Gestión Documental en Las Organizaciones - Diapositiva PDF

Servicio de Gestin Documental, Archivos y Publicaciones
Gestin documental en las organizaciones:

Diseo, planificacin y ejecucin
Llus-Esteve Casellas i Serra

Ajuntament de Girona
(Catalua, Espaa)
Universidad Simn Bolvar - CIGAED

Caracas 2009
Guin
Objetivo y consideraciones previas

Diseo e implantacin del SGD
Los subsistemas del SGD
La integracin de los documentos electrnicos
Valoracin de la experiencia del Ayuntamiento de Girona
Conclusiones
Objetivo
Misin:
Garantizar la accesibilidad a los documentos

Objetivo
Objetivo general:
Organizacin, control y seguimiento de documentos.
Objetivos especficos:
Agilizar la tramitacin administrativa
Normalizar los documentos administrativos
Organizar de forma homognea y eficaz la
documentacin administrativa
Establecer polticas de conservacin de documentos en
soporte papel y en soporte electrnico
Consideraciones previas
Sistema de gestin documental:
Conjunto de operaciones y de tcnicas, integradas en la

gestin administrativa general, basadas en el anlisis de
la produccin, la tramitacin y los valores de los
documentos, que se destinan a la planificacin, el
control, el uso, la conservacin y la eliminacin o la
transferencia de los documentos a un archivo, con el
objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y
conseguir una gestin eficaz y rentable.
INFORMACIN + SOPORTE = DOCUMENTO
USO INMEDIATO
?
Qu hago con el?
CONSERVACIN ELIMINACIN
? ? Lo podemos consultar todos? ?

Cmo Cmo encuentro Con qu criterios?
lo organizo? lo que me interesa?
?
Necesitamos un sistema de gestin de documentos?
?
Necesitamos un sistema de gestin de documentos?
SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA

DE DE DE DE
CLASIFICACIN DESCRIPCIN CONSERVACIN ACCESO
Cuadro Sistemas Valores

de de de la Datos personales
clasificacin registro Seguridad
documentacin
?
En qu momento aplicarlo?
INFORMACIN + SOPORTE = DOCUMENTO
PLANIFICAR LA PRODUCCIN DOCUMENTAL

La experiencia del Ayuntamiento de Girona
La gestin documental en el Ayuntamiento de Girona:
Qu hemos hecho Resultados

Cmo lo hemos hecho Punto de partida, estrategias, etc.
Qu queremos hacer Nuevas propuestas
Transparencia profesional
Debate
Resultados: bases e instrumentos del SGD
Sistema de clasificacin
Cuadro de clasificacin
Sistema de descripcin
Registro general de unidades documentales (expedientes)
Registro general de documentos (entradas / salidas)
Registro general de informes
Registro general de resoluciones (Pleno, JGL, Decretos)
Sistema de conservacin
Calendario de conservacin
Sistema de acceso
Cuadro y calendario de acceso
Punto de partida: 1994
Debilidades
Inexistencia de herramientas informticas corporativas
Existencia de islas tecnolgicas
Falta de visin global
Amenazas
Presin del mercado: nuevas necesidades / nuevas herramientas
Fuerzas
El AMGi ofreca una visin global
Reglamento del Archivo Municipal (AMGi)
Oportunidades
Necesidades de gestin = presin desde oficinas
Necesidad de un cambio en la plataforma tecnolgica
Servicio de Cultura y Educacin
Punto de partida: premisas
GD + Gestin Administrativa = objetivos comunes

GD = oportunidad de mejora
GD = aportar soluciones
NO clips, NO grapas, NO fotocopias, NO sobres... ??
1 + 1 = 1 / No duplicacin
Flexibilidad = saber qu es esencial
Escalabilidad = anlisis parcial / diseo global
Estrategias y desarrollo del SGD
Estrategias: antecedentes
1. Tenemos una demo!!
2. Sesiones informativas:
1. Secretario General
2. Jefes de servicio favorables
3. Jefe del departamento de Informtica
3. Servicio de Cultura y Educacin: funcin demostrativa
1. Sesin informativa con el responsable poltico
2. Sesin informativa con los jefes de seccin del servicio
4. Visualizacin formal del cambio:
1. Carpetas, etiquetas y religado de expedientes
2. Del enciclopedismo a la individualidad: +/-160 = +/-1600
Estrategias: desarrollo
Compartir el proyecto:
Secretara General
Servicio de Sistemas y Tecnologas de la Informacin
Impulso / participacin rganos de gestin y grupos de trabajo:

Comisin de Gestin Documental y Anlisis de Tramitaciones *
Comisin Tcnica de Seguridad de Datos *
Mesa de Coordinacin SGDAP-SSTI *
GdTs Registro General de Documentos, Portal Corporativo (intranet),
firma electrnica, normalizacin de instancias.
Elaboracin de productos
Documento de presentacin +
Impresin anual del Registro General de Expedientes
Prioridades de intervencin
1. Clasificacin * + Evaluacin ***

Aplicacin de TAD / eliminacin en oficinas
2. Descripcin
Registro General de Expedientes
3. Evaluacin
Propuestas a la CNAATD
4. Acceso
Vinculacin a polticas de proteccin de datos
Metodologa de intervencin
1. Diseo de encuestas sobre la documentacin
2. Seleccin del servicio administrativo
3. Anlisis de la documentacin transferida + Anlisis de la legislacin
4. Propuesta previa de cuadro de clasificacin
4. Entrevista con el jefe del servicio / peticin de un interlocutor
5. Entrevistas con los jefes de seccin y personal tcnico y administrativo
6. Propuesta de cuadro de clasificacin / calendario de conservacin
7. Revisin y verificacin conjuntamente con el interlocutor designado
8. Validacin con los jefes de seccin y de servicio
9. Formacin al personal tcnico y administrativo
Formacin del personal

Especfica: clasificacin y registro, gestin informatizada de
resoluciones, organizacin de archivos de gestin
Talleres de homogeneizacin documental
Seminarios de proteccin de datos de carcter personal

Formacin continua: SGD-AjtGi, evaluacin y seleccin, firma digital y
administracin electrnica, conocimiento de los servicios
administrativos del Ayuntamiento
Formacin de bienvenida a nuevo personal

Cronologa
1994 Inicio del proyecto

1995 Implantacin en el Servicio de Cultura y Educacin
1997 Propuesta de normalizacin de documentos
1999 Plataforma SIAGI: implantacin gradual SGD en el Ayuntamiento
2000 Inicio anlisis de tramitaciones
2004 Inicio proyecto AITEN: gestin de documentos electrnicos
2005 Registro General de Resoluciones: Pleno y JGL
2006 Aprobacin del proyecto AITEN
2007 Registro General de Resoluciones: Decretos
El sistema de clasificacin
Clasificar:
Operacin intelectual consistente en distribuir
documentos de archivo en grupos segn un sistema de
clasificacin jerrquico preestablecido.
Ordenar:
Instalar los documentos de archivo segn un orden
predeterminado: alfabtico, numrico, cronolgico.
El instrumento: el cuadro de clasificacin

El concepto: la estructura jerrquica
- El rgimen de funcionamiento de la organizacin
- Las competencias de la organizacin
- Las funciones vinculadas a cada competencia
- Los tipos de actividades para cada funcin
El resultado: la radiografa de la organizacin

Cuadro de clasificacin:
Estructura jerrquica y lgica que permite la identificacin,
la ordenacin i la localizacin de los documentos de un
organismo.
Competencia
Funcin
Actividad
Serie documental:
Conjunto de documentos organizados de acuerdo con un
sistema de clasificacin o conservados como una unidad
por ser el resultado de un mismo proceso de formacin o
de clasificacin, o de la misma actividad, porqu tienen
una misma topologa; o por cualquier otra relacin
derivada de su produccin, recepcin o uso.
El sistema de clasificacin en el Ayuntamiento de Girona
Simplicidad:
Facilidad de uso para los usuarios internos
Facilidad de comprensin para los usuarios externos
No trasladar los problemas del fondo histrico a les oficinas
Archivos de gestin: 3 niveles // fondo histrico: 3/4 niveles
Flexibilidad:
Visin especfica (archivos de gestin) / Visin global (fondo histrico)
nico cuadro con diferentes tipos de presentaciones
Centralidad de la serie documental
Sistema de doble codificacin
QdC Archivos de Gestin: 1r, 2n y 3r nivel

