GU IA DO E - RH:

VEJA COMO OTIMIZAR

PROCE SSOS
COM A AJUDA DA
TE CNOLOGIA
INTRODUO 3
E-RH: COMO A TECNOLOGIA TORNA OS PROCESSOS MAIS GEIS E SEGUROS? 5
SEGURO UTILIZAR SOFTWARES DE GESTO PARA ADMINISTRAR SALRIOS? 9
POSSO TORNAR MEU PROCESSO DE ADMINISTRAO DE PESSOAL MAIS EFICIENTE E CONFIVEL? 12
PORTAL RH OU INTRANET: COMO ESSA REDE FACILITA O ATENDIMENTO AOS EMPREGADOS? 17
POR QUE A PESQUISA DE CLIMA VIRTUAL EFICAZ? 19
INDICADORES DE GESTO DE RH: COMO UM SOFTWARE PODE FACILITAR O GERENCIAMENTO DELES? 21
CONCLUSO 23
SOBRE A METADADOS 25
I N TRO D U O
 - I N TRO D UO -

Se voc trabalha com gesto de pessoas,

certamente sabe que as atividades
estratgicas dessa rea sempre so
acompanhadas por uma igual proporo
de regras e procedimentos legais.

Ao ter que responder por toda essa

burocracia, o departamento de recursos
humanos deve contornar o risco constante
de ficar lento e desorganizado, quando
comparado com os demais processos de
uma empresa.

Porm, com a ajuda da tecnologia e o

advento do chamado e-RH, tudo pode
mudar. Neste e-book, voc vai aprender
mais sobre o e-RH e como ele pode
permitir a otimizao de processos
essenciais dentro de sua empresa.

Vamos l?

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 E - RH: CO MO A
TECN OLO G I A TORN A
O S PROCE S S O S MA I S
GEI S E S E G U RO S?
 - E - RH: CO MO A T EC N O LO GI A TO R N A O S P RO C E SSO S M A I S G E I S E SE G URO S? -
A tecnologia j no est mais apenas nas mquinas do
setor de produo. Agora, ela amplamente utilizada
para auxiliar nos processos administrativos, inclusive de
recursos humanos.
Esse movimento de implementao da tecnologia ao RH
tem muito a ver com a mudana nos paradigmas de gesto,
pois o departamento de recursos humanos agora tem uma
funo estratgica dentro da organizao.
Logo, o gestor de recursos humanos tem a prioridade de
construir solues para a gesto do capital humano com
rapidez, segurana, flexibilidade e inovao, adotando
prticas que mantenham as equipes motivadas, produtivas
e engajadas; interligando, desta forma, as pessoas com os
resultados do negcio.
Nesse cenrio, o RH responsvel por fazer a gesto
dos colaboradores, com preocupaes como atrao,
reteno e desenvolvimento de pessoas passa a ser o
centro das atenes. Em outras palavras, recebe cada vez
mais atribuies e sofre maior presso para apresentar
um excelente desempenho. Felizmente, com a ajuda das
ferramentas tecnolgicas, possvel atender s expectativas
que se colocam sobre esse setor e que so necessrias
conduo da estratgia organizacional.
Muitas pessoas acreditam que a adoo da tecnologia trouxe
mais custos e mais complexidade para o RH. Porm, na realidade,
o resultado o oposto. Alm de simplificar o trabalho burocrtico,
a tecnologia tambm permite fazer uma economia de recursos.
Nos prximos tpicos, vamos apresentar algumas das principais
contribuies da tecnologia para o trabalho do RH.
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 - E - RH: CO MO A T EC N O LO GI A TO R N A O S P RO C E SSO S M A I S G E I S E SE G URO S? -
