Técnicas de Digitação e Postura Ergonómica para Técnicos Administrativos

0 Unidade de Formao: Tcnicas de Digitao
Curso:
Tcnico
Administrativo
AS MINHAS APRENDIZAGENS E EVOLUO
Jos Manuel Alves Ferreira N. 6

I
N Ao ingressar no Centro de Formao Profissional da Indstria do Calado em
CENTRO DE FORMAO PROFISSIONAL DA INDSTRIA DO CALADO - FELGUEIRAS
Felgueiras, o objectivo desse meu intento dar continuidade minha formao que foi
T Em 2007 quando fui frequentar um Curso de Operao e Instalao de Sistemas

interrompida a alguns anos atrs.
R
Informticos com equivalncia escolar do 9. Ano, foi o continuar de um sonho
Unidade de Formao: Tcnicas de Digitao
interrompido na minha adolescncia por motivos de ordem financeira.
O Em 2009
estou a frequentar
um
D Curso
Tcnicas
de
Administrativas
comU equivalncia
ao 12. Ano.
A
continuao dos
um dos
estudos
meus grandes
O
objectivos de vida
e de futuro gostava
de frequentar a
universidade.
Como diz a sabedoria popular, a pobreza de esprito pior que a pobreza

monetria.
objectivo deste meu trabalho mostrar a minha aprendizagem e a minha

evoluo na rea das tcnicas de digitao, uma Unidade de Formao, que faz parte
do Curso de Tcnicas Administrativas.
Por isso, tendo em conta os contedos programticos de Tcnicas de Digitao,

vou falar da apresentao e postura que um Tcnico Administrativo deve ter no seu
posto de trabalho. Vou tambm falar de ergonomia e de todos os elementos a ela
associada.
Jos Manuel Alves

Jos Ferreira
Manuel N. 6
Alves Ferreira N. 6
Na Unidade de Formao de Tcnicas de Digitao

inserida no curso Tcnicas Administrativas e englobada num
Curso EFA Educao e Formao de Adultos (Nvel Secundrio)
a realizar no Centro de Formao
Profissional da Indstria do Calado de Felgueiras, comecei por
lembrar algumas das qualidades, quer pessoais, quer
profissionais, que este profissional deveria ter e de seguida. Depois estudei a melhor
postura do tcnico administrativo no seu local de trabalho. A seguir aprendi os
mtodos e as tcnicas de digitao e por ltimo a normalizao.
Agora digo, de forma muito convicta, que a apresentao um factor

predominante no exerccio das funes de um Tcnico Administrativo e por isso ele
deve ter uma especial ateno sua higiene pessoal.
Ele dever ter uma boa cultura geral, bem como uma expresso verbal fluente e
saber ouvir as outras pessoas sem as interromper e falar na sua vez, deve tambm
expressar-se num tom moderado. Ser simptico uma caracterstica que deve ser
possuir. Um Tcnico Administrativo muitas das vezes a face de uma organizao, quer
seja pblica ou privada, sendo assim o seu papel e postura apresentados so de uma
importncia acrescida, pois pode passar uma imagem negativa ou positiva da
organizao para a qual presta servios.

Alis o que falta a Portugal a uma cultura educacional das pessoas, e muitas
das vezes isso nota-se nos servios pblicos. O atendimento deixa muito a desejar,
faltando s pessoas a educao e maneiras de ser mais correctas. Embora nos ltimos
tempos haja uma melhoria nesta questo, talvez muito fruto de uma melhor
escolarizao/formao das pessoas.
As instituies privadas ou pblicas que tenham profissionais competentes e a

valorizar o relacionamento interpessoal, iro, obviamente, passar
para o exterior uma imagem positiva da organizao. Assim, se
por exemplo os servios pblicos como a segurana social e
finanas, tiverem profissionais com estas qualidades, sem dvida, tero um eco
positivo na sociedade.
O Tcnico Administrativo deve apresentar alguma criatividade e ter

esprito de equipa. Tem de ter conhecimentos de informtica,
documentao, contabilidade, legislao e ter conhecimentos
de lngua estrangeira, essencialmente ingls e espanhol.
O desfrutar de uma maturidade emocional importante porque contribui

tambm para um bom ambiente de trabalho e para uma boa relao com os outros. A
isto se juntarmos os recursos existentes e necessrios ao desempenho da sua
profisso, teremos um trabalho produtivo objectivo de qualquer organizao.
A Ergonomia palavra de origem grega que

significa Ergon, trabalho + Nomos, que significa normas,
regras.
conjunto de conhecimentos cientficos

