Guia de Automao

Comercial para Comerciantes

Conhea mais antes de ir as compras
ndice
Introduo 02
Captulo 1 Porque Automatizar? 04
Captulo 2 Equipamentos bsicos 10
Captulo 3 Indo um Pouco Alm 21
Captulo 4 O Cupom Fiscal Eletrnico 25
Captulo 5 Mantendo a Estrutura 28

Guia de Automao Comercial para Comerciantes 2

Introduo

Administrar um comrcio pode ser muito desgastante. Algo como

atravessar um deserto repleto de animais silvestres famintos e num sol
escaldante de 45 graus. O comerciante vive num ambiente de imprevises
e incertezas e ainda tem que se manter sensato para no tomar decises
erradas.

Felizmente, graas a tecnologia, os processos comerciais foram

aprimorados, e foi possvel elaborar ferramentas para automatizar todos
os recursos do negcio e facilitar a gesto por parte do comerciante.

A minha intenso com esse livro mostrar um pouco sobre o processo de

implementao de automao comercial em microempresas. Falando
desde os equipamentos, at os motivos principais pelo qual voc deve
automatizar o seu negcio o mais rpido possvel.

Vamos l?

Guia de Automao Comercial para Comerciantes 3

Captulo 1

Por que Automatizar?

O Sucesso...
Informatizar todos os processos do seu negcio s
tem um efeito colateral: O sucesso!
Voc ser capaz de ter uma viso geral do seu
negcio em poucos cliques, e assim poder tomar
decises rpidas e seguras sobre os passos que voc
pretende dar. Alm de ganhar mais agilidade em
todos os setores, desde as vendas at as cobranas. Informatizar todos os
Como todas as informaes estaro centralizadas e
interligadas, voc ganhar um precioso tempo para
processos do seu negcio s
pensar o seu negcio. Identificar e executar novas tem um efeito colateral:
possibilidades e poder expandir os horizontes da
sua empresa. O sucesso!

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Maior agilidade e segurana no
caixa
Voc conseguir atender os seus clientes com maior
rapidez e sem longas filas.

Em horrios de pico de clientes , a probabilidade de

erros de troco ou soma das vendas se reduz a quase
zero.

Alm disso, na hora de receber de clientes

fidelizados, bastar alguns cliques para saber o total
de vendas devidas, e no caso de atrasos, os juros j
vem calculados automaticamente.

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Mais Lucros com a Gesto de
Estoque
Talvez um dos maiores viles da lucratividade sejam Para conseguir te ajudar de forma precisa, ele se
as compras erradas. baseia no histrico de vendas desse produtos, em
tempos passados.
Se voc comprar demais, o estoque vai ficar parado.
E estoque parado, como sabemos, dinheiro parado.
Ele poderia estar rendendo, se aplicado em outro Informaes rpidas
produto de giro mais rpido.
J imaginou, a qualquer momento, voc pode saber
E pelo contrrio, se comprar menos, vai faltar exatamente quanto de produtos(valores de venda e
produtos e voc vai deixar de faturar. custo) voc tem estocado? Ou quando foi a ltima
compra de determinado produto?
Existem vrias maneiras de melhorar isso com o uso Isso s pode resultar em mais lucros para voc.
de um sistema. Uma delas o relatrio ABC de
estoque. Ele te mostra quais os produtos que
rendem 80% do seu faturamento, e
consequentemente voc deve ficar extremamente
atento para no faltar.

Tambm existem sistemas que ajudam na compra de

novos produtos. Eles informam a quantidade certa
de compra necessria para cada produto para o
prazo de vendas que voc estipular.

