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REA HOTELERA GASTRONOMA Y TURISMO

 N D I C E
CONTENIDOS PGINA

CAPTULO I ORGANIZACIN DE
MANIFESTACIONES 3

Orgenes de las Manifestaciones

3
T I P O S D E M A N I F E S TA C I O N E S 4

Comidas 4
Cctel Party 9
Onces 12
Desayunos
13

M AT E R I A L E S U T I L I Z A D O S E N LO S BANQUETES 13

Formas de mesas para banquetes 19

Concertacin de manifestaciones 22
Supervisin de eventos 24
Informativo de eventos 25

CAPTULO II / CONCEPTUALIZACIN
Y PLANIFICACIN DE UN EVENTO
27

CLASIFICACIN DE EVENTOS
28

Nmero de personas 28
Objetivo 28
Pblico 28
Actividad 28

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 CONTENIDOS PGINA

CAPTULO III /ESTRUCTURACIN DE UN

EVENTO 30

PRE- PRODUCCIN:
30

Objetivos 30
Archivo de invitados 30
Seleccin de invitados 30
Invitados especiales 31
Despacho de invitaciones 31
Determinacin de actividades 31
Seguridad 31
Prensa 31

PRODUCCIN:
32
Presupuesto 32
Otros servicios 32
Discursos 33
TIMING del evento 33

POST- PRODUCCIN:

Despachos comunicados de prensa 33

Publicacin fotografas del evento 33
Agradecimientos 33
Evaluacin 33

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C APTULO 1/ ORGANIZACIN DE
MANIFESTACIONES

0 RIGEN DE LAS MANIFESTACIONES

Difcil es mencionar fecha y lugar de origen, pero bien se sabe que desde tiempos muy antiguos se habla de
celebraciones famosas, ya sea por su magnitud, como, por el tipo de comida que se serva a los invitados, es
as como podemos citar algunas manifestaciones que forman parte de la historia de los banquetes.

Las primeras celebraciones de que se tiene conocimiento son aquellas que cita la Biblia, en las cuales con
ocasin de fiestas religiosas, familiares o sociales, se invitaba a una gran cantidad de personas para festejar
juntos el acontecimiento; por ejemplo:

La fiesta que tuvieron los indios cautivos a la cada de Aman.

La fiesta dada por Abraham al destetar a Isaac.
La fiesta pblica del Templo de Salomn donde se anunci el reconocimiento de David como rey
de Israel.

Por esa poca los hebreos honraban a su invitado de honor sirvindole una mayor cantidad de comida, se
beba vino y se tocaba msica de arpa, tamboril y flauta.

En la Edad Media se realizaban banquetes ms refinados en los que se ofrecan con bastante aceptacin las
salsas picantes. La calidad de los banquetes se meda por variedad de comidas.

Segn algunos manuscritos de la Biblia en que apareca dibujada una mesa de banquetes, se puede observar
que haba en ella un ato con asados de carnero, panes en el lugar de los platos, cuchillos y huesos, la mesa
no tena manteles y los huesos se dejaban sobre ella.

En el siglo XIV los banquetes alcanzaban un alto grado de calidad y formas de etiquetas, los ms famosos
fueron dados por los seores feudales. El llamado se hacia por cornetas y los invitados se limpiaban las
manos antes de sentarse a la mesa en una pila para tal efecto.

Loas comidas eran servidas en los salones de los castillos y en ocasiones en el campo, el comedor era
alfombrado y con tapices en las paredes, las mesas se cubran con paos de felpa que colgaban hacia los
lados, encima de ellas haba flores, coronas y guirnaldas, al centro el salero y por los lados los panes.

Al lo largo de la pared haban banquetas (de ah el nombre de banquetes), lado por donde se ubicaba la gente,
por el otro lado no se sentaba nadie, pues las mesas se ocupaban por una sola parte, ya que la servidumbre
serva por delante, adems facilitaba la observacin de un espectculo.

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Banquete: Comida que se sirve a muchas personas, reunidas para celebrar un acontecimiento
familiar o social.

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 T IPOS DE MANIFESTACIONES

Comidas (banquetes)
Ccteles
Onces infantiles
Desayunos.

Comidas:

Presencia de invitados y orden del servicio en la mesa

Frecuentemente el Gerente o Encargado de banquetes,

aconseja al cliente sobre la ubicacin de los invitados en
la mesa, segn sus conocimientos de las reglas
generales para estos servicios.

Reglas Generales para el Servicio de Comidas

Ubicacin: debe ser fina, con deferencia, segn la reunin o importancia dentro de la sociedad con relacin a
los dems invitados. Los motivos ms comunes que agrupan a un nmero determinado de personas son:
Comidas familiares, de amistad o de negocios, y el nmero de participantes puede tambin estar de acuerdo
con la manifestacin que se celebre.

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 Comidas familiares o amistosas:

Estas pueden ser de una o ms personas que deben ser

ubicados segn la edad, parentesco, o el mrito. Esto hace
que sean ubicados en un lugar de privilegio en la mesa,
manteniendo una de las reglas, cual es de alternar una
dama y un varn, evitando ubicar a las parejas uno al lado
de otro o una frente a la otra, a menos que se trate de
parejas recin formadas o jvenes que debern quedar
juntas. Esta ubicacin la designan en gran parte las
personas que invitan o invitantes, quienes debern en forma
personal o a travs de un encargado, llevar a los invitados
hasta el puesto que le corresponde en la mesa.

