Curso Excel

INDICE
EXCEL 2013

1 Introduccin a Excel 2013
1.1 Informacin general
1.2 Tratar y editar hojas de clculo
1.3 Trabajar con las hojas de clculo
1.4 Introduccin de datos
1.5 Referencias a celdas
1.6 Imprimir hojas de clculo
1.7 Prctica, paso a paso, cuestionario
2 Configuracin de la ventana de la aplicacin
2.1 Trabajar con barras de herramientas
2.2 Crear botones de opciones personalizadas
2.3 Vistas personalizadas
2.4 Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas
2.5 Utilizar comentarios para documentar la hoja
3 Mecanismos de importacin y exportacin de ficheros
3.1 Importar datos de programas externos
3.2 Exportar datos a formato de texto
3.3 Exportar datos a otros formatos
3.4 Importar y exportar grficas
4 Utilizacin de rangos y vinculacin entre ficheros
4.1 Usar los rangos Usar rangos en funciones
4.2 Trabajar con diferentes ficheros
5 Utilizacin de las herramientas avanzadas de formato
5.1 Copiar, cortar y pegar especial
5.2 Cambiar a diferentes formatos
5.3 Configurar el formato condicional
5.4 Reducir y aumentar decimales
5.5 Validar datos
5.6 Prctica, paso a paso
5.7 Ejercicios, cuestionario
6 Herramientas de seguridad de una hoja
6.1 Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras clave
6.2 Habilitar palabras clave para bloquear ocultar celdas
6.3 Compartir un fichero entre diferentes usuarios
7 Funciones complejas
7.1 Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones
7.2 Utilizar diferentes tipos de funciones
7.3 Utilizar subtotales
7.4 Corregir errores en frmulas
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7.5 Ejecutar el comprobador de errores
7.6 Prctica, paso a paso. Cuestionario
8 Representacin de grficas complejas
8.1 Crear grficas con diferentes estilos
8.2 Representar tendencias en los grficos
8.3 Personalizar estilos y modelos de grficos
8.4 Representar grficos 3D y modificar propiedades
8.5 Aadir porcentajes en grficos circulares
8.6 Los mini grficos
8.7 Prctica, paso a paso Cuestionario
9 Manipulacin de datos con tablas dinmicas
9.1 Utilizar el asistente para tablas dinmicas
9.2 Modificar el aspecto de la tabla dinmica y crear clculos
9.3 Filtrar y ordenar informacin de la tabla dinmica
9.4 Generar grficos dinmicos
9.5 Prctica, paso a paso.Cuestionario
10 Anlisis de escenarios
10.1 Trabajar con escenarios
10.2 El anlisis Y si
10.3 Utilizar el comando Buscar objetivo
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11 Utilizacin de macros
11.1 Comprender el concepto de macro
11.2 Grabar una macro y utilizarla
11.3 Editar y eliminar una macro
11.4 Personalizar botones con macros asignadas
11.5 Prctica, paso a paso. Cuestionario
12 Integracin Office 2013
12.1 Qu es SkyDrive
12.2 Compatibilidad
12.3 Almacenamiento
12.4 Almacenamiento-archivo
12.5 SkyDrive Setup, la aplicacin en tu pc
12.6 Sincronizacin
12.7 Compartir y DESCARGAR
12.8 SkyDrive como host masivo
12.9 SkyDrive y Office
12.10 Otras aplicaciones de SkyDrive
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Introduccin a Excel 2013
1 Introduccin a Excel 2013
1.1 Informacin general
Excel es un programa de tipo de Hoja de Clculo que nos permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos
complejos. Consiste en una serie de datos distribuidos en celdas dispuestas por filas y columnas. Estos
datos pueden ser de varios tipos y son capaces de relacionarse unos con otros para la resolucin final del
clculo.
En principio, una hoja de clculo pretende sustituir a la clsica hoja de papel en la que se realizan
operaciones aritmticas y otras operaciones matemticas ms complejas. la hoja de clculo combina la
capacidades de computo de la maquina con sus funciones de interrelacin de los datos y permite conferirlas
una buena presentacin.
Con respeto a Excel, se puede decir que adems incorpora otras posibilidades que la hacen ms potente,
como la incorporacin de imgenes, representaciones de datos matemticos mediante grficos e
intercambio de informacin con otros programas de Windows ( como Word, Access, etc.).
Este curso esta dirigido a todo usuario que se inicia con Excel 2013. Ha sido concebido con el fin de
ayudarle a localizar rpidamente las opciones que se deben activar y las operaciones que se deben realizar
para llevar a cabo acciones determinadas. Tambin se va explicar todas las funciones que la aplicacin
posee y viendo el uso de este programa para crear y modificar hojas de clculo: se describe las funciones
ms avanzadas como listas, frmulas, conceptos avanzados sobre grficos, acceso a datos externos,
plantillas y colaboracin con otros usuarios.
La formacin est basada en contenidos 100% actualizados y totalmente interactivos mediante capturas de
pantalla y videos en las que se muestra, sobre una simulacin de la propia herramienta, cmo se realizan
cada una de las acciones. Esa metodologa se combina con ejercicios, para que el usuario pueda practicar
en todo momento, y sobre la marcha, lo que va aprendiendo. con la ayuda on-line de un profesor ilustre en
la materia para resolver, al momento, cualquier duda que le pueda surgir.
(Ver el video en la plataforma)
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1.2 Tratar y editar hojas de clculo
Antes de empezar, vamos a echar un vistazo a las diferentes funciones que nos brinda el Excel:
1. Pestaa Archivo: contiene las opciones principales para trabajar con el documento
completo(Abrir, Guardar, Imprimir, etc.).
2. Barra de herramientas de acceso rpido: Contiene botones con las funciones ms utilizadas.
Podemos aadir y eliminar los botones que deseemos a esta barra.
3. Cinta de opciones: Contiene botones con las funciones del programa organizadas por pestaa. Al
pulsar sobre los botones, las tareas que tengan asociadas entran en funcionamiento. Haciendo clic
en las pestaas se cambia de cinta para acceder s otros botones y, por tanto, a otras funciones.
4. Grupos: Renen botones cuyas funciones pertenecen a un mismo tipo de trabajo.
5. Celdas: Son las encargadas de albergar los datos de Excel. En ellas se escriben rtulos de texto,
datos numricos, frmulas, funciones, etc.
6. Encabezado de filas/columnas: Los encabezados indican las numeracin de las filas y columnas.
Tambin tienen otras funciones como seleccionar filas o columnas completas (haciendo clic en
una ) y ampliar o reducir la altura y anchura de las celdas(haciendo clic entre dos y arrastrando).
7. Posicin actual del cursor: Indica dnde se encuentra el usuario en cada momento al introducir
datos en Excel irn a parar a esa celda.
8. Barras de desplazamiento: Permiten moverse por la hoja de clculo.
9. Barra de estado: Muestra informacin complementaria del programa segn se suceden las
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diferentes situaciones de trabajo.
10. Etiquetas de hojas: Se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo. se hace clic
en una para acceder a su contenido. Como se va a ver, cada hoja del libro ofrece una tabla que
estn distribuidas en filas y columnas numeradas: las filas numricas(1, 2, 3, etc.) y las columnas
de forma alfabtica (a, b, c, etc.).
Para editar una hoja de calculo en Excel se tiene la opcin de crear una nueva hoja de o abrir alguna de las
ya existentes. En el caso de creacin de una nueva es posible hacerlo desde una en blanco o desde alguna
basada en las plantillas predeterminadas.
1. Para acceder a un nuevo de libro de trabajo vaco, hemos de utilizar la pestaa Archivo situado en
la parte izquierda de Excel y seleccionar la opcin Nuevo, aparecer la siguiente ventana.:
2. Si se va a tratar de una hoja vaca, se hace clic en Libro en blanco. O sino, podemos elegir la
plantilla que nos guste.
3. Si se va a crear un documento de un tipo especifico, se pueden utilizar plantillas. Se trata de
documentos que ya contienen ciertas informacin que se podr completar con nuevos datos. Por ejemplo,
existen plantillas diseadas para asistir en la creacin de Presupuestos, Calendarios, Ventas, etc. Se hace
clic en uno de esos enlaces y Excel descarga varios modelos de Internet para que podamos seleccionar uno
haciendo clic en l.
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1.3 Trabajar con las hojas de clculo
1.3.1 Hojas de clculo y libros de trabajo
Un libro de trabajo rene varias hojas de clculo en un solo documento. Cuando guardamos un
documento de Excel en el disco, realmente almacenamos un libro de trabajo completo. La distribucin de
paginas (y los botones para buscarlas) puedes verse en la siguiente imagen.
Como hemos dicho, Excel nombre las hojas como Hoja1, Hoja2, etc. Pero existen cuatros botones y
una barra de desplazamiento a su misma altura para poder moverse entre las pginas. Si sabe que hay ms
hojas de las que se ven a primera vista, podr ver el resto utilizando los botones, (1, Ver imagen de arriba),
para pasar a la hoja anterior del libro y (2, ver imagen de arriba) para pasar a la hoja posterior del libro.
1.3.2 Bloques de celdas(Rangos)

Existen un modo de referirse a un grupo de celdas contiguas, siempre y cuando formen un
rectngulo de celdas. Para ello, se utiliza la referencia de dos de ellas: la superior izquierda y la inferior
derecha del grupo. Para referirse al grupo (rango) de celdas basta con escribir la primera, seguida de dos
puntos(:) y, a continuacin, escribir la segunda.
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En este ejemplo puede apreciarse un rango de celdas ocupadas con datos. El rango comenzara por la celda
cuya referencia es B4 ( que contiene el dato Enero) y terminara en D8(que contiene el dato 5). Para
referirse a este rango se indicara B4:D8.
1.3.3 Desplazamiento por las hojas de clculo
Para ir a una determinada celda hay que moverse con la barra de desplazamiento vertical u horizontal, pero
esto a veces es complicado con Excel, ya que hay muchas celdas y el cursor puede ir demasiado deprisa.
Para evitar el problema hay que utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en la parte superior de las
celdas. Se puede apreciar en la siguiente imagen.
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En dicho cuadro se puede escribir una celda cualquiera, por ejemplo, Enero y al pulsar Intro se marca la
nueva celda como activa y directamente se traslada a dicho lugar. Pulsando Ctrl + Inicio se vuelve a la
celda A1.
Mediante el botn derecho del ratn, puede elegir Definir nombre para crear nuevos nombres del rango.
Al seleccionar esta opcin, se obtiene el mismo cuadro que hemos visto para esta funcin.
Para poder desplazar por una hoja de clculo se pueden utilizar un atajo de teclas que definen las acciones
representadas en la siguiente tabla.
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1.3.4 Aadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro
Un libro siempre tiene una hoja activa denominada Hoja1, pero a la derecha aparece un icono con el signo
mas(+). Esto quiere decir que se pueden aadir o eliminar hojas, e incluso se puede personalizar el
trabajo de Excel con tantas hojas en un libro como se quiera.
Dentro de un libro, existe la posibilidad de aadir una hoja de clculo pulsando el botn Insertar que se
encuentra en el grupo Celdas de la pestaa Inicio en la cinta de opciones. Esta funcin inserta la hoja de
clculo entremedias de otras. Si se encuentra en la Hoja3 en el momento de utilizarla, la nueva hoja la
sustituir desplazando la misma Hoja3 y las posteriores hacia posiciones subsiguientes. Por tanto, antes de
insertar una hoja de clculo deber hacer clic en la etiqueta de otra donde quedar aadida la nueva.
1- Por otra parte, si desea eliminar una hoja del libro a pesar de que est contenga datos, puede hacerlo
pulsando el botn Eliminar que se encuentra Localizada en el mismo lugar que el anterior. Al hacerlo, la
hoja en la que se encuentra en ese instante desaparecer y el hueco que deja ser ocupado por las hojas
posteriores, que se adelantan una posicin.
2- Si desea eliminar varias hojas, puede hacerlo siguiendo este mismo mtodo, pero deber seleccionar
primero todas aquellas hojas del libro que dese eliminar; aunque Excel pedir, por precaucin, que
confirme el borrado mediante un cuadro de dilogo.
3- Tambin se puede copiar el contenido completo de una hoja haciendo un clic sobre la hoja a copiar,
presionando la tecla Ctrl y , sin soltarla, arrastrar el icono de la hoja hasta la nueva posicin, soltando
entonces el puntero. Aparece con el mismo nombre, pero al final tendr el nmero 2 entre parntesis,
pudiendo despus renombrarla. Por otra parte, se puede cambiar el orden de posicin de una hoja,
realizando la misma prctica que en el puntero anterior, pero sin presionar Ctrl.
4- Para modificar el nombre se pulsa el botn derecho sobre la celda y se elige la opcin Cambiar nombre.
Para realizar el cambio de color se pulsa tambin con el botn derecho y se elige la opcin Color de
etiqueta que, a su vez, despliega la gama de colores que se pueden seleccionar para la hoja.
5- El nmero de hojas con las que se abre un libro puede configurarse. Para ello se abre el men
ARCHIVO se entra en Opciones y en la ficha General se modifica el apartado Incluir este nmero de
hojas. Al pulsar en Aceptar se guarda para futuras ocasiones.
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Nota: Otra de las opciones que ofrece Excel 2013 es la de modificar los nombres de las
hojas y, adems, aplicar a cada una de las etiquetas un color.
1.3.5 Seleccin de celdas
Para seleccionar un rango de celdas tenemos varias posibilidades:

