Smart Planillas Guia

Bios
Software, S.A.
SMART PLANILLA
Manual de Usuario
Versin2013Plus
01/04/2013
Manual de Usuario
U
Con
nfiguraacin
n Inicial
La primeera vez que inicie el prrograma apaarecer esta pantalla, enn la cual deeber complletar los
campos de
d la siguien nte manera:
1. Seleccionee el proveeddor Smart DB si
addquiri la vversin com mpatible con Office
20003 o inferioor, Microsooft SQL si aadquiri
la versin com mpatible conn Microsoft SQL o
selleccione el proveedor Smart Plus DB si

addquiri la vversin com mpatible con Office
20007 o superioor.
2. En el cam mpo Base de datos, esscriba la
rutta donde se ubica el archivo
PPlanillaPlus.S
Smart o PlanillaPluss.accdb
o ppulse el bottn quue est a la derecha
del caampo Basee de datos y proceda a ubicar
u el arcchivo en el eexplorador dde Windows (vlido
solo con los prov veedores Smmart DB o Smart
S Plus D DB). Si el pproveedor es Microsofft SQL

proceeda a escribiir en el camppo SERVID DOR el nom mbre del serrvidor SQL y en el camppo SQL
BD escribir
e el no
ombre de la base
b de datoss (PlanillaPllus).
3. En ell campo repo ortes ubique la carpeta que contiene los archivoss con extensiin .rpt (dde forma

predeeterminada esta
e ruta ser x:\smartwin\rpt, en donnde x: es la unidad del ddisco duro ddonde se
install la aplicaciin.)
4. En laa seccin ind dicada con el ttulo Co onexin Segguridad elijja el proveeedor Smart DB si
adquiri la versin compatible con Office 2003 o
inferior, Microsoftt SQL si aadquiri la versin
compatibble con Miicrosoft SQ QL o selecccione el

proveeddor Smart P Plus DB si adquiri la versin
compatibble con Offiice 2007 o suuperior.
5. En eel campo B Base de datoos, escribaa la ruta
donde see ubica el arrchivo SeguuridadPlus.SSmart o
SeguriddadPlus.accddb o pulse el botn que
est a lla derecha ddel campo Base de ddatos y
proceda a ubicar eel archivo enn el exploraador de
Window ws (vlido soolo con los proveedoress Smart

DB o Smart Plu us DB). Si el
e proveedorr es Microssoft SQL pproceda a esscribir en ell campo
SERRVIDOR ell nombre dell servidor SQ QL.

6. En laa seccin dee impresorass, seleccionee una impreesora para ccada tipo dee reporte (C Cheques,
Repoortes y especial).

7. Una vez realizad do estos passos, pulse ell botn acepptar. Deber aparecer ell siguiente m mensaje
confirmando que la configuraacin inicial se ha realizado con xitto.
IMPO
ORTANTE
E:
Smart Planilla 2013 Plus

1
Manual de Usuario

1. Realizar estos pasos de forma incorrecta, evitar que el sistema funcione correctamente. Siga
los pasos al pie de la letra.

2. La instalacin del sistema PlanillaPlus se realiza en la raz del disco duro donde se encuentra
la carpeta del sistema (carpeta Windows).
3. La reinstalacin del sistema reemplazar por completo todos los archivos, por lo tanto la base
de datos de seguridad SeguridadPlus.Smart (la que contiene los permisos de los usuarios) y
la base de datos de las empresas y colaboradores PlanillaPlus.Smart (La que contiene la
informacin de todas las planillas procesadas), ser reemplazada por la planilla vaca que se
encuentra en el instalable. Bios Softwares, S.A. recomienda que realice copias de respaldo de

estos archivos frecuentemente para prevenir prdida de datos por reinstalaciones accidentales o
cualquier otro inconveniente.

2
Manual de Usuario
U
Inicio de Sesi
n
Para ingrresar al sisteema por prim
mera vez utillice la cuentaa de adminisstrador por ddefecto del ssistema.
Para realizar esta acccin siga los siguientes pasos:
p
1. Escriba en el campo U Usuario la ppalabra plaanillas.
Inmmediatamentee termine dde escribir la palabra (escrita
totaalmente en mminscula), se borrar eel contenido de este
cammpo y enn su lugaar se habbilitar el botn

Ad dministradorr ubicado een la parte innferior derechha de la
venntana.

2. Lueggo escriba nuuevamente en
n el campo Usuario
U la ppalabra adm
min y en CContrasea rrepita la
palab
bra admin.
3. Pulsee el botn Ad
dministradoor para ingreesar al sistem
ma con el perrfil de adminnistrador.
Con esta operacin estar

e dentro
o del sistemaa y tendr accceso a todaas sus funcioones. Dado qque esta
contrase
a es la cueenta de Admministracinn del sistemma, deber ccambiarla innmediatamennte para
poder maantener de fo
orma segura la configuraacin del missmo.
Para cam mbiar la cuen

nta de admiinistrador deel sistema ubbique la opccin Administracin y luego
elija la op
pcin Cambbiar Contrassea

3
Manual de Usuario
U
Man
ntenim
mientto de Emprresas
En estaa seccin se rrealiza el m
mantenimientoo de las
empresaas. La pantaalla est divvidida en 5 partes:
1. La pprimera conntiene el lisstado de toodas las
empresaas utilizadass
De formma predeterm minada, el siistema ya viene con
la cantiddad de emprresas solicitaadas por el ccliente y
solamennte tiene quee modificarlaas y configuurarlas.
2. La ssegunda secccin (Datos generales) tiene la

informaacin generaal de la em mpresa seleccionada
del listaado de emprresas. Esta sseccin contiiene los
siguientees campos a conocer:
c
a. Instaancia: Al momento
m de iniciar el siistema apareece en una lista desplegable las em mpresas
configuradas en el programaa. Este nomb bre que aparrece en esa ppantalla de acceso es loo que se
conocce como instancia, en po ocas palabraas no es mss que el nom mbre utilizadoo para identtificar la
ual se va a trrabajar. Este debe ser unn nombre corto (no ms de 20 caraccteres) y
emprresa en la cu
debe ser nico y representativ
r vo de la emppresa.
b. Nombre Empressa: En este campo c se colloca el nombbre completoo de la emprresa.
c. Patro ono (Razn Social): Coloque aqu la razn soci al de la emppresa.
d. No Correlativo:
C : Si utiliza la planilla pre elaboraada mecanizzada (SIPE)), deber inncluir el
nmeero correlativ
vo proporcio onado por la Caja de Segguro Social.
e. No Patronal:
P Cooloque el nm mero patronaal en esta secccin.
f. Cedu ula Natural:: Coloque la cdula natu ural en esta seeccin.
g. Cdu ula Jurdica
a: Coloque laa cdula jurd dica en esta seccin.
h. Activ vidad Comeercial: Coloq que la actividdad comerciial en esta seeccin.
i. Licen ncia Comercial: Coloqu ue la licenciaa comercial een esta secciin.
j. Telffonos: Coloq que el nmerro telefnico o en esta sec cin.
k. Reprresentante leegal: Coloqu ue el represeentante legal de la empreesa en esta seeccin.
3. La terccera seccin (Configuraccin 1) contiiene la siguieente informaacin:

a. Activar Meensaje de V Vacaciones: Cuando
se activa la casilla de veerificacin de esta
opccin aparecerr, al inicio de cada sesiin, una
panntalla que m
mostrar los ccolaboradorees a los
cuaales les corrresponde lass vacacionees en el
mess actual.
b. Usar Sistem ma Contablle Local: All activar
estaa casilla se utiliza la estructura ccontable
inclluida en el ssistema de pplanillas, coon el fin
de poder asiggnar cuentas contabless a los
difeerentes depaartamentos, aacreedores, etc.; de
otraa manera sse estableceer el uso de la
estrucctura del sisttema contablle SISCOO de
d Bios Softtware, S.A.

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Manual de Usuario
c. Incluir fin de semana en clculos: Esta opcin se habilita para incluir o no en los clculos
proporcionales los das no laborables.
d. Imprimir nombre de empresa en los reportes: Habilita la impresin del Nombre de la
empresa como encabezado de todos los reportes del sistema.
e. Activar tasa Administrativa (Opcin vlida solo para sistemas escolares): En algunos casos,
el personal docente se rige por las formas de trabajo del Ministerio de Educacin y no por las
del Ministerio de Trabajo. Esta situacin amerita una equiparacin a una tasa por hora regular o
Administrativa, la cual transforma el salario real del docente en una versin mensual.
f. Banco ACH: Seleccione el banco por medio del cual se realizarn los pagos a los
colaboradores por medio del sistema clave o transferencias ACH. La opcin de pago por ACH
ya est habilitada de forma predeterminada.
g. Cuenta contable Pasivo: Como el sistema de Smart Planilla posee un pequeo sistema
contable el cual permite agrupar por medio de ellas las cuentas de los acreedores. Estas cuentas,
de forma predeterminada comienzan con el prefijo 200-02-, sin embargo las mismas se
pueden modificar. Dicha modificacin debe ser realiza antes de crear las cuentas de los
acreedores, de otro modo las cuentas creadas se borrarn al modificar el prefijo.
h. Cuenta bancaria de planilla: Es la cuenta de banco por la cual se asocian los pagos de cheque.
Si la cuenta no existe, puede utilizar el botn crear cuenta y de esta manera inicializar una
cuenta bancaria con la cual girar los cheques.
i. Configuracin XIII Mes: Configure la manera en que se comportar el sistema al procesar el
XIII mes y los diferentes cortes de fecha para cada una de las partidas. Las mismas estn
predefinidas con las fechas sugeridas por el Ministerio de Trabajo.
i-1. Aproximado: Con esta opcin, el XIII mes se calcula a partir del salario base de los
colaboradores y contempla todos los periodos de la partida, sin importar si el colaborador
labor o no la totalidad de los periodos que contempla la partida. Es decir, para la partida de
abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no labor los meses de abril,
mayo y junio (por ejemplo), estos meses se incluirn dentro del clculo del XIII mes, por lo
tanto el acumulado resultante ser de $800.00 (desde abril hasta agosto) y no de $300 (julio y
agosto solamente)
i-2. Exacto: Con esta opcin, el XIII mes se calcula a partir del salario bruto de los
colaboradores y contempla solamente los periodos laborados dentro de la partida. Es decir, para
la partida de abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no labor los meses
de abril, mayo y junio (por ejemplo), estos meses NO se incluirn dentro del clculo del XIII
mes, por lo tanto el acumulado resultante ser de $300 (julio y agosto solamente) y no de
$800.00 (desde abril hasta agosto).
i-3. Mixto: Con esta opcin, el XIII mes se calcula a partir del salario bruto de los
colaboradores, contemplando los periodos laborados dentro de la partida y de los salarios base
para aquellos periodos en donde no se labor. Es decir, para la partida de abril a agosto, si un
colaborador que gana $200.00 mensuales no labor los meses de abril, mayo y junio (por
ejemplo), estos meses no incluirn dentro del clculo del XIII mes (salarios base), adems de
los salarios brutos de julio y agosto, por lo tanto el acumulado resultante ser de $800.00 (desde
abril hasta agosto) y no de $300 (julio y agosto solamente). Esta opcin es similar a la primera,
sin embargo, si el colaborador presenta horas extras, descuentos por tardanzas y ausencias, estas
se tomarn en cuenta, pudiendo variar el acumulado del colaborador.

