TFC ERP PAC1

Implantacin de SAP ERP en una distribuidora

Guillermo Gins Martnez Costales

Ingeniera Tcnica Informtica de Sistemas

Alonso Pascual Pardo Ortega

17/03/2013
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 FICHA DEL TRABAJO FINAL

Ttulo del trabajo: Implantacin SAP ERP en una empresa de

distribucin

Nombre del autor: Guillermo Martnez Costales

Nombre del consultor: Alonso Pascual Pardo Ortega

Fecha de entrega (mm/aaaa): 06/2013

rea del Trabajo Final: ERP

Titulacin: Ingeniera Tcnica Informtica de Sistemas

Resumen del Trabajo (mximo 250 palabras):

En este trabajo se pretende reflejar en qu consistira un proyecto de

implantacin de un ERP en nuestro caso SAP ERP en una empresa del
sector de la distribucin alimenticia.
Para llevarlo a cabo se emplear la metodologa ASAP, pretendiendo ser el
resultado final del proyecto el anlisis y diseo del mismo.
En el presente TFC se pretende recoger por tanto:
- Situacin actual y objetivos
- El plan de proyecto
- El impacto econmico
- La toma de requerimientos y anlisis de los mismos
- El diseo de las reas logsticas
- As como soluciones para llevar a cabo integraciones con sistemas de
terceros
Debido a la extensin de los ERP y en concreto de SAP, el enfoque del
presente proyecto ser eminentemente de las reas de logstica
(fundamentalmente SD ventas y MM compras), aunque se cubrirn las
necesidades bsicas para la integracin con las reas financieras (FI
contabilidad y CO controlling)
 Abstract (in English, 250 words or less):

This document aims to reflect what would be a project to implement an ERP

in our case SAP ERP into a food and beverage distribution company.
To carry it out this project the ASAP methodology will be, having the analysis
and design as the main deliverables of the project.
In the present document pretends to collect the following information:
- Current situation and goals (AS-IS / TO-BE)
- Project plan
- Economic impact
- Definition and analysis of requirements
- Design of the logistics areas
- As well as solutions to carry out integration with third party systems
Due to the complexity of SAP, this project will be focused mainly from a logistic
point of view (SD sales and distribution and MM material management),
although the basic needs for integration with the financial areas (FI financial
accounting and CO controlling) will be covered.

Palabras clave (entre 4 y 8):

Diseo
Logstica
SAP
ERP
Integracin
Metodologa ASAP
F&B
 ndice

1. Introduccin.................................................................................................. 4
1.1 Contexto y justificacin del Trabajo ...................................................... 4
1.2 Objetivos del Trabajo .............................................................................. 5
1.2.1 Objetivos Generales ............................................................................... 5
1.2.2 Objetivos Especficos ............................................................................. 5
1.3 Enfoque y mtodo seguido .................................................................... 7
1.4 Planificacin del proyecto ...................................................................... 9
1.5 Breve sumario de los productos obtenidos ........................................ 13
1.6 Breve descripcin de los captulos de la memoria ............................ 14
2. Anlisis........................................................................................................ 15
2.1 Anlisis de negocio ............................................................................... 15
2.1.1 Estructura Organizativa: ....................................................................... 15
2.1.2 Procesos de aprovisionamiento: .......................................................... 17
2.1.3 Procesos de venta: ............................................................................... 19
2.2 Anlisis tcnico ..................................................................................... 23
2.3 Anlisis del sistema .............................................................................. 27
3. Diseo ......................................................................................................... 30
3.1.- Estructura organizativa ...................................................................... 30
3.2.- Procesos .............................................................................................. 34
3.2.1 Procesos de aprovisionamiento: .......................................................... 34
3.2.2 Procesos de ventas: ............................................................................. 39
3.3.- Desarrollos .......................................................................................... 49
3.3.1 Reports: ................................................................................................ 49
3.3.2 User exit: .............................................................................................. 50
3.4.- Estudio econmico ............................................................................. 52
3.4.1 Equipo de proyecto empresa consultora: ............................................. 52
3.4.2 Equipo de proyecto DISTRISA: ............................................................ 52
4. Conclusiones .............................................................................................. 53
5. Glosario ....................................................................................................... 55
6. Bibliografa.................................................................................................. 56

TFC - ERP 1
 Lista de tablas e imagenes

Tabla / Imagen 1 - Fases metodologa ASAP .................................................... 7

Tabla / Imagen 2 - Planificacin: lista de tareas ............................................... 10
Tabla / Imagen 3 - Planificacin: diagrama de Gantt (I) ................................... 11
Tabla / Imagen 4 - Planificacin: diagrama de Gantt (II) .................................. 12
Tabla / Imagen 5 - Distribucin de plantas ....................................................... 17
Tabla / Imagen 6 - Modelo implementacin SAP ............................................. 23
Tabla / Imagen 7 - Modelo desarrollo a medida ............................................... 24
Tabla / Imagen 8 - Requerimientos del sistema (I) ........................................... 28
Tabla / Imagen 9 - Requerimientos del sistema (II) .......................................... 29
Tabla / Imagen 10 - Cdigos de sociedades FI ................................................ 30
Tabla / Imagen 11 - Cdigos de sociedad CO.................................................. 30
Tabla / Imagen 12 - Cdigos de organizaciones de ventas .............................. 30
Tabla / Imagen 13 - Lista de canales de distribucin ....................................... 31
Tabla / Imagen 14 - Lista de sectores .............................................................. 31
Tabla / Imagen 15 - Listado de reas de ventas .............................................. 32
Tabla / Imagen 16 - Listado de organizaciones de compras ............................ 32
Tabla / Imagen 17 - Listado de centros ............................................................ 32
Tabla / Imagen 18 - Tabla de almacenes por centro ........................................ 32
Tabla / Imagen 19 - Puestos de expedicin a crear ......................................... 33
Tabla / Imagen 20 - reas de control de crdito............................................... 33
Tabla / Imagen 21- Proceso de compra a proveedor externo .......................... 34
Tabla / Imagen 22 - Proceso de compra de consumibles ................................ 35
Tabla / Imagen 23 - Proceso de reaprovisionamiento intracompany ................ 36
Tabla / Imagen 24 - Proceso de reaprovisionamiento cross-company ............. 37
Tabla / Imagen 25 - Proceso de gastos de transporte ...................................... 38
Tabla / Imagen 26 - Rangos de documentos de compras ................................ 38
Tabla / Imagen 27 - Cdigos de estrategias de liberacin ............................... 39
Tabla / Imagen 28 - Proceso de venta a cliente ............................................... 40
Tabla / Imagen 29 - Proceso de devolucin ..................................................... 40
Tabla / Imagen 30 - Proceso de consigna de cliente (I) ................................... 42
Tabla / Imagen 31 - Proceso de consigna de cliente (II) .................................. 43
Tabla / Imagen 32 - Proceso de consigna de cliente (III) ................................. 43
Tabla / Imagen 33 - Proceso de venta intercompany ....................................... 44
Tabla / Imagen 34 - Proceso de venta directa .................................................. 45
Tabla / Imagen 35 - Proceso de abono/cargo .................................................. 46
Tabla / Imagen 36 - Clases de pedidos de ventas y sus rangos ...................... 46
Tabla / Imagen 37 - Clases de entregas y sus rangos ..................................... 47
Tabla / Imagen 38 - Clases de facturas ............................................................ 47
Tabla / Imagen 39 - Rangos de facturas .......................................................... 47
Tabla / Imagen 40 - Categoras de riesgo ........................................................ 48
Tabla / Imagen 41 - Tabla Z para rangos de factura ........................................ 51
Tabla / Imagen 42 - Coste de consultora SAP ................................................ 52
Tabla / Imagen 43 - Dedicacin de DISTRISA al proyecto ............................... 52

TFC - ERP 2
TFC - ERP 3
1. Introduccin

1.1 Contexto y justificacin del Trabajo

En el presente documento vamos a tratar la problemtica de la empresa

ficticia Distrisa (Distribuciones S.A.), la cual se encuentra en pleno
proceso de expansin.

Sus instalaciones hasta la fecha, constaban nicamente de una

plataforma logstica en Madrid, la cual centralizaba todas las
operaciones. El departamento de administracin se encuentra en el
mismo complejo, estando todas las operaciones (tanto de distribucin y
administracin) centralizadas.

Dado al crecimiento de la empresa y al volumen que maneja, se han

ampliado las instalaciones hasta el punto de crear tres plataformas
logsticas ms en Espaa (Len, Zaragoza y Sevilla). Este hecho
permitir poder abordar el volumen de operaciones y facilitar la
expansin de la compaa.

La compaa posee un software diseado a medida para las gestionar

sus operaciones. De l se derivan dos principales problemas a la hora
de querer poner en marcha estas plataformas que an no se encuentran
operativas:

o La escalabilidad. El hecho de que se utilice un sistema realizado a

medida dificulta la escalabilidad de la compaa.

o La integracin con sistemas de terceros. Aunque posible, la

dificultad de la integracin en un sistema a medida con otros
sistemas se ve altamente incrementada.

o Adems, de los procesos de compra y venta, se debern reflejar

los procesos de gestin de stock entre las nuevas plataformas
logsticas. As como, procesos de consignacin.

El presente proyecto, pretende reflejar el diseo de una solucin

adaptada a las necesidades actuales y futuras de Distrisa. Permitiendo
la integracin de las nuevas plataformas logsticas, as como la
escalabilidad con vistas a una futura internacionalizacin (Portugal,
Francia,..).