Pareja invitante (dueo y duea de casa).

El hombre y la mujer pueden ser ubicados

frente a frente en el centro de la mesa
(manera francesa) o tambin cada uno en la
cabecera de la mesa (manera inglesa), en
ambos casos para las damas, los lugares de
honor son por orden de preferencia, a la
derecha y a la izquierda del dueo de casa;
para los hombres por orden de preferencia
ellos sern ubicados a la derecha y a la
izquierda de la duea de casa.

Excepciones: Las damas de ms edad son

ubicadas al lado del dueo de casa, salvo en los siguientes casos:

donde la invitada de honor es una dama de rango social elevado.

Donde la dama invitada es recibida por primera vez.

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 Persona sola invitante.

El o ella ocupa el lugar de honor, los dems sern

ubicados a su derecha o izquierda, segn el orden
indicado anteriormente, si esta persona desea destacar
a algn invitado, este quedar ubicado frente a ella.

Para la persona que se quiere destacar es preciso

ofrecer el lugar ms confortable en la mesa, jala con
vista al lugar de ms atraccin en la sala.

Comida de negocios

La persona invitante se rene con uno o ms

invitados, para iniciar o concluir un negocio. La
ubicacin de las personas en la mesa la
determina el invitante, segn el grado de
importancia de los participantes, que
generalmente son hombres.

La comida en este tipo de manifestacin es

refinada, como as mismo los vinos deben ser de
buena calidad.

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 El servicio de los alimentos.

Las damas son las primeras en ser servidas, los hombres despus, finalmente se atendern a los dueos de
casa.

Cuando es una sola la persona que invita, esta si es hombre ser el ltimo en ser atendido, si se trata de una
dama esta ser la ltima de las damas pero antes de los varones.

el servicio de vinos

Debe ser degustado por el dueo de casa o anfitrin y luego se sirve comenzando
por las damas. En caso de ser dama la que invita, esta debe degustar si las
invitadas son solamente damas, si entre los invitados existen varones, puede ser
ella quien deguste o bien designa a un varn para que lo haga por ella.

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 Banquetes

El orden de los asientos es designado por el encargado de la

manifestacin o maestro de ceremonias en conjunto con el maitre o
encargado de banquetes.

servicio de los alimentos en el banquete

Contrariamente a las reglas enunciadas anteriormente, el servicio

se realiza como sigue:

El invitado de honor o presidente de la mesa, es servido primero,

continuando por las damas.
Las damas son servidas segn el orden de ubicacin en la mesa
honor.

Los dems invitados son servidos en orden correlativo, para agilizar

el servicio.

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 Servicio de vinos .

Los vinos son degustados generalmente por el encargado de la

manifestacin o maestro de ceremonias, antes del servicio, aunque en
muchas ocasiones esto no sucede, puesto que la calidad del vino en
algunos banquetes no justifica el servicio elegante de este mismo.

Todas estas reglas enunciadas corresponden a un servicio de

restaurant, pero existen organizaciones tales como: Militares,
Eclesisticas y Diplomticas, aplican un mtodo propio y
particular conocido como protocolo.

Cctel party

Este servicio es un forma de manifestacin un poco ms informal que las comidas o banquetes, ya que no
existe protocolo, slo es necesario destacar a los homenajeados durante el primer servicio de alimentos y
bebidas.

Este tipo de manifestacin fue creado para realizar un acontecimiento en el cual no se cuenta con mucho
tiempo por parte de los asistentes, de ah que slo ser sirvan pequeos bocadillos acompaados de bebidas
alcohlicas y sin alcohol en cantidades muy moderados de acuerdo al tiempo.

Segn el grado de importancia de la

manifestacin, el cctel party puede ser: sencillo,
especial o muy fino (V.I.P.).

En cualquiera de los casos, si se compara con

un banquete de igual importancia, el cctel
resulta ms econmico y menos complejo en el
servicio, por el poco movimiento de materiales,
vajilla, personal de servicio y adems porque en
un espacio reducido se puede atender a un
mayor nmero de personas asistentes a dicho
evento.

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Por estas y otras razones el cctel, poco a poco ha ido reemplazando la antigua costumbre de celebrar con un
banquete cualquier acontecimiento. Aunque no existe un protocolo para el servicio de cctel, es necesario
mantener algunas pequeas reglas similares a la de una comida en la mesa, como por ejemplo:
presentaremos un men de comida comparado con un men de cctel:

Comida Cctel party

Aperitivo Aperitivo
Entrada fra Canaps variados
Plato de fondo Petit bouches calientes
Postre Pequeos pastelitos
Vino o bebida Bebidas alcohlicas y sin alcohol .

Como se puede observar, existe cierta similitud en ambos tipos de men, de esa forma entonces al servir se
debe hacer en forma ordenada alternando el servicio de bocadillos con bebidas o tragos preparados.

Importante es sealar que en muchos casos el cctel se presta para celebraciones que incluyen el baile junto
con el servicio e comidas y bebidas, a la vez, que los participantes se desplazan de un lugar a otro dentro de la
sala, haciendo de este servicio an ms informal.

Existen distintos tipos de cctel party, determinados por el motivo de la celebracin, por el tipo de personas y
por la horma de disponer el saln.

Generalmente los ccteles son servidos

de pi, pero es recomendable que
existan algunas sillas para la gente de
ms edad, principalmente cuando la
duracin del cctel es prolongada.

A continuacin presentaremos una lista

de algunos de las diferentes bebidas y
alimentos que se sirven durante un cctel
party.

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 Variedad de bebidas

Brindis Champagne

Ccteles en champagne Ponche a la romana, champagne cctail.

Ccteles secos Martn manhattan negroni vodkitini.
Ccteles sour Pisco sour, whisky sour, daikiri, margarita, dama blanca.
Ccteles dulces Vaina, alexander, saltamontes, pia colada.
Tragos largos Primavera, tom collins, planter punch, old fashioned.
Combinados Gin con gin, piscola, cuba libra, serena libre.

Variedad de canap.

Jamn, choritos, langostinos, roast beef, pavo, salame, quesillo, palmitos, esprragos, locos, caviar, salmn
ahumado, machas, centolla, lengua, etc...

Variedad de petit bouche.

Vol au vent de ave, mariscos, queso, empanaditas de queso y pino, brochetn de carne, quenalles, bastones
de corvina fritos, chaparritas, etc...

Variedad de pastelillos

Cornet al chantilly, risoles de pera, tartaletas rellenas, dulces chilenos, mazapanes, repollitos a l crema,
esquirlas de chocolate, etc...

En ocasiones en que las manifestaciones son muy prolongadas se le recomienda a los organizadores que
combinen un servicio de cctel party (el que sera sencillo) con un comida, que no incluya entrada, ya que est
en proporcin reemplazada por el cctel sencillo.

Una de las celebraciones que se presta para esta combinacin de servicios es el Matrimonio demostrando
excelentes resultados, tanto para el establecimiento como para los participantes.

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Onces.

Este tipo de manifestacin puede ser similar a un desayuno o tambin puede tener una variacin ya que
generalmente la personas que ms hacen uso de esta, son los nios, ya se para celebrar un cumpleaos, una
primera comunin o simplemente pede tratarse de una fiesta de fin de ao.

En cualquiera de los casos la sala o comedor deber habilitarse para

este tipo de pblico, adornndola de acuerdo a la celebracin con
serpentinas, challas, globos, piatas (cotilln), etc.. , y los mens,
contienen en la mayora de los casos, aparte de lo que se ofrece en
el desayuno torta, helado, bebidas, chocolate con leche y golosinas
diversa en las que se incluyen sorpresas siendo amenizados adems
por grupos de payasos o tteres adaptados para la ocasin.

Cabe sealar que tanto los banquetes, cocteles, desayunos y onces

son manifestaciones programadas para grupos numerosos de
personas, por lo que se hace necesario la mantencin de una
brigada de servicio adecuada al nmero de invitados.

Las normas de buen servicio indican que un garzn puede atender satisfactoriamente al
siguiente nmero de personas.

Comida o banquete : 15 a 20 personas

Coctel party : 25 a 30 personas
Desayuno : 15 a 20 personas
Onces : 20 a 30 personas

Estas cantidades pueden variar dependiendo de la calidad o importancia de la manifestacin, pudiendo existir
tambin garzones especialmente para el servicio de vinos y bebidas.

Ms adelante presentaremos un ejemplo de mens ofrecidos para cctel, cctel comidas, con algunas
variedades de cada uno.

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Desayunos.

Generalmente quienes solicitan este tipo de manifestaciones son las

empresas que realizan reuniones de negocios o seminarios desde
tempranas horas del da, el servicio de desayuno se realiza durante la
reunin o seminario y es necesario armar la mesa para la ocasin
antes que lleguen los participantes, dejando espacio en ella para
depositar documentos o poder escribir en caso necesario.

El desayuno que se sirve en estas ocasiones no presenta grandes

complicaciones, ya que se trata generalmente de un jugo de frutas,
caf, t o leche, acompaado de sandwich, pastelitos o galletas con
mantequilla y mermelada, cosas que generalmente estn ya distribuidas en la mesa y los garzones slo se
limita a servir el t, caf o leche con el fin de no interrumpir la reunin reiteradamente, de esta forma los
garzones slo intervienen en dos ocasiones; al servir el t y al retirar las tazas y dems cosas, ambas tareas
fciles y rpidas.

MATERIALES UTILIZADOS EN BANQUETES

Los establecimientos hoteleros que cuentan con un departamento de banquetes, deben proveer a este con
materiales adecuados para la realizacin de diferentes eventos, los que debern estar a disposicin exclusiva
de este departamento, y controlados por este mismo.

El equipamiento para banquetes incluye los siguientes elementos, de acuerdo a la capacidad del comedor o
saln:

Mesas de distintas formas, tableros, sillas, loza, cubiertos, cristalera, mantelera, plaquecera y petit menaje,
adems de elementos especiales que se ofrecen como extras, tales como: podio, equipo de audio, video,
proyeccin, plataformas, atriles y pizarras.

Todos estos materiales deben mantenerse en una bodega y se entregarn por medio de una solicitud otorgada
por el maitre a los garzones, los que retirarn las cantidades indicadas en la solicitud, los que una vez
desocupados se devolvern limpios. No est dems agregar que todo el mobiliario de banquete, llmese
mesa, silla o tablero debe ser de un material liviano, firme y plegable, para facilitar el trasporte y el armado de
las mesas por parte de los garzones.

Para ahorrar desplazamientos innecesarios del personal es imprescindible contar con carros de trasporte
sobre los cuales se efecta el traslado de los materiales en forma segura y rpida hasta el lugar de utilizacin.

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 TIPOS DE MESAS:
(VISTA AREA)

RECTANGULARES.
.

OVALADAS.

CUADRADAS

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FORMAS D E FA N TA S A TA L E S C O M O :

Serpentinas

MEDIALUNA

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 TRAPEZOIDE

Todas deben poseer una misma altura. Puede ser 75 u 80 cms.

De todas estas mesas las ms usadas para formar otras de mayor tamao unindolas entre s son las
cuadradas y rectangulares. Por la variedad de formas que se pueden lograr.

Cuando se trata de formar mesas para buffet con formas caprichosas o decorativas se usarn las mesas de
fantasa con las que se logra una gran variedad de romas pero no recomendables la mayora de ellas para el
uso de clientes.

Tableros: Deben ser livianos, con patas plegables para facilitar el almacenamiento, su uso es para
banquetes de gran nmero de personas, se utilizan para armar mesas de gran tamao con distintas formas,
tienen una altura similar a las dems mesas (75 u 80 cms.) y el largo flucta entre los 2 y 3 metros lo que los
hace an ms prcticos en el servicio de banquetes.

Transit station: Conocido tambin como trpode y se utiliza como mesa de descanso en salones
donde no existe espacio para este tipo de mesas. Se trata de un aparato metlico liviano plegable en forma de
x con un par de correas de soporte donde se deposita la bandeja dando la forma de pequea mesa de
descanso que se puede trasladar cuando sea necesario y se usa uno por cada garzn de banquete.

Mantenedores fros y calientes: Estos son muebles de gran tamao,

metlicos y con ruedas para ser transportados desde la cocina hasta la entrada del comedor, tienen la
capacidad de mantener fra las comidas preparadas que se deban servir frescas durante mucho rato. Otros
similares pueden mantener calientes las comidas que se debern servir a esa temperatura por el tiempo que
sea necesario.

Este tipo de equipos son de gran ayuda tanto para la cocina como para el comedor, ya que la cocina deja
preparada toda la comida y lista para servir sobre los platos mucho tiempo antes del servicio mismo, y para los
garzones la ayuda que presta es que evita los desplazamientos de estos desde el comedor a la cocina,
hacindolos ahorrar tiempo y energa lo que va en beneficio directo de los participantes del evento.

Canastillo para platos: Se trata de aparatos formados por argollas metlicas unidas una
sobre otra con espacio entre s para depositar platos con una capacidad para 8 unidades, este aparato con
platos es trasladado sobre bandejas que son depositadas sobre bandejas que son depositadas sobre los
transit station, desde donde el garzn sirve a la mesa.

Bandeja: Son de gran tamao, de forma redonda y ovalada de un material resistente y en lo posible
con una superficie antideslizante como el corcho y otro material.

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Aparte de estos materiales ya mencionados el departamento
de banquetes necesita un equipamiento de vajilla similar a un
restaurant de categora, entre los que es necesario destacar
los elementos para realizar diferentes tipos de servicio, como
por ejemplo:

Manteles de buffet para servicio a la americana.

Gueridones
Pie de vinos o hieleras.
Plaque de diferentes tamaos para servicio tenaceado.
Chafin o dishes para depositar comidas en buffet .

Adems de una completa gama de elementos de:

Loza
Cristalera
Cubiertos
Petit menaje
Mantelera.

Otros elementos que debe poseer este departamento y que se

ofrecen segn el tipo de manifestacin como agregados o
extras; por ejemplo:

Equipos de audio : Micrfonos, amplificaciones y parlantes.

Equipo audiovisual : Pantallas, proyectoras, parlantes.
Plataformas : Se usan preferentemente como pista de baile o desfile
de modas.
Estrados : Es usado por un orador colocado sobre el piso puede
tener lmpara y micrfono.
Podio : Es usado por un orador para apoyar documentos.
Tab l e t e n t : Carpetas que se ponen paradas sobre la mesa, usadas
para publicidad, mens o programas.

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 O RGANIZACIN DE BANQUETES

El maestro de ceremonias conjuntamente con el maitre o encargado de banquetes, organiza el desarrollo del
banquete, teniendo en cuenta todos los detalles que la manifestacin exige para lograr un servicio eficiente y
adecuado, como por ejemplo:

Fecha, hora de inicio y hora de trmino.

Cantidad de personas.
Motivo de celebracin.
Lugar de celebracin.
Tipo de participantes.
Men completo a servir.
Forma de la mesa.
Plan de asientos
Tipo de servicio.
Decoracin de la sala o comedor.
Desarrollo del servicio.
Cantidad de garzones.
Extras del servicio.
Precio.
Forma de pago.