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Melhor relacionamento com a
base de clientes
Voc saberia dizer, exatamente, quem so os seus
melhores clientes? A primeira vista voc
provavelmente diria que sim, mas se voc tivesse um
histrico detalhado de vendas dos ltimos tempos, a
probabilidade de ele te provar que estava errado
muito grande.
Um dos grandes problemas de no manter um
negcio automatizado a falta de histricos. Fica
tudo na cabea do gestor.
Guia de Automao Comercial para Comerciantes
Ou no mximo em papeis, que convenhamos no
ajudam muito.
Com o auxlio da automao comercial, voc capaz
de realizar campanhas de marketing e divulgao de
forma segmentada ou at mesmo individual para os
seus clientes. Isso s possvel porque voc possui
um histrico do que os seus clientes compraram,
quanto gastaram, o tempo que o cliente torna a
comprar novamente etc...
Voc vai conhecer melhor a clientela e vai ser capaz
de oferecer apenas o que eles querem e no momento
certo.
Alm disso, caso um deles demore muito para voltar
at a sua loja, h a possibilidade de extrair um
relatrio com o histrico dele. Informando tudo que
ele comprou e inclusive, se houver, suas dvidas
ainda pendentes.
8
Maior clareza da sua situao
financeira
Um ponto crucial em qualquer negcio. Manter um
equilbrio entre custos e receitas no uma tarefa
simples.
Com um sistema, voc tem tudo interligado. O
resultado de suas compras ou vendas j aparecem
automaticamente no fluxo de caixa. E os relatrios
saem to rapidamente quanto um toque de mgica.

Utilizar uma planilha do Excel para monitorar as

suas finanas uma boa ideia e ajuda muito no
controle do fluxo de caixa. A questo , qual o custo
que voc tem para manter uma planilha atualizada e
ainda sincronizar tudo com as vendas, conta
bancria, cheques que esto para ser depositados
etc...

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Captulo 2

Equipamentos Bsicos
Kit inicial de equipamentos

Para voc comear a gesto do seu negcio com auxilio da tecnologia e o

poder da automao comercial o seu investimento inicial pode ser bem
baixo.
S o que voc precisa de:
Um computador
Um leitor de cdigo de barras
Uma impressora de cupom

O leitor voc poder usar tanto para registrar os produtos no ponto de

vendas (PDV), bem como para ler boletos e as notas de compras
fornecidas pelos seus fornecedores. No se preocupe, eu vou valar sobre
os tipos de leitores mais para frente nesse livro.

Esse kit o suficiente para uma loja que contenha apenas um ponto de
vendas para ser automatizado. Mas, eu no estou levando em
considerao o fluxo de clientes e to pouco o de compras dessa loja.
importante observar que voc no conseguira usar o caixa para vender, ao
mesmo tempo em que lana os novos produtos no estoque. E nesse caso
importante voc ter outro computador especfico para realizar esses
lanamentos. E assim, deixar o PDV livre para operaes de venda.

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Impressora Fiscal
O modelo de impressora fiscal, tambm chamada de
Emissor de cupom fiscal (ECF), guarda, na memria
interna, o registro de todas as vendas efetuadas pelo
caixa. So essas informaes que devem ser
encaminhadas para a contabilidade uma vez por
ms.

Por ser muito burocrtica, o comerciante acaba

perdendo muito tempo com sua operao. Alm
Aqui um espao
disso ela de difcil manuteno, pois somente
tcnicos autorizados pelo SEFAZ podem fazer reservado para
manuteno nela - Ao lado percebe-se o lacre que
impede a violao por pessoas no autorizadas - .
E ainda , tem o fato de que todas as vendas so
alguma imagem ou
salvas nela. O que gera outro problema; se ela
estraga, voc no pode continuar suas vendas at multimdia :D
que ela seja consertada.

Ela caiu em desuso com o surgimento do novo

modelo de cupom fiscal, o CFe(Cupom Fiscal LACRE
Eletrnico). Eu vou falar sobre ele no capitulo 4.

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Impressora no Fiscal
O modelo de impressora fiscal tranquilamente
substituda pelas impressoras trmicas comuns.
Onde a nica funo delas de imprimir o recibo
que deve ser entregue para o cliente (*DANFE).

*DANFE:
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica
e ele serve como um instrumento auxiliar
para a consulta da NF-e e para acompanhar o
trnsito das mercadorias, pois uma via
impressa simplificada da Nota Fiscal.