ECONOMIA DE PAPEL E ESPAO FSICO
O setor de RH lida diariamente
com centenas de documentos:
declaraes, contratos, formulrios,
dentre vrios outros. Com o tempo,
acumula-se uma grande quantidade
de papel. Isso pode parecer apenas
um detalhe primeira vista, mas a
verdade que o uso de papel tem
algumas desvantagens.
Em primeiro lugar, preciso
muito espao para arquivamento.
Muitas empresas tm uma sala
inteira destinada a essa finalidade.
Alm disso, com o tempo, ou com
pequenos acidentes, o papel se
deteriora e perde seu valor. Assim,
documentos importantes podem
ser perdidos.
Por ltimo, e uma das coisas que
mais pesam para a gesto da
empresa, as impresses custam caro
e o uso excessivo de papel no
ecologicamente amigvel.
Ao adotar solues tecnolgicas,
possvel eliminar esses problemas,
substituindo a verso impressa dos
documentos por uma verso digital.
O investimento, por sua vez, fica por
conta de um bom gerenciamento
eletrnico de documentos. A verso
digital de documentos no ocupa
espao fsico, est mais protegida,
mais sustentvel, sendo mais fcil a sua
localizao e manuseio. Alm disso,
sua empresa ainda pode economizar
em suprimentos de impresso.
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 - E - RH: CO MO A T EC N O LO GI A TO R N A O S P RO C E SSO S M A I S G E I S E SE G URO S? -
PROCESSOS MAIS RPIDOS E CONFIVEIS
Quando os processos so feitos manualmente, eles ficam
suscetveis aos erros humanos. Alm disso, sua execuo
depende da agilidade e disponibilidade do colaborador que
est realizando o trabalho.
Assim, algo simples, como localizar uma informao ou gerar
um relatrio, pode levar vrios minutos ou at horas.
Por sua vez, o uso de tecnologias elimina boa parte dos erros.
Com isso, claro, a necessidade de retrabalho tambm
reduzida. Para completar, a tecnologia pode automatizar
certas tarefas, encurtando o tempo necessrio para
complet-las. Assim, voc pode simplesmente determinar
alguns parmetros e o software se encarrega de localizar a
informao ou gerar o relatrio.
TOMADAS DE DECISO MAIS ASSERTIVAS
Para um gestor de RH, cada deciso crtica, pois seus
resultados vo afetar no s a empresa mas tambm os
colaboradores. Cada contratao, promoo ou desligamento
pode trazer vrios efeitos, sejam positivos ou negativos. Por
isso, essas decises devem ser tomadas com embasamento em
fatos objetivos. Assim, possvel garantir o melhor resultado.
A tecnologia voltada ao RH tambm pode ajudar nessa busca
pelas melhores decises. Afinal, possvel registrar tudo
de forma detalhada no sistema de gesto e recuperar esses
registros sempre que necessrio.
Com isso, o gestor pode observar o histrico completo de cada
colaborador da empresa, antes de tomar decises que iro
afet-los. O melhor que, como j vimos, essa consulta rpida
e prtica no preciso caar registros impressos no meio de
pastas e armrios.
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 S EGURO U T I LI ZA R
S OF TWA RE S D E
GES TO PA RA
ADM I N I S T RA R
S AL R I O S?
- S EGU RO U T I L I ZA R S O FTWA R E S D E G E STO PA RA A D M I N I STRA R SA L R I O S? -

