Definicin del alcance del proyecto

Qu es la definicin del alcance?

Esto no es otra cosa que definir de forma clara y univoca el objetivo que se persigue con el
proyecto y cuya consecucin marcar la finalizacin con xito de este. En aquellos proyectos
divididos por fases, la definicin de los objetivos deber ser efectuada por fase y para el
conjunto del proyecto.

En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definicin del alcance se empieza
durante la preparacin de la oferta en la fase comercial (leer el artculo de preparacin de
ofertas), y se define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es
interesante que el director de proyecto participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.

A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo,

por lo que este debe seguir el criterio de ser SMART. Qu significa esto?

S (Specific) Tiene que estar claramente definido sin ambigedades

M (measurable) Medible. Debe ser posible definir unos parmetros cuantificables que
permitan evaluar el avance y la consecucin del objetivo.
A (Achievable) Tiene que existir una forma que posibilite su consecucin.
R (Realista) Tiene que ser factible su consecucin con los recursos y plazo
disponibles.
T (Time-related) Tiene que tener una duracin determinada.

Qu es definir el alcance del proyecto?

Porque es importante que el objetivo quede definido: Pues bsicamente porque todas
las actividades que componen el proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir
este objetivo, por lo que los recursos, plazos, costes, tareas, etc. que necesitemos
considerar en el proyecto van a depender de este. A parte este objetivo va determinar
la finalizacin del proyecto (y el cobrar cuando el proyecto se realiza para terceros), por
lo que una indefinicin en este punto puede implicar dificultades para cerrar este.

Tcnicas de estimacin de plazos Tcnicas de estimacin de costes

Veamos esto con un ejemplo:

- Alcance del proyecto A: construir una carretera

- Alcance del proyecto B: construir 12km de carretera de la poblacin A a la poblacin
B segn el proyecto executivo adjunto, y con un plazo mximo de 12 meses.
- Podras calcular los costes del proyecto A? Segn esta definicin la carretera podra
tener 2 o 20 carriles, tener 5 km de longitud o ir de Paris a Pequn, puede ser de tierra,
asfalto, u oro Creo que con este simple ejemplo queda clara la necesidad de definir
bien el alcance del proyecto.

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Cmo definir el alcance del proyecto?

Vista la importancia de definir el alcance del proyecto, la siguiente pregunta es cmo lo

podemos definir correctamente; pues bien, podemos proponer algunos mtodos
(aunque seguramente haya ms):

Descripcin con texto en el contrato (leer el artculo de contratos) o project charter

(leer el artculo sobre el project charter).
A travs de una matriz de responsabilidad (descargar plantilla)
De forma grfica con una Table Top Drawing (descargar plantilla)

1- Definicin del alcance del proyecto con texto

Como su nombre indica consiste en definir con palabras el alcance del proyecto. Este
es el mtodo que se usa cuando redactamos una oferta, la cual muchas veces puede
estar vinculada a una RFQ (Request For Quotation), que no es ms que la definicin del
alcance que hace el cliente (o nosotros) a la hora de comprar. En un proyecto interno
este documento se sustituye por el project charter.

Cuando se describe el alcance mediante palabras es importante que la descripcin sea

lo ms concisa y directa posible, asegurndose que el documento generado contenga
todos los puntos para que el objetivo pueda ser considerado SMART.

Al redactar estos documentos es importante incluir tanto lo que forma parte del alcance
como lo que est fuera de este, ya que en caso de duda muchas veces nos va a tocar
hacer ms de lo que fue inicialmente considerado para poder obtener la certificacin
final y cobrar.

2- Definicin del alcance del proyecto con la matriz de responsabilidad

Como su nombre indica es una matriz que muestra quin es el responsable de las
diferentes tareas que forman parte del proyecto. Aunque en muchos manuales este
documento se muestra como una forma de distribuir y definir responsabilidades entre
los integrantes del equipo de proyecto, en la fase de inicializacin puede tambin usarse
para definir los lmites entre nuestro alcance y el alcance de otros.

La matriz de responsabilidad se conoce comnmente como matriz RASCI o RACI,

utilizando las siglas de los diferentes roles que se pueden asumir delante de una
determinada tarea:
R (Responsable) Es la persona responsable de su ejecucin, bien
directamente o bien conjuntamente o supervisando un equipo
A (Aprobador) Es la persona que aprueba el resultado de la tarea y da esta por
concluida una vez considere que se han conseguido los objetivos de esta
S (Soporte) Es la persona que da soporte en la ejecucin de la tarea aunque
no es responsable de ella. En la matriz RACI esta figura se omite.
C (Consultor) Es la persona que ayuda en la ejecucin de la tarea sin participar
en ella, dando simplemente consultora, sin participar en la ejecucin.
I (Informado) Indica la persona que debe estar informada de los avances y
ejecucin de la tarea, sin que ella participe en ella.

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Una vez definidos los diferentes roles, confeccionar la matriz de responsabilidades
consiste en listar las diferentes tareas que componen el proyecto, para lo cual nos
basaremos en las tareas principales definidas en la WBS (leer el artculo sobre la WBS),
e indicar el rol que asume cada persona. La siguiente imagen muestra un ejemplo de
matriz de responsabilidad:

3- Definicin del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance del proyecto y como este
se distribuye entre los diferentes integrantes. Este documento consiste en una
representacin esquemtica del proyecto, mostrando los componentes o reas
principales que lo componen en diferentes colores en funcin de quien sea el
responsable. Igual que la matriz de responsabilidad, es una herramienta que tanto
puede usarse para definir el lmite del alcance en la fase de inicializacin como para
definir responsabilidades dentro del equipo del proyecto.

La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un diagrama visual, facilita ver
el proyecto en su conjunto y detectar puntos de interaccin entre los diferentes
integrantes del proyecto, que sern aquellos donde potencialmente pueden surgir ms
problemas.

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Los tres mtodos que se han propuesto en este artculo no son los nicos que existen,
ni tampoco excluyentes entre s, lo que implica que podemos utilizar diferentes mtodos
con el objetivo de clarificar mejor el alcance. Esto s, en el caso de utilizar diferentes
mtodos conjuntamente, es importante asegurarse de que estos sean coherentes entre
s.

Fuente: https://www.recursosenprojectmanagement.com/definicion-del-alcance-del-
proyecto/