TFC - ERP 4
1.2 Objetivos del Trabajo

El presente trabajo pretende presentar la problemtica de una empresa,

en este caso del sector de la distribucin, al abordar una implantacin de
un ERP. Para ello se fijarn los siguientes objetivos principales:

1.2.1 Objetivos Generales

o Incremento de la productividad. Mediante la implementacin de un

sistema informtico adecuado, se puede llegar a reducir la
dificultad para registrar operaciones en l. Esto permite registrar
ms operaciones en menor tiempo.

o Reduccin del mantenimiento. Al implementar un ERP como SAP,

el cual recoge la posibilidad de configurar los procesos de una
compaa de manera estndar, se podr reducir el volumen de
mantenimiento necesario frente a una aplicacin a medida.

o Reduccin de costes. Esta reduccin se deriva de la reduccin del

mantenimiento, el incremento en la productividad y el aumento de
las integraciones con sistemas de terceros.

o Soporte del software. Un sistema como SAP ERP, adems de por

su fiabilidad es reconocido por tener uno de los mejores soportes
de SW de cualquier aplicacin a nivel mundial.

o Integracin entre los distintos departamentos de la empresa. SAP,

al ser una herramienta integrada, permite que toda la informacin
que tenga impacto en otras reas se encuentre en el sistema de
manera integrada (por ejemplo: facturas de venta y su apunte
contable). Esto facilitar la gestin de la informacin registrada en
el sistema.

1.2.2 Objetivos Especficos

o Facilitar la escalabilidad, tanto en nmero de organizaciones

como en nmero de usuarios. Debido al software actual hecho a
medida este factor se ve altamente penalizado.

o Integracin con sistemas de terceros. Dada la expansin de la

compaa, el nmero de operaciones a realizar se va a ver
altamente incrementado. Por ello se desea la integracin de la
informacin con sistemas de terceros de manera automtica,
siempre que sea posible.

o Realizacin de un plan de proyecto, considerando fases que se

llevarn a cabo en el presente documento. En l tambin se
harn mencin a otras fases no contempladas como la realizacin
o la puesta en productivo.

TFC - ERP 5
 o Reflejar el coste econmico de un proyecto de esta naturaleza.

o Definicin de los procesos logsticos que permitan gestionar las 4

plataformas logsticas de la compaa en Espaa. En esta
definicin, se establecern procesos core para facilitar la
escalabilidad.

o Definicin de procesos de gestin de stock entre las distintas

plataformas y procesos de consignacin.

TFC - ERP 6
1.3 Enfoque y mtodo seguido

Se seguir principalmente un enfoque terico, en el cual se presentar la

documentacin que se utiliza como base fundamental de un proyecto de
estas caractersticas (documento de diseo o business blueprint).

Para la realizacin de un proyecto SAP, la metodologa ms extendida

en este tipo de implementaciones, es la metodologa ASAP, que ser la
que se utilizar en el presente trabajo. Siendo en el anlisis y el diseo
fases de dicha metodologa.

La metodologa ASAP, es la metodologa impulsada desde SAP AG para

la realizacin de proyectos SAP. Dicha metodologa consta de las
siguientes fases:

o Preparacin del proyecto: se definen los objetivos a conseguir y

un plan de proyecto para llevarlos a cabo.

o Diseo: se toman los requerimientos y se realiza un documento

de diseo (BBP) que de solucin a dichas necesidades.

o Realizacin: implementacin de las soluciones diseadas.

o Preparacin final: fase que recoge desde el testing una vez las
soluciones estn implementadas, hasta la preparacin previa a la
puesta en productivo (Cutover).

o Go Live y Soporte: puesta en explotacin de la solucin

implementada y soporte posterior al arranque.

Tabla / Imagen 1 - Fases metodologa ASAP

Por todo ello, se decide como estrategia el anlisis y diseo de la

solucin para una implementacin en SAP ERP. En ambos documentos,
se reflejarn las necesidades de la empresa, as como el diseo de las
soluciones propuestas, permitiendo as cubrir los objetivos especificados
en el apartado anterior.

TFC - ERP 7
 El enfoque escogido permitir alcanzar los objetivos fijados mediante:

o La elaboracin de un documento de diseo que recoger las

soluciones a implementar para cubrir todos los procesos de
negocio definido.

o El seguimiento de la metodologa ASAP permitir fijar un plan de

proyecto, para cumplir los objetivos anteriormente marcados.

o La eleccin de una herramienta como SAP, dar cobertura a los

requerimientos de escalabilidad futura. No obstante, no hay que
perder de vista este requerimiento durante la implementacin, ya
que dependiendo de las soluciones diseadas se puede llegar a
dificultad la misma.

TFC - ERP 8
1.4 Planificacin del proyecto

Se ha dividido la planificacin del proyecto en 5 fases tratando de aunar

un la planificacin de un proyecto real con los hitos fijados para la
realizacin del presente TFC.

Las fases de proyecto son:

- Realizacin del plan de trabajo (PAC 1)

- Realizacin del anlisis del proyecto (PAC 2)

- Realizacin del diseo del proyecto (PAC 3)

- Memoria y presentacin del proyecto (Entrega final)

- Aprobacin del proyecto (Tribunal y calificacin)

Dado que en presente proyecto no se lleva a cabo la realizacin, para

que el proyecto estuviera completo faltaran por incluir las fases de:

- Realizacin Implementacin de la solucin diseada

- Pruebas Pruebas unitarias y de integracin de la solucin

- Hito Go/No Go Decisin de puesta en produccin de la

solucin.

- Cut Over Corte de operaciones y cargas de datos maestros

- Go Live Puesta en productivo

- Soporte Soporte post go-live acordado

TFC - ERP 9
A continuacin, se presentan la lista de tareas del presente proyecto, as como
su diagrama de Gantt asociado.

ID TAREA FECHA INICIO FECHA FIN DURACIN

1 Plan de trabajo (PAC 1) 27/02/2013 18/03/2013 19
1.1 Revisin pautas iniciales 27/02/2013 01/03/2013 2
1.2 Decidir tema del TFC 01/03/2013 04/03/2013 3
1.3 Definir tema y objetivos 04/03/2013 07/03/2013 3
1.4 Decidir da reunin inicial 07/03/2013 08/03/2013 1
1.5 Reunin virtual 08/03/2013 09/03/2013 1
1.6 Establecer metodologa 09/03/2013 11/03/2013 2
1.7 Establecer alcance 11/03/2013 12/03/2013 1
1.8 Preparacin plan de proyecto 12/03/2013 15/03/2013 3
1.9 Fijar contenidos del plan de trabajo 15/03/2013 17/03/2013 2
1.10 Entrega plan de trabajo 17/03/2013 18/03/2013 1
2 Anlisis 18/03/2013 16/04/2013 29
2.1 Anlisis de los procesos de negocio 18/03/2013 26/03/2013 8
2.2 Anlisis de sistemas 26/03/2013 29/03/2013 3
2.3 Anlisis de requerimientos adicionales 29/03/2013 02/04/2013 4
2.4 Anlisis tcnico 02/04/2013 08/04/2013 6
2.5 Elaboracin del documento de anlisis 08/04/2013 15/04/2013 7
2.6 Entrega PAC2 15/04/2013 16/04/2013 1
3 Diseo 16/04/2013 13/05/2013 27
3.1 Estudio econmico 16/04/2013 19/04/2013 3
3.2 Diseo de procesos 19/04/2013 27/04/2013 8
3.3 Diseo de interfases 27/04/2013 03/05/2013 6
3.4 Desarrollos 03/05/2013 13/05/2013 10
3.4.1 Formularios 03/05/2013 06/05/2013 3
3.4.2 Ampliaciones (User-exit, BADIs,...) 06/05/2013 08/05/2013 2
3.4.3 Desarrollos a medida 08/05/2013 13/05/2013 5
3.5 Elaboracin del documento de diseo (BBP) 13/05/2013 21/05/2013 8
3.6 Entrega PAC3 21/05/2013 22/05/2013 1
4 Memoria y presentacin del proyecto 22/05/2013 10/06/2013 19
4.1 Documento de memoria 22/05/2013 03/06/2013 12
4.2 Presentacin del proyecto 03/06/2013 10/06/2013 7
4.3 Entrega de la documentacin 10/06/2013 10/06/2013 0
5 Aprobacin 25/06/2013 01/07/2013 6
5.1 Envo de preguntas por parte de tribunal 25/06/2013 26/06/2013 1
5.2 Entrega de las respuestas a las preguntas realizadas 26/06/2013 27/06/2013 1
5.3 Aprobacin del proyecto (calificacin) 01/07/2013 01/07/2013 0
Tabla / Imagen 2 - Planificacin: lista de tareas

TFC - ERP 10
 Fases 1 y 2

Tabla / Imagen 3 - Planificacin: diagrama de Gantt (I)

TFC - ERP 11
 Fases 3, 4 y 5

Tabla / Imagen 4 - Planificacin: diagrama de Gantt (II)

TFC - ERP 12
1.5 Breve sumario de los productos obtenidos

- PAC 1 Plan de trabajo

- PAC 2 Documento de anlisis

- PAC 3 Documento de diseo

- Entrega Final Memoria y presentacin del proyecto

TFC - ERP 13
1.6 Breve descripcin de los captulos de la memoria

1. Introduccin: en este captulo se presentarn los objetivos as

como el plan de proyecto estipulado para la realizacin del
mismo. Tambin incluir una descripcin del negocio y
problemtica de la empresa ficticia Distrisa.