Impressora no fiscal

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Impressora comum
O seu cliente pode exigir de voc uma nota fiscal
eletronica normal NF-e. Aquela em que o DANFE
impresso em uma folha A4.

O processo para gerar a Nfe identico ao da NFCe.

S que para esse caso, voc precisar de uma
impressora comum de folha A4. bem provavel que
voc j possua uma dessas na sua casa ou empresa.

As duas impressoras, trmica e comum, podem ser

instaladas no mesmo computador, sem intererir no
funcionamento normal do mesmo.

Inclusive voc pode utilizar a impressora comum

para imprimir promoes da sua loja, ou at mesmo
boletos para seus clientes.

Impressora jato de tinta

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E a Internet?
Para tudo funcionar muito bem, voc precisa ter
uma internet de boa qualidade. O que eu recomendo
1MB de velocidade para cada computador
envolvido com a automao.
Sem contar que voc vai usar a mesma internet para
o celular e/ou de repente vai compartilhar com os
seus clientes.
Guia de Automao Comercial para Comerciantes
Para esses casos voc precisa adquirir mais
velocidade com o seu provedor. Pelo menos mais
1MB para o seu uso pessoal e 2 ou 3 MB para
compartilhar com os clientes.
Lembrando que a sua internet deve ser de boa
qualidade e se manter estvel durante todo o dia.
Portanto, procure um bom fornecedor.
15
E quanto aos
leitores?
Leitor manual
O leitor manual mais indicado para lojas que no
possuem um fluxo muito alto de clientes. Ele um
leitor manual e tem a velocidade de leitura que no
Aqui um espao
to rpido, quantos os outros que eu vou mostrar
daqui um pouco, mas que atende normalmente as
necessidades de muitos negcios.
reservado para
Ele custa em torno de R$300,00 e pode ser
alguma imagem ou
adquirido em lojas especializadas.
multimdia :D
Uma dica, que serve para os outros leitores tambm,
quanto ao tamanho do cabo. Conforme o lugar que
voc vai utilizado, voc pode precisar de um cabo
que possua um comprimento maior para poder
trabalhar livremente.
Leitor manual sem
suporte

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 Leitor manual com suporte
Esse o tipo de leitor mais indicado para quem est
iniciando. Ele pode ser acionado tanto manualmente
quanto automaticamente se usado com o suporte de
fixao que o acompanha.

Ele possui uma boa velocidade de leitura e

comumente usado por quem tem um mercado. Pois
o comerciante consegue passar os produtos com
mais agilidade e ainda conta com a liberdade de
poder us-lo manualmente caso necessrio.

Ele custa em torno de R$ 600,00.

Leitor manual com

suporte

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Leitor Fixo
O ultimo tipo que eu gostaria de mostrar aqui o
leitor fixo. Esse leitor mais comum em
supermercados, pois sua capacidade de leitura
extremamente rpida e til principalmente em
horrios de pico, onde normal o surgimento de
longas filas.

Em alguns casos, o comerciante acaba utilizando um

leitor manual como forma de complemento para o
leitor fixo, para situaes onde existe um produto
que no pode ser levantado at o caixa, para poder
registrar o cdigo de barras.

O custo de um leitor desses est na faixa de

R$1200,00 R$ 1500,00.

Leitor fixo

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Sobre o
Computador
O computador que voc vai utilizar depende do
sistema que voc vai implementar e at mesmo das
outras atividades que voc ir realizar nele.
Nesse caso o mais indicado voc encontrar um
sistema primeiro, pra depois verificar qual a
configurao mnima necessrio para esse sistema
rodar.
Uma dica voc pensar no futuro do seu negcio.
Pense que voc poder expandir a sua loja, e para
manter um bom atendimento, talvez voc precise
reinvestir no seu parque de informtica.
Ento se voc puder investir , logo de inicio, em bons
equipamentos, voc estar preparado e o seu custo
de expanso ser muito menor.
Guia de Automao Comercial para Comerciantes
e o Monitor?
Ainda falando sobre o computador, temos ainda o
monitor. E nele eu tenho algumas consideraes
importantes.
Primeiro em relao ao ajuste de altura: Talvez seja
necessrio que o seu monitor possua um suporte
para ajuste de altura e ngulo de viso. Isso acontece
se o balco do seu PDV no tiver uma estrutura
prpria para elevar o monitor.
Economizando energia
Minha sugesto que voc no utilize monitores
muito grandes e que eles possuam como
caracterstica principal o pouco consumo de energia.
Normalmente eles so alimentados pela prpria
porta USB do computador.
muito fcil de encontrar esse tipo de monitor em
lojas especializadas.
19
 Monitor com suporte para
Computador para PDV regulagem de altura e ngulo de
viso

