CASO FINAL N 01 - ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS EN UNA EMPRESA

La empresa Universal S.A. es una empresa dedicada a la comercializacin y distribucin de

tiles de oficina, y est ubicado en la Av. Dos de Mayo 345 distrito de San Isidro. La empresa

Tiene como prioridad identificar y definir los problemas que existen en el Dpto. de Bienes y

Servicios que puedan permitir mejoras potenciales. Para ello se expone la siguiente informacin.

Polticas a tomar en cuenta en la Adquisicin de Bienes:

1. Los Pedidos de compras deben ser autorizados y firmados por el jefe responsable de

Cada rea

2. Los Pedidos de Compra deben tener presupuesto asignado

3. Las Cotizaciones del proveedor deben cubrir las especificaciones tcnicas requeridas

4. Las cotizaciones de los proveedores tienen fecha nica de recepcin

5. Toda Compra debe ser aprobada por el Jefe de Compras adjuntando el acta de

Otorgamiento y el cuadro comparativo

6. Para tramitar el pago a contabilidad se debe tener VB de la conformidad del Jefe de

Compras

Proceso general:

El jefe de compras recepciona los pedidos de compra de las reas solicitantes. El Jefe de

Compras autoriza la compra y deriva al auxiliar administrativo, este recepciona y toma

Conocimiento de la compra a realizar. El auxiliar administrativo solicita las cotizaciones a los

Proveedores enviando para ello la orden de cotizacin. Los proveedores entregan al auxiliar

administrativo las cotizaciones solicitadas. El auxiliar administrativo procede a analizar y

elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones como tambin el acta de otorgamiento y la orden

de compra derivndolo al Jefe de compras. El jefe de compras revisa y da la conformidad y lo

deriva al Auxiliar administrativo. El auxiliar administrativo cita al proveedor y le otorga la

orden de compra. El proveedor entrega los bienes al almacn y copia de la gua de conformidad

con la factura al auxiliar administrativo. Finalmente se debe generar un informe a la gerencia.

Funciones especficas:

1. El Jefe de compras recepciona el pedido del rea solicitante que contiene VB y

conformidad (1 da)

2. El Jefe de compras autoriza la compra y lo deriva al auxiliar administrativo.

3. Dicho auxiliar recepciona y registra el pedido de compra, toma conocimiento y procede

a solicitar cotizaciones a los proveedores, generando y enviando la orden de cotizacin.

(1 da )

4. El auxiliar administrativo recepciona y registra las cotizaciones enviadas por los

proveedores (4 das)

USP. INGENIERIA DE SOFTWARE

5. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo de cotizaciones y el

acta de otorgamiento derivndolo al Jefe de Compras. (1 da)

6. El auxiliar administrativo procesa la compra citando al proveedor para entregarle la

orden de compra previamente revisada y con autorizacin del jefe de compras (2 das)

7. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la gua de

conformidad para darle trmite al pago respectivo.

Se le solicita la construccin de los artefactos del Enterprise Business Modeling (EBM).

(Sug.: Use como gua el caso resuelto enseado en clase)