Modulo 1 - Lectura 4 - Organizacin y Comunicacin

Introduccin al diagnstico institucional: las auditorias de la comunicacin organizacional

En la actualidad resulta imperiosa la necesidad de autoevaluacin en la organizacin: revisar sus polticas, sus
procedimientos, en definitiva, su accionar.
En este marco la comunicacin al interior y exterior de una organizacin debe ser analizada con los aportes del
conocimiento cientfico: con esto estamos haciendo referencia al hecho de que no basta con la simple mirada en torno a
las prcticas comunicacionales y determinar su funcionamiento.
Una serie de instrumentos de recoleccin de datos como por ejemplo encuestas y entrevistas sern algunas de las
herramientas que nos provee la metodologa de la investigacin.

Una auditoria de comunicacin organizacional se ha definido como un proceso de diagnstico que tiene como propsito
examinar y mejorar los sistemas y prcticas de comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles.
(Downs; 1988; Hamilton; 1987 cit. en Varona Madrid; 1993; 3).

Vale decir entonces que a partir de la voluntad poltica por parte de la organizacin de realizar una auditora de
comunicacin se revisarn todos y cada uno de los mbitos, espacios y medios de comunicacin utilizados para el
funcionamiento cotidiano de la institucin.

A travs de este procedimiento se pueden detectar ciertas anomalas en la comunicacin que no haban sido tenidas en
cuenta por la organizacin y que provocan diversas situaciones no deseadas, ya que alteran el normal funcionamiento
de la institucin.

Dependiendo del propsito de la auditoria, sus objetivos, el lugar donde se pone la mirada y la utilizacin de los
resultados obtenidos presenciaremos distintos enfoques, encontrando tres perspectivas conceptualmente diferentes, a
saber: funcionalista, interpretativa y crtica.

Perspectiva Funcionalista:

Los investigadores que adhieren a esta corriente conciben la comunicacin como posible de ser medida con los aportes
de la Ciencias Sociales. Poseen una concepcin de la organizacin del tipo mecanicista que puede ser observada desde
fuera, sin importar las caractersticas propias de cada organizacin.

Tambin consideran que de lo que se trata es de encontrar irregularidades en la comunicacin que afecten objetivos de
produccin y por ende la eficiencia de la organizacin. Dichas irregularidades o elementos disfuncionales pueden
presentarse tanto en la estructura formal como en la informal de la organizacin.

Perspectiva Interpretativa:

Este enfoque parte de una visin que observa a las organizaciones como culturas que poseen una serie de valores,
costumbres, creencias y un lenguaje que caracterizan a la organizacin y la convierten en nica, tomando distancia de
este modo del anterior enfoque.
La organizacin ya no es vista como algo objetivo, por el contrario, es un fenmeno subjetivo construido socialmente
por medio de la comunicacin. Varona Madrid nos dice que aqu el investigador realiza su labor desde dentro de la
organizacin para comprender las prcticas comunicacionales de una organizacin.

Perspectiva Crtica:

A travs de un anlisis de los mensajes producidos por la organizacin, esta corriente se centra en una denuncia en
torno a la forma en que son distorsionados los procesos comunicacionales, lo que resulta de utilidad para quienes estn
en una posicin de poder al interior de la organizacin.
Los investigadores que adhieren a esta perspectiva sostienen que el universo discursivo de quienes detentan el poder en
la institucin es un arma para el control y la dominacin, como as tambin para la alineacin del individuo.

Como se manifest al comienzo de este tema, cada una de estas corrientes posee rasgos propios que la caracterizan, sin
embargo encontramos en los objetivos de cada una los verdaderos elementos que nos permiten individualizarlas
claramente.

Analicemos el siguiente esquema con detenimiento:

PERSPECTIVA OBJETIVOS
Evaluar los canales formales e informales comunicacin.
Evaluar la comunicacin a nivel grupal, interpersonal,
departamental e interdepartamental.
FUNCIONALISTA Evaluar la eficiencia de los aportes de la tecnologade la
comunicacin.
Evaluar el impacto de la comunicacin en la satisfaccin
laboral.
Promover cambios en la comunicacin para la mejora
de la productividad.
Evaluar el rol de la comunicacin en su relacin con la
cultura organizacional.
INTERPRETATIVA Evaluar el significado de la comunicacin al interior de
la organizacin.
Comprender el papel de la comunicacin desde la visin
de sus integrantes
Evaluar el proceso de distorsin de los mensajes.
CRTICA Evaluar los modos de manipulacin de la comunicacin.
Democratizar las prcticas comunicacionales en
laorganizacin.
Veamos ahora los diversos instrumentos de recoleccin de datos utilizados para llevar a cabo una investigacin como la
que estamos presentando, dependiendo el uso de un instrumento u otro de la perspectiva con la que se realiza la
auditoria. Todo esto en funcin de recoger y posteriormente analizar la comunicacin que produce la organizacin, con
o sin intencin.

Entrevista:
Permite al investigador recoger informacin ms minuciosa en relacin a la aplicacin de otro instrumento. Bsicamente
es una conversacin con el entrevistado, en este caso, con un miembro de la organizacin.

Cuestionario:
Permite recoger informacin de tipo cuantitativa, es un instrumento que facilita la tarea en relacin al tiempo (es ms
veloz que otros instrumentos). Vale decir que se obtiene mayor informacin de mayor cantidad de individuos.

Anlisis de transmisin de mensajes:

Analiza el o los recorridos de los mensajes al interior de la organizacin, los obstculos que pueden enfrentar y las redes
informales de la comunicacin.

Anlisis de experiencias crticas de comunicacin:

Los integrantes de la organizacin describen distintos tipos de experiencias comunicacionales al investigador.
Experiencias estas de todo tipo: positivas y negativas, tipos de mensajes y percepciones en torno a la efectividad de las
mencionadas experiencias.

Anlisis de la redes de comunicacin:

Permite evaluar la estructura de la comunicacin de la organizacin, es decir detectar y analizar la comunicacin entre
los distintos grupos, los integrantes que hacen a veces de nexo entre diferentes grupos como as tambin el grado de
correspondencia entre la estructura formal y la real de la organizacin.

CC:
Con las mismas caractersticas que la entrevista individual, el aporte de esta tcnica que promueve la interaccin grupal
es que permite lograr una perspectiva con mayor grado de objetividad de los problemas manifestados. Un determinado
nmero de integrantes de la organizacin son seleccionados previamente por el auditor.

Observacin directa:
Al aplicar este instrumento, el investigador logra un mayor acercamiento con la vida organizacional, con su ambiente y
con las diferentes prcticas al interior de la institucin. La informacin que se recopila es rica en detalles y se obtiene
de primera mano.

Anlisis de producciones comunicacionales:

Documentos, reuniones, smbolos, entre otros, son analizados por el auditor, fruto de la aplicacin de tcnicas tales
como las mencionadas recientemente.

Este procedimiento de investigacin (auditoria de comunicacin organizacional) cuya importancia hemos expuesto, va a
adquirir mayor relevancia cuando los resultados obtenidos contribuyan al proceso de toma de decisiones por parte de la
organizacin.
De este modo hacemos referencia al hecho de que la comunicacin de una organizacin es una variable entre tantas
que hacen al funcionamiento institucional y debe ser considerada en relacin al resto.