Modelo de

organizacin de
eventos profesionales
una revisin del business model canvas

whitepaper
Las claves de la planificacin

Cuando decides organizar un evento profesional es necesario

planearlo bien desde el principio y no dejar nada al azar.
Para ayudarte, hemos trasladado al mundo de los eventos el
famoso Business Model Canvas - una metodologa que sirve
para conceptualizar y entender los componentes clave de un
negocio y centrar esfuerzos en las reas que requieren una
mayor atencin-.

Seguir la metodologa que marcamos en nuestro Modelo de

Organizacin de Eventos te ayudar a visualizar las reas
clave de la organizacin de tu evento. Vers dnde necesitas
poner ms esfuerzos y podrs decidir, por ejemplo, qu hacer
para obtener ingresos extra o tratar de ahorrarte dinero en
marketing.

El modelo es til tanto para grandes eventos profesionales

como para organizar tu primera conferencia.
 hola!

Tienes una idea de evento profesional? Antes de lanzarte a su

organizacin, es importante que la valides para conocer si es
viable, si cumple con los objetivos que te hayas marcado y, en su
caso, si es rentable.

En ticketea llevamos 6 aos ayudando a todo tipo de

Javier Andrs organizadores de eventos en su trabajo, no slo a travs
CEO y Fundador de nuestra tecnologa sino tambin compartiendo nuestra
Fundador de ticketea.com experiencia. Nos hemos dado cuenta de que aplicar una
Apasionado por aprender metodologa sencilla es una muy buena manera de enfrentarse al
sobre tecnologa y personas. momento de folio en blanco cuando alguien decide comenzar un
Buscando soluciones sencillas nuevo evento.
en cada cosa que hago.
Es as cmo llegamos a adaptar el famosos Business Model
Canvas al mundo de los eventos. El resultado es una herramienta
que permite sintetizar los 9 aspectos clave de todo evento, ver
qu reas necesitan ms empuje y entender las relaciones que
existen entre ellas.

A lo largo de las siguientes pginas analizaremos la interrelacin

entre tu target, la propuesta de valor que les vas a ofrecer y de
qu forma te vas a relacionar con ellos (es decir, cmo les vas a
comunicar la existencia y conveniencia de tu evento). Adems,
veremos qu actividades son claves para que sea un xito, qu
recursos tienes para llevarlas a cabo, qu fuentes de ingresos
tienes para costearlas, qu costes has de tener en cuenta y con
qu empresas puedes establecer alianzas para que te ayuden a
conseguirlo.

Un agradecimiento especial a Lourdes Rodrguez, Events Manager de Womenalia.

Los objetivos
Antes de lanzarte a la organizacin de tu evento profesional debes saber qu objetivos quieres
conseguir con l. En funcin de ellos, planificars y organizars todas tus acciones posteriores. Todo
evento profesional persigue, al menos, uno de estos tres:

Fuente de ingresos Notoriedad de marca Generar leads

Tal vez ests pensando en
organizar eventos como trabajo
habitual o conseguir ingresos
extra vendiendo entradas de
cursos, talleres, seminarios,
jornadas de networking o
congresos.
De hecho, es el nico objetivo
que persiguen muchos
promotores y organizadores de
eventos profesionales.
En este caso, el objetivo
fundamental no es econmico.
Imagina que tu empresa lanza
un nuevo producto destinado
a Directores de Marketing y
decides hacer un cocktail para
presentarlo.
Se trata de generar presencia
de marca, aunque, a la larga,
eso se puede transformar en
ingresos.
En el mbito profesional B2B
muchos eventos se organizan
para generar leads (potenciales
clientes interesados). Por
ejemplo, Google organiza
seminarios gratuitos sobre sus
productos para profesionales
del marketing; tras la formacin
la compaa depura esos datos
y contacta con los potenciales
clientes.

Una vez tengas claros los objetivos, la adaptacin del Business Model Canvas a eventos te
ayudar a analizar y definir las reas clave para conseguirlos. Vamos a guiarte por cada uno de los 9
mdulos que componen el modelo para que, al final, puedas desarrollar t mismo tu propio Canvas.
De un solo vistazo podrs tener el anlisis ms completo de cada uno de esos apartados y saber qu
ests haciendo bien, dnde puedes mejorar o cmo puedes obtener nuevos ingresos.

4 Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales

Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales 5
Segmento de clientes
A quin va dirigido tu evento? Tmate tu tiempo. Esta decisin marcar el resto de las acciones de
planificacin de tu evento. Piensa que cuando organizas un evento para todo el mundo, corres el
riesgo de no llegar realmente a nadie. A medida que tu evento sea ms grande, se irn incorporando
distintas audiencias. Cmo es cada una de ellas? Cul de todas ellas es la ms importante?
Imaginemos que vas a organizar una feria de marketing online (como el famoso evento e-show).
En este caso, podemos diferenciar cuatro tipo de audiencias:
Asistentes
Independientemente del tamao de tu evento, es importante que identifiques las caractersitcas
de tu pblico es: edad, profesin, dnde viven, qu medios utilizan para informarse...