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Manual de Usuario
U
4. Laa cuarta secccin (Configguracin 2) ccontiene

la siguuiente informmacin:
a. Segguro Social:: Porcentaje de seguro social a
desconntar para llos trabajaddores y paara los
empleaadores (Soloo para salarioos regulares)).
b. Segguro Sociall (XIII): Poorcentaje de seguro
social a descontar para los trabbajadores y ppara los
empleaadores (Soloo para el XIIII mes).
c. Segguro Educcativo: Porccentaje de seguro
Educaativo a desccontar para los trabajaddores y
para los empleeadores (Soolo para salarios
regulaares).
d. Riesgoo Profesion nal: Porcentaaje de Riesg go profesionaal a desconttar para los trabajadoress y para
los emmpleadores (Solo
( para saalarios regullares).
e. Descu uento Mxiimo permittido: El porcentaje que se coloquee aqu influir en el mximo a
descoontar en caliidad de obliigaciones co omerciales ((pagos a muuebleras, prrstamos banncarios,
etc.).
f. Adela anto mxim mo permitid do: El porccentaje que se coloque en este caampo influirr en el
mxim mo a girar a favor del colaboradorr en calidad de adelantoo del salarioo. Debido a que las
empresas manejaan esta opci n de forma muy particuular, la mism ma se encuenntra desactivada con
el fin
n de poder ajustarla a la necesidad
n reeal de la emppresa que soolicite la funccionabilidadd de este
mdu ulo.
g. XIII mes proporrcional conttinuo: con essta opcin acctivada, en ccada planillaa se generar a favor
del co olaborador la
l parte propporciona corrrespondientte al XIII m mes de la parrtida en cursso. Esto
signiffica que las partidas dell XIII como o tal no exis tirn en suss fechas corrrespondientees, dado
que se estn pagaando en todaas sus planillas complem mentarias.
h. Activvar descuen nto lineal: con
c esta opccin activadda, los descuuentos por aausencia y ttardanza
injusttificada no sern
s descon ntadas en fun ncin de la tasa por horra del colaborador, sinoo en una
tasa fija determiinada por ell empleadorr y la cual debe ser eestablecida m mediante la opcin
Con nfigurar desscuento lineeal, aqu, por ejemplo sse puede esttablecer quee por 15 minnutos de
tardannza se descuuentan $0.25, hora se descuentan
d $$0.50, etc.
i. Das de enferm medad: Se establecen los das dee enfermedad mximoos a otorgarr a los
colabboradores y a continuaci n la fecha ded vencimiennto (en aos)).
j. Aviso os: El sistem
ma posee un mdulo
m que indica al em mpleador cuaando sus collaboradores ddebern
ser liquidados po or motivo dee vencimientto de contraato, etc. Por lo tanto la cantidad de das de
anticiipacin con la cual se pu
ueden mostraar estas alerttas se puedenn configurarr en este aparrtado.
k. Conff. Cheque: Coloque
C aqu el tamao ded la letra coon la cual se imprimirn los chequess.

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Manual de Usuario
U
Por ltim
mo, tenemoss la seccin
n 5 (Config
guracin 3), la cual tieene la siguieente configuuracin:
a. Activar
A Mdulo de asistencia: Esta
oppcin se usaa para habiliitar el clcu ulo de
laas horas extrras. Si la opccin se encu uentra
desactivada, no ser posible reaalizar
pagos por horas exttras de forma f
siistematizadaa y debern n ser ingresadas
directamente en la planillla en su mod do de
eddicin. Una vez habilitaada la opci n del
modulo,
m pued de elegir un na configuracin
para la frecuencia de loss pagos de horas h
exxtras y otraa opcin paara la formaa del
clculo.
FREC CUENCIA: Puede selecccionar entree fin de mess o peridicaamente paraa indicar
que ell proceso de planillas inccluir autom mticamente llos clculos de horas exttras con
la freccuencia indiccada. Cabe sealar
s que esta opcin es solo vlida para la foorma de
processo de planilllas quincenaales, ya que ppara el restoo de las planiillas, la nica forma
de procesar las horas
h extrass (una vez habilitada lla opcin A Activar mddulo de
asistenncia), es peeridicamentte.
Clcu ulos: Selecciione la form ma como el sistema reallizar los clculos de laas horas
extrass de forma general; pod demos elegiir entre sistematizado, con el cuaal Smart
Planillla Plus realizar los clcculos de las hhoras extrass (La horas ssern ingresaadas por
el usuuario) siguieendo las ley yes y reglass generales establecidass por el cddigo de
trabajo (Artculo 33, 36, 46,, 48 y 50). Manual, coon el cual S Smart Planillla Plus
processar el clcuulo de horas extras de accuerdo a las iinstruccionees del usuarioo, quien
ser la
l que deterrminar la cantidad
c de horas y ell porcentajee a pagar poor cada
fraccin de hora extra
e trabajaada por sus ccolaboradorees. Reloj, coon la cual el sistema
realizaar los clcuulos de horass extras de fforma sistemmatizada (sim milar a la opcin 1),
cuyo datos sern proporcionaados por unn reloj de m marcacin diggital (El usuuario no
introdduce horas ni n porcentajes, sin embbargo puedee realizar m modificacionees a los
processos).
b. Mdulo
M de reloj
r utilizaddo: Seleccione el formatto de archivoo de reloj prroporcionadoo por su
siistema digital de marcaacin para que q Smart P Planilla Pluss pueda leerr correctameente los
datos. NOTA A: No todos los modeloss estn regisstrados en ell sistema, poor lo tanto, cconsulte
de su reloj digital
d (este proceso dee modificaciin puede ddemorar 15 das laboraables en
reealizarse).
c. Minutos
M lmite para tarrdanza: Con nfigure la caantidad de mminutos mxximos en la ccual los
coolaboradoress podrn lleg gar tarde paara que el sisstema no less procese la tardanza (de forma
prredeterminada el valor est colocad do en 0). C
Cabe sealarr que esta oppcin es sollamente
vlida para laas lecturas dee reloj. (Ver mdulo de H Horas extrass para ms ddetalles)
d. Minutos
M lmite para Ho oras extras: Configure lla cantidad de minutos mnimos enn la cual
lo
os colaborad dores comen nzarn a marrcar las horaas extras en sus clculoss. Cabe seaalar que
essta opcin es solamente vlida para las lecturas de reloj. (Ver mdulo dde Horas extrras para
ms
m detalles)
L semana inicia en: Seleccione el da de laa semana een que se innician las jornadas
e. La
seemanales lab borables parra el clculo de los recaargos punitivvos. (De form ma predeterm minada,

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Manual de Usuario
se establece el parmetro de lunes como inicio de semana y domingo como ltimo da de la

semana, de acuerdo a lo establecido por el Cdigo de Trabajo)
f. Configuracin Pre elaborada: Coloque en este espacio la cantidad de colaboradores por
pgina que desea imprimir para su pre elaborada (de forma predeterminada se establece 25
colaboradores como el mximo a imprimir)
g. Configuracin de Gastos de representacin: Configure el porcentaje de ISR que se
aplicar a los gastos de representacin, as como tambin el porcentaje utilizado para el
pago de las cuotas de Seguro Social.
h. Limpiar Comisiones: Con esta opcin activada, cada vez que se procese una planilla, la
lista de pagos de comisiones ser establecida a 0 (cero), la lista de colaboradores se
mantendr, pero sus comisiones sern eliminadas (no se eliminarn de la planilla, solo de la
pantalla de mantenimiento de comisiones)
i. Activar Horas fijas por colaborador: Si en su empresa se realizan pagos fijos de horas
extras puede utilizar esta opcin para no tener que realizar todos los das el pago de horas
extras de forma manual.
j. Activar Horas de domingos automticas: Si en su empresa se realizan pagos fijos de
horas trabajadas en domingo, puede utilizar esta opcin para no tener que realizar, todos los
domingos, el pago de horas trabajadas en domingo.
k. Activar Mdulo de construccin: Utilice esta opcin para activar el uso del mdulo de
construccin con el cual podr realizar pagos en concepto de trabajo bajo condiciones de
lluvia, altura, profundidad, etc.

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Manual de Usuario
U
Md
dulo d
de Acrreedo
ores
En esta pantaalla (localizzada en ell men
Manntenimiento)) se configuuran los acrreedores
que sern utiliizados para la planillaa de la
emppresa para la cual se est trabajando.
Al cargar la ppantalla apaarecern toddos los

commercios o acrreedores dispponibles, sollamente
los que apareccen en el listado poddrn ser
asiggnados a los colaboradorres, adems de esto,
los acreedores debern coontener el vvalor 1
(uno) en el campo acctivo. Cuanddo el campo activo est en 0 (cero),, el acreedorr podr ser aasignado
a los colaboradores, pero este no ser proceesado para nningn perioodo, en tantoo el valor acctivo se
mantengaa en 0 (cero)).
El campo o cheque por otro ladoo indica si ele acreedor emite chequue desde pllanilla, si ell campo
cheque se encuentraa con el valo
or 1 (uno), ell sistema gennerar un chheque al mism
mo por el m
monto de
las deduccciones que los colaborradores tenggan con dichho acreedor, si por el ccontrario, ell campo
cheque se encuentra con el vaalor 0 (cero o) entonces el sistema no generar cheque paara este
acreedor..
Agrega
ar
Para agreegar un acreeedor siga loss siguientes pasos
p
1. Pulsaar el botn ag
gregar.
2. Selecccionar de laa lista la descripcin con ntable del accreedor correespondiente o escribir laa cuenta
contaable. Cuand do se selecccione de la lista la deescripcin ddel acreedorr, automticcamente
apareecer la cuen
nta contable.
3. De laa misma manera
m cuand do se escrib ba la cuentta contable, aparecer la descripciin que
corresponda a essa cuenta contable, de no n existir la cuenta, entoonces se enttiende que sse desea
agreggar una nuevva, para lo cu ual se necessitar entoncces escribir laa descripcin del acreeddor en el
camp po corresponndiente.
4. Agregar cuentas contables que q no existten en el si stema solam mente es posible cuandoo no se
encueentre instalaado el sisteema de Sm mart Contaabilidad, dee otro modoo se podrnn crear,
modificar o elimiinar todas las cuentas co ontables por m medio del siistema de plaanillas.
5. Adem ms, todas las
l cuentas contables correspondie
c entes a los acreedores, tendrn un prefijo
predeeterminado, cada vez que q se escrriba una cuuenta que nno corresponnda con el prefijo
establecido para ele sistema, el
e sistema em mitir un mennsaje indicnndolo.
6. Habillite o deshabbilite la casillla C para indicar que el sistema le emitir unn cheque al aacreedor
para cada
c uno de los periodoss establecido os.
7. Habillite o deshab bilite la casiilla A para indicar si el acreedor est activo o inactivo ppara los
proceesos peridiccos de deduccciones.
8. Pulsee el botn aceptar para ag gregar un nuuevo acreedoor o cancelarr para deteneer el procesoo.

3
Manual de Usuario
Modificar
Para modificar un acreedor:
1. Seleccione el acreedor a modificar
2. Pulse el botn modificar.
3. Modifique la descripcin del acreedor (si lo amerita).
4. Modifique el campo activo y el campo cheque (si lo amerita). No se podr modificar la cuenta
contable ni el nombre de la cuenta contable.
5. Pulse el botn aceptar para guardar los cambios o cancelar para descartar el proceso de
modificacin
Inactivar
Para Inactivar un acreedor:
1. Seleccione el acreedor a inactivar.
2. Pulse el botn Inactivar, esta accin le pedir una doble confirmacin para inactivar el registro
seleccionado. De aceptar las dos confirmaciones el acreedor ser Inactivado automticamente
del sistema, de otro modo se cancelar el proceso de inactivacin.
Tenga en cuenta que al inactivar un acreedor, no eliminar la cuenta contable del mismo, sino que
impedir que sea asignado a los colaboradores.
Impresin de informe
Para imprimir un informe de la informacin de los acreedores pulse el botn imprimir
IMPORTANTE:
1. La creacin de los acreedores debe realizarse antes de asignarle la deuda a un colaborador, de lo
contrario no aparecer en la lista de acreedores del colaborador.
2. Cuando agregue un acreedor y por accidente o descuido deja el campo Nombre en blanco, el
sistema asignar automticamente el nombre de la cuenta al campo en mencin.

4
Manual de Usuario
U
Md
dulo d
de Departaamenttos
En este mdulo (localizadoo en el men
Mantenimmiento) se van a crear todoos los
departameentos o secciones en quue estar divvidida la
empresa y en la cual se vvan a ubiccar los
colaboradoores.
Su funcioonamiento, cconfiguracin y aparieencia es

muy simillar a la del mdulo dee acreedoress por lo
tanto su m manejo es m muy parecido. Al carggar esta
pantalla aaparecern ttodos los deepartamentos de la
empresa y a los cualees se pueden
n ubicar los colaboradore
c es.
Agrega
ar
Para agreegar un depaartamento
1. Pulsee el botn Aggregar.
2. Selecccione la cu uenta contab ble o la deescripcin dde la cuentaa a la cuall quiere asoociar el
deparrtamento. Cuando
C se seleccionee de la llista la deescripcin del departaamento,
autommticamente aparecer laa cuenta con ntable.
De laa misma manera
m cuand do se escribba la cuentta contable, aparecer la descripciin que
corresponda a essa cuenta contable, de no n existir la cuenta, entoonces se enttiende que sse desea
agreggar una nuevva, para lo cuual se necessitar entoncces escribir lla descripcin del departtamento
en el campo correespondiente..
Agregar cuentas contables que q no existten en el si stema solam mente es posible cuandoo no se
encueentre instalaado el sisteema de Sm mart Contaabilidad, dee otro modoo se podrnn crear,
modificar o elimiinar todas las cuentas co
ontables por m medio del siistema de plaanillas.
3. Pulsee el botn Acceptar.
Modificcar
1. Selecccione el dep
partamento a modificar
2. Modiifique los daatos del nomb
bre del depaartamento o a la cuenta ccontable que est asignadda.
Inactiv
var
1. Selecccione el dep
partamento a inactivar
2. Puede optar por modificar y luego pullsar la casillla de verifi ficacin Acttivo o simpllemente
pulsaando el botn
n inactivar (ssi utiliza la primera
p opciin pulse el bbotn guardaar).
Imprim
mir
Para imp
primir un info
orme de la in
nformacin de
d los deparrtamentos puulse el botnn imprimir
IMPORT TANTE: LosL departam

mentos deb
ben agregarsse antes dee crear cuaalquier regiistro de
colaborad
dores. De otra
o manera, el sistema generar unn error a la hora de guuardar los daatos del
colaborad
dor.

5
Manual de Usuario
U
Md
dulo d
de carrgos y
y Subccargo
os
En esta pantalla (localizadaa en el men

Mantenimmiento) se agregan y modifican las
posicioness o cargos dee los colaborradores, la ccolumna
de la izquuierda reflejaa los cargos y el de la derecha
los subcarggos.
Los cargoss y los subcaargos no se eencuentran

relacionaddos con ningn departammento en espeecfico,
por lo tantto el mismo ccargo puedee ser asignaddo a
varios deppartamentos, ya que es all momento dde
asignarlo a un colaborrador cuandoo adquiere laa
relacin coon el departaamento.
Agrega
ar cargos o subcarg
gos
1. Pulsee el botn co
orrespondiennte (cargos o subcargos).
2. Pulsee el botn Aggregar.
3. Escriiba el nombrre del cargo o del subcarg
go en el cam
mpo correspoondiente.
Modificcar cargo
os o subca
argos
orrespondiennte (cargos o subcargos)
2. Selecccione el cargo o subcarggo a modificcar.
3. Pulsee el botn moodificar.
4. Camb bie la descrip
pcin del carrgo o subcarrgo.
5. Pulsee el botn aceptar.
Eliminar cargoss o subcarrgos

La funcin de elimin nar cargos o subcargos solamente sse aplica paara aquellos que no hayyan sido
asignados a los colabboradores, yaa que si uno de ellos (caargos o subcaargos) ha siddo asignado a algn
empeladoo, el sistemaa no permitirr la eliminaccin del carggo o subcarggo.
Para elim
minar un carggo o subcarggo siga las siguientes insttrucciones.
orrespondiennte (cargos o subcargos)
2. Selecccione el cargo o subcarg go a eliminarr.
3. Pulsee el botn eliiminar.
Imprim
mir
Para impprimir un infforme de la informacin
n del cargo o subcargo ppulse el botn correspoondiente
(cargos o subcargos) y posteriorm
mente pulse el botn impprimir.

6
Manual de Usuario
U
Md
dulo d
de con
nfigurracin
n de H
Horarrios
En el mdulo de horarioos (localizaada en el men
Manten nimiento) see especificaan los diferrentes perioodos de
entradaa y salidas de los collaboradores.. Los mism mos son
asignaddos a los col aboradores een el mduloo de mantennimiento
de colaaboradores.

Agrega
ar
1. Pulsee el botn aggregar
2. Realiice la configguracin de entrada,
e salid
da y periodoo de almuerzzo deseada ppara cada unoo de los
periodos descrito os en la pan ntalla (lunes a viernes; ssbado o Domingo). Caabe sealar que las
casilllas de verificcacin al lad
do de cada da
d (excepto el lunes), reepiten la info
formacin caapturada
para ele da lunes, esto minimiiza el processo de capturaa y mantenim miento de los horarios
3. Pulsee el botn guuardar.
Modificcar
1. Selecccione el nm
mero de regiistro correspoondiente a uuna configuraacin de horrario especffica.
2. Pulsee el botn Modificar.
3. Camb bie la config
guracin del horario a la forma deseaada.
4. Pulsee el botn aceptar.
Eliminar
Para elim
minar una co onfiguracin de horario es
e importantte que el missmo no se enncuentre asiggnado a
ningn colaborador
c ya
y que el sistema no tieene permiso para eliminnar configuraciones de hhorarios
que infrin
njan esta resstriccin.
Para elim
minar una co onfiguracin de horario localice el nnmero de reegistro del hhorario a elim
minar y
seguidammente pulse ele botn elim
minar.
Imprim
mir
Para imp
primir el detaalle de todos los horarioss de la empreesa pulse el botn imprim
mir.
IMPORTTANTE:
1. De
D forma prredeterminad ma trae un solo horariio creado. S
da el sistem Se pueden agregar
co
olaboradoress al sistem
ma y asignaar (si aplicaa) el horariio existentee y posterioormente
modificarlo.
m
2. Los
L horarios son plantillaas que puedeen ser asignaadas a cada empleado, ssi un horarioo difiere
au
unque sea enn su hora dee almuerzo para
p dos emmpleados o mms, entonces se deber crear la
caantidad de horarios acorde a la cantidad
c de colaboradores que se encuentren en esa
co
ondicin.

2
Manual de Usuario
U
Mddulo dde Maanteniimien

nto dee
Colaaboraadoress
El mddulo de m mantenimiennto de
colaboradores (locallizada en eel men
Mantenim miento o por su icoono de
acceso ddirecto en la barra de icoonos de
Smart Pllanillas) es ddonde se aggregan y
modificaan los datoos del colaaborador
relacionaado con las geenerales,
condicionnes laborrales (salaario y
posicin o cargo), configuracioones de
horario dde entrada y salida, im mpuesto
sobre la renta, descuentoos por
acreedores u obligacciones comeerciales,
configuraacin de cu uentas bancaarias para pago
p por siistema clavee, configuraacin del innicio de
labores, vacaciones,
v acumulados y estadsticaas sobre la rrotacin del ppersonal y reegistro de auumentos
o ajustes salariales.
Al ejecuttar el mdullo se cargan n, en primeraa instancia, todos los coolaboradoress que se enccuentran
activos en
e el sistemaa (si los hay y), los mism mos sern mmostrados enn el orden enn que el usuuario lo
decida, ya
y sea en orden
o alfabttico por apeellido, ordenn alfabtico por nombrre o por cddigo de
colaborad dor (NOTA A: El orden aqu
a seleccio
onado ser eel mismo quue se utilizarr para la im
mpresin
de los toodos los reportes del sisstema. Si deesea cambiaar el orden y la forma een que se m muestran
dichos reeportes, ento onces deber cambiar el orden en eesta pantallaa. La mismaa se mantenndr an
despus de finalizad da la sesin y apagada la l mquina, incluso si eejecuta el prrograma dessde otra
computad dora). Al prrincipio de la
l lista se muestra
m la caantidad totall de colaborradores encoontrados
bajo el esstatus selecccionado y se pueden ubiccar varios tippos de estatuus a saber:
1. Activo
A
2. Vacaciones
V
3. Liquidado
L
4. Licencia
L Md dica
5. Licencia
L de Maternidad
M
6. Otros
O
7. Licencia
L sin sueldo
s
8. Juubilacin.
La pantalla del mduulo de manteenimiento dee colaboradoores est

dividida en las siguiientes seccio
ones para mayor
m ordenaamiento
de la info
ormacin:
1. Generales:
G En
E esta secciin se encueentra la inforrmacin
bsica del colaborador co omo lo es ell nombre, laa cdula,
ell seguro social, el nmeero telefnico
o, etc., cabee sealar
quue los cam mpos indicaados en naaranja son campos
3
reequeridos y por lo tanto el sistema emitir
e un m
mensaje cadaa vez que see intente guaardar los

Manual de Usuario
U
datos de loss colaborad dores si uno o de estos campos noo contenga informacin o la
in
nformacin sea
s invlida.
Algunas
A de las funciones ms destaacadas de essta seccin ees la generaacin de un nombre
co
orto a partirr de los nom
mbres y apelllidos del collaborador coon el fin de generar repoortes en
donde la canntidad de infformacin ess relevante y por conteener el nombbre del colaaborador
demasiado ex xtenso se ve afectada la funcin
f del rreporte.
Otra
O funcin o caractersttica de la secccin es quee el formato de la cdulaa, al igual quue el del
n
mero de Seeguro Social es la exigidda por la CSS S (Caja de Seguro Sociaal) y el TE (T Tribunal
Electoral)
E y el
e cambio dee cdulas errradas se realliza con el foormato y lass reglas estabblecidas
por la CSS.
2. Horario/ISR
H R: En esta seccin se muestra
m la innformacin relacionadaa con el horrario de
en
ntrada y saliida del colabborador, as como de la cconfiguracin del reloj de marcacin (si la
em
mpresa poseee uno).
El
E tipo de horario
h representa la periodicidad
p d
co
on el cual ell colaboradoorlabora en laa empresa y
pu
uede ser
s dee tres tipos:
a.. Regular: Indica que el colaboraador ejecutaa

sus laborees tal y com mo lo sealaa su horarioo
de trabaajo. En esste caso el sistemaa
automticcamente le assigna el da de descanso
correspon ndiente a la configuraci
c n de horarioo seleccionaddo.
b. Rotativo:: Indica qu ue el colab borador labbora en perriodos irreggulares y jornadas
irregularees, por esta razn
r este tip
po de horarioo no est sujjeto a ningnn horario dee trabajo
y su da libre se sellecciona maanualmente ddependiendoo de la rotaacin del peeriodo a
procesar.
c.. Por hora: Indica que el salario deel colaboraddor va en funncin nica y exclusivam mente de
las horas trabajadas y no est su ujeto a ning
gn tipo de hhorario de ttrabajo ni a das de
descanso,, ya que el periodo pu uede ser de un solo da o varios con o sin das de
descansoss intermedios
El
E cdigo de reloj: repreesenta el nm mero de idenntificacin o nmero de colaboradorr dentro
del sistema ded marcacin n y dependiendo del tippo de reloj y del tipo dee programaccin del
mismo,
m el siistema Smaart Planillas puede ser capaz de interpretar esa informaacin y
trransformarlaa en datos ttiles para alimentar las planillas. Ell sistema dee Smart Plannillas se
pu uede ajustarr a cualquieer tipo de reloj
r de maarcacin, sieempre y cuaando este eemita la
in
nformacin en e un archiv
vo de texto o en algn tiipo de base de datos com mpatible conn Smart
Planilla.
NOTA:
N La funcionalidad
f d del Sistemma Smart Pllanillas, en eeste aspectoo, se regir bbajo las
leeyes y conffiguraciones del reloj, por
p lo tantoo habrn polticas de laa empresa o reglas
esspeciales qu
ue no podrn ser realizzadas por eel sistema, yya que estn pueden nno estar
in
ncluidas en el
e reloj de marcaciones.
m
E Impuesto sobre la reenta (ISR): est sujeto a las leyes ttributarias viigentes y se calcula
El
au
utomtica o manualmentte dependien ndo de la connfiguracin que se le asiigne al colabborador.
El
E clculo de ISR se realiiza de formaa progresiva y tomando en cuenta loos periodos ppasados,

4
Manual de Usuario
U
por lo que all final del periodo fiscaal no muestrra un increm

mento exorbiitante en el clculo
para finales de
d ao.
3. Salario: En estae seccin n encontramo os informaccin relacionnada con la forma de ppago del
olaboradoress, ya sea cheque o
co
effectivo, adem ms de la periodicidad
p
y configuraciin del pago, como lo
so
on:
a. Pagarr a fin de mes: Con
esta configuraacin al
colaboorador se lee procesar
su planilla
p meensualmente
(segnn los cortess de fechas
establlecidos por el usuario)
y su sueldo
s bruto
o ser aquel
que see muestre enn la casilla dee Salario poor Periodo.
b. Pagarr Semanalm mente: Con esta configguracin al ccolaborador se le proceesar su
planilla cada semmana (segn los cortes dde fechas establecidos ppor el usuariio) y su
sueldoo bruto ser aquel que see muestre enn la casilla dee Salario poor Periodo.
c. Pagarr Quincena almente: ConC esta coonfiguracinn se processa la planiilla del
colaboorador en caada quincenaa del mes (seegn los corttes de fechass establecidoos por el
usuariio) y el sueldo bruto seer la mitadd de la canttidad mostraada en la caasilla de
Salario por Periiodo. Si el salario
s no ess exactamennte divisiblee por 2, entoonces la
mayorr cantidad see cargar a laa segunda quuincena del m mes.
d. Pagarr Bisemanalmente: Es E similar a los perriodos quinncenales, coon esta
configguracin se procesa la planilla
p del colaboradorr cada dos ssemanas (seegn los
cortess de fechas establecidos
e s por el usuaario) y el suueldo bruto ser la mitaad de la
cantid
dad mostrad da en la caasilla de Saalario por Periodo. S Si el salarioo no es
exactaamente divissible por 2, entonces laa mayor canntidad se caargar a la ssegunda
bisemmana del mes.
e. Form ma de pago: Indica la maanera en quee ser remunnerado el colaborador, se puede
selecccionar entre las
l siguientees opciones ((Cheque, AC CH y Efectivvo).
f. La seemana inicia a en: Selecccione de la llista un da dde semana lla cual deterrmina el
primer da de la semana del colaborador ((de esta mannera se realizzar el clcuulo de la
9 horra semanal (ppunitivo) en la seccin dde horas extrras.
g. No peertenece a la a planilla: Active
A esta oopcin si la persona quee incluye denntro del
sistem
ma no es un colaboradorr de la empreesa, de esta manera, loss pagos realiizados a
esta persona
p no registrarn
r ninguna
n dism
minucin rellacionados aal pago de S Seguros,
descuentos e impu uestos.
Por otro lado la carga ho

oraria se refieere al
prrocedimiento
o de assignar a cada
co
olaborador el
e o los deppartamentos en el
cu
ual desempeear su fun ncin, as mismo
m
co
omo las ho oras mensuaales (estipu uladas
po
or el MIT TRADEL), en las cuales c
deesempear tal funciin, el m dulo

2
Manual de Usuario
U
ontempla el proceso de clculo auto

co omtico de llas horas mensuales traabajadas a paartir del
ho
orario de traabajo que se asigne, aunqque este puedde ser modifficado por ell usuario y aajustarlo
a horas por seemana, horass diarias o ho
oras totales ttrabajadas.
Los
L tres cam mpos que apaarecen en ell mdulo se calculan poor el mtodoo de ecuacioones de
seegundo graddo con una in ncgnita (meejor conocidda como regla de tres), poor medio del cual si
see incluyen las
l horas po or periodo y la tasa porr hora, el siistema calcuular el salaario por
peeriodo; y si se introduceen los valores para las hooras por periiodo y el sallario por perriodo, se
caalcular ento
onces la tasaa por hora.
Un
U colaborad dor podr serr asignado a ms de un ddepartamentoo y su salariio bruto por periodo
seer la sumatooria de los salarios que devengue
d poor departameento, para loo cual ser neecesario
diistribuir las horas por periodo
p de forma
f equitaativa entre los departammentos invollucrados
paara obtener el valor o saalario x periiodo acorde con lo requuerido (La diistribucin dde horas
enn este sentid
do no est contemplado ded forma auttomtica).
4. Descuentos:
D Esta secciin muestraa las obliggaciones coomerciales adquiridas por el
co
olaborador. Tiene la parrticularidad de impedir eel ingreso dee deudas cuando este exxceda el
porcentaje permitido
p para
p esto (el
( cual esst estableccido en unn 30% de forma
prredeterminada), y siendo solamentee el administtrador del sistema o la ppersona respponsable
de la adminisstracin del departamento
d o de planillaa la autorizadda para moddificar este vvalor y/o
permitir un deescuento maayor de este porcentaje
p ppara cada unoo de los colaaboradores.
Adems,
A el sistema
s perm
mite la exon neracin de descuentos para el mes de diciem mbre (tal
co omo lo contempla el e cdigo de
trrabajo), as como
c tambin le permitee al
usuario adverrtirle sobre el vencimieento
de una deu uda o la administraccin
au utomtica de
d la mismaa con el fin de
deshabilitarlaa o eliminarrla cuando esta
e
lllegue a su fin
n.
Por otro lad do el sistemma permite la
devolucin de d dinero por causa de
descuentos queq no debieeron hacersee o
por cualquieer otra caausa. Adem ms,
permite quee los desscuentos seean
ap plicado a uno
u o varios periodos (es
decir, se apliccan en una quincena
q y enn la otra no, o se aplicann en una sem
mana y en la otra no,
ettc.). De esta manera se realizan
r las taareas de form
ma ms amm migable y senncilla.
Adicional,
A coontiene la oppcin de poder calcularr los descuenntos en basee a porcentaajes, los
cu
uales se calccularn en base
b al salariio bruto de lla planilla quue se processe en ese moomento.
Esta
E opcin es e til para generar desscuentos de cuota sindiccal (el cual actualmentee es del
2%), seguross colectivoss, etc. y cu ualquier otrro descuentto que se trabaje en base a
porcentajes.