Voc pode estar se perguntando se as solues tecnolgicas disponveis

podem ser usadas para atividades de RH mais complexas, como a
administrao de salrios. A resposta sim. Com o sistema certo,
possvel administrar melhor as normas e procedimentos para as estruturas
salariais da sua empresa.

Uma das vantagens de utilizar um software para essa finalidade que

todos os dados ficam centralizados. Como a administrao de salrios
muito estratgica e exige uma viso do todo, isso facilita ao gestor de RH
compreender o panorama antes de tomar decises.

Graas a essa caracterstica centralizadora, o software til at

mesmo para uma empresa que ainda est definindo sua estrutura de
cargos e funes. Na prtica, ele permite identificar rapidamente se h
sobreposio ou redundncias no organograma.

Com o software, possvel planejar o quadro ideal e a remunerao

dos colaboradores (promoes, mritos, transferncias), levando em
considerao o oramento para gastos com pessoal e tambm fatores
como as atribuies e competncias associadas a cada cargo. Afinal,
a empresa precisa ter controle sobre quanto a folha de pagamento
representar em relao a suas despesas e manter esse valor adequado ao
seu porte e estrutura.

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 - S EGU RO U T I L I ZA R S O FTWA R E S D E G E STO PA RA A D M I N I STRA R SA L R I O S? -
Alm do planejamento, o software pode ser
utilizado para a execuo dessa gesto ms a
ms, desde que tambm possa ser integrado ao
aplicativo que calcula a folha de pagamento.
Porm, essas no so as nicas vantagens: o uso
de software ainda muito mais seguro. Vamos
falar, por exemplo, sobre a confidencialidade.
Dentro de uma empresa, e mesmo dentro do
setor de RH, no recomendvel que qualquer
pessoa tenha acesso s informaes de cargo e
salrio dos colaboradores.
Ao contrrio do papel, o software permite
restringir o acesso apenas aos usurios
com autorizao.
Por exemplo, requisies para progresso
(horizontal e vertical) de carreira podero ser
efetuadas e autorizadas por fluxos dentro do
aplicativo, mesmo com diferentes nveis
de aprovao.
Assim, uma requisio no esquecida
dentro de uma gaveta e nenhuma informao
confidencial vaza de maneira descontrolada.
Mas ateno: como dissemos, preciso ter
o software certo. Isso significa adotar uma
soluo que traga um mdulo voltado ao
gerenciamento de cargos e salrios. Nem
todos os softwares de RH contam com
essa caracterstica.
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 POSSO TO RN A R
MEU PRO CE S S O D E
A DMIN I S T RAO
DE P E S S OA L
MAIS EF I CI E N T E
E CONFI V E L?
 - PO S S O TO RN A R MEU P RO C ES S O DE A DMI N I S T RAO D E P E SSOA L M A I S E F I C I E N TE E CO N F I V E L? -

Vamos nos aprofundar um pouco mais no uso do software com
foco no processo de administrao de pessoal. Como voc sabe,
o pagamento um dos assuntos mais delicado e burocrtico
dentro de uma empresa. Qualquer erro ou atraso pode causar
descontentamento aos colaboradores, alm de acarretar em
pendncias e punies legais ao empregador.
Portanto, uma ferramenta que pode melhorar a qualidade
do trabalho e, ao mesmo tempo, acelerar sua execuo um
importante recurso para aumentar a confiana e satisfao
da equipe.

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 - PO S S O TO RN A R MEU P RO C ES S O DE A DMI N I S T RAO D E P E SSOA L M A I S E F I C I E N TE E CO N F I V E L? -

GESTO DA FOLHA DE PAGAMENTO

Para que o gestor de RH possa participar ativamente da estratgia da empresa, ele precisa ter em mos a informao de todas as
despesas da empresa com o pagamento de seus colaboradores, incluindo encargos e provises legais. Agora imagine que para extrair esta
informao voc precise de diversos nveis de conferncia de sua equipe?

Diante deste cenrio, o uso de um bom software possibilita um nmero menor de processos manuais. Uma das formas para que isso ocorra
a integrao automtica das variveis do clculo do recibo de pagamento do trabalhador. Demandas estas que podem ser advindas:

## Da atualizao de cargos e salrios (promoes, mritos, ## Do pagamento de rubricas especficas em afastamentos

dissdios);
## Do desconto de convnios de diversos (farmcia, combustvel,
mercado) com os mais variados fornecedores;
## Do desconto com emprstimos consignados em folha de
pagamento;
## Da contabilizao de atrasos, faltas, horas extras, entre outros,
por meio do tratamento do ponto eletrnico;
(acidente de trabalho, auxlio doena, licena gestante, licena
paternidade, frias);
## Do clculo de prmios, comisses e participao em resultados
por atingimento de metas;
## Do pagamento aos trabalhadores sem vnculo empregatcio
(autnomos, freteiros, estagirios, dirigentes).

## Do desconto referente ao plano benefcios (convnios mdicos,

seguros, educao, alimentao, transporte);

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- PO S S O TO RN A R MEU P RO C ES S O DE A DMI N I S T RAO D E P E SSOA L M A I S E F I C I E N TE E CO N F I V E L? -

Alm do desempenho mais eficiente para incluir estas variveis no clculo

da folha de pagamento, um software adequado lhe trar maior segurana
na apurao de impostos e contribuies.

Desde que, esteja apto para receber as parametrizaes e atualizaes

necessrias em virtude de mudanas na legislao ou na forma de
prestao da informao ao fisco, como por exemplo o eSocial.

Outra forma de reduzir o trabalho manual a extrao de informaes

gerenciais de maneira flexvel dentro do software. Por exemplo, quando
um diretor ou gestor solicita uma informao sobre os valores da folha
de pagamento de sua rea, mas com layout adaptado a viso de seus
processos e indicadores. O software deve permitir que sejam criadas
consultas, relatrios ou rotinas de gerao de dados de acordo com o
pedido realizado, para que o profissional de recursos humanos no tenha
que gerenciar inmeras planilhas eletrnicas paralelas.

Dessa forma, podem-se economizar incontveis horas que seriam gastas

calculando o pagamento devido a cada trabalhador, e investir este tempo
na melhoria contnua de processos de recursos humanos e na estratgia
para gerir pessoas.