Con todos estos datos el maitre o encargado de banquetes, forma la brigada de trabajo, teniendo en cuenta
que un garzn puede atender como mximo una plaza de 15 a 20 personas dependiendo del tipo de
manifestacin, si fuera necesario deber existir un garzn de vinos por cada 25 a 30 personas.

Muy importante es que se tenga una mesa preparada para una cantidad de personas mayor a la contratada,
para no tener que hacer ubicaciones de ltima hora a personas no contabilizadas a tiempo por los
organizadores.

Una vez formada la brigada, esta debe conocer todos los detalles, citarlos anteriormente para realizar la mise
en place de la manifestacin.

Cada garzn de la brigada tendr a su cargo una funcin especfica durante el aseo y la limpieza de la vajilla y
el armado de la mesa, luego todos en comn harn el montaje de la mesa. En un lugar separado pero dentro
de la sala de acomodarn los vinos y bebidas, mientras que en el bar se prepararn los aperitivos y bajativos
que se servirn a su debido tiempo.

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El montaje de la mesa se debe hacer en orden lgico, como se
explica a continuacin:

1. Manteles.
2. Plato principal (a 45 cms m/m uno de otro).
3. Cuchillo y tenedor principal.
4. Cuchillo y tenedor de entrada ( (si corresponde).
5. Cuchara de sopa (si es necesario).
6.Cubierto de postre (el que corresponda).
7. Plato panero y cuchillo.
8. Copa de agua.
9. Copa de vino tinto.
10.Copa de vino blanco.
11.Servilleta.
12.Alcuzas y ceniceros.
13.Finalmente mantequilla (minutos antes a la llegada de los participantes).

F ORMAS DE MESAS PARA BANQUETES

Para determinar la forma de una mesa de banquete se debe

tomar como referencia:

La cantidad de personas.
El espacio disponible.
El camino de entrada para los invitados.
El camino para el desplazamiento del personal .

*Ejemplo de tipos de mesas segn su forma, capacidad y distribucin espacio .

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 Formas usuales de mesas:

-Mesa: . U
Puede o no ubicarse personas por el interior de la mesa, se usa para banquetes con pocos puestos de honor y
muchos invitados. Aprox. 50 a 60 personas.

-Mesa: T
Es utilizada para banquetes de pocas personas con puestos de honor aprox. 20 a 30 personas.

-Mesa: E o PEINETA

Se usa para destacar a muchas personas con un nmero bastante elevado de invitados.

-Mesa: ESPIGA
Se usa para conferencias o banquetes con una gran cantidad de invitados donde hay pocos puestos
destacados.

-Mesa: DIPLOMTICA

En esta mesa generalmente no se usan las cabeceras y los puestos de honor se ubican al centro de ella, tiene
una capacidad de 20 personas.

-Mesa: ABANICO

Es una forma diferente de armar una mesa por un gran

nmero de invitados con una mesa central con puestos
de honor.

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 A UTORIDADES NACIONALES

Es importante sealar que para el desarrollo del servicio en un banquete es el maitre el que debe supervisar la
labor de los garzones, l es quien dar las ordenes y nadie ms, de esta forma se facilita la labor del conjunto
por no existir dualidad de mando.

De comn acuerdo con el maestro de ceremonia el maitre dar la orden de detener el servicio una vez
comenzado los discursos y los garzones debern retirarse hasta que estos terminen para continuar con el
servicio.

Con anterioridad al servicio el maitre ha organizado a los garzones, designndoles una plaza de trabajo con
una cantidad determinada de comensales, teniendo presente que en la cabecera de la mesa deber asignar a
dos personas. Una vez que comenzara desde el invitado de honor de la mesa hacia la derecha de este y el
otro desde la izquierda del presidente, cada uno con un nmero similar de comensales.

Desde el primer servicio de comida todos los garzones deben comenzar al mismo tiempo bajo la seal del
maitre y procurar terminar todos al mismo tiempo.

Salvo los garzones de la cabecera, todos los garzones debern alternar el lugar de inicio de cada servicio de
comida par que nadie de los invitados se sienta inferior a los dems.

Ejemplo que se muestra a continuacin :

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Brigada de servicio

1.Maitre
2.Garzones para comida
3.Garzones para el vino.

C ONCERTACIN DE MANIFESTACIONES

Venta de un evento: Este la realiza directamente el encargado de banquetes o el

departamento de ventas a travs de sus representantes.

Los primeros contactos que se realizan con el clientes

son:

a) A travs del telfono.

b) Visita personal del cliente.
c) Envo de oferta de servicio.

Luego de este contacto preliminar, se le entrega al cliente un presupuesto en forma personal,

dejando anotado en el libro de reservas el posible evento en forma provisoria por un perodo
determinado, en este libro de reservas se deben anotar con lpiz grafito los siguientes datos:

1) Da y fecha.
2) Nombre de la empresa o grupo.
3) Nombre del representante de la empresa o grupo.
4) Direccin del representante de la empresa o grupo.
5) Horario del evento.
6) Tipo de evento.
7) Cantidad de personas.
8) Telfono del representante de la empresa o grupo.
9) Montaje del saln.
10) Situacin (confirmado)
11) Saln a ocupar.