Expositores

En caso de que decidas organizar una feria profesional, tambin es imprescindible localizar
a quienes pueden ser los expositores de la misma. En nuestro ejemplo de feria de marketing
online, podran ser proveedores de emailing, agencias de SEO, de marketing de contenido...

Marcas / Patrocinadores

Son tus asistentes interesantes para las marcas? No es necesario que sean proveedores
propiamente dichos. En nuestro ejemplo, una marca de telefona o gigantes del mundo online
podran estar interesados en patrocinar tu evento si con ello consiguen conectar con un target
atractivo.

Administraciones pblicas

Este es un arquetipo de audiencia muy relevante en los eventos profesionales. Muchos

ayuntamientos deciden ser inversores o patrocinadores de estos eventos porque les interesa
mejorar su imagen de cara al exterior y traer inversin a su localidad (que lo eventos generan
riqueza es obvio: transporte, alojamiento, restauracin..)

6 Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales

Propuesta de valor
Una vez que has identificado a tus clientes tienes que tener clara tu propuesta de valor, la experiencia
que le vas a ofrecer a cada uno de ellos en tu evento:

Asistentes
Tu propuesta debera centrarse en ofrecer experiencias de aprendizaje, networking e incluso
potencial comercial. Cuando tengas claro el tema de tu evento profesional, a travs de
qu contenido vas a cubrirlo (mesas redondas, ponencias etc) y quin te va a dotar de ese
contenido, debers decidir dnde lo vas a celebrar e, igual de importante, cundo.

Expositores
Este pblico estar interesado en establecer relaciones comerciales con los asistentes.
Cmo lo van a conseguir? En nucestro ejemplo, adems de presencia fsica en la feria
puede que les interese que les hagas promocin. Tendrs acceso a la base de datos?
Podrn encartar algn material profesionales?

Marcas
Tu propuesta de valor para las marcas tambin est directamente relacionada con el target
de tu evento. Es el pblico sobre el que quieren posicionarse? Cmo van a hacerlo? En
nuestro ejemplo, puede ser interesante para empresas tecnolgicas. Adems, la marca
puede impactar no slo a travs de logos o cartelera, sino que puede aportar valor al
ofrecer experimentar con el producto durante el evento.

Administraciones pblicas

Un ayuntamiento valorar que vayas a poner en marcha un evento que va a generar

ingresos en la ciudad y alrededores, adems de darles proyeccin internacional. Dar
que hablar tu evento? Saldr en la prensa? Tu propuesta de valor puede incluir adems el
posicionamiento de la ciudad en un concepto de innovacin, tecnologa, etc.

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Relacin con los clientes
Cmo vas a conectar con tus distintas audiencias? En este punto es necesario definir tu estrategia
de marketing y comunicacin. Es decir, cmo vas a hacer llegar tu propuesta de valor a cada pblico
y qu canales vas a utilizar.

Aunque hay un sinfn de modelos que explican el marketing, en ticketea creemos en el modelo en
forma de embudo Get-Keep-Grow (Conseguir-Mantener-Crecer). Bsicamente lo que debes decidir
es cmo conseguir clientes, cmo conservarlos y fidelizarlos y cmo lograr que esos clientes te
ayuden a conseguir nuevos clientes. En cada una de las fases del embudo hay diferentes subfases
y para cada una de ellas dispones de diferentes herramientas que te ayudarn a conseguir tus
objetivos. Por ejemplo, para conseguir asistentes puedes desarrollar acciones de branding y
marketing que generen inters y lleven trfico a tu web. Para conservar a asistentes de aos
anteriores, puedes ofrecerles descuentos o abrirles una ventana de tiempo para que sus entradas
sean ms econmicas. Y, para hacerles crecer, puedes llevar a cabo estrategias de cross-selling o
up-selling.

Hablaremos ms detenidamente sobre tcnicas de marketing para captar, retener y hacer crecer a
tus clientes ms adelante. Por ahora, adelantaremos que ese embudo es diferente para cada uno de

En B2C (dirigido a Asistentes) tiene sentido hacer una inversin en marketing online o
imagen de marca para suscitar inters y cerrar la venta.

En B2B (para Expositores, marcas e incluso administraciones) es ms til el marketing

directo (fuerza comercial), el marketing de contenidos y relaciones pblicas.

