TUTORIAL PRCTICO DE BASES DE DATOS EN ACCESS

CREAR UNA AGENDA

Antes de iniciar con nuestro tutorial, conozcamos algunos conceptos de

expresiones que vamos a utilizar:

Que es una base de datos:

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso.
Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de
datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte
de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila
de la tabla conforma un registro.

Microsoft Access
Microsoft Access, tambin conocido como MSAccess, es un Sistema de gestin de
bases de datos o (SGBD) incluido en el paquete de programas de Microsoft Office.
Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una coleccin de msica.

Tipo de dato (Tipo de campo)

Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser
similares o diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos
encontrar enteros sin decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o
calcular los das entre una fecha y otra.
Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una
unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de
identificador ya que resultan exclusivos de un registro.
El ejercicio:
Vamos a realizar una base de datos, para almacenar la informacin de contactos
(agenda), lo primero que vamos a realizar es recolectar toda la informacin y campos
que vamos a utilizar para la creacin de nuestra tabla o tablas.

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 1. Recoleccin de los datos
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS DESCRIPCIN
Nombre Texto
Foto Datos adjuntos Permite colocar una imagen
Identificacin Numero
Telfono Texto
Direccin Texto
Correo Texto
Donde labora Texto
Fecha nacimiento Fecha
Profesin Texto
Estado civil Texto

Creando la Base de datos

1. Primero crear la base de datos para escritorio

Bese de datos de
escritorio

a. Se le da un nombre y el lugar del disco

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 Al iniciar Access crea una tabla, que por el momento vamos
a cerrar.

Cerrar

2. Crear la tabla
a. Ficha crear, diseo de tabla

b. Colocar los campos y su respectivo tipo de dato

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 c. Guardar la tabla, colocar un nombre, Access
preguntar que no existe clave principal que si desea
que se cree una, dele aceptar y cierre la tabla
3. Podemos observar que se ha creado un nuevo objeto tipo
tabla.
4. Alimentar la base de datos, para tener algo de informacin
y continuar con nuestro tutorial.
a. Lo podemos hacer desde la tabla o desde una un
formulario o consulta
5. Abrimos la tabla, digitamos los datos

6. Crear consultas
Ficha crear, asistente para consulta, asistente para consultas
sencilla

Aceptar

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7. Seleccionar el objeto origen de la consulta y los campos que
vamos a utilizar en este caso todos, pasamos todos los
campos y le damos siguiente.
Observe que existen muchos campos con el nombre inicial
de foto, solo necesitamos el que aparece solo con el
nombre foto, no utilizar los dems.

Observar la explicacin.
8. Seleccione la opcin que observa en pantalla

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 Dele siguiente, y colquele un nombre, y clic en finalizar

9. Vamos a crear un formulario para alimentar nuestra Base

de Datos.
Ficha crear, asistente para formularios.

Asistente

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Aparece la siguiente pantalla

10. Seleccionar el objeto origen para el formulario (en

nuestro caso la consulta) y los campos que vamos a utilizar
en este caso todos, pasamos todos los campos y
devolvemos algunos de foto que no vamos a utilizar.
Observe que existen muchos campos con el nombre inicial
de foto, solo necesitamos el que aparece con el nombre
foto, no utilizar los dems.
- Damos siguiente

- En la distribucin de los datos dejamos la primera (en

columnas), luego puedes seleccionar otras opciones para
practicar.

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 Colocamos el nombre del formulario y luego finalizar.
Podemos observar el nuevo formulario con algunos datos, por
ahora lo cerramos.
Ya tenemos tres objetos: Una tabla, una consulta y un
formulario.
El siguiente objeto que vamos a crear es un informe.
11. Crear un informe.
Ficha crear, asistente para informes.

Asistente para
informes

12. Seleccionar el objeto origen para el informe (en

nuestro caso la consulta) y los campos que vamos a utilizar
en este caso todos, pasamos todos los campos y
devolvemos algunos de foto que no vamos a utilizar
13. Observe que existen muchos campos con el nombre
inicial de foto, solo necesitamos el que aparece con el
nombre foto, no utilizar los dems.
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Siguiente
14. En el nivel de agrupamiento lo dejamos como esta.

Siguiente

15. Criterios de orden, seleccionamos por nombre.

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Siguiente
16. Distribucin de los datos, dejamos columnas por ahora
luego puede probar otras opciones.

Siguiente

17. Colocamos el nombre del informe y finalizar

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Observe que ahora tenemos cuatro objetos y esta completada
nuestra base de datos.

18. Ahora vamos a crear un formulario que nos permita

solo la entrada de datos.
Vamos hacer una copia del formulario que ya tenemos.
Abril el formulario formulario agenda, en el men
archivo, guardar como, Guardar como objeto, guardar
como.

Colquele un nombre nuevo amigo

Par que un formulario al abrirlo no me muestre registros y
solo me permita la entrada de datos, debo cambiar algunas
propiedades:
Pasemos el formulario en modo diseo. Ficha inicio, botn
ver, escoger vista diseo.

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Ahora el formulario se encuentra en modo diseo. Vamos a
abrir las propiedades del formulario, ficha diseo, hoja de
propiedades.

Observe las propiedades, en la ventana de propiedades

seleccione formulario.

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 En las fichas de la ventana de propiedades haga clic en la
ficha datos.
En la opcin entrada de datos seleccione SI

Guarde cambios, y cierre el formulario.

Ahora, Abra el formulario nuevo amigo y observe que ya no
muestra los dems registros, este formulario es solo para
agregar nuevos registros.