relativos ao homem e necessrios concepo de
instrumentos, mquinas e dispositivos que possam ser utilizados com o mximo de

conforto e eficcia (Wisner - 1972). A Ergonomia tem por objectivo adaptar o trabalho
ao homem.
O local de trabalho no qual um Tcnico Administrativo vai exercer as suas

funes deve estar organizado e com a colocao dos diversos equipamentos nos
espaos adequados. Este profissional, gil nas relaes humanas, dever, no seu
gabinete, estar sempre de frente para a entrada, para que assim possa acolher as
visitas de uma forma correcta, isto de frente e com um sorriso e no de costas
voltadas.
A posio dos materiais e respectivos equipamentos so um factor a ter em

considerao, pois iro contribuir para que um Tcnico Administrativo possa
desempenhar as suas funes de uma forma mais eficaz. Os materiais aos quis me
refiro so vrios, vejamos.
O telefone deve estar colocado na parte esquerda da secretria, no caso de o

utilizador ser dextro, pois dessa forma o fio no incomodar, nomeadamente, a
tomada de apontamentos eventualmente necessria.
Alm disto, os documentos mais prementes

devero encontrar-se sempre em cima da mesa, para
que assim estejam mais disponveis, havendo uma
poupana de tempo e esforo fsico. No entanto essa
colocao no deve catica, pelo que uma estante
metlica com trs divisrias, ser oportuno, tal como podemos ver na imagem.
A mesa dever ter as medidas adequadas ao desempenho da sua funo, no

dever ser de medidas muito extensas, nem de reduzidas dimenses. Os diversos

equipamentos ou materiais colocados sobre a mesa devero ter um fcil acesso, para
que a pessoa no esteja permanentemente a ter que se levantar para chegar a
qualquer parte da mesma.
A decorao outro factor a ter em conta. Quero

com isto dizer que, o local de trabalho do tcnico
administrativo deve ter uma decorao que no
suscite apreciaes negativas e que no esteja muito
personalizada. Por isso, de
bom tom optar por um mapa mundo na parede em vez de uma
fotografia de casamento, por exemplo. Ora, optar por uma
imagem como a referida em detrimento de um retrato pessoal,
poder transmitir a ideia de termos um profissional com uma
boa cultura geral.
A temperatura ambiente dever rondar os 20 a 23 graus

centgrados. A decorao dever estar apropriada ao local em
questo. Assim sendo o local de trabalho dever estar
equipado com alguns equipamentos, que iro contribuir para ter uma
temperatura ambiente adequada ao bom exerccio das suas funes.
Um Tcnico Administrativo dever ter especial ateno s diversas situaes

intrnsecas sua funo, para que possa ter uma maior rentabilidade do seu trabalho,
bem como preservar a sua sade.

A sua posio corporal em frente a

um computador de extrema importncia,
pois ir determinar a sua produo tal como
o seu bem-estar. A colocao dos ps no
cho, a coluna apoiada no encosto, so
alguns dos aspectos a ter em considerao.
A colocao das mos

sobre o teclado dever seguir
certas normas, para que os
movimentos sejam os mais
adequados. Os punhos devero
estar apoiados em cima da secretria, como demonstrativa a imagem ao lado.
Alm disso, o cotovelo dever estar na mesma linha que o pulso, tal como
vemos na imagem seguinte.
Estas imagens so elucidativas de uma

postura incorrecta em frente a um computador.
Podemos verificar que a coluna no tem
qualquer apoio na cadeira e a colocao dos ps no cho no mais
correcta.
Um Tcnico Administrativo devido estar muitas das

vezes a praticar gestos repetitivos, dever de vez em
quando exercitar o corpo para prevenir eventuais leses.
Tm-se tambm especial cuidado com as luzes para que no

incidam sobre o monitor, provocando reflexos, advindo da fadiga visual.

Sendo assim a colocao de um monitor no dever estar de frente para o Sol,

para que os raios solares no incidam sobre ele.
O Teclado porventura um dos equipamentos que um Tcnico Administrativo

mais ir utilizar.
O teclado QWERTY
tem verses diferentes para
diferentes idiomas. Em
pases, como a Alemanha, as
letras Y e Z so
invertidas.
Alm do teclado
QWERTY usado em muitos pases, podemos ter tambm outro tipo de teclado o
azerty usado na Frana e na Blgica. A principal diferena entre o teclado padro e o
Portugus a adio do , e a mudana da localizao de acentos e sinais de
pontuao.
Na minha opinio os teclados deveriam adaptar-se aos diversos idiomas, e o
QWERTY no me parece o mais
adequado lngua portuguesa. O Modelo
HCESAR de origem portuguesa, j me
parece um teclado mais apropriado ao nosso idioma, porque coloca as letras mais
usuais da lngua portuguesa na parte central do teclado, e as menos usadas nas
laterais.
Independentemente do teclado que usamos, devemos domin-lo. Como em
Portugal o teclado QWERTY, as tecnicas de digitao da disciplina de tecnicas de
digitao incidiram neste tipo de teclado.