QdC Archivos de gestin: 1r y 2n nivel
Cuadro de clasificacin 1986, 1r nivel
I. ADMINISTRACIN MUNICIPAL XIV. SANITDAD

II. ADMINISTRACIN DE JUSTICIA XV. DOCUMENTACIN NOTARIAL
III. AGRICULTURA, GANADERA Y PESCA XVI. LEGADOS Y ARCHIVOS PATRIMONIALES
IV. ASOCIACIONES XVII. PERGAMINOS
IX. ELECCIONES XVIII. CDIGOS, CARTULARIOS, PRIVILEGIOS,
CONSUETUDES
V. BENEFICENCIA
XIX. CARTOGRAFA Y MATERIAL GRFICO
VI. CULTURA
XX. SELLOS
VII. DEFENSA
XXI. LIBROS MANUSCRITOS
VIII. DEMOGRAFA
XXII. BIBLIOTECA AUXILIAR
X. IGLESIA
XXIII. HEMEROTECA
XI. INDUSTRIA Y COMERCIO
XXIV. ARCHIVO FOTOGRFICO
XII. INSTRUCCIN PBLICA
XXV. DIVERSA
XIII. OBRAS PBLICAS Y URBANISMO
Cuadro de clasificacin 2009 - 1r nivel
1. ORGANIZACIN POLTICA Y COMPETENCIAS
2. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
3. GESTIN ECONMICA
4. ORDENACIN Y GESTIN DEL TERRITORIO
5. SERVICIOS COMUNITARIOS
6. SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES
7. DESARROLLO ECONMICO
8. COOPERACIN INTERADMINISTRATIVA
Cuadro de clasificacin 2009 - 1r y 2n nivel
ORGANIZACIN POLTICA Y COMPETENCIAS SERVICIOS COMUNITARIOS

rganos de gobierno (025) Abastecimiento de agua (062)
Abastos, ferias y mercados (054, 055, 056)
Representacin y protocolo (076, 100)
Alumbrado pblico (..., 094) *
Identidad e integridad del municipio (025) Limpieza viaria y gestin de residuos (064)
Gestin de competencias (025) Salubridad pblica (049, 050)
rganos consultivos y de participacin * Saneamiento de aguas residuales (063)
Instrumentos de defensa ciudadana (079) Seguridad ciudadana (081, 082, 083, 084, 061)
Servicios funerarios (065)
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Transporte pblico (059)
Administracin general (025, 027) Va pblica (048, 057, 060)
Gestin documental y archivos (001, 019)
SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES
Infraestructura tecnolgica y de comunicacin (030)
Asistencia social (12)
Comunicacin e informacin ciudadana (044, 077, 078) Atencin a la juventud y a la gente mayor (12)
Gestin del recursos humanos (028, 029) Cultura (03)
Servicios jurdicos (025)* Educacin (03)
Deportes (03)
GESTIN ECONMICA
Administracin del patrimonio (043) DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL
Gestin presupuestaria (068, 069) Promocin econmica (024, 052)
Gestin tributara y recaudacin (037, 038, 067) Turismo (053)
Desarrollo rural (...)
Fondo de la Taula de Canvi (...)
ORDENACIN Y GESTIN DEL TERRITORIO
Gestin de la poblacin (026) COOPERACIN INTERADMINISTRATIVA
Planificacin y gestin urbanstica (031, 032, 035, 036, 051) Elecciones (026)
Equipamientos e infraestructuras municipales (033) Funcin estadstica (026)
Edificacin y uso del suelo (033, 034, 058) Defensa de la ciudadana (...)
Control de actividades econmicas (042) Ejrcito y seguridad pblica (...)
Proteccin del medio ambiente (066, 092, 093) Represin y control de la ciudadana (...)
Elementos auxiliares
Manual de clasificacin y documentos de soporte +

