PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE REGISTROS DE INFORMACIN CONTABLE Y SOPORTES

CODIGO: P-406-03 Versin: 01 Fecha de aprobacin: 30 / DIC / 2009 Pgina 1 de 2 .

1. OBJETIVO: Describir las actividades necesarias para registrar en el sistema de informacin (Software), cada uno de los movimientos financieros de causacin y de caja, a travs de la digitacin de los notas
contables y de ajustes, igualmente digitacin y expedicin de ordenes de pago, de tal manera que la informacin financiera, econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y los
procedimientos establecidos en regimen de la contabiliad pblica.

2. ALCANCE: Inicia identificacin de los echos financieros, economicos sociales y termina con el cierre contable de la vigencia.

3. RESPONSABLE: Direccin Financiera y Administrativa, Profesional Universitario Contadora

4. DEFINICIONES:

NOTA CONTABLE. Documento que permite hacer los registros contables de hechos financieros que no estan parametrizados dentro del software como son, amortizaciones, depreciaciones
NOTA DE AJUSTE: Permite registrar los hechos financieros, economicos y sociales que afectan la informacin financiera la institucin y no estn previstos en los procedimientos establecidos tales, como reclasificaciones,
ajuste de saldos etc

5. BASE LEGAL/NORMATIVA: Ver Normograma

6. DESARROLLO

RESPONSABLE
DOCUMENTO O CLIENTE INTERNO
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO SOPORTE UNIDAD O EXTERNO
CARGO
ADMINISTRATIV

Se reciben los soportes que generan el registro contable, tales

1. RECEPCIONAR Y REVISAR DE LOS Direccin Profesional
como facturas, ajustes, solicitud de orden de pago, se revisa que
SOPORTES QUE GENERAL EL HECHO REGISTRO CONTABLE Financiera y Universitario Todos los procesos
estos soportes cumplan con la normatividad y procesos del
FINANCIERO, ECONOMICO Y SOCIAL Administrativa Contadora
instituto.

2. ELABORAR Y DIGITAR DE LOS

Se procede a elaborar el documento contable con su respectiva
DOCUMENTOS CONTABLES (NOTAS DE NOTAS DE CONTABILDAD, Direccin
codificacin, se imprime con los soportes documentales idoneos y Auxiliar
CONTABILIDAD, NOTAS DE AJUSTE) , EN NOTAS DE AJUSTE, Financiera y Contabilidad
se procede a arvhivar o trasladar a la unidad administrativa si es el Administrativo
ESTE DOCUMENTO SE REALIZA LA ORDENES DE PAGO Administrativa
caso
CODIFICACION CONTABLE
 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE REGISTROS DE INFORMACIN CONTABLE Y SOPORTES

CODIGO: P-406-03 Versin: 01 Fecha de aprobacin: 30 / DIC / 2009 Pgina 2 de 2 .

Se genera un Balance de prueba por terceros con el bojetivo de

Direccin Profesional
3. EJECUTAR AUDITORIA CUENTAS DE revisar la razonabilidad de las cuentas, se procede a realizar las BALANCE DE PRUEBA POR
Financiera y Universitario Contabilidad
BALANCE notas contables o de ajuste a que haya lugar de correccin y TERCEROS AUDITADO
Administrativa Contadora
reclasificacin post auditoria

Se raliza la revisin contable con tesorera, cartera, activos y Direccin Profesional

4. REALIZAR CONCILIACION SALDOS DOCUMENTOS DE
presupuesto etc, si identifican las diferencias y se procede a Financiera y Universitario Todos los procesos
CONTABLES CONCILIACION
realizar los respectivos ajustes. Administrativa Contadora

Direccin Todos los procesos,

Se genera el proceso contable de impresin revisin y
5. GENERAR ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS Financiera y Tesoerera Consejo Directivo y
consolidacin de los informes financieros
Administrativa Entes de control

Direccin Profesional
Se genera el cierre de las cuentas de ingresos y gastos DOCUMENTOS CIERRE
6. HACER CIERRE CONTABLE ANUAL Financiera y Universitario Todos los procesos
determinando la utilidad o perdida. CONTABLE
Administrativa Contadora

ELABOR REVIS APROB

LIDER DEL PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN GERENTE GENERAL