Assim, depois ser nos ter sido apresentado o teclado,

comeamos por aprender quais as teclas que deveriam ser
batidas com que dedos. O atribuir os dedos para as
respectivas teclas foi o facto que mais se surpreendeu, pois
no sabia de tal facto.
Uma vez que ninguem na turma esquerdino, comeamos por praticar

exerccios com a mo esquerda, colocando assim os dedos nas respectivas teclas.
Agora estou apto a identificar as teclas associando-as aos respectivos dedos, embora
ainda me custe por em prtica. Acredito, no entanto, que hei-de conseguir, pois s
assim serei um profissional exemplar e eficiente.
Os exerccios inicais de sincronizao dos dedos

s respectiva teclas foram de extrema importncia,
pois veio criar mecanismos essenciais para poder
haver uma correcta postura na tcnica de digitar. O
fazer os mesmos movimentos, quer com a mo
esquerda, depois com a mo direita, com as duas em
conjunto, o conseguir digitar correctamente sem estar a olhar para o monitor, so
processos que fomos adquirindo ao longo destas aulas. Os respectivos exerccios, quer
na horizontal, quer na vertical, e o insistir com a atribuio dos dedos s teclas
correctas, ajudaram a criar mecanismos para uma maneira mais correcta de digitar.
Neste caso em particular foi importante a separao, literalmente falando, do teclado
em duas partes.
Embora no seja fcil conseguir sincrozinar todos os movimentos

correctamente, o que natural, pois para se conseguir atingir um patamar razovel
ser preciso algum tempo. Mas com a prtica e muita vontade, obviamente irei
alcanar esse objectivo.

O exerccios abaixo indicado foram importantes para comear a adquirir hbitos

de digitao mais correctos e assim contribuir para um melhor desempenho no futuro
a nvel profissional.
A ESCRITA NO MUNDO CONTEMPORNEO
A Internet e as suas consequncias tecnolgicas provocam uma espcie de

renascimento da escrita, sendo que esta se nunca usou tanto como nestes tempos on-
line.
O que h uma linguagem elptica (elipse omisso de palavras que subentendem),

comuns nos textos digitados, como em e-mails ou fruns, inserem-se num cenrio
perfeitamente compreensvel. No caso da comunicao medida por computador a
linguagem torna-se fundamental, j que este meio electrnico usa uma linguagem
irregular, buscando novas estratgias de produo e de leitura.
A Internet uma escrita virtual, uma fala digitalizada, onde as abreviaturas tentam
ganhar tempo na comunicao digital, uma aproximao do tempo da fala real.
Possibilitando o grande fluxo das mensagens e a distribuio da informao, tornando-

a mais rpida e acessvel, as novas redes electrnicas tentam acompanhar a velocidade

do pensamento, a digitao instaura uma nova forma de expresso escrita, onde o

engavetamento apressado de letras numa palavra e em novos cdigos digitais,
resulta em abreviaturas vocabulares, eliminao dos acentos ou dos sinais de
pontuao, como os exemplos:
Vc = Voc
P/= Para
Tb= Tambm
= No
Bjs = Beijos
A exactido e a objectividade na verbalizao distanciaram a cultura escrita, inovando a

simbologia da comunicao e transformando smbolos em novos significantes para
antigos significados.
Sobretudo entre os jovens, a comunicao escrita via telemvel passou a ocupar um

lugar bastante relevante, sendo uma escrita diferente da usual em papel, como j tinha
sido a dos telegramas, uma escrita que lida.

