Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar

un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan
un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya
sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la
misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos
vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota
crdito significa una erogacin.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus
obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un
ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un
egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses.

Caso contrario, si por error, al cliente se le cobr por las mercancas que se le vendieron, un valor
mayor al real, la empresa emite una nota crdito mediante la cual disminuye la deuda del cliente
por el valor cobrado en exceso. Esta nota crdito es una erogacin para la empresa puesto que se
debe disminuir el valor que inicialmente se registr como venta. Desde el punto de vista del
cliente, como su obligacin se disminuye con la nota crdito, sta se convierte en un ingreso en la
medida en que disminuye el valor de las mercancas que adquiri inicialmente a un mayor valor.

En la Conciliacin bancaria, es comn confundirse con el concepto de la nota debito y crdito,

puesto que el banco enva a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o corriente, una nota
debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha
hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota
de manejo, que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso slo
para quien la emite, para el que la recibe es un egreso).

En el caso de las cuentas bancarias, la nota crdito que emite el banco, s es un ingreso para la
empresa, puesto que con sta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los
intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota
crdito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).
 Conciliacin bancaria

Al finalizar cada mes, los bancos envan a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se
detallan todas las operaciones realizadas durante el perodo mensual.

La conciliacin bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el
saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificacin de los valores y
registro tanto en libros como en el extracto:

1. Para la elaboracin de la conciliacin bancaria, debe tener los siguientes elementos.

CONCILIACIN ANTERIOR LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

EXTRACTO BANCARIO

CONCILIACIN BANCARIA

La conciliacin anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron
cobrados en el banco en el presente mes, remeses en trnsito que tambin pueden aparecer en
el extracto.

2. El proceso de verificacin es para encontrar las siguientes situaciones:

Conceptos Libro Extracto

Giro de cheques a la vista
Consignaciones bancarias
Giro cheques posfechados
Consignacin nacional
Consignacin local cheques
Rendimientos bancarios
Chequeras
Prstamos bancarios
Servicio de la deuda inters
Servicio de la deuda cuota
Comisiones bancarias
Cuota de manejo
Cheques devueltos
Impuesto del 4%0
x x Coinciden
x x Coinciden
x Cheques en mano
x Remesas trnsito
x Remesas trnsito
x Ingresos financieros
x Gastos financieros
x Prstamos
x Gastos financieros
x Pago obligaciones
x Gastos
x Gastos
x Cuentas por cobrar
x Gastos

Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto

bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operacin de ajuste.
Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.
Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o
han sido presentados para su pago. Esta situacin se presenta en la conciliacin disminuyendo
el saldo del libro.
 Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido
efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en
trnsito.
Los rendimientos bancarios como estn registrados por el banco en Nota Crdito por los
conceptos de CDT, Devolucin de intereses, rendimientos de fondos de inversin no estn
contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,
Los gastos vienen soportados por notas dbito bancarias por concepto de chequeras, intereses
por prstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de
remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si
registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la
cuenta de bancos.
Los ingresos varios soportados por nota crdito bancario por concepto de ingresos por giros de
terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes
no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta
auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos.
Cualquier otra diferencia que contenga de ms el extracto o viceversa, son objeto de ajuste
contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.

Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran

ajustes contables mediante notas de contabilidad en el perodo contable en que se detectan
porque se busca la objetividad de la informacin.

La conciliacin del perodo anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados,

los cuales no aparecen en el libro auxiliar:
En la conciliacin anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los
cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirn para la siguiente
conciliacin.
Las remesas en trnsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio
del extracto.

Con el uso del programa de contabilidad se tendr la oportunidad de editar el libro auxiliar
de bancos para conciliar el extracto bancario.

Clases de conciliaciones
Existen dos clases de conciliacin ms comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren
para su elaboracin del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la
conciliacin anterior.

Con el extracto bancario de Bancaf y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar
la conciliacin individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.
 BANCO COLOMBIA
NEIVA PAG. 1
CUENTA NO CLINICA DE MOTOS
077-05500-3 Cra. 9 5-92
EXTRACTO EN 077-05500-3
NOV/30/2007 Neiva, ZONA POSTAL

Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la

contralora del banco: apartado areo 241609, Bogot.
CHEQUES CHEQUES CONSIGNA DIA SALDO
No Valor No Valor CIONES
Saldo a oct.31/07 1.200.000
5.000.000 01 6.200.000
6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000
2.000.000 10 9.200.000
CR-TC 3.000 CB 3.000.000 15 12.197.000
6240 4.197.000 15 8.000.000
CB 1.000.000 22 9.000.000
6241 3.000.000 22 6.000.000
CR-TC 6.000 25 5.994.000
6242 3.500.000 30 2.494.000
CREDITOS: DBITOS: PROMEDIO:
6 12.706.000 5 14.000.000 2.447.000

CR-TC Tarjeta de crdito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco.