Gestin del organigrama / permisos de usuario / nivel de acceso
Catlogo de tramitaciones / anlisis de tramitaciones / modelos
documentos + ...
Catlogo de aplicaciones vinculado al cuadro de clasificacin
Catlogo de trmites de entrada por serie / clasificacin automtica
Listado de descriptores vinculado al cuadro de clasificacin:
clasificacin temtica
Manual de clasificacin
Definicin de la funcin / actividad de gestin
Funcin administrativa de la unidad documental
Codificacin anterior
Observaciones a la codificacin anterior
Aspectos formales de constitucin del expediente:
Expediente individual: supuestos (importe, tipos de resolucin, tipos de asunto)
Dossier: casustica
Casustica: tipos de asuntos gestionados
Casustica general o comn
Casustica especfica por secciones o unidades
Relaciones posibles con otros expedientes:
Dependencia: Series / Ejemplos
Continuidad: Series / Ejemplos
X
El sistema de descripcin
El instrumento: los sistemas de registro

El concepto: la descripcin sistemtica a nivel de unidad
documental
Expediente
Registros (contables, jurdicos, administrativos)
Dossieres
El resultado: descripcin homognea de la documentacin
en relacin con el cuadro de clasificacin
Instrumentos del sistema en el Ayuntamiento de Girona
Registro General de Expedientes

Registro General de Documentos
Registro General de Resoluciones
Registro General de Informes
Expediente:
Conjunto de documentos correspondientes a un asunto o negocio,
especialmente de les actuaciones administrativas en la tramitacin de
un asunto ante la Administracin pblica.
Tipos de expediente:
Identifica la forma de la serie documental y del modelo genrico de la
su tramitacin:
Expediente bsico
Dossier
Registro
Relaciones entre expedientes:
Relacin de dependencia: entre un expediente principal y sus

subexpedientes, con independencia de su serie documental.
Relacin de continuidad: entre dos expedientes administrativamente

independientes pero en la cual uno es continuacin del anterior.
Expedientes con el mismo cdigo de clasificacin
Relacin de contenido: entre dos expedientes administrativamente

independientes pero vinculados por cuestiones temticas o de
contenido.
Gesti
Gestin de Expedientes - Presentaci
Presentacin
Gesti
Gestin de expedientes
expedientes Entrada de datos
Gesti
expedientes Entrada de datos (2)
Gesti
expedientes Entrada de datos (2)
Gesti
Gestin de expedientes Apertura de un expediente
Registro de entrada Pantalla principal

Gesti
Gestin de expedientes Datos de un expediente
Gesti
Gestin de expedientes Expedientes relacionados
Gesti
Gestin de expedientes Tramitaci
Tramitacin del expediente
Gesti
Gestin de expedientes Redacci
Redaccin de informe
Gesti
Gestin de expedientes Redacci
Redaccin de resoluci
resolucin
Gesti
Gestin de expedientes Tr
Trmite de notificaci
notificacin externa
Registro de salida Pantalla principal

Gesti
Gestin de expedientes Visualizaci
Visualizacin de documentos
Gesti
Gestin de ficheros Mantenimiento de unidades administrativas
Gesti
Gestin de ficheros Mantenimiento series documentales
Gesti
Gestin de ficheros rbol de tramitaci
tramitacin de un expediente de actividad innocua
Trmites expediente bsico

El sistema de conservacin
Conceptos
Evaluacin:
Acto por el cual juzgamos los valores de los
documentos y decidimos los perodos de tiempo
durante los cuales estos valores son aplicables en
relacin con su contexto de produccin.
Tra / Seleccin:
Acto de separacin de la documentacin con valor
histrico de la que nicamente tiene un valor
administrativo limitado a un perodo de tiempo.
Evaluar: para qu?
Garantizar la conservacin de la documentacin esencial

Mejorar la recuperacin de la informacin
Favorecer una investigacin futura de calidad
Racionalizar los costes de preservacin
El instrumento: el calendario de conservacin