A ESCRITA
A escrita um conjunto de smbolos criados pelo homem que permite a transmisso de

ideias sem contacto fsico natural entre o emissor e o receptor. Essa caracterstica possibilita
a transmisso de ideias em espao e em tempos relativamente ilimitados. Atravs da escrita
possvel enviar mensagens de um ponto para qualquer outro do planeta, ou do espao,
onde se encontre um homem, como tambm enviar e receber mensagens no tempoA
escrita aumenta a capacidade humana de comunicao de tal forma que torna o homem
num ser extraordinariamente diferente e superior. Ser assim a maior inveno ou o grande
passo para a sobrevalorizao do homem perante todos os outros seres e perante todo o
universo que o rodeia.
A criao da escrita, como tudo o que o ser humano criou tudo que artificial e/ou que
no nasce naturalmente uma criao lenta, progressiva e demorada. Uma criao que
comeou do nada h milhares de anos e que foi evoluindo a par de todas as outras vertentes

evolucionistas humanas, influenciando e sendo influenciada por elas, at actualidade

conhecida, e com o caminho livre para continuar a evoluo cada vez mais rpida e
complexa.
A escrita nasceu de outra grande criao humana, a linguagem a principal distino entre
os humanos e os outros animais. A linguagem um conjunto de sons produzido pelo
aparelho vocal humano que significa uma coisa ou uma ideia. A escrita um conjunto de
sinais gravados ou impressos numa superfcie material visvel que significa um conjunto de
sons reproduzveis pela voz, que por sua vez significam uma coisa ou uma ideia.
A origem da escrita est na observao que o homem efectuou de tudo o que o rodeava,
criando sons que significassem cada coisa observada, e posteriormente criando smbolos que
significassem cada um desses sons.
A inveno da escrita deve-se necessidade de no perder informao til e de no perder

informao til e de perpetuar ideias importantes, funcionando como uma ajuda preciosa
limitada memria humana. A memria humana no tem capacidade para registar toda a
informao recebida de forma a poder utiliz-la til e conscientemente numa vida em
sociedade. Houve ento a necessidade de recorrer a ajudas de memria do exterior. Com as
mos gravam-se smbolos que mais tarde ao serem percepcionados fazem recordar algum
acontecimento do passado. Assim nasceu a escrita.

A escrita comeou por ser um conjunto de poucos smbolos grosseiros, e cada um com
um vasto significado. Nos primeiros tempos, a sua evoluo aconteceu no sentido de
esmiuar esses smbolos. Cada civilizao criou a sua linguagem e posteriormente a sua
escrita os seus smbolos. No decurso da histria, civilizaes houveram que se
perderam, e com elas a suas escritas. Actualmente existem vrias civilizaes, com
diferentes escritas note-se a total diferena existente nos smbolos actuais das
escritas chinesas, rabes, e latinas. Cada escrita nasceu e evolui conforme a civilizao
que a originou. Dos smbolos que significava ideias, evoluiu-se no sentido de cada
smbolo representa um som produzido pelo aparelho vocal, que apenas tem significado
quando aliado a outros smbolos para formar uma palavra, ou em separado no
contexto de uma frase. Esta desconjuno dos smbolos grosseiros que permitiu a
criao de novos smbolos elementares, possibilitou a reunio desses novos smbolos
com eles prprios e com outros, de uma forma multiplicativa e de organizao de
frases interminvel. Se apenas possussemos um smbolo para cada objecto apenas
poderamos representar os verbos, os adjectivos, as ideias, os pensamentos, e toda a
semntica
A escrita alfabtica permite uma criao interminvel de significados. A criao de

ideias est correlacionada com as criaes materiais e vice-versa. A evoluo torna-se
mais eloquente. Tambm por essa razo, as civilizaes e origem latina, com linguagens
e escritas de origem latina, se desenvolveram ao ponto de tornar a dianteira no
progresso humano.
A escrita nasceu da linguagem oral, mas a evoluo das duas foi simultnea devido
dependncia recproca a linguagem escrita e oral conduzem mesma ideia. A
linguagem latina, que recebeu grandes influncias da antiga linguagem grega, acabou
por se dispersar por todos os pases originados do antigo imprio romano. A escrita
latina originou as escritas dos pases da velha Europa, que na poca da expanso, das
descobertas, das conquistas e dos achamentos as espalharam por quase todo o
mundo. Actualmente com o progresso tecnolgico, nomeadamente no campo da
informao e da informtica, a escrita inglesa comea a globalizar-se. No sabemos, no
entanto o que o futuro nos reserva, mas possivelmente, a chamada aldeia global
tender ao uso prtico de uma s linguagem e uma s escrita, compreendida por todos
os seres humanos, que poder ser uma nova criao originada das actuais (o ingls
segue essa tendncia). E as actuais mais de duas mil lnguas faladas e muitas delas

escritas das mais diversas formas podero ser extintas e passar ao esquecimento ou ao
uso como lnguas mortas, como acontece actualmente com o latim.
A escrita foi fundamental na evoluo humana porque permitiu que a informao do