1- Manteniendo pulsada la tecla de MAYUSCULA, emplear las teclas de los CURSORES (flechas).
Al hacerlo, el bloque se ir marcando en la pantalla, como veremos claramente. Tambin pueden
emplearse, manteniendo pulsada la tecla de MAYUSCULAS, todas las teclas de desplazamiento
por las celdas.
2- El bloque puede marcarse tambin con el ratn llevando su puntero a una celda cualquiera,
haciendo clic all y, sin dejar de pulsar el botn, arrastrar el ratn hasta llevar el puntero al final
del rango deseado. Una vez all, y al liberar el botn del ratn, el bloque queda marcada para lo
que se desee.
3- Se puede seleccionar una columna completa haciendo clic sobre su cabecera (A, B, C, etc.). Si
se trata de varias columnas, se hace clic y, sin soltar el botn del ratn, se arrastra a la izquierda o
la derecha hasta seleccionar las columnas. Esto mismo se puede hacer con las teclas Ctrl + Barra
Espaciadora.
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4- Se puede seleccionar una fila completa haciendo clic sobre su cabecera (1, 2, 3, etc.). Si se trata
de varias filas, se hace clic y, sin soltar el botn del ratn, se arrastra hacia o hacia abajo hasta
seleccionar las filas,. Esto mismo se puede hacer con las teclas MAYUSCULAS + BARRA
ESPACIADORA.
5- Se pueden seleccionar varias celdas, filas o columnas que estn separadas manteniendo pulsada
la tecla de Ctrl y haciendo varios clics en los lugares clave: celdas sueltas, varios bloques de
celdas (haciendo el clic y arrastrando), columnas, filas , etc.
6- Se puede seleccionar toda una hoja de clculo haciendo clic en el botn donde se cruzan los
encabezados de las filas y las columnas.
Despus de haber marcado las celdas (lo veremos en pantalla porque cambian de color), hemos
de pulsar una nueva combinacin de teclas, o bien, activar alguna opcin del men para elegir la
accin se ve a realizar en las celdas seleccionadas.
Nota: Tambin se pueden seleccionar filas o columnas completas.
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1.4 Introduccin de datos
1.4.1 Datos de textos
Los datos de textos son, evidentemente, pequeos mensajes o datos textuales que se asignan a las
celdas de una hoja de clculo. Normalmente, se utilizan como rtulo para algn grafico matemtico, como
ttulos, o bien, para especificar datos de forma concreta utilizando nombres que los definan.
Para escribir datos de texto, bastar con situarse en la celda deseada y comenzar a escribir el dato. En
principio, los datos de texto aparecen alineados a la izquierda de la celda; sin embargo, como veremos ms
adelante, podremos emplazarlos de otro modo.
1.4.2 Datos numricos
Los datos numricos hacen referencia a nmeros sencillos escritos en las celdas adecuadas. Sobre
estos nmeros se construyen los datos ms complejos de la hoja de clculo. Podremos realizar funciones
ms complejas utilizando como base de los datos numricos simples. As pues, tendremos la posibilidad
de crear frmulas y utilizar funciones de Excel empleando para ello los datos numricos.
Para escribir en la hoja de calculo un dato numrico simple, basta con situarse en la celda deseada y teclear
directamente el numero que se desea emplear. Algunos ejemplos de datos numricos son.
1.4.3 Datos de fecha
Las fechas puedes contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en
la impresora. Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar las celdas contiguas que estn en blanco a su
derecha para visualizarlo, aunque el texto se almacena nicamente en la primera celda y se visualizar al
completo en la barra de frmulas. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
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1.4.4 Operadores (Frmulas)
en el caso de los datos numricos ms complejas consiste en crear formulas basndose en la

aritmtica tradicional. Para ello, utilizaremos los siguientes operadores aritmticos:
+ Para sumas. Ejemplo: 5+34 / Para divisin. Ejemplo: 30/3

- Para resta. Ejemplo: 90-2 ^ Para potencia. Ejemplo: 5^4
* Para multiplicacin. Ejemplo: 3*10 () Parntesis: para agrupar operaciones.
Ejemplo: (3+3)/C2
Toda Frmula en Excel, sea del tipo que sea, debe ir precedida del signo igual (=). Por ello, si
desea comprobar alguno de los ejemplos que acabamos de exponer, comience por teclear ese
carcter y, sin separacin alguna, el resto de la formula. Siempre que necesite eliminar un dato de una
celda, haga clic sobre ella y pulse la tecla SUPR.
1.4.5 Relleno automtico de datos
Otra posibilidad es de la de rellenar un rango de celdas automticamente. en primer lugar
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debemos establecer un valor inicial con el que comenzar el relleno y despus, como hasta ahora,
seleccionar el bloque de celdas que se va a rellenar. Por ejemplo.
Como podemos ver; el dato 1 en la fila superior de la columna derecha del bloque marcado. Ese nmero
ser el inicial que Excel utilizar para el relleno. Dicho relleno podr ser repetitivo o progresivo.
Para rellenar el rango, en la pestaa Inicio, en el grupo Modificar, despliegue el botn Rellenar y , a
continuacin, en abajo, derecha, arriba o izquierda.
Toda las opciones de este men que comienzan por la palabra Hacia, rellenan respetivamente el rango
repitiendo el dato inicial que hayamos escrito y siguiendo la direccin que indica la propia opcin (abajo,
derecha, arriba e izquierda). Si en el ejemplo que hemos puesto activsemos la opcin Hacia abajo, la
columna C de la hoja de clculo se rellenara de 1 hasta completar el bloque as:
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1.5 Referencias a celdas
Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo y se puede usar
en una frmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que
calcule la frmula.
Puede usar una referencia de celda en una o varias frmulas para hacer referencia a:
Datos de una celda en la hoja de clculo.
Datos que se encuentran en distintas reas de la hoja de clculo.
Datos que se encuentran en celdas de otras hojas de clculo en el mismo libro.
Por ejemplo:
1.5.1 Referencias absolutas y relativas
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Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relacin con la
columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una
referencia relativa a otra celda, Excel ajustar automticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos
por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fcil, ya que es la combinacin de la
columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente frmula contiene una referencia relativa a la celda
A1 y cuyo valor es multiplicado por 2. As de sencillo es, las referencias relativas siempre son la
combinacin de una letra y un nmero sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes
observar que he ingresado la frmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha frmula es 20 ya que se
obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique
al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean
copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el smbolo $ a la columna y fila de la
referencia. La siguiente frmula tiene una referencia absoluta a la celda A1. Esta es la misma frmula del
primer ejemplo de la seccin anterior. As que la colocar tambin en la celda B1 y la copiar hacia abajo.
La siguiente imagen muestra el resultado de dicha accin:
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Y cuanto a la referencia mixta est formada por una parte relativa y otra absoluta, ya sea la columna fija y
la fila relativa o la columna relativa y la fila absoluta. Ejemplo: =$B1 o =B$1.
Al copiar y pegar en una celda, una frmula con una referencia mixta, la parte relativa se modificar de
forma automtica, y la parte absoluta quedar fija.
Para hacer referencias mixtas, tenemos que poner delante de la letra de la columna o del nmero de fila el
signo ($), de manera manual o con F4. Si le damos dos veces a la tecla, fijar la fila y si le damos 3 veces,
la columna.
1.6 Imprimir hojas de clculo

1.6.1 Vista preliminar
Se puede saber cmo aparecer impresa una hoja de clculo (o parte de ella) antes de pasarla a
Imprimir. Para ello, se accede a la pestaa Archivo, se hace clic en opcin Imprimir. La parte derecha de
la ventana mostrar el document a Imprimir:
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1- El botn muestra la siguiente hoja del libro de trabajo que ser impreso. Slo estar disponible si
hay varias pginas y no nos encontramos en la ltima.
2- El botn muestra la hoja anterior del libro de trabajo que ser impreso. Este botn slo estar
disponible si hay varias pginas y no nos encontramos en la primera.
3- El botn (Toda la pgina) en la esquina inferior derecha aumenta o disminuye el tamao de la
muestra para una mejor percepcin de los detalles de la hoja.
4- el botn (Mostrar mrgenes) muestra las lneas de los mrgenes y de los tamaos de
encabezados y pies de la hoja. Al estar activas estas lneas, pueden modificarse sus distancias fcilmente
con el ratn. Sitese con l sobre la lnea que desea desplazar. Pulse el botn izquierdo del ratn y arrastre.
5- Puede hacer clic en la pestaa de otra pestaa de la cinta de opciones o pulsar la tecla Escape (ESC)
para volver al documento.
Cuando haya empleado la vista preliminar (o el cuadro de dilogo de imprimir) podr

ver unas lneas puntuales en la hoja de clculo( en pantalla) que le indicarn los limites de
las hojas de papel en los que se imprimirn los datos.
1.6.2 Impresin de documentos
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Pasamos a ver todas las funciones que ofrece Excel para imprimir. Se pulsan las teclas Ctrl + P, o
bien se selecciona la opcin Imprimir de la pestaa Archivo. La citada pestaa se divide en dos paneles:
uno acabamos de describirlo para la vista preliminar y el otro (el izquierdo) contiene los elementos para
controlar la impresin. Es a este ltimo panel al que dedicamos este apartado.
1- Con el cuadro de texto Copias se puede especificar el nmero de ejemplares que se desean
imprimir.
2- si dispone de varias impresoras o si la que se tiene es compatible con otras, puede indicarse con
cul se desea imprimir las hojas del clculo. En el grupo impresora aparece el nombre de la que
utilizar Excel, si no se elige otra, para reproducir los resultados. Para seleccionar otra, despliegue
su lista . Al hacerlo, aparecer una relacin con las impresoras instaladas, lo que significa que se
podr utilizar cualquiera de ellas para imprimir. Justo debajo, puede ver el enlace Propiedades de
impresora, para modificar el modo en que sta imprimir(mayor o menor calidad, color o escala
de grises, etc.).
3- La lista desplegable que aparece como Imprimir hojas activas permite seleccionar qu parte del
libro se va a imprimir: imprimir todo el libro (imprimir la totalidad del libro de trabajo),
Imprimir hojas activas (imprimir slo aquellas hojas del libro que hayamos seleccionado
previamente) e imprimir seleccin nicamente (imprime aquellas celdas de la hoja de clculo que
se seleccionen previamente).
4- Con los cuadros de texto de Pginas se puede indicar qu parte del libro se va a imprimir en
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cuanto a sus pginas.
5- El vinculo Configurar pgina lleva al cuadro dilogo de configurar pgina.
6- el botn Imprimir inicia el proceso de escritura de la impresora.
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2. Configuracin de la ventana de la aplicacin
2.1 Trabajar con barras de herramientas
Desde la version 2010 de los programas ms representativos de Office (Word, Excel, Access y
PowerPoint) se dispone de la barra de herramientas de acceso rpido, que inicialmente aparece en la barra
de ttulo, junto a la pestaa Archivo.

Esta barra tambin puede personalizarse y llevarse a un sitio en el que su contenido pueda ser ms amplio.
el botn que se encuentra en el extremo derecho de la barra despliega varias opciones tiles para trabajar
con la barra:

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Puedes notar que los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer tienen una marca justo al lado de su nombre
lo cual indica que son los comandos mostrados actualmente dentro de la barra de herramientas de acceso
rpido. Puedes seleccionar cualquiera de los 9 comandos adicionales que se muestran para agregarlos
inmediatamente a la barra. Los comandos que se pueden agregar desde este men son los siguientes:
Nuevo: Abre un nuevo libro.

Abrir: Muestra el panel Abrir que nos permite abrir un libro existente.
Enviar por correo electrnico: Abre el cliente predeterminado de correo electrnico en tu equipo
para poder enviar el libro abierto.
Impresin rpida: Enva el libro actual a la impresora predeterminada de tu equipo.
Vista previa de impresin e Imprimir: Abre el panel Imprimir el cual contiene la vista previa
del libro y nos permite enviar a imprimir el libro de Excel.
Ortografa: Revisa los textos del libro actual en busca de algn error ortogrfico.
Orden ascendente: Ordena la seleccin de celdas actual o la columna actual de manera
ascendente.
Modo mouse/torque: Cambia entre modo mouse y torque (Touch) que es til para dispositivos
mviles ya que hace ms grandes los botones de comando en la cinta de opciones para facilitar su
uso en pantallas tctiles.
Las opciones del primer grupo que ofrece este men permiten activar o desactivar ciertas funciones (
las ms comunes) del programa. Las que ya estn marcadas representan aquellos botones que se ven en la
barra actualmente. Estos se pueden desactivar, igual que se pueden activar las otras.
La opcin Ms comandos permite agregar todo tipo de botones a la barra, ya sean funciones
procedentes del programa o generados con marcos.
La opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones sita la barra por debajo de dicha cinta. Resulta
especialmente interesantes si piensa aadir una gran cantidad de botones a la barra ya que situada ah
ofrece ms espacio para ello. Si se activa, esta opcin cambia, mostrando el mensaje Mostrar encima de la
cinta de opciones con la que podemos situarla en su lugar.

2.2 Crear botones de opciones personalizadas
El cuadro de dilogo Opciones de Excel nos permite acceder a todos los comandos disponibles en la
herramienta, pero si solo quieres agregar a la barra de herramientas de acceso rpido algn comando que ya
aparece en la cinta de opciones, entonces puedes hacer clic derecho sobre dicho comando y seleccionar la
opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido tal como se muestra a continuacin:
2
Como veamos hace un instante, desplegando el botn de la barra y seleccionando Ms comandos
se agregan o eliminan botones a la barra. El procedimiento para realizar el trabajo pasas por manipular el
cuadro de dilogo que se ofrece cuando se activa esa opcin:
El primer paso consiste en desplegar la lista Comando disponibles en, para seleccionar el origen en
el que se encuentran las funciones que deseamos aadir a la barra (Comandos ms utilizados, Macros, las
opciones de la pestaa Archivo, funciones de la pestaas de la cinta de opciones, etc.). Esto rellena con
funciones diferentes la lista que hay debajo.
En esta lista ocupada ahora con funciones del programa, marcos u otros elementos, se selecciona
uno haciendo clic en l y se pulsa el botn , lo que , lo sita en la barra de herramientas de acceso
rpido, y lo aade tambin a la lista de la derecha.
Una vez ah se puede seleccionar para recolocarlo en la barra mediante los botones y o para
eliminarlo de la barra con el botn .
Tambin puede asegurarse de que la configuracin que disee para su barra de herramientas est
disponible para cualquier documento, o bien, slo para el documento actual. Para ello, despliegue la lista
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido situada en la parte superior derecha de la ventana y
seleccione una de ambas opciones.
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2.3 Vistas personalizadas
Las hojas de clculo se pueden visualizar de diferentes maneras. Para ello, se accede al men VISTA. Las
diferentes opciones de visualizacin existentes son:
Normal: es el modo de visualizacin normal.