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 - PO S S O TO RN A R MEU P RO C ES S O DE A DMI N I S T RAO D E P E SSOA L M A I S E F I C I E N TE E CO N F I V E L? -
GERENCIAMENTO DE BENEFCIOS DOS COLABORADORES
A maioria das empresas oferece vrios benefcios,
complementares ao salrio, para aumentar a atratividade do
trabalho frente aos colaboradores. Porm, controlar a distribuio
desses benefcios sejam vale-transporte, vale-refeio, cesta
bsica, bonificao ou outros pode ser complicado.
Tenha em mente que essas bonificaes podem estar
atreladas a muitas condies, como assiduidade, pontualidade,
observncia das normas da empresa e at mesmo desempenho
individual. Alm disso, alguns benefcios ainda podem ser
estendidos aos familiares, como por exemplo o plano de sade,
com critrios bem especficos para o clculo do benefcio
estendido ao dependente. Nestes casos, a chance de que
acontea um erro na distribuio de benefcios maior do que
em relao ao pagamento dos salrios.
O software auxilia na apurao correta do benefcio, dando
o tratamento adequado em relao s polticas da empresa
ou legislao, como, por exemplo, ao elaborar a Declarao
do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), que permite a
discriminao do valor exato do convnio mdico, com registro
na ANS, descontado do titular (trabalhador) e o valor que coube
a cada um de seus dependentes.
Ainda, na aquisio controlada de benefcios, por exemplo,
integra o saldo do vale-transporte j creditado no clculo atual,
evitando o desperdcio em aquisies indevidas. Tambm
mantm o histrico de todos os clculos e refora a credibilidade
perante ao trabalhador pela assertividade e transparncia.
Portanto, ao empregar um software, possvel fazer o controle
de maneira automatizada e integrada, tanto com o tratamento
interno (ponto eletrnico, folha de pagamento, desempenho)
quanto ao clculo da prestao do servio pelo fornecedor,
garantindo que os colaboradores recebam seus benefcios
corretamente, evitando prejuzos para eles e para a empresa.
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 PORTA L R H OU
IN TRANE T: COMO
ES S A RED E FACI LI TA
O ATEN D I ME N TO
AO S EM P R E G A D O S?
 - PO RTA L RH O U I N T RA N ET: CO MO ES S A RED E F AC I L I TA O ATE N D I M E N TO AO S E M P R E G A D O S? -
O Portal RH, tambm chamado de intranet, uma rede interna
da empresa. Somente as pessoas habilitadas como um usurio
autorizado podem acessar essa rede, o que permite utiliz-la
para fins de comunicao com os colaboradores.
Muitas vezes, o Portal RH destinado consulta de recibos de
pagamentos e informes de rendimento anuais, algo muito prtico,
pois a equipe de RH no precisa mais percorrer a empresa
entregando cpias impressas a cada colaborador. Entretanto,
esse recurso pode ser aproveitado de muitas outras maneiras.
Um bom exemplo o uso do Portal RH para divulgar
informaes que sejam de interesse geral da comunidade
interna, como eventos da empresa, treinamentos, campanhas
de conscientizao. Ele pode at mesmo trazer um guia
da empresa, respondendo s dvidas mais frequentes dos
colaboradores. Com isso, a comunicao interna fica mais
abrangente, sem perder o alinhamento.
Outra sugesto usar a intranet para o autoatendimento. Para
os colaboradores, na gerao de solicitaes, como a alterao
de algum dado cadastral, a programao de frias, o pedido
de adiantamento salarial, a ordem de compra para convnios,
entre outros.
Para gesto, na gerao de fluxos de aprovao como a
autorizao da programao de frias ou do adiantamento
salarial, o tratamento do ponto eletrnico, o registro da
avaliao de desempenho, a solicitao de capacitao, a
programao de reajuste salarial, a requisio de pessoal,
entre outros.
Com isso, o colaborador e o gestor conseguem resolver
seu problema mais rapidamente e a equipe de RH no fica
sobrecarregada com as demandas simples que se acumulam
todos os dias.
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POR QUE A P E S QU I S A
DE CLI MA VI RT U A L
EFI CAZ?

Alm das possibilidades oferecidas pelo Portal RH apresentadas
no item anterior, esse recurso ainda pode ser aproveitado na
realizao de uma pesquisa de clima organizacional.
A pesquisa de clima busca coletar dados sobre a maneira como
os colaboradores se sentem em relao a vrios aspectos
da empresa a relao com os colegas, coma liderana, sua
opinio sobre as condies de trabalho e o clima interno, o
salrio e benefcios oferecidos, entre outros.
Ela essencial para identificar rapidamente situaes que
podem gerar desmotivao e afetar o engajamento e o
desempenho da equipe.
Usar o meio digital para perguntar aos colaboradores como
eles se sentem em relao empresa pode trazer um grande
benefcio: eles se sentem mais vontade para apresentar sua
opinio com sinceridade.
O motivo, possivelmente, que a pesquisa de clima virtual no
cria tanta presso quanto fazer um posicionamento formal cara
a cara com o gestor, e tambm garante o sigilo que preserva o
colaborador, quando este no deseja se identificar.
- PO R Q UE A P E SQ UI SA D E C L I M A V I RTUA L E F I CAZ? -
Lembre-se de que muitos funcionrios, quando
confrontados diretamente sobre sua opinio, vo
esconder qualquer descontentamento ou crticas,
por medo das possveis represlias. Dessa forma, os
resultados da pesquisa feita virtualmente sero mais
confiveis e teis para o planejamento e implementao
de novas aes de RH.
Para completar, vale a pena lembrar que, se a pesquisa feita
virtualmente, a computao e a gesto dos resultados ser
muito mais simples, especialmente no caso de pesquisas com
questes objetivas.
Para cada nova resposta recebida, os resultados so
automaticamente recalculados. Para a equipe do RH, isso
significa uma grande economia de tempo em compilao,
tempo que poder ser dedicado anlise dos resultados e
desenvolvimento de solues, e tambm para as lideranas,
que conseguiro ter fcil acesso grficos e indicadores que
facilitaro os passos seguintes.
- 20 -
 I N DI CAD O RE S D E
GES TO D E RH:
CO MO UM S O FTWA RE
PODE FACI LI TA R O
GEREN C I A ME N TO
DE LE S?
- I ND I CA DO RES DE GES TO DE RH: CO MO U M S O FTWA R E PO D E F AC I L I TA R O G E R E N C I A M E N TO D E L E S? -

Assim como em qualquer atividade dentro de uma empresa, a gesto de RH precisa de

indicadores. Estamos falando sobre mtricas relevantes, cuja anlise permitir identificar
o sucesso das aes implementadas ou problemas que demandam novas aes. Alguns
exemplos de indicadores comuns so:

## Absentesmo, ou seja, a taxa de faltas; ## Investimentos em treinamento;

## Headcount, a quantidade de funcionrios ## Investimentos em processo de

na empresa ou por setor; recrutamento e seleo;

## Turnover, a taxa de rotatividade dos ## Riscos trabalhistas;

funcionrios;
## ndice de promoes por perodo.
## Custos da folha de pagamento;

Monitorar todos estes indicadores por meio de mtodos simples, como planilhas, pode
gerar um trabalho excedente para a sua equipe. Por isso, vale a pena utilizar um software
de RH. Um bom software vai trazer um painel de controle, por meio do qual o gestor
consegue visualizar os indicadores.

Como a contabilizao dos indicadores automatizada, as informaes obtidas por

este painel de controle so mais prticas, transparentes e confiveis. E, como j vimos
anteriormente, boas informaes so a base da tomada de decises eficazes.

- 22 -
CON C LU S O

O chamado e-RH busca incorporar as tecnologias mais teis
ao trabalho do RH, com a inteno de otimizar processos
de carter mais burocrtico. Com isso, a equipe de recursos
humanos pode preservar seu tempo para focar na parte
realmente estratgica de seu trabalho: analisar informaes,
planejar e implementar aes voltadas melhoria constante.
- CO N C L USO -
Depois da leitura deste material, voc j est um passo mais
prximo de aproveitar ao mximo o que essa ferramenta pode
te oferecer e alcanar a otimizao desejada. No deixe de
pesquisar softwares que tragam os recursos adequados, nem
de investir na preparao da equipe, para que saibam como tirar
o mximo proveito dessa tecnologia.
- 24 -
S OBRE S U A E MP R E S A

A Metadados uma empresa especializada

no fornecimento de solues tecnolgicas e
servios de apoio gesto de recursos humanos
para empresas, englobando Assessoria de
processos, Assessoria operacional e tcnica,
Suporte operacional e tcnico, e Treinamentos.

Oferece solues em Administrao de Pessoal,

Gesto de Pessoas, Sade e Segurana do
Trabalho e eSocial, concebidas de forma a
atender empresas de qualquer porte e em
qualquer segmento, contribuindo para a
excelncia no desempenho das diferentes
tarefas dentro de uma organizao.