El concepto: la aplicacin de los criterios de
evaluacin y seleccin de la documentacin:
Valor administrativo
Valor legal / jurdico
Valor fiscal
Valor informativo / histrico
El resultado: eliminacin de documentacin sin perder
la informacin ni la seguridad jurdica de los actos
administrativos
Instrumentos del sistema
Calendario de conservacin
Procedimiento interno de eliminacin
Solicitud de la unidad
Informe del jefe SGDAP
Decreto de la Alcalda
Registro de Eliminacin
El subsistema de conservacin
Evolucin de la eliminacin regulada de documentacin
Metros lineales
450
400 Perodo 1994 - 2004:

350 501 ml
300
250 Perodo 2005 - 2008:

200 1.050 ml
150
100
Total: 1.556 ml
50
0
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Aos
El sistema de acceso
Instrumentos del sistema
Cuadro y calendario de acceso
Vinculacin a la Comisin Tcnica de Seguridad de Datos

Jefe SGDAP
Documento de Seguridad
Jefe sGDA = Administrador de Seguridad de Datos
SGDAP: realizacin auditora interna

?
Proyecto AITEN
(Acceso a la Informacin y Tratamiento electrnico Normalizado)
Objetivos
mbitos de aplicacin
Infraestructura tecnolgica
Competencias SGDAP
Coordinacin con el SSTI
Resultados
Objetivos
Objetivo general:
Gestionar los documentos electrnicos con garantas
de integridad, fiabilidad, autenticidad y usabilidad
Objetivos especficos:
Integrar los documentos electrnicos en el SGD
Garantizar el acceso a la informacin
mbitos de actuaci
actuacin
Sistema de gestin de documentos electrnics
Entrada del document en el sistema Avaluaci

Disseny
Temps
CAPTURA MANTENIMENT
Integritat Vigncia administrativa Preservaci

Fiabilitat
Autenticitat
Integritat Integritat
Fiabilitat
Autenticitat
Entitat externa
Formats Metadades
Formats
Formats
Auditoria
Cpies seguretat
Metadades Metadades
Transferncies Cpies seguretat

e-sign
e-sign Refresc
Conversi Conversi
Conversi e-sign
Accessibilitat
Entitat externa
mbitos de actuacin
Automatizacin de procedimientos
Copias electrnicas autnticas
Firma electrnica
Metadatos
Formato de fichero
Transferencia
Conversin
Refresco
Infrastructura tecnol
tecnolgica
Clientes Clientes Aplicaciones

aplicaciones internes telemticas Digitalizacin
comerciales
data data data e-docs

[+ e-docs] [+ e-docs] + e-docs
Registro de documentos
Aplicaciones Plataforma
comerciales Registro de expedientes
SIAGI
Registro de informes
Registro de resoluciones
Gestor
Sistema documental de
contable BBDD ficheros BBDD
e-documentos
Archivo Digital Seguro

iARXIU Agncia Catalana de Certificaci
Competencias del SGDAP
Mantenimiento de la autenticidad de los documentos electrnicos

Metadatos, firma electrnica y definicin de procedimientos.
Preservacin de los documentos electrnicos

Evaluacin, seleccin y eliminacin, normalizacin de formato,
conversiones, preservacin firma electrnica y refresco de soportes.
Gestin de transferencias al Archivo

Calendario de transferencias, regulacin del protocolo de transferencia
y de formatos aceptados.
Coordinacin con el SSTI
Tareas de diseo
Firma electrnica, identificacin del ciudadano, metadatos, formatos.
Desarrollo de aplicaciones
Mantenimiento y validacin de las aplicaciones de SIAGI.
Mantenimiento de la infraestructura tecnolgica

