INTRODUCCION

1.1. CONCEPTO LOGSTICA

En sus principios la logstica no era ms que tener el producto justo, en
el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, en la
actualidad este conjunto de actividades ha sido redefinido o mejorado y
hoy en da son todo un proceso.

La misin fundamental de la Logstica empresarial es colocar los

productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el
momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo
mximo posible a la rentabilidad de la firma. La logstica tiene como
objetivo la satisfaccin de la demanda en las mejores condiciones de
servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestin de los medios
necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de
transportes, informtica) y moviliza tanto los recursos humanos como los
financieros que sean adecuados. La logstica es el conjunto de medios
y mtodos necesarios para llevar a cabo la organizacin de una
empresa, o de un servicio, especialmente de distribucin (RAE: 2001)

La logstica es el movimiento de los bienes correctos en la cantidad

adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado. (Franklin:
2004)

1.2. GESTIN DE ALMACENES

A lo largo de los aos, y conforme evoluciona el fenmeno logstico, el

concepto de almacn ha ido variando y ampliando su mbito de
responsabilidad. El almacn es una unidad de servicio y soporte en la
estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con
objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de
materiales y productos.

Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la

organizacin que tena el piso de hormign, es una estructura clave que provee
elementos fsicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.
1.2.- AMACENES

El almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias

primas, el producto semi terminados o el producto terminado a la espera de ser
transferido al siguiente eslabn de la cadena de suministro. Sirve como centro
regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de
fabricantes, comerciantes y consumidores.

Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales, la

multimodalidad, sistemas de almacenamientos, sistemas de movimientos de
materiales, sistemas de informacin, sistemas de trazabilidad y sistemas de
distribucin, han provocado la transformacin de los mismos en centros de
proceso (SENA, Estudio de la caracterizacin de la logstica: 2006)

1.3.- QU ES LA GESTIN DE ALMACENES?

La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que

trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn
hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas,
semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los
datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un
rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el
abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una
de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una
organizacin.

El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el

suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin
requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la
Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De
esta manera el mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la
evolucin conceptual del almacenamiento) del rea de almacenes nace en la
recepcin de la unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento.

El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa
logstico es: Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin
de existencias) y que a la Gestin de Almacenes?

La siguiente grfica despeja con exactitud el interrogante.

Vale la pena recordar que la funcin de la Gestin de Almacenes termina
cundo las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la
responsabilidad pasa a la Gestin de Pedidos y distribucin.

1.3.- IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente

de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin
embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser
almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es
la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de
almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

OBJETIVOS

Rapidez de entregas

Fiabilidad

Reduccin de costos

Maximizacin del volumen disponible

Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

Y los beneficios (que justifican su importancia) son:

BENEFICIOS

Reduccin de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos

Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimizacin de costes
 Reduccin de tiempos de proceso

Nivel de satisfaccin del cliente

1.4.- FUNCIONES DEL ALMACN

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de

mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones
resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de
inventarios y contabilidad.1

1TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y

bodegas. Seminarios Andinos.

1.5.- PRINCIPIOS DEL ALMACN

Como ya ha sido tratado en el mdulo de Administracin de Inventarios, todo

manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por
la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operacin.
Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y
regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos
como principios del almacn (aplicables a cualquier entorno):
 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe
encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en
cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones
especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin,
despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de
salida (ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control
de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el
nombre comn y conocido de compras, control de inventario y
produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno
al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere
documentacin autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia
o departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo
permitan las condiciones de operacin.2
2TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y
bodegas. Seminarios Andinos.

1.6.- PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes

transversales que representan los procesos principales - Planificacin y
Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que
componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y
el movimiento.

1.6.1.- RECEPCIN:
El flujo rpido del material que entra, para
que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la correcta planeacin del rea
de recepcin y de su ptima utilizacin. La
recepcin es el proceso de planificacin de
las entradas de unidades, descarga y
verificacin tal y como se solicitaron
mediante la actualizacin de los registros de
inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa

en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como
sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que
no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica
logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no
solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se
consideran imprescindibles pero que no aaden valor.
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en
una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en
tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de
cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para
procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy
especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas

de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin
son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el
caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca. Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de
la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el
caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de
transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren
unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas
previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor
actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera

inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben
pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin
definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva.

1.6.2.- ALMACN

El almacenamiento o almacn es el
subproceso operativo concerniente a la guarda
y conservacin de los productos con los
mnimos riesgos para el producto, personas y
compaa y optimizando el espacio fsico del
almacn. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACN

Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin

Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos

almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye
zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc

Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas

tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para
expedicin

Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin