PROTOKOL

MAJLIS RASMI

OLEH
MOHSIN IBRAHIM
 PROTOKOL MAJLIS RASMI

1. Konsep Protokol

Peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak sama ada

dalam amalan hubungan antarabangsa, hubungan harian dalam
masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak
rasmi
(INTAN, 1993)
2. Mengapa Protokol Diperlukan?

o Dalam masyarakat ketertiban dan kesopanan amatlah penting kerana

itulah cermin keperibadian seseorang yang menjadi pengukur sama
ada seseorang itu boleh diterima dalam masyarakat yang berkenaan.
o Meningkatkan pengetahuan dalam pelbagai aspek etiket sosial dalam
pelbagai situasi
o Memahami & mengaplikasi elemen protokol dalam mengendalikan
majlis rasmi/formal
o Menambahkan keyakinan diri
o Merapatkan hubungan sesama manusia
o Menambahkan keyakinan orang lain

3. Fokus Protokol

o Penampilan Diri
o Etiket Sosial
o Pengurusan Majlis
o Tatatertib di tempat makan

4. Definisi Imej

Ia merupakan gambaran diri yang ditampilkan. Ini termasuk rupa paras,

cara anda bercakap, berpakaian dan bertindak, kemahiran sikap,
perawakan dan gerak-geri anda, hiasan tambahan dan persekitaran serta
rakan taulan anda
Polly Bird, 1977

5. Mengapa Perlu Menjaga Imej

o Berkait rapat dengan apa yang kita lakukan di tempat kerja anda.
o Menarik kepercayaan pelanggan kepada organisasi.
 o Mengubah imej diri sesuai dengan matlamat organisasi.
o Mempercepatkan terbinanya rasa rapat, akrab dan mesra.
o Dapat menarik orang di sekeliling
1 berasa selesa dan seronok
o Memudahkan komunikasi dan hubungan peribadi.

6. Bagaimana meningkatkan imej diri

6.1 Kenal diri sendiri

o Melihat diri dari pandangan orang lain

o Melihat diri dari penilaian kendiri
o Mengenal diri sebenar

6.2 Tingkatkan Imej Diri

o Tingkatkan ilmu
o Kenal kumpulan sasar
o Gaya berpakaian
o Gaya penampilan
o Pertuturan dan tingkah laku
o Cara bergaul
o Pengisian masa lapang
o Kebersihan diri
o Berterus-terang dalam perbualan
o Keboleh percayaan
o Kejujuran

6.3 Tingkatkan Imej Diri Di Tempat Kerja

o Sentiasa menyiapkan kerja tepat waktunya

o Mesra pelanggan dan rakan sekerja
o Berkemahiran kerja dalam profesyen
o Memiliki kemahiran komunikasi
o Mematuhi etika pakaian sewaktu bekerja

7. Pekeliling Am Pakaian ke Pejabat (P.P 2/1985)

o Patuh kepada peraturan yang ditetapkan

o Sesuai dengan jenis pekerjaan
o Kemas dan terurus
o Barang kemas & hiasan yang paling minima
o Pewangi yang ringan
 o Kebersihan diri dititikberatkan

7.1 Pakaian Lelaki

o Baju warna putih / tanpa corak 2 / jalur halus

o Semua butang baju disematkan kecuali kolar
o Baju berlengan panjang, jangan digulung / lipat
o Seluar tidak terlalu ketat / labuh / pendek
o Padankan stokin dengan warna seluar / kasut
o Kasut sentiasa bersih dan berkilat/hitam
o Berkasut dan berstokin
o Bertali leher

7.2 Pakaian Wanita

o Pakaian tidak berkilau di siang hari

o Corak fabrik tidak lebih dari empat warna
o Penggunaan alat solek tidak keterlaluan
o Pastikan ada harmonis dalam pakaian
o Kasut jenis courtshoe
o Perhiasan yang minimum

7.3 Kebersihan Diri Dan Pakaian

o Bahagian kepala dan muka - rambut, misai, janggut, gigi, pernafasan

dsb.
o Bahagian badan dan tangan - badan, baju, kuku dan kulit
keseluruhannya
o Bahagian punggung dan kaki - seluar, stokin, kasut & kebersihan kaki
keseluruhan

7.4 Tingkatkan Harga Diri

o Membina prinsip hidup selari dengan nilai sejagat

o Hidup bermanfaat dan dihargai
o Yakin dan hormat diri
o Berusaha memajukan diri
o Mempertahankan harga diri
o Hubungan interpersonal
o Sabar dan tenang
o Tegas dan ramah
o Penyayang dan mudah disayangi
 o Terarah kendiri atau berdikari

8. Kesan Peningkatan Imej Diri

3 individu lain suka dan mahu

o Peningkatan imej diri mendorong
mendengar apa yang akan diperkatakan.
o Individu yang memiliki penampilan imej yang menarik diterima oleh
semua golongan serta menerima layanan dan penghormatan yang
lebih baik.

9. Gaya Yang Sopan

o Gaya berdiri yang betul

o Gaya berjalan
o Gaya duduk di kerusi
o Gaya duduk di lantai
o Bangun dari kerusi
o Gaya naik tangga
o Gaya masuk/keluar kereta

10. Definasi Etiket Sosial .

Satu sistem peraturan yang diwujudkan secara tidak formal yang

mengawal cara bertindak dan kelakuan anggota dan kehidupan
sosial dan profesyen

11. Tips Pergaulan Sosial

o Senyum
o Jumpa tuan rumah / penganjur
o Cari kenalan
o Mengucapkan salam dan bersalaman
o Bertanya khabar
o Mula perbualan dengan yang hampir
o Perkenalkan diri sendiri dulu
o Jangan terburu-buru & suara sederhana

12. Adab Berkenalan

o Perkenal diri sendiri dahulu

o Sebut nama penuh dengan jelas
 o Elakkan pergerakan tangan semasa bercakap
o Bercakap perlahan tetapi terang
o Lihat ke arah mata
o Senyum, ucap salam / selamat dan bersalam
13. Tip Perbualan Sosial

o Tunjukkan minat 4
o Mendengar dengan baik
o Memandang ke arah mata
o Suara yang jelas
o Ringkas dan mudah difahami
o Minta pendapat
o Sentiasa tenang
o Berbual dengan ahli dalam kumpulan
o Berjenaka atau memuji dengan ikhlas

14. Elakkan

o Bahasa yang menyakiti hati

o Isu-isu sensitif
o Menyindir, mencemuh dan memperkecilkan
o Mengumpat/menghina
o Menuduh dan memfitnah
o Bercakap cepat
o Menyampuk
o Menjatuhkan maruah
o Bercakap kasar, kesat dan lucah
o Mematikan semangat orang lain
o Berlakon jika tidak faham
o Gerak tangan dengan keterlaluan

15. Aspek Utama Pengurusan Majlis

o Jawatankuasa
o Tarikh, masa dan tempat
o Senarai jemputan
o Aturcara
o Pakaian
o Kad jemputan
o Menu jamuan
o Susunan keutamaan dan panggilan hormat
o Susunan tempat duduk
 o Juruacara
o Aturcara pentadbiran
o Senarai semak
o Penyambut tetamu
o Pegawai perhubungan
o Raptai
o Post-mortem
5
o Dokumentasi
o Penghargaan

16. Jawatankuasa

Menubuhkan Jawatankuasa

o Jawatankuasa Induk
o Jawatankuasa Pengelola / Pelaksana
o Jawatankuasa Kecil
o Menentukan senarai tugas
o Mengadakan mesyuarat
o Menyediakan minit dan tindakan minit
o Semua Jawatankuasa bertanggunggjawab penuh terhadap kelancaran
majlis.

17. Tarikh, Tempat dan Masa

o Tarikh dan masa yang sesuai

o Tempat diketahui umum dan mudah dituju
o Mempunyai dewan / tempat yang selesa dan sesuai
o Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
o Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan

18. Senarai Jemputan

o Sediakan senarai nama tetamu

o Senaraikan mengikut keutamaan
o Senarai jawapan kehadiran
o Senarai daftar kehadiran

19. Atur Cara

o Susun aturcara yang sesuai dengan majlis

o Tentukan jangka masa bagi setiap acara
 o Memastikan individu yang terlibat dengan aturcara majlis hadir
dan bersedia sebelum majlis bermula.

20. Pakaian

o Pakaian yang sopan

o pakaian yang sesuai mengikut majlis :
- majlis penuh istiadat
- majlis formal 6
- majlis separuh formal
- majlis tidak formal

21. Kad Jemputan. Mengandungi maklumat berikut :

o Logo agensi, Nama majlis

o Penganjur atau yang menjemput
o Ruang nama tetamu jemputan
o Tarikh, tempat dan masa majlis diadakan
o Aturcara majlis
o Pelan tempat majlis
o Pakaian semasa menghadiri majlis
o Nama, alamat dan nombor telefon urusetia
o Kad jawapan kehadiran

22. Menu Jamuan

o Sesuai dengan jenis majlis

o Sesuai dengan tetamu dan sebaik-baiknya mengikut citarasa yang
sesuai dengan tetamu.
o Sesuai dengan waktu dan tempat
o Peruntukan mengikut pekeliling kewangan yang dibenarkan
o Mendapatkan sebut harga menu
o Menyediakan alternatif makanan dan minuman

23. Susunan Keutamaan/ Panggilan Hormat

Panggilan Hormat Jawatan / Pangkat

Yang Amat Berhormat
Yang Berhormat
Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri
,Menteri Besar / Ketua Menteri
Menteri, Ahli Parlimen / DUN / Senator/SUK/
Pegawai Kewangan Negeri/ Pegawai Undang-
undang Negeri/ Dato Johor
 Yang Setia PDRM/ATM
Sohibus Samahah Mufti / Timbalan Mufti
Yang Amat Arif / Yang Arif Ketua Hakim / Hakim
Yang Berbahagia Tetamu Kehormat Dalam Majlis / Tan Sri /
Datuk / Dato` / Datin
Yang Berusaha Pegawai Kerajaan (sekiranya bukan Tetamu
Kehormat)
24. Susunan Tempat Duduk
7
o Susunan tempat duduk VIP
o Keutamaan tempat duduk
o Kategori tetamu
o Kerusi yang sesuai dan selesa

25. Juruacara

o Mendapatkan aturcara majlis

o Menyediakan skrip pengacara majlis
o Mengendalikan majlis dari awal hingga akhir
o Membuat pengumuman seperti mengumumkan kehadiran tetamu
kehormat
o Memberi panduan kepada penonton / pendengar sebelum majlis
bermula mengenaiperjalanan majlis.
o Mengingatkan peraturan-peraturan majlis

26. Kriteria Juruacara

o Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar

o Fasih dalam penggunaan bahasa serta terang dan jelas sebutannya
o Tidak gugup dalam percakapan
o Tidak gemuruh yang keterlaluan
o Tahu menggunakan budi bicara
o Tidak berwatak serius
o Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat, protokol dan
etiket

27. Aturcara Pentadbiran

o Panduan pegawai dan petugas yang mengendali majlis

o Menentukan majlis berjalan lancar, licin dan mengikut protokol
o Mengawal masa dan pergerakan
o Memastikan semua pegawai dan petugas bekerja tepat pada waktu
 o Menjadi panduan masa akan dating