Get > Conseguir clientes Keep > Conservar clientes Grow > Desarrollar clientes

8 Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales

Distribucin
Una peculiaridad de los eventos es su intangibilidad. A diferencia de otros negocios, se venden
experiencias, no productos fsicos. La entrada al evento es la representacin tangible de esa
experiencia. En la fase de distribucin hay que decidir qu canales de venta utilizaremos para que los
asistentes compren (o adquieran en caso de ser gratuitos) finalmente sus entradas.
Debes definir una estrategia de distribucin afn al pblico del evento, que puede depender de
la ciudad, el tema de tu evento o la edad de los asistentes. Los mayores de 50 aos preferirn
probablemente comprar sus entradas en puntos de venta fsicos, mientras que el pblico ms joven y
urbano utilizar sobre todo los canales online.

Canales online

Puedes utilizar tu propia web, con contenidos sobre el evento y tus cuentas en Facebook o
LinkedIn, que te ayudarn a contactar con los interesados en acudir a tu evento y comprar
una entrada a travs de la plataforma de ticketing como la de ticketea.

Canales offline

Son los puntos fsicos de venta de entradas, ya sea la venta en la taquilla del propio recinto
donde se va a celebrar el evento o en otros puntos de la ciudad. Puedes usar la aplicacin
para iPad Box Office, que te permite vender entradas en taquilla el da de tu evento.

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Fuentes de ingresos
Qu ingresos generar el evento? Aqu debes sealar de dnde van a provenir los ingresos para
llevar a cabo (o capitalizar) el evento.

Cada uno de los tres pblicos que hemos definido te puede dar ingresos por vas diferentes:

Venta de entradas

Si tu evento no es gratuito, los asistentes comprarn la entrada con antelacin. Existen algunas
tcnicas que puedes utilizar para conseguir maximizar la venta anticipada. Hemos recogido
algunas en nuestro whitepaper Consejos para vender ms entradas anticipadas

Patrocinios

Cunto presupuesto has conseguido a travs de patrocinios? En algunos eventos de entrada

gratuita, el patrocinio puede alcanzar el 100% de los ingresos.

Subvenciones

Las administraciones pblicas pueden generar ingresos econmicos a travs de subvenciones

o en especie (que te dejen un teatro o un recinto gratis para desarrollar all el evento).

Otras fuentes de ingreso

Aparte de las entradas, puede haber otra fuente de ingresos: la venta de bebida y comida
(en un gran recinto de congresos, por ejemplo) y la venta de merchandising (ms habitual en
eventos musicales, pero que empieza a ser una fuente de ingresos en determinados eventos
profesionales).

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Actividades clave
El contenido y la produccin del evento, la seleccin de los ponentes, que el lugar escogido sea el
correcto Todas estas actividades son fundamentales para lograr planificar y desarrollar con xito
tu evento profesional. Y tambin hay una actividad esencial para el asistente, que es la parte de
marketing.

Es esencial identificar las actividades clave que requiere la puesta en marcha de tu propuesta de valor
y que van a ocupar gran parte de tu trabajo durante toda la organizacin del evento, desde que surge
la idea de ponerlo en marcha hasta que se va el ltimo asistente. Estas son las actividades clave que
suelen estar presentes en todos los eventos profesionales:

Booking

Es la contratacin de los ponentes que van a participar en el congreso, ponencia o mesa

redonda. De esa contratacin especialmente si hay nombres de relevancia nacional e
internacional- puede depender el xito del evento.

Pre-produccin, produccin y logstica

La produccin de un evento es un factor decisivo y se compone a su vez de varias

actividades crticas, desde los requerimientos de montaje y desmontaje del espacio
destinado al evento, hasta la organizacin, traslados y hospedaje de los ponentes.

Marketing

Es fundamental que el pblico objetivo al que quieres dirigirte conozca la existencia de tu

evento. Y no slo que lo conozca, sino que lo prefiera a otros de la competencia y que,
finalmente, decida acudir.

Ticketea nos ayuda en la gestin de venta de entradas y nos da

un importante soporte tcnico y logstico. Llevamos cuatro aos
organizando con ellos el Womenalia Inspiration Day, que rene
a ms de 1.500 personas. Con su apoyo podemos tener los
datos de los asistentes, hacer paquetes de entradas, facturas
individuales, etc. Tambin hemos hecho descuentos por compra
anticipada de entradas, lo que nos ha ayudado a financiar el
evento.

Lourdes Rodrguez (Events Manager en Womenalia)

Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales 11

Recursos clave
En este mdulo hay que enumerar los principales activos con los que dispones para llevar a cabo la
propuesta de valor en la que se basa tu evento profesional. Hay recursos intangibles, como la marca
o el know-how, econmicos y, por supuesto, humanos.

Recursos econmicos

Qu presupuesto tienes para organizar el evento? Podras conseguir algn adelanto o

prstamo? Es necesario que te hagas estas preguntas para saber cmo vas a financiar
todas las actividades clave que te has planteado llevar a cabo. Y necesitas dinero para
pagar a tu equipo.