3
Manual de Usuario
U
5. Sistema Clav ve: Cuando la l empresa teenga activaddo el pago dee salarios poor medio del sistema
cllave, se habilita esta secccin para permitir
p al uusuario
in
ncluir dentro
o de los datos del colabo orador los daatos de
laa cuenta banncaria. La configuracin
c n de esta seeccin
esst ntimam
mente relacio onada con lal forma dee pago
(ccheque o ACCH).
6. Acumulados
A : Esta secciin informaa al usuario sobre
lo
os salarios acumulados
a anuales de los
l colaboraadores,
y permite la modificacin de esta informacinn (por
cu n), aunque solamente est
ualquier raz e limitadaa a los
usuarios con perfil de ad dministradorr. NOTA: L Los acumulaados deben estar sincroonizados
taanto en el mees en que peertenecen commo tambin en la fecha de corte de lla misma, yaa que de
ottro modo puede
p afectaar los clcu
ulos posterioores como llos del XIIII Mes, vacaaciones,
liiquidaciones etc., por ejeemplo: Si unna planilla pertenecientee a la segundda quincena del mes
de agosto ess registrada con fecha del 15 de agosto, estta quincena probablemeente no
ap parezca commo parte de los clculo os para el X XIII de dicieembre puestto que las pplanillas
co onsideradas para este clculo rigen a partir del 116 de agostoo. Tenga cuiddado con el registro
de planillas por este mdu ulo.
7. Condiciones
C Laborales: Se refiere a la seccin een donde see configura laa fecha de innicio de
laabores, la fecha
fe de vaccaciones, ell periodo dee prueba y el registro de las vaccaciones
(ccorrespondieentes, pagadas y vencidaas) y cualquiier otra obseervacin quee se quiera aaadir al
exxpediente deel colaboradoor.
8. Recursos
R Huumanos: Porr ltimo teneemos una seeccin en donnde se registran los cam mbios de
departamentoos y ajustes salariales
s (cu
uando suceddieron, cuantto tiempo, y cuanto se ddeveng
du
urante esa posicin, entrre otros dato
os).
Agrega
ar
Para agreegar un colab borador nuev vo siga las siguientes insstrucciones:
1. Pulsee el botn ag gregar
2. Llenee los camposs de la pantaalla generaless (los marcaddos en colorr naranja sonn obligatorioos).
3. Pulsee el botn Acceptar para habilitar
h las secciones
s dee horarios y ccondiciones laborales.
4. Llenee los campo os de las seccciones habilitadas (reccuerde que llos campos indicados een color
narannja son de caarcter obligaatorio).
5. Pulsee nuevamentte el botn Aceptar
A paraa Habilitar laa seccin de salario y coonfigure el ssalario y
la forrma de pago del colaboraador.
6. Pulsee nuevamentte el botn Aceptar parra guardar een la base dde datos la informacinn de las
generrales del collaborador, asa como las condicionees de pago y otros datoss adicionalees. Cabe
desattacar que en este punto la l opcin Acceptar solo gguardar la iinformacin en la base dde datos
siemp pre y cuand do el usuario se encuen ntre en la ppantalla de ssalario; si ppor cualquieer razn
camb bia a otra dee las pantallaas habilitadaas, la pulsacin del botn aceptar soolamente reaactivar
las paantallas corrrespondientees a la secueencia mostraada hasta estte punto. Poor ejemplo, si se ha
comp pletado la seeccin de saalarios y se pulsa sobre la seccin de horario y se pulsa eel botn
Acep ma dirigir ell flujo de la secuencia haacia la pantaalla de salario.
ptar, el sistem
7. Una vez guardad da la informmacin del expediente del colaborrador, el sisstema mostrar una
pantaalla para con nfigurar el deepartamento,, seccin o ccargo del collaborador, ass como tam mbin las
horass por periodo o trabajadas, la tasa por periodo y eel salario porr departameento por periiodo del

2
Manual de Usuario
colaborador. En este punto la informacin debe ser ingresada obligatoriamente, ya que el

sistema no permite que se salga del sistema hasta que se introduzca esta informacin. Si se
termina el programa de forma anormal (falta de fluido elctrico, inestabilidad del sistema
operativo, etc.) entonces, en la prxima sesin del programa nuevamente se mostrar la pantalla
(o las pantallas) de configuracin de cargos de colaboradores, ya que el sistema (como se
mencion anteriormente), no permitir que esta informacin haga falta. NOTA: Todos los
colaboradores agregados al sistema son marcados como Nuevos, y por ende la primera
planilla procesada mostrar un registro prorrateado o proporcional a los das trabajados dentro
de esa planilla. Esto es siempre y cuando la fecha de ingreso registrada para el colaborador sea
mayor o igual que la fecha de inicio de la planilla, de otro modo se registrar el valor base de
ese periodo.
Modificar
Para modificar los datos de un colaborador siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione el colaborador a modificar
2. Pulse el botn modificar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.
3. Cambie los campos que desea (Aquellas secciones que contienen sus propios botones de
acciones no necesitan la pulsacin del botn de la barra de acciones de la pantalla de
colaboradores, por ejemplo, la sub-seccin de carga horaria ubicada en la seccin de salario, la
seccin de descuentos y la seccin de sistema clave, son ejemplos de esta particularidad.
4. Pulse el botn Aceptar.
Eliminar
Para eliminar los datos de un colaborador siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione el colaborador a modificar
2. Pulse el botn Eliminar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores. Luego de esto
aparecern 2 (dos) ventanas de confirmacin para eliminar del todo los registros del
colaborador. Esta accin elimina no solamente las generales del colaborador, sino tambin todo
el historial del mismo (planillas, descuentos, acumulados, etc.), por lo cual esta opcin est
habilitada solo para el administrador del sistema.
Imprimir
Existe una amplia gama de reportes que pueden imprimirse desde este mdulo las cuales se
habilitan dependiendo de la seccin que se muestre. Por ejemplo, si el usuario est posicionado en
la seccin generales y pulsa el botn imprimir, se generar un reporte con los datos de esa
seccin, si por el contrario, se ubica la seccin de horarios y se pulsa el botn imprimir, se
generar un reporte de los horarios con los datos de esta seccin.
De esta manera el usuario podr elegir que parte del mdulo de mantenimiento de colaboradores
desea mostrar en pantalla o imprimir.
Correccin de cdulas erradas

El sistema permite la correccin de cdulas erradas con el formato y las reglas establecidas por la
CSS.
Si la empresa lleva la impresin de la pre-elaborada desde el Smart Planilla, entonces la correccin
de una cdula errada deber realizarse de la siguiente manera:
1. Seleccione el colaborador al cual desea realizar el cambio.
2. Pulse el botn modificar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.
3
3. Pulse el botn Cdula (marcado en color naranja) en la seccin Generales.

Manual de Usuario
4. En la ventana resultante escriba la nueva cdula del colaborador y luego pulse el botn
Aceptar de la ventana.
5. Pulse el botn Aceptar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.
De esta manera el cambio se mostrar de forma correcta la prxima vez que se genere una planilla
y se imprima una pre-elaborada y despus de esto, la cdula ser actualizada automticamente en
las generales del colaborador.
IMPORTANTE:
1. Para ingresar el nmero de seguro social de formato 999-9999, solamente ingrese el
carcter c C y automticamente aparecer 999-9999 en el campo.
2. El cambio de cdula solamente se reflejar en la primera impresin de la preelaborada,
luego de eso la cdula cambiada reemplazar la anterior y no se mostrar cmo cambio de
cdula en las siguientes impresiones de la preelaborada.

4
Manual de Usuario
U
Md
dulo de Man
ntenim
miento
o de das Feriadoss
El mmdulo de m mantenimientto de das fferiados
debe configurarsse para creaar o modifi ficar los
das feriados dell ao, a finn de poder generar
correcctamente los recargos ppor sobre tiempo y
pagoss por trabajar en estos das. Este mdulo
est ddivido en doos partes. Laa primera (Plantilla)
contieene los das festivos y/oo duelo nacioonal del
ao, ssin especificcar las fechaas en que suucedern
(esto en el caso dde los da mmviles comoo lo son
martes dee carnaval y viernes san
nto), en la otrra seccin (DDas feriados por ao), sse muestran los das
especficos en que caern
c estoss das feriad
dos para el ao selecciionado (fechhas oficialess y das
puentes establecidos
e por el gobieerno).
De forma predeterm d festivos vienen estaablecidos enn el sistema, de maneraa que lo

minada, los das
nico quue el usuariio debe haccer es crearr aquellos establecidoss por algnn nuevo deccreto, y
generarlo
os para cada ao.
Agrega
ar a Plantilla
1. Sitese en la seccin de plantilla
p y pulse
p el botn nuevo y a continuacin llene los campos
so
olicitados (D
Descripcin del
d da, da, mes y/o fijoo anual).
2. Pulse el botn Aceptar para guard dar el nuevvo da festivvo o Canceelar para annular la
opperacin. Aqquellos das que no sonn fijos anualees no se les asignar ningn da o m mes, ya
quue para efecctos de la plantilla
p esto
o no es neccesario, los m mismos debbern ser asignados
manualmente
m e para el ao
o que se designe, en estee caso se estaablecer el dda que el ussuario le
assigne.
Modificcar Plantilla
1. Sitese en la seccin de plantilla.
p
2. Seleccione el da feriado a modificar y pulse e bootn modificcar.
3. Edite
E los cam
mpos solicitad
dos (Descrippcin del daa, da, mes y//o fijo anuall).
4. Pulse el botn Aceptar para guard dar el nuevvo da festivvo o Canceelar para annular la
op
peracin.
Eliminar plantillla
1. Sitese en la seccin de plantilla.
p
2. Seleccione el da feriado a modificar y pulse e bootn eliminarr.
3. Pulse aceptarr en los menssajes de conffirmacin paara eliminar completameente el registtro de la
plantilla y de los das feriiados por ao
o.