passado fosse recebida no futuro atravs da leitura de registos e documentos que
possibilitaram a compreenso de acontecimentos passados, longinquamente, sem a
presena in loco dos sujeitos vivos. Permitiu tambm que informao de um lugar
viajasse para outro mais rapidamente, possibilitando a resoluo de problemas sem a
deslocao e presena real dos intervenientes. E permitiu atravs da difuso em srie
de peridicos, a possibilidade da criao da opinio pblica, que culminou na
democratizao/liberalizao da civilizao, na alfabetizao e na criao de direitos
humanos protegidos.
A escrita em si uma coisa artificial, incipiente e inerte. S possvel em sociedade s

necessria quando se pretende que uma ideia passe ao esquecimento com a
possibilidade de ser reavivada de novo. A linguagem escrita funciona como outra forma
de linguagem, necessita de um emissor de um receptor e de um canal de transferncia.
O emissor o escritor, o receptor o leitor e o canal de transferncia o suporte da
escrita, o papel por exemplo, a mensagem e m cdigo so a escrita, com para a do
receptor.
A escrita no uma necessidade vital, no uma funo natural da vida. No

hereditria e no perene. Est constantemente mutao permanentemente
ensinada pelosa mais velhos e aprendida pelos mais novos. A sua constante mutao
depende da criao de vocbulos novos na sociedade, resultantes de novos pontos de
vista da realidade ou de novas realidades.
Escrever pensar de devagar. exteriorizar os pensamentos. poder ver o que se

pensa o poder corrigir o que pensa mal. poder pensar no que se pensa. crescer.
Escrever tambm registar a imaginao. Criar a partir do nada. Tudo o que escrito
pode ser til e benfico. Pode ser simplesmente aprazvel. E pode ser at intil e
malfico porque o acto de escrever o acto m mais livre mais individual que h, tudo
pode escrito, e uma vez escrito, tudo pode ser lido esta a finalidade da escrita. Mas
tudo o que lido agradvel e aceitvel. Tudo o que se escreve pode-se perder para
sempre, mas se no se perder, e se for lido, pode provoca reaces evolutivas
exponenciais incontrolveis, que podem ser glorificadoras ou aterradoras.
A escrita tambm uma arma e como as armas d poder mas tambm mata.

A escrita em si uma coisa artificial, incipiente e inerte. S possvel em sociedade s

necessria quando se pretende que uma ideia passe ao esquecimento com a
possibilidade de ser reavivada de novo. A linguagem escrita funciona como outra forma
de linguagem, necessita de um emissor de um receptor e de um canal de transferncia.
O emissor o escritor, o receptor o leitor e o canal de transferncia o suporte da
escrita, o papel por exemplo, a mensagem em cdigo so a escrita, com para a do
receptor.
Qualquer escrita nada significa a partir do momento em que acabou de ser escrita. O
valor da escrita apenas o valor dado por quem escreve no momento que escreve e o
valor dado pelo leitor no momento da leitura. Entre o momento da leitura os smbolos
existentes nada significam. Para a escrita ter significado, necessrio que o escritor e o
leitor compreendam a mesma linguagem os mesmos smbolos, as mesmas letras, as
mesmas palavras, e os mesmos significados. Um portugus que s compreende a
linguagem escrita portuguesa nunca compreender os significados dos smbolos da
escrita chinesa porque so muitos diferentes; o mesmo portugus tambm no
compreender os significativos da escrita inglesa apesar dos smbolos lxico o
conhecimento da organizao dos smbolos sintaxe e o conhecimento do significa
da organizao dos smbolos semntica. Estas letras nada significam para quem
nunca aprendeu o que cada uma e a sua juno organizada significam. Para saber ler e
escrever necessrio que haja um cdigo lingustico criado pela sociedade e
suficientemente consistente, englobando regras gramaticais que sejam aceites,
compreendidas e ensinadas durante vrias geraes.
A escrita no uma necessidade vital, no uma funo natural da vida. No

hereditria e no perene. Est constantemente mutao permanentemente
ensinada pelosa mais velhos e aprendida pelos mais novos. A sua constante mutao
depende da criao de vocbulos novos na sociedade, resultantes de novos pontos de
vista da realidade ou de novas realidades.