2. Anlisis: en este apartado se incluirn tanto los procesos de

negocio actuales, como los requerimientos de la empresa de
distribucin de productos alimenticios Distribuciones S.A.
(DISTRISA)

3. Diseo: en esta seccin se recoger el diseo, tanto funcional

como tcnico. Tambin se realizar un estudio econmico una
vez se han establecido los requerimientos y se han determinado
las necesidades.

4. Conclusiones: aqu se recogern las conclusiones alcanzadas al

finalizar el proyecto. Reflejando tanto conclusiones del caso de
estudio desarrollado, como conclusiones u observaciones
personales a las que ha llegado el alumno durante el desarrollo
del mismo.

5. Glosario: en este apartado se incluirn una definicin de aquellos

trminos tcnicos que se hayan utilizado a lo largo del
documento, con el fin de facilitar su compresin

6. Bibliografa: aqu se incluirn las referencias (libros, webs, TFCs

anteriores,), que han servido de ayuda para la realizacin del
presente documento.

7. Anexos: en este apartado se incluir toda informacin adicional

para dar soporte al resto del documento (por ejemplo: formularios,
informes, grficas,).

TFC - ERP 14
2. Anlisis

2.1 Anlisis de negocio

2.1.1 Estructura Organizativa:

Mediante la implantacin del sistema SAP se conseguir llevar una gestin

integral de todos los procesos de la compaa. Presentando adems una gran
escalabilidad, tanto en nuevas sociedades que se deseen crear en un futuro,
como en nueva funcionalidad que se desee implementar.

La primera parte del anlisis se centrar en la estructura organizativa, lo que

posibilitar la identificacin de las unidades organizativas necesarias para
reflejar la estructura del grupo DISTRISA.

En total el grupo DISTRISA est conformado por cuatro sociedades que

tendrn reflejo financiero. Dos de esas sociedades estn sitas en Espaa, otra
en Portugal y la ltima en Francia.

o DISTRISA - Sociedad matriz y sede principal de la compaa. En

esta sociedad se encontrarn todos los servicios centrales de la
compaa. Su sede central est en Madrid y ser responsable de
las operaciones logsticas de Madrid y Sevilla.

o DISTRINOR - Sociedad filial en Espaa y cuya sede se encuentra

situada en Zaragoza. Esta sociedad se encargar de las
operaciones logsticas del norte de Espaa, incluyendo las
plataformas logsticas de Len y Zaragoza.

o DISTRIPOR - Sociedad filial en Portugal y cuya sede se

encuentra situada en Lisboa. Se encarga de las distribuciones en
Portugal y de las exportaciones a Amrica (volumen bajo, aunque
en constante crecimiento).

o DISTRIFRA - Sociedad filial en Francia. La sede de esta sociedad

se encuentra en la localidad de Lyon. Adems de las
distribuciones en territorio francs, se utiliza para envos a pases
centroeuropeos.

Una consideracin financiera importante es que en cada pas se definirn las

cuentas contables requeridas segn la normativa de dicho pas. No obstante,
se deber definir una cuenta alternativa asociada a cada una de las cuentas
locales. Esta cuenta alternativa formar parte del plan de cuentas del grupo, lo
cual facilitar la consolidacin de las finanzas.

TFC - ERP 15
Las finanzas de las cuatro sociedades debern ser consolidadas a nivel de
grupo. Adicionalmente, la contabilidad analtica se llevar a cabo a nivel de
grupo, tomndose las decisiones estratgicas en la sede central de Madrid.

Cada una de las sociedades tendr su departamento comercial, pudiendo

definirse precios especficos para cada uno de sus mercados. Se identificarn
dos lneas principales de negocio, que permitirn diferenciar entre pequeo y
gran comercio.

Esta diferenciacin, adems de a nivel analtico, deber servir para el

establecimiento de las condiciones de venta (precios, descuentos, recargos,
tiempos) y de optimizacin de los procesos de distribucin.

Debido a la tipologa de las mercancas, se deber diferenciar entre productos

alimenticios, bebidas y otros, pudindose combinar productos de distinta
tipologa en las ventas realizadas.

Geogrficamente, la compaa se distribuye de la siguiente forma:

- 4 plantas en Espaa: Madrid, Zaragoza, Len y Sevilla.

o La planta de Madrid se encarga de los servicios centrales, la
mayor parte del aprovisionamiento y la distribucin en la zona
centro.
o La planta de Sevilla es el principal punto de distribucin para la
zona sur. Adems, en esta planta para la gestin del almacn se
colabora con un operador logstico (3PL)
o La planta de Len, se encarga de la distribucin de la zona
noroeste de Espaa.
o La planta de Zaragoza, se encarga de la distribucin de la zona
noreste de Espaa, adems de ser la sede de la empresa filial
espaola.
- 1 planta en Portugal situada en Lisboa y que se encargar de la
distribucin en Portugal as como de exportaciones a Amrica.
- 1 planta en Francia situada en Lyon y que distribuir en Francia y a
pases de Centroeuropa.

TFC - ERP 16
 Tabla / Imagen 5 - Distribucin de plantas

Todas las plantas dispondrn de un almacn para poder gestionar las

mercancas y en el cual se almacenar el stock existente en esa planta.

2.1.2 Procesos de aprovisionamiento:

Los procesos de compras se realizarn de manera centralizada, siendo la

sociedad matriz la que comprar la mercanca a proveedores externos. El resto
de sociedades debern reaprovisionarse adquiriendo las mercancas de la
sociedad matriz. Puede producirse una excepcin que son la de los productos
perecederos (por ejemplo, frutas y hortalizas). Estos se aprovisionarn
centralmente pero podrn ser adquiridos de manera local por cada una de las
sociedades si as fuera necesario.

Los procesos de compras se realizarn de manera centralizada, siendo la

sociedad matriz la que comprar la mercanca a proveedores externos. El resto
de sociedades debern reaprovisionarse adquiriendo las mercancas de la
sociedad matriz. Puede producirse una excepcin que son la de los productos
perecederos (por ejemplo, frutas y hortalizas). Estos se aprovisionarn
centralmente pero podrn ser adquiridos de manera local por cada una de las
sociedades si as fuera necesario.

Proveedores: se gestionarn 3 grupos principales de proveedores en el

proceso de aprovisionamiento:

TFC - ERP 17
 - Nacionales
- Comunitarios
- Extracomunitarios

Adicionalmente, se gestionar un grupo de acreedores para las operaciones

financieras no productivas (por ejemplo, el pago de suministros).
A la hora de crear un proveedor nacional, el sistema deber verificar el NIF
introducido, de manera que sea vlido y unvoco. La codificacin de los
proveedores, ser gestionada de manera automtica.

Materiales: se distinguir entre 4 tipos principales de productos:

- Alimentacin
- Bebidas
- Materiales de embalaje
- Otros

El cdigo de los materiales deber ser indicado manualmente por el

administrativo durante la creacin del mismo.

Proceso de compra a proveedor externo: para la adquisicin de mercancas,

existir un proceso de compra que consistir en la generacin de un pedido
que se enviar al proveedor. Una vez el proveedor suministre las mercancas
en un plazo acordado de das, se realizar la recepcin de la mercanca en el
almacn central de Madrid. En casos puntuales, podrn realizarse compras
locales, pero debern evitarse para la obtencin de mejores condiciones de
compras por volumen.

Por ltimo, una vez se reciba la factura se cotejar con la informacin

registrada en el sistema. Si todo es correcto, se proceder a su registro para
proceder posteriormente al pago del importe adeudado.

Proceso de compra de fungible: deber existir un proceso, que permita la

compra de material de oficina y otros tipos de mercancas. Este proceso, se
tratar de una compra de material no almacenable, y se realizar para reflejar
el pago y el coste de dichas compras en el sistema.

Proceso de reaprovisionamiento (intracompany y cross company): para poder

disponer de la mercanca necesaria en los distintos centros, deber existir un
proceso de reaprovisionamiento entre plantas. Este proceso, podr darse entre
plantas de la misma o de diferente compaa.

La principal diferencia entre ambos procesos, es que si se trata de plantas de

distinta compaa, el proceso llevar aparejada una facturacin. Dicho proceso
de facturacin en el caso de procesos cross company, deber automatizarse
en la medida de lo posible, con el fin de reducir el trabajo administrativo.

Gastos de transportes en caso de subcontratar el transporte: existen casos, en

que la demanda de suministro es mayor a la capacidad de distribucin de la

TFC - ERP 18
compaa. En estos casos, la compaa se ve obligada a contratar el servicio
de un transportista externo que realice el reparto de las mercancas a los
distintos puntos de entrega.

En este proceso, deber gestionarse por lo tanto el pago de los servicios de

transporte a los proveedores que realizan dicho servicio. Se desea por lo tanto,
gestionar de una manera eficiente dicho proceso en el sistema.

2.1.3 Procesos de venta:

En el rea de ventas se identifican 3 departamentos fundamentales, que

estarn involucrados en la definicin de los procesos y que sern, los que
posteriormente los lleven a cabo:

- Departamento de atencin al cliente

- Departamento de expediciones
- Departamento de facturacin y cobros

Clientes: a nivel comercial se gestionarn 3 grandes tipologas de clientes:

nacionales, comunitarios y extracomunitarios. Tambin se gestionar un grupo
de clientes deudores, para todas las actividades financieras no productivas de
la empresa.

Para los clientes nacionales, ser necesaria la implementacin de un chequeo

que compruebe el formato del NIF introducido. La codificacin de los clientes
ser automtica, indicando el sistema el nmero del cliente durante la creacin
del mismo.