Servidores y almacenaje corporativo, programas comerciales.
Resultados
Implantacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos
Catlogo de aplicaciones
Registro de metadatos
Protocolos de actuacin
Automatizacin de procedimientos
Copias electrnicas autnticas
Firma electrnica
Formatos de fichero
Conversin
Transferencia
Refresco
Catlogo de aplicaciones
Elementos de metadatos
UNITAT DOCUMENTAL
Identificador UD SIGNATURA
Identificador trmit ELECTRNICA
Ttol UD
Descripci UD
Identificador srie/tramitaci Identificador signatura electrnica
Srie/tramitaci Identificador UD
Identificador unitat Fitxer de signatura electrnica
Unitat Dades signades
Identificador rea Format de signatura electrnica
rea Data/hora verificaci
Data/hora registre Verificaci
Tipus UD Identificador certificat electrnic
Responsable/s*
Relaci/ns* CERTIFICAT
UD Relacionada/es ELECTRNIC
Quantitat annexes
Signat electrnicament
Calendari de conservaci* Identificador certificat electrnic
Nmero de srie
FITXER Versi
ID titular
Identificador fitxer Nom titular
Identificador UD Crrec
Fitxer Data inici validesa
Ttol fitxer Data fi validesa
Nom Clau pblica
Model del document Certificat en format X.509
Data creaci al sistema Entitat CA emissora
Localitzaci fitxer Punt de distribuci de les CRLs
Tipus format Algorisme de Hash/signatura
Tipus de fitxer (MIME) Nombre de bits de les claus
Hash fitxer OID poltica
Algorisme Hash Data alta
Mida fitxer
Algorisme de compressi
Identificador signatura electrnica
...
Modelo de metadatos
Modelo de metadatos Registro General de Metadatos

Unidad documental
Unidad documental simple
Unidad documental compuesta
Objeto digital
Firma electrnica
Certificado electrnico
Modelos de referencia
MoReq
Dublin Core
Archivos Nacionales de Australia
Universidad de Pittsburgh
Gobierno del Quebec
Servei de Servicio de Gestin Documental, Archivos y Publicaciones
Documental, Arxius y Publicacions
Modelo de metadatos
Regulacin
Reglamento de Ejecucin Telemtica de Procedimientos

Administrativos y de Regulacin del Registro Telemtico del
Ayuntamiento de Girona
Aprobado por el pleno del Ayuntamiento de Girona el 5 de julio de

2005.
Normativa sobre la gestin de los documentos electrnicos de

archivo del Ayuntamiento de Girona
Aprobado por la Junta de Gobierno Local el 19 de abril de 2007.

Acciones
Documentos electrnicos recapitulativos

Registro de talones de cargo
Copias electrnicas autenticas
Bajas y altas por enfermedad
Expedientes de plusvalas
Nminas
Facturas
Padrn municipal de habitantes
Documentos electrnicos
Padrones fiscales
Nminas
Notificaciones
Registros contables
Expedientes de gestin tributaria
Valoracin de la experiencia en documentos electrnicos
A nivel organizativo:
Definicin explcita de competencias y responsabilidades
Utilizacin de criterios y mtodos de gestin documental
Captura del documento, punto crtico para la preservacin
Regulacin indispensable de polticas y procedimientos de
gestin de documentos electrnicos
A nivel de proyecto:
Gestin de documentos electrnicos, proyecto transversal a
la organizacin
Definicin del modelo de metadatos de acuerdo a
estndares y en coordinacin con diferentes instituciones
Tratamiento de todo el ciclo de vida del documento
Valoracin de la experiencia en documentos electrnicos
Extrapolable a otras instituciones:

Validacin institucional de les aplicaciones informticas
utilizadas
Distincin de documentos electrnicos de archivo,
documentos electrnicos simples y documentos
digitalizados
Produccin de documentos electrnicos vinculados a un
sistema de clasificacin normalizada y eliminables a corto
plazo
Utilizacin de la tecnologa COM como sistema de
seguridad a largo plazo
Verificacin de la firma electrnica, reduccin de los casos
de resignatura
Valoracin del proyecto y nuevas propuestas
Valoracin
Sistema de clasificacin
Sistema de descripcin
Registro general de unidades documentales: 100.000 expedientes
Registro general de documentos + registro telemtico
Registro general de resoluciones (Pleno, JGL, Decretos)
Registro general de informes
Sistema de conservacin
Calendario de conservacin: 1.600 ml
Sistema de acceso
Calendario de acceso: CTSD, ASD, auditora
Sistema de gestin de documentos electrnicos
Registro General de Metadatos
Sistema de Archivo Digital seguro
Valoracin del proyecto y nuevas propuestas
Nuevas propuestas
Catlogo de tramitaciones y catlogo de trmites de entrada
Clasificacin automtica des del RGD (va web)

Documentos electrnicos recapitulativos
Copias electrnicas autenticas

Documentos electrnicos
Notificaciones
Registros contables
Expedientes de gestin tributaria
Diseo del SGDAP Data Warehouse...

