Urgensitas & Teknik Penyusunan

SOP-AP dalam Kerangka

Reformasi Birokrasi
ADVOKASI PENYUSUNAN SOP-AP DI LINGKUNGAN PEMKOT BALIKPAPAN TAHUN 2013

Berdasarkan PERMENPAN
& RB No. 35 Tahun 2012

RUSTAN A., SP, MA, M.S.E (081355271421)

 METODE
CERAMAH TEAM TEACHING (15%)

DISKUSI DAN TANYA JAWAB (10%)

PRAKTEK (SIMULASI) (75%)

 Tahapan Penataan Ketatalaksanaan

Uraian Tugas

Analisis Jabatan

SKJ

SOP

Analisis Beban Kerja; AKD

 Istilah-Istilah Penting

SPO : Standar Prosedur Operasi

POS : Prosedur Operasional Standar
SOB : Standar Operasional Baku
Protap : Prosedur Tetap

Istilah lain:
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard
Working Procedures, Medic Procedures,

SOP : Standar Operasional Prosedur

 Pengertian

SOP Administratif
Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak
rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari
satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih
dari satu peran atau jabatan
SOP Teknis
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dengan satu peran atau jabatan
 Pengertian

Standar Operasional Prosedur Administrasi

Pemerintahan (SOP AP)

Standar operasional prosedur dari berbagai

proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
 Petunjuk
Tertulis yang
dibakukan

Menghindari
Miskomunikasi
dan konflik
Hakikat
SOP semua orang
membaca
irama musik
yang sama

Terbaik,
Tercepat, dan
Membantu
 MIND SET

TIDAK ADA
PEDOMAN SOP,
TUGAS FUNGSI
TETAP JALAN.
Kaitan SPM, SP, dan SOP

Pemenuhan hak konstitusional

STANDAR PELAYANAN MINIMAL warga negara secara minimal.

Pengaturan teknis penyelenggaraan

layanan tertentu (prosedur,
STANDAR PELAYANAN persyaratan, biaya, penanganan
keluhan, dsb.)
STANDARD OPERATING
Prosedur pelaksanaan layanan
PROCEDURES tertentu, dibuat secara tertulis.
 Jenis-Jenis SOP

1. BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

a. SOP Teknis;
b. SOP Administratif.

2. BERDASARKAN CAKUPAN & BESARAN KEGIATAN:

a. SOP Makro;
b. SOP Mikro.
 Contoh SOP Makro dan Mikro

SOP MAKRO SOP MIKRO

SOP Penyelenggaraan SOP Penyusunan Proposal
Penelitian Penelitian
SOP Penggalian Data Lapangan
SOP Penyusunan Laporan
Penelitian
SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk
SOP Pemberian Tanggapan
terhadap Surat Masuk
SOP Pengiriman Surat
 Jenis-Jenis SOP

3. BERDASARKAN KELENGKAPAN KEGIATAN:

a. SOP Final;
b. SOP Parsial.

4. BERDASARKAN JENIS KEGIATAN:

a. SOP Generik;
b. SOP Spesifik.
 Contoh SOP Final dan Parsial

SOP FINAL SOP PARSIAL

SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat

SOP Pembentukan Panitia Diklat

SOP Pendaftaran Peserta Diklat

SOP Pembuatan Sertifikat Diklat

SOP Penyusunan Laporan

Kegiatan Diklat
 Struktur Organisasi Kelurahan

LURAH

SEKRETARIS

KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL

SEKSI TATA SEKSI PEMBERDAYAAN SEKSI KETENTRAMAN SEKSI PERTANAHAN

PEMERINTAHAN MASYARAKAT DAN DAN KETERTIBAN DAN PENGELOLAAN
KESEJAHTERAAN SOSIAL UMUM SDA
BERAPA JUMLAH SOP AP YANG
AKAN DIBUTUHKAN ?
 Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP

Identifikasi Identifikasi Merumuskan Menyusun Dokumen

Judul Prosedur Format SOP AP SOP AP
 Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP

Identifikasi Tugas
Identifikasi Fungsi
Identifikasi Sub-Fungsi
Identifikasi Kegiatan
Identifikasi Output
Identifikasi Aspek;
Merumuskan judul SOP-AP.

