causs par ces interventions. Il nest pas recommand de marquer les oeuvres dart, le
matriel technique sensible ou tout autre article dont la fonction ou la valeur risque
dtre altre ou que lUniversit aurait du mal retourner sil sagit dun lment dactif
sous garantie. Les dpartements ou services doivent garder un dossier de toutes les
immobilisations non marquables qui, dans le cas contraire, seraient considres comme
des biens comptabilisables.

Mesures incitatives et assurances

12. Advenant le vol, lendommagement ou la perte dun bien appartenant lUniversit :

a. le directeur de dpartement, chef dunit ou responsable dorganisme nest

responsable que de la franchise impose par lassureur si son unit a pris soin de
marquer les lments dactif comptabilisables et en a tenu jour linventaire.

b. Si le directeur de dpartement, chef dunit ou responsable dorganisme na pas

marqu les lments dactif comptabilisables ou nen a pas tenu jour la liste, ces
actifs ne sont pas considrs comme des biens assurables et son unit devra
assurer intgralement le cot de remplacement de llment dactif gar, vol ou
endommag.

13. Les niveaux de franchise dpendent de la catgorie de bien laquelle llment dactif
appartient. Pour plus de renseignements sur les polices dassurance de lUniversit,
veuillez communiquer avec le coordonnateur.

14. On trouvera lAnnexe C la marche suivre en cas de perte dun bien de lUniversit.

Mise jour de linventaire des immobilisations fixes

15. Pour la premire anne dapplication des prsentes directives (exercice financier 1999-
2000), chacun des directeurs de dpartement, chefs dunit ou responsables dorganisme
a la responsabilit dnumrer chacun des lments dactif comptabilisables dont il a la
charge au moment o lon procdera au premier dnombrement. Cette liste, qui sera
transmise lctroniquement sur la formule Fixed Asset Inventory Form, sera par la suite
mise jour annuellement par le coordonnateur; les nouveaux achats seront inscrits au
cours de lanne dans le livre des comptes. Cette liste jour sera transmise annuellement
aux directeurs de dpartement, chefs dunit ou responsables dorganisme, qui devront
lexaminer et la mettre jour.

16. Comme les transactions de nature comptable ne fournissent pas toutes les informations
ncessaires pour assurer un contrle efficace des immobilisations de lUniversit, les
directeurs de dpartement, chefs dunit ou responsables dorganisme ont la
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

12 de 16

esponsabilit de vrifier la justesse des informations suivantes figurant dans linventaire

des lments dactif :

le code de pavillon et le numro de la pice o se trouve llment dactif

la source de financement et le montant, y compris le numro du ou des comptes
qui ont t utiliss pour lacquisition de larticle et le montant port chacun des
comptes. En raison de la difficult dvaluer la valeur estime et le cot original
des actifs acquis au cours des annes prcdentes, cette information ne sera pas
obligatoire pour le dnombrement initial, qui aura lieu au cours de lexercice
financier 1999-2000. compter de lexercice financier 1999-2000, cependant, les
renseignements touchant les cots dacquisition seront transmis qui de droit
pour examen.
description de lactif
fabricant
no de modle - dsignation du fabricant
no de srie
mois et anne dacquisition
no de bon de commande assign par le Service des achats
no de code barres
nom et no de tlphone de la personne qui tablit la fiche de renseignements.

17. Le directeur de dpartement, chef dunit ou responsable dorganisme vrifie la liste

pour sassurer quelle est complte et exacte. La liste doit tre signe par un cadre qui
soit au moins un niveau au-dessus de la personne responsable de la mise jour des
dossiers dimmobilisations du dpartement ou service et qui est galement charge den
confirmer lexactitude ou de signaler toute anomalie.

18. Le personnel du Service financier procdera de temps autre des dnombrements au

hasard des listes dinventaire dimmobilisations fixes.

Dnombrement physique

19. compter de lexercice financier 1999-2000, les directeurs de dpartement, chefs dunit
ou responsables dorganismes doivent procder, tous les trois ans, au dnombrement
physique des bureaux, salles de confrences, salles de sminaires et laboratoires
appartenant leur unit. Il est recommand de procder cet inventaire pice par pice.
Voir les sections 5-7 de la prsente annexe pour savoir quels lments dactif inclure
dans le dnombrement.

20. Cest le coordonnateur, avec le Gestion des installations, qui est responsable de faire
linventaire physique des lments dactif qui se trouvent dans les espaces communs
utiliss par la communaut universitaire comme les salles de cours, salons et
auditoriums.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

13 de 16

Cest galement eux quincombe le recensement des donnes touchant les btiments,
les systmes de service des btiments et les amliorations autres que celles qui sont
apportes aux btiments et aux terrains.

21. Cest la responsabilit des Services financiers dtablir le calendrier de dnombrement

des lments dactif pour lensemble de lUniversit et den informer la communaut
universitaire au moins deux mois lavance par une note de service crite.

22. Les Services financiers tabliront, lintention des directeurs de dpartement, chefs
dunit ou responsables dorganismes, un calendrier daccs aux scanners de codes
barres requis pour procder linventaire. Chaque dpartement ou service se verra
attribuer une certaine priode pour faire son inventaire en fonction de limportance et de
la complexit de ses lments dactif. Le dnombrement physique de lensemble des
immobilisations lUniversit devrait prendre un mois.

Indication des changements apports au cours de lanne

23. Comme les rapports dinventaire sont fonds sur les listes mises jour annuellement par
les dpartements et services, on recommande fortement de communiquer au fur et
mesure au coordonnateur tout changement survenu, afin de tenir constamment jour
linventaire des immobilisations fixes. Lexactitude de linformation dpend par
consquent de la diligence exerce par les dpartements et services remplir les
diffrents formulaires relatifs lajout de matriel ou sa relocalisation dans un autre
dpartement ou service.

24. On doit procder une mise jour des donnes dans les cas suivants :

changement de propritaire (dpartement ou service)

changement de lieu par rapport au dossier (pour une priode dpassant six mois)
changement dusage du matriel
changement des conditions de fonctionnement (fonctionnel, hors de fonction)
changement de titre dun bien
Cession dun bien par suite de vente dexcdent de matriel, dchange, de vol
ou de perte assurable.

On trouvera lannexe C plus de dtails sur ces mises jour.

25. Les directeurs de dpartement, chefs dunit ou responsables dorganismes doivent

procder au rapprochement comptable des anomalies substantielles constates entre les
dossiers de lUniversit et le dnombrement physique, et tre en mesure de les
expliquer.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

14 de 16

ANNEXE C
Cession des immobilisations

Cession des avoirs

1. On peut, pour diffrentes raisons, se dfaire des lments dactif comptabilisables tels
quils sont dcrits lannexe B. Quils soient devenus dsuets ou dprcis, ils doivent
tre retirs de linventaire des immobilisations fixes. Il peut arriver quun lment dactif
qui ne sert plus un dpartement ou service soit transfr un autre dpartement ou
entrepos. Quelle que soit la situation, chaque unit doit consigner sur la formule
Reallocation or Loss of Assets Form tout actif comptabilisable dont il sest dparti.

2. La personne qui a autoris lachat dun lment dactif doit tre la mme qui en autorise
la cession. On veillera retirer pralablement tous les sceaux, tiquettes ou marques
didentification de lUniversit.

3. En raison de la sensibilit potentielle des transactions touchant les dons en nature, les
dpartements et services doivent communiquer avec le Bureau du soutien universitaire
et le coordonnateur avant de prendre des mesures pour la cession de biens en nature.

Raffectation interne

4. Dans un premier temps, les dpartements et services doivent essayer de raffecter leurs
actifs linterne. cet effet, on affichera sur la page Web du Magasin de lUniversit,
pendant au moins deux semaines, des renseignements extraits de la formule Reallocation
or Loss of Asset Form pour informer les autres dpartements. Le prix de vente sera la juste
valeur marchande, fixe par appel doffre concurrentiel ou tout autre moyen acceptable
administr par le Service des achats. Le prix de vente sera imput au compte du service
qui procde la vente.

5. Si une immobilisation passe dun dpartement un autre, la transaction doit faire lobjet
dune criture de journal mme si le montant du transfert est infrieur au seuil de
capitablisation et la valeur au livre courante. Lcriture de journal doit tre autorise
par le Service qui se dpartit de limmobilisation et par celui qui lacquiert; elle doit faire
mention du nouvel emplacement ainsi que du numro dtiquette de code barres.

Toutefois, si le transfert nengage aucun cot, il nest pas ncessaire de passer une
criture de journal.

Vente

6. Si, aprs au moins deux semaines, le bien offert ne trouve pas preneur, le dpartement
ou service peut essayer de le vendre au cot tabli par le Service des achats, un
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

15 de 16

membre du personnel de lUniversit ou quelquun de lextrieur.

7. Sil y a vente dun matriel marqu ou burin, le numro de code barres doit figurer
sur le contrat de vente.

8. On doit conserver tous les livres de vente pendant au moins cinq ans.

Dons

9. Si le bien offert ne trouve toujours pas preneur et quaucun membre du personnel de

lUniversit ou tiers de lextrieur ne lachte, le dpartement ou service peut prendre les
arrangements pour en faire don un organisme sans but lucratif aprs avoir consult le
coordonnateur.

Transferts hors campus

10. En rgle gnrale, les immobilisations dplaables doivent demeurer lendroit qui leur
a t assign lintrieur de lUniversit.

Elles ne peuvent sortir de lUniversit que pour des activits relies lUniversit
(comme lutilisation de matriel pour des projets de recherche reconnus par lUniversit,
le travail la maison ou les dplacements daffaires).

11. On doit toujours remplir la formule Reallocation or Loss of Assets Form afin de protger les
biens de lUniversit, de satisfaire aux critres des assureurs et dviter les vnements
fcheux. Aux fins de lassurance, le formulaire doit tre retourn, dment rempli, au
coordonnateur avant que les biens soient transports lextrieur de lUniversit. Le
matriel qui est dmnag hors campus doit porter une identification indiquant quil
appartient lUniversit Concordia. Lutilisation dune tiquette de lUniversit en
facilitera le reprage en cas de perte ou de vol.

12. La personne qui a autoris lachat dune immobilisation doit tre la mme qui en
autorise lutilisation dans un nouvel emplacement. Cette consigne sapplique
lensemble des biens, quelle que soit la provenance des fonds qui en ont permis
lacquisition.

13. Les agents de la Protection publique peuvent interpeller toute personne quils voient en
train de dplacer du matriel, afin dviter les vols. Les membres du corps professoral et
du personnel qui transportent du matriel doivent donc tre prts prsenter une pice
didentit comme leur carte de membre de lUniversit Concordia ou une lettre
provenant dun signataire autoris.
 POLITIQUE - GESTION DES IMMOBILISATIONS

16 de 16

Rapport sur les biens vols, disparus ou endommags

14. On doit remplir la formule Reallocation or Loss of Assets Form pour dclarer le vol, la
disparition ou lendommagement dun bien, et en transmettre copie le jour mme de la
disparition au coordonnateur ainsi quau Service de la protection publique afin de
pouvoir faire une rclamation auprs de lassureur et procder une enqute.