5
Manual de Usuario
Agregar das feriados por ao

1. Sitese en la seccin de das feriados por ao
2. Seleccione el ao para el cual quiere generar los das festivos
3. Pulse el botn Agregar. Esto generar los das festivos para el ao seleccionado. Aquellos
que no son fijos se les asignar como fecha predeterminada el 31 de diciembre del ao
seleccionado, por lo que se debern modificar los datos de estos das y asignarles su
correspondiente segn el ao seleccionado. Si ya existen los das para el ao seleccionado,
entonces el sistema verificar si algn da de la plantilla no se ha generado para el ao
seleccionado y agregar ese da a los das feriados por ao, sin afectar los dems.
Modificar das feriados por ao

1. Sitese en la seccin de das feriados por ao
2. Seleccione el ao para el cual quiere generar los das festivos
3. Pulse el botn modificar y a continuacin modifique la fecha asignada para el da feriado o
modifique el da puente (si lo amerita).
4. Pulse el botn Aceptar para guardar los cambios o el botn cancelar para descartarlos.
Cuando la opcin Fecha Puente no est asignada entonces la fecha ser establecida al 31
de diciembre del ao seleccionado, independientemente de la fecha establecida en el campo
fecha puente asignada para el feriado
Impresin de reportes
Pulse el botn de impresin para generar el listado de das feriados para el ao seleccionado.

6
Manual de Usuario
U
Md
dulo de Com
misiones y o
otros p
pagos
Este mmdulo se uttiliza para registrar el ppago de
comisioones y otros paggos, tales como
bonific aciones, aguuinaldos y cualquier ottro tipo
de pagoo que formee parte o seaa una extenssin del
salario.. El mismo sirve tanto para colabooradores
de la empresa como a personas qque no
perteneezcan a la mmisma, en este ltimo ccaso los
pagos nno saldrn rreflejados enn las planillaas, pero
si en loos cheques o en efectivvo (No se ppermiten
realizarr pagos por ssistema clave para persoonas que
formenn parte de la eempresa.).
Agrega
ar Pagos
Para agreegar siga los siguientes pasos:
p
1. Pulse el botn n Agregar
2. Seleccione si se trata de un u colaborad dor o de otras personas ajajenas a la emmpresa.
a. Si se trata de un colaborador
c , seleccione de la lista eel nombre dde los colabooradores
registrrados en el sistema.
s
b. Si se trata
t de otraa persona ajeena a la emppresa, escribaa el nombre de la personna en el
espaciio correspon ndiente.
3. Seleccione (d de ser requerrido) la opci n de unir ccon el cheque de planillaas, el cual prrocesar
ell pago.
4. Escriba
E el moonto a pagar..
5. Seleccione la periodicidad del pago
a. Mensu ualmente, ell cual puede ser configurrado para paagarse los daas 15 de cadda mes o
a fin de
d mes.
b. Perid dicamente, el e cual se procesa
p con cada planillla del colabborador (quincenal,
mensu ual o semanaal)
6. Escriba
E la cueenta contablee para afectaar la cuenta ddel sistema dde contabiliddad.
7. Escriba
E una descripcin
d del
d pago.
8. Pulse el botn n Aceptar paara registrar los datos enn la base de datos o pulsse el botn ccancelar
para no hacerr efectivo loss cambios.
Modificcar Pagoss
La modifficacin de los registros se realiza dee forma simiilar al processo de agregaar:
1. Pulse el botn n Modificar..
2. Modifique
M los valores de monto, periodicidad, deescripcin o cuenta contaable.
3. Pulse el botn n Aceptar paara registrar los datos enn la base de datos o pulsse el botn ccancelar
para no hacerr efectivo loss cambios.
Nota
a: No se perm mite la mod dificacin del colaboradoor, salvo si sse trata de ppersonas ajennas a la
emprresa, en otrass circunstanccias, eliminee el registro y vuelva a crrearlo.

7
Manual de Usuario
Eliminar Pagos
Para eliminar un registro, seleccione el registro y a continuacin pulse el botn eliminar y apruebe
las pantallas de confirmacin para autorizar la eliminacin, de lo contrario, pulse cancelar en
cualquiera de las pantallas de confirmacin para cancelar.

8
Manual de Usuario
U
Md
dulo de Proccesar Planilllas
El mduulo de proceesar planillass consta de un asistentee (Wizard), el cual lo guiar a traavs del
proceso de
d las diferen mpla el siste ma (mensuaal, quincenall y semanal)..
ntes planillaas que contem
En este asistente
a se mostrarn las diferenntes opcionnes para prrocesar,
modificar, cerrar e imp
primir todo loo relacionaddo con las plaanillas.
En primeraa instancia see tiene la oppcin abrir, lla cual proceesa las planiillas por
primera vezz o se vuelveen a procesaar cuando as lo requiere el usuario.
Se tiene la opcin edittar que corriige una plannilla en partiicular y ofreece total
bre la planillaa procesada.
control sob
La opcin cerrar por su parte ofi cializa las pplanillas proocesadas y lees da la
orden paara que puedan ser imp presos los cheques
c y ddems inform
mes esenciaales del procceso de
planillas,, y por ltim
mo estn las opciones de informes y cheques qque se utilizan para gennerar los
diferentes reportes dee las diferenttes planillas procesadas..
Abrir P
Planilla
La opcin abrir desp pliega la sig
guiente ventaana, en la
cual debeer seguir loos siguientess pasos paraa procesar
una planiilla:
1. Se ellegir en priimer lugar ele tipo de plaanilla que
se desea
d processar (1 quiincena, 2 quincena,
menssual, biseman nal, semanall y XIII mes)). 1
2. Una vez selecciionado el tipo de la planilla p a
proceesar, entonces se proceede a selecccionar los 2
extremmos de la pllanilla, es deecir, la fechaa inicial y
la feecha final. Se S seleccion na del caleendario la 3 4
fechaa inicial y see pulsa el bo
otn Inicio (1),
( luego
se seelecciona la fecha final y se pulsa el botn Fiinal (2). El campo Pertenece al m mes de
corresponde al mes
m en que co ontiene el rango de fechaas, por lo cuual se debe teener bien definido a
que mes perten necer una determinadaa planilla, dde otra maanera clcullos como eel XIII,
vacacciones, etc., podran calccularse de manera incorrrecta.
3. Posteerior a esto ses seleccionaan los rangos para las hooras extras y ausencias y tardanzas. Si no se
eligenn estos valo ores entonces la planillaa elegir porr defectos loos mismos eestablecidos para el
rangoo de la planiilla. Los paasos para esttablecer los rangos de laas horas exttras son los mismos
que el
e de planillaa en si, la n
nica diferenccia es que laas fechas inicciales y finaales las asignnar con
los botones
b Iniccio (3) y Final (4) ubiccados en laa parte inferrior de la pantalla. La planilla
entonnces se geneerar y tomarr en cuentaa todas las inncidencias ccorrespondieentes a ese raango de
fechaa (Horas extrras, descuenttos, das de enfermedad,
e , comisioness y descuentoos).
4. Seguido de esto se s pulsa el botn
b Procesar (el que tieene forma dde gancho) y cuando apaarezca el
menssaje de conffirmacin in ndicando qu ue la planillla ha sido procesada de manera exitosa
entonnces se puede proceder conc los siguieentes pasos.

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Manual de Usuario
IMPORTANTE:
1. No se permite procesar ms de una planilla (del mismo tipo y para el cualquier periodo), es
decir, dos planillas quincenales, dos planillas mensuales, dos planillas bisemanales y dos
planillas semanales son eventos prohibidos por el sistema, sin embargo se puede procesar
una planilla semanal, una planilla quincenal y una planilla mensual al mismo tiempo sin
ningn tipo de inconveniente.
2. Cuando se procese una planilla (quincenal, mensual, bisemanal o semanal) y ya se
encuentre procesada una de igual categora (de cualquier periodo), se emitir un mensaje
advirtiendo que solamente es posible procesar una planilla del mismo tipo. El mensaje
tambin advertir que es posible reemplazar la planilla procesada por la planilla a procesar
y ser el usuario el encargado de realizar o no el reemplazo.
3. Cuando la planilla se encuentre procesada y cerrada no se permitir procesar nuevamente la
misma planilla.
4. Debido a que las planillas del XIII mes se procesan de acuerdo a los registros de las dems
planillas, es posible generarlas las veces que se quiera, ya que estas, una vez procesadas
automticamente quedan habilitadas como planillas oficiales.
5. Las planillas para el pago de vacaciones y para el pago de liquidaciones se manejan en
mdulos independientes, pero segn el periodo en que se procesen, pueden fusionarse con
las planillas regulares.
Editar Planilla
Despus de haber abierto una planilla, la misma queda en estatus posteada, la cual le permite
modificarla, ya sea manualmente o volviendo a procesar la misma planilla.
Si se opta por modificarla manualmente, entonces se utiliza la opcin

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Manual de Usuario
Impresin de Cheques
Para imprimir los cheques podemos utilizar cualquier impresora que permita o acepte el tamao del
papel en el cual queremos imprimir nuestros cheques, sin embargo, Bios Software, S.A.,
recomienda no utilizar impresoras (de ningn tipo) para la impresin de cheques con menos de 4
de alto.
Cabe sealar que el sistema est apto para permitir este tipo de cheques, pero las pruebas que
hemos realizado al respecto demuestran que la mayora de estos cheques se imprimen con algn
tipo de error asociado a la traccin del papel, como por ejemplo, el cheque se atasca dentro de la
impresora, la traccin del papel no se lleva a cabo de manera uniforme, etc.
El sistema Smart Planilla Plus est optimizado para trabajar con impresoras de matriz de punto y
con cheques continuos, para ello se deben tomar algunas consideraciones a fin de garantizar una
buena calidad de la impresin.

