Introduccin a la Archivistica y

Administracin de Documentos

Alicia Barnard Amozorrutia

Primera Reunin de Archivos del
Poder Ejecutivo Federal
Octubre 25, 206
Administracin Pblica

Archivos y su historia

Principios de la Archivistica

Administracin de Documentos

Lineamientos para los Archivos del

Poder Ejecutivo Federal

 ADMINISTRACIN PBLICA

Ciencia social que estudia las instituciones y

organizaciones que componen los aparatos
administrativos del gobierno en sus distintos
niveles.

Instancia instrumental que le permite a un

gobierno llevar a la prctica las decisiones
polticas que adopte el poder decisorio
respectivo
 FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue

adoptada al interior del territorio
Establecer relaciones con otros estados y gobiernos para lograr
la coexistencia pacfica y soberana del estado propio frente a los
dems
Contar con la capacidad de imponer decisiones polticas
soberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al interior
del territorio como frente a quienes quisieran desconocer al
estado desde el exterior
Allegarse de recursos financieros para cumplir adecuadamente
sus funciones
Resguardar los bienes de la nacin
 ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

La Ley Orgnica de la Administracin Pblica seala:

Como se organizarn las Secretaras las cuales estarn

encabezada por un Secretario de Estado (Artculo 14)

Como se definen los rganos desconcentrados que puede tener

cada Secretara (Artculo 17)

Tambin determina la obligatoriedad de expedicin de

manuales de organizacin, procedimientos y de servicios al
pblico (Artculo 20)

Se detalla adems el establecimiento de apoyo administrativo

en materia de planeacin, programacin, presupuesto,
informtica, estadstica, recursos humanos, recursos materiales,
contabilidad, fizcalizacin, archivos y los dems necesarios
(Artculo 20)
 UNIVERSO NORMATIVO

INSTITUCIONES PBLICAS

EJECUTIVO DEPENDENCIAS
SECRETARAS
SECRETARAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSEJERA JURDICA DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
ORGANISMOS AUTNOMOS CONSEJERA JURDICA
PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA
PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA
LEGISLATIVO
CONGRESO DE LA UNIN
- CMARA DE DIPUTADOS ENTIDADES PARAESTATALES O SECTOR
PARAESTATAL
- CMARA DE SENADORES
- JUNTA DE COORDINACIN POLTICA ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS
- MESA DIRECTIVA
- SECRETARAS GENERALES
EMPRESAS DE PARTICIPACIN ESTATAL

JUDICIAL FIDEICOMISOS PBLICOS

SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN EMPRESAS MERCANTILES DEL ESTADO
- TRIBUNALES COLEGIADOS
- TRIBUNALES UNITARIOS
- JUZGADOS DE DISTRITO
 UNIVERSO NORMATIVO
EN EL MBITO FEDERAL

CONSTITUCIN TRATADOS Y
LEGISLACIN CONVENIOS
SECUNDARIA INTERNACIONALES

(LEYES Y CDIGOS
JERARQUA NORMATIVA FEDERALES)

DECRETOS Y ACUERDOS DE LOS

PODERES
(PRINCIPALMENTE DEL LEGISLATIVO)

REGLAMENTOS
(PRINCIPALMENTE DEL EJECUTIVO)

NORMAS TCNICAS
(ESENCIALMENTE EN EL EJECUTIVO)

CONVENIOS Y BASES DE COLABORACIN

NORMAS ADMINISTRATIVAS:
9ACUERDOS OFICIOS CIRCULARES
9 MANUALES DE ORGANIZACIN
9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
9 LINEAMIENTOS, GUAS
DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y
ROMANOS

GRECIA ROMA

No se distingue un Se distingue un sistema

sistema de archivos de archivos centrado en
el poder

Los archivos estn

ligados a la nocin de Los archivos estn
democracia y son cerrados al pblico
fuente de informacin a
todo ciudadano
 EUROPA CENTRAL- EUROPA OCCIDENTAL Y
ORIENTAL MERIDIONAL
Siglos XVI y XVII Siglos XVI y XVII

Los archivos se registran Prevalece el sistema

por asuntos cronolgico, con subseries
cronolgicas de recibidos y
enviados. No existe
vinculacion

Los responsables de los Los archivos estarn a

archivos estarn al servicio cargo de los historiadores o
de oficinas y tendrn eruditos con preocupacin
formacin jurdica de historiadores
 FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA
ARCHIVISTICA MODERNA

Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el

Ministerio Interior Frances, Circular de 1841
Respects du fonds: Agrupacin de documentos
provenientes de una administracin,
establecimiento o persona moral determinada

S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898

Manual para la clasificacin y Descripcin de
Archivos
 SIGLO XX. HACIA UNA DEFINICIN DE LA
ARCHIVSTICA. Postulados

