PA P E L E S D E TR A B A J O

INTRODUCCIN

Es tarea importante de la Contralora, verificar mediante la prctica de auditora, el

cumplimiento de la legalidad en la actuacin del Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, y la aplicacin de la
normatividad para incrementar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad; motivo
por el cual, se presenta esta gua sobre papeles de trabajo, para uniformar los criterios en
su elaboracin, ya que son la principal herramienta que respalda el trabajo profesional
del auditor.

Los papeles de trabajo son un instrumento mediante el cual, el auditor respalda de

manera detallada y sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la
aplicacin de tcnicas y procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados
obtenidos.

Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como
referencia lo sealado en la norma Octava de las Normas Generales de Auditora Pblica
emitidas por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de
la Funcin Pblica.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el auditor debe
conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta
finalidad, debe en primer trmino, efectuar un trabajo completo y. libre de informacin
superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rpida localizacin
y entendimiento fcil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos
significativos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la
evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y preparacin del informe.
Adems deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de
juicio o criterio.
Cualquiera informacin o cifras contenidas en el informe del auditor deber estar
respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo
debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparacin de su informe y
anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios explicativos a cualquier
planilla o anlisis preparados durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se

deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo
efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos
procedimientos y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin
detallada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las
personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisin.
Los papeles trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar lo
adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales revisiones, los
papeles de trabajo debern hablar por s mismos; estar completos, legibles y organizados

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sistemticamente, de tal forma que no sean necesarias informaciones suplementarias e
interpretaciones por parte de quien los prepar. Debe, tenerse presente que, muchas
veces, el informe no es preparado por la persona que efectu el examen sino por un
supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad
de; interrogar continuamente al auxiliar responsable de 1a elaboracin de los papeles de
trabajo

ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO CARTULA

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE

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DISPOSICIONES GENERALES

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La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas
por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la
Funcin Pblica, en todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones
previstas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
y el Reglamento Interior del Instituto.

La presente gua es de observancia obligatoria para el personal del rea de auditora de

la Contralora del Instituto, para la elaboracin de papeles de trabajo.

El personal de auditora deber analizar la documentacin existente en las reas

auditadas, a fin de determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando
los resultados que sean determinados, con la evidencia suficiente, competente,
pertinente y relevante, e integrarla debidamente a los expedientes de papeles de trabajo,
mismos que sern exclusivos de la instancia fiscalizadora de conformidad con la
norma Octava de la Normas Generales de Auditora Pblica.

Los auditores debern realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes
aspectos:

Las cdulas de trabajo debern reflejar informacin clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
Aprovechar la informacin proporcionada por el rea.
Escribir todos los datos que sean necesarios.
Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora.
No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
Las cdulas de auditora deben formularse a tinta o bien generar impresiones
claras de computadora, y estar firmadas por el auditor.

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 Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el
auditor al rea responsable para su conservacin y custodia.
El auditor deber conservar la confidencialidad de su contenido.
La redaccin de las cdulas de auditora debe ser clara.
Se debe supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.

I. OBJETIVO

Uniformar los criterios para la elaboracin, ordenamiento y consulta de las cdulas de

trabajo y la documentacin soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los
trabajos desarrollados en cada revisin.

II. DEFINICIONES

Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cdulas y documentos que contienen datos e

informacin obtenida por el auditor en su revisin, mediante los cuales respalda de
manera detallada y sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la
aplicacin de tcnicas y procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados
obtenidos, tales como: observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y
conclusiones incluidas en el informe.

Cdulas de Auditora: Son las hojas en las que constan los procedimientos de auditora
efectuados durante la revisin, as como los resultados obtenidos.

Documentacin soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las
Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las cdulas de trabajo como
evidencia de los hechos observados y/o anlisis efectuado (facturas, resguardos,
contratos, etc.).

III. METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo sern elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los
auditores encargados de la auditora.

Para asegurar que los papeles de trabajo estn completos, sean rpidos de localizar y
fciles de comprender, es recomendable la aplicacin de los siguientes aspectos:

Previo a su formulacin:

Determinar la necesidad de elaboracin, teniendo presente que se alcancen los

objetivos de la auditora.

Establecer el diseo basado en la informacin a obtener, as como las pruebas de

cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.

Aprovechar, hasta donde sea posible y prctico, la documentacin de las reas

auditadas, como cdulas propias.

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Al formularlos:

Elaborar cdulas sumarias por cada rea, captulo o programa de trabajo.

Utilizar letra legible

Redactar en forma clara y precisa.

Anotar en una columna la informacin que se va a revisar y en otra, las revisiones

efectuadas.

Anotar la informacin conforme se obtenga.

Respetar el orden en que aparece la informacin en los documentos fuente.

Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las

pruebas realizadas.

Anotar las marcas que sean necesarias.

No pasar las cdulas en limpio, salvo casos excepcionales.

Cruzar la informacin entre cdulas.