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Manual de Usuario
Factores utilizados en Smart Planillas

1 mes = 30.4368 das
4.3333 semanas
1 ao = 365.2422 das
52 semanas
Das Laborados: Se toma el salario mensual y se divide entre los das que tiene un mes para
obtener el da de trabajo y se multiplica por la cantidad de das transcurridos desde la ltima
quincena hasta la fecha indicada (liquidacin o primera quincena). Dependiendo de la
configuracin del sistema (configuracin de empresa), se tomar o no los fines de semana
(Domingos) para la obtencin de este dato.
Vacaciones y Vacaciones proporcionales: Se utilizan todos los dgitos resultantes del producto de
la divisin 1/11 y se redondea el resultado a 2 decimales siguiendo las reglas bsicas del redondeo
(cifras significativas menores de 5 se omiten. Cifras mayores que 5 se aumenta en una unidad.)
Dcimo tercer mes y Dcimo tercer Mes proporcional: Se utilizan todos los dgitos resultantes
del producto de la divisin 1/12 y se redondea el resultado a 2 decimales siguiendo las reglas
bsicas del redondeo (cifras significativas menores de 5 se omiten. Cifras mayores que 5 se
aumenta en una unidad.)
Prima de Antigedad: 1.923 %

Indemnizacin: 6.54 %
Clculo de Salarios pagados, pagos a acreedores, comisiones, ISR, etc.: Cuando se establece un
valor que no sea divisible entre la cantidad de periodos establecidos, entonces el sistema cargar
ms a un periodo que a otro a fin de que la suma total de todos los periodos, sea igual al valor total
del cargo o del pago. Ejemplo: Un colaborador devenga la suma de $ 400.57 y su forma de pago es
quincenal (2 periodos). Por cada periodo el colaborador percibir $ 200.285, sin embargo sabemos
que esta cifra no existe (monetariamente hablando), por lo tanto el sistema tomar el valor $200.29
y lo asignar al pago del primer periodo y en el segundo periodo entonces el pago ser de $200.28.
Si el pago fuera semanal entonces el primer periodo ser de $100.15 y el resto de los 3 periodos
restantes sern de $100.14 cada uno.
Lo mismo ocurrir cuando se hagan las asignaciones de pagos a acreedores, comisiones, Impuesto
sobre la renta (ISR) o cualquier otro pago / deuda que se realice en varios periodos.
Tasa x Hora: 5 cifras decimales significativos truncados en la sexta posicin. Ejemplo 1.578899
equivale en el sistema a 1.57889, en lugar de 1.57890.

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Manual de Usuario
Fondo de Cesanta: El fondo se forma con aportes trimestrales equivalentes a la cuota parte
relativa a la prima de antigedad del trabajador y el 5 por ciento de la cuota parte mensual de la
indemnizacin potencial del trabajador.
Si la prima de antigedad equivale a una semana de salario por cada ao de servicio o la proporcin
correspondiente, entonces la cuota parte de la prima de antigedad se obtiene dividiendo uno (1),
que es lo que equivale a la semana de prima por ao, entre cincuenta y dos (52), que es la cantidad
de semanas que se laboran anualmente. El resultado constituye el factor o constante con el que se
determina la cuota parte de la prima de antigedad, o sea, 1.923%
Ejemplo: Salario mensual B/.200.00 x 0.0192 = 3.85 (parte proporcional mensual)
Si la indemnizacin es de 3.4 semanas por cada ao de servicio, entonces la cuota parte equivale al
resultado de la divisin de 3.4 entre 52, que es el nmero de semanas laborables en el ao. Al
resultado de esta divisin se le aplica el 5%, y la cifra resultante ser el factor constante de
indemnizacin, o sea, 0.327%.
Al sumar el factor constante de la prima de antigedad (1.923) y el factor constante de la

indemnizacin (0.327), tenemos que el factor constante para el fondo de cesanta es de 2.250. El
monto de la reserva mensual se obtiene entonces multiplicando el monto de la planilla mensual por
2.25%.

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Manual de Usuario
Factores utilizados en clculo de horas extras

Dentro del periodo Diurno Jornadas Extraordinarias
1. De una a tres horas consecutivas = 25% =1.25
2. Despus de la 3 diaria o 9 semanal = 25% x 75% =2.187
3. De una a tres horas consecutivas en el da Domingo = 25% x 50% =1.875
4. Despus de la 3 diaria o 9 semanal en da Domingo = 25% x 50% x 75% =3.28
5. De una a tres horas consecutivas en da Nal. o de duelo = 25% x 150% =3.125
6. Despus de la 3 diaria o 9 semanal en da Nal. O de duelo = 25% x 75% x 150% =5.468
Prolongacin del periodo diurno o prolongacin de la jornada mixta iniciada en el periodo

diurno Jornadas Extraordinarias.
Prolongacin la jornada Nocturna, Mixta iniciada en el periodo Nocturno Jornadas

Extraordinarias.
1. Trabajo en da de descanso o domingo = 50% =1.50

2. Trabajo en da Nacional o de duelo = 150% =2.50
3. Trabajo en Jornadas Mixtas (7 horas laborales y se pagan 8)
4. Trabajo en Jornadas Nocturnas (7 horas laborales y se pagan 8)
Horas Diurnas De 6:00 a.m. a 5:59 p.m.

Horas Nocturnas De 6:00 p.m. a 5:59 a.m.
Jornada Mixta Contiene horas diurnas y nocturnas
Jornada Nocturna Contiene ms de 3 horas nocturnas.
El clculo de las horas extras comienza el lunes y termina el domingo.

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Manual de Usuario
Clculo de prestaciones laborales

VACACIONES
Calculo de vacaciones: Articulo N52 y 54 Numeral N2 del Cdigo de trabajo
Termino: 28-02-2008
Inicio: 01-09-2006
27 05 1
Salario devengado en los ltimos (11) once meses de trabajo
Salario Horas
Meses base Comisiones Extras Bonificaciones Total
Septiembre 06 400.00 30.00 40.00 200.00 670.00
Octubre 06 400.00 20.00 31.00 451.00
Noviembre 06 400.00 25.00 28.00 453.00
Diciembre 07 400.00 25.00 15.00 446.00
Enero 07 400.00 15.00 15.00 432.00
Febrero 07 400.00 15.00 ------- 415.00
Marzo 07 400.00 20.00 14.00 434.00
Abril 07 500.00 20.00 38.00 558.00
Mayo 07 500.00 30.00 ------ 530.00
Junio 07 500.00 20.00 21.00 541.00
Julio 07 500.00 20.00 ------ 520.00
Totales 4,800.00 240.00 204.00 200.00 5444.00
1. Promedio de los 11 meses= 5,444.00/11= B/.494.90

2. Ultimo salario base = B/500.00
Sus vacaciones serian B/500.00 y se le hacen las deducciones de Seguro Social (8.00%), Seguro
Educativo (1.25%)
Ms favorable al trabajador B/.500.00

Nota: El articulo N 54 del Cdigo de Trabajo dice as: La duracin y la remuneracin de las
Vacaciones se regirn por las siguientes normas.
N1 (30) treinta das por cada once das continuos de trabajo, a razn de un da por cada
Once das al servicio de su empleador.
N2 Pago de un mes de salario cuando la remuneracin se hubiere convenido por mes, y de
Cuatro semanas y un tercio, cuando se hubiere pactado por semanas. En estos casos, si el
Salario, incluye prima, comisiones u otras sumas variables o el trabajador hubiere recibido
aumento de salario se pagar el promedio de salarios ordinarios y extraordinarios
devengado durante los ltimos once meses, o el ltimo salario base, segn resulte ms
favorable para el trabajador.

15
Manual de Usuario
Caso Especial
Cuando un trabajador no toma vacaciones en su derecho
Salario Horas
Meses base Comisiones Extras Total
Agosto 07 500.00 30.00 16.00 546.00
Septiembre 07 500.00 25.00 31.00 556.00
Octubre 07 VA CA CIO NES
Noviembre 07 500.00 15.00 18.00 533.00
Diciembre 07 500.00 30.00 20.00 550.00
Enero 08 500.00 25.00 16.00 541.00
Febrero 08 500.00 20.00 0.00 520.00
Total 3,000.00 145.00 101.00 3,246.00
B/.3246.00/11 = B/.295.09
No se toma desde octubre de 2007, si no desde Agosto que es su derecho.
Dcimo tercer mes

Apndice n 15
Pgina 535 establece Decreto N 221 de Noviembre de 1971 pgina N 585

Pgina 585 regula Decreto N 19 de Septiembre de 1973 regula el alcance del
Decreto N 221 del 18-11-71
El Dcimo tercer mes se paga en tres partidas as:
1. Partida se paga el 15 de Abril = (es del 16 de Diciembre al 15 de Abril).

2. Partida se paga el 15 de Agosto = (es del 16 de Abril al 15 de Agosto).
3. Partida se paga el 15 de Diciembre = es del 16 de Agosto al 15 de Diciembre).
El artculo 4 del Decreto de Gabinete N 19 de Septiembre de 1973 dice lo siguiente:
El pago o consignacin de cada una de las 3 partidas del XIII mes debe calcularse sobre el
promedio de los salarios percibidos por el trabajador durante el periodo que corresponda a cada
partida, incluyendo salario base, horas extras, comisiones, permisos remunerados, riesgos
profesionales y bonificaciones.

16
Manual de Usuario
Ejemplo: partida completa
Meses Salario base Comisiones Horas Extras Bonificaciones Total

16 al 31 de agosto 07 250.00 250.00
Septiembre 07 500.00 500.00
Octubre 07 500.00 25.00 31.00 556.00
Noviembre 07 500.00 30.00 16.00 546.00
Diciembre 07 250.00 250.00
Total 2,000.00 55.00 47.00 2,102.00
Procedimiento:
1. Total de salario 16/08 al 15/12/04 = 2,102.00/12 = 175.67
2. Total de salario 16/08 al 15/12/04 = 2,102.00 X 0.8333 = 175.67
Dcimo tercer mes proporcional
16 al 31/12/07 275.00
Enero/08 541.00
Febrero/08 520.00
Vacaciones Proporcionales 295.09
1,631.09/12 = 135.92 XIII mes proporcional.
Prima de antigedad
Artculo: N224 A la terminacin de todo contrato por tiempo indefinido, cualquiera que sea
la causa de terminacin, el trabajador tendr derecho a recibir de su empleador una prima de
antigedad, a razn de una semana de salario por cada ao laborado, desde el inicio de la
relacin de trabajo.
En el evento de que algn ao de servicio no se cumplir entero desde el inicio de la relacin o
en los aos subsiguientes, tendr derecho a la parte proporcional correspondiente.
Pargrafo: Al trabajador que se encuentre laborando al momento en que empieza a regir el

fondo de cesanta, se le computar este derecho desde tal fecha.
El periodo laborado con anterioridad le ser pagado igualmente a la terminacin de la relacin
de trabajo, siempre que hubiese prestado servicio al empleador de manera continuidad durante
10 aos o ms.

