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El Flujo de Informacin

Dentro de todo proceso informativo la informacin sigue una ruta muy bien definida,
desde la formulacin de la Teora Matemtica de la Informacin, elaborada por Claude E.
Shannon y Warren Weaver en 1949 (La cual es la responsable directa de que la
informacin sea considerada una Ciencia.), se estableci un esquema comunicacional que
ha sido perfeccionando con el paso del tiempo y la aparicin de nuevos medios y canales
comunicacionales (TICs), en el cual se definen los roles de cada uno de los elementos.

Fuente de Destinatario
Informacin

Feedback

Seal
Transmisor Seal Canal Receptor
Recibida

Fuente
de
Ruido

Esquema de Comunicacin. Shannon y Weaver (1949)

Desde entonces hablamos del flujo de la informacin, que no es otra cosa que las vas y
diversos estadios de que es objeto la informacin desde su origen hasta los diversos
puntos de utilizacin. Los flujos de Informacin nos permiten conocer aspectos tales
como:
Tipos y volmenes de informacin que fluyen en el sistema y en cada subsistema,
sus caractersticas y niveles de agregacin de valor.
Momento en que se origina una informacin por el emisor y se recibe por el
receptor.
Distorsiones fundamentales en cada proceso o estadio del sistema.
Rol de cada departamento o divisin funcional en el manejo de informacin y la
carga especfica de cada uno.
Almacenes de datos transitorios y permanentes de la organizacin.
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Los Flujos de informacin deben averiguarse teniendo en cuenta quin proporciona la


informacin, de quin y cmo las personas obtienen la informacin necesaria para
desarrollar su trabajo y que la organizacin alcance sus objetivos.

Las siguientes preguntas facilitan la recopilacin de la informacin requerida:


Qu informacin recibe como parte integrante de su trabajo y de dnde proviene
(personas internas o externas a la organizacin)?
Cmo recibe la informacin necesaria para su trabajo?
Qu informacin genera como parte de su trabajo (personas pertenecientes o
ajenas a la organizacin)?
Qu relacin mantiene con los destinatarios y proveedores de informacin?
Puede discutir las necesidades de informacin?
Qu le sucede a la informacin cuando abandona el sitio de origen? (Se ignora, se
archiva, se trabaja con ella, se transforma, se reformatea, se desecha o se combina
con otra informacin).
Tiene valor la informacin? (es esencial, tiene poco u ningn uso, etc.)
Cules son los costos asociados a la cadena de produccin y uso?
Tiene algn valor agregado su uso con otros fines?

Con las respuestas obtenidas podremos optimizar los diversos procesos del sistema de
informacin, dnde se genera la informacin, quin la utiliza, cmo la utiliza, dicha
informacin genera nueva informacin o conocimiento, determinar la informacin
relevante de cada proceso, y lo ms importante identificar y valorar la informacin vital
para la organizacin.

Categoras de los Flujos de Informacin


De acuerdo con el modelo de Shannon y Weaver, los flujos de informacin se dan cuando
existe un emisor y un receptor, donde los flujos pueden ser de humano a humano, de
humano a mquina, y de mquina a mquina, sin embargo podemos identificar algunas
categoras en los flujos de informacin:
Tipo de flujo: unidireccional, bidireccional y multidireccional.
Tipo de orientacin: Cientfica, Tcnica, Comercial, Humanstica, etc.
Tipo de contenido: a) Datos de operaciones que apoyan la organizacin en la toma de
decisiones; b) las transacciones financieras; c) datos personales; d) datos cientficos,
tcnicos y humansticos (experimentos, datos estadsticos, numricos y grficos.
Disponibilidad: sta puede obtenerse en lnea, en disco compacto, en cinta disco
magntico o impresos, electrnica o en forma digital.
Tipo de actores: stos se agrupan en tres grandes rubros: el gobierno, las organizaciones
no gubernamentales y privadas, y el pblico en general.
Tipo de datos/informacin: a) datos operativos relativos a la produccin documental
generada en la organizacin; b) datos administrativos: estadsticas, anlisis; c) informe
tcnico; d) encuesta; e) datos comerciales.
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El conocimiento a profundidad de los flujos de informacin dar paso a la gestin exacta


del proceso informativo en la organizacin, pudiendo determinar las estrategias ms
recomendables a ser implementadas para facilitar dicho sea de paso el flujo de la
informacin.