El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones
y convenciones de cada transaccin.

El procedimiento de la conciliacin es comparar los dbitos y los crditos del extracto

con los dbitos y crditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede
resaltar o sealar los datos concordantes:

1110 Bancos
111005 Moneda nacional
11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2006 DBITOS: CRDITOS: SALDOS:
01-11 Saldo Inicial 1.200.000
01-11 Consignacin 5.000.000 6.200.000
05-11 Ch 6239 Julio Celis 2.000.000 4.200.000
05-11 Consignacin 3.000.000 7.200.000
10-11 Consignacin 2.000.000 9.200.000
15-11 Ch 6240 Pedro Martnez 4.197.000 5.003.000
15-11 Consignacin 3.000.000 8.003.000
22-11 Ch 6241 Fernando A Fierro 3.000.000 5.003.000
22-11 Consignacin 1.000.000 6.003.000
30-11 Ch 6242 Nmina Noviembre 3.500.000 2.503.000
30-11 Ch 6243 Reembolso caja menor 300.000 2.203.000
Saldo que pasan: 14.000.000 12.997.000
Conciliacin individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con
el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios
para actualizar el saldo del libro auxiliar.

El mtodo consiste en observar las operaciones que realiz el banco y las operaciones que
registr la empresa durante el ejercicio y otras que haban sido contabilizadas en el anterior
perodo que se observan en la conciliacin anterior, para llevar las diferencias en la conciliacin
bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas
en el libro de bancos y otros libros principales.

La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones
realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.

CLNICA DE MOTOS
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGN EXTRACTO 30/11/04 $2.494.000
SALDO SEGN LIBRO AUXILIAR $2.2003.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Prez 300.000
(- ) Notas dbito Bancarias:
Retenciones en la fuente (9.000)
SUMAS IGUALES: $2.494.000 $2.494.000

Conciliacin conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo
se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se
realizarn en el ejercicio econmico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y
el libro auxiliar.

CLNICA DE MOTOS
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGN EXTRACTO 30/11/04 $2.494.000
SALDO SEGN LIBRO AUXILIAR $2.203.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Prez 300.000
(- ) Notas dbito Bancarias:
Retenciones en la fuente (9.000)
SUMAS IGUALES: $2.194.000 $2.194.000

Los valores conciliados en este caso son solamente las notas dbito bancaria que son objeto de
ajuste al libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se
ejecutarn en el siguiente mes, y sern objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transaccin.

21. Gastos chequera: si por alguna razn se olvido registrar el valor de la chequera por el valor
de $150.000 se procede en consecuencia:

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

530505 Gastos bancarios 150.000
111005 Moneda nacional 150.000
Registra el gasto por concepto de chequeras
22. Comisiones bancarias: se pueden dar por mltiples conceptos, por consignaciones de otras
plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias

23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo:
chequera, tarjeta dbito para los directores, tarjetas crdito, etc., estos servicios tienen una cuota
de manejo, que se lleva a las cuentas:

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de manejo de cuota

24. Cheques devueltos: si el banco devolvi un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de
tal situacin se debe generar el siguiente registro de ajuste.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional 20.000
Registra el gasto por concepto de cheques devueltos

25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores
recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

111005 Moneda nacional 50.000
421005 Intereses 20.000
421045 Descuentos bancarios 30.000
Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios

26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descont de la cuenta el servicio de la deuda
compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se
registra.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

210510 Pagars 1.250.000
530505 Financieros 200.000
111005 Moneda nacional 1.450.000
Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses

27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las
retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crdito por
la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no haban sido tenidas en cuenta por la empresa,
asimismo el banco no haba registrado un cheque porque no haba sido cobrado por el
beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El nico ajuste contable que resulta de esta
conciliacin es la nota de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto
de credibancos.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
530505 Gastos bancarios 9.000
111005 Moneda nacional 9.000
Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta

28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implement el
impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 41000 por cada retiro que se haga de las cuentas
bancarias: ahorros, tarjeta dbito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consider como una
contribucin, pero el legislador le dio carcter de impuesto agregndose a la carga tributaria del
impuesto de renta.

El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta
521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un
impuesto de $800.000.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

521595 Contribuciones 800.000
111005 Moneda nacional 800.000
Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente

Qu valores se suma y se restan en la conciliacin? los valores que se suman o restan de los
saldos, depende de la metodologa de conciliacin:

Conciliacin individual
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman:
Cheques en mano
Notas crdito bancario
Se restan:
Consignaciones en trnsito
Notas dbito bancario

Conciliacin conjunta
Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario
Se suman: Se suman:
Notas crdito bancario Consignaciones en trnsito
Se restan: Se restan:
Notas dbito bancario Cheques en mano