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PROCEDIMIENTO
Versin: 12
ACCIONES DE MEJORA
1. OBJETIVO
Establecer las acciones necesarias para aumentar la capacidad de los procesos que conforman
el Sistema de Gestin Integrado de la Superfinanciera y/o superar las expectativas planteadas
en sus objetivos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las oportunidades de mejoramiento de los procesos del
Sistema de Gestin Integrado.
3. DEFINICIONES
3.1. Mejora Continua: Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Las acciones de mejora son inherentes al desarrollo de las actividades de los procesos de
la SFC. Una accin de mejora en los procesos se realiza para aumentar la capacidad y
optimizar el desempeo del proceso o del SGI, cumpliendo los requisitos. Vale la pena
tener en cuenta que los ajustes realizados a un documento no implican una optimizacin del
proceso. Sin embargo, una accin de mejora puede contemplar modificaciones de la
documentacin del mismo.
4.3. Cualquier funcionario que proponga mejoras a un proceso, debe utilizar el mdulo de
Mejoramiento del aplicativo del SGI - seccin acciones de mejora y la debe enviar al lder del
proceso y notificar al facilitador del proceso al cual va dirigida la mejora.
En el campo situacin actual haga una breve descripcin de ella y en el campo situacin
deseable describa su propuesta.
4.4. El lder del proceso que reciba una accin de mejora debe dar respuesta por correo al
funcionario que la propuso, informando si acepta o rechaza con copia al correo del SGI en un
plazo de 15 das calendario.
4.5. Los planes de accin se gestionan a travs del mdulo de mejoramiento del aplicativo del
SGI y constituyen la herramienta para tratar las acciones de mejora.
4.6. Para definir el plan de accin, si lo considera necesario, utilice como borrador la proforma
interna E-PI-PLA-049 Plantilla Plan de Mejoramiento antes de ingresar la informacin en el
aplicativo.
Los nicos que pueden ingresar la informacin en el plan de accin del mdulo de
Mejoramiento del aplicativo del SGI son los lderes o facilitadores de los procesos.
4.7. Los planes de accin que involucren a otro(s) proceso(s) o rea(s) ), sus actividades
deben ser concertados previamente con el Lder del otro proceso o jefe de rea.
4.8. Los responsables de actividades del plan de accin deben registrar en el aplicativo del
SGI, el seguimiento y cumplimiento de las mismas una vez ejecutadas.
4.9. En el caso que se presente alguna situacin que impida la ejecucin de un plan de accin,
el lder/facilitador del proceso deben informar a travs de la opcin Reportes y solicitudes al
SGI con destinatario al Sistema de Gestin Integrado, las razones por las cuales no se
puede continuar con la ejecucin del plan de accin.
Una vez se reciba respuesta del cierre de la solicitud, se debe efectuar el cierre del plan. Por lo
anterior, si una vez corregida la situacin se requiere retomar y/o desarrollar otras
actividades, se debe crear un nuevo Plan de Accin.
4.11. Los lderes de proceso tienen la responsabilidad de aprobar los planes de accin y
cerrarlos una vez evaluada la eficacia global del mismo.
4.12. Los planes de accin definidos a partir de una auditora realizada por la Oficina de
Control Interno deben ser registradas por el lder de proceso/facilitador responsable de la
ejecucin del plan en el aplicativo del SGI y se debe informar la oficializacin mediante correo
al jefe de la Oficina de Control Interno con copia al correo del SGI.
4.13. Cuando se finalice un plan de accin generado a partir de una auditora realizada por la
Oficina de Control Interno, el lder del proceso/facilitador le debe enviar un correo a la Oficina
de Control Interno con copia al correo del SGI, solicitando que realice el seguimiento y registre
la eficacia global en el aplicativo del SGI.
4.14. Ante una eventual falla del aplicativo del SGI se proceder de la siguiente forma:
Se aprueba? E-PI-PLA-049
Lder de
4 Plantilla Plan de
proceso/Facilitador
SI: Sigue actividad 5. Mejoramiento
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versin vigente
reposa en el aplicativo del SGI.