28. Aturcara Pentadbiran

MASA PERGERAKAN 8 TINDAKAN

12.20 tgh Peserta dan tetamu mengambil Pengurus peserta
tempat di dalam dewan
12.25 tgh - Ketibaan YB Tan Sri Mohsin Pengerusi & AJK
Ibrahim dengan iringan paluan
kompang dan bunga manggar.
Pengerusi Pengelola dan semua AJK
mengiringi YB masuk ke dalam
dewan.
- Juruacara mengumumkan
ketibaan YB dan semua hadirin
berdiri.
- YB duduk di tempat VIP
bawah pentas utama
- Pengacara memulakan majlis
dengan ucapan puji-pujian
kepada,Allah kemudian
mengalu-alukan kehadiran YB
dan hadirin.
12.30 tgh Juruacara menjemput pembaca Pembaca doa
doa untuk membaca doa.

29. Senarai Semak

BIL PERKARA TINDAKAN STATUS CATATAN

KERJA
1 Mesyuarat AJK Pengerusi
2 Surat / Kad Jemputan Urus Setia
3 Persiapan tempat En. Hassan
4 PA Sistem Persatuan Sains
5 Tetamu Kehormat PK 1 Belum beri
 jawapan
6 Keselamatan PK HEM
7 Hadiah Persatuan BI
8 Dokumentasi Kelab Media Mesyuarat
Akhir
5/4/2009
9 Jamuan Kelab ERT

30. Penyambut Tetamu

o Menyemak senarai jemputan & tempat

9 duduk
o Mengenalpasti kategori tetamu yang akan hadir
o Mengenalpasti susunan tempat duduk tetamu
o Menyambut ketibaan tetamu
o Mengedarkan buku program kepada tetamu
o Mengiringi tetamu ke tempat duduk
o Menunjukkan tempat duduk kepada tetamu
o Memberi maklumat yang diperlukan tetamu
o Membantu tetamu dalam semua hal
o Menjaga ketenteraman dan keselesaan tetamu
o Memakai pakaian yang sesuai
o Sentiasa ceria dan senyum selalu
o Mengamalkan budi bahasa

31. Pegawai perhubungan (LO)

o Beperanan melancarkan perjalanan sesuatu majlis

o Menjaga kebajikan tetamu jemputan
o Tugas pegawai LO :
o Menghubungi pegawai yang akan diiringi (tel. / surat)untuk
mendapatkan maklumat tentang tarikh, masa ketibaan & tempat
penginapan.
o Mengirigi pegawai yang diiringi ke tempat program
o Memberi maklumat semasa dan setempat
o Sedia memberi pertolongan jika diperlukan
o Berpakaian rasmi semasa bertugas

32. Raptai

o Supaya mereka terlibat tahu tugas dan tanggungjawab

o Menentukan urutan masa
o Menentukan jangka masa yang tepat
 o Memperbaiki kelemahan dan membuat penambahbaikan
o Membuat penyelarasan acara
o Membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat

33. Penyambut Tetamu

10
o Berpesonaliti menyambut (3 M)
Menarik, Mesra & Menyenangkan
o Airmuka senyum, ceria & manis
o Suara lunak & sedap didengar
o Tuturbicara mesra & sopan
o Tingkahlaku tertib, sopan & santun
o Cara berjalan sesuai & sopan
o Gembira buat kerja ini (enjoy)
o Sentiasa sedia membantu
o Sabar

Pemilihan Penyambut Tetamu

o Dibuat dengan teliti

o Orang yang diyakini boleh & sesuai
o Campuran lelaki & wanita
o Campuran umur ( 20an, 30, 40, 50)
o Campuran jawatan & pangkat
o Kombinasi pengalaman & pengetahuan
o Ketinggian, berat badan, shape
o Sedap mata memandang, sejuk telinga mendengar
o Perlu sesuai dengan majlis
o Mempunyai kemahiran tertentu (bahasa)/world class punya layanan

Tugas Hakiki Penyambut Tetamu

o Menyambut to receive
o Menunjuk arah to show
o Mengiringi to escort
o Melayani to entertain
o Menyelesai masalah to solve
Tatacara Menyambut tetamu

o Pastikan lokasi menunggu biar betul

o awasi airmuka, eye contact, tuturkata, pergerakan, tingkahlaku
o Hendaklah seboleh mungkin mengenali tetamu
muka, nama, gelaran kehormat, jawatan, dll
o Hendaklah benar-benar pasti panggilan hormatnya
o Sambut dengan hormat & mesra
o Sentiasa senyum welcome (menyambut)
o Mendapatkan tetamu (menyongsong)
o Beri penghormatan kepada yang11 berhak
bersalam, cium tangan, angkat sembah
o Sebut gelaran hormatnya
o Beri ucapan sesuai dengan keadaan
- selamat pagi, petang, malam,
- beri salam,
- selamat datang
o menggunakan bahasa sapaan panggilan hormat (salutation) yang
sesuai mengikut taraf tetamu

Tatacara dan Amalan Menunjuk Arah

o Tahu tempat dituju dengan pasti

kiri/kanan, atas/bawah, tingkat berapa, dsbnya
o Awasi tingkahlaku & pergerakan
o Tundukkan badan sikit
o Tunjuk dengan penuh sopan
o Cara tunjuk
- sentiasa gunakan tangan kanan
- tidak tangan kiri
- tidak mulut
- tidak jari telunjuk
o genggam tangan & guna ibu jari (di atas)
o lengkungkan tapak tangan/tapak tangan terbuka

Tatacara Mengiringi Tetamu

o Awasi cara berjalan

tenang, perlahan, rileks, sopan
o 2 @ 3 langkah kecil di hadapan
o Biasanya di sebelah hadapan kiri tetamu
 o Elak berjalan beriringan

Elakkan Perkara Berikut

o Tidak mempedulikan tetamu

o Memberi alasan macam-macam
o Memberi maklumat yang anda sendiri tidak pasti
o Berbual-bual dengan rancak
o Bertengkar dengan tetamu

34. Post Mortem

12 mencari kekuatan & kelemahan

o Dibuat selepas selesai majlis untuk
pengurusan program.
o Mengemukakan cadangan bagi penambahbaikan pada masa akan
datang
o Medan untuk muhasabah diri, bukan untuk mencari kesalahan orang
lain.

35. Penghargaan

o Bertujuan memberi penghargaan kepada semua tenaga yang

menjayakan program

Bentuk penghargaan :

- Surat penghargaan
- Sijil penghargaan
- Cenderamata
 MOHSIN BIN IBRAHIM
TIMBALAN PPD BATU PAHAT

Lampiran 1. Pekeliling Iktisas Bil.10/1989

Tajuk : Aturcara Majlis Rasmi Sekolah 13

Perenggan 1 menyebut..
Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja
i. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah
ii. Pengetua / Guru Besar
iii. Tetamu Kehormat
Perenggan 2 pula menyatakan

Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT Maka Penyampaian

Ucapan Seperti berikut;

i. Pengetua / Guru Besar

ii. Wakil Kementerian Pelajaran
iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

Lampiran 2. Teks Pengacara

Contoh Format Teks Pengacara Majlis

Majlis Mesra Bersama

Timbalan Menteri Pelajaran Malaysia

Masa Panduan/Cue Pengumuman

(P1) 2.00ptg YB Timbalan Menteri tiba di Mengumumkan ketibaan YB Dato
pintu utama dewan ..
Timbalan Menteri Pelajaran
Malaysia
(P2) Ucapan Aluan oleh Bismillahirrahmanirrahim
 Pengacara Majlis Assalammualikum
Selamat Sejahtera.
YB Mohd Puad bin Zarkashi
Tim.Menteri Pelajaran Malaysia
Y.Bhg Tn Hj Sufaat bin Tumin
Pengarah Pelajaran Johor

14

If you miss an opportunity don't fill the

eyes with tears.

It will hide another better opportunity in front
of you