Disciplina con Archivistica cientfica

principios y tcnicas Ciencia en fase de con base en
especficas para el formacin principios y un
tratamiento y la mtodo cientfico
organizacin de los riguroso y
archivos contrastable

Tanodi en 1960 Arad en 1980 E. Casanova en

R. Bahuer en 1968 J.R. Cruz Mundet en 1928
J. Ducharme y J.Y. 1994 T. Schellenberg en
Rousseau en 1958
1980 E. Lodolini en 1984
A. Heredia en 1987
 DOCUMENTACIN
z Actividad que se ocupa de recuperar y analizar los
documentos cientficos y otras fuentes de nuevos
conocimientos, su almacenamiento de la informacin en
ellos contenida y la recuperacin y difusin de la misma
a fin de que alcance rpida y eficazmente a quienes
puedan utilizarla

z La documentacin se entiende como el acto de reunir

documentos sobre un tema dado y el tratamiento de
stos con vistas a su divulgacin

z IFLA define a la documentacin como las actividades

destinadas a la coleccin, almacenamiento, clasificacin,
seleccin, diseminacin y utilizacin de toda
informacin. La unidad documental deja de ser el
documento y pasa a ser la informacin en si misma.
BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA,
DOCUMENTACION

Funciones bsicas

Recuperar, almacenar, difundir

documentos e informacin
 ARCHIVO BIBLIOTECA DOCUMENTACION

Recuperar La produccin Es amplia no tiene En forma

documental de una lmites ms que los exhaustiva con la
institucin, se establecidos por las limitacin del
selecciona para su propias caractersticas tema y es
conservacin temporal de las bibliotecas. La precedida por la
o permanente, recuperacin puede seleccin al inicio
conforme a sus valores traducirse en del proceso
coleccionar
Almacenar- Se conservan
Conservar conforme a sus Conserva fsicamente No
vigencias los libros necesariamente
posteriormente se conserva el
efecta seleccin para documento, se
conservacin almacena la
permanente o baja informacin
Transmitir, Segn la etapa sus Su parmetro de uso La rapidez y la
difundir, usos est dado por la dinmica de la
servir necesidad del usuario informacin es
obligatoria, se
difunde fuera del
sitio.
 ARCHIVISTICA

Estudio terico prctico de los principios,

procedimientos y problemas concernientes
a las funciones de los archivos,
entendiendo por archivos tanto a
documentos como su entorno, es decir, su
organizacin en edificios e instalaciones
adecuadas
Consejo Internacional de Archivos
 ARCHIVO

Es uno o ms conjuntos de documentos, sea

cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o institucin pblica o privada en el
transcurso de su gestin, conservados,
respetando aquel orden, para servir como
testimonio, evidencia e informacin para la
persona o institucin que los produce, los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia

Antonia Heredia
Archivistica General. Teora y Prctica
Sevilla
 PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS

El Principio de Procedencia establece que los

documentos de cualquier naturaleza producidos
por una institucin, organismo o individuo no
deben mezclarse con los de otros. La
procedencia proporciona la base para la
recuperacin de la informacin contenida en los
archivos

El Principio de Respeto al Orden Original,

establece que los documentos de archivo
debern conservarse de acuerdo con el orden
que le dio el rea productora de los mismos
Informacin Conocimiento que es
comunicado

Documento Una unidad de informacin

registrada en un soporte,
sirve de consulta

Documento que sin

importar su forma o medio
ha sido creado, recibido
Documento de Archivo manejado y usado por un
individuo u organizacin
en cumplimiento de sus
obligaciones legales o en
el ejercicio de su actividad
o funcin
 DOCUMENTO DE ARCHIVO

unidad de informacin producida o recibida en el inicio,

desarrollo o conclusin de una actividad que sirve de
evidencia; por lo general no es efmero, es decir,
contiene informacin que es valiosa en el corto, mediano
y largo plazo.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

La pieza especfica de informacin producida o recibida

en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad
individual o institucional que comprende contenido,
contexto y estructura suficiente para proporcionar
evidencia de la actividad
 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
Organizar y poner en servicio la documentacin administrativa en apoyo
a la toma de decisiones
Asegura la transferencia de archivos de uso espordico
Aplicar
principios y tcnicas de valoracin, seleccin y baja de
documentos
Clasificar y mantener organizada la documentacin en sus diferentes
etapas.
Elaborar
instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripcin
documental que facilite el acceso a la inforamcin
Ubicara los archivos en reas y locales adecuados para garantizar su
conservacin
Establecermanuales y procedimientos para lograr el desarrollo
adecuado de estas funciones
Jos Ramn Cruz Mundet
Manual de Archivstica, 2a. Edicin
Madrid 1996
 Motivos para la generacin de archivos gubernamentales