Proceso de venta normal: En este proceso un cliente realizar un pedido de

una determinada mercanca, pudiendo ser de cualquiera de las divisiones
(alimentos, bebidas u otros). El pedido podr ser registrado en el sistema de
dos maneras, a travs de un administrativo del departamento de atencin al
cliente o de manera automtica.

En funcin de la direccin a la que se deber enviar la mercanca, se

determinar desde que plataforma logstica deben servirse los productos
adquiridos. Una vez se han registrado el pedido, el sistema propondr una
fecha de entrega en base a la disponibilidad de stock. Esta fecha coincidir con
la fecha preferente de entrega, siempre que haya stock disponible.

A partir de entonces, y en funcin de la fecha de entrega que se determine,

comenzarn los trabajos de preparacin de las mercancas en el almacn para
realizar la expedicin. En el proceso de expedicin se deber indicar la
cantidad de producto de la que se hace uso, el lote al que pertenece, la
descripcin de los bultos incluidos en una entrega y la documentacin
asociada.

Adicionalmente, se debern poder gestionar varias entregas de uno o varios

clientes para ser incluidas en un mismo transporte. Este transporte tendr una

TFC - ERP 19
ruta asociada que determinar el camino y las paradas a realizar a lo largo de
la ruta. Tambin servir como base para realizar los distintos pagos a los
transportistas externos, cuando estos se encarguen de realizar los repartos.

Ser necesario en esta parte del proceso, poder llevar a cabo la impresin de
un documento de albarn y de un packing list, que describa los bultos incluidos
en el envo. Este proceso finalizar con la confirmacin de la expedicin,
debindose realizar el decremento de stock del almacn, as como su
correspondiente reflejo contable.

Una vez se ha expedido la mercanca, se podr dar paso al proceso de

facturacin. La facturacin ser realizada de manera automtica y con
periodicidad diaria. No obstante, el departamento de facturacin revisar dicha
facturacin pudiendo realizar las correcciones y cambios que estime oportunos
(anulaciones de factura, creacin de nuevas facturas, abonos, cargos,...).
Todas las facturas registradas en el sistema, debern tener su reflejo antes del
segundo da laboral del mes siguiente, da en el cual que proceder al cierre
del periodo contable.

Las facturas, llevarn asociado un formulario que podr ser emitido por tres
vas:

- Impreso
- Va e-mail
- Enviado electrnicamente a travs de una interfase.

Proceso de devolucin: el proceso de devolucin constar de un pedido de

devolucin sobre el cual se realizar la devolucin fsica de la mercanca. Dicho
pedido deber estar bloqueado, hasta que una persona con la autorizacin
suficiente pueda liberarlo para crear el albarn de la devolucin.

Una vez el albarn ha sido creado y cuando las mercancas lleguen fsicamente
al almacn, se realizar una comprobacin de las cantidades as como una
inspeccin ocular del estado de las mismas. Si todo es correcto, se realizar la
recepcin de la mercanca, con su correspondiente reflejo contable. Si por el
contrario hubiera alguna discrepancia, el responsable del servicio de atencin
al cliente deber ponerse en contacto con el mismo antes de realizar ninguna
operacin.

Proceso de venta por consignacin: con determinados clientes se ha llegado a

un acuerdo para disponer de una cantidad de mercanca reservada de
determinados productos. Estas cantidades se definirn en contratos con cada
uno de los distintitos clientes y ser para unos productos en concreto. Por lo
tanto, se trata de un proceso restringido tanto en los productos como en los
clientes intervinientes.

En dicho proceso, se mantendr un stock mnimo reservado siempre,

asegurando as un alto nivel de servicio al cliente permitiendo distribuir en un
perodo corto de tiempo. Una vez el cliente requiere la mercanca, se le

TFC - ERP 20
facturar. Sin embargo, mientras est reservado el stock seguir siendo
propiedad de DISTRISA, no requiriendo an pago de cantidad alguna.

Adicionalmente, se deber poder llevar a cabo una devolucin de los productos

que se hayan requerido, llevando dicha devolucin un recargo o coste de
devolucin para el cliente. Este recargo o coste de devolucin, se aplicar slo
en productos en consigna y se tratar de un porcentaje del valor de la
mercanca devuelta. Pudiendo ser definible para cada producto y cliente
involucrados en el proceso.

Proceso de venta intercompany: deber existir la posibilidad de vender

mercancas almacenadas en un centro de otra sociedad sin necesidad de
reaprovisionamiento previo. Esto permitir agilizar el suministro a los clientes,
en situaciones de rotura de stock en las plantas de la sociedad vendedora.

El proceso constar de un documento de pedido y una entrega a cliente desde

el centro suministrador. Posteriormente, deber realizarse la factura a cliente
as como la factura de la compra-venta entre sociedades. Se requiere reducir el
nmero de documentos a realizar en el sistema en la medida de lo posible, as
como la automatizacin del proceso de factura de la compra-venta.

Proceso de venta directa: o venta desde un tercero -proveedor externo- a

cliente: deber poder gestionarse en el sistema la venta de mercanca desde
un proveedor. En estos casos, ante un pedido emitido por el cliente, la
compaa recurre a un proveedor externo para que suministre la mercanca
directamente al cliente, sin pasar por las instalaciones de DISTRISA. Esto
permitir solventar situaciones excepcionales, ante una eventual rotura de
stock. Adems, agilizar la entrega reduciendo el recorrido y la manipulacin
que deben sufrir las mercancas.

Proceso de abono y de cargo: tambin debe posibilitarse en el sistema la

gestin de abonos y cargos a cliente, para solventar posibles diferencias
incurridas en el proceso de facturacin. Este proceso, no podr ser realizado
por cualquier persona, debiendo bloquearse para facturacin las solicitudes
cursadas por el cliente, a la espera de la aprobacin por una persona
autorizada.

Gestin de crdito: para llevar a cabo la gestin del crdito se establecern

cuatro tipologas de clientes:

- Clientes internos
- Clientes de bajo riesgo o preferenciales
- Clientes de riesgo medio
- Clientes de alto riesgo de impago

Para cada uno de ellos se fijar un lmite de crdito, de manera que, en el

momento que el saldo pendiente supere dicho lmite, los pedidos realizados
quedarn bloqueados por crdito, pendientes de ser autorizada la operacin
por el departamento de riesgo.

TFC - ERP 21
Precios: a nivel de precio, se debern definir las siguientes tipologas:

- Precio neto: precio base de un producto y principal componente del

precio final de un producto. Este precio se fijar para cada una de las
sociedades en funcin del cliente y material. Si el precio no existe para
un cliente especfico, ser de aplicacin el precio general definido para
el material. Todo material, tendr un precio definido a nivel general.

- Descuentos: se podrn producir descuentos por dos tipos de sucesos.

o Descuentos por volumen, en el cual se podrn definir tramos de
volumen de ventas en funcin de la cantidad adquirida por el
cliente. Siempre que el cliente compre un mnimo de unidades,
tendr derecho a dicho descuento. En l se podrn definir uno o
varios tramos, siendo mayor el descuento cuantas ms unidades
se compren.
o Descuento por pallet completo. Siempre que el cliente compre una
cantidad mltiplo de un pallet, llevar consigo un descuento
adicional. Este descuento, persigue optimizar la gestin de los
almacenes, incentivando la compra de pallets completos.

- Recargos: existir un recargo por pallet parcial. Siempre que un cliente

compre una cantidad distinta al pallet, se podr definir un recargo como
compensacin al coste mayor incurrido en las tareas de almacn.

- Coste del producto: ser necesario detallar el coste del producto en cada
venta a nivel interno. Esto facilitar el posterior anlisis de los mrgenes
de venta.

- Impuestos: como requerimiento legal se necesitar desglosar el IVA en

cada una de las mercancas vendidas. El importe relativo al IVA, deber
contabilizarse en las cuentas especiales creadas a tal efecto.

TFC - ERP 22
2.2 Anlisis tcnico

Antes de comenzar el anlisis tcnico, cabe destacar que, el modelo de

implantacin que SAP propone est basado en la parametrizacin de la
funconalidad estndar minimizando as, las necesidades desarrollo.

Tabla / Imagen 6 - Modelo implementacin SAP

Esto es posible gracias a la extensa funcionalidad que aporta el producto

proporcionando la mxima flexibilidad funcional.

TFC - ERP 23
 Tabla / Imagen 7 - Modelo desarrollo a medida

Debido a este tipo de implantacin, se intentar minimizar en la medida de lo

posible el desarrollo a medida de funcionalidades. Este tipo de desarrollos
incrementa la dificultad del proyecto, el mantenimiento y por ende, el coste del
mismo.

En cuanto al anlisis tcnico y basndonos en los recogido en el anlisis de

negocio, se ha identificado la necesidad de desarrollar los siguientes
elementos:

- Formularios: para poder documentar en papel, pdf o email se necesitar

una serie de formularios que extraiga la informacion de los documentos
registrados en el sistema.
Se han detectado los siguientes formularios:
o Pedido de ventas
o Albarn de entrega
o Packing list
o Facturas
o Pedido de compras

Todos los formularios tendrn las siguientes divisiones:

o Cabecera: en la que se indicar el logo de la empresa as como
los datos generales del documento (tipo de documento, nmero
de documento, datos del cliente, datos de la sociedad
vendedora,...)