Ver salt. Pg.: muestra una vista preliminar con los lugares en los que se van a producir los saltos de
pgina a la hora de imprimir.
Diseo de pgina: se visualiza la pgina tal y como se va a imprimir.
Vistas personalizadas: se visualiza el documento con el tamao a eleccin del usuario.
Regla: muestra las reglas para poder medir y organizar los objetos del documento.
Lneas de cuadrcula: muestra lneas entre las filas y columnas del do-cumento para que sea ms
fcilmente legible.
Barra de frmulas: se visualiza la barra de frmulas en la que se pueden editar frmulas y texto para las
celdas.
Ttulos: muestra los encabezados de filas y columnas (nmeros para las filas y letras para las columnas).
Zoom: muestra el cuadro de dilogo Zoom para que se pueda especificar el nivel de zoom de la
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visualizacin.
100 %: aplica un zoom del 100 % para que el documento se visualize a tamao normal.
Ampliar seleccin: realiza un zoom del documento con el tamao necesario para que el rea seleccionada
ocupe toda la ventana.
Nueva ventana: abre una nueva ventana con una nueva vista del docu-mento actual.
Organizar todo: coloca en mosaico todas las hojas de clculo que estn abiertas en ese momento.
Inmovilizar: mantiene una parte de la hoja visible mientras se puede desplazar el resto de la hoja.
Dividir: se divide la ventana con varios paneles que pueden contener diferentes vistas de la hoja de clculo.
Ocultar: oculta la ventana actual.
Mostrar: muestra las ventanas que se hubieran ocultado.
Ver en paralelo: en lugar de ir y volver de un libro a otro, se pueden visualizar en paralelo, de modo que se
puedan comparar ms fcilmente.
Desplazamiento sincrnico: permite desplazar juntos dos documentos en paralelo. Resulta de gran utilidad
para comparar documentos lnea a lnea o para explorar las diferencias.
Restablecer posicin de la ventana: permite colocar los documentos que se quieren comparar en paralelo,
de modo que compartan la ventana de forma equitativa.
Guardar rea de trabajo: guarda el diseo actual de todas las ventanas como rea de trabajo para que se
pueda restaurar ms tarde.
Cambiar ventanas: permite cambiar a alguna de las otras ventanas abiertas.
Macros: muestra la lista de macros con las que se puede trabajar.
2.4 Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas

En este apartado vamos a aprender a inmovilizar filas y columnas hoja de clculo Excel, esto es
establecer unas barras para dividir la hoja tanto si lo necesitas en horizontal como en vertical.
Muchas veces estas trabajando en una hoja de Excel tan grande que no puedes mantener la visin sobre
todos los elementos de la misma. Se hace especialmente dificultoso cuando necesitas ver los encabezados
de la hoja de Excel donde por lo general tienes los campos de la descripcin de las columnas. Como el caso
aqu:
5
Para trabajar mejor en estos casos dispones de una accin denominada inmovilizar paneles o tambin
conocida como bloquear o dividir la hoja de clculo. Para solucionar este problema:
Abre una hoja de clculo.
Escribe los datos: Nombre, Apellido, direccin y telfono en las celdas A1, A2 y siguientes.
Activa la celda A2, ponindola como celda activa, sale en el cuadro de nombres A2.
Sitate con el ratn en la parte derecha de la hoja, al lado de la barra de desplazamiento, en la parte superior
de la misma junto a los rtulos de columna.
Veras que si pasas el puntero del ratn por esta zona aparece un smbolo con una doble flecha negra a
cada lado.
Haz doble clic en ese punto.
Veras que aparece una barra gris debajo de la fila del encabezado.
Si te desplazas por la hoja con el ratn o las flechas de direcciones la parte superior queda inmvil y te
permite seguir visualizando la ya que ha quedado fija.
Anlogamente puedes hacer para inmovilizar un panel en la parte de las columnas.
Para quitar las barras de divisin haces doble clic en la propia barra gris de divisin y esta desaparecer.
Recuerda que la hoja se dividir en funcin de donde tengas la celda activa, puedes ir cambiando la
posicin de la misma e ir probando.
6
2.5 Utilizar comentarios para documentar la hoja
En cada celda puede aadir un comentarios a modo recordatorio. Este comentarios aparecer en
la celda mostrando su esquina derecha en color rojo (con la finalidad de que destaque y se sepa que ah hay
un comentario): (ver imagen de abajo).
Para crear un comentario haga clic en la celda en la que lo necesite, accede a la pestaa Revisar, a su
grupo Comentarios y pulse el botn Nuevo comentario. Aparecer un recuadro con su nombre (o el del
usuario legal de Excel) con el cursor listo para que teclee la anotacin. Escriba lo que necesite y haga clic
fuera del cuadro para terminar. Para ver el comentario bastar con que acerque el cursor del ratn hasta la
esquina roja del comentario.
Si se pulsa en una celda con comentario, usando el botn derecho del ratn, aparecern varias nuevas
opciones en el men contextual desplegado:
**Modificar comentario. Permite editar el comentario existente.
**Eliminar comentario. Elimina el comentario creado.
**Mostrar u ocultar comentarios. Se visualizan los comentarios al seleccionar la opcin la primera
vez, y se ocultan al volver a seleccionar en la opcin que se habr modificado a Ocultar comentario.
7
8
Mecanismos de importacin y exportacin de
ficheros
3.1 Importar datos de programas externos
En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones o de otras fuentes:
1- Introducir los datos en un libro de trabajo manualmente, eso implica el riesgo de introducir
errneamente los datos.
2- Utilizar algunas herramientas disponible en Excel para importar datos.
3.1.1 Importar un archivo de texto
Por ejemplo, Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un rango
de datos externos.
1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.
2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.
3. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en l. Despus se le abrir el asistente
para importar el texto.
Lo primero que tiene que hacer es seleccionar entre Datos delimitados o de ancho fijo. Los
primeros utilizan caracteres como por ejemplos el punto y coma, la coma o el espacio para
separar diferentes campos y en la segunda opcin, los campos estn alineados en columnas
con espacios entre uno y otro. Seleccione Delimitados ya que tanto en los archivos(. csv)
como en el (.txt) los campos estn separados por punto y coma.
! 1!
Despus, se le puede indicar en que nmero de fila tiene que comenzar a importar los datos
(Comenzar a importar en la fila). Esto es til si no quiere que se importan los ttulos, en el
caso de que los tenga.
En el siguiente paso solo tiene que indicarle al asistente el carcter que hace de separador y si hay texto
con algn tipo de calificador (O). Seleccione Punto y Coma y ninguno.
! 2!
En la ventana siguiente, seleccione cada columna para indicarle al asistente el tipo de datos (General,
Texto, fecha y su formato ) que contiene, para podr evitar que determinada columna se importa con la
opcin No importar columna.
4. Cuando haya terminado con los pasos del asistente, haga clic en finalizar.
5. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:
Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualizacin,

formato y diseo de los datos importados.
En Dnde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
! Para devolver los datos a la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de clculo
existente.
! Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de clculo,
haga clic en Hoja de clculo nueva.
6. Haga clic en Aceptar.
! 3!
Excel coloca el rango de datos externos en la ubicacin especificada.
(Ver!el!video!en!la!plataforma)!
3.2 Exportar datos a formato de texto
Puede convertir una hoja de clculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como.
1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.

2. En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de clculo.
Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por
comas).
! 4!
NOTA Cada formato admite grupos de caractersticas diferentes. Para obtener ms
informacin acerca de los conjuntos de caractersticas admitidos por los formatos de archivo
de texto diferente.
3. Busque la ubicacin en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic
en Guardar.
4. Aparecer un cuadro de dilogo en el que se informa de que slo la hoja de clculo actual se va a
guardar en el nuevo archivo. Si est seguro de que la hoja de clculo actual es la que desea guardar
como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de clculo como archivos de
texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.
5. Aparecer un segundo cuadro de dilogo en el que se indica que la hoja de clculo puede contener
caractersticas no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si slo est interesado en guardar
los datos de la hoja de clculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en S. Si no est seguro y desea
obtener ms informacin sobre las caractersticas de Excel incompatibles con los formatos de archivo
de texto, haga clic en Ayuda para obtener informacin.
(Ver!el!video!en!la!plataforma)!
3.3 Exportar datos a otros formatos
El proceso de exportacin desde Excel a otros formatos es el mismo que el de expor-tacin a archivos de
texto, pero se debe seleccionar en cada caso el tipo de archivo al que se quiere exportar.
Los formatos a los que permite exportar Excel son los siguientes:
Libro de Excel (*.xlsx).

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Libro binario de Excel (*.xlsb).
Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
Datos XML (*.xml)
Pgina web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml).
Pgina web (*.htm;*.html).
Plantilla de Excel (*.xltx).
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).
Plantilla de Excel 97-2003 (*.xlt).
Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).
Texto Unicode (*.txt)
Hoja de clculo XML 2003 (*.xml).
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls).
! 5!
CSV (delimitado por comas) (*.csv).
Texto con formato (delimitado por espacios) (*.pm).
Texto (Macintosh) (*.txt).
Texto (MS-DOS) (*txt).
CSV (Macintosh) (*.csv).
CSV (MS-DOS) (*.csv).
CZF (formato de intercambio de datos) (*.dif).
SYLK (vinculo simblico) (*.slk).
Complemento de Excel (*.xlam).
Complemento de Excel 97-2003 (*.xla).
PDF (*.pdf).
Documento XPS (*.xps).
Hoja de clculo de Open XML(*.xlsx).
Hoja de clculo de OpenDocument (*.ods).
3.4 Importar y exportar grficas

3.4.1 Copiar el formato grfico
Excel es un programa que proporciona muchas posibilidades a la hora de disear y confeccionar grficos.
Tienes la posibilidad de aplicar a cada serie, fondo, rtulo, leyenda, etctera un color, un degradado o
cualquier tipo de formato totalmente personalizado. As que, si ha tomado mucho tiempo en disear el
aspecto de un grfico y deseas aplicarlo a otro, puede resultarte muy laborioso tener que volver a escoger
todas esas caractersticas, una a una. Sin embargo, el programa ofrece tambin la posibilidad de copiarlas
todas y pegarlas directamente al segundo grfico, con unos simples clics de ratn.
Lo primero que debes hacer es seleccionar, con un simple clic, el grfico que tiene el formato que quieres
aplicar a otro. Sabrs que est seleccionado porque aparecer un borde a su alrededor.
A continuacin, sin dejar de seleccionar el grfico actual, presiona directamente la combinacin de

tecla Ctrl+C, para as realizar una copia de todo el grfico (tanto su contenido como los formatos que le
has aplicado personalmente).
3.4.2 Pegar el formato grfico
Una vez hayas copiado el grfico, debers copiar y pegar todos sus formatos en un segundo grfico. Para
ello, selecciona ahora el grfico cuyo formato vas a modificar. Es decir, haz click en el segundo grfico. En
este caso, este mantiene an todas las caractersticas que Excel aplica por defecto a un grfico de columnas
que se crea por primera vez. Accede entonces a la ficha Inicio de la cinta de opciones superior y haz click
en la lista desplegable correspondiente al icono Pegar.
! 6!
Obtendr un submen en el que podr escoger la entrada Pegado especial. Hazlo y, en el nuevo cuadro de
dilogo, activa la casilla Formatos. Contina con un click en el botn Aceptar
De manera automtica, y en un instante, el segundo grafico mostrar ahora un aspecto muy similar al
primero (aunque mantiene sus valores originales). Cmo ve, ha heredado todos los formatos del primero. Y
lo mejor es que lo ha conseguido fcilmente, con unos simples clicks de ratn.
! 7!
4. Utilizacin de rangos y vinculacin entre
ficheros
4.1 Usar los rangos Usar rangos en funciones
Bsicamente, una funcin en una hoja de clculo es una utilidad que realiza un trabajo y que
proporciona un resultado dependiente de los datos que reciba. Esos datos son generalmente los que hay
en una o varias celdas de una hoja de clculo.
Las funciones de Excel no siempre proporcionan valores resultantes operando matemticamente.
4.1.1 Tratamiento de las Funciones
Es necesario saber cmo se escriben las funciones en una hoja para que trabajen. Las funciones
son muy verstiles, ya que pueden emplearse en diversos lugares, aunque suelen acoplarse siempre a las
celdas de la hoja de clculo. Cuando se desea comenzar a escribir una funcin en una celda debemos teclear
el smbolo = (igual a). A continuacin, se escribe (sin espacio intermedio) el nombre de la funcin y, por
ltimo, si la funcin lo necesita, escribiremos ( tambin sin espacio) datos entre parntesis:
=FUNCION(datos).
Veamos un ejemplo con una funcin muy utilizada. La funcin SUMA realiza la suma de todos los
elementos que se especifican en sus parntesis: =Suma(rango), donde rango representa un grupo de celdas
que contienen datos numricos. el resultado es que esta funcin devuelve la suma de todos los datos que
hay en las celdas que se han especificado mediante su rango.
1
La nomenclatura para definir este rango es: C2:G13. Entonces, en la funcin habra que poner:
SUMA(C2:G13) y el resultado es lo siguiente:
Esta funcin SUMA puede realizarse con el botn Autosuma, que aparece en la pestaa
Inicio de la cinta de opciones (en el grupo Modificar). Bastar con seleccionar un rango de
nmeros y pulsar el botn (que tambin se encuentra en el grupo Biblioteca de funciones