19. Vamos agregar un control en el formulario agenda,

que me permita buscar registros en mi base de datos.
20. Abrir el formulario agenda en modo diseo, se hace de
la siguiente forma; clic derecho en el nombre del formulario
formulario agenda y escoja la opcin vista diseo.
Vamos a dejar un espacio en la parte superior del formulario
(detalle), para colocar el control.
- Seleccione todos los campos y arrastrarlos hacia abajo para
dejar un espacio ms o menos de un centmetro.

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 Espacio para el
control

- Ahora vamos agregar el control, en la ficha diseo grupo

controles, haga clic sobre el control que se llama cuadro
combinado.

- Dibuje un rectngulo en el espacio que dejaste en el

formulario
Seguiremos el asistente:

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Seleccione la ltima opcin, dele clic en siguiente.

Aqu seleccione el campo por el cual usted desee buscar los

registros, yo eleg buscar por nombre, Siguiente.
En la siguiente ventana nos muestra los nombres que existen, si
no tienes registros no muestra nada le damos siguiente.

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En esta venta le damos un nombre al objeto y finalizar.
Guarde el formulario.
Para probar el objeto, cirrelo y bralo en modo normal, en el
control cuadro combinado escriba el nombre de un amigo dele
enter, l lo buscara.

21. Ahora vamos a crear un formulario en blanco, que

utilizaremos como ventana de bienvenida de nuestra base
de datos.
En la ficha crear, grupo formularios, formulario en blanco

Luego de crear el formulario lo pasamos a modo diseo;

Ficha inicio, Botn ver, Vista diseo.

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Ahora vamos agregar los botones que utilizaremos para abrir cada uno de los
objetos de la base de datos.
En la ficha diseo, grupo controles, Boton.

Damos clic en el control botn y dibujamos un botn en cualquier parte del rea
de trabajo, seguiremos el asistente que nos muestra Access.

En esta primera parte, Access nos muestra las opciones de cada uno de los
objetos, Nosotros necesitamos abrir el formulario para la entrada de registros
(nuevo amigo) y el formulario para la modificacin o consulta de registros
(formulario agenda), as como tambin la consulta y el informe, la tabla no la
vamos a mostrar porque podramos daar la base de datos.

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Entonces comenzamos.
Colocaremos primero los botones para abrir los formularios, entonces en esta
ventana escoja a la izquierda la opcin operaciones para formularios y a la
derecha abrir formulario, y demos siguiente.

En esta ventana nos muestra los dos formulario que tenemos, por ahora demos
clic al primero (formulario agenda). Y oprimimos siguiente.

Esta ventana nos dice como queremos abrir el formulario por ahora le decimos
que nos muestre todos los registros, siguiente.

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En esta ventana, seleccione la opcin texto y escriba la etiqueta del botn
(modificar o consultar) y oprimimos siguiente.

En esta ventana le colocamos el nombre al botn, vamos a dejarlo como esta.

Finalizar.
Aparece el botn, como el formulario est en modo diseo no acepta ninguna
orden, para probarlo pasemos el formulario a modo vista formulario, ficha inicio,
botn ver, opcin vista formulario.

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Ahora si prueba el botn. Si todo quedo bien al hacer clic sobre el botn, se abrir
el formulario formulario agenda.
Cierra el formulario agenda, y nos quedamos en el formulario que tiene el botn.
Guardemos este formulario con el nombre control
Pasemos el formulario control nuevamente a modo diseo y de la misma forma
como hiciste el control del formulario formulario agenda, hazlo con el
formulario nuevo amigo

Pasos:
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un
rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente

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Tutoriales http://profewalder.com
Este no te lo explique pero te coloque las imgenes.

22. Hagamos el botn del informe.

Al igual que el anterior te dejo las imgenes

Pasos para crear un botn que me abra l informa:
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un
rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente
Ojo que aqu escogemos operaciones con informes

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El nombre de la etiqueta puedes cambiarlo por el que desees

Deja como nombre del botn el que aparece en tu pantalla

23. Hagamos el botn para abrir la consulta.

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Al igual que el anterior te dejo las imgenes
Pasos para crear un botn que me abra la consulta:
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un
rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente
Ojo que aqu escogemos la opcin otras y luego ejecutar consulta.

Aqu seleccionamos la nica consulta que tenemos.

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Como en la etiqueta puedo colocar cualquier nombre yo escrib
Todos mis amigos.

Como nombre del botn deja el que te aparece.

Y listo.
Ahora hagamos un ltimo botn, que nos permita cerrar la
base de datos.

24. Botn para cerrar la base de datos.

Al igual que el anterior te dejo las imgenes
Pasos para crear un botn que me permita cerrar la base de datos:
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un
rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente
Ojo que aqu escogemos la opcin aplicacin y luego salir de la aplicacin.

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Como para hacer algo diferente aqu vamos a dejar la imagen

Como siempre dejamos el nombre que aparece para el botn.

Todava no pruebes el botn salir.
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 25. Por ultimo creemos una etiqueta para el ttulo de
nuestro formulario.
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control etiqueta y dibuja
un rectngulo en el rea de trabajo.

En rectngulo escribe el ttulo de la base de datos yo lo deje as:

Guardemos los cambios y ahora si desde el modo vista formulario probemos cada
uno de los botones, menos el de salir porque nos cerrara la base de datos.

Nos queda hacer una ltima cosita decirle a Access que cuando abra la base de
datos solo me muestre el formulario control

Si tienes abierto el formulario control debes cerrarlo.

26. Pasos para Iniciar un formulario al Abrir la Base de

Datos.
Clic en el men archivo, opciones.

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En la siguiente ventana, en la opcin mostrar formulario,
seleccione el formulario control.

Oprima aceptar, cierre la base de datos y vuelva abrirla, al iniciar

nuevamente la base de datos se mostrara el formulario control.

Para una mejor presentacin, puedes desactivar la opcin;

mostrar panel de navegacin.

Fin.
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Preparado por:

Walder Pontn Flrez

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