TFC - ERP 24
 o Posiciones: en el que se detallar la informacin de cada una de
las posiciones, con el detalle derivado del tipo de documento que
est siendo impreso. Por ejemplo, en un pedido sern de
relevancia los materiales y cantidades solicitadas, as como su
fecha de entrega y precio. Sin embargo, en una factura se querra
un detalle mayor an del precio en el que se incluyan los
descuentos e impuestos repercutidos. En el packing list, se
deber indicar el nmero y composicin de cada uno de los bultos
que conforman el envo.

- Interfases: a nivel de interfases se de sea llevar a cabo la integracin de

distintos objetos con sistemas de terceros. Se han detectado las
siguientes integraciones:
o Envo de pedidos de compra a proveedores externos
o Entrada de pedidos de venta a clientes
o Envo de confirmacin de pedido a clientes
o Interfase con 3PL. Esta integracin se definir para la planta de
Sevilla pero deber poder ser escalable a otras plantas en el
futuro. Este interfase consiste en:
Envo de albarn para prepracin de la mercanca
Recepcin de la informacin sobre la mercanca a expedir
(picking, packing, lote,...)
Recepcin de la confirmacin de salida de mercanca
o Interfase con transportistas (4PL):
Envo de la informacin del transporte
Recepcin de la finalizacin del transporte una vez
entregado en destino
Nota: Las interfases se definirn como proceso core, pudiendo o no
acogerse el cliente, proveedor y transportista a la integracin (siempre
existir la posibilidad de gestin manual). En el caso de las interfases de
cliente, en funcin de la importancia del cliente se estudiaran casos
particulares, que siempre consistiran en modificacin del mapeo en la
estacin EDI.

- Reports:
o Flujo de documentos:
Este informe debe poder mostrar en base a determinados criterios
de seleccin, la informacin de los documentos que se han
realizado posteriormente a los pedidos de ventas o de traslado
incluidos en dicha seleccin. Slo sern de relevancia para este
informe los documentos de tipo, entrega, movimientos de
mercanca, facturas (todas sus tipologas) y transporte.
Se deber poder seleccionar por compaa, tipo de documento
(pedido de ventas, de traslado o ambos), nmero de documento y
fecha de documento.
En la salida, se mostrarn el nmero de documento, la posicin,
tipo de documento, el material de la posicin, su cantidad, centro,
cliente, pedido de referencia y documento anterior.

TFC - ERP 25
 o Facturas por condicin de precio:
Para facilitar el anlisis de los descuentos aplicados en las
distintas facturas, se desea incluir un listado de facturas por
condicin de precio. Esta listado, permitir mostrar todas las
posiciones de facturas que contengan una condicin de precio
indicada.
Se podrn seleccionar datos por nmero de factura, fecha de
factura, compaa y clase de condicin de precio. El resultado del
mismo ser el nmero de factura, su posicin, el cliente, el tipo de
factura, la condicin de precio, el material, la cantidad, el importe
unitario y el importe total de la condicin.

En ambos listados debern poder realizarse las siguientes

operaciones:
Filtrado de datos
Ordenacin
Subtotales
Exportacin a excel

- Ampliaciones del sistema (User exits, BADIs, Enhancement points,...):

o Se necesitar determinar un rango de nmeros por sociedad para
las facturas de ventas.
o Chequeo del NIF para clientes y proveedores nacionales.

En el presente anlisis no se ha detectado la necesidad de ningn desarrollo

de funcionalidades no recogidas en el estndar, ms all de los inlcuidos en las
tipologas anteriores. Todo desarrollo adicional, queda por lo tanto, excluido del
alcance del presente proyecto, debindose tratar en caso de aparecer, como
una ampliacin al alcance del mismo.

TFC - ERP 26
2.3 Anlisis del sistema

Para llevar a cabo la implementacin del presente proyecto se determina

necesaria la definicin de los siguientes entornos:

- Entorno de desarrollo ERP 6.0 EHP6: en este entorno se realizar la

implementacin por parte del equipo de proyecto, as como las pruebas
unitarias para confirmar el comportamiento de cada uno de los cambios
introducidos en el sistema.

- Entorno de calidad ERP 6.0 EHP6: en este entorno se realizarn las

pruebas unitarias exhaustivas, pruebas de esfuerzo y pruebas de
integracin. Adems, se realizar la validacin de las funcionalidades en
dicho entorno por parte del negocio.

- Entorno de produccin ERP 6.0 EHP6: este ser el entorno productivo,

al cual se conectarn los usuarios y en el que se registrar la actividad
diaria de la empresa. Este sistema deber ser el ms potente a nivel
hardware para soportar dicha actividad. Deber disponer de un sistema
de balanceo de carga, para disponer de una proteccin ante la caida de
las conexiones o dao fsico en uno de los servidores. La carga de
trabajo que soportar en un inicio es de unas 250-300 conexiones
simultneas, pudiendo incrementarse esta en un futuro.

- Entorno de SAP PI: Adicionalmente a los entornos ERP, se dispondr de

entornos para albergar SAP PI. Los entornos de SAP PI deber ser al
menos dos:
o Uno que albergue los entornos de desarrollo y calidad
o Un segundo entorno para el sistema productivo

Para llevar a cabo la implementacin de SAP ERP 6.0 se ha escogido como

base de datos Oracle y como sistema operativo Linux, ambos de 64 bits. El
kernel del sistema SAP elegido ser el 7.21 y la versin de SAP Netweaver
para albergar SAP PI ser la 7.3. Por todo ello, presentamos las siguientes
combinaciones posibles:

TFC - ERP 27
 Tabla / Imagen 8 - Requerimientos del sistema (I)

TFC - ERP 28
 Tabla / Imagen 9 - Requerimientos del sistema (II)

TFC - ERP 29
3. Diseo
3.1.- Estructura organizativa

A continuacin se detalla las unidades organizativas que se crearn con el

objeto de representar la estructura de la organizativa de DISTRISA.

- Sociedades

En primer lugar se definirn las siguientes sociedades:

Sociedad Descripcin
ES00 DISTRISA
ES10 DISTRINOR
PT00 DISTRIPOR
FR00 DISTRIFA
Tabla / Imagen 10 - Cdigos de sociedades FI

- Sociedad CO

Con el fin de recoger los costes en la contabilidad analtica, se crear una nica
sociedad CO que se indica a continuacin:

Sociedad Descripcin
DS00 DISTRISA Group
Tabla / Imagen 11 - Cdigos de sociedad CO

- Organizaciones de ventas

Para llevar a cabo los procesos de venta y la definicin de los datos relativos al
rea comercial, se incluirn las siguientes organizaciones de ventas:

Organizacin Descripcin
de ventas
ES00 DISTRISA
ES10 DISTRINOR
PT00 DISTRIPOR
FR00 DISTRIFA
Tabla / Imagen 12 - Cdigos de organizaciones de ventas

- Canales de distribucin

Existirn dos formas segmentos diferenciados de distribucin de la mercanca,

reflejados en forma de canales de distribucin:

Organizacin Descripcin
de ventas

TFC - ERP 30
 LD Large distributors
SM Small & Medium distributors
Tabla / Imagen 13 - Lista de canales de distribucin

- Sectores

En funcin de la distinta tipologa de productos que DISTRISA comercializa, se

crearn tres sectores. Todos ellos, tendrn un sector comn que permitir
combinar ventas de productos de distintos sectores en un mismo pedido.

Sector Descripcin Sector comn

10 Sector alimentacin 10
20 Sector bebidas 10
30 Otros productos 10
Tabla / Imagen 14 - Lista de sectores

- reas de ventas

Basado en la combinacin de organizacin de ventas / canal de distribucin /

sector, se crearn las posibles reas de ventas. En DISTRISA, todas las
organizaciones actuales pueden distribuir cualquier tipo de producto a
cualquiera de los dos segmentos de distribucin.

Organizacin de Canal de distribucin Sector

ventas
ES00 LD 10
ES00 LD 20
ES00 LD 30
ES00 SM 10
ES00 SM 20
ES00 SM 30
ES10 LD 10
ES10 LD 20
ES10 LD 30
ES10 SM 10
ES10 SM 20
ES10 SM 30
PT00 LD 10
PT00 LD 20
PT00 LD 30
PT00 SM 10
PT00 SM 20
PT00 SM 30
FR00 LD 10
FR00 LD 20
FR00 LD 30
FR00 SM 10

TFC - ERP 31
FR00 SM 20
FR00 SM 30
Tabla / Imagen 15 - Listado de reas de ventas

- Organizaciones de compras

Para llevar a cabo la gestin del aprovisionamiento, cada una de las

sociedades dispondr de una organizacin de compras diferenciada:

Organizacin Descripcin
de compras
ES00 DISTRISA
ES10 DISTRINOR
PT00 DISTRIPOR
FR00 DISTRIFA
Tabla / Imagen 16 - Listado de organizaciones de compras

- Centros

Cada uno de los centros o plantas de distribucin de DISTRISA, se reflejar en

el sistema mediante la creacin de un centro. La lista de centros existentes e
incluidos en el presente proyecto se detalla a continuacin:

Centro Descripcin
ES00 DISTRISA Madrid
ES01 DISTRISA Sevilla
ES10 DISTRINOR Zaragoza
ES11 DISTRINOR Len
PT00 DISTRIPOR Lisboa
FR00 DISTRIFA Lyon
Tabla / Imagen 17 - Listado de centros

- Almacenes

Cada uno de los centros, dispondr de una almacn para la gestin de los
stocks de las mercancas que se reciben y expiden del centro. Si fuera
necesario, se podr realizar la ampliacin del nmero de almacenes, creando
nuevos almacenes en los centros que as lo requieran.