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Una vez que el cliente ha estudiado el presupuesto, existe el tercer contacto, en el cual se
hace la confirmacin del evento, con el pago de un abono en dinero que estipule, con
contrato, en el cual se establecen todas las condiciones acordadas por ambas partes (cliente y depto.
Banquetes).

Hecho este contacto se procede a anotar en forma definida los datos del dicho evento en el libro de reservas, y
se hace de inmediato el informe de eventos, el que ser distribuido a todas las personas involucradas en l.

PLANIFICACIN DE EVENTOS Y SERVICIO DE COMEDORES

Las personas involucradas en los eventos son:

Chef ejecutivo.
Jefe de bares.
Maitre de banquetes.
Ama de llaves.
Mantenimiento.
Conserjera.
Telefonista.
Contralora.
Gerente de alimentos y bebidas.
Ventas.
Archivo.
Gerente general.

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 SUPERVISIN DE EVENTOS
DA: EVENTO N:
SALN :
HORA SUP.: TIPO EVENTO:

MONTAJE
MONTAJE MESA SILLAS
MONTAJE SALA DE CLASES REDONDA SILLAS BEIGE
PLATEA RECTANGULAR SILLAS ROJAS
REUNION U SILLAS COLONIAL
INFORMALES O SILLAS INTERNACIONAL
TE L
SECRETARIA E LOGO MADERA
OTROS PEINETA LOGO GENERO
CHICA LOGO ESTERILLA
ESCENARIO CHICO OTROS
ESCENARIO ALTO (AMPLIO) MATERIAL DE APOYO
PODIUM ROJO TAPETES PLUMONES
PODIUM BARNIZADO PIZARRA BLANCA BORRADOR
PIZARRA NEGRA PUNTERO
BIOMBOS COLONIAL PAPELOGRAFO JARROS
BIOMBOS MODULARES CENICEROS VASOS
BIOMBOS FICHEROS OTROS OTROS
ALIMENTOS Y BEBIDAS TCNICA STA.
COFFEE BREAK AMPLIFICACIN DECK
ALMUERZO ILUMINACIN MICRFONO
CENA PASARELA TESTERA
COCKAIL HALOGENO PODIUM
DESAYUNO / ONCE EXTRA PEDESTAL
OTROS OTROS CALEFACCIN
OPININ CLIENTE AIRE OTROS
EXCELENTE BUENO ACONDICIONADO TELON
MALO LUCES DEL
SALN SHOW
OBSERVACIONES MAQ. TRANSP OTROS
MUSICA
.ORQUESTA
MSICA
GRABADA

ENCARGADO EVENTOS

ANIFICACIN DE EVENTOS Y SERVICIO DE COMEDORES

PLANIFICACIN DE EVENTOS Y SERVICIO PLANIFICACIN DE

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 INFORMATIVO DE EVENTO

EVENTO N ................................

Fecha del Evento_____________ Hora _________ Personas ______________ Garanta _________________

Funcin _____________________________Saln ______________________________________________
Compaa u Organizacin __________________________________________________________________
Direccin _________________________________________________Fono __________________________
Pers. Responsable _________________________________________________________________________
Representante Hotel _______________________________________________________________________

Men Bebidas
Montaje
Conserjera
Tcnica
Maitre
Facturar a
Forma de pago
Flores: CONTABILIDAD

Varios: Arriendo saln

20% IVA
Fecha Firma TOTAL
Cocina_______________ OTROS ______________
Bar _________________ B. Sind._______________
Botill. _______________ Flores ________________
Suma ________________ Total _________________
Otros ________________
Suma ________________
IVA _________________
TOTAL_______________

INFORMATIVO DE EVENTO

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FIRMA________________________________________ FECHAEVENTO ________________________________
RESPONSABLE ________________________________ HORARIO ___________________ TEL ______________
EVENTO ______________________________________ N PERSONAS _______ POSIBLES ____ MS _______
SALON _______________________________________ DIRECCIN ____________________________________
NUMERO CONTRATO ________________________ DEPSITO N ________________ N ___________
COBRANZA A _________________________________ FORMA DE PAGO: Contra Factura / Anticipado / Misma da
CAJA CENTRAL ABRIR MASTE BILL N __________ RUT. N ________________________________________
NOTA _________________________________________ Precio __________________
________________________________________________________________ 20% IVA. __________________
________________________________________________________________ Sub- Total __________________
________________________________________________________________ Corcho / Cover __________________
Bebidas _________________________
Comidas ________________________
Garzones Extra ___________________
Arriendo Diario / total _____________
Msica Ambiente _________________
Msica Viva _____________________
Total $ _________________________
Hora Servicio: MENU
Total por Persona $ + IVA N Personas MONTAJE SALN

Supervisiones OBSERVACIONES
Favor ver servicio y montaje Sr.

Boletas BQTS / CSB / LC / BT / RS

Jefe de Bares: Ver requisicin y servicio

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C APTULO 2/ CONCEPTUALIZACIN Y
PLANIFICACIN DE UN EVENTO

Es el conjunto de actividades de diversa ndole cuyo propsito es dar a conocer las actividades de la empresa
o bien mostrar aspectos relacionados con la organizacin. Su caracterstica fundamental es el contacto directo
con pblicos estratgicos, (an cuando se pueda difundir a travs de los medios de comunicacin de masas
para darle mayor proyeccin). Para empresas de proyeccin pblica masiva, el evento constituye un
complemento de su accin comunicacional para lograr el conocimiento, comprensin, confianza y sobretodo
una mayor integracin con sus pblicos estratgicos y lderes de opinin que transmitirn y multiplicarn el
mensaje de la entidad.

