Notainf 5 Igefe DGRH Dogeebs 2017201752151920

Nota Informativa n5/IGeFE/DGRH/DOGEEBS/2017
Assunto: REQUISIES DE FUNDOS DE PESSOAL E DE FUNCIONAMENTO

NOVOS PROCEDIMENTOS A PARTIR DE ABRIL 2017
No seguimento do que foi j comunicado no ponto 2. da Nota Informativa n 2

/IGeFE/DOGEEBS/2017, a partir do prximo ms de abril de 2017 sero implementados novos
procedimentos para o envio das Requisies de Fundos ao IGeFE.
Assim:
1. Ser substituda a remessa das Requisies de Fundos em formato papel pelo envio em
formato eletrnico, unicamente, por email, para o seguinte endereo:
reqfundos@igefe.mec.pt;
2. Deixaro, assim, de ser aceites as Requisies de Fundos que forem enviadas via CTT ou
por fax;
3. A certificao legal das mesmas ser garantida pela assinatura digital de dois elementos
responsveis do Conselho Administrativo, atravs do Carto de Cidado que para tal
dever ter os respetivos cdigos ativos;
4. Com o intuito de apoiar as unidades orgnicas nesta fase de transio para a
concretizao destes novos procedimentos, junto se anexa o Manual Requisies de
Fundos e Guias de Receita Envio em formato Digital. No caso de existirem dvidas,
devero ser contactadas as respetivas gestoras.
Lisboa, 30 de maro de 2017
O Vogal do Conselho Diretivo,
LUS MIGUEL
Assinado de forma digital por LUS
MIGUEL BERNARDO FARRAJOTA
DN: c=PT, o=Carto de Cidado,
BERNARDO
ou=Cidado Portugus, ou=Assinatura
Qualificada do Cidado, sn=BERNARDO
FARRAJOTA, givenName=LUS MIGUEL,
FARRAJOTA
serialNumber=BI116359757, cn=LUS
MIGUEL BERNARDO FARRAJOTA
Dados: 2017.03.30 17:50:37 +01'00'
Lus Farrajota
Instituto de Gesto Financeira da Educao, I.P.

Av. 24 de Julho, n. 134 1399-029 Lisboa 213 949 200 213 907 003 - geral@igefe.mec.pt
http://www.igefe.mec.pt
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MANUAL
REQUISIES DE FUNDOS E GUIAS DE
RECEITA ENVIO EM FORMATO DIGITAL
30.03.2017
Manual
Requisies de Fundos e Guias de Receita Envio
em formato digital
Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
ndice
0. MBITO ............................................................................................................2
1. PRESSUPOSTOS ...................................................................................................3
2. DESCRIO FUNCIONAL .........................................................................................4
2.1 ENVIO DAS REQUISIES E GUIAS DE RECEITA ........................................................4
2.1.1 ENVIO DA REQUISIO DE FUNDOS DE PESSOAL ........................................................4
2.1.2 ENVIO DA REQUISIO DE FUNCIONAMENTO ............................................................7
2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO ..............................................................9
www.igefe.mec.pt Avenida 24 de Julho n134 3/5 andar 1399-029 Lisboa T. 213 949 200 F. 213 907 003
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Manual
em formato digital
Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
0. MBITO
O IGeFE, I.P. pretende neste documento descrever os procedimentos realizados pelos

Agrupamentos/Escolas para envio em formato digital das Requisies de Fundos e Guias de Receita
do Estado, de modo a permitir o seu registo na gesto documental (smartDOCS).
As Requisies de Fundos enviadas, at presente data, em formato de papel e que passam a partir
de abril/2017 a ser remetidas em formato eletrnico, devero ser certificadas atravs de assinatura
digital mantendo desta forma a sua legalidade.
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Manual
em formato digital
Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
1. PRESSUPOSTOS
A soluo descrita neste documento parte dos seguintes pressupostos:
Os tipos de Requisies de Fundos elaborados pelas Escolas/Agrupamentos so:
o Requisio Fundos de Pessoal para FOFI 111 ou 153;
o Requisio Fundos de Pessoal para FOFI 243;
o Requisio Fundos de Funcionamento para MEDIDA 017;
o Requisio Fundos de Funcionamento para MEDIDA 019.
A Requisio de Fundos dever obrigatoriamente ser assinada pelos responsveis com

certificado digital;
As Requisies de Fundos so sempre remetidas para o IGeFE atravs de email num ficheiro em
formato PDF;
Os documentos de Receita do Estado e respetivos DUC emitidos pela Repartio de Finanas so

sempre enviados para o IGeFE por email num ficheiro em formato PDF;
As Escolas com contas bancrias no IGCP - Agncia de Gesto da Tesouraria e da Dvida Pblica,
I.P., enviam sempre os documentos de Receita do Estado e os respetivos comprovativos de
pagamento emitidos pelo Homebanking IGCP para o IGeFE por email num ficheiro em formato
PDF;
Os ficheiros em formato PDF devero obedecer s seguintes definies:
Resoluo a 300 dpi
Preto e branco
Os documentos devem ser tratados no Agrupamento/Escola separadamente:
o Um ficheiro para cada Requisio de Fundos;
o Um ficheiro com todos os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou

Comprovativos de pagamento Homebanking IGCP associados a uma Requisio de
Fundos.
A substituio de uma requisio ter de ter sempre o mesmo nmero de requisio, isto ,
ser criada uma nova verso da requisio existente, sendo que o nmero de uma requisio
nico por Agrupamento/Tipo Requisio/Ano Requisio/Ms Requisio.
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Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
2. DESCRIO FUNCIONAL
O envio das Requisies de Fundos e Guias de Receita em formato digital, com utilizao de QR
Code (cdigo de barras) deve seguir as orientaes que constam nos pontos seguintes:
2.1 ENVIO DAS REQUISIES E GUIAS DE RECEITA
Os Agrupamentos Escolares geram, nas aplicaes informticas existentes a Requisio de Fundos.
Ao gerar as Requisies de Fundos, em formato PDF, na 1 Pgina com cabealho ficar impresso o
respetivo QR Code que conter a informao pertinente sobre a requisio.
A Requisio de Fundos dever ser assinada pelos responsveis com certificado digital (Carto
de Cidado).
2.1.1 ENVIO DA REQUISIO DE FUNDOS DE PESSOAL
A Requisio de Fundos de Pessoal deve incluir o QR Code (cdigo de barras) no canto superior
esquerdo conforme a imagem seguinte:
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em formato digital
Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
O Conselho Administrativo deve certificar a requisio atravs da respetiva assinatura digital.
A seguir ltima pgina da requisio, devem anexar-se outros mapas que sejam considerados
relevantes.
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Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
O Nome a dar ao ficheiro da Requisio de Fundos Pessoal dever ter o seguinte formato:
RP [cdigo agrupamento (6 posies)] N [nmero da requisio (2 posies)].pdf
Exemplo: RP409999N08.pdf
Aps a criao dos ficheiros da Requisio de Fundos de Pessoal, devero ser enviados para o IGeFE
por email tendo em conta o seguinte:
1. O ficheiro PDF gerado, ser enviado por email para o endereo: reqfundos@igefe.mec.pt;
2. Cada email enviado dever ser apenas relativo a uma Requisio de Fundos;
3. O assunto dos emails enviados com o ficheiro da Requisio de Fundos ser:
Requisio de Fundos AAAA MM Nome do ficheiro (em que AAAA corresponde ao Ano
e MM ao Ms (01 a 12))
Exemplo:
1. Envio da Requisio de Fundos de Pessoal n 8 do ms de abril de 2017 da Escola com o

cdigo 409999;
2. O assunto deve ser: Requisio de Fundos 2017 - 04 RP409999N08.pdf
Caso a Requisio de Fundos de Pessoal seja relativa Fonte de Financiamento 243 e tenha includa
Guias de Receita de Estado, alm do envio atravs de email da Requisio de Fundos, dever ser
enviado outro email com o ficheiro das Guias de Receita.
O procedimento para este envio est descrito no ponto 2.1.3 deste documento.
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2.1.2 ENVIO DA REQUISIO DE FUNCIONAMENTO
A Requisio de Fundos de Funcionamento deve incluir o QR Code (cdigo de barras) no canto

inferior esquerdo conforme a imagem seguinte:
Exemplo:
O Conselho Administrativo deve certificar a requisio atravs da respetiva assinatura digital.
Nome do ficheiro da Requisio de Fundos Funcionamento dever ter o seguinte formato:
RF [cdigo agrupamento (6 posies)] N [nmero da requisio (2 posies)].pdf
Exemplo: RF100099N12.pdf
Aps a criao dos ficheiros da Requisio de Fundos de Funcionamento, devero ser enviados para
o IGeFE por email tendo em conta o seguinte:
1. O ficheiro PDF gerado, ser enviado por email para o endereo: reqfundos@igefe.mec.pt ;
2. Cada email enviado dever ser apenas relativo a uma Requisio de Fundos;
3. O assunto dos emails enviados com o ficheiro da Requisio de Fundos ser:
Requisio de Fundos AAAA MM Nome do ficheiro (Em que AAAA corresponde ao Ano e MM
ao Ms (01 a 12))
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Exemplo:
1. Envio da Requisio de Fundos de Funcionamento n 12 do ms de maro de 2017 da

Escola com o cdigo 100099:
2. O assunto deve ser: Requisio de Fundos 2017 - 03 RF100099N12.pdf
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2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO
Se a Requisio de Fundos enviada for relativa a receitas prprias, ter que ser remetido outro
email com o ficheiro PDF com os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou
comprovativos de transferncia bancria obtidos na operao de transferncia no HomeBanking
IGCP.
Os programas informticos onde so obtidos os Documentos de Receita do Estado iro imprimir o

respetivo cdigo de barras com a informao que ir associar o documento de Receita do Estado
respetiva Requisio de Fundos.
Os documentos de receita a incluir no ficheiro so os seguintes:
o Receita de Estado: primeiro, a pgina correspondente Guia de Receita do Estado que

inclui o QR Code (Cdigo de barras), depois o DUC (comprovativo de pagamento da Guia
de Receita do Estado) ou o comprovativo de pagamento do Homebanking IGCP.
A ordem de digitalizao em formato PDF dever ser a seguinte:
Guia de Receita do Estado;

Respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento do Homebanking IGCP
(Repete-se esta ordem para todas as Guias de Receita de Estado a enviar no ficheiro PDF)
o Podero ser anexados todos os outros mapas relativos receita.
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Exemplo: Guias de Receita do Estado e respetivos comprovativos de pagamento (DUC)
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Exemplo para o envio de trs Guias de Receita do Estado com os respetivos DUC
O ficheiro em formato PDF deve ser criado com os documentos colocados pela seguinte ordem:
Guia de Receita
DUC ou
Comprovativo de
Pagamento IGCP
da Guia de Receita
anterior.

Guia de Receita
Guia de Receita
DUC ou
Comprovativo de
Pagamento IGCP DUC ou
da Guia de Receita Comprovativo de
anterior. Pagamento IGCP da
Guia de Receita
anterior.
Outros mapas:
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Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017
O ficheiro das Guias de Receitas do Estado e respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento

Homebanking IGCP e outros mapas, dever ter o Nome construdo da seguinte forma:
GR [cdigo agrupamento (6 posies)] N [nmero da requisio (2 posies)].pdf
Exemplo: GR100099N12.pdf
Aps a criao deste ficheiro, dever ser enviado para o endereo reqfundos@igefe.mec.pt com o
seguinte assunto:
ASSUNTO: Requisio de Fundos 2017 - 03 GR100099N12.pdf
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Nota Informativa n5/IGeFE/DGRH/DOGEEBS/2017

Assunto: REQUISIES DE FUNDOS DE PESSOAL E DE FUNCIONAMENTO

No seguimento do que foi j comunicado no ponto 2. da Nota Informativa n 2

Lisboa, 30 de maro de 2017

O Vogal do Conselho Diretivo,

Instituto de Gesto Financeira da Educao, I.P.

O IGeFE, I.P. pretende neste documento descrever os procedimentos realizados pelos

A soluo descrita neste documento parte dos seguintes pressupostos:

Os tipos de Requisies de Fundos elaborados pelas Escolas/Agrupamentos so:

o Requisio Fundos de Pessoal para FOFI 111 ou 153;

o Requisio Fundos de Pessoal para FOFI 243;

o Requisio Fundos de Funcionamento para MEDIDA 017;

o Requisio Fundos de Funcionamento para MEDIDA 019.

A Requisio de Fundos dever obrigatoriamente ser assinada pelos responsveis com

Os documentos de Receita do Estado e respetivos DUC emitidos pela Repartio de Finanas so

Os ficheiros em formato PDF devero obedecer s seguintes definies:

Resoluo a 300 dpi

Os documentos devem ser tratados no Agrupamento/Escola separadamente:

o Um ficheiro para cada Requisio de Fundos;

o Um ficheiro com todos os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou

2.1 ENVIO DAS REQUISIES E GUIAS DE RECEITA

Os Agrupamentos Escolares geram, nas aplicaes informticas existentes a Requisio de Fundos.

2.1.1 ENVIO DA REQUISIO DE FUNDOS DE PESSOAL

O Conselho Administrativo deve certificar a requisio atravs da respetiva assinatura digital.

RP [cdigo agrupamento (6 posies)] N [nmero da requisio (2 posies)].pdf

1. Envio da Requisio de Fundos de Pessoal n 8 do ms de abril de 2017 da Escola com o

2.1.2 ENVIO DA REQUISIO DE FUNCIONAMENTO

A Requisio de Fundos de Funcionamento deve incluir o QR Code (cdigo de barras) no canto

O Conselho Administrativo deve certificar a requisio atravs da respetiva assinatura digital.

Nome do ficheiro da Requisio de Fundos Funcionamento dever ter o seguinte formato:

RF [cdigo agrupamento (6 posies)] N [nmero da requisio (2 posies)].pdf

1. Envio da Requisio de Fundos de Funcionamento n 12 do ms de maro de 2017 da

2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO

Os programas informticos onde so obtidos os Documentos de Receita do Estado iro imprimir o

Os documentos de receita a incluir no ficheiro so os seguintes:

o Receita de Estado: primeiro, a pgina correspondente Guia de Receita do Estado que

A ordem de digitalizao em formato PDF dever ser a seguinte:

Guia de Receita do Estado;

o Podero ser anexados todos os outros mapas relativos receita.

Exemplo: Guias de Receita do Estado e respetivos comprovativos de pagamento (DUC)

O ficheiro das Guias de Receitas do Estado e respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento

GR [cdigo agrupamento (6 posies)] N [nmero da requisio (2 posies)].pdf

ASSUNTO: Requisio de Fundos 2017 - 03 GR100099N12.pdf

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