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En ningn caso nos animamos a tomar una decisin, sin contar con informacin que nos
ayude a decidir qu camino elegir o por cul alternativa optar dentro de todas las
disponibles. Por ejemplo, usted antes de estudiar su carrera universitaria recaud distintos
datos, los cuales luego de un proceso de transformacin interna transform en
informacin. Seguramente para decidir qu carrera quera estudiar se asesor sobre el
campo de actuacin profesional, asignaturas sobre las que tomar conocimientos durante
su cursado, salida laboral, entre otras. Luego, a fin de optar por una institucin en la cual
realizar su carrera de grado recab datos sobre el prestigio de la misma, perodo y forma
de cursado, duracin de la carrera, costo de la misma, por citar slo algunos ejemplos.
Con estos datos organizados y procesados tom la decisin de emprender este camino.
A fin de que comprenda correctamente estas definiciones, las veamos con un ejemplo
habitual en nuestras vidas. Si estamos escuchando la radio y nos comunican que la
temperatura esperada es de 15, estamos recibiendo un dato aislado el cual no es de
utilidad para saber qu ropa debemos escoger si tenemos que salir pero, si la
Volvamos con el ejemplo de su decisin para encarar esta etapa de su vida. Usted
recaud en forma automtica y quizs sin darse cuenta todos los datos pertinentes, los
cuales en forma aislada no son de utilidad, pero luego los seleccion, clasific, orden y
elabor informacin que le fue til para tomar esta decisin.
Sistematizacin de la Informacin
La elaboracin de la informacin se puede realizar cada vez que sea necesario ante una
necesidad particular, pero cuando se deben tomar decisiones en forma rutinaria, como
ocurre en el caso de gestin de organizaciones, hay que establecer un mtodo o
procedimiento para que la informacin surja sin necesidad de estar pensando su
procesamiento. Imagine que sera imposible tomar decisiones en el actual mundo de los
negocios, cambiante, globalizado, de riesgo (ms todava en nuestro pas); si para cada
decisin de gestin en la organizacin, debemos elaborar desde cero la informacin, a fin
de contar con ms herramientas para establecer qu curso de accin tomar, en el
momento que finalicemos de elaborar la informacin, la misma ya no ser oportuna, por lo
tanto dejar de ser til. En este caso ya no hablaremos de informacin, ya que no
cumplira con los requisitos necesarios.
Esto implica establecer un sistema que nos brinde informacin permanentemente para
apoyar la toma de decisiones de gestin de las organizaciones.
Ahora, Qu es un sistema?
Subsistema
de
Informacin
Subsistema Subsistema
de de
Informacin Informacin
Subsistema
de
Informacin
Detngase un minuto en la lectura y piense qu entiende usted por tomar una decisin.
Adoptar una decisin es escoger una alternativa o un camino de accin entre varias
posibilidades, destinadas a alcanzar un objetivo.
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procesamiento, anlisis e interpretacin de todo el cmulo de datos que se generan,
puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarnos.
En otras palabras, para que podamos conocer todo lo que pasa en las organizaciones,
inclusive sus resultados, debemos contar con informacin, a fin de poder elegir con mayor
seguridad el camino de accin frente a diferentes alternativas.
Alternativa 1
Alternativa 2
Debemos tomar
Alternativa 3
una decisin
Datos
Alternativa 4
Datos
Alternativa 5 Datos
Necesidad de Datos
elaborar
Informacin Datos
Toma
de
Optamos por una
alternativa dentro de Decisin
todas las disponibles
Desde los comienzos de la vida, el hombre necesit relacionarse con otros para
desarrollar su actividad, automticamente y por esta necesidad comenzar a formarse las
asociaciones de personas. En ellas, se establecan pautas primarias de convivencia (en
definitiva algo similar a la actualidad); con el tiempo estas asociaciones fueron
adquiriendo formas ms estructuradas y complejas. Por lo tanto se comenzaron a
constituir las organizaciones con distintos objetivos. Partiendo de la definicin de
Organizacin, como: un grupo de individuos, que persiguen objetivos comunes y que
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cuentan con los recursos necesarios para alcanzarlos y en base al objetivo que
persiguen, podemos dividir a las mismas en dos grandes grupos:
Organizaciones sin fin de lucro: la iglesia, un club deportivo, las universidades, una
biblioteca vecinal, entre otras.
Ahora, piense un minuto en ambos casos Slo las empresas necesitan obtener
rentabilidad en su actividad?
Definitivamente respondemos que no, ya que si bien las organizaciones sin fines de lucro
no buscan otorgarle a los dueos los niveles de utilidades por los cuales han invertido en
la misma, como es el caso de las empresas, stas persiguen fines distintos a la obtencin
de una utilidad, como puede ser la difusin de valores culturales o deportivos y para
alcanzar estos objetivos, necesitan tambin administrar correctamente los recursos.
Imagine el caso en el que una organizacin sin fines de lucro tenga gastos mayores a los
ingresos que obtiene siendo estos ltimos a modo de ejemplo donaciones, cuotas de
socios, ingresos por actividad, entre otros; seguramente no podra conseguir el fin para el
cual fue creada y debera cerrar sus puertas. Es decir, si el club deportivo basa sus
ingresos solamente en la cuota mensual de sus asociados y logra reunir $ 50.000 al mes,
pero los gastos por servicios, de mantenimiento del saln social, de las canchas de ftbol,
tenis y rugby y las remuneraciones y cargas sociales de los empleados totalizan $ 80.000.
mensuales, obviamente este club no podr perdurar en el tiempo, ya que tarde o
temprano no contar con fondos suficientes para pagar los servicios, entonces le cortarn
el agua y la luz, no le podr pagar a sus empleados, por lo que no podr contar ms con
ellos, etc. Por lo tanto, ahora no nos queda ninguna duda de que las organizaciones sin
fines de lucro, tambin deben obtener una rentabilidad en su actividad.