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Captulo 3

Indo um Pouco Alm

Vendendo mesmo que a luz falte
Com o que eu mostrei at agora voc j pode
comear a tirar vantagens de um sistema de
automao comercial. Mas ainda pode ser melhor.
Por favor imagine a seguinte situao:
J pensou se em plena vspera de feriando, a
sua loja est lotada de clientes, e de repente
falta energia! prejuzo na certa!
Talvez voc precise de uma soluo contra quedas O importante que voc
abruptas de energia. E essa soluo o Nobreak! poder atender os clientes que
Ele vai manter o seu computador ligado durante um
tempo. E durante esse tempo ele vai consumir a esto em sua loja e no vai
carga de suas baterias internas.
perder nenhuma venda
O importante que voc poder atender os clientes
que esto em sua loja e no vai perder nenhuma
venda.

Nobreak

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Dividir para conquistar Alterao de preos
Se voc tem mais espao disponvel na sua loja, ou j Cadastro de produtos
possui um escritrio, por que no fazer o uso de Lanamentos financeiros
mais um computador para melhorar ainda mais a Gerao de boletos
eficincia do seu negcio? Controle bancrio
Etc...
Voc pode utiliza-lo para fazer as tarefas de
retaguarda disponveis no Sistema de automao.
Essas tarefas, quando feitas no computador do PDV,
Como por exemplo:
acabam sobrecarregando o seu atendimento e
degradando a sua administrao.

Ponto de venda Retaguarda

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Etiquetando
Algo que certamente vai dar outro aspecto para o
seu negcio so as etiquetas, de gondolas ou
prateleiras , bem feitas.
A impressora de etiquetas um item extra que voc
pode adquirir e instalar no computador que voc ir
utilizar como retaguarda.
Embora ela tenha um custo de investimento alto, em
torno de R$1300,00, voc ter um ganha em
produtividade e profissionalismo na hora de
identificar e precificar os produtos na gondola.
Guia de Automao Comercial para Comerciantes
O fio curto
Muitas vezes o balco de atendimento no muito
bem projetado, pensando nas caractersticas dos
equipamentos de informtica. Um exemplo dos
caixas que tem o suporte para o teclado muito
distante do local onde deve ser posicionado o
gabinete do computador. E isso faz com que o cabo
do teclado fique muito espichado e acabe
danificando cedo ou tarde.
Sem falar no mouse, que o operador no consegue
mexer nele direito. Pois, alm do fio ser curto, acaba
concorrendo com outros itens dispostos em cima do
balco. Portanto, se for possvel use teclado e mouse
sem fio para evitar esses problemas.
24
Captulo 4

O Cupom Fiscal Eletrnico

CF-e

O Cupom Fiscal Eletrnico (CFe) funciona de maneira similar a Nota Fiscal

Eletronica(NFe). Ao finalizar a venda o sistema imediatamente envia os
dados da nota para o servidor do SEFAZ, que por sua vez analisa o
documento em busca de inconformidades e responde dando o aval ou no
para a impresso do recibo, que dever ser entregue ao consumidor.

importante ressaltar aqui que voc no ir pagar mais impostos por

estar gerando nota eletrnica. Os impostos pagos antes e depois do uso do
CF-e so os mesmos. S muda o meio de fiscalizao do governo, que a
partir de agora fica mais preciso.

Certificado Digital
Para que o software consiga processar a nota e enviar para o SEFAZ, ele
precisa que esteja instalado no computador o certificado digital do
responsvel pela empresa.

Guia de Automao Comercial para Comerciantes 26

Normalmente as empresas do simples j possuem
esse certificado e eles ficam com a contabilidade.
Caso ainda no tenha e preciso providencia-lo.
Existem basicamente 2 tipos de certificados digitais
para o uso de notas eletrnicas:
E-CNPJ A1
E-CNPJ A3
O mais indicado para o comrcio o A1. Ele mais
flexvel que o A3 e pode ser instalado e usado em
diversos computadores ao mesmo tempo. Alm
disso ele no necessita de senha toda vez que vai ser
usado.
A renovao desse certificado e anual e custa em
torno de duzentos reais.
Guia de Automao Comercial para Comerciantes
E se cair a Internet?
No caso de falta de internet voc poder realizar as
vendas normalmente. Basta utilizar o modo de
operao em contingencia. Nesse caso as notas so
finalizadas normalmente pelo sistema e voc
consegue imprimir o recibo para o seu cliente
normalmente(contm um aviso de contingncia na
nota). Mas, quando a internet retornar voc dever
enviar todas as notas geradas nesse modo para o
SEFAZ.
Enviando notas para contabilidade
Atualmente voc provavelmente envia as suas notas
de compras do ms para o contador calcular os
impostos devidos. Com o uso do sistema voc
precisara enviar para contabilidade apenas os
arquivos das vendas autorizadas.
O sistema fornece meios de voc exportar esses
arquivos para encaminhar ao contador.
27
Captulo 5

Mantendo a Estrutura
Custos de
Manuteno
trocar as baterias dele pelo menos a cada 2 anos.

Aps tudo instalado e funcionando voc ter custos. Bobinas trmicas

E como todo bom empresrio voc deve colocar na
Esse custo na verdade varivel e tem relao direta
ponta da caneta, para evitar surpresas no
com as suas vendas. Estou falando das bobinas para
fechamento das contas. O bom que agora voc
a impressora trmica. Quanto maiores as suas
aproveitar o prprio sistema ao seu favor nessa
vendas, maiores sero os seus custos com elas. Por
tarefa.
isso eu diria que esse um custo muito bom!

Computador Continua...
O primeiro custo com relao ao seu computador. J
que com certeza voc precisar fazer manuteno
nele com certa frequncia. Pelo menos uma vez a cada
3 meses.

Nobreak
Se voc foi precavido e optou pela utilizao de um
nobreak para assegurar as suas vendas no caso de
queda na energia. Voc tambm deve se precaver para

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Sistema
E, finalmente eu temos o Sistema de automao
comercial. Alis, aqui temos outra varivel. E, que
depende muito do fornecedor do software. O que
importa voc saber que todo sistema que atenda
as regras legais tem custo, ou mensal ou anual.
E esse custo justificado pelo fato de que a
secretria da fazenda est a todo momento fazendo
novas implementaes em relao aos impostos. Ou O que importa voc saber que
ele cria um novo imposto, ou ele modifica outro; as
vezes implementa um novo campo obrigatrio na todo sistema que atenda as
nota; entre outras coisas. A realidade que o SEFAZ
est sempre mudando, e um sistema tem que estar
regras legais do SEFAZ tem custo,
sempre acompanhando, caso contrrio fica ou mensal ou anual.
impossibilitado de emitir documentos fiscais.

Ento, esse custo de manuteno do sistema

necessrio, se voc quer estar sempre em dia com as
obrigaes do seus estado ou da federao.

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 Nfe-Iju
O Nfe-Iju um projeto da OMA Informtica e tem o objetivo de ajudar
empreendedores do comrcio por meio de consultorias e solues de
automao comercial.
Temos um Blog no qual compartilhamos materiais educativos sobre
gesto comercial e novidades sobre leis e impostos estaduais e federais.
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Caso voc queira uma consultoria gratuita para lhe ajudar na
implementao de automao comercial, no hesite em entrar em contato.

www.nfe-ijui.com.br
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(55) 3333-5953
Joo Cardoso

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