Produccin de evidencia de una actuacin o accin, individual o

corporativa
La necesidad de asumir responsabilidad y dar cuenta del uso de
recursos, ya sea dentro del rgano de gobierno o al congreso y
finalmente a los ciudadanos
La necesidad de asumir responsabilidad y responder por una accin en
procesos legales
La necesidad de cumplir con estatutos, reglas, normas, lineamientos
obligatorios dentro de las oficinas de gobierno para crear documentos
de archivo
El proporcionar una memoria institucional como medio para el
seguimiento de trmites y actos de gobierno a travs del tiempo
El permitir al gobierno asegurar que sus intereses y aquellos de los
ciudadanos que fundamentan sus derechos estn protegidos
El asegurar que un documento de archivo significativo de polticas y
actividades del gobierno es conservado para la posteridad
Como medio de registrar comunicaciones de y entre las organizaciones
 Administracin
Sociedad en grupos Pblica a travs de
o en forma individual instituciones,
dependencias y
entidades oficiales
DOCUMENTOS

Flujo Documental

Unidades de Archivo

Capacidad de
respuesta
organizada
 ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

Conjunto de principios y procedimientos

destinados a planear, controlar, dirigir y
organizar las actividades destinadas al
manejo eficiente y eficaz de los
documentos de archivo desde su creacin,
circulacin, conservacin, uso, seleccin y
hasta su disposicin finales
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO

Primarios
Activa Legales o Institucional Area
jurdicos productora en Trmite TP
Administrativos Constante atencin a
sus
Contables o
actividades
Fiscales

Primarios
Legales o Insitutcional rea
Semactiva jurdicos productora Concentracin
Administrativos Ocasional
Contables o
Fiscales
Secundario
Evidencial Investigador Histrico
y pblico en
E
Inactiva Testmonial Social
Informativo
general TS
TP, Transferencia primaria, E: Eliminacin, TS: Transferencia Secundaria
 ASUNTOS DE
LEGISLACION

Leyes y Reglamentos
decretos

Circulares de
Acuerdos reas mayores

Convenios
Disposiciones Disposiciones y
Legales Administrativas Tratados
 ASUNTOS
JURIDICOS

Demandas y Juicios y
Denuncias Amparos

Interposicin de
Recursos
Administrativos
 ASUNTOS
CONTABLES

Nminas Crditos

Comprobantes Emprstitos
de Egresos

Valores
Financieros Inversiones
Activo fijo
 ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
Proyectos, Trmites
Informes, internos

Comites,
Visitas tcnicas, reuniones
Reportes de trabajo

Asuntos
Informes de cuya gestin
Evaluacin
Labores orresponde a la
Reportes
funcin delegada
ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DE UN
SISTEMA DE ARCHIVOS

Regulacin y normatividad
Polticas y responsabilidades
Elementos a considerar en la administracin de
documentos
Diseo e instrumentacin de un sistema
Administracin de documentos procesos y controles
Evaluacin y ajuste del sistema
Capacitacin
 Regulacin y normatividad

Leyes, decretos, acuerdos, normas, reglamentos que

inciden en el manejo documental

Lineamientos y estndares obligatorios en el manejo de

los documentos

Manuales de buenas prcticas

Cdigos de tica
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN
PBLICA GUBERNAMENTAL

ARTICULO 32. Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar,

en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin,
clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la
organizacin de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios
tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas internacionales en la
materia.

Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las

disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de
los archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico
una gua simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de
la organizacin de sus archivos.
 Obligaciones
ACCESO A LA
de
INFORMACIN INFORMACIN
transparencia
Solicitudes RESERVADA
de
Informacin

LFTAIPG
CONTEXTO

INFORMACIN
ARCHIVOS CONFIDENCIAL

Datos La entregada
Personales Como tal por
terceros
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS, DOF. Febrero 20, 2004

DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIN DE LOS
ARCHIVOS
Control de gestin documental, elementos de
descripcin.
Archivos de trmite, de concentracin e
histricos. Atribuciones
Instrumentos de consulta y control
archivstico, Cuadro de Clasificacin, Catlogo
e Inventarios
Expedientes de archivo. Perfiles de
descripcin
DE LA CONSERVACIN
DE ARCHIVOS
DE LOS
DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
TRANSITORIOS
 Los archivos constituyen la memoria de las naciones y las
sociedades, conforman su identidad y son la piedra angular
de las sociedad de la informacin.

Al proporcionar evidencia de acciones humanas

transacciones y tramites, los archivos sustentan la
administracin y determinan los derechos de los individuos.

Al garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin

oficial y al conocimiento de su historia son fundamentales
para la democracia, la rendicin de cuentas y el buen
gobierno.

CONSEJO INTERNACIONAL ARCHIVOS, 2004