No passado, a escrita foi inventada por pessoas que viviam em crculos de elite,
privilegiados por terem todas as suas necessidades satisfeitas por outros, podendo dar-
se aos prazeres da retrica, da arte e da cincia. Durante muitos milhares de anos s
esses poucos tinham acesso leitura e ao conhecimento, mantendo-se a grande
maioria na ignorncia, na guerra e na luta pela sobrevivncia. Mas a natureza tem
evolues que a prpria razo desconhece. A recente, e relativamente brusca,
expanso da alfabetizao, transformou totalmente o mundo. A escrita transformou-se
num valor enigmtico. Criaram-se dicionrios e enciclopdias, criaram-se leis e cdigos,
criaram-se regras e estatutos, criaram-se marcas, nomes e nmeros toda a vida se
retratou pela escrita. E se por um lado ainda elevada a percentagem de
analfabetismo, por outro lado todos fazemos parte de algum suporte escrito.
A escrita valorizou-se de tal forma que toda a existncia s considerada quando

traduzida e provada pela prpria escrita. A linguagem escrita tornou-se determinante
na vida. Por ela tudo de regista, tudo se compreende e tudo se ensina, porque a sua
abstraco simblica evoluda permite a teorizao de tudo o que existe, e das mais
diversas frmulas: cientfica, matemtica, literria, lrica, narrativa, descritiva, potica,
dramtica, cuidada, popular e pessoal.
Alm da sua indubitvel utilidade como suporte de ajuda da memria pessoal e

colectiva, em agendas, dirios, arquivos e bibliotecas, que possibilitam um elevado
alargamento das nossas capacidades intelectuais naturais; e da indubitvel utilidade
como meio de envio de mensagens de grande alcance e contedo e de baixo custo,
primeiro por mensageiros e correios postais, e actualmente por meios informatizados e
em tempo real; e ainda da sua indubitvel utilidade como meio de difuso pblica de
informao til e necessria, ldica e de opinio, nos meios de comunicao social,
livros, anurios e catlogos; a escrita foi tambm a grande base impulsionadora das
criaes intelectuais, quer a nvel cientfico quer a nvel erudito. S devido escrita foi
possvel criarem-se grandes obras literrias e artsticas que transformaram
culturalmente o mundo.
A escrita s possvel pela aprendizagem, cada vez mais no s da lngua materna, mas
tambm de estrangeiras, devido globalizao da sociedade. A aprendizagem s

possvel com estabilidade social, poltica e econmica. A estabilidade depende de

diversos factores, que ser imprevistos e incontrolveis.
Escrever pensar de devagar. exteriorizar os pensamentos. poder ver o que se

pensa o poder corrigir o que pensa mal. poder pensar no que se pensa. crescer.
Escrever tambm registar a imaginao. Criar a partir do nada. Tudo o que escrito
pode ser til e benfico. Pode ser simplesmente aprazvel. E pode ser at intil e
malfico porque o acto de escrever o acto m mais livre mais individual que h, tudo
pode escrito, e uma vez escrito, tudo pode ser lido esta a finalidade da escrita. Mas
tudo o que lido agradvel e aceitvel. Tudo o que se escreve pode-se perder para
sempre, mas se no se perder, e se for lido, pode provoca reaces evolutivas
exponenciais incontrolveis, que podem ser glorificadoras ou aterradoras.
A escrita tambm uma arma e como as armas d poder mas tambm mata.

PRINCPIOS DA COMUNICAO
A capacidade comunicativa define-se por um conjunto de princpios, a saber:
Lucidez implica uma identificao pessoal prvia, que tenha em conta o percurso
pessoal bem como a cultura, a linguagem e o canal com os quais a pessoa se encontra
familiarizada.
Vontade encontra-se expressa em meios adequados em termos de lugar, tempo.,

dado que a comunicao no um processo espontneo.
Transparncia - traduz-se na necessidade de enfrentar um problema, um conflito, em

vez de ignorar, reconhecendo, por isso implicitamente o direito ao erro.
Simplicidade consiste no facto de cada um interlocutores se poder apresentar tal qual

, sem rodeios desnecessrios nem expresses defensivas.
Rapidez entende-se aqui como a traduo do tempo dos interlocutores, sempre

centrado no que oportuno.
Durao supe interesse mtuo em guardar o canal aberto, fazer evoluir a

comunicao e torn-la irreversvel e sem provocar tdio.
Tenacidade operacionaliza-se pela repetio, como se fora um eco mil vezes repetido,
sabendo-se que graas a uma repetio da mensagem ela retida.
Seduo importante a apelarmos capacidade de fascnio.
Antecipao Consiste em ter uma atitude de preveno de situaes embaraosas ou

de incompreenso dada natural resistncia das pessoas mudana.

