ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento

administrativo. Los estudiosos trataron problemas cotidianos inmediatos: problemas de
planeacin, de organizacin, etc., problemas de recursos humanos, materiales, de
tecnologa y produccin. En bsqueda sistemtica de soluciones, naturalmente utilizaron la
ciencia y la metodologa cientfica. Este enfoque pragmtico y sus soluciones cientficas
dieron lugar a una orientacin tcnica hacia la auditoria administrativa.

1925 Henry Fayol en una entrevista que le hizo la Cronique social de France mencion:
El mejor mtodo para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es
estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacin, la organizacin, el
mando, la coordinacin, y el control estn adecuadamente atendidos.

1932 Rose consultor ingls, en una comunicacin presentada al Instituto de Administracin

Industrial, expona la tesis que , independientemente de lo til que resultar la auditoria
tradicional financiera, deberan auditarse de manera extensiva e imparcial las funciones
bsicas de la direccin. La investigacin de Rose responda a la metodologa habitualmente
utilizada por los consultores de administracin.

1935 James Mc Kinsey, lleg a la conclusin de que la empresa debe hacer peridicamente
una autoauditoria que consistira en una evaluacin de la empresa en todos sus aspectos.

1945 el Instituto de Auditores Internos proporciona los primeros escritos sobre la que sera
la auditoria de operaciones; tratando en una discusin de expertos lo referente al alcance
de la auditoria interna de operaciones tcnicas

1948 Arthur H. Kent, funcionario de empresa Standard Oil of California, su aportacin es

una interesante publicacin sobre Auditoria de Operaciones.

1950 Jackson Martindell, fundador del American Institute of Managment, desarrolla uno de
los primeros programas de auditoria administrativa, un procedimiento de control directo y
un sistema de evaluacin, publica su obra Apreciacin de la gerencia para ejecutores e
inversionistas.

1955 Larke A.G plantea la necesidad de llevar a cabo autoauditorias para pequeas
empresas a fin de evaluar su forma de operar.

Aunque la auditoria administrativa se concibi en 1932, se puso en prctica en la dcada de

los 60 y 70.

1962 William P. Leonard realiz un estudio completo de la auditoria administrativa, trata

de los mtodos para iniciar, organizar interpretar y presentar una revisin administrativa, lo
cual es una aportacin muy valiosa.
1964 Cadmus y Bradford, trabajadores incansables dentro del Instituto de auditores
internos (N.Y) Cadmus plantea una variedad de auditoria denominada Auditoria
Operativa. Se selecciona una actividad, ms que un departamento, para unos cuidados y
profundo estudio, apreciacin y evaluacin. Publican su obra Operational Auditing
Handbook, N.Y.

1968 Rigg, F.J autor britnico, desarrolla en su pas un enfoque moderno de la auditoria
administrativa, cuya aplicacin en Gran Bretaa se ha extendido mucho, publica su obra
The Managment Audit, the Internal Auditor.

1968 John C. Burton plantea la importancia de estudiar cual ser la ndole de la auditoria
administrativa y el grado de calificacin del auditor. Exhorta a realizar un esfuerzo por
construir un marco total para la auditoria administrativa. John Burton, Auditoria
Administrativa, The Journal of Accountancy, N,Y, 1968.

1969 Langenderfer H.Q y Robertson J.C estos autores exploran brevemente el problema de
definicin y la cuestin de una exposicin detallada de la auditoria administrativa y
proponen una estructura terica para extender la funcin de auditoria para abarcar
auditorias independientes de la direccin superior. Publican su obra de interesante tema:
Estructura terica para auditoras independientes de la gerencia.

1970 Eduard Norbeck F. ( coordinador) proporciona la base para entender los aspectos
generale de esta tcnica de auditoria administrativa la obra Auditoria administrativa es un
compendio de temas abordados por varios especialistas, donde se analizan fundamentos de
esta tcnica y reas funcionales, es una obra muy interesante.