Por otra parte, para entidades ms pequeas o bien cuya accin comunicacional no es de inters masivo, se
constituye en una alternativa interesante, para proyectarse y lograr los objetivos antes mencionados, sobretodo
en una poca en que los mensajes orientados a pblicos claramente segmentados y perfilados tienen ms
valor que disparar con escopeta a la banda.

En un evento hay tres elementos fundamentales a considerar.

El Concepto Comunicacional a transmitir: Es la idea central que se quiere proyectar.

La Creatividad: Hoy las empresas emplean mucho el evento para darse a conocer, por lo que es
fundamental darle un sello propio a travs de una idea atractiva.

La Convocatoria: Se relaciona con el empleo adecuado de la comunicacin a travs de una

estrategia de medios convenientes, personajes atrayentes y otros que hagan que los invitados asistan,
pues siempre hay muchas propuestas alternativas.

No tiene sentido realizar una gran inversin en un evento si los invitados ni siquiera asisten. La convocatoria
comienza desde la invitacin atractiva y creativa muchas veces.

Los eventos consideran una tan amplia gama de alternativas que hacen muy difcil poder caracterizarlos y/o
encontrar denominadores comunes, aparte de los ya sealados.

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 C LASIFICACIN DE EVENTOS

a) De acuerdo al nmero de personas que asisten :

M e g a e v e n t o s = ms de 1.000 asistentes.
Eventos = menos de 1.000 asistentes .

b) De acuerdo al objetivo

Promocin de productos.
Conmemorativos (Simblico institucional)= Aniversario, Visitas.
Estrechar lazos con Grupos Estratgicos= Reuniones Sociales, Eventos Culturales,
Campeonatos Deportivos.
Presencia Corporativa + Auspicios, Conciertos, Convenciones, etc.
Recursos Humanos = Eventos de la Misin, de Integracin, etc .

c) De acuerdo a los Pblicos

Personal de la Empresa.
Accionistas.
Distribuidores.
Proveedores.
Clientes y potenciales clientes.
Gobierno.

d) De acuerdo a la actividad

Deportivos : Torneos de Golf, Ftbol, etc., ya sea profesional en que

se asiste o bien inter offices.
Culturales : Obras de teatro, Avant Premiere de cine, conciertos.
Sociales : Cctel, recepciones, cenas, etc.
Recitales (y musicales) : Conciertos y otros.

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An cuando es complejo por la amplitud y variedad de las actividades al entregar un
recetario para organizar un evento hay ciertas variables que siempre se deben considerar,
tales como:

Locacin : el lugar debe ser atractivo y adecuado al tipo de pblico y concepto

a transmitir.

Invitacin: Banco de datos / oportunidad del despacho y verificacin creativa

(si la oportunidad lo permite), diseo, imprenta y distribucin.

Actividad Central:

Concepto a transmitir y timing.

Iluminacin, sonido y msica.
Banquete, cocktail, catering.
Recepcin de invitados.
Regalos y recuerdos promocionales.
Lienzos.
Decoracin.
Prensa y cobertura.
Montaje y desmontaje.
Ceremonial y protocolo .

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C APTULO 3/ ESTRUCTURACIN DE UN EVENTO

P RE PRODUCCIN

1.Establecer Objetivos que busca conseguir la organizacin

mediante la realizacin de un Evento (Qu se quiere lograr ?).

2. Elaborar Archivo Maestro de Invitados.

Preparacin listado base de invitados considerando:

Autoridades gubernativas, militares, civiles y religiosas.

Lderes de opinin.
Directivos empresariales.
Directivos de medios de comunicacin.
Dirigentes sindicales.
Periodistas.
Adherentes actuales y potenciales.
Proveedores.
Invitados internos.

En general debe considerarse todo representante de un grupo objetivo de la Entidad. Para la confeccin de
las listas es recomendable solicitar proposiciones a las diferentes reas de la organizacin.

Cada grupo de potenciales invitados debe archivarse bajo una denominacin diferente. Los archivos deben
considerar nombre completo de la persona, institucin que representa, cargo, direccin, ciudad y telfono.

Es conveniente archivar computacionalmente esta informacin (Archivo Maestro) en algn programa tipo
Base de Datos, permitiendo as rpido acceso, realizar actualizaciones y uso eventual de etiquetas
computacionales.

Seleccin de Invitados

Determinacin de invitados a un evento en particular, en base a listados incorporados al archivo maestro, al

menos con 40 das de anticipacin.

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Invitados Especiales.

En caso de autoridades importantes, es conveniente solicitar anticipadamente audiencia para que un alto
directivo de la Entidad (Presidente, Director, Gerente General), haga entrega personal de la invitacin,
comprometa su asistencia y su eventual participacin en la ceremonia (discurso). Esta visita puede ser
materia de cobertura periodstica. De igual manera, corresponde asegurar la participacin de un sacerdote en
ceremonias de inauguracin.