III.1 Clasificacin de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se clasifican en:

A. Expediente continuo de auditora o archivo permanente.

Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios
legajos especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se
duplique la trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia desde
la etapa de planeacin de la auditora, al obtener informacin general de las reas
susceptibles a evaluar, (direcciones de rea) como: la estructura orgnica, funciones,
procesos, sistema legal, fiscal y de informacin; incorporando los objetivos de auditora y
el programa especfico de revisin.

B. Expediente de papeles de trabajo actuales.

El auditor deber elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la

revisin y sirven para:

Construir una prueba de validez de la opinin plasmada en el informe de auditora.

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 Respaldar el avance del programa de auditora y el logro de los objetivos de la
revisin.

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 Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economa y efectividad del trabajo
realizado.

Los papales de trabajo se clasifican en cdulas sumarias, analticas, subanalticas,

cdulas de discusin de observaciones y cdula de marco conceptual.

Cdula sumaria.- Contiene los datos en forma general de las cifras, procedimientos,
conclusiones o de las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de
conceptos o cifras homogneos cuyo anlisis se encuentra en otras cdulas.

Cdula analtica.- Describe un procedimiento de auditora desarrollado o aplicado sobre

aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisin y comprobacin en los
diversos tipos de auditora que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad
mediante su contenido, as como las marcas y notas explicativas de auditora.

Cdula subanaltica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y
para explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica
de auditora.

Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin

del superior jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que
se consideren necesarias a seguir en relacin con el resultado obtenido de la auditora;
siendo til al rea auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administracin.

Tambin se sealan los puntos de vista del titular del rea auditada y las diferencias con
lo sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.

El contendido de las cdulas debe darse a conocer a los titulares de las reas auditadas,
a travs del informe de auditora respecto al resultado de la revisin efectuada y poder
decidir cual ser la opcin tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron
durante la revisin.

Cdula de marco conceptual.- Es la cdula por medio de la cual el auditor da a

conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro
recurso del cual se valdr para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deber
prepararse al inicio de la auditora por cada uno de los auditores que integran el grupo de
trabajo de la revisin.

Es importante sealar que cualquier modificacin significativa en la revisin realizada

deber ser considerada en esta cdula, por lo que debe estar actualizada conforme a la
revisin que se llev a cabo.

III.2 Caractersticas de las cdulas de auditora.

Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las

observaciones encontradas, la conclusin a que se lleg, la fuente de datos, marcas e
ndices, as como el cruce o conexin con otras cdulas.

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Que se entienda.- Deber ser de fcil interpretacin al enfoque de la revisin, de los
procedimientos que se aplicaron, as como su alcance y el motivo de aplicar
determinados procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen
irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo respaldan.

De fcil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y
escribir con letra legible, a fin de facilitar la lectura.

Objetiva.- Se tiene que asentar nicamente los hechos y cifras que consten
efectivamente en los registros contables o en la documentacin comprobatoria que
demuestre el resultado de la aplicacin de los procedimientos efectuados, si contienen
las cdulas suposiciones, sospechas o consideraciones personales se indicarn
claramente en la misma situacin.

III.3 Elementos que integran las cdulas de trabajo

Las cdulas de auditora deben contener datos que permitan conocer de manera clara y
precisa qu se revis y cules fueron los resultados obtenidos, y deber utilizarse el
formato sealado en el anexo I, sus componentes son:

Encabezado.- Incluye los datos de identificacin que deben anotar en la parte superior
de las cdulas y contiene los siguientes datos:

Nombre del rea sujeta a revisin.

Nombre especfico del rubro, concepto u operacin a revisar.
Nombre especfico del procedimiento.
Tipo de cdula que se elabora.
Iniciales del auditor que elabor la cdula.
Iniciales del auditor que supervis la cdula.

Cuerpo de la cdula.- Comprende el resultado de la revisin, indicando entre otros

aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los
resultados, la conclusin obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias
que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la informacin solo cuando se
considere necesario.

Pie.- Al calce de la cdula se anotar la fuente de datos y significado de las marcas, as

como la firma del auditor que elabor y supervis el papel de trabajo.

La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros,

contratos, expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la
persona que elabor y supervis la cdula y observaciones anotadas en la clusula de
auditora.

III.4 ndices de auditora

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditora se integrarn

en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distincin o
clasificacin, se sealan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los

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documentos que lo integran en el ngulo superior derecho con lpiz de color (rojo
preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre de ndices.

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Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como
clasificarlas por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o
identificar de que cdulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los
ndices debern ser alfanumricos, teniendo un orden lgico y flexible.

El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas.
sta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los
expedientes o la consulta de determinado rengln, cifra o concepto.

A continuacin se seala los ndices a utilizar en la integracin de los expedientes de

papeles de trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.