Los recursos intangibles

Tu empresa es de reciente creacin tu marca ya est consolidada entre tu pblico? Hay

organizadores tan consolidados que abren la venta de su prximo evento sin tener si quiera
el programa cerrado.

Equipo humano

Con cuntas personas cuentas en el equipo? Quines son? Qu bagaje aportan

a tu evento? El factor humano y la compenetracin entre los miembros del equipo es
fundamental para determinar el xito de un proyecto de este tipo.

12 Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales

Alianzas
Adems de los proveedores que contrates para organizar tu evento, es posible encontrar alianzas
con otros actores que te ayuden a desarrollar tu actividad. Normalmente se basar (a diferencia de
la relacin puramente comercial con los proveedores) en una situacin de win-win en la que ambos
ganis. Por ejemplo, puedes firmar un acuerdo de media partner con una emisora local por el que
obtengas difusin y ellos puedan ofrecer descuentos exclusivos a sus oyentes.

Por eso es importante que te hagas algunas preguntas: qu alianzas tienes con otras marcas /
empresas y qu beneficios obtienes? Se trata de poder ofrecer, gracias a ellas, algn valor aadido
a tus clientes. Quines son tus proveedores? Es imprescindible tener localizados a todo aquellos
de los que depende tu propuesta de valor. Qu recursos y actividades clave puedes obtener de tus
alianzas?

Estructura de costes
La estructura de costes viene derivada de los recursos clave. Necesitars dinero para alquilar el local
donde se celebra el evento y costear los gastos del equipamiento tcnico para una proyeccin, por
ejemplo. En esencia, tus costes van a ser:

Salarios. El dinero que vas a pagar al equipo profesional.

Inversin en marca. Publicidad, marketing, etc.

Produccin. Pagar a los ponentes, viajes y/o alojamiento, alquiler del local, seguros, etc.

Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales 13

El modelo de gestin aplicado a un evento profesional
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Te ayudamos con tu evento?
En ticketea.com queremos ser tu socio a la hora de organizar tu evento.
Echa un vistazo a todo en lo que podemos ayudarte.

Distribucion de entradas
Venta desde tu propia web
Puedes vender las entradas para tu evento desde tu propia web. En solo 5 minutos y sin conocimientos
tcnicos, gracias a nuestro software de venta de entradas.
Venta desde tu Facebook
Crear tu propia taquilla en tu fanpage de Facebook y vender las entradas o realizar las inscripciones de tu
evento directamente en esta red social ahora es fcil y, lo mejor, gratis con ticketea. Solo necesitas tener una
fanpage, y descargar nuestra app, para que la venta de entradas en Facebook sea una realidad.
Venta fsica de entradas con BoxOffice
Box Office es una aplicacin gratuita para iPad que te permite vender entradas de tus eventos creados en
ticketea.com en un entorno fsico, como la taquilla de un teatro, sala de exposiciones o de conciertos.

Promocin & Marketing

Promocin viral en redes sociales
Tus fans pueden convertirse en los mejores relaciones
pblicas de tu evento. Solo tienes que ponrselo fcil.
Nosotros te damos gratis las herramientas para que lo
consigas.
Llega a millones de usuarios cualificados
Ticketea ser un gran escaparate para tu evento ya
que contamos con millones de usuarios cualificados.
Adems contamos con una red de cientos de afiliados
que dan a conocer los eventos ms interesantes

Posicionamiento en buscadores Campaas de emailing segmentadas

Los asistentes encontrarn tu evento con facilidad en Tu evento puede aparecer en la newsletter temtica
Google y otros buscadores, gracias a las estrategias de ticketea. Se enva todas las semanas a miles
de posicionamiento SEO que utilizamos en nuestra de potenciales asistentes, deseosos de recibir
web. Y para ti no tiene coste. informacin sobre nuevos eventos.

Generacin de BBDD: tus datos son tuyos

Te damos la posibilidad de crear y controlar tu propia base de datos e integrarla de manera sencilla en tu
software de gestin de clientes (CRM). Esto te ayudar a conocer y a fidelizar tu audiencia y a promocionar tus
prximos eventos de manera ms exitosa.

Control de accesos con Ticketea CheckPoint

Nuestras entradas llevan un cdigo de barras y un cdigo QR nicos que garantizan un control de accesos a
tu evento gil, rpido y seguro. Para eventos pequeos (de hasta 1000 personas) ponemos a tu disposicin
ticketa checkpoint, una app gratuita para Android y iOs; para mayores, disponemos de PDAs y y lectores de
cdigos de barras.

Tiene buena pinta, verdad? Visita features.ticketea.com para ver todo lo que
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15 Whitepaper | Modelo de organizacin de eventos profesionales

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