Por todo esto, los conceptos que analizaremos desde el punto de vista econmico para la
administracin de una empresa, son totalmente adaptables y vlidos para la conduccin
tanto de organizaciones con como sin fin de lucro.
Organizaciones
Contabilidad
Si bien podemos encontrar numerosas definiciones y distintos puntos de vista de una gran
cantidad de estudiosos de la disciplina contable, todos giran sobre los mismos conceptos
bsicos y en esta oportunidad nos enfocaremos en un concepto simple de lo que se
entiende por Contabilidad.
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Esta definicin, usted la puede constatar en la bibliografa bsica (El Proceso Contable
de Hugo Luis Sasso), en el captulo 1, tambin en la bibliografa complementaria e incluso
en cualquier material de contabilidad bsica al cual tenga acceso.
Pero cabe aclarar que la Contabilidad no slo brinda informacin para la gestin de las
organizaciones, sino que tambin cumple un rol importante a nivel de control, dado que
permite detectar hechos o actos irregulares contrarios a los intereses de los dueos,
adems de darles proteccin legal, ya que cuando han sido debidamente registrados,
sirven como medio de prueba ante la justicia.
Si bien los medios informticos han facilitado sus procesos, la contabilidad esencialmente
contina brindando las mismas prestaciones que al momento de crearse la partida doble.
Pero hoy no debe ser entendida solamente como una herramienta para generar
informacin esttica y referida a un objeto determinado, sino que debe servir para evaluar
y proyectar los distintos escenarios que enfrentan las organizaciones; brinda informacin
tendiente a demostrar la situacin actual de la empresa y tambin permite analizar su
pasado y proyectar su futuro.
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Debemos tener en cuenta que la Contabilidad no es ni ms ni menos importante que el
resto de los subsistemas de informacin que posee la organizacin.
Subsistema
Subsistema
RRHH
Ventas
Subsistema
Contabilidad Subsistema
Subsistema
Distribucin
Subsistema
Logstica
Operaciones
Los datos que son procesados por el proceso contable deben ser reordenados,
analizados y sintetizados a travs de los informes contables. Si analiza el esquema del
presente mdulo, podr observar que los Informes Contables son la salida (el output) del
Proceso Contable.
Estos informes contables se elaboran teniendo en cuenta los destinatarios de los mismos,
stos pueden ser:
1. De Uso Interno
La informacin contenida en los Estados Contables debe reunir, para cumplir con su
finalidad y siempre considerados en su conjunto y buscando un equilibrio entre ellos
mediante la aplicacin del criterio profesional, los siguientes requisitos:
Confiabilidad (credibilidad): debe ser creble para los usuarios. Para cumplir con
este requisito tiene que aproximarse a la realidad y ser verificable o sea, ser susceptible
de comprobacin por cualquier persona.
Claridad (comprensibilidad): debe ser fcil de comprender por los usuarios, para
esto se debe utilizar un lenguaje claro.
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Equilibrio entre costos y beneficios: tener en cuenta el costo que trae aparejado
conseguir con mayor exactitud alguno de los requisitos, con respecto al beneficio que esto
representa.
De Uso Informes de
Interno Gestin
Informes
Contables
De Uso Estados
Externo Contables
A continuacin, haremos una enumeracin de los Estados Contables bsicos y una breve
descripcin de cada uno de ellos. Luego, en el Mdulo II, volveremos sobre este tema,
una vez que reconozcamos conceptualmente los Componentes Patrimoniales y
comprendamos cada uno de ellos para poder comprenderlos mejor de esta forma.
2. Estado de Resultados: informa sobre el resultado del perodo. Detalla los resultados
ordinarios y extraordinarios. Nos explica las causas que determinaron que arribemos a un
resultado, ya que en la estructura del mismo vamos a poder identificar la Actividad
Principal, la Actividad de Apoyo, la Actividad Financiera y tambin el resultado originado
por impuesto a la renta. Decimos que es un estado dinmico, ya que l mismo muestra
las causas de los resultados del ejercicio econmico completo.
Tenga en cuenta que estas utilidades de los Estados Contables, son solamente algunos
ejemplos, de ningn modo se establece aqu que sean slo las enumeradas con
anterioridad.
Inversores: actuales y futuros, para conocer los riesgos sobre la inversin a fin de
tomar decisiones sobre las participaciones. Antes de invertir dinero en un negocio,
cualquiera de nosotros busca averiguar qu rentabilidad nos puede otorgar el mismo a
futuro, ya que en definitiva lo que tenemos que hacer es tomar una decisin entre varias
alternativas disponibles (entre varias inversiones que podemos realizar). Tal como hemos
visto en este mdulo, cuando debo tomar una decisin, elegir una alternativa, siempre se
debe recoger informacin que nos ayude. En este caso, esta informacin sern los
Estados Contables, los cuales nos mostrarn la capacidad de generacin de utilidades del
ente, la poltica de distribucin de dividendos, su estructura de financiamiento (si se
encuentra financiada principalmente con fondos propios o de terceros), entre otros
anlisis que veremos ms adelante en la asignatura al estudiar el anlisis de Estados
Contables.
Hasta aqu hemos visto la parte correspondiente al captulo 1 del programa, si desea
profundizar estos conceptos le sugiero consultar la bibliografa indicada como
complementaria, en sus primeros captulos o bien cualquier libro de contabilidad bsica al
que tenga acceso, ya que en la bibliografa obligatoria no se encuentran analizados los
mismos en profundidad.