17
Manual de Usuario
Calculo de la prima de antigedad

Ejemplo de clculos con 10 aos o ms
Termino: 28-02-2008
Inicio: 01-10-1991
21-04-16
ltimos 5 aos como establece el artculo 226

Los salarios detallados, tienen horas extras, comisiones.
Meses 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Total

Enero - 800.00 911.00 931.00 989.00 740.00 4,371.00
Febrero - 823.00 921.00 890.00 995.00 720.00 4,349.00
Marzo 746.00 825.00 923.00 890.00 919.00 4,303.00
Abril 751.00 831.00 935 910.00 910.00 4,347.00
Mayo 780.00 840.00 932.00 920.00 920.00 4,442.00
Junio 715.00 819.00 931.00 920.00 970.00 4,345.00
Julio 723.00 818.00 921.00 931.00 960.00 4,361.00
Agosto 741.00 836.00 915.00 936.00 968.00 4,405.00
Septiembre 736.00 841.00 930.00 938.00 977.00 4,422.00
Octubre 722.00 839.00 931.00 942.00 990.00 4,424.00
Noviembre 741.00 835.00 940.00 944.00 723.00 4,183.00
Diciembre 710.00 828.00 950.00 950.00 741.00 4,179.00
Total 7,365.00 9,935.00 11,140.00 11,102.00 11,129.00 1,460.00 52,131.00
52 semanas x 5 aos = 260 semanas

Total de salarios de los ltimos 5 aos 52,131.00 / 260 semanas = B/. 200.50 salario semanal.
Salario semanal B/. 200.50 x 16 semanas (1semana por ao) B/.3,208.00
Parte proporcional
B/. 200.50 x 4.3333 = 868.83 salario mensual x 5 meses = B/.4,344.15
Ms vacaciones proporcionales 295.09
Sub-total 4,639.24 x 1.923% = 89.21
Total de prima de antigedad en 16 aos y 5 meses B/3,297.21
Nota: Los pagos que el empleador haga al trabajador en concepto de prima de produccin,
Bonificaciones, gratificaciones, se consideran como salarios nicamente para efectos
del calculo de vacaciones, licencia por maternidad y de la prima de antigedad a que
tenga derecho el trabajador (art.142)

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Manual de Usuario
Prima de antigedad
Ejemplo de clculos menor de 10 aos
Aplicacin al artculo 226 cdigo de trabajo
Termino: 28-02-2008
13-01-1999
15-01- 9
Procedimiento:
Salarios de los ltimos cinco (5) aos B/.52,131.00/ 60 meses = B/. 868.85 salario mensual
Salario mensual B/.868.85 x 109.5 meses 95,139.08
Vacaciones proporcionales 295.09
Total 95,434.17 x 1.923% = 1,835.20
Comprobacin:
1. Salario semanal 200.50 x 9 semanas 1,804.50

2. 868.85 x 1.5 meses =1,303.28
3. Vacaciones proporcionales = 295.09
Total 1,598.37 x 1.923% = 30.74
1,835.24
Prima de antigedad
Ejemplo de clculos menor de 4 aos
Termino: 28-02-2008
Inicio: 01-01-2006
27-01-2002
Aqu se suman todos los salarios ms vacaciones proporcionales y se multiplica por 1.923%
1. Total de salarios en dos aos y dos meses 10,400.00

Ms vacaciones proporcionales, 295.09
Total 10,695.09 x 1.923% = B/.205.67

19
Manual de Usuario
Indemnizaciones
Hay tres clases de indemnizaciones
A. Indemnizaciones antes de la Vigencia del Cdigo de Trabajo del 2-4-72
B. Indemnizaciones despus de la Vigencia del Cdigo de Trabajo del 2-4-72
C. Indemnizaciones en base a la ley 44 del 14-8-95
Forma de calcular
A. Indemnizacin antes de la vigencia del Cdigo de trabajo de 1972
Fecha de trmino 29-02-2002

Fecha de inicio 01-07-2002
28-07- 39 aos
Artculo 149:
Para la determinacin del monto de las indemnizaciones y cualesquiera otras
prestaciones que deban pagarse a los trabajadores, se entender por salario el
promedio percibido durante las jornadas ordinarias y extraordinarias
efectivamente trabajadas durante los seis meses o treinta das anteriores
a la fecha de la exigibilidad del derecho, segn sea ms favorable al
trabajador.
Salarios ltimos 6 meses. (Articulo No. 149 C:T)
Salario mensual (B/.600.00)
Septiembre 07 690.30
Octubre 07 680.70
Noviembre 07 720.01 Incluye: Salario base o pactado,
Diciembre 07 710.90 Comisiones, horas extras,
Enero 08 670.30 Gastos de representacin si es fijo.
Febrero 08 659.60
4,131.81 6 = B/688.64 Promedio de los ltimos 6 meses.
1. Indemnizacin = A.V.C.T. 688.64 x 3 meses = 2,065.92
02-04-72
01-07-68
01-09-03
2. Indemnizacin = D.V.C.T. 688.644.3333 = 158.92 x 59 semanas = 9,376.28
29-02-2008
02-04-1972
27-10- 35
Total de Indemnizacin B/. 11,442.20

20
Manual de Usuario
B. Indemnizacin despus de la Vigencia del Cdigo de Trabajo del 2-4-72
Fecha de trmino: 28-02-2008

Fecha de inicio: 01-08-1982
27-06- 25 aos
Salario ltimos 6 meses (Articulo No.149 C.T.)

Salario Base B/.500.00
Octubre 07 560.80
Noviembre 07 570.10
Diciembre 07 510.80
Enero 08 520.10
Febrero 08 590.90
Total 3,282.90 6 = B/. 547.15
Indemnizacin = 590.90 4.3333 = 136.36 x 49 semanas B/.6,681.64
Se toma el salario ms favorable del trabajador.
C. Indemnizacin Ley 44 del 14-8-95
Fecha de trmino: 28-02-2008

Fecha de inicio: 01-12-2002
27-02- 05 aos
ltimo 6 meses (Artculo No. 149-C.T)
Salario Base B/.800.00
Octubre 07 810.80
Noviembre 07 830.40
Diciembre 07 820.01 *El salario ms favorable al trabajador
Enero 08 816.20
Febrero 08 870.90*
Total 4,969.21 6 = B/. 828.20*
1. Indemnizacin 870.90 x 63 meses = 54,866.70 x 6.54% = B/.3,588.28

21
Manual de Usuario
Observaciones:
1) se transforma los aos de trabajo en meses,

Ejemplo: el trabajador tiene de laborar 5 aos, 2 meses y 29 das
12 meses x 5 aos = 60 meses

Ms 2 meses
Ms 1 meses
Total de meses laborales 63 meses
SI el trabajador labora de lunes a sbado 8 horas, en los das hasta 26 se considera el mes.

22
Manual de Usuario
Preaviso
(Artculo 212 del Cdigo de Trabajo)
Fecha de trmino 28-02-2008

Fecha de inicio 01-02-2006
27-2- 1 ao
Articulo No. 149 del Cdigo de Trabajo
Ultimo 6 meses
Octubre 07 680.01
Noviembre 07 670.80
Diciembre 07 710.30
Enero 08 760.20
Febrero 08 708.01
Total 4,149.62 6 = B/.691.60
El preaviso sera B/. 708.01 (El salario ms favorable al trabajador. Art. 149)
Artculo. 211 El empleador no podr poner trmino a la relacin de trabajo por tiempo Indefinido, sin que
medie alguna causa justificada prevista por la ley y segn las formalidades de esta.
Artculo. 212 Se exceptan de lo dispuesto en lo artculo anterior, los siguientes casos:
1. Trabajadores que tengan menos de dos aos de servicios continuos.

2. Trabajadores domsticos.
3. Trabajadores permanentes o de planta, de pequeas empresas, agrcolas, Pecuarias, agro industriales
o manufactureras. Se considera tales, las siguientes: Agrcolas o pecuarias con diez o menos
trabajadores; agroindustriales con veinte o menos trabajadores y manufactureras con quince o menos
trabajadores.
4. Trabajadores en naves dedicadas al servicio internacional.
5. Aprendices.
6. Trabajadores de establecimiento en ventas de mercanca al por menor y empresa con cinco o menos
trabajadores, salvo el caso de los establecimientos financieros de seguros y bienes races.
En los casos a que se refiere este artculo, adems de pagar al trabajador la indemnizacin Prevista en
el artculo 225, el empleador deber notificarle el despido con treinta das de anticipacin o abonarle la
suma correspondiente al preaviso. El plazo de preaviso comenzar a contarse a partir del periodo de
pago siguiente a la notificacin.
En estos casos, no se producirn salarios cados por despido injustificados, salvo que se Invoque una
causal del artculo 213 del Cdigo de Trabajo y no se pruebe la justificacin del despido. En estos
casos no se producirn recargos.
Para los trabajadores domsticos y trabajadores que laboran en naves dedicadas al servicio
internacional, regirn las normas especiales respectivas.

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Factores utilizados en Smart Planillas

Prima de Antigedad: 1.923 %

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Ejemplo: Salario mensual B/.200.00 x 0.0192 = 3.85 (parte proporcional mensual)

Al sumar el factor constante de la prima de antigedad (1.923) y el factor constante de la

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Factores utilizados en clculo de horas extras

Prolongacin del periodo diurno o prolongacin de la jornada mixta iniciada en el periodo

Prolongacin la jornada Nocturna, Mixta iniciada en el periodo Nocturno Jornadas

1. Trabajo en da de descanso o domingo = 50% =1.50

Horas Diurnas De 6:00 a.m. a 5:59 p.m.

El clculo de las horas extras comienza el lunes y termina el domingo.

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