1975 Keith D. y Bloomstrom R. exponen que las auditorias administrativas se han

desarrollado con los aos como una forma de evaluar la eficiencia y eficacia de varios
sistemas de una organizacin desde la responsabilidad administrativa, hasta la social. La
auditora externa, se usa principalmente para propsitos de planeacin puede abarcar
caractersticas como:

a) Investigar empresas para posibles fusiones o adquisiciones

b) Determinar la solidez de un proveedor principal
c) Averiguar puntos dbiles y fuertes de una empresa competidora para explotar mejor
las ventajas competitivas de la propia empresa.

1977 Clark C. Abt, presenta una perspectiva sobre el conocimiento de la medicin de la

conducta social de las empresas. Los conceptos de la auditoria social abarcan la
responsabilidad social, medicin del comportamiento, auditorias sociales en decisiones
administrativas, implantacin de la auditoria.

1980 Whitmore G.M expone que la auditoria administrativa ha sido utilizada para asistir a
funcionarios pblicos con gerentes de empresas privadas. Aborda principalmente el uso de
esta tcnica en mbito del gobierno exponiendo estrategias y pasos en la conduccin de una
auditoria administrativa, sus ventajas y cuatro casos.

1983 Spencer Hayden, expone la necesidad de evaluar los procedimientos administrativos y

aplicar correcciones para lograr una mxima eficiencia en el futuro. Desarrolla el
procedimiento de la auditoria trata el tema de la consultora administrativa con detalle. La
auditora administrativa la enfoca dentro de las tcnicas para el cambio organizacional.

1984 Robert J. Thierauf trata la auditoria administrativa como una tcnica para evaluar las a
reas operaciones de una organizacin desde el punto de vista administrativo.

Antecedentes en Mxico

Durante mucho tiempo las empresas de los pases desarrollados eran examinadas
principalmente en lo referente a la situacin financiera o al manejo de las finanzas, incluso
en la prctica se ha llegado a requisitos fiscales. Sin embargo, este tipo de auditoria
(numrica) es limitad en su alcance ya que solo abarca los recursos financieros.

Hoy en da los organismos sociales demandan otros tipos de auditoria que abarquen a los
recursos humanos, materiales y tcnicos, es decir, una auditoria ms amplia que la de
estados financieros. As se origin la necesidad de contar con otras tcnicas para revisar y
evaluar de manera sistemtica e integral la calidad de los procesos mediante los cuales
opera un organismo, y determinar los problemas administrativos de ste, sus causas y
posibles soluciones.

En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin de la auditoria

administrativa comenz en empresas transnacionales y posteriormente en mexicanas, sobre
todo en empresas pblicas. Como es lgico, las empresas trasnacionales venan con
mentalidad y tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero; luego estas se
modificaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial mexicano en las dcadas de
los cincuenta y sesenta, cuando haba un desarrollo econmico prospero debido a la poltica
del Gobierno de esa poca que consista en fomentar la inversin extranjera. Dentro de ese
cumulo de tcnicas administrativas extranjeras estaba la auditoria administrativa, tomando
cada vez mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y evaluacin
sistemtica de los problemas administrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras.
Tal tcnica de control era cada vez ms necesaria, por el creciente nmero de operaciones
que las empresas realizaban.

A continuacin se muestra un cuadro en el que aparecen algunas empresas de los sectores

pblicos y privado que aplican la auditoria administrativa.
 SECTOR PRIVADO SECTOR PBLICO
General Motors Altos Hornos de Mxico, S.A
Ford Motor Co. Acros, S.A
Chicles Adams, S.A Aeronaves de Mxico, S.A
Mexicana de Aviacin Almacenes y Servicios, S.A
Unin Carbide Bliss y Laughlin Latinoamericana
Dupont Petrleos Mexicanos
Hylsa Secretara de la Contralora General
de la Federacin
Crolls Mexicana, S.A

El avance tecnolgico ha hecho que las empresas se modernicen, y que la auditoria

administrativa se haya convertido en una herramienta de control fundamental. Aun cuando
en Mxico su aplicacin no se ha generalizado totalmente, tendr que hacerlo en la medida
en que el licenciado en administracin se profesionalice.

A continuacin se muestra cronolgicamente a los autores mexicanos ms relevantes en

este campo de la administracin.

1959 N. Grabinsky y A.W.Klein realizan la obra El anlisis factorial: gua para estudios
sobre economa industrial publicada por el Banco de Mxico, S.A, la cual se considera
como un antecedente de la auditoria administrativa.

1960 A. Meja Fernndez escribe La auditora de las funciones de la gerencia de las

empresas, tesis presentada en la Facultad de Contadura y Administracin (FCA) de la
Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM).

1962 R. Macas Pineda presenta el trabajo Auditoria Administrativa para el curso Teora de
la administracin, en el doctorado de ciencias administrativas de la Escuela Superior de
Comercio y Administracin (ESCA), del Instituto Politcnico Nacional (IPN).

1964 M.D Azaola S. presenta la tesis La revisin del proceso administrativo en la FCA de
la UNAM

1966 J.A Fernndez Arena propone la realizacin de la auditoria administrativa

combinando los anlisis de objetivos, de los recursos y el proceso administrativo.

1969, Santillana Gonzlez propone la realizacin de la auditoria administrativa combinando

los anlisis de objetivos, de los recursos y el proceso administrativo.

1970 R. Jimnez Reyes estudia el alcance, desarrollo y planeacin de la auditoria

administrativa.
1972 C.A Anaya Snchez propone la necesidad de reglas, sistemas y metodologa de la
auditoria administrativa.

1978 La Asociacin Nacional de Colegios de Licenciados en Administracin (ANCLA)

publica un trabajo sobre el 7 congreso nacional de administracin en el que se fijan las
bases de lo que la auditoria administrativa es y debe ser (las normas y el alcance del auditor
y del informe de auditora, entre otros temas).

1978 S. Cervantes Abreu analiza la dinmica de la auditoria administrativa e indica cuatro

pasos para su desarrollo: la recoleccin, la verificacin de datos, el estudio de funciones, y
la revisin y evaluacin del control interno y del informe.

1981 V.M Rubio R y J. Hernndez F. presentan una guia prctica de la auditoria

administrativa, como mtodo para el diagnstico de la capacidad administrativa de las
instituciones pblicas y privadas a fin de determinar puntos vulnerables y sugerir medidas
correctivas.

ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA

Este autor propone la realizacin de la auditoria administrativa combinando un anlisis de

los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Concepto de auditoria administrativa: Es la revisin objetiva, metdica y completa de la

satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la
empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la
institucin.
El esquema de estudio comprende:
1. Los objetivos de la empresa
a. De servicio. Enfocados a satisfacer las necesidades de los consumidores,
ofreciendo buenos productos o servicios.
b. Social. Proteccin de los intereses personales y sociales de empleados y
comunidad en general, mediante buenas relaciones humanas y pblicas.
c. Econmico. Proteccin de los intereses econmicos de empresa de sus
acreedores y sus accionistas, logrando la satisfaccin mediante la obtencin de utilidades.

2. La direccin (en sus niveles existentes). Es la esencia de la administracin,

ejercida por los niveles ms altos de la empresa, quienes revisan los avances de la empresa,
basando su anlisis en el desarrollo de las polticas.
3. Los recursos (En su consideracin de organizacin e integracin)
a. Humanos. Empleados y obreros
b. Materiales. Dinero e instalaciones
c. Tcnico. Sistemas y procedimientos
La integracin dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo al esquema de la
organizacin, por lo que obtendr buenos empleados, fondos suficientes y sistemas y
procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.
Como resultado de la organizacin la empresa queda divida en funciones dentro del
concepto general administrativo.
Direccin. Consejo administrativo y Gerencia
Informacin. Contabilidad
Control de polticas
Presupuestos
Auditoria interna
Asesoramiento. Compras
Almacn
Investigacin
Operacin. Produccin
Comercializacin
4. El proceso administrativo
a. Planeacin
b. Implementacin
c. Control

El proceso administrativo.
Los objetivos institucionales y el mecanismo de operacin requieren del proceso
administrativo, que consiste en planear, implementar y controlar.

Mtodo de la auditoria administrativa segn Fernndez Arena.

Revisin objetiva, metdica y completa de:

La satisfaccin de los objetivos institucionales
De servicio
Social
Econmico
Coordinacin

Con base en niveles jerrquicos

Integracin
Recursos humanos
Recursos fsicos

Eficiencia
Organizacin

Participacin individual de los integrantes

Planeacin
Implementacin
Control

Enfoque William P. Leonard:

Segn este autor define a la auditora administrativa de la siguiente manera:

Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una

institucin o cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus
mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanes y fsicas.

El enfoque de Leonard (Management Audit 1960)

Propsito y Finalidades.

De acuerdo con Leonard, cuya magnfica obra nos servir de soporte, el propsito y las
finalidades de la auditora administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias
en cualquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las
operaciones.

El propsito perseguido es revisar y evaluar mtodos y actuacin en todas las reas, sin
excepcin. Los factores a evaluar son las perspectivas econmicas, la estructura orgnica,
el cumplimiento de las polticas y procedimientos, los mtodos de proteccin sobre los
bienes, causas de variacin con respecto a las metas fijadas, etc.
La auditora administrativa es la medicina preventiva que la alta gerencia usa para mantener
ntegra la salud del organismo empresario y salvaguardarlo de desperdicios, mal
planeamiento, mtodos inadecuados y cualesquiera otras prcticas inconvenientes, que una
investigacin y evaluacin puedan hacer resaltar.

La auditora administrativa, servicio especializado para administracin

De acuerdo con el enfoque amplio de Leonard, la naturaleza de las tareas de la auditora

administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la direccin
superior, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento.

Al realizar el anlisis detallado de la empresa a travs de todas las funciones

examinadas, empleando siempre el mtodo cientfico, el auditor administrativo se convierte
en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un punto de vista
independiente, las ms profundas habilidades y mtodos de varios departamentos. La
direccin superior puede, de tal manera, volverse sobre otras materias y descargarse de
funciones que, de otra forma, debera cumplir por s. En otras palabras se trata de un
verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa.

ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Su alcance es total, sin ninguna duda, puede comprender una determinada funcin o
actividad, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o
la empresa en su totalidad.

En el mismo sentido, las reas de investigacin pueden incluir una apreciacin de los
mtodos de pronosticacin, planeacin de entregas, medidas de actuacin, costos de
ingeniera, de proyectos, estimacin y fijacin de precios, comunicaciones, equipos
electrnicos de procesos de datos, efectividad de los directivos involucrados.

Como ya se habr advertido, todo lo anterior implica prcticamente cubrir en forma integral
el rea del control interno administrativo u operativo, o sea, el campo de la funcin control
de la direccin superior.
Factores a revisar y evaluar

Los elementos o factores en los mtodos de administracin que exigen una constante
vigilancia, anlisis y evaluacin son los siguientes:

Planes y objetivos
Estructura orgnica
Polticas y prcticas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Medios de operacin
Potencial humano y elementos fsicos empleados

Una apreciacin general de los mtodos y campo de accin, as como el dominio total de la
auditora administrativa lo tenemos en:

1. Planes y objetivos:
Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administracin no da
pleno cumplimiento a los principios de organizacin.

En muchas empresas, las deficiencias se descubrirn por falta de una completa y clara
estipulacin de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento
de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operacin, es necesario entender
bien los planes y objetivos generales de la empresa.

2. Estructura orgnica

En el establecimiento y operacin de una empresa es vital una planeacin constante de la

estructura orgnica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las
deficiencias en la estructura orgnica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:

a) estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especficas de la empresa.

b) Funciones no coordinadas y controladas
c) Falta de delegacin y autoridad y responsabilidad en forma apropiada
d) Personal no calificado en puestos clave
e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes
Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si
refleja o no la situacin verdadera, actual, de las funciones orgnicas. Debe analizar cada
uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y
responsabilidad adecuadamente.

3. Polticas

Las polticas son esenciales para una administracin eficaz. Determinar las intenciones de
la direccin y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda
seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos

Las polticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para
uniformar y coordinar a toda la organizacin.

Un aspecto muy importante es que la poltica est claramente expuesta. La expresin, de

una poltica es necesaria para la toma de decisiones de produccin, finanzas, personal,
compras, crdito, ventas, etc.

La evaluacin de la poltica de ventas involucrar calidad, diseo, estilo, nmero y variedad

de productos.

4. Sistemas y procedimientos

A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su

propsito y su forma y decidir sobre sus mritos respecto a la forma en que sirve a la
empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer
operaciones.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento est proyectado de forma

que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se est haciendo, dnde,
cmo, cundo y por quin; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y
evaluado.

5. Mtodos de control

En todo rengln de comercio, industria, servicio, se encuentran mtodos de control en pleno

funcionamiento. Son medios por los cuales la direccin obtiene ciertos resultados para
conseguir una accin coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada.
Todo mtodo de control, dentro de una empresa, comprende la comparacin del desempeo
real contra el esperado, trtese de objetivo, norma, etc.
El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de
una falta de observancia de los sistemas de supervisin, o de normas de administracin
insuficientes.

Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medicin
continua y detallada de la realizacin de la misma. Esto es cierto sobre todo tratndose de
operaciones, costos, mtodos, productos, sueldos y salarios.

El auditor est obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del
procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que
se efecten revisiones.

6. Formas de operacin

Es igualmente importante un constante examen, anlisis y evaluacin de los medios de

operacin. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo
bsico.
Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear
y determinar su lnea de mercancas y existencias, mantener normas de calidad, planear las
promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisin, etc.

En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de
produccin, la que requiere una planeacin de lo que va a producir, la compra y control de
materiales, su recepcin y almacenamiento, mtodos y normas de produccin, control de
calidad, embarque, etc.

Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupacin la rapidez y

calidad de la operacin, y la capacidad de asimilacin de ms trabajo.

La operacin de toda empresa implica mantener una adecuada relacin entre las diversas
funciones, para conseguir mejores resultados.
Otros factores son los cambios en la economa del pas, ya que afectan la operacin de la
empresa.

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar polticas y prcticas de personal.

Esta evaluacin comprende una revisin para determinar la capacidad y los puntos dbiles
y fuertes de la gente.

Para ello el auditor llevar un examen de las condiciones de trabajo, programas de

adiestramiento, evaluacin del trabajo, calificacin de mritos, desarrollo de actividades.
Evaluacin del personal directivo

Leonard dedica todo captulo de su obra (cap.11) a explicar la manera en que podra
realizarse la evaluacin de la actuacin de personal directivo, lo que muestra nuevamente el
alcance amplio, totalizador, de su enfoque.

Herramientas y tcnicas de la auditora administrativa

Leonard enuncia, entre otras, 21 tcnicas de auditora administrativa. La simple mencin de

algunas de ellas, tales como grficas de organizacin, grficas de proceso, grficas de
distribucin de formas, simplificacin del trabajo, investigacin de operaciones, etc.
Demuestran cabalmente que Leonard vislumbra la auditora administrativa como un
servicio de asesoramiento integral a la direccin de la empresa.

Mtodo de William P. Leonard.

1. Estudio preliminar
2. Programa de auditora
3. Investigacin
4. Anlisis, interpretacin y sntesis
5. Preparacin del informe
6. Discusin con los directamente afectados
7. Informe final a la direccin
8. Revisin sistemtica