A ELABORAO DO DOCUMENTO
Como aumentar a qualidade de redaco dos documentos?
Adquirindo informao e atravs da prtica. E aconselhvel a praticar com

cartas padro: Fazer encomendas a um fornecedor, fazer cartas de envio de
documentos, etc. Assim, partindo de algumas notas bsicas e estruturadas tento
compor um documento coerente, simples e compreensvel. Tenha mo que lhe
facilitem a tarefa: Um dicionrio da sua lngua e uma gramtica.
Ser tambm conveniente prestar ateno a certos pontos bsicos a ter em conta
em qualquer redaco escrita a saber:
a) Contedo O enunciado deve ser regido de forma clara concisa e sinttica, com
agilidade preciso e simplicidade.
b) Apresentao impecvel Nada de borres ou palavras esquecidas. Por que
to da importante tratar da cuidar da apresentao da correspondncia. A
ateno de quem l correspondncia centra-se primeiros nos aspectos visuais
do documento: A qualidade do papel, o esmero na dactilografia, a correco da
ortografia, o facto de o texto estar centrado ou no, alinhamento das margens
etc. A seguir analisa-se o seu contedo: estilo a informao etc.
c) Ortografia correcta No h nada que cause pior impresso num texto escrito
do que a existncia de erros ortogrficos. Certifique-se de est correcto.
Actualmente os programas informticos de tratamento de texto possuem
ferramentas de correco ortogrfica que facilitam esta tarefa.
d) Pontuao os sinais de pontuao conferem ao texto dinamismo e facilitam a
leitura. Utilize-os correctamente.
e) Reviso do texto antes da sua tramitao. Antes de o passar pessoa que o ir
assinar conveniente rever o texto para verificar se existe algum pormenor que
lhe tenha passado desapercebido uma vez que concentrado na sua elaborao.
Preste ainda ateno s seguintes regras a respeitar em qualquer trabalho de

redaco:

1. Escolha o estilo que ir utilizar em funo do destinatrio do documento.

2. Defina qual ir ser o objectivo do documento
3. Coloque aquilo que mais importante no princpio do documento, da linha
do captulo, etc.
4. Tenha particular ateno com introduo e o final.
5. Utilize pargrafos curtos.
6. Suscite o interesse visual do leitor
7. Utilize frase simples e breves com estruturas simples.
8. Ajuste as palavras quilo que pretende dizer.
9. Utilize um estilo dinmico e de fcil leitura.
10. Verifique previamente se os documentos impactantes para o pblico para o
qual esto destinados.
Manual prtico da secretria eficiente, M. Jos G. Lorente, o clube do livro tcnico,

3. edio em portugus.

NORMALIZAO
No quadro do sistema portugus da qualidade o IPQ (Instituto Portugus da

Qualidade) como organismo nacional de normalizao, coordena a actividade
normativa nacional com a colaborao de organismos de normalizao
sectorial (ONS) de reconhecidos para o efeito.
da responsabilidade do IPQ a aprovao e disponibilizao do programa de

normalizao, o qual preparado pelos (ONS), bem como a aprovao e
homologao da normas portuguesas.
O objectivo da normalizao o estabelecimento de solues porque consenso

das partes interessadas para assuntos que carcter repetitivo, tornando-se
uma ferramenta poderosa na auto disciplinas dos agentes activos doso
mercado ou simplificar os assuntos.
Por definio as portuguesas so em princpio voluntrias, salvo se existe um diploma legal que
as torne de cumprimento obrigatrio.
Economia Limitando a variedade de produtos e procedimentos
Uniformizao de critrios Tornando mais simples a comunicao

Assegurando aos consumidores a qualidade do
Proteco do consumidor
produto que adquirem.
Simplificao Uniformizando procedimentos e circuitos documentais.
A normalizao uso de procedimentos pr estabelecidos, em consenso por
organismos nacionais e internacionais que permitem reger actividades
especficas promovendo-a:
A NORMA:

As normas tem como finalidade estabelecer procedimentos, padronizar formas,

dimenses, tipos, usos, fixar classificaes ou terminologias, definir a maneira
de medir ou determinar as caractersticas visando a obteno de um grau de
optimizao e de ordenao de um determinado contexto.

Tomei tambm conhecimento que existem normas que so estabelecidas pelo
Instituto Portugus da Qualidade.
O objectivo da normalizao o estabelecimento de solues, por consenso das
partes interessadas, para assuntos que tm carcter repetitivo, tornando-se uma
ferramenta poderosa na auto-disciplina.
Tomei conhecimento de algumas normas especficas, mais concretamente:
NP - 5 (Ofcios e Cartas)
NP - 9 (Escrita de nmeros)
NP - 17 (Formatos de papis)
Comeando pela NP - 5, aprendi onde os
vrios elementos que constituem a carta ou
ofcio devem estar colocados.
A normalizao das cartas ou ofcios ou
outro tipo de documento facilita muito a sua
leitura, pois os vrios elementos esto colocados
em stios j estabelecidos.

