TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a

continuacin:
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando,
a la asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe
plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de
auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de
la auditora.
R/ REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: Ricapapa S.A.S.
Direccin: Calle del perpetuo socorro numero 56
Representante: Jeison Montoya
Tel: 4223249
Cargo: Gerente General
Correo electrnico: David_montoya01@hotmail.com
De: Equipo Auditor rea Gerencia de Calidad
ricapapafusa@gmail.com.co
Para: Coordinacin Laboratorio de Ensayos e Investigacin
Hober Joven
Fecha: Octubre 1 de 2017
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestin de Calidad de Ricapapa s.a.s. , en los
procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Ricapapa

Criterios de Auditoria

SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

 Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versin Junio de

2013

Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de 2013

Reunin de Apertura:
1 de noviembre de 2017
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre:
1 de noviembre de 2017
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita ser
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigacin, El
Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y
Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una duracin de 7 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la presente
comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del 1 de
Noviembre de 2017. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre,
cargo y firma de las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la
reunin de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes
del rea que ser auditada. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de la
documentacin, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea,
adems de disponer de los equipos de proteccin personal necesarios. La
informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable rea: Superintendencia de Logstica

Asistentes:

Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de Logstica

Supervisor de Logstica

Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tcnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Rosa Lora Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Hober Joven Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacin firma

Anglica Cabarcas Coordinador de Anlisis y Ensayos firma

Hernn Saldaa Analista Instrumental firma

Roberto Redondo Analista Fisicoqumico firma

Joseph Snchez Analista Fisicoqumico firma

Yoselin Castro Auxiliar Laboratorios firma

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA 01-nov-13
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor Cargo HORA

Reunin de apertura Iker Casillas Representante Experto Tcnico/Iker07:45

Casillas
a.m.
Direccin del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6,
Ana6.1
MolinaresSecretaria General 08:00 a.m.
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 Mara Cufio Coordinador de Plantas 10:00 a.m.
Almuerzo 12:00 m
Administracin del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2,
Michelle
8.5.3Garzn
Director GDRH 01:30 p.m.
Medicin, Anlisis y Mejora - Auditorias Internas.Juan
8.2.2,
Manuel
8.5 Pelufo
Ingeniera
/ Vicente
de Proceso
Waldron 03:00 p.m.
Reunin de cierre Iker Casillas Representante Experto Tcnico 04:30 p.m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail jls@majo.ko Cualquier duda
comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente
de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas
y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las reas y
 procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las
acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la
auditoria anterior y que estn pendientes.

b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Poltica de Logstica y ltima actualizacin 18 de julio
Servicio al Cliente 2017

2
ltima actualizacin 5 de enero
Poltica de Gestin
20
Financiera
I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio
Instructivos

3 Manual de
Procedimientos. Cap. ltima actualizacin 9 de febrero
Compras y Logstica. 2017

4 M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versin Marzo de 2017
Laboratorio
5 Manual de Documentos de M-DR-005
Retencin y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
6 Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2017

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
R/ La escucha activa
d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo).
R/ Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentacin nivel
Si I)
calidad

claramente sealadas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicacin
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentacin nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentacinSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentacin completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuacinNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medicin, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: 1 de Diciembre 2017 Auditor (es):Oficina de control
interno
Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Planeamiento logstico
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditora Auditora Auditora
1 Falta agregar
Procedimientos implementacin
de costos en poltica de de procedimiento
materiales en gestin para costos en
bodega y stand- financiera materiales de
by bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato nico de
Cap. nico de
despachos,
Compras y despachos y X
Manual de
logstica recibo de
procedimientos
mercanca en el
procedimiento
3 Falta
actualizacin de
la poltica de
logstica, cuya
Poltica ltima
Cambios de logstica y actualizacin fue
X
organizacionales servicio al el 18 de julio 2011
cliente y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del ao 2012
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del ao 2017.
 Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado
en uno solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigacin y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin
de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organizacin
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
Leer y analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditora.
Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.