Identifikasi Judul Identifikasi Merumuskan Format Menyusun Dokumen

Prosedur SOP AP SOP AP
 Identifikasi Judul

Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah

mengidentifikasi output yang dihasilkan dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa:
Output dari Tugas Pokok;
Output dari Tugas Tambahan;
Output dari Tugas Lain-lain.
 Identifikasi Judul
Sub-Fungsi
No Tugas Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksanakan Melaksanakan a. Melaksanakan a) Laporan Pembuatan a) Pembuatan

urusan bag. urusan urusan Kehadiran Laporan
Kepe gawaian, kegiatan kegiatan Pegawai Kehadiran
& kepegawaian kepegawaian Pegawai
kesejahteraan, dan
b) Surat Usulan Pembuatan b) Pembuatan
pendidikan kesejahteraan.
Kenaikan Surat Usulan
dan pelatihan.
Pangkat Kenaikan
Pangkat
c) dll.

a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan

Daftar Gaji
b. Melaksanakan
urusan b) Pembayaran
kegiatan Gaji Pegawai Pelaksanaan b) Pelaksanaan
kesejahteraan Pembayaran
c) dll, Gaji Pegawai
 Format SOP AP
BRANCHING FLOWCHART
Aktor dipisahkan dari aktivitas
Aktor lebih dari satu
HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL
Kapsul :
mulai & berakhir
Kotak :
proses/eksekusi
Belah ketupat :
pengambilan keputusan
Panah :
arah proses
Segi lima :
penghubung antar
halaman
AKTIVITAS DITULIS DENGAN KATA KERJA TANPA SUBYEK
DILENGKAPI IDENTITAS, MUTU BAKU & KETERANGAN
 Tipe-Tipe Format SOP AP

SOP FORMAT SIMPLE STEP

SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP
SOP FORMAT GRAPHIC STEP
SOP FORMAT FLOWCHARTS
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 3 : Format Graphic Step

Standard Operating Procedure Nomor : PK-C05

Pengajuan Cuti Tahunan Tanggal : 4 Maret 2005

Isi formulir Persetujuan Cuti

1. Pegawai yang 1. Pegawai mengajukan 1. Pegawai yang

mengajukan cuti, kepada atasan langsung mengajukan cuti
mengisi formulir cuti 2. Atasan langsung menyampaikan
tahunan menandatangani dan formulir kepada
2. Serahkan formulir ke menyampaikan kepada Bagian Kepegawaian,
Bagian Kepegawaian pejabat yang berwenang copy untuk unit
memberikan cuti kerjanya dan copy
3. Bagian Kepegawaian untuk yang
meneliti ketersediaan 3. Pejabat yang berwenang bersangkutan
cuti bagi pegawai yang memberikan cuti
meng-ajukan dan menandatangani 2. Pegawai yang
menyerahkan kepada pengajuan dan mengajukan cuti
yang bersangkutan menyampaikan kembali wajib melaporkan
kepada atasan langsung kemajuan
4. Pegawai pekerjaannya
menandatangani formulir pegawai yang
bersangkutan sebelum cuti.
dan menyerahkan
kepada atasan langsung 4. Atasan langsung 3. Pelaksanaan cuti
menyampaikan kepada oleh yang
yang bersangkutan bersangkutan
Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Penaksir memeriksa barang jaminan. Nasabah mengisi formulir

Nasabah membawa barang Apabila tidak dapat diterima barang permintaan kredit dilengkapi
jaminan ke loket penaksir jaminan dikembalikan ke nasabah dengan fotocopy KTP
dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengambil uang

Nasabah pulang pinjaman ke Kasir dengan
dengan tersenyum menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum
Penaksir menaksir nilai nominal dari
barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Contoh 5 : Format (Linear) Flowchart
Mulai Standard Operating Procedure Nomor : PK-C05
Pengajuan Cuti Tahunan Tanggal : 4 Maret 2005

Pengisian 1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir

Formulir Cuti 2 Menyerahkan formulir terisi kepada Bagian kepegawaian

Penelitian 1 Bagian Kepegawaian meneliti sisa cuti yang bersangkutan

Sisa Cuti Tahunan 2 .Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil

Pengajuan kepada Pegawai mengajukan kepada atasan langsung

atasan langsung

Persetujuan Tidak 1 Atasan langsung memberi persetujuan atau menunda cuti

Atasan lsg 2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-
ma disampaikan ke pejabat yg berwenang memberikan cuti
Setuju Cuti ditunda
Persetujuan 1 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberi
Pjb berwenang persetuju-an atau menunda cuti
Tidak
2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-
ma disampaikan ke atasan langs. utk diserahkan ke ybs.

Pegawai membuat Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan

laporan pekerjaan pekerjaan sebelum cuti

Pegawai Cuti Pegawai melaksanakan cuti

Selesai
Format Branching Flowchart
SEMOGA BERMANFAAT