A normalizao das cartas facilita muito a sua

leitura pois os vrios elementos importantes so
colocados em stios certos, tais como a referncia da
carta, a referncia da pessoa que escreveu a carta
qual se est a responder, o nmero da carta e a data.
Outros elementos como o nome da empresa, o seu
endereo, telefones (que devem ser pr-impressos)
so muito mais facilmente detectveis se estiverem
colocados nos stios correctos.
A NP - 9, aborda a escrita dos nmeros.
De uma forma geral os nmeros at dez escrevem-se por extenso e s a partir
do nmero 11 que passaro a ser escritos por algarismos. Quanto aos nmeros com
mais de quatro dgitos no se utiliza o separador do milhares, mas se colocar bem
aceite porque se redige um documento em formato digital, o programa no diferencia
o separador e poder fraccionar o nmero, caso este esteja na extremidade da pgina
colocando em linhas diferentes.
Se num texto o nmero for muito extenso, e
para ser mais compreensvel, este dever estar escrito
em algarismos e em extenso, sendo que numa
eventual discrepncia entres eles, prevalecer o que
foi escrito em extenso. Numa redaco comercial existe a necessidade de se usar esta
forma para no subsistirem dvidas em relao ao que se pretende escrever. Um
exemplo disso os cheques onde utiliza as duas formas

Em nmeros extensos, a conjugao e emprega-se da entre membros da
mesma ordem de unidades, e omite-se quando passa de uma para a outra. Um
exemplo prtico: 854 756 385 Oitocentos e cinquenta e quatro milhes, setecentos e
cinquenta e seis mil, trezentos e oitenta e cinco unidades.
Os multiplicativos at ao qudruplo, e que so de uso corrente redigem-se
desta forma, mas a partir do algarismo cinco j no se escreve Quntuplo, mas sim
cinco vezes, ou seis vezes e por a diante.
As percentagens, pesos e medidas, escrevem-se de forma numrica, sendo que
no caso das medidas no se deve colocar alguma pontuao a seguir abreviatura,
como o caso de cm, kg, e todas as outras.
A NP 19, a norma dos formatos de papel e que bastante funcional, pois se vamos
a uma papelaria ou a uma Grfica, no pedimos por exemplo uma resma de papel
21X29,7cms, mas sim uma resma de papel A4.
Os formatos de papel so-lhe atribudos a designao de
A0, A1, e por a adiante, sendo que nos sobrescritos a
designao passa para B0, B1, e por demais.
Ao redigir-se um texto deve-se ter ateno s margens, principalmente
margem esquerda, porque desse lado que o

documento poder ser furado para um possvel arquivamento e sendo assim dever ter
uma margem necessria para esse efeito.
Os tipos de letra devem estar adequados aos textos, fazendo realces a negrito
ou a itlico. Os ttulos podem ser destacados de diversas formas, centrado no texto,
escrito no lado direito ou esquerdo do texto, sublinhado, a negrito.
C
O entrelinhamento deve ser simples ou de 1,5 linhas.
O A numerao de pgina dever ser colocada no lado direito do
documento, para facilitar a sua leitura.
N
C Nos pargrafos pode-se optar por um avano
da primeira linha de 1 cm ou 1,5 cm. Mas o
L
mais habitual usar uma entrelinha entre cada
pargrafo.
U
S
Jos Manuel Alves Ferreira

O
N. 6
Este trabalho foi realizado ao longo das 50 horas, inseridas na Unidade
de Formao de Tcnicas de Digitao.
A Ergonomia e todos os elementos associados a ela, a postura que um
Tcnico Administrativo deve ter no seu posto de trabalho, o teclado
QUERTY, o Instituto Portugus da Qualidade e as respectivas normas que
so estabelecidas por este organismo, foram alguns dos temas que foram
abordados neste trabalho.
Para alm dos temas abordados, efectuei exerccios que me permitiram
aperfeioar um pouco a minha tcnica de digitalizar e perder alguns dos
maus hbitos que tinha adquirido ao longo dos ltimos anos.

Técnicas de Digitação e Postura Ergonómica para Técnicos Administrativos

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0 Unidade de Formao: Tcnicas de Digitao

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