Confeccin de Invitaciones.

Redaccin, diseo, cotizacin y produccin de invitaciones en base a nmero de invitados seleccionados ms

un margen extra del 10%, con 30 das de anticipacin. Eventualmente las invitaciones para algunos eventos
pueden realizarse en tarjetones con Isotipo Institucional, escritas a mquina con impresin de alta calidad.
Deben incluirse telfonos para recibir confirmacin de asistencia, idealmente de todas las ciudades a donde se
despachar un nmero significativo de invitaciones.

Despacho de Invitaciones.

Recibidas las invitaciones, realizar control de calidad, llenar a mquina o a mano (calgrafo) y despachar
(preferentemente va empresa Direct Mail o por correo certificado) con al menos 15 das de anticipacin
(invitados normales). 3 das antes del evento debe llamarse para confirmar asistencia de quienes no han
respondido.

Determinar tipo de actividades

De acuerdo con el objetivo perseguido, es decir determinar la actividad ms adecuada para el logro efectivo
del objetivo trazado.

Seguridad

En caso de eventos con presencia de autoridades o que conciten amplio despliegue es conveniente tomar
contacto con la respectiva autoridad policial.

Prensa

Con una semana de anticipacin debe prepararse y despacharse comunicado de prensa, dando a conocer la
realizacin del evento, caractersticas, participantes, lugar y fechas de realizacin, etc. En caso de
inauguraciones, puede organizarse con una conferencia de prensa en el lugar, invitando a periodistas y
efectuando recorrido por las instalaciones. Tambin puede invitarse a una visita con cobertura periodstica- a
la mxima autoridad local (Intendente, Gobernador, Seremi, Alcalde).

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 P RODUCCIN

Presupuesto

Dependiendo del tipo de evento deben considerarse y/o cotizarse los siguientes elementos:

Programa, que ser entregado el da del evento, y que expondr las actividades a realizar.
Invitaciones, sobres y despacho.
Cinta tricolor, tijeras, bandeja, pedestales (inauguraciones)
Podium (idealmente con logotipo sobrio, ej. Madera)
Bandera chilena ubicada en su respectiva asta.
Sistema de micrfonos y amplificacin
Lienzo o carpeta con logo y eventualmente letreros de sobremesa con nombres o logo, en caso de
utilizarse testera.
Panel o mesa de exhibicin de la empresa.
Regalos o elementos promocionales como: folleto institucional o referido al evento, lpices,
encendedores, llaveros, tacos, abrecartas, reglas, insignias, cajas de fsforos, globos, gorros, dulces,
chocolates o mazapanes finos, calendarios, servilletas, etc.
Afiches, folletos, carpetas, credenciales, block de apuntes (especial cursos, seminarios), programa de
actividades.
Servicio de cocktail y vajilla (banquetera) y/o servicio de caf.
Ambientacin general (decoracin, luces, arreglos florales, letreros indicativos, carteles, sillas, mesas,
aseo, etc.)
Avisos y publicaciones pre y post evento (TV, radios, diarios, revistas, otros).

Otros Servicios

Debe considerarse adems la participacin en el evento de:

Un grupo de 2 3 personas que, acte como Comisin Prtico, y que traslade a los invitados hacia
dependencias interiores del sitio en que se realice el evento.
Un conjunto musical o msica ambiental envasada.
Anfitrionas /promotoras.
Maestro de ceremonias.
Fotgrafo propio y camargrafo.
Servicio de traslado a periodistas e invitados, fletes, materiales.
Servicio de seguridad (cuidado de automviles, control de accesos, etc.)
Servicios adicionales a participantes como telfonos celulares, fax, etc. Que puedan ser obtenidos
gratuitamente (en promocin).
Diseadores, imprentas, agencias publicitarias (folletera, papelera, avisos, artculos promocionales).

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Discursos.

Debern redactarse los correspondientes libretos locucin y discursos, que sern ledos si
es que corresponde al perfil de la actividad. De estos ltimos debe procurarse mantener
suficientes copias para periodistas que lo soliciten en el momento.

Modelo de Timing del evento.

Tipo Inauguracin

Horario recomendado; jueves, vespertino

Mximos representantes de la entidad reciben invitados en acceso desde 15 minutos antes de la
ceremonia, hasta 15 minutos despus de la hora anunciada.
Bienvenida, agradecimiento y presentacin por parte del moderador (3 minutos).
Discurso del Presidente, Gerente General o mxima autoridad presente de la institucin
(recomendacin: mximo 20 minutos).
Ceremonia de bendicin (5 minutos).
Corte de cinta (mxima autoridad de la empresa y principal invitado).
Promotoras acompaan con bandejas con tijeras, cinta en pedestales (5 minutos).
Moderador da por finalizada la ceremonia e invita a cocktail.
Al retirarse los invitados, reciben regalo de promotoras.

P OST PRODUCCIN

Preparar y depachar comunicados de prensa del evento acompaados con

fotografas
Publicar fotos del evento en espacios contratados (pginas sociales de diarios y
revistas).
Agradecer asistencia a mximas autoridades mediante tarjetn .
Preparar informe respecto a evaluacin del evento (organizacin, asistencia
lograda, cobertura periodstica, cumplimiento de presupuestos y objetivos
planteados).

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