NDICES CONCEPTO
A ANTECEDENTES DE LA REVISIN
INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME
B
Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
I REVISIONES DE CONTROL
J SEGUIMIENTO DE REVISIONES DE CONTROL

A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser

utilizada para conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo: orden de
auditora, carta planeacin, cronograma de actividades, acta de inicio de auditora,
informes de auditoras anteriores, seguimiento de observaciones, comunicaciones
sobre problemtica, etc.

B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones

comentadas.- Comprende el informe donde se seala el resultado de la auditora
practicada, as como las observaciones que se determinaron y que fueron
comentadas con el personal autorizado del rea revisada.

C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura

orgnica, manual de organizacin y procedimientos, estructura bsica y no bsica,
control de personal, expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados
contra nmina, verificacin de pagos y estructura funcional, etc.

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D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el anlisis de funciones y actividades en el
mbito de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado,
programa anual, licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de
prestaciones y servicios, verificaciones fsicas, comits, subcomits de compras y
manuales que regulen la actividad, etc.

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E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la autorizacin y
ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de
estimaciones, as como manuales que regulen la actividad.

F. Fondos y valores.- Comprende la revisin a los renglones o reas de contabilidad,

tesorera, presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.

G. Revisiones especiales.- Comprende la documentacin de aquellas revisiones que

no estn consideradas en los rubros mencionados, as como auditoras no financiera
tales como: Desempeo, Administrativas, Operacionales, etc.

H. Seguimiento de observaciones.- Comprende toda aquella documentacin

utilizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las reas
auditadas a las observaciones determinadas.

I. Revisiones de control.- Comprende la documentacin de las revisiones efectuadas

con carcter preventivo, orientadas a fortalecer el control interno del Instituto.

J. Seguimiento de revisiones de control.- Comprende toda aquella documentacin

utilizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las reas
revisadas, a las recomendaciones de control determinadas por la Contralora.

Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora

y/o revisin de control, los siguientes datos:

La observacin y/o recomendacin de control a la cual se da seguimiento.

Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica
planteada.
El juicio u opinin del personal comisionado para considerar solventada o no la
irregularidad.
En caso de no estar solventada la observacin, incluir el replanteamiento que propone
el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las irregularidades.

Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser
comentadas con el responsable del rea auditada, antes de incluirse formalmente en el
informe de correspondiente.

Estos conceptos no son limitativos y estarn sujetos a la situacin y criterios de los

responsables de las auditoras practicadas.

El anexo II se muestra la cartula e ndices que debe integrase a los expedientes o

legajos de auditora.

Si la revisin comprende ms de un ejercicio y se integra por ms de un expediente, al

ndice del rubro se agregar un dgito comenzando por el nmero 1 (uno) para identificar
cada perodo o expediente adicional generado, mismo que se asignar del ejercicio ms
antiguo al ms reciente.

Ejemplo:

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D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de 2004

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La clave de las cdulas sumarias, analticas y subanalticas, as como de la
documentacin soporte de las mismas se formar con el ndice alfanumrico del rubro a
que correspondan, ms un dgito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).

Ejemplo:

D1-1 Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al expediente

del rubro de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera hoja
del expediente (D1-1)
D1-2 Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se integran ms cdulas
D1-3 (D1-2, D1-3), etc.

Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice general del
expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el orden general.

III.5 Marcas de auditora

Son signos que al auditor anota en sus cdulas para sealar o resaltar un hecho o prueba
efectuada, describiendo al calce de la misma el significado de la misma.

Marca Significado

Clculo verificado.

Cifra cuadrada.

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse

en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.

Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o

localizar.

Documento o punto pendiente que fue aclarado,

verificado o comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son

temporales. De hecho, no deben existir puntos
pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles
de trabajo, pues stos deben ser completos.

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 Confrontado contra registro.

Confrontado contra documentacin comprobatoria en

original.

e Expediente revisado.

d Documento integrado en expediente.

dc Documentacin comprobatoria revisada.

Confrontado contra evidencia fsica. Se utiliza cuando

algn dato o cifra que conste en la cdula se compara
contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: Bienes
inventariados o fondos arqueados.

Pedido, contrato o dato por confirmar mediante

compulsa.

Obs. Referencia de alguna irregularidad en el papel de

trabajo, que posteriormente se describir en una cdula
de observacin.

Muestra seleccionada para revisin.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten
al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores Notas

1 1 2 2 A B C

III.6 Cruce de papeles de trabajo

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Es la tcnica mediante la cual se relacionan los ndices de las cdulas de auditora y es
una de las fases principales para facilitar la revisin de los papeles de trabajo del auditor,
as como la consulta de un determinado rengln o concepto que se quiere conocer.

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Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de las
flecha es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se
cruzarn o relacionarn los datos o cifras entre las cdulas de trabajo del auditor.

Ejemplo:

Viene de (ndice)

Cdula D-1

Va hacia (ndice)

Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relacin en la

informacin, lo cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o
informacin reflejada en las cdulas de auditora o entre ellas.

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