en la pestaa Frmulas) con lo que aparece el resultado de sumar todos los datos una celda ms abajo
del rango seleccionado; tambin puede hacerlo a la inversa, es decir, pulsando el botn y
seleccionando el rango despus.
Por otra parte, si se despliega el botn se pueden aplicar otras funciones, en lugar de la suma, slo
hay que elegir la funcin que se desee como, por ejemplo, el Promedio.
4.1.2 Rangos en las funciones
Muchas funciones necesitan un rango de celdas con el que operar, lo que significa que cada vez que se
vaya a utilizar una habr que escribirlo entre los parntesis. Una forma muy cmoda de incorporar consiste
en lo siguiente: cuando se teclea la funcin en una celda, al abrir el parntesis de funcin, se utiliza el ratn
2
o las teclas de desplazamiento para seleccionar las celdas que forman el rango. Una vez seleccionadas se
pulsa INTRO, ya que ni siquiera es necesario cerrar el parntesis.
4.1.3 Funciones matemticas
Algunas funciones que vamos a listar necesitan macros automticos para funcionar, por tanto,
ser necesario instalar estas macros agrupados en una biblioteca denominada Herramienta para anlisis.
La forma de instalarlas consiste en acceder a la pestaas Archivo, seleccionar Opciones y activar la
categora Complementos. hay que asegurarse de que la lista Administrar tenga seleccionado la opcin
Complementos de Excel y luego pulsar el botn , lo que nos lleva a un cuadro de dialogo con
la lista de todos los complementos disponibles. En ella se activa la casilla Herramientas por anlisis. En la
lista de funciones indicaremos las que necesitan que estn activadas.
En todas las funciones que necesitan un dato numricos entre parntesis, puede teclearse entre ellos la
direccin de una celda, el resultado de otra funcin numrica o una formula matemtica. Tambin es
posible teclear, en su lugar, otra funcin que devuelve como resultado un dato numrico.
Cuando teclee una funcin, es posible que se equivoque, en cuyo caso Excel puede ofrecerle un error que
explique el motivo de la equivocacin. Por ejemplo.
#VALOR! Si obtiene este mensaje es que el dato que haya colocado entre los parntesis de la funcin es
incorrecto. Por ejemplo, si una funcin espera un nmero para trabajar con l y empleamos una celda cuyo
contenido sea un texto(en lugar de nmero).
#NOMBRE? si se equivoca al teclear el nombre de la funcin, Por ejemplo, si en lugar de SUMA teclea
SUMAR.
Ejemplo de algunas funciones matemticas mas utilizadas:
ABS
SUMA
ENTERO
FACT
CONTAR
ALEATORIO
ALEATORIO.ENTRE
COCIENTE
RESIDUO
PI
GRADOS
RADIANES
PROMEDIO
HIPERVINCULO
SI
3
MAX
POTENCIA
4.1.4 Funciones de fecha y hora
Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas especficas, para
conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en das laborales entre dos fechas y muchas cosas ms
que sern de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.
Algunos ejemplos:
DIA
AO
DIA.LAB
DIAS.LAB
DIASEM
FECHA
FIN.MES
HORA
HOY
MES
MINUTO
SEGUNDO
TIEMPO
VALFECHA
VALHORA
4.1.5 Funciones de texto

CAR
CODIGO
DERECHA
CONCATENAR
RECORTAR
MED
IGUAL
IZQUIERDA
LARGO
MATYUSC
MINUSC
NOMPROPIO
REPETIR
SUSTITUIR
TEXTO
VALOR
4.1.6 Funciones lgicas y de informacin
Existen varios tipos ms de funciones con Excel. Por ejemplo, puede trabajarser con funciones lgicas, de
ingeniera o funciones financieras (y otras). Veamos un ejemplo ms: la funcin SI es una funcin lgica
que mostrar un dato u otro en la celda dependiendo de una condicin:
SI (Condicin; Verdadero; Falso)
4
En esta Funcin se empieza tecleando una condicin consistente en comparar dos datos. Ejemplos:
Si (B5<0;(si B5 es menor que cero)).
SI (C7<>B8;(si C7 es distinto de B8)).
Para realizar estas condiciones se pueden emplear los siguientes operadores de comparacin:
= es igual a
< es menor que
> es mayor que
<= es menor o igual que
>= es mayor o igual que
<> es distinto de
Despus de teclear la condicin en la funcin Si, debemos indicar lo que debe aparecer en la celda si esa
condicin se cumple y, por ltimo, separndolo con otro punto y coma, indicar lo que debe aparecer si la
condicin no se cumple. Veamos un ejemplo completo:
=SI(B5<0;El valor negativo; El valor es positivo)
Esta funcin implica que si B5 es menor que cero deber aparecer el mensaje El valor es negativo y, de lo
contrario, aparcera El valor es positivo.
Algunos ejemplos:
O
Y
ESBALNCO
ESERROR
ESNUMERO
ESTEXTO
4.2 Trabajar con diferentes ficheros
Las hojas de clculo pueden hacer referencia a celdas de otros ficheros. De la misma forma que se pueden
referenciar rangos para las funciones, las celdas referenciadas se pueden utilizar dentro de la hoja de
clculo que las tiene vinculadas como si fueran celdas propias.
Para hacer referencia a una celda de otro fichero desde Excel se debe indicar el nombre del fichero, el
nombre de la hoja de clculo y el nombre de la celda. Por ejemplo, para referenciar la primera celda se
hara de esta manera:
=[ejemplo.xlsx]Hoja1!$A$1
5
6
5 Utilizacin de las herramientas avanzadas de
formato
5.1 Copiar, cortar y pegar especial

Excel normalmente copia toda la informacin de una seleccin de celdas y pega los datos en las celdas
especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas opciones alternas en el pegado
de la informacin.
El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera tradicional de copiar y
pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin aplicar un formato o solamente pegar el
formato de las celdas sin considerar su contenido.
Para utilizar estas opciones de pegado debes hacer clic en el men desplegable del botn Pegar, en la ficha
Inicio, y seleccionar la opcin Pegado especial.

Se mostrar el cuadro de dilogo Pegado especial donde tendremos varias opciones de pegado disponibles.
1
5.1.1 Opciones de pegado en Excel
Analicemos cada una de las opciones de pegado.
Todo. Pega todo el contenido de las celdas incluyendo frmulas y formato. Esto es lo que
normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.
Frmulas. Pega el texto y las frmulas sin el formato de las celdas.
Valores. Pega los valores calculados de las frmulas, es decir, remueve la frmula y solamente
pega los resultados.
Formatos. Pega solamente el formato sin el contenido de las celdas.
Comentarios. Pega los comentarios de las celdas.
Validacin. Pega solamente las reglas de validacin que se hayan configurado con el comando
Validacin de datos.
Todo utilizando el tema de origen. Pega toda la informacin y adems aplica el estilo de las
celdas de origen.
Todo excepto bordes. Pega toda la informacin de las celdas sin copiar los bordes.
Ancho de las columnas. Aplica el ancho de las columnas de las celdas copiadas en las columnas
destino.
Formatos de nmeros y frmulas. Convierte las frmulas en sus valores calculados y pega esos
valores incluyendo el formato asignado de las celdas origen.
Todos los formatos condicionales de combinacin. Pega todas las reglas de formato condicional
en las celdas destino.
2
5.2 Cambiar a diferentes formatos
Una de las caractersticas que ms hace resaltar la presentacin y legibilidad de una hoja de clculo es la
de aadir formato a los datos que haya en las celdas. Gracias a ellos, se puede aadir color, cambiar
tipos de letra, poner formatos numricos y otras funciones similares.
5.2.1 Formatos de celdas
Existen funciones de formato que pueden afectar a una sola celda y aplicarse igualmente a
varias si antes se seleccionan.
Para trabajar con los formatos para celdas se pulsan las teclas CONTROL+1(uno). Tambin
se puede acceder pulsando el botn en cualquiera de los grupos Fuente, Alineacin o Nmero de la
pestaa Inicio en la cinta de opciones. Se obtiene un cuadro de dilogo en el que se especifican los datos de
formato.
3
Si est escribiendo en una celda ( puede saberse porque el cursor de texto estar parpadeando
entro ella), lo nico que podr cambiarse sern las fuentes y sus funciones derivada.
1. En la ficha Nmero contiene los datos necesarios para que Excel muestra las cifras con un
aspecto que mejore su presentacin y legibilidad. As, aunque el usuario teclee en esas celdas
un valor escrito de forma simple, el formato se encargar de aadir caracteres y colores para que
resulte ms completo (separador de millares, un nmero fijo de decimales, una coletilla con
unidades-euros, centmetros, etc. -).
4
2. la ficha Alineacin permite establecer la posicin de los datos dentro de las celdas que los
contiene. Su aspecto (ver imagen de arriba).
3. En la ficha Fuente permite cambiar los tipos de letra de los datos de las celdas. El aspecto que
presenta esta ficha (ver imagen de arriba ).
4. La ficha Bordes permite asignar un marco a las celdas.
5
5. La ficha Relleno se utiliza para modificar el color y tramado de fondo de las celdas.
6. la ficha Proteger tiene dos funciones que se utilizan cuando se trabaja con datos importantes.
Estas funciones se utilizan mediante dos casillas de verificacin:
5.3 Configurar el formato condicional
6
Mediante los formatos condicionales se podrn aplicar ciertos formatos nicamente a
aquellas celdas (de entre las seleccionadas) que cumplan un criterio determinado. Se accede a ellos
desde la pestaa Inicio de la cinta de opciones, en su grupo Estilos, pulsando el botn Formato
condicional. Al hacerlo se despliega un men con opciones como el que puede ver en la figura junto al
margen.
Las cinco primeras opciones de la lista permiten crear el formato condicional con opciones visuals
sencillas. Sin embargo, el modo ms complete de crear las condiciones consiste en emplear las tres
ltimas de la lista:
1. Con Nueva regla se crea la condicin mediante un cuadro de dilogo. Lo veremos en seguida.
2. Con Borrar reglas se pueden eliminar reglas de condiciones.
3. Con Administrar reglas se pueden crear, modificar y eliminar reglas. El modo de creacin es
idntico al que ofrece la opcin Nueva regla, llevando al mismo cuadro de creacin de reglas (lo
mismo pasa con la modificacin) y el modo de eliminacin tambin funciona de modo similar a la
opcin Borrar reglas.
5.3.1 Creacin de reglas
Para disear las condiciones en las que las celdas seleccionadas cambiaran de aspecto,
podemos disear reglas en las que especificamos las circunstancias bajo las que debe producirse ese
cambio. Cuando seleccionamos Nueva regla en le men anterior se obtiene un cuadro de dialogo como
el siguiente para definir esas condiciones:
7
Este cuadro esta dividido en dos secciones bien diferenciadas. en la primera (Seleccionar un tipo de
regla) se elige qu tipo de condiciones desean manipularse para que se produzca el cambio ( si los
valores sern ms o menos altos, si deben contener ciertos valores concretos, etc.).
Mientras que la segunda (Editar una descripcin de regla) es variable y se adapta a lo seleccionado
en la primera con el fin de concretar la informacin con la que se define la condicin.
8
5.4 Reducir y aumentar decimales
El formato nmeros en Excel es el proceso a travs del cual podemos cambiar la apariencia de un
nmero contenido en una celda. Es importante remarcar que dicho formato no modifica el valor numrico
de la celda sino solo su apariencia.
Cuando ingresamos valores numricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no tienen formato alguno,
pero podemos modificar la cantidad de decimales mostrados, agregar el smbolo de moneda o el separador
de miles. Todos estos cambios en la apariencia de un nmero los podemos lograr aplicando un formato
especial a la celda.
5.4.1 Formato de nmeros automtico
Excel puede identificar ciertos formatos de nmero al momento de ingresar los datos y los
despliega de manera adecuada mientras asigna el valor numrico correcto a la celda. Por ejemplo, si
ingresamos el valor 12.50% en una celda, Excel mantendr la apariencia de porcentaje pero el valor de la
celda no contendr el smbolo de porcentaje sino solamente el valor numrico 0.125 y lo podremos saber si
hacemos una operacin con dicha celda
Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D1 multiplicado por dos. De
esta manera podemos saber que al incluir a la celda D1 en cualquier operacin, Excel considerar su valor
numrico. As como Excel aplica un formato automtico a valores de porcentaje, tambin lo hace si
utilizamos el separador de miles o si utilizamos el smbolo de moneda. En realidad el valor de la celda no
contendr el separador de miles ni el smbolo de moneda sino solamente el valor numrico.
Para modificar el nmero de decimales con los que se quiere visualizar una serie de valores en las celdas,
hay que modificar su formato. Para ello, basta con seleccionar el rango de celdas en las que se quiere
aplicar y con el botn derecho elegir Formato de celdas. En el cuadro de dilogo que aparece hay que
elegir la pestaa Nmero y, en la categora, seleccionar Nmero. Entonces se puede establecer el nmero
de decimales que se van a visualizar.
9
Hay que tener en cuenta que en funcin de los decimales que se visualicen, se realizarn los redondeos
correspondientes. El valor numrico de la celda no va a variar, pero s lo que se visualiza para el usuario.
En la siguiente imagen se puede ver cmo quedara una serie de celdas numricas con dos decimales:
5.5 Validar datos
En Excel, la validacin de datos es primordialmente para : Evitar que el usuario final de la hoja de clculo
introduzca valores incorrectos en las celdas.
En pocas palabras, se trata de validar lo que el usuario ingresa e informarle si es que los datos ingresados
no coinciden con algn formato o estn fuera de un rango que ya definimos.
Qu opciones tiene para validar

Excel provee de varios tipos de validaciones, las cuales podemos adecuarlas a nuestros formatos. En la
siguiente lista vemos qu tipos de datos podemos validar.
1. Nmero entero. Entendamos por nmero entero, todos aquellos que no cuenten con decimales.
2. Decimal.Este tipo se puede usar sobretodo si deseamos usar porcentajes en las celdas. Si deseamos
introducir 20%, en la celda pondremos .2 y damos formato de porcentaje.
3. Lista. Definimos una lista de valores que se encuentren en un rango de cualquier hoja.
4. Fecha. Aqu los datos deben tener formato de fecha.
5. Hora. Se validar que el dato introducido sea hora.
6. Longitud de texto. Se validar si el texto introducido cumple con la longitud asignada.
10
7. Personalizada. Podremos personalizar nuestra validacin mediante una frmula, por ejemplo podemos
permitir que en la celda slo se inserten frmulas, para lo cual definiremos la siguiente frmula como
validacin en la celda =ESFORMULA(D9).
La validacin de datos numricos, fecha y hora tendrn los siguientes criterios de validacin que podremos
usar:
1. Entre.
2. No est entre.
3. Igual a.
4. No igual a.
5. Mayor que.
6. Menor que.
7. Mayor o igual que.
8. Menor o igual que.
Cmo comienzo
Se podrn validar celdas nicas o rangos adyacentes o no adyacentes. Slo debemos elegir la o las celdas a
validar y nos vamos a la pestaa Datos > Validacin de datos. Para mostrar un ejemplo, vamos a permitir
slo el ingreso de datos que se encuentren en una lista mediante un ComboBox en una celda.
En la pestaa de Mensaje de entrada, especificaremos un mensaje como ayuda visual para que el usuario
sepa qu datos debe ingresar.
11
Podemos definir un mensaje con un aviso al cliente de que el valor ingresado no coincide con la validacin
definida. En la pestaa Mensaje de error definimos el tipo de aviso y el texto.
En la siguiente tabla vemos los distintos tipos de avisos que podemos utilizar segn convenga.
12
5.5.1 Aplicar validacin sobre datos ya introducidos
La validacin se genera al momento de introducir datos, pero qu sucede cuando ya tenemos

nuestros datos y deseamos saber si alguno no cumple con las reglas que le queremos definir.
En el botn de Validacin de datos, tenemos al opcin de Redondear con un crculo los datos no vlidos.
En la siguiente imagen definimos que slo deben permitirse fechas que pertenezcan al ao 2013, pero como
ya las tena antes de la validacin, las voy a marcar para saber cules no cumplen.
13
6. Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras
clave
6.1 Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras clave
En Excel se tiene la posibilidad de proteger las hojas de clculo con contraseas para evitar que otras
personas puedan abrir los documentos que hemos creado. Lo que se debe tener en cuenta es que si se pierde
la contrasea, no habr manera de abrir dichos documentos. Por ello, es conveniente guardar una copia no
protegida en algn lugar seguro.
Para proteger una hoja de clculo hay que seguir los siguientes pasos:
1. Se abre la hoja de clculo que se desea proteger.
2. Se entra en la pestaa ARCHIVO y pulsa en la opcin Informacin.
3. Dentro de dicha opcin se encuentra el apartado Permisos, en l hay que pulsar en el

botn Proteger libro para que aparezcan las siguientes opciones:
6.2 Habilitar palabras clave para bloquear ocultar celdas
1
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos
importantes de una hoja de clculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de clculo
o del libro, con o sin una contrasea. Puede quitar la proteccin de una hoja de clculo segn sea necesario.
Para proteger, hojas o libros de Excel, las formulas, permitiendo editar todas las dems celdas.
Primero selecciona todas las celdas presionando esa parte que esta la esquina superior izquierda de las
celdas.

Ahora presiona las teclas Ctrl+1 esto mostrar la ventana Formato de Celda, aqu debemos ir a la
pestaa Proteger y desmarcar el cheque de Bloqueada, luego presionar el botn Aceptar.
Ahora seleccionamos todas las formulas.
Y presionamos de nuevo Ctrl+1, pero esta vez debemos dejar marcado el cheque de Bloqueada en la
pestaa Proteger. Hacemos esto para bloquear nicamente las celdas que contienen formulas.
2
Ahora buscamos la cinta Revisar y hacemos clic en Proteger hoja o Proteger libro(Cualquiera de las dos
opciones), y en la ventana que aparece ingresamos una clave, luego al presionar el botn Aceptar se
nos pedir que confirmemos nuevamente la misma clave.
Ahora nuestras formulas estn protegidas contra cualquier cambio y las dems celdas siguen siendo
editables.
La ventaja de este mtodo es que las formulas estn protegidas contra cualquier cambio o eliminacin (ni
siquiera le tecla Delete puede borrar las formulas). La desventaja es que debemos guardar bien la
contrasea ya que si la perdemos no podremos volver a des proteger las formulas.
Si deseas eliminar la proteccin solo debes hacer clic en la opcin Desproteger hoja
6.3 Compartir un fichero entre diferentes usuarios
la mayora de las maneras, para compartir un documento, utiliza herramientas que funcionan
nicamente si disponemos de internet. Pero existen otras formas muy comunes de compartir. Por
ejemplo, entre los distintos departamentos de una misma oficina, es decir, a travs de una red
privada LAN, se suelen compartir recursos. Tambin entre los distintos usuarios del mismo equipo.
Si accedemos a un archivo Excel que se encuentra en una carpeta compartida de otro equipo o
nosotros mismos estamos compartiendo nuestro documento, normalmente Excel no permite que
varias personas lo modifiquen a la vez. Esto quiere decir que, si una de ellas lo tiene abierto, al
3
resto de usuarios con acceso les aparecer un mensaje cuando traten de acceder a l avisando de
que deberamos abrirlo como Slo lectura, y no podramos realizar modificaciones en l. Pero esto
se puede cambiar.
Para que varias personas puedan trabajar sobre el mismo libro Excel de forma simultnea,
deberemos situarnos en la ficha Revisar y pulsar Compartir libro, en la seccin Cambios.
Deberemos activar la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez, y

pulsar Aceptar.
Ahora, desde el listado que muestra esta ventana podremos controlar quin tiene abierto el
documento.
Si seleccionamos un usuario de la lista (que no seamos nosotros mismos), podremos pulsar el

botn Quitar usuario. De esta forma, la persona expulsada perder la conexin con el archivo. Esto
implica que no podr guardar los cambios que ha realizado en el libro. Lo que s podr hacer, para no
perder el trabajo, es guardar una copia con las modificaciones que haya realizado.
Si alguien ha sido expulsado y ha guardado una copia de sus cambios, y luego quiere incorporarlos
al archivo original, sera una prdida de tiempo volver a editar el archivo de nuevo. Existe una
herramienta en Excel que nos permite combinar varios libros, para estos casos. Visita el siguiente
avanzado para descubrir cmo hacerlo .
4
No es necesariamente el dueo del archivo el que puede expulsar al resto. Todos los usuarios del
archivo estn en igualdad de condiciones en este aspecto.
Cuando varias personas trabajan sobre un mismo archivo, ya sea de forma simultnea o no, surge
una necesidad nueva: la de controlar los cambios. Poder saber en cada momento qu modificaciones
ha sufrido el documento. Para ello, Excel 2013 gestiona un historial de cambios.
Desde la pestaa Uso avanzado de la ventana Compartir libro, se puede configurar cunto
tiempo se conservar este historial, cuando se aadir un cambio al mismo (si cada cierto tiempo o
cuando se guarda el archivo), qu cambios prevalecen ante un conflicto, etc.
Si no quieres que alguna de las personas que tienen acceso al libro modifique la configuracin y de
esa forma se pierda el historial, debers protegerlo. Para ello, nos situaremos en la ficha Revisin, y
pulsaremos el botn Proteger libro compartido . Se abrir una ventana en la que deberemos marcar
la casilla Compartir con control de cambios. Si el libro an no ha sido compartido, te permitir
incluso protegerlo bajo contrasea. Se desprotege del mismo modo, aunque el botn se
llamar Desproteger libro compartido.
Slo nos falta aprender, pues, cmo controlar los cambios como tal. Disponemos de un botn de Control
de cambios en la ficha Revisar.
Resaltar cambios... permite configurar Excel para que marque con un sutil cuadro negro los cambios que
el documento sufre. Se abrir una ventana como la de abajo:
5
Es necesario activar la casilla Efectuar control de cambios al modificar. Luego, dispondremos
de tres opciones para elegir los cambios que nos interesan: en funcin de cuando se han producido
(desde una fecha concreta, los que estn sin revisar, etc.), de quin ha efectuado los cambios (el
nombre de la persona sera normalmente el de su usuario de Windows ) o incluso podremos elegir
resaltar los cambios efectuados en determinadas celdas, marcando la opcin dnde.
Por ltimo, hay que marcar la opcin Resaltar cambios en pantalla. Si lo preferimos tambin
podemos incluir en una nueva hoja los cambios realizados.
El resultado ser que las celdas que hayan cambiado mostrarn un sutil recuadro enmarcndolas,
as como un pequeo tringulo en la zona superior izquierda de la celda.
Si situamos el cursor sobre la celda, se mostrar un pequeo mensaje informativo.
Si consideramos que el cambio no debera haber sido realizado, podemos devolver la celda su aspecto
original. Para ello elegiremos Aceptar o rechazar cambios, desde el botn Control de cambios de la
ficha Revisar.
Un mensaje nos advertir de que, antes de continuar, el documento se guardar. Aceptamos. Luego, una
ventana nos permite escoger qu tipo de cambios queremos revisar. Al igual que en la opcin de resaltar
cambios, podremos escoger cundo, quin y dnde se han producido los cambios. Por defecto, se
seleccionarn los que no se hayan revisado an. Y aceptamos.
6
Se marcar la celda a la que se refiere el cambio a revisar con una lnea discontnua, idntica a la
que se dibuja cuando copiamos una celda.
En la ventana, aparecer el historial de modificaciones que ha sufrido la celda. En este caso, era
una celda vaca, que pas a contener el texto Texto original y luego cambi a Texto cambiado.
Podremos pulsar Aceptar, si estamos conformes con los cambios de la celda que se nos indica, y de
ese modo seguir mostrando celda tras celda hasta finalizar la revisin del documento.
O bien pulsar Aceptar todos, para aceptar todas las modificaciones. Ojo! No todas las realizadas
sobre una celda, sino todas las realizadas sobre el documento.
Si nunca has trabajado con esta herramienta de control de cambios, te recomendamos que utilices
la ayuda de Excel para ampliar tus conocimientos, ya que existen cambios que no se ven reflejados y,
por tanto, no se pueden revisar como, por ejemplo, la modificacin del nombre de
7
7. Funciones complejas
7.1 Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones
En el modulo 4, hemos tratado las funciones de forma superficial. As que en este modulo, vamos a
profundizar en estudiarlas con ms detalles.
Todas las funciones de Excel se escriben del mismo, por lo que vamos a ofrecer una lista de las
funciones ms utilizadas y prcticas, as como de los valores que proporcionan despus de realizar el
calculo correspondiente.
Hay que resaltar que las funciones son lo suficientemente verstiles como para poder incluirlas
dentro de una frmula, o incluso dentro de otra funcin. Por ejemplo, si una funcin necesita un dato de
tipo texto para proporcionar un resultado, podremos utilizar para ese dato otra funcin que devuelva un
dato de tipo e texto.
Tambin existe un asistente para funciones que ayuda a localizar la que se necesite. el asistente
ofrece diferentes formas de acceso desde el grupo Biblioteca de funciones de la pestaa Frmulas (en la
cinta de opciones). Cada botn despliega una lista de funciones segn el tipo de clculo que vaya a aplicar:
1. Las funciones son las que se han empleado ltimamente para aplicarlas de nuevo a
otro dato de la hoja.
2. Las funciones son las relacionadas con el mundo de la economa.
3. Las funciones son las que opera con los valores cierto y falso mediante comparaciones
de datos.
4. Las funciones de son las especializadas en datos de texto.
5. Las funciones de son las que permiten manipular fechas y horas.
6. Las funciones son las que se emplean para localizar datos en la hoja o
disponer de sus referencias.
7. Las funciones son las especializadas en clculo numrico.
8. Con se accede a ms tipos de funciones: Estadstica, de Ingeniera, de Cubo,
de Informacin y de Compatibilidad.
Sin embargo, el elemento principal con el que se localizan las funciones, dado que son tantas
que es difcil memorizarla, se activa mediante el botn Insertar Funcin, que lleva al cuadro de
dilogo siguiente.
1
Si desconoce cmo se llama en Excel la funcin que necesita, se puede intentar teclear lo que debe
hacer dicha funcin en el cuadro de texto Buscar una funcin. Por ejemplo, teclee Hallar una media
aritmtica.
Otra posibilidad consiste en desplegar la lista O seleccionar una categora para elegir el tipo de
funcin que necesita. Al elegir una categora aparecer una lista de funciones que pertenecen a esa
categora para que se pueda seleccionar una haciendo clic en ella.
En la versin 2010 de Excel, algunas funciones cambiaron su nombre tradicional. A

continuacin listamos, de todas ellas y en orden alfabtico, las ms utilizadas:
Otras Versionas En 2010
BUSCARH CONSULTAH
BUSCARV CONSULTAV
CARCTER CAR
ESPACIOS RECORTAR
EXTRAE MED
FECHANUMERO VALEFECHA
HORANUMERO VALHORA
NSHora TIEMPO
RESIDUO RESTO
2
7.2 Utilizar diferentes tipos de funciones
7.2.1 Funciones Texto
Para insertar una funcin de texto en Excel hay que ir a la pestaa FRMULAS y elegir la
opcin Texto. Se desplegar la lista de Funciones de texto de la siguiente forma:
Citamos algunos ejemplos:
CAR (nmero) devuelve el carcter SCII especificado por el nmero especificado.

CODIGO (letra) devuelve el nmero de cdigo SCII del primer carcter del texto. Solo devuelve el
cdigo del primer y este debe ir entrecomillado.
CONCATENAR (Texto1; Texto2;) aade un texto a otro. Los datos que se van a concatenar deben
ser de tipo texto(por ejemplo, un texto entre comillas o una celda que contenga un texto).
DERECHA (Texto; Cantidad) extrae un grupo de caracteres por la derecha de un texto. El nmero de
caracteres que se extrae debe establecerse como segundo parmetro de la funcin (cantidad). Por ejemplo,
si tecleamos = DERCHA (HOLA;2), el resultado ser la (las 2 ltimas letras de Hola).
RECORTAR(texto) elimina espacios del texto dejando un solo espacio entre cada palabra y eliminando
completamente de los extremos del texto.
MED (Texto; posicin_inicial; cantidad) devuelve una parte del texto especificado, desde la posicin
inicial, y tanto caracteres como se indican en el tercer parmetro (cantidad). As, =EXTRAE(Pepito; 2; 3)
da un resultado epi (tres letras a partir de la segunda de la cadena Pepito).
7.2.2 Funciones lgicas y condicionales
Para insertar una funcin lgica en Excel hay que ir a la ficha FRMULAS y elegir la opcin Lgicas. Se
desplegar la lista de funciones lgicas de la siguiente forma:
Citamos algunas funciones:
O (Condicin 1; Condicin 2;; Condicin n) devuelve verdadero cuando al menos una de las condiciones
entre los parntesis lo es.
Y (Condicin 1; Condicin 2; Condicin n) devuelve verdadero cuando todas las condiciones entre los
parntesis lo son.
ESBLANCO (Celda o expresin) devuelve verdadero cuando la celda o la expresin entre los parntesis
esta vaca.
ESERROR (Celda o Expresin) devuelve verdadero cuando la celda o la expresin entre los parntesis
genera un error.
3
ESNUMERO (Celda o Expresin) devuelve verdadero cuando la celda o la expresin entre los parntesis
contiene un dato numrico.
ESTEXTO ( Celda o Expresin) devuelve verdadero cuando la celda o la expresin entre los parntesis
contiene un dato de texto.
7.2.3 Funciones Fecha y hora
Para insertar una funcin de fecha y hora en Excel hay que ir a la ficha FRMULAS y elegir la
opcin Fecha y hora. Se desplegar la lista de funciones de fecha y hora de la siguiente forma:
Citamos alguna funciones:
AHORA () devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales.

AO (Nmero) convierte un nmero de serie en un ao. El nmero puede ser una fecha
entrecomillado (por ejemplo, 29/05/68 devolvera 1968).
DIA (Nmero), dado un nmero de serie, devuelve el correspondiente da del mes.
DIA.LAB (Fecha_de partida; Das_laborables; Das_festivos ) devuelve el nmero de serie del
primer da laborable, pasado o futuro, a la fecha inicial, segn sea el nmero de das laborables y festivos.
Esta funcin necesita la macro automtica Herramientas para anlisis. Por ejemplo, si se desea saber cul
ser el cuarto da laborable a partir del 24 de diciembre del ao 1989, deberemos escribir la funcin
siguiente:
=DIA.LAB (FECHANUEMRO(24/12/89); 4; 2)
Como podemos observar, hay que indicar que existen dos das festivos (el fin de semana).
DIAS.LAB (Fecha_inicial; Fecha_final; Das_festivos) devuelve el nmero total de das laborables
entre dos fechas dadas. Hemos de especificar el nmero de das festivos que existen en ese periodo de
tiempo. La funcin DIAS.LAB necesita la macro automtica Herramienta para anlisis.
7.2.4 Funciones Matemticas
Para insertar una funcin matemtica y trigonomtrica en Excel hay que ir a la ficha FORMULAS y elegir
la opcin Matemticas y trigonomtricas. Se desplegar la lista defunciones matemticas y
trigonomtricas de la siguiente forma:
ABS (nmero) proporciona el valor absoluto de un nmero.

ALEATORIO () devuelve un nmero decimal al azar entre 0 y 1.
ALEATORIO (x, y) devuelve un nmero al azar entre X e Y. El primer nmero debe ser menor que ele
segundo.
4
COCIENTE (x, y) realiza la divisin entera entre X e Y. El resultado es el cociente de la divisin sin
decimales ( si los tuviera).
CONTAR (rango x; y; z) ofrece el nmero de celdas ocupadas con datos numricos que haya en un
rango.
COS (Angulo) devuelve el coseno del ngulo especificado.
EXP (Nmero) devuelve el nmero e elevado al nmero especificado.
GRADOS (Nmero) convierte el nmero especificado (de radianes) en grados.
7.2.5 Funciones Estadsticas
Las funciones estadsticas de Excel te permitirn realizar un anlisis estadstico de tus datos. Podrs
obtener la covarianza, la desviacin estndar, distribucin beta, distribucin binomial entre otras.
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlacin de dos conjuntos de datos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve el sesgo de una distribucin: una caracterizacin del grado de

asimetra de una distribucin alrededor de su media.
COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento de correlacin del producto
Pearson de los puntos dados.
CRECIMIENTO Devuelve nmeros en una tendencia de crecimiento exponencial coincidente con puntos
de datos conocidos.
DESVEST.P Calcula la desviacin estndar en funcin de una muestra (omite los valores lgicos y el
texto).
ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve estadsticas que describen una curva exponencial,
coincidente con puntos de datos conocidos.
7.2.6 Funciones de ingeniera
Las funciones de ingeniera en Excel son de gran untilidad para realizar clculos relacionados con el
campo de la ingera como la solucin de problemas de propagacin de ondas con la funcin de Bessel,
clculos con nmeros complejos y conversiones entre diferentes sistemas de numeracin como el binario,
octal, decimal y hexadecimal.
Citamos algunas funciones.
BESSELI Devuelve la funcin Bessel In(x) modificada.

BIN.A.DEC Convierte un nmero binario en decimal.
COMPLEJO Convierte el coeficiente real e imaginario en un nmero complejo.
5
FUN.ERROR Devuelve la funcin de error entre un lmite inferior y superior.
IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un nmero complejo.
MAYOR.O.IGUAL Prueba si un nmero es mayor que el valor de referencia.
7.2.7 Funciones de cubo
Las funciones de cubo en Excel nos ayudan a obtener informacin de un cubo OLAP y colocar la
informacin directamente en una hoja de Excel. De esta manera podemos combinar el potencial de las
funciones de Excel y su motor de clculo junto con los beneficios de un repositorio de datos multi-
dimensional. Con las funciones de cubo podemos buscar datos de un cubo de OLAP como miembros,
conjuntos, propiedades o valores y mezclarlos con otros clculos y frmulas de Excel.
CONJUNTOCUBO Define un conjunto de miembros o tuplas calculado enviando una expresin

establecida al cubo del servidor, que crea el conjunto y lo devuelve a Microsoft Excel.
MIEMBROCUBO Devuelve un miembro de un cubo OLAP.
PROPIEDADMIEMBROCUBO Devuelve el valor de una propiedad de miembro en el cubo.
7.3 Utilizar subtotales

La funcin subtotales en Excel permite ordenar y clasificar totales segn criterios que se deseen obtener,
desde informacin generalizada, hasta especifica segn tema elegido.
Para utilizar la funcin de subtotales en Excel es necesario:

- Contar con una base de datos ordenados por columnas (en formato hoja datos de Excel)
- Decidir segn que criterio sern subclasificados los montos.
Y proceder segn los siguientes pasos:

1 Segn el criterio elegido para ordenar los datos buscados
2 Ordenar la columna segn abecedario (para agrupar los nombres que coinciden)
3 Seleccionar todas las celdas donde se tengan datos.
4 Presionar la pestaa Datos y el botn Subtotal (En versiones de Excel anterior a 2007 aparece en men
Datos , luego presionar la opcin Subtotal).
5 Aparecer un cuadro de dilogo, Despus se seleccionan los datos que se utilizaran segn criterio
buscado y la funcin mediante la cual se organizaran los subtotales. Existen funciones como Promedio,
Mximo, Mnimo, etc.
6
6 Los datos estn agrupados! La hoja de calculo mostrara los subtotales desde lo mas detallado a lo mas
general (1 a 3).
Ejemplo:
Despus de seleccionar una celda del rango, se puede insertar un nivel de subtotales o se
pueden insertar varios niveles anidados.
Y el resultado es el siguiente:
7
7.4 Corregir errores en frmulas
Durante la creacin y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que
introduzcamos algn dato o frmula de manera errneo, de tal forma que sea imposible realizar el
clculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicacin Excel es capaz de detectar la
celda as como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de deteccin y resolucin de
errores.
Excel dispone de 4 mtodos o tcnicas para la identificacin de errores:
Cuadro de dialogo
Smbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros mtodos de identificacin de errores hacen referencia cuando se introduce una formula
la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la funcin o porque los datos que
aportamos a la funcin son incorrectos:
Cuadro de dialogo Generalmente cuando cometemos un error en la introduccin de algn dato en una
frmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.
Smbolo parte superior izquierda de la celda Este signo aparece cuando Excel identifica un posible
error como una frmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor
numrico, etc. Cuando hacemos clic al smbolo rojo automticamente aparecer un desplegable donde
nos indica el posible error cometido as como el modo a proceder para corregir dicho error.
Valor en la celda Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una frmula
o funcin siendo imposible realizar el clculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los
siguientes valores en la celda:
#NOMBRE? #REF!
#VALOR! #NULO!
#NUM! #N/A
#DIV/0! #####
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitir conocer su origen y solucionarlo.
#NOMBRE? Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la frmula introducida en
la celda, bien sea porque no est bien escrita la frmula o porque no existe.
8
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente
frmula o funcin en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribisemos
"=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostrara el error #NOMBRE? dado a que no tiene registrado la funcin
POTEN.
#VALOR! Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se est realizando clculos con
tipos de datos distintos entre s, como datos numricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dar como resultado el error
#VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realizacin de dicho clculo.
#NUM! Este error se produce cuando Excel detecta cuando una frmula o funcin requiere un dato
numrico y se ha introducido un dato no numrico como una letra o una fecha.
Tambin puede ser que el resultado del clculo resulta tan grande o pequeo que Excel no pueda
mostrarlo.
Ejemplo El clculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #NUM! dado a
que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho clculo.
#DIV/0! Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un clculo de un nmero
dividido por 0 o por una celda que no contiene ningn valor.
Ejemplo El clculo de una celda que contenga la siguiente frmula "=5/0" dar como resultado el error
#DIV/0!
#REF! Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una funcin o de un clculo con
referencias de celdas no vlidas.
Ejemplo Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos
vinculados a unas frmulas, al desaparecer dichos datos las frmulas no pueden calcular y aparece el
error #REF!
#NULO! Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algn clculo o funcin rangos
de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen d como resultado el
error #NULO!
#N/A Este error se genera en las hojas de clculo de Excel cuando se utilizan funciones de bsqueda o
coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de bsqueda especificado.
Ejemplo usar la funcin Buscar V para encontrar un valor que no existe en el rango de bsqueda
especificado.
##### - Este error se muestra cuando :
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El valor introducido o calculado en la celda es ms grande que el ancho de la columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
7.5 Ejecutar el comprobador de errores
Al igual que un corrector ortogrfico, que comprueba los datos que se escriben en las celdas para ver si
contienen errores, se pueden implementar determinadas reglas para comprobar si hay errores en las
frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga ningn error, pero ayudan en gran
medida a encontrar los errores ms comunes. Todas ellas se pueden activar y desactivar individualmente.
Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno (igual que un corrector ortogrfico) o en
el momento en que ocurre el error en la hoja de clculo a medida que vaya trabajando. De cualquier
manera, aparecer un tringulo en la esquina superior derecha de la celda cuando se detecta un error.
celda con un error de formulas
Los errores que impiden devolver un resultado (por ejemplo, cuando se divide un nmero por cero) obligan
a prestarles atencin, y provocan que en la celda aparezca un valor de error (en este caso, #DIV/0!). Puede
haber otros errores menos graves, por ejemplo cuando entre una frmula y las frmulas adyacentes parece
haber una incoherencia. Aunque la frmula devuelve un resultado correcto, el mensaje de error alerta sobre
la conveniencia de examinar la frmula.
Puede solucionar el error mediante las opciones que aparecen u omitirlo haciendo clic en Omitir error. Si
omite une error en una celda en particular, ese error ya no volver a aparecer en las comprobaciones de
errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que
vuelvan a mostrarse.
10
8 Representation de grficas complejas
Una de las funciones ms llamativas de las hojas de clculo ha sido siempre la de crear grficos
que permiten una major comparacin y analisis visual de los datos. Consiste en utilizar los datos
numricos de la hoja de clculo, complementarlos con rtulos, seleccionar un tipo de grfico y ver el
resultado.
Para disear los grficos es recommendable (aunque no imprescindible) comenzar seleccionando

el rango de celdas que contienen los datos que se pretenden plasma en el grfico matemtico.
Asegurase de que el bloque de los datos contienen rtulos en la primera fila y en la primera
columna (ya que esto mejorar la legibilidad de los datos del grfico). Si los datos estn salteados, recuerde
que puede seleccionarlos manteniendo pulsa la tecla Ctrl (o CONTROL) mientras arrastra con el ratn para
seleccionar.
8.1 Crear grficas con diferentes Estilos
Una vez que se han seleccionada los datos, se genera el grfico recurriendo a los distintos botones
del grupo Grfico de la pestaa Insertar en la cinta de opciones:

Los botones ms pequeos de este grupo crean directamente un grfico del estilo que muestra cada uno: sin
embargo, haciendo clic en el botn Graficas recomendados, se accede a un cuadro de dilogo con un
asistente para la creacin del grfico de cualquier tipo:
1

Presenta una serie de grficos con un avanzado nivel de elaboracin, que nos pueden interesar
para generar uno de forma rpida y en el que apenas haya que realizar unos pocos retoques. Se selecciona
uno de la columna izquierda y se pulsa el botn
Sin embargo, podemos optar por cambiar a la ficha Todos los grficos, para desarrollar un
grfico del modo tradicional.
2
Con los datos de esta ficha se elige la clase del grfico que se necesita en la lista de categoras de la
izquierda(Columna, Lnea, Circular, etc.). Luego se puede elegir una variante de grfico en la parte
superior del cuadro y se pulsa el botn . Al hacerlo aparece el grfico en la hoja y se dispone de
dos pestaas adicionales en la cinta de opciones para configurar el grfico y darle el aspecto que deseemos.
Tambin se puede acceder a estas pestaas posteriormente cuando se hace clic en un grfico cualquiera.
8.2 Representar tendencias en los grficos
Elegir el tipo de grfico adecuado en Excel es de suma importancia porque de ello depender la claridad
con la que se transmitir el significado de los datos. Por esta razn es importante conocer todos los tipos de
grficos en Excel para poder hacer la eleccin adecuada.
8.2.1Grfico de columnas
El grfico de columnas es uno de los tipos de grficos en Excel ms utilizados y despliega una columna
para cada uno de los datos. La altura de la columna depender del valor numrico asociado y la escala de
dichos valores se mostrar en el eje vertical
En el ejemplo anterior se muestra el grfico de columnas para una sola serie de datos y en la siguiente
imagen podrs observar un grfico de columnas para dos series de datos donde cada una de ellas tiene un
color diferente:
3
El grfico de columnas es til para comparar valores entre diferentes categoras y Excel nos permite elegir
entre 7 variantes que se encuentran en el men mostrado en Insertar > Grficos > Grfico de columnas.
Una de las variantes mostradas es el grfico de columna 100% apilada que mostrar las columnas
superpuestas dejndonos ver el porcentaje de cada una de las categoras respecto al 100%.
4
Todos los grficos de columnas mostrados anteriormente se encuentran en un plano de dos dimensiones
pero es posible tener la misma versin del grfico en tres dimensiones si elegimos la opcin adecuada.
8.2.2 Grfico de barras
Un grfico de barras muestra lo mismo que un grfico de columnas solo que con los ejes invertidos. Una
ventaja de utilizar este tipo de grfico en Excel es que las etiquetas pueden ser ledas con mayor facilidad
al presentarse sobre el eje vertical.
5
De igual manera tenemos el grfico de barras apiladas tanto en dos como en tres dimensiones. En total
Excel nos ofrece seis opciones para este tipo de grfico:
8.2.3 Grfico de lneas
El grfico de lneas es de mucha utilidad para identificar visualmente tendencias en nuestros datos a travs
del tiempo. Generalmente colocamos la unidad de tiempo en el eje horizontal y los valores en el eje
vertical.
6
Una de las opciones que tenemos para este tipo de grfico es que podemos agregar un marcador a la lnea
y posteriormente personalizar dichos marcadores para que sean mostrados como crculos, cuadrados o
tringulos entre otros.
Los marcadores son de mucha utilidad para aquellas ocasiones en las que el grfico de lneas es impreso
en blanco y negro ya que son la nica manera de distinguir entre una lnea y otra. Por ltimo debo
mencionar que, de igual manera que con los grficos mostrados anteriormente, el grfico de lneas puede
crearse tanto en dos como en tres dimensiones.
7
8.3 Personalizar estilos y modelos de grficos
Cada grfico que se crea se puede personalizar de muchas maneras, de forma que, finalmente, el estilo que
tenga sea el que ms se adece a las necesidades del usuario.
1. En Excel, cuando se pulsa sobre un grfico que ha sido creado, se abre una nueva pestaa
llamada DISEO que permite cambiar tanto el diseo como el estilo del grfico.
2. Una vez elegidos el nuevo diseo de grfico y el nuevo estilo, se obtendr un nuevo grfico para
los mismos datos con un aspecto, por ejemplo, como el siguiente:
8.4 Representar grficos 3D y modificar propiedades
Si en la parte superior del panel, hacemos clic en el icono de la categora Efectos disponemos de ms
funciones de aspecto.
La categora Formato 3D permite aplicar efecto de volumen a la figura. Al acceder a esta categora, el
cuadro de dialogo muestra lo siguiente.
8
1. con los botones Bisel superior, y Bisel inferior elegimos el tipo de efecto tridimensional, su
anchura y altura.
2. Con Profundidad, establecemos el color de la tercera dimensin que aade el programa, as
como su Profundidad.
3. Con Contorno, establecemos el color del borde, junto con su grosor (Tamao).
4. Con Material podemos elegir un efecto que simule aquel con el que est hecha la figura, la
intensidad de la luz que la ilumina y su posicin (Iluminacin y Angulo).
5. Con el botn Restablecer se restauran los valores iniciales de volumen de la figura.
8.4.1 Giro 3D
Si en la parte superior del panel hacemos clic en el icono de la categora Efectos disponemos de ms
funciones de aspecto.
En algunas figuras, se puede simular un giro en tres dimensiones de la figura.
1. Desplegando la lista Preestablecidas es elige uno de los giros ya diseados.

2. Por el contrario, se puede disear el giro a medida mediante los datos Giro X, Giro Y, Giro Z y
Perspectiva. En todos ellos se escribe un Angulo de giro para que la figura voltee en la direccin
correspondiente.
3. Si la figura contiene texto, se puede activar la casilla Mantener texto sin relieve para que este no
gire junto con la figura. si se desactiva, el texto se adaptar al giro de la figura volteando en la
misma direccin.
4. Con Distancia desde la superficie, podemos acercar (o alejar) el objeto al papel.
5. el botn Restablecer restaura los valores originales de la figura.
8.5 Aadir porcentajes en grficos circulares
El grfico circular en Excel es uno de los grficos ms famosos de la herramienta y recibe nombres
alternos como grfico de pastel o grfico de torta pero tambin es ampliamente conocido como grfico de
pie en Excel por su nombre en ingls.
El objetivo del grfico circular en Excel es mostrar las proporciones de cada una de las partes respecto al
total, es decir, la suma de todas las partes ser considerada el 100% y a partir de eso conoceremos el
porcentaje con el que contribuye cada parte. Debes saber que en Excel a cada una de las partes del grfico
circular se le conocer como sector. Para crear un grfico circular en Excel ser suficiente seleccionar una
celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha Insertar > Grficos > Insertar grfico circular o de
anillos > Circular. De inmediato observaremos el grfico circular creado por Excel.
9
Para cambiar los colores del grfico recin creado puedes utilizar el botn Estilos de grfico y dentro de la
seccin Color elegir el tema de colores de tu preferencia.
Es comn que los sectores del grfico circular sean muy similares por lo que se dificulta identificar el
elemento ms grande o el ms pequeo y por lo tanto encontraremos muy til mostrar etiquetas de datos
que nos ayuden a conocer la magnitud de cada sector. Para mostrar las etiquetas de datos debes pulsar el
botn Elementos de grfico y marcar la caja de seleccin de la opcin Etiquetas de datos. Tambin es
posible configurar la posicin de dichas etiquetas accediendo al men de dicha opcin para elegir entre
centro, extremo interno, extremo externo, ajuste perfecto o llamada de datos.
Si en lugar de mostrar los valores dentro de las etiquetas deseamos desplegar el porcentaje representado por
cada sector, debemos hacer clic sobre las etiquetas y pulsar CTRL + 1 para mostrar el panel de tareas y en
la seccin Opciones de etiqueta elegir la opcin Porcentaje. Dentro de la lista opciones tambin podremos
elegir otro tipo de informacin a desplegar dentro de las etiquetas como el Nombre de categora lo cual
dejar el grfico circular de la siguiente manera:
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Al agregar el nombre de la categora a las etiquetas de datos ya no es necesario tener la misma informacin
en la leyenda del grfico y por lo tanto puedo ocultarla y as ocupar un mayor porcentaje del rea de
trazado.
Al crear un grfico circular en Excel los sectores sern colocados en el mismo orden en que se
encuentran los datos de origen comenzando por la mitad superior derecha y en el sentido de las manecillas
del reloj. Si queremos girar el grfico para obtener una perspectiva diferente de los datos es necesario
seleccionar la serie de datos, pulsar CTRL + 1 y en el panel de tareas ir a la seccin Opciones de serie y
modificar el valor para Angulo del primer sector.
Observa que en este ejemplo el grfico ha sido girado de manera que el primer sector se encuentra 75
grados a la derecha de su posicin original.
Si queremos enfatizar alguno de los sectores podemos extraerlo del grfico de manera que sea notoria su
presencia. Para hacer esta extraccin comenzamos haciendo clic sobre la serie de datos y una vez
seleccionada volvemos a hacer clic sobre el sector especfico que vamos a extraer y lo arrastramos hacia
afuera.
11
Para regresar el grfico circular a su estado inicial debemos seleccionar el sector que ha sido extrado e ir al
panel de tareas y dentro de la seccin Opciones de serie modificar el valor para Seccin de puntos de
manera que su valor sea 0%.
Grfico circular con subgrfico
A veces tenemos sectores que son muy pequeos y que es difcil notar la diferencia entre cada uno de ellos
pero aun as necesitamos mostrar su participacin dentro del total. En este caso podemos implementar un
grfico circular con subgrfico que nos permitir extraer algunos valores del grfico principal y
mostrarlos en un segundo grfico de manera que los porcentajes se perciban mejor.
12
Para crear este tipo de grfico debemos seleccionarlo de la ficha Insertar > Grficos > Insertar grfico
circular o de anillos > Grfico circular con subgrfico circular. Una vez creado el grfico podremos
indicar los elementos que deseamos incluir en el subgrfico ya sea por su posicin en la tabla de datos o por
el valor del porcentaje que representan. Estos mismos pasos aplican para la creacin de un grfico circular
con subgrfico de barras ya que solo cambia el tipo de grfico utilizado para el subgrfico.
Grfico circular 3D
El grfico circular 3D funciona exactamente igual que la versin en dos dimensiones y tambin lo
creamos desde el men del botn Insertar grfico circular o de anillos. Sin embargo, una de las
peculiaridades de este tipo de grfico es que podemos girarlo sobre el eje X o el eje Y as como indicar los
grados de perspectiva. Para configurar el giro que deseamos dar al grfico debemos seleccionarlo y abrir el
panel de tareas (CTRL + 1) y dentro de la seccin Efectos encontraremos los parmetros de configuracin
bajo el ttulo Giro 3D.
13
8.6 Los mini grficos
Los minigrficos de Excel son grficos muy pequeos que caben dentro de una celda y nos permiten
mostrar el comportamiento de los datos a travs del tiempo o representar las variaciones que existen en la
informacin.
Es importante saber que, a diferencia de los grficos de Excel, los minigrficos solo pueden representar una
serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten crear los minigrficos se encuentran en la ficha
Insertar y dentro del grupo Minigrficos.
8.6.1 Tipos de minigrficos en Excel
Existen tres tipos diferentes de minigrficos en Excel 2013 y son los siguientes:
Lnea: Similar a un grfico de lnea

Columna: Similar al grfico de columnas.
Ganancia o prdida: Este tipo de minigrfico no tiene parecido con ningn grfico de Excel ya
que solo representa dos tipos de valores: ganancias o prdidas. Un cambio positivo en los datos
ser representado como ganancia mientras que un cambio negativo como prdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigrficos en el mismo orden en que
fueron mencionados:
14
Para crear un minigrfico debemos seleccionar primero los datos que sern graficados. Es importante
seleccionar solamente los datos, sin ttulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a la ficha Insertar y
dentro del grupo Minigrficos pulsar el botn correspondiente al tipo de minigrfico que deseamos crear lo
cual mostrar el cuadro de dilogo Crear grupo de Minigrfico.
Dentro del cuadro de dilogo debemos seleccionar el rango de celdas donde sern colocados los
minigrficos y pulsar el botn Aceptar. Cada minigrfico quedar vinculado a los datos y si existe alguna
modificacin, el minigrfico ser actualizado automticamente.
Si al momento de crear los minigrficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel crear
ungrupo de minigrficos. Una manera rpida de saber si los minigrficos estn agrupados es
seleccionando uno de ellos y Excel colocar un borde y un color de fondo especial sobre todos los
minigrficos del mismo grupo.
Una ventaja de tener los minigrficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier cambio en el
estilo ser aplicado de manera automtica a todo el grupo. Sin embargo, si quieres desagrupar
los minigrficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando Herramientas para
minigrfico > Diseo > Agrupar > Desagrupar.
15
Cambiar el tipo de minigrfico
Si despus de crear los minigrficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario eliminarlos y
volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer seleccionando el grupo
de minigrficos y en Herramientas para minigrfico, dentro del grupo Tipo, elegir el nuevo tipo.
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigrficos es cambiar su estilo, es decir,
los colores utilizados en el minigrfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente desde
Herramientas para minigrfico > Estilo.
Adems de poder elegir un nuevo estilo, tambin podemos mostrar puntos especficos dentro del
minigrfico como los siguientes:
Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.

Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.
Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
ltimo punto: Resalta el ltimo punto de la serie.
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Marcadores: Slo disponible para los minigrficos de lnea que coloca marcadores para todos los
puntos de la serie.
Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a travs de las cajas de seleccin ubicadas en la ficha
Herramientas para minigrfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edicin de un minigrfico es la modificacin de su

tamao. La manera de aumentar o disminuir el tamao de un minigrfico es modificando el ancho o el alto
de la celda a la que pertenece ya que el minigrfico se ajustar para ocupar la totalidad de la celda. Por otro
lado, ya que es posible colocar un minigrfico dentro de celdas combinadas, podemos aumentar el tamao
de un minigrfico combinando varias celdas evitando as la modificacin del ancho o alto de celdas
individuales.
Borrar un minigrfico
Un minigrfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es necesario
seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigrfico y pulsar el botn Borrar.
El botn Borrar nos permite eliminar solo el minigrfico seleccionado, que es la opcin predeterminada, o
tambin podemos borrar todo el grupo de minigrficos. Estas mismas opciones de borrado las encontramos
al hacer clic derecho sobre un minigrfico y seleccionando la opcin de men Minigrficos.
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18
9 Manipulacin de datos con tablas dinmicas
9.1 Utilizar el asistente para tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos.
Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin
de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengis conocimientos de Access, es lo ms parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn, con el nmero de referencia
y el mes de compra. Adems, sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
1
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada
artculo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde
se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos
ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a
Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos seleccionar todas las celdas que
vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
2
Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta, podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
3
Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente
al pie del panel. En este ejemplo, deberamos arrastrar el campo REF a , el
campo MES a y, finalmente, el campo IMPORTE a la seccin .
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en los rtulos de fila tenemos las
referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los
importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica,
nos aparece la pestaa Analizar.
2. Modificar el aspecto de la tabla dinmica y crear clculos
4
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que, en cualquier momento, podremos quitar un campo de
un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin apenas esfuerzo.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente tabla, ms
compleja pero con ms informacin:
5
Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al aadir varios campos en la seccin Valores, el
rtulo aparecer en una de las secciones de rtulos. Si te aparece en Etiquetas de

columna, despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a etiquetas de fila.
Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la
tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
9.3 Filtrar y ordenar informacin de la tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente
los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos
es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna, nos aparece una lista como la que
vemos en la imagen, con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada
uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones; en este
caso, todos los meses.
6
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se
pierden; en cualquier momento, podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin conservar las
modificaciones, pulsaremos Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos, podemos formar condiciones de filtrado ms complejas.
9.4 Generar grficos dinmicos
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica, deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la
pestaa Analizar.
Podemos cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms,
segn los datos que tengamos.
Al pulsar este botn, se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico. All deberemos escoger el grfico
que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el tema de grficos.
7
8
10. Anlisis de escenarios
10.1 Trabajar con escenarios
Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un conjunto de celdas variables. Los
escenarios en Excel permiten un mximo de 32 variables, pero podemos crear tantos escenarios como sea
necesario.
Para este ejemplo utilizar el caso de un prstamo personal en donde me interesa conocer la cantidad que
debo pagar dependiendo el plazo elegido. Para ello utilizo la funcin PAGO y en las celdas superiores he
colocado los argumentos de dicha funcin de la siguiente manera:
Ahora me interesa saber cmo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago. Para iniciar con la
creacin de escenarios debo pulsar el botn Anlisis Y si que se encuentra en la ficha Datos y dentro de las
opciones mostradas seleccionar Administrador de escenarios.
Al seleccionar esta opcin se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de escenarios y lo primero que
debemos hacer es pulsar el botn Agregar para mostrar el cuadro de dilogo Agregar escenario.
1
En este cuadro de dilogo comenzar por asignar un nombre al escenario, que en este caso ser 12 Meses.
En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo seleccionar aquellas celdas que afectan el resultado de la
frmula PAGO, que es el rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botn Aceptar se mostrar un nuevo cuadro de
dilogo llamado Valores del escenario que permitir ingresar los valores especficos del escenario recin
creado. Es posible cambiar todos los valores, pero para este ejemplo solamente modificar el plazo que
tendr el valor 12:
Ya que al agregar escenarios adicionales, hay que darle al botn Agregar y Excel mostrar de nueva cuenta
el cuadro de dilogo Agregar escenario, despus hay que repetir estos mismos pasos para crear nuevos
escenarios para los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el ltimo escenario
2
debes pulsar el botn Aceptar para regresar al Administrador de escenarios donde podrs ver una lista de
todos los escenarios creados:

10.2 El anlisis Y si
Una de las cosas ms interesantes que podemos realizar con Excel es el planteamiento de escenarios o la
realizacin de simulaciones. Esto es lo que denominamos en Excel el anlisis "Y Si".
Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Anlisis Y si que nos permiten cambiar el valor de
algunas celdas para ver cmo es afectado el resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de
valores y determina posibles resultados.
El ejemplo ms sencillo de una tabla de datos es aqul que utiliza una variable para realizar los clculos.
Supongamos el siguiente escenario:
3
En este ejemplo estoy realizando una proyeccin de ventas para el ao 2011 basndome en las ventas del
ao 2010 y esperando una tasa de crecimiento del 2.5%. Lo que deseo hacer es saber cul sera la
proyeccin de ventas para el 2011 si la tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer este anlisis colocar
las tasas de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:
Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se muestra en la imagen anterior y
entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos pulsar el botn Anlisis Y si para
posteriormente seleccionar la opcin Tabla de datos.
4
Se mostrar el cuadro de dilogo Tabla de datos y en la caja de texto Celda de entrada (columna) se debe
seleccionar la celda B2 que es la celda que contiene el porcentaje de crecimiento.
Al hacer clic en el botn Aceptar se llenarn las celdas contiguas a las tasas de crecimiento con el valor de
la proyeccin de ventas correspondiente a cada una de las tasas.
Excel ha creado la tabla de datos en el rango B5:B13 y de esta manera puedo analizar las diferentes
proyecciones de ventas para una tasa de crecimiento diferente. Una vez que he terminado de analizar la
5
informacin, si intento eliminar alguna de las celdas pertenecientes al rango de la tabla de datos, Excel
desplegar un mensaje advirtiendo que no se puede cambiar parte de una tabla de datos. Si deseas eliminar
la tabla de datos debers primero seleccionar el rango completo antes de oprimir la tecla suprimir.
10.3 Utilizar el comando Buscar objetivo
Excel 2010 incluye varias herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es una tcnica utilizada para
encontrar fcilmente el nmero que cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.
Esta herramienta te ayudar a hacer muchas pruebas de valores en una frmula hasta encontrar el valor
exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de una frmula, pero
no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudar a probar
diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo, supongamos que tenemos
el siguiente problema.
Tengo un nmero que multiplicado por otro nmero X me deber dar el resultado mostrado. Aunque este es
un problema muy fcil de resolver matemticamente ser de utilidad para mostrar la funcionalidad
de Buscar objetivo. Empezar por definir una frmula importante. En la celda C3 colocar la frmula que
se deber cumplir para obtener el resultado deseado, es decir, =B1*B2 deber dar como resultado 439482.
Por ahora el resultado en C3 ser cero, porque no hay valor en la celda B2 sin embargo, al momento de ir
buscando el valor adecuado para B2, el valor de la celda C3 llegar a ser el mismo que B3 cuando se haya
encontrado el valor correcto.
6
Ahora debers hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Anlisis Y si donde se desplegar un men de
opciones y debers elegir Buscar objetivo.
De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Buscar objetivo donde debers llenar los siguientes cuadros
de texto.
Definir la celda. Es la celda que contiene la frmula

Con el valor. Este es el nmero que deseamos como resultado de la frmula.
Para cambiar la celda. La celda que ser modificada hasta tener el resultado deseado.
Una vez que se han establecido los parmetros debes hacer clic en el botn Aceptar y Excel comenzar a
realzar los clculos necesarios. Cuando haya encontrado un resultado adecuado se mostrar el cuadro de
dialogo Estado de la bsqueda de objetivo.
7
Este cuadro de dilogo simplemente notifica que se ha llegado al objetivo modificando la celda
especificada. Al cerrar el cuadro de dilogo podrs observar el resultado. Para nuestro ejemplo Excel fue
haciendo diversas pruebas hasta llegar al resultado de 520.0970 que es el nmero que multiplicado por 845
nos dar el resultado esperado.
8
11. Utilizacin de macros
11.1 Comprender el concepto de macro
En palabras sencillas, una macro es una funcin que rene varias. Suelen utilizarse para procesos que
requieren varias funciones que se emplean con frecuencia. La macro se encarga de ejecutar
automticamente todas las funciones que se hayan incorporado en ella.
Los macros en Excel, y en cualquier otro sistema de su categora, forman todo un lenguaje de
programacin completo mediante el que se pueden llegar a construir funciones realmente complejas. Hace
tiempo, Microsoft desarrollo un lenguaje de programacin visual muy sencillo de utilizar y con una
potencia verdaderamente considerable. Se trataba de Visual Basic. Con el tiempo, este lenguaje se ha ido
adaptando a las mejores que se han aadido a Windows, por lo que se trata de uno de los lenguajes ms
utilizados para el desarrollo de aplicaciones que funcionan bajo Windows.
Una parte de este lenguaje se ha aadido a Excel. Gracias a l podemos conseguir unas macros realmente
potentes. Vamos a comenzar por describir la forma ms sencilla de creacin de macros con Excel y
veremos qu relacin poseen con Visual Basic.
11.2 Grabar una macro y utilizarla
Para crear una macro hemos de empezar por grabarlo. como con cualquier proceso de grabacin de datos,
es necesario iniciar la grabacin, exponer los datos que ese van a grabar y finalizar la grabacin.
Siempre resulta muy importante que antes de comenzar la grabacin se sita en la celda A1
para evitar posibles errores cuando vayamos a ejecutar posteriormente la macro.
El inicio de la grabacin se realiza mediante un botn de la cinta de opciones. Utilizaremos el botn

Macros que aparece en la pestaa Vista. Eta opcin muestra un men en el que se elige Grabar macro. Al
hacerlo, se obtiene un cuadro de dialogo.
1
la nueva macro debe recibir un nombre que se teclea en el cuadro de texto Nombre de la macro, aunque
Excel ya nos sugiere el dato Macro1. Como dato adicional, se puede aadir una pequea Descripcin de la
actividad que realizar la macro.
En el cuadro de texto del botn Mtodo abreviado podremos asignar una letra para que, al pulsarla
precedida de la tecla CONTROL, se ejecute la macro. Si se teclea la letra en mayscula, la macro se
activara pulsando las teclas CONTROL + MAYUSCULAS + la letra elegida.
La lista Guardar macro en permite establecer donde se grabar la macro:
1. se elige Libro de macros personal, la marco ira a parar a un fichero aparte que contenga solo
macros. Resulta aconsejable almacenar ah todas las macros si estas se van a utilizar en varios
libros de trabajo distintos.
2. Si se elige Libro nuevo, la macro se almacenar en un libro de trabajo diferente, aunque
tambin como hoja aparte en un modulo. Excel requerir el nombre del archivo que contiene el
libro de trabajo al que ira a parar la macro.
3. Utilice el botn Este libro si desea que la macro se aada en el libro de trabajo actual.
Cuando pulsemos el botn , comienza la grabacin de la macro. Todas las operaciones

que hagamos a partir de ese momento y hasta el final de la grabacin sern las acciones que integran la
macro, por lo que ser necesario hacer trabajar solo las funciones que desebamos incluir en ella.
2
11.3 Editar y eliminar una macro
En esta ventana se pueden realizar muchas operaciones con las macros que tengamos grabadas. Antes de
empezar, comentaros que si no veis aqu la macro que buscis, os fijis en la lista que hay en la parte
inferior de esa ventana. En ella podis seleccionar que macros se ven en la lista, por defecto aparece
seleccionada la opcin para que muestre las macros de todos los libros que tenis abiertos, pero tenis ms
posibilidades.
Si la macro no funciona como queramos, en la ventana "Macros" tenemos la opcin de modificar macros,
pero esto tiene "truco", vamos a probar. Accedemos de nuevo a esa ventana, seleccionamos la macro que
hemos grabado y pulsamos el botn "Modificar".
3
Al hacerlo, acabamos en el Editor de Visual Basic. las macros que creamos con la "Grabadora de
Macros" se traducen a instrucciones de "Visual Basic". En concreto a instrucciones de "Visual Basic para
Aplicaciones", "VBA". Si queremos modificar la macro tendramos que modificar el cdigo, no hay otra
manera de modificar una macro, es decir debemos saber programar en VBA. Por lo tanto si os habis
confundido en la grabacin y no sabis VBA, lo mejor que podis hacer es eliminar la Macro y grabarla de
nuevo.
Para eliminar Macros, tambin podis usar la misma ventana "Macros", slo hay que seleccionar la macro
que queremos eliminar y se pulsa el botn. Al hacerlo os pedir confirmacin para eliminarla.
4
11.4 Personalizar botones con macros asignadas
Para que resulte cmodo ejecutar macros y no tener que aprenderse de memoria las combinaciones de
teclas, se pueden colocar botones en las hojas de clculo, de forma que cuando se pulsen, se ejecuten las
macros asociadas.
1. Para ello, se debe ir a la pestaa DESARALLADOR y dentro del grupo Controles,

seleccionar Insertar y, elegir el Botn (Control de formulario). Se abrir entonces la
ventana para asignar la macro al botn de la siguiente forma:
2. Al pulsar en Aceptar, la macro queda asignada. Se puede modificar el texto por defecto del
botn. Para ello, se hace un clic con el botn derecho del ratn y se selecciona la
opcin Modificar texto. Tras poner el texto adecuado, el aspecto de la hoja de clculo debe
ser como el siguiente: (ver la imagen de arriba)
3. Para probar la ejecucin de la macro asignada al botn basta con seleccionar una o varias
celdas y despus pulsar en el nuevo botn. Automticamente las celdas seleccionadas
cambiarn su formato por el indicado en la macro.

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INDICE

1 Introduccin a Excel 2013

1.1 Informacin general

1.2 Tratar y editar hojas de clculo

1.3 Trabajar con las hojas de clculo

1.4 Introduccin de datos

1.5 Referencias a celdas

1.6 Imprimir hojas de clculo

1.7 Prctica, paso a paso, cuestionario

2 Configuracin de la ventana de la aplicacin

2.1 Trabajar con barras de herramientas

2.2 Crear botones de opciones personalizadas

2.3 Vistas personalizadas

2.4 Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas

2.5 Utilizar comentarios para documentar la hoja

2.6 Prctica, paso a paso, cuestionario

3 Mecanismos de importacin y exportacin de ficheros

3.1 Importar datos de programas externos

3.2 Exportar datos a formato de texto

3.3 Exportar datos a otros formatos

3.4 Importar y exportar grficas

3.5 Prctica, paso a paso, cuestionario

4 Utilizacin de rangos y vinculacin entre ficheros

4.1 Usar los rangos Usar rangos en funciones

4.2 Trabajar con diferentes ficheros

4.3 Prctica, paso a paso, cuestionario

5 Utilizacin de las herramientas avanzadas de formato

5.1 Copiar, cortar y pegar especial

5.2 Cambiar a diferentes formatos

5.3 Configurar el formato condicional

5.4 Reducir y aumentar decimales

5.5 Validar datos

5.6 Prctica, paso a paso

5.7 Ejercicios, cuestionario

6 Herramientas de seguridad de una hoja

6.1 Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras clave

6.2 Habilitar palabras clave para bloquear ocultar celdas

6.3 Compartir un fichero entre diferentes usuarios

6.4 Prctica, paso a paso, cuestionario

7.1 Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones

7.2 Utilizar diferentes tipos de funciones

7.3 Utilizar subtotales

7.4 Corregir errores en frmulas

7.6 Prctica, paso a paso. Cuestionario

8 Representacin de grficas complejas

8.1 Crear grficas con diferentes estilos

8.2 Representar tendencias en los grficos

8.3 Personalizar estilos y modelos de grficos

8.4 Representar grficos 3D y modificar propiedades

8.5 Aadir porcentajes en grficos circulares

8.6 Los mini grficos

8.7 Prctica, paso a paso Cuestionario

9 Manipulacin de datos con tablas dinmicas

9.1 Utilizar el asistente para tablas dinmicas

9.2 Modificar el aspecto de la tabla dinmica y crear clculos

9.3 Filtrar y ordenar informacin de la tabla dinmica

9.4 Generar grficos dinmicos

9.5 Prctica, paso a paso.Cuestionario

10.1 Trabajar con escenarios

10.3 Utilizar el comando Buscar objetivo

10.4 Prctica, paso a paso, cuestionario

11.1 Comprender el concepto de macro

11.2 Grabar una macro y utilizarla

11.3 Editar y eliminar una macro