En conclusin, las acciones producto de determinar y comprender el flujo de informacin


generado y transmitido por todos los componentes de la organizacin facilitan la
comunicacin, hacen avanzar los procesos, soportan la toma de decisiones as como la
generacin de nuevos productos, servicios y conocimientos, en tal sentido Choo (1998)
nos indica el papel del conocimiento en las organizaciones

La organizacin Inteligente. Choo (1998)

El valor que la informacin revierte en la organizacin est reflejado en todos sus niveles,
razn por la cual la informacin o el conocimiento producido por la organizacin en cada
uno de estos niveles deben ser gestionados de manera integral para conocer cuanta
informacin se posee, dnde se genera, quines la generan y qu uso se le atribuye,
manejando de manera integral tanto a la informacin como a las personas, siendo la
auditoria de informacin la herramienta clave para dar respuesta a estas interrogantes.
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La Auditora de Informacin
La optimizacin de los recursos y el mejoramiento de la calidad de los servicios y
productos de informacin, requiere de nuevas metodologas que permitan cuantificar
dicha efectividad atendiendo la satisfaccin de las necesidades o los requerimientos de
informacin. En tal sentido las organizaciones han estado desarrollando diversas
estrategias para cumplir con este propsito, partiendo de concepciones modernistas en lo
referente a la gestin de informacin, hasta la implementacin de mecanismos de
seguimiento, medicin, control y evaluacin. En la actualidad las organizaciones le dan a
la informacin un nivel de importancia tal, que se equipara con cualquier recurso
estratgico, tales como recursos humanos, fsicos o financieros, de all que en la gestin
de la informacin se utilice la auditora de informacin como mecanismo de seguimiento,
medicin, control y evaluacin. Al respecto Susan Henczel nos indica que la auditoria de
informacin en los ltimos aos ha sido ampliamente utilizada por consultores, como el
primer paso hacia el desarrollo de una gestin del conocimiento.

El trmino auditar tiene un origen etimolgico de la palabra latina AUDIRE que significa
OIR y el sustantivo latino AUDITOR que significa el que oye, estos trminos en la
historia tienen sus connotaciones fundamentadas en que la prctica auditora estaba
basada en escuchar las rendiciones de cuentas y de all juzgaban la veracidad o no del
informe. Por muchos aos la palabra auditora estuvo asociada exclusivamente a las
actividades contables, extendindose poco a poco a diversos contextos que involucraban
una rendicin de cuentas de algn tipo de elemento, bien sea tangible o intangible, pero
que intrnsecamente tenga asociado algn tipo de valor. La auditoria consiste en analizar
algo basado en procedimientos y emitir una opinin profesional de lo analizado, si
presenta adecuadamente la realidad que pretende demostrar y si cumple con las
condiciones que le fueron establecidas.

El valor que la informacin revierte en la organizacin est reflejado en todos sus


niveles, razn por la cual la informacin o el conocimiento producido por la organizacin
en cada uno de estos niveles deben ser gestionados de manera integral para conocer
cuanta informacin se posee, dnde se genera, quines la generan y qu uso se le
atribuye, manejando de manera integral tanto a la informacin como a las personas,
siendo la auditoria de informacin la herramienta clave para dar respuesta a estas
interrogantes.

Definicin de Auditora de Informacin


En el transcurso del tiempo el trmino de auditora de informacin, ha sido objeto de
diversas definiciones, aproximaciones y enfoques formulados por los estudiosos del tema.
A continuacin se listan los ms representativos para posteriormente emitir criterios al
respecto:
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Forest W. Horton y Cornelius Burk (1988): Definen la auditora de informacin, como un


proceso que permite realizar un inventario de la base de recursos de informacin de una
organizacin y el uso que se est haciendo de los mismos. Esta base se puede categorizar
en fuentes, servicios y sistemas para dar respuesta a las necesidades informativas de la
organizacin. Estos recursos se adquieren a un costo y tienen un ciclo de vida.

Elizabeth Orna (1990): Plantea que la auditora de informacin es el procedimiento que


permite realizar un anlisis de la informacin, estudiando con detenimiento los flujos de
informacin en relacin con los recursos de informacin, arrojando como resultado una
propuesta de poltica de informacin.

Ruth Stanat (1990): Sostiene que la auditora de informacin es la realizacin de estudios


de las necesidades de informacin de la organizacin y la posterior evaluacin del nivel de
apoyo que brindan los recursos de informacin para satisfacer dichas necesidades,
fundamentos sobre los cuales se elaboran estrategias.

Edwin M Cortz y Edward J Kazlauskas (1996): Ubican a la auditora de informacin como


un concepto genrico que traza un conjunto de actividades estratgicas que se utilizan
para estudiar lo efectivo del flujo de informacin en una organizacin.

Guy St. Clair (1997): Establece que la auditoria de informacin es un proceso que examina
todo el funcionamiento de la empresa relacionado con la informacin y establece cmo se
utiliza.

Steven Buchanan y Forbes Gibb (1998): Plantean que la auditora de informacin se


entiende como un proceso para el descubrimiento, la supervisin y la evaluacin los
recursos de la informacin de una organizacin para poner en prctica, mantener, o
mejorar la direccin de la organizacin de informacin.

ASLIB Information Resources Management Network (2000): Seala que la auditoria de


informacin es un procedimiento que requiere de un anlisis detallado del uso, los flujos y
los recursos de informacin, adems de definir lo correspondiente al recurso humano
como al documental y el grado en que estos contribuyen con los objetivos de la
organizacin.

Susan Henczel (2000): Visualiza la auditora de informacin como un proceso encargado


de determinar de manera eficaz el estado de la informacin, partiendo de la identificacin
de la informacin requerida y vital para satisfacer las necesidades de la organizacin, as
como su flujo e ineficacias.

Alfons Cornella (2001): Describe las auditorias de informacin como un proceso para
evaluar e identificar los recursos de informacin necesarios para los objetivos de la
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organizacin, siendo el paso previo al diseo de una estrategia de gestin de informacin,


cuyo fin ser asegurar que la informacin que fluya por la organizacin sea la ms
conveniente.

Cristina Soy i Aumatell (2003): Sugiere que la auditoria de informacin constituye un


diagnstico sobre el uso de la informacin en la organizacin, el cual permitir identificar
la informacin crtica para la organizacin de acuerdo a sus componentes estratgicos.

Susana Serrano Gonzlez y Mnica Zapata Lluch (2003): Define a la auditora de


informacin como un proceso que facilita la deteccin, el control y la evaluacin de la
informacin existente en una organizacin, su uso y su adecuacin a las necesidades del
recurso humano y a los objetivos de la misma, sin perder de vista los flujos que en ella se
suceden.

Steve Wood (2004): Sostiene que la auditora de informacin es una evaluacin del uso y
los flujos de informacin dentro de una organizacin. El objetivo principal para una
auditoria de informacin es relacionar la auditoria de informacin con los objetivos del
negocio. Donde el objeto del proceso ser descubrir como la informacin puede ser usada
ms eficazmente en el conjunto de objetivos de la organizacin.

Cada una de estas aproximaciones est orientada a sus puntos de vista y enfoques
particulares, coincidentes en considerarla un proceso y en la importancia de efectuar un
estudio detallado sobre el uso, las necesidades y las interacciones de informacin
detectadas dentro de la organizacin, pero manteniendo diferencias notables en cuanto a
la manera de percibir la importancia de los flujos de informacin, el papel del recurso
humano y las consideraciones estratgicas producto de su aplicacin.

Finalidad de la Auditora de Informacin


La Auditora de informacin en forma general viene a conformarse como un mtodo de
diagnstico que se encarga de identificar, controlar y evaluar la informacin de una
organizacin, as como el uso, los flujos y la ausencia de informacin que en ella se
producen, en funcin a las necesidades de sus usuarios y de su misin y visin. El alcance
de la auditora de informacin, estar supeditado a los objetivos establecidos, de tal
manera que si el mbito de la actividad es total, la auditora ser global, caso contrario si
el mbito es particular la auditora resultar parcial.

El objetivo de la auditora de informacin desde el planteamiento de Cornella, est


dirigido a asegurar que la informacin que circula a todo lo largo y ancho del sistema de
informacin es la informacin que ms conviene a la organizacin, convirtindose la
auditoria concluida en el punto de partida de las estrategias de gestin de la informacin.
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Utilidad de la Auditora de Informacin


Al efectuar auditoras de informacin se produce la evaluacin de la eficiencia y
efectividad en el uso de informacin, la distribucin y utilidad de la informacin en s,
aquellas necesidades de informacin puntuales y su aplicacin, desglosadas por secciones,
reas o departamentos especficos. Pudindose determinar con precisin las deficiencias,
incoherencias y redundancias referentes a los recursos de informacin existentes, con la
finalidad de mejorar las prcticas informativas de la organizacin, a este respecto Soy nos
refiere Una auditora de informacin establece las necesidades de informacin de la
organizacin, determina cmo dan respuesta los recursos de informacin a estas
necesidades y establece unas pautas de mejora del recurso de informacin...

Fines de la Auditora de Informacin


Los fines ms resaltantes de la auditora de informacin son:
Inventariar la informacin existente y disponible para la organizacin (pudiendo
clasificarse por rea estratgica)
Obtener y entender la informacin necesaria para dar soporte a las operaciones
estratgicas por medio del sistema de informacin utilizado.
Comprender qu tareas, funciones y procesos son soportados por los sistemas
utilizados.
Analizar la importancia de los datos e informacin producida para dar soporte a los
requerimientos de informacin.
Entender las relaciones entre datos, informacin y sistemas, para la transferencia
de datos e informacin.
Descubrir brechas en la calidad de informacin necesaria para soportar funciones y
decisiones.
Crear los mapas de flujos de informacin.

Otros aspectos utilitarios adicionales de las auditoras de informacin, vienen a ser: La


identificacin de la informacin crtica de la organizacin, determinacin del
conocimiento generado en los distintos niveles de la organizacin, reconocimiento de las
capacidades y pericias del recurso humano y la disponibilidad de herramientas
tecnolgicas que atienda a la informacin.

Ventajas de la Auditora de Informacin


Las auditoras de informacin nos permiten obtener un conocimiento preciso del estado
de la informacin en la organizacin, un diagnstico exacto del conocimiento corporativo,
no solo de la informacin tangible, sino tambin de informacin intangible. Desde
cualquier punto de vista las auditoras de informacin van a tener ventajas claras que se
manifestarn de manera inmediata y de manera mediata.
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Ventajas inmediatas:
Diagnosticar la situacin actual de la gestin de la informacin en la organizacin.
Definir los requerimientos de informacin de la organizacin e identificar cules
son los documentos que satisfacen esos requerimientos, accin que tributar en
una mayor efectividad en el uso de la informacin.
Interpretar de manera expedita las amenazas en la matriz FODA, permitiendo la
bsqueda de soluciones y la reduccin del riesgo.
Contribuir a disear servicios o sistemas de informacin orientados al usuario en
pro de la organizacin.
Ajustar la valoracin de costos, en base a una gestin racional.
Favorecer el acceso a la informacin necesaria o requerida.

Ventajas mediatas:
Demostrar a la organizacin el cmo una efectiva gestin de la informacin
contribuye notablemente al logro de las metas y le otorga valor agregado.
Establecer una plataforma informacional que brinde garantas para respaldar
distintas iniciativas que pretendan mejorar la gestin de la informacin.
Fortalecer los servicios de informacin, transformndolos en reas claves y
estratgicas en la organizacin.
Aplicar cambios en las estrategias y polticas de informacin de manera ms
concisa y tcnica.
Reconocer al profesional de la informacin como factor clave para la organizacin
en lo referente a informacin.
Precisar de forma detallada costos y utilidad de la informacin.

Modelos de Auditora de Informacin


La aparicin de diversas aproximaciones, definiciones o enfoques hacia las auditoras de
informacin han propiciado a su vez el desarrolla de diversos modelos o metodologas,
unas ms relevantes, significativas o difundidas que otras, por lo que se selecciona a
continuacin aquellas que han tenido mayor trascendencia en el campo en base a la
consideracin de los expertos del rea. Entre los modelos ms resaltantes tenemos:

Infomap (Corneluis Burk y Forest Horton 1988)


Modelo de Orna (Elizabeth Orna 1990)
Modelo de Stanat (Ruth Stanat 1992)
Modelo de Buchanan y Gibb (Buchanan y Forbes Gibb 1998)
Modelo de Henczel (Susan Henczel 2000)
Modelo de Soy (Cristina Soy 2003)
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Evaluacin de los modelos de auditora


En los modelos de auditora de informacin mencionados, vamos a encontrar elementos
propios, en cada uno de ellos, los cuales son determinados por un contexto particular
ligado a cada modelo y determinado entre otros factores por: la evolucin misma de las
metodologas, por el desarrollo tecnolgico, desarrollo de la gestin de informacin, el
entorno organizacional y por el crecimiento de la informacin. Este hecho propicia como
lo plantean Buchanan y Gibb, la necesidad de establecer una relacin lgica entre las
etapas de las metodologas, la cual ha de ser representada en un esquema que permita
trazar una lnea base metodolgica aproximada para el conjunto de las metodologas en
estudio, que visualice las relaciones existentes entre ellas y facilite una valoracin
comparativa.

Las etapas en forma secuencial son:


Preparacin: proyecta el planeamiento, la preparacin del caso de negocio, la
comunicacin en la organizacin y el anlisis preliminar.
Revisin: anlisis estratgico interno y externo, anlisis cultural de la organizacin.
Evaluacin: evaluacin de los usuarios de la informacin, identificacin e inventario de
recursos de la informacin, identificacin de los flujos de la informacin.
Anlisis: anlisis de los resultados obtenidos en la evaluacin.
Costos: costos y beneficios del negocio y/o valor de los recursos de la informacin.
Informe: elaboracin y difusin de los hallazgos y de las recomendaciones de la auditora
de informacin.
Gua: elaboracin y organizacin de polticas y estrategias de gestin de informacin,
puesta en prctica de las recomendaciones, establecimiento del las auditoras de
informacin como proceso cclico de supervisin y control.

Preparacin Revisin Evaluacin Anlisis Costos Informe Gua

Burk y Horton 1 3 2 4

Orna 2-4 1 5 6 7 8-10

Stanat Indica tareas a desarrollar y consideraciones

Buchanan y Gibb 1 2 3 4 5

Henczel 1 2 3-4 5 6-7

Soy Indica tareas a desarrollar y consideraciones

Lnea de base metodolgica de las auditoras de informacin.


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El acercamiento de Burk y de Horton se puede apreciar muy centrado en las tareas bsicas
de una auditora de informacin, careciendo de las etapas para la preparacin inicial,
revisin estratgica y desarrollo de la poltica de la post auditora. El acercamiento de
Buchanan y de Gibb carece una etapa inicial de preparacin pero es de alguna manera,
anlogo a Orna y a Henzcel. Orna y Henzcel son muy similares, solamente con una
variacin de menor importancia, Orna realiza una revisin preliminar antes de la
preparacin. Stanat y Soy no consideran la etapa de preparacin inicial, adems no
contemplan una secuencia de las etapas, pero mantienen bien definidas las actividades a
desarrollar en el proceso de auditora. Orna, Henzcel, Buchanan y Gibb tienen pasos
individuales de las etapas para la produccin del informe y el desarrollo de las polticas de
gestin de informacin, as como la definicin del carcter cclico de la auditora de
informacin.

Para efectos de comprender el proceso de auditora tomaremos como ejemplo el modelo


de Henczel, ya que presenta de madera ordenada e integral las distintas etapas e incluye
aspectos innovadores como lo es la aparicin del conocimiento en la organizacin:

De las necesidades de informacin a la auditora de conocimiento

Reportes
Proceso de
Archivos
Datos Transformacin de Conocimiento
Registros
Datos a Informacin Explicito
Internos Activos del
Documentos
Conocimiento

Informacin
Datos Experiencia
Conocimiento Lecciones
Externos Tcito aprendidas

Anlisis de Auditora de Auditora de


Necesidades Informacin Conocimiento

De las necesidades de informacin a la auditora del conocimiento de Henczel.


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Es importante observar que esta comparacin de acercamientos individuales, ilustra


provechosamente la comprensin y la concordancia relativas existentes entre las
metodologas, ms no se debe considerar concluyente porque, si bien los modelos de
auditora de informacin estudiados presentan puntos coincidentes tambin presentan
divergencias, razn que permite concluir que la auditora de informacin es un proceso
que debe enfocarse solamente dentro del contexto de la informacin, no pudiendo
realizarse sin la cooperacin de todas las partes que conforman la organizacin,
especialmente soportados por la alta gerencia y teniendo el carcter originario en la
propia organizacin o con la participacin de miembros experimentados. Las auditoras de
informacin necesitan de un conocimiento profundo de los procesos y de la estructura
organizativa, razn que permite disear los instrumentos y herramientas capaces de
levantar la informacin inicial, a fin de garantizar la integridad de los datos y obtener un
resultado que contribuya a producir mejoras en la organizacin.

El propsito de la auditora de informacin es transformarse en un instrumento de


evaluacin y monitoreo permanente para alcanzar la calidad dentro de los paradigmas del
mejoramiento continuo, siendo la auditora de informacin conocedora de los procesos
prioritarios que la organizacin debe definir a partir del seguimiento de elementos clave
en la prestacin de servicios de informacin, cuya finalidad en el mejoramiento estn
centrados en el usuario, comparando la calidad observada con la calidad deseada,
detectando las desviaciones que se presentan en esta comparacin con el fin de elaborar,
implementar y hacer seguimiento a los planes y actuar en el mejoramiento, para alcanzar
niveles de calidad que lleven a mejorar la informacin, sus servicios y sus flujos en la
organizacin.

Pautas para la Auditora de Informacin


Para desarrollar los procesos de auditora de informacin es necesario establecer una
dinmica efectiva de acciones que permitan abordar los objetivos propuestos siguiendo
un orden estructurado establecido, estas acciones en su conjunto lgico son las pautas a
seguir por las auditorias de informacin.

La pauta para auditoras de informacin est conformada por las siguientes fases:
Fase de percepcin y comprensin de la organizacin.
Fase de diseo de la auditora de informacin.
Fase de planificacin de la auditora de informacin.
Fase de difusin y promocin.
Fase de recopilacin y anlisis de informacin.
Fase de elaboracin y consignacin del informe final.
Fase de implementacin de acciones.
Fase de control y seguimiento.
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Fase de percepcin y comprensin de la organizacin


Siendo la informacin uno de los recursos ms importantes en las organizaciones es
fundamental a nivel de la alta gerencia, determinar los requerimientos de informacin
que la organizacin necesita conocer para alcanzar sus metas y objetivos, acciones que le
permite establecer la necesidad de efectuar mejoras en su plataforma de informacin,
adems de procesar y analizar la informacin necesaria para generar y optimizar el uso de
los conocimientos, sin perder de vista los conceptos declarados en la misin, la visin, los
valores y los objetivos, para tener una apreciacin bastante clara de la cultura
organizacional que se desarrolla, por tal motivo es fundamental:

1. Establecer las auditoras de informacin como herramientas indispensables y


peridicas en la gestin de la organizacin: La organizacin en busca de un
mejoramiento continuo debe definir polticas que beneficien la aplicacin
peridica y sistemtica de procesos de auditora de informacin, las cuales han de
estar enfocadas en funcin de alcanzar las metas y objetivos planteados por la
organizacin.
2. Comprometer a la alta gerencia con el proceso de auditora: Los procesos de
auditora de informacin han de ser respaldados y soportados por la alta gerencia
a fin de garantizar el xito de los mismos y la aplicacin de las recomendaciones
obtenidas.
3. Establecer el equipo de auditora: Se selecciona el personal idneo para desarrollar
el proceso de auditora de informacin, tomando en cuenta sus cualidades
particulares, habilidades, experiencia y fortalezas en concordancia a la
organizacin, rea o servicio a auditar, pudiendo ser personal interno o
consultores especializados en el rea.
4. Comprender la organizacin: El equipo de auditora debe llegar a comprender la
estructura organizativa, la misin, la visin, los objetivos estratgicos, los procesos,
las relaciones interpersonales y la cultura organizacional para tener una imagen de
la composicin de la organizacin. Sin dejar de lado la normativa, reglamentacin y
controles que rigen el normal desarrollo de sus actividades, con el fin de garantizar
un conocimiento integral de la organizacin.

Fase de diseo del proceso de auditora de informacin.


El diseo del proceso de auditora de informacin se refiere a crear el esquema general
del proceso, donde se determinan las condiciones y requerimientos inciales del mismo.
Los procesos de auditora de informacin van a diferir en base a las caractersticas que
posean las organizaciones, las cuales han de ser consideradas de forma individual,
atendiendo a un diseo particular a cada organizacin, considerando factores de tipo
organizativo, estructural y funcional, estos factores determinaran el diseo del proceso de
auditora de informacin, para lo cual es necesario realizar las siguientes acciones:
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Disear el mapa de procesos y flujos de trabajo: Una manera fcil de comprender


como se desarrollan los procesos y fluyen los trabajos en la organizacin es por
medio de la representacin grfica, gracias al mapa se visualiza como se
interrelacionan los procesos y los pasos que se siguen en una tarea. Esta prctica
se convierte en una herramienta de gran utilidad para los auditores.
Determinar el alcance: Las auditoras de informacin generalmente son aplicadas
a toda una organizacin, pero tambin existe la modalidad de auditar secciones o
departamentos de una organizacin, esta condicin debe ser establecida antes de
realizar cualquier accin directa del proceso.

Fase de planificacin de la auditora de informacin


Planificar la auditora de informacin es la tarea clave del proceso, en ella se conjugan los
elementos bsicos a seguir en un plan de accin. Partiendo de la experiencia y habilidades
del equipo de auditora se han de haber identificado los aspectos ms significativos de la
informacin en la organizacin. En esta fase debemos conocer qu hace la organizacin,
cmo lo hace, cul es el objetivo, cules son los procesos fundamentales, quines son las
personas claves, cuales son los servicios vitales, etc. Este conocimiento permite establecer
los objetivos, el procedimiento, el cronograma de actividades y la estimacin del tiempo
necesario para realizar el proceso de la auditoria, para ello debemos:

Determinar indicadores de desempeo: En funcin a las reas a auditar y a los


objetivos que atiende, se selecciona el grupo de indicadores adecuados para
evaluar el desempeo.
Disear el modelo de datos: La comisin de auditora, consultores especializados o
grupos de expertos, pueden elaborar el modelo de datos a utilizarse en el proceso
de auditora, este modelo debe considerar las siguientes acciones.
Elaborar el instrumento de recoleccin de datos: Se deben definir los tipos de
instrumentos para recolectar informacin; entrevistas, encuestas o cuestionarios,
los cuales deben tener la estructuracin, confiabilidad y la validez necesaria para
su aplicacin.
Determinar el tipo de muestra: Es necesario precisar si el instrumento es de
aplicacin sistemtica, aleatoria o estratificada, lo cual determina la confiabilidad
en su aplicacin.
Determinar el universo de muestra: Se necesita determinar el nmero
representativo de individuos a los cuales se les aplicar el o los instrumentos de
recoleccin de datos, garantizando la representatividad de la poblacin.
Determinar el mtodo de medicin y anlisis: Para procesar los datos, es
necesario establecer qu tipo de mtodo es el ms apropiado de acuerdo al
instrumento, tipo de muestra y universo utilizados, siendo los ms generalizados,
los de tipo descriptivo, exploratorio, confirmativo y explicativo.
Realizar cronograma de actividades: Es necesario distribuir las acciones y tareas
lgica y funcionalmente, a fin de respetar cronolgicamente su desarrollo, esto nos
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permite llevar un seguimiento ms efectivo, donde las responsabilidades estn


bien definidas y la distribucin de los recursos horas/hombre permita representar
un reflejo directo de la productividad y el desempeo.

Fase de difusin y promocin.


Una de las estrategias que garantiza el xito de los procesos de auditora de informacin
es informar a todos los miembros de la organizacin, en qu consiste la auditora de
informacin, cules han de ser las acciones a desarrollar, a que reas afectar, cunto
tiempo tomar, cules son sus objetivos y los beneficios que revierte a la organizacin, a
fin de motivar ampliamente a los empleados, disminuyendo la resistencia a los efectos
clsicos de una auditora.

Fase de recopilacin y anlisis de informacin.


Esta fase es de suma importancia en el proceso de auditora, se caracteriza por
representar a la auditora en pleno ejercicio en donde se aplican los instrumentos de
recoleccin de informacin diseados previamente, debe existir un alto nivel de
interaccin entre las personas involucradas, que determina en gran medida el xito y
fiabilidad de la recoleccin de informacin.
La informacin recolectada debe ser sometida al tratamiento tcnico que permita
interpretar y analizar a profundidad por la comisin auditora en base al modelo de datos
seleccionado para el caso.

Fase de elaboracin y consignacin del informe final.


El informe final del proceso de auditora de informacin, est constituido por un
documento en el que se plasma una sntesis del proceso de auditora. En funcin de
garantizar el xito del proceso se han de considerar algunas acciones puntuales entre las
cuales tenemos: debe ser redactado de manera clara y de fcil comprensin, se debe
prestar especial inters a las conclusiones, realizando un reporte detallado de los
hallazgos, identificando su correspondencia con cada rea auditada. Las recomendaciones
deben ser planteadas prctica y objetivamente de manera, que puedan crear el clima de
confianza para su implementacin.
Es de suma necesidad que el informe final del proceso de auditora de informacin sea
presentado en primera instancia a la alta gerencia de la organizacin, a los coordinadores
de la unidad de informacin, a los grupos o comits asesores, este informe ha de contener
elementos grficos en cantidad, que permitan representar a la informacin en sintona
con los objetivos de la organizacin. En segunda instancia se debe presentar los
resultados del proceso de auditora al resto de la organizacin, con un nivel de detalle
sustancialmente mayor, enfocado en factores tcnicos y operativos.

Fase de implementacin de acciones.


Consiste en la implementacin de las recomendaciones producto de la auditora de
informacin, las cuales han de atender a un proyecto de aplicacin en el cual estarn
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contemplados: los procesos, prelaciones, tareas, recursos (fsicos, financieros y humanos),


tiempo y responsabilidades necesarias para desarrollar las acciones recomendadas, todo
ello enmarcado en el ms franco clima de realidad posible. En esta fase es de vital
importancia el compromiso que adquiere la organizacin a nivel de la alta gerencia en
propiciar los cambios que sean necesarios para obtener el estado ideal de la organizacin
en lo correspondiente a informacin.

Fase de control y seguimiento.


Al considerar las auditoras de informacin como un proceso de aplicacin peridica, se
presume que no es un proyecto de conclusin finita, sino que el final de un ciclo de
auditora, define las condiciones de ajustes en la organizacin las cuales han de producir
efectos que necesitan ser medidos nuevamente en un tiempo prudencial, comenzando un
nuevo ciclo de auditora. Estas caractersticas conducen a mantener un esquema de
control y seguimiento de los procesos a fin de garantizar el mejoramiento continuo, que
permita el logro de las metas y objetivos de la organizacin en lo referente a informacin,
desde el punto de vista de recurso como elemento estratgico en la organizacin.

Conclusin
Los diversos modelos de auditoras de informacin estudiadas presentan aspectos
convergentes en sus planteamientos, pero estas analogas no representan una condicin
determinante en su caracterizacin, ya que simultneamente presentan divergencias por
lo que es necesario establecer que el contexto ideal de las auditoras de informacin es la
informacin en s, y que dichos procesos, no pueden efectuarse sin compromiso de toda la
organizacin, con especial atencin de la alta gerencia. Las auditoras de informacin van
a necesitar de un conocimiento extenso y profundo de la organizacin y sus procesos, en
funcin de poder elaborar instrumentos efectivos para obtener la informacin necesaria
para garantizar la fiabilidad de los datos, que conduzcan a resultados en procura de
mejoras en la organizacin.