Conclusiones: beneficios de un SGD
Gestin racional de la documentacin:

Clasificacin y descripcin normalizada
Eliminacin regulada i controlada
Control del documento durante el proceso de gestin
Acceso homogneo por parte de toda la organizacin
Base para el desarrollo de la organizacin:

Sistemas corporativos de gestin de la informacin
Automatizacin de flujos de trabajo
Gestin de documentos electrnico
Conclusiones
1. Imagen positiva de la GD = herramienta esencial de la GA
2. GD = trabajo en equipo Direccin + personal administrativo *
3. GD = Liderazgo Claridad + Riesgo + Eficacia + Anticipacin
4. Archiveros/as = especialistas en encontrar soluciones

Gracias!
Llus-Esteve Casellas i Serra

Ajuntament de Girona
lecasellas@ajgirona.cat
www.ajuntament.gi/sgdap

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Gestin documental en las organizaciones:

Llus-Esteve Casellas i Serra

Universidad Simn Bolvar - CIGAED

Objetivo y consideraciones previas

Garantizar la accesibilidad a los documentos

Sistema de gestin documental:

Conjunto de operaciones y de tcnicas, integradas en la

INFORMACIN + SOPORTE = DOCUMENTO

? ? Lo podemos consultar todos? ?

SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA

Cuadro Sistemas Valores

INFORMACIN + SOPORTE = DOCUMENTO

PLANIFICAR LA PRODUCCIN DOCUMENTAL

La experiencia del Ayuntamiento de Girona

La gestin documental en el Ayuntamiento de Girona:

Qu hemos hecho Resultados

Resultados: bases e instrumentos del SGD

Punto de partida: 1994

Punto de partida: premisas

GD + Gestin Administrativa = objetivos comunes

Estrategias y desarrollo del SGD

Estrategias y desarrollo del SGD

Impulso / participacin rganos de gestin y grupos de trabajo:

Estrategias y desarrollo del SGD

1. Clasificacin * + Evaluacin ***

Estrategias y desarrollo del SGD

Estrategias y desarrollo del SGD

Formacin del personal

Talleres de homogeneizacin documental

Seminarios de proteccin de datos de carcter personal

Formacin de bienvenida a nuevo personal

Estrategias y desarrollo del SGD

1994 Inicio del proyecto

El instrumento: el cuadro de clasificacin

El resultado: la radiografa de la organizacin

El sistema de clasificacin en el Ayuntamiento de Girona

QdC Archivos de Gestin: 1r, 2n y 3r nivel

Cuadro de clasificacin 1986, 1r nivel

I. ADMINISTRACIN MUNICIPAL XIV. SANITDAD

Cuadro de clasificacin 2009 - 1r nivel

1. ORGANIZACIN POLTICA Y COMPETENCIAS

4. ORDENACIN Y GESTIN DEL TERRITORIO

6. SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES

Cuadro de clasificacin 2009 - 1r y 2n nivel

ORGANIZACIN POLTICA Y COMPETENCIAS SERVICIOS COMUNITARIOS

Manual de clasificacin y documentos de soporte +

El instrumento: los sistemas de registro

Instrumentos del sistema en el Ayuntamiento de Girona

Registro General de Expedientes

Relaciones entre expedientes:

Relacin de dependencia: entre un expediente principal y sus

Relacin de continuidad: entre dos expedientes administrativamente

Relacin de contenido: entre dos expedientes administrativamente

Registro de entrada Pantalla principal

Registro de salida Pantalla principal

Trmites expediente bsico

Evaluar: para qu?

Garantizar la conservacin de la documentacin esencial

El instrumento: el calendario de conservacin

Instrumentos del sistema

Evolucin de la eliminacin regulada de documentacin

400 Perodo 1994 - 2004: