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Programa de la asignatura
Auditora administrativa
Clave
07143525
Presentacin de la unidad
Propsito de la unidad
Competencia especifica
Temario de la unidad
Propsito. ....................................................................................................................... 3
Estudio preliminar.
Planeacin de la auditora administrativa.
Investigacin y examen de los elementos.
Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida.
Informe de auditora administrativa.
Implantacin de las recomendaciones.
Los autores que han intervenido en el anlisis de esta actividad administrativa, tal es el
caso de Enrique Benjamn Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan una
importante aportacin a la metodologa de la auditoria administrativa, en donde Franklin
(2007:74) hace mencin que la metodologa de la auditoria administrativa tiene el
propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes
fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen
criterios y se delimite la profundidad con que se revisaran y aplicaran los enfoques de
anlisis administrativos para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
En consecuencia, para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con
un marco metodolgico que oriente las acciones a aplicar en las etapas que seale el
auditor para que se cumpla su finalidad y ejecucin de la auditoria.
Otro autor, tambin apegado al manejo y diagnstico de las empresas coinciden con soto
mayor y Franklin, es Rodrguez valencia (2005:296). Que el menciona que el proceso del
estudio de auditora administrativa conduce a diagnosticar los problemas administrativos,
los cuales abarca la siguiente secuencia de pasos.
7. Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas; esto es,
formular un diagnstico de la situacin.
8. Uno de los factores ms importantes para el trabajo del consultor, y del cual
depende su xito, es que el personal participante est preparado para prestar el
servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado para
el cliente, este tender a utilizar la consultora en nuevas reas haciendo una
extensin del servicio contratado.
Para efectuar una auditora en una pequea o mediana empresa, es necesario crear
procedimientos asociados a la auditoria y la documentacin necesaria para respaldar la
opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora
tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la
auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo y el auditor
verificar mediante instrumentos si la direccin est obteniendo informacin pertinente a
las decisiones y acciones que debe emprender.
Para el autor Sotomayor (2008) comenta que esto requerir un anlisis extenso de las
necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para
satisfacerlas. Por tanto, todos los procedimientos asociados con la auditora administrativa
implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin de sus
procesos, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados y definidos, una mayor
confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio afondo del sistema de
informacin.
El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin
del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el
propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que la primera etapa de
instrumentacin consiste en recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las
conclusiones debern basarse en la misma .Los errores de informacin o informacin
parcial darn como resultado conclusiones errneas, en este caso, la bsqueda de
informacin es en lo que difieren las formas de analizar una situacin. En muchas
ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciacin reemplazan integralmente la
bsqueda y utilizacin objetiva. Se debe tener en cuenta que el origen y las
caractersticas de la informacin a utilizar en el anlisis son variados, por ejemplo:
Tener claro el objetivo, para lo cual, se recomienda preparar previamente una gua
de entrevista sobre la informacin que se desea obtener.
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo, esto es, desarrollar un
esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las reas o
unidades a auditar.
Concertar previamente la cita, para verificar que el entrevistado est debidamente
listo para preparar la informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga, en cuanto a la situacin real, o la relativa
sugerencia.
En los cuestionarios, las preguntas deben ser claras y concisas con un orden
lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con
demasiadas preguntas, con esto se obtendr la informacin deseada en forma
homognea que est constituido por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por captulos.
Las cedulas, se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el
propsito de la auditora, estn conformados por formularios cuyo diseo incorpora
casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido
para su revisin y anlisis, no obstante si en el curso de la revisin se advierten
situaciones de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las
pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
En la medicin, las escalas cumplen la funcin de garantizar la confiabilidad y
validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo que
posteriormente servir para comprobar la veracidad de las observaciones,
conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora.
Los papeles de trabajo en una auditoria se utilizan para ordenar, agilizar e imprimir
coherencia a su trabajo de auditoria, por lo que el auditor debe hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, son los registros en donde describe las tcnicas y
procedimientos aplicados en el proceso, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y
las conclusiones alcanzadas para aterrizar los resultados. De esta manera, proporcionan
el soporte principal en donde el auditor habr de agregar en su informe, las
observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe preparar y
conservar los papeles de trabajo, porque son estos; el testimonio del trabajo realizado y el
respaldo de sus juicios y conclusiones por parte del auditor.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) entre las tcnicas que por lo comn
se utilizan para realizar o auxiliar en el anlisis de problemas administrativos, se
encuentran las siguientes:
Cuadro de
distribucin del Estudia la posibilidad de reestructurar la organizacin con
trabajo el fin de lograr ms fcilmente los objetos.
.
Representa el flujo de las operaciones, por ejemplo:
Grficas de flujo
operaciones-formas-hombres-productos, etctera.
.
Graficas de Representa
. el bosquejo del rea fsica de trabajo, puede
distribucin ser para: maquinara-equipo-rea trabajo.
Grficas .
estadsticas Resume las relaciones numricas y cronolgicas
.
.
Planea y controla un conjunto complejo de actividades-
Grficas de .
funciones y relaciones, por ejemplo: grfica de Gantt, PERT-
programacin
CPM
.
.
.
En el enfoque del anlisis .administrativo, se constituyen los instrumentos necesarios en la
auditora para complementar las observaciones y evaluarlas, naturalmente la evaluacin
.
consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado; Junto a esto, la auditoria
administrativa pretende considerar
. las actividades de acuerdo con el grado de eficiencia y
llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la auditora. Adems se van a apreciar
los resultados de la accin, comparndola con el plan establecido, causas de las
desviaciones y posibles medidas de correccin que permiten nuevos planes y, por tanto,
volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participacin
individual.
Terminada la investigacin de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), durante
la auditoria, el auditor podr auxiliarse de las siguientes herramientas administrativas para
su medicin tales como:
Diagrama de flujo
Organigramas
Anlisis de tiempo
Muestreo
Productividad del trabajo
Mtodos de estadstica
Por lo que los cuestionarios representan un recurso de medicin necesario para que la
informacin sea captada, aquellos datos indispensables y necesarios de toda la
organizacin es su proceso administrativo, asimismo, incluyen informacin general de la
organizacin e informacin del rea o reas auditar de las etapas del proceso
administrativo. As que es necesario contar con el diseo de cuestionarios por ser este el
recurso ms valioso para la ejecucin de la auditoria administrativa, porque permite
captar informacin de una organizacin por rea y rubro especifico.
Objetivos y polticas.
Programa de trabajo.
Cuestionarios generales.
Observacin directa.
Relacin de puestos.
Condiciones de trabajo.
Inventario de procedimiento en reas.
Por lo que la informacin peridica debe de ser confiable, porque representa un punto de
partida clave en la realizacin de las actividades. Con la informacin seleccionada por
medio de los cuestionarios se procede a analizar la misma, lo que consiste en
descomponer un todo en sus partes e interrelacionar, de acuerdo con el conocimiento del
auditor, los diferentes aspectos del tema evaluado para que su resultado sea integral.
Es indispensable realizar una auditora a la medida del proceso que se auditar para
cubrir completamente las necesidades de cada PyME, por tanto, es importante tener
presente que la auditoria vara segn su mbito y naturaleza de la organizacin, de
acuerdo a su nivel de jerarquizacin de las reas. Por este motivo, es recomendable
hacer la revisin de los resultados de los cuestionarios y establecer las bases de las
inspecciones a realizar segn las prioridades acordadas para tener una evaluacin final
de las actuales condiciones de su informacin.
El trabajo realizado por el personal de auditores debe ser peridicamente evaluado, a fin
de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora y mejorar los estndares de
rendimiento individual. Un proceso de evaluacin peridica permite aumentar las
responsabilidades en forma gradual y sustentar la informacin que deba
realizarse.Obviamente, es de suma importancia hacer un seguimiento de la auditoria para
medir los progresos de la empresa.
As, para que la labor de la auditora cuente con una evaluacin suficiente, se deben
observar y cumplir las disposiciones de la normatividad vigente relacionadas con el
proceso de la auditora, empleando la supervisin en la etapa de planificacin y
aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo, pruebas de auditora y
comunicacin de resultados obtenidos en la entrevista del auditor con los integrantes de
las PyME.
De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Seala que analizar significa descomponer
un todo en las partes que lo integran. Sin embargo, sin duda no basta con identificar, sino
que es necesario revisar la informacin, relacionarla e inclusive depurarla analticamente.
Por lo que la informacin final (revisada, depurada y aceptada) ser utilizada para la
elaboracin del pre informe o del informe definitivo.
Obtencin de la informacin.
Registro.
Primera revisin.
Adiciones y declaraciones.
Depuracin.
Anlisis de informacin.
Utilizacin de datos.
Elaboracin de conclusiones.
En cada uno de estos puntos es importante sealar que se necesita claridad, la cual
facilite su interpretacin; limpieza, sin alteraciones; precisin que tenga certeza en la
evaluacin.
En el cuidado y minuciosidad con que se elabore el anlisis de la informacin que se
recopile en la auditoria se determinar el valor de la misma, aunque las interpretaciones
que se desprendan de este anlisis, no deben tomarse como conclusiones definitivas al
concluir sus resultados, por lo que tienen que estar relacionados con otros resultados en
su evaluacin y esto derive que tenga que reformularlas por alguna razn.
Sotomayor (2008) determina que dicho reporte incluye los siguientes datos:
Fecha de inicio y
Porcentaje de
terminacin Observaciones
avance
planeadas y reales
Recuerda:
Antes de elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la
autoevaluacin que te permitir medir el avance de los
conocimientos adquiridos de esta unidad. Esta actividad no
pondera.
Para saber ms
Tesis de una auditoria administrativa, en esta lectura sirva de ejemplo para entender la
metodologa y el proceso de la auditoria administrativa. Asimismo puedes revisar el
documento ponderacin de los productos de auditoria, donde se representa un
ejemplo de los productos auditados y por ltimo se proporciona un ejemplo real de una
auditora administrativa.
Fuentes de consulta