Centro Almacn Descripcin

ES00 FG00 Finished goods Madrid
ES10 FG00 Finished goods Sevilla
ES11 FG00 Finished goods Zaragoza
ES12 FG00 Finished goods Len
PT00 FG00 Finished goods Lisboa
FR00 FG00 Finished goods Lyon
Tabla / Imagen 18 - Tabla de almacenes por centro

TFC - ERP 32
 - Puesto de planificacin de transporte

Para la ejecucin del transporte, se definir un puesto de planificacin de

transporte en cada una de las plantas.

Puesto de Descripcin
planificacin de
transporte
ES00 DISTRISA Madrid
ES01 DISTRISA Sevilla
ES10 DISTRINOR Zaragoza
ES11 DISTRINOR Len
PT00 DISTRIPOR Lisboa
FR00 DISTRIFA Lyon
Tabla / Imagen 19 - Puestos de expedicin a crear

- rea de control de crditos

Se definir a nivel global una nica rea para el control de crdito. Esto
permitir que el departamento de crdito, gestione de manera central las
deudas de un mismo cliente con una o varias de las sociedades de la
compaa.

rea de control Descripcin

de crditos
DS00 DISTRISA Crdito
Tabla / Imagen 20 - reas de control de crdito

TFC - ERP 33
3.2.- Procesos

En el presente apartado, se recogern la descripcin grfica de los procesos

surgidos durante el anlisis. Tambin se incluirn configuraciones necesarias
para llevar a cabo dichos procesos y su propuesta de implementacin.

3.2.1 Procesos de aprovisionamiento:

El principal proceso de aprovisionamiento, viene dado de la compra de

mercanca a un proveedor externo. En dicho proceso, se generarn solicitudes
de pedidos por los distintos administrativos de compras de la compaa.
Posteriormente, los responsables de compras, podrn agrupar las distintas
solicitudes en un nico pedido para aumentar los beneficios de la compra de
grandes volmenes.

Una vez generado el pedido, pasar un proceso de evaluaciones, tras el cual

ser remitido al proveedor. Este, servir la mercanca, que ser recibida en el
almacn. En base a la mercanca enviada, el proveedor emitir la
correspondiente factura, que ser verificada al ser introducida en el sistema.

Tabla / Imagen 21- Proceso de compra a proveedor externo

Adicionalmente a este proceso, puede darse el caso de que se desee comprar

material consumible (por ejemplo, material de oficina). Dado que este material
no se almacena, el proceso de compra difiere del anterior. En este caso, la
compra se realizar imputada a un centro de coste, que reflejar el
departamento que realiza la compra y que por lo tanto, asume el coste de la

TFC - ERP 34
misma. Al realizar la recepcin de la mercanca, el apunte contable realizado
no mover ningn importe en las cuentas de existencias o variacin de
existencias y el stock del almacn se mantendr invariable, ya que para el
sistema ser como si el material hubiera sido consumido inmediatamente en su
recepcin.

Tabla / Imagen 22 - Proceso de compra de consumibles

Una vez tenemos mercanca en un centro, comprada al proveedor, por

necesidades de demanda local, puede necesitarse en alguno de los otros
centros y que estos no dispongan de cantidad suficiente para satisfacer dicha
demanda. En este caso se realizar un proceso de traspaso intracompany.

TFC - ERP 35
 Tabla / Imagen 23 - Proceso de reaprovisionamiento intracompany

En este proceso, se realiza un pedido de traslado entre dos centros de una

misma sociedad. En base a dicho pedido, se genera una entrega de salida para
realizar la salida de mercancas del centro suministrado. Luego se continuar el
proceso con una recepcin de mercancas en el centro destino. Al realizarse
dichos movimientos dentro de la misma sociedad, carecern de reflejo contable
y no ser necesario realizar ningn proceso de facturacin.

A diferencia del proceso anterior, el proceso cross company reaprovisiona

centros de diferente sociedad. Esto originar que los movimientos de
mercancas alteren el stock (a nivel contable), de las sociedades intervinientes.
Adems, deber llevarse a cabo un proceso de facturacin para registrar la
venta y compra de las mercancas en cada una de las sociedades.

TFC - ERP 36
 Tabla / Imagen 24 - Proceso de reaprovisionamiento cross-company

En los procesos de expedicin (como se ver en el apartado de procesos

comerciales), se puede registrar el transporte as como los gastos derivados
del mismo. Esos gastos de transporte una vez liberados, originarn un proceso
de compra que constar, de un pedido de compra de servicios al transportista.

Dichos servicios, automticamente son registrados como realizados mediante

la utilizacin de una hoja de entrada de servicios. Finalmente, slo restar
realizar la verificacin de factura una vez el transportista remita la misma al
departamento de compras.

TFC - ERP 37
 Tabla / Imagen 25 - Proceso de gastos de transporte

Para llevar a cabo estos procesos se contempla la creacin de las siguientes

clases de documentos con sus rangos de nmeros asociados:

Clase de Descripcin Rango desde Rango hasta

documento
NB Solicitud de pedido 5200000000 5399999999
ZE Compra a proveedor 4500000000 4599999999
externo
ZC Compra de consumible 4600000000 4699999999
ZUB Traspaso intracompany 4700000000 4799999999
ZCC Traspaso cross- 4800000000 4899999999
comprany
Tabla / Imagen 26 - Rangos de documentos de compras

Para la aprobacin de las compras de consumibles y a proveedores externos

se crearn estrategias de liberacin. Estas estrategias tendrn en cuenta la
clase de pedido de compras y su importe, sin importar quien realiza las mismas
o que producto se est adquiriendo.

Estrategia Clases de documento Importe desde Importe hasta

Z1 ZE o ZC 0 3.000
Z2 ZE o ZC 3.001 15.000

TFC - ERP 38
Z3 ZE o ZC 15.001 Sin lmite superior
Tabla / Imagen 27 - Cdigos de estrategias de liberacin

3.2.2 Procesos de ventas:

El principal proceso del rea comercial es el proceso de venta de mercancas a

cliente. En este proceso, se realizar un pedido por parte del cliente que ser
registrado en el sistema.

Una vez registrado, y cuando se haya alcanzado la fecha de entrega, se

proceder con el proceso de expedicin que arranca con la creacin de una
entrega de salida. Sobre esta entrega, se contabilizar la salida de mercancas,
realizndose automticamente, los correspondientes apuntes en la contabilidad
analtica y financiera.

Como parte del proceso de expedicin, y antes de realizar la salida de

mercancas, podr realizarse un documento de transporte y asociado al mismo
un documento de gastos de transporte. Esto nos permitir, adems de
documentar el envo, realizar un proceso de gestin de gastos de transporte en
la parte de compras, que se arrancar automticamente al transferir el
documento de gastos. Este proceso, podr realizarse en cualquiera de los
procesos de ventas que requiera de una expedicin con transporte fsico de la
mercanca, no obstante y por simplificar los esquemas, se omitir en el resto de
procesos.

Una vez se ha expedido la mercanca, slo quedar emitir la factura al cliente

para que proceda con el pago de la misma.

TFC - ERP 39
 Tabla / Imagen 28 - Proceso de venta a cliente

Como proceso excepcional de las ventas, debe contemplarse la posibilidad de

que un cliente nos devuelva toda o parte de la mercanca. Para ello, se
registrar un pedido de devolucin (clase de pedido especial).
Una vez se ha generado el pedido con los materiales y cantidades que se
desea devolver, se generar una entrega que ser la base para realizar la
entrada de las mercancas una vez se reciban en el almacn.

Por ltimo y para concluir el proceso, se generar un documento de factura de

devolucin, que permitir abonar la cantidad adeuda al cliente por las
mercancas devueltas.

Tabla / Imagen 29 - Proceso de devolucin

TFC - ERP 40
Otro de los procesos excepcionales del rea de comercial ser el proceso de
consigna.

Con determinados clientes, se podr acordar una consigna de cliente, que les
garantizar el aprovisionamiento en el menor plazo de tiempo posible. Este
proceso se divide en cuatro fases.

Las dos primeras son:

1. Envo de mercanca a consigna (reaprovisionamiento de consigna). Este

proceso consta de un pedido de envo de mercanca a consigna, en el
que le decimos las cantidades y materiales que queremos enviar a la
consigna de cliente

En base a dicho pedido, se genera una entrega de salida que al

contabilizar su salida de mercanca, mover el stock de nuestro almacn
a la consigna del cliente indicado.

Un aspecto muy importante del proceso de consigna es quien es el

propietario de la mercanca en cada etapa. En este caso, la mercanca
en consigna sigue siendo de nuestra propiedad, por lo que no se ha
producido an ningn apunte contable. Tampoco ser necesario por
tanto, la ejecucin de un proceso de facturacin en este punto del
proceso.

2. La segunda parte del proceso se trata de la toma de consigna. En esta

parte el cliente toma mercanca existente en la consigna, para lo cual, se
genera un pedido de cliente.

En base a ese pedido se genera un albarn, que una vez contabilizado,

har que disminuya el stock en consigna (tanto en unidades, como
contablemente).

Dado que el stock ha pasado a ser propiedad del cliente, se proceder a

ejecutar un proceso de facturacin con el fin de emitir la factura
correspondiente.

TFC - ERP 41
 Tabla / Imagen 30 - Proceso de consigna de cliente (I)

3. La tercera parte del proceso, se trata de la devolucin de la mercanca a

consigna por parte del cliente.

Este proceso, dado que la mercanca pasa otra vez a nuestra propiedad,
conllevar un apunte contable al recibir la mercanca en nuestro
almacn. Tambin ser necesario la ejecucin de un proceso de
facturacin para realizar el abono de las mercancas devueltas al cliente.

4. Una vez la mercanca est en la consigna, podemos proceder a

devolverla al almacn, incrementando as el stock disponible para el
envo a otros clientes o para traspasos internos.

En este proceso, dado que la mercanca consignada es de nuestra

propiedad, no se produce contabilizacin alguna.

TFC - ERP 42
 Tabla / Imagen 31 - Proceso de consigna de cliente (II)

Por ltimo, a continuacin se puede ver un pequeo esquema que clarifica la

tenencia en cada caso de la mercanca.

Tabla / Imagen 32 - Proceso de consigna de cliente (III)

Cuando estamos vendiendo, pueden producirse situaciones de falta de stock

en las plantas de la sociedad que realiza la venta. Para poder subsanar esta
falta de stock, podra llevarse a cabo el reaprovisionamiento de mercancas ya
tratado en la parte de compras.

TFC - ERP 43
No obstante, con el fin de reducir el tiempo de envo al cliente, se contempla la
posibilidad del envo de mercanca desde un centro que no pertenezca a la
sociedad vendedora. Este proceso, evitara el trayecto entre plantas de nuestro
grupo, enviando directamente la mercanca al lugar de destino.

Tabla / Imagen 33 - Proceso de venta intercompany

Para llevarlo a cabo, se realiza un pedido en el que el centro indicado es de

otra sociedad. La diferenciacin del proceso, viene dada de la parte de
facturacin, ya que adicionalmente a la facturacin a cliente se debe realizar un
proceso de factura intercompnay.

Mediante este proceso de facturacin intercompany, se registrar una factura

de ventas interna de la sociedad suministradora a la sociedad que ha
gestionado la venta a cliente. Dicha factura, mediante un mensaje, tambin
crear de forma automtica la factura de compra en la sociedad que ha
vendido la mercanca, lo que posibilitar el pago de la compra a la sociedad
suministradora.

Si a pesar de todos estos procesos, se produce una rotura de stock y no hay

ninguna planta del grupo que la pueda subsanar, se podra realizar un proceso
de venta directa.

Este proceso, consiste en una venta directa de la mercanca desde las

dependencias de un proveedor y cuyo destinatario ser el cliente final de
nuestra venta.

TFC - ERP 44
Esta clase de pedido, al ser grabado genera de manera automtica una
solicitud de compra, que se transformar en un pedido al proveedor.

Dicho pedido, ser enviado directamente al cliente, ya que al proveedor le

habremos dado su direccin como direccin de entrega del pedido. Una vez
hayamos confirmado la entrega de la mercanca, podremos proceder a registrar
la recepcin en nuestro sistema, que al tratarse de un pedido imputado no
realizar ninguna variacin de existencias en nuestra contabilidad.

En base a dicha recepcin, podremos verificar la factura toda vez sea emitida
por el proveedor. Por ltimo, en base al pedido de ventas, podr emitirse una
factura al cliente para proceder al cobro de la venta.

Tabla / Imagen 34 - Proceso de venta directa

En los procesos de venta, pueden producirse errores, por ejemplo, a la hora de

indicar el precio en el pedido. Todo ello puede derivar en una facturacin
errnea que podr ser corregida mediante la emisin de cargos y/o abonos.

Para la creacin de un cargo o abono, har falta crear una solicitud para el
mismo, que ser equivalente a la realizacin de un pedido de ventas. Ya que
en este caso no hay gestin de mercancas, no ser necesaria la realizacin de
proceso de expedicin alguno.

El proceso concluir con la creacin de una factura de cargo o abono para

poder proceder al cobro o pago del importe que se desea corregir.

TFC - ERP 45
 Tabla / Imagen 35 - Proceso de abono/cargo

Para poder llevar a cabo todos estos procesos, deben definirse las clases de
documentos y sus rangos asociados.

- Clases de pedidos:

Clases de Descripcin Rango desde Rango hasta

pedido
ZTA Pedido de venta a 1000000000 1999999999
cliente
ZTHI Pedido de venta a 2000000000 2099999999
terceros
ZL2 Solicitud de cargo 2100000000 2199999999
ZG2 Solicitud de abono 2200000000 2299999999
ZRET Pedido de devolucin 2300000000 2399999999
ZKB Pedido de envo a 3000000000 3099999999
consigna
ZKE Toma de consigna 3100000000 3199999999
ZKR Devolucin a consigna 3200000000 3299999999
ZKA Retiro de consigna 3300000000 3399999999
Tabla / Imagen 36 - Clases de pedidos de ventas y sus rangos

- Clases de entregas:

Clases de Descripcin Rango desde Rango hasta

entregas
ZLB Entrega a cliente 0180000000 0189999999
ZNL Entrega reaprovisionamiento 0080000000 0089999999

TFC - ERP 46
 intracompany
ZNCC Entrega cross company 0090000000 0099999999
ZRET Entrega de devolucin 0100000000 0109999999
Tabla / Imagen 37 - Clases de entregas y sus rangos

- Clases de facturas:

Clases de Descripcin
facturas

ZF2 Factura a cliente

ZIV Factura intercompany
ZL2 Cargo
ZG2 Abono
ZRET Factura devolucin
ZTHI Facturacin pedidos
(venta directa)
Tabla / Imagen 38 - Clases de facturas

- Rangos de facturas:

Tipo de Sociedad Rango Rango Rango

factura desde hasta
ZF2 ES00 E0 3400000000 3400999999
ZF2 ES10 E1 3401000000 3401999999
ZF2 FR00 F0 3300000000 3300999999
ZF2 PT00 P0 3500000000 3500999999
ZIV ES00 E2 3402000000 3402999999
ZIV ES10 E3 3403000000 3403999999
ZIV FR00 F1 3301000000 3301999999
ZIV PT00 P1 3501000000 3501999999
ZL2 ES00 E4 3404000000 3404999999
ZL2 ES10 E5 3405000000 3405999999
ZL2 FR00 F2 3302000000 3302999999
ZL2 PT00 P2 3502000000 3502999999
ZG2 ES00 E6 3406000000 3406999999
ZG2 ES10 E7 3407000000 3407999999
ZG2 FR00 F3 3303000000 3303999999
ZG2 PT00 P3 3503000000 3503999999
ZRET ES00 E8 3408000000 3408999999
ZRET ES10 E9 3409000000 3409999999
ZRET FR00 F4 3304000000 3304999999
ZRET PT00 P4 3504000000 3504999999
ZTHI ES00 EA 3410000000 3410999999
ZTHI ES10 EB 3411000000 3411999999
ZTHI FR00 F5 3305000000 3305999999
ZTHI PT00 P5 3505000000 3505999999
Tabla / Imagen 39 - Rangos de facturas

TFC - ERP 47
Para llevar a cabo la gestin del crdito, se definirn en el sistema las
siguientes categoras de riesgo. Posteriormente, en los datos maestros del
cliente, se podrn definir lmites de crdito inferiores en funcin del cliente si as
se desea.

Categora Descripcin Chequeo de crdito

de riesgo
ZIC Clientes internos No.
ZLR Clientes de bajo riesgo S, esttico definiendo un
mximo de 1.000.000
ZMR Clientes de riesgo medio S, esttico definiendo un
mximo de 60.000
ZHR Clientes de alto riesgo S, esttico definiendo un
mximo de 5.000
Tabla / Imagen 40 - Categoras de riesgo

TFC - ERP 48
3.3.- Desarrollos

3.3.1 Reports:

- Flujo de documentos:

Este informe, persigue mostrar la informacin de los documentos

generados a partir de un pedido de ventas. En el sistema SAP, los
documentos de entrega, factura y transporte, se generan utilizando un
documento de referencia. Esto permite dos cosas, reducir la informacin
a cumplimentar en cada documento, ya que se copia de uno a otro, y
enlazar los documentos generados con su documento anterior. Esto
genera una lista enlazada de documentos, a la que se le llama flujo de
documentos.

Mediante este informe, podremos mostrar los documentos subsiguientes

de un pedido de ventas. Lo cual ser de utilidad para realizar el
seguimiento por parte del negocio, de los documentos generados.

A continuacin se explican tanto los criterios de seleccin, que son los

parmetros con los que filtraremos la informacin en la pantalla inicial
del report, como la salida por pantalla, que ser la informacin que
deber mostrar el informe.

En este report se podrn seleccionar los flujos de documentos mediante:

o Indicador de seleccin de documentos de venta

o Indicador de seleccin de documentos de traslado (pedidos de
compras)
o Organizacin de ventas
o Nmero de pedido de ventas
o Nmero de pedido de traslado
o Fecha de documento
o Cliente

La salida del informe deber mostrar la siguiente informacin:

o Nmero de pedido
o Posicin del pedido
o Cliente
o Organizacin de ventas
o Material
o Cantidad
o Unidad de medida
o Nmero de entrega
o Posicin
o Cantidad
o Unidad de medida
o Factura

TFC - ERP 49
 o Posicin
o Cantidad
o Unidad de medida
o Documento de transporte

- Facturas por condicin de precio:

Mediante este informe, podremos ver la facturas o facturas, en las que

est presente una condicin de precio en un periodo determinado. La
necesidad de este informe, viene dada de la necesidad de revisar las
facturas que incluyan algn tipo de descuento.

Adicionalmente, permitir hacer tambin un seguimiento de las

condiciones de impuestos, lo cual puede resultar til en caso de
presentarse alguna incidencia, dada la importancia legal de las mismas.

En este informe se podrn seleccionar las facturas mediante:

o Nmero de factura (Rango con seleccin mltiple)

o Fecha de factura (Rango con seleccin mltiple)*
o Compaa (Rango con seleccin mltiple)
o Clase de condicin (Rango con seleccin mltiple)*

Tanto la fecha de factura como la clase de condicin, sern campos

obligatorios (*).

La salida del informe deber mostrar la siguiente informacin:

o Nmero de factura
o Posicin de la factura
o Tipo de factura
o Cliente (pagador)
o Nombre del cliente
o Condicin de precio
o Material
o Descripcin del material
o Cantidad
o Unidad de medida
o Importe unitario de la condicin
o Importe total
o Moneda

3.3.2 User exit:

- Rango de facturas:

Mediante el uso de la user exit de facturacin, se realizar la

determinacin del rango de facturas a utilizar a la hora de determinar el
nmero de una factura que se est creando.

TFC - ERP 50
 Esto es necesario, para poder determinar el rango de facturas por
sociedad, ya que en el sistema slo se puede indicar por tipo de factura
utilizando la funcionalidad estndar.

Para realizar la definicin, se crear una tabla Z en la que se indicar el

rango de factura a utilizar por tipo de factura y sociedad.

Tipo de Sociedad Rango

factura
ZF2 ES00 34
ZF2 FR00 33

Tabla / Imagen 41 - Tabla Z para rangos de factura

- Comprobacin del NIF:

Mediante el uso de las user exit de clientes, se podrn realizar

comprobaciones adicionales sobre el NIF a la hora de crear un cliente,
evitando de esta manera que se introduzca un dato equivocado de forma
involuntaria. Para llevar a cabo se realizar dichas comprobaciones, se
implementar en una user-exit los siguientes controles, valindose de la
lgica asociada a la determinacin de la letra del NIF:

o Que el NIF introducido no est duplicado en el sistema

o Que el NIF introducido sea vlido siempre que el pas del cliente
sea Espaa.

TFC - ERP 51
3.4.- Estudio econmico

3.4.1 Equipo de proyecto empresa consultora:

El equipo de trabajo que aportar la empresa de consultora, para la ejecucin

de los servicios descritos en el apartado diseo de este documento, estar
compuesto de los siguientes perfiles:

Perfil Dedicacin
Consultor Jornadas Horas /da Total
Jefe de proyecto 75 600 600 45000
Consultor Snior FI 120 960 450 54000
Consultor Snior CO 120 960 450 54000
Consultor Snior MM 120 960 450 54000
Consultor Junior MM 120 960 300 36000
Consultor Snior SD 120 960 450 54000
Consultor Junior SD 120 960 300 36000
Consultor Snior Tcnico 450 54000
120 960
(PI+ABAP)
Programador ABAP 120 960 300 36000
Tabla / Imagen 42 - Coste de consultora SAP

El coste del equipo con el dimensionamiento incluido anteriormente para el

proyecto completo se eleva a 423.000 .

3.4.2 Equipo de proyecto DISTRISA:

DISTRISA deber aportar al proyecto un equipo de trabajo con los

conocimientos necesarios de las distintas reas y con poder de decisin sobre
las cuestiones que se planteen durante la realizacin de los servicios indicados
en el presente diseo.

Dedicacin
Perfil
Jornadas Horas
Jefe de proyecto 30 240
Usuario clave finanzas 50 400
Usuario clave aprovisionamiento 50 400
Usuario clave comercial 50 400
Usuario clave controlling 30 240
Tabla / Imagen 43 - Dedicacin de DISTRISA al proyecto

Dicho equipo ser responsable de tomar las decisiones, validar el diseo,

aportar datos y realizar las pruebas de aceptacin sobre los procesos objeto de
la presente propuesta, en los plazos establecidos para ello por la gestin de
proyecto.

TFC - ERP 52
4. Conclusiones
- La implantacin supondr un esfuerzo a la compaa, ya que lo usuarios
de negocio debern disponer de parte de su tiempo para llevar a cabo
las tareas requeridas por el proyecto.

- Tambin deber vencerse la resistencia al cambio.

- Pese a los inconvenientes de la instalacin de un nuevo sistema, no

debe perderse de vista los beneficios de la misma, como:

o La mejora en la productividad, integracin y escalabilidad.

o La reduccin de costes

- El trabajo en equipo, la transparencia en la informacin y el ajustarse al

plan de proyecto realizando los esfuerzos requeridos, es la nica
manera de garantizar el xito en tiempo, coste y funcionalidad del
proyecto.

- En cuanto a los objetivos, se ha proporcionado un documento de diseo

final que permitir llevar a cabo la implementacin de los procesos
requeridos por la compaa DISTRISA.

Adems, las propias caractersticas del sistema SAP ERP, unido a las
soluciones propuestas, hace que objetivos como la escalabilidad que era
un gran escollo con la solucin actual se vean solventados.

- En cuanto a la planificacin, como en todo proyecto es una estimacin

de tiempos que cuando se trata de plasmar puede tener desviaciones
con respecto a lo previsto.

En este caso, la entrega del documento de anlisis se demor una

semana. Dicha semana de atraso se arrastr a lo largo del proyecto,
recuperndose al final, dado a que se realiz una labor en paralelo para
que a la entrega del diseo gran parte del material de la entrega final
estuviera preparado. Por lo que podemos concluir, que aunque la
previsin se desvi, la actuacin a tiempo con medidas para paliarla es
la nica manera de revertir la situacin, reconduciendo el proyecto a los
tiempos establecidos.

- A futuro, tal y como no estaba contemplado en el proyecto, queda:

o La realizacin del proyecto, llevando a cabo la implementacin.

En esta fase se configurar el sistema y se realizarn los
desarrollos necesarios.

o Adicionalmente, dentro de la fase de realizacin existir un

proceso de prueba o testing. Debido a la entidad e importancia de

TFC - ERP 53
 dicho proceso, se resalta a parte, dado que una ejecucin de
pruebas exhaustivas (tanto unitarias como integradas), es la nica
manera de asegurar la calidad del producto y reducir el nmero
de errores que se puedan llegar a producir.

o Go Live o arranque: se produce la puesta en productivo de la

solucin, empezando a ser usada por la compaa. Para que se
produzca este hito, deber conseguirse:

La aprobacin de la solucin realizada mediante el xito de

la fase de pruebas.

Llevar a cabo un proceso de corte de operaciones en el

cual se realizarn las cargas iniciales de datos en el
sistema, preparndolo as para su funcionamiento.

o Por ltimo, existir una fase de soporte en la que el equipo tcnico

del proveedor de servicios de consultora, deber resolver tanto
las dudas de los usuarios, como los posibles problemas o
funcionamientos errneos que pudieran ser detectados.

TFC - ERP 54
5. Glosario

- BAPI (Business Aplication Programming Interface): las BAPIs son

funciones proporcionadas por SAP, que pueden ser utilizadas a la
hora de realizar desarrollos, facilitando as la realizacin de
determinadas tareas (por ejemplo, la creacin de un pedido de
ventas a partir de unos datos de manera automtica).

- BADIs: como las User-Exit, son una manera estndar de poder inferir
en el comportamiento del sistema cuando este no cubre toda la
casustica necesaria.

- Core (procesos core): un proceso core, es un proceso central de la

compaa. Este proceso se define una vez para toda la organizacin,
teniendo que regirse todas las organizaciones de la compaa por l.
Slo ser ampliable (nunca modificable), en caso de que se
presenten requerimientos legales que as lo exijan. A pesar de ello,
estas ampliaciones sern lo menos invasivas posible para minimizar
el impacto en el resto de organizaciones que lo utilizan.

- F&B: Acrnimo de Food & Brevage referente a empresas del sector

de la alimentacin.

- Proceso cross-company o intercompany: se refieren a procesos

logsticos en los que ms de una sociedad financiera es participe.
Esto implicar la obligatoria facturacin entre ambas sociedades por
los servicios prestados.

- Proceso intracompany: se refiere a un proceso logstico realizado

entre entidades pertenecientes a una misma sociedad.

- Report: se utiliza el anglicismo report para referirse a un informe o

listado que vendr proporcionado de manera automtica por el
sistema. Los datos mostrados se filtrarn mediante la alimentacin de
unos criterios de seleccin.

- Tabla Z: tabla de base de datos no existente en el sistema estndar y

creada a medida para albergar informacin, posibilitando as una
funcionalidad requerida.

- User-Exit: espacio en el cdigo de un programa estndar habilitado

para que el cliente que adquiere la solucin SAP pueda inferir en el
comportamiento de los objetos y por tanto, en el resultado de los
mismos en el sistema. Es una manera estndar de permitir adaptar el
sistema en caso de que la funcionalidad proporcionada por SAP no
cubra todas las casusticas que se puedan dar.

TFC - ERP 55
6. Bibliografa
TSCM60 y TSCM62 Order fulfillment I & II. Manuales oficiales de SAP
AG sobre el rea de ventas (SD).
TSCM50 y TSCM52 Order procurement I & II. Manuales oficiales de
SAP AG sobre el rea de compas (MM).
Proyecto Quines Tapes Implantacin de SAP Business One, por
Marc Garca Egea. Realizado en la UOC.
http://service.sap.com/pam
http://help.sap.com/
http://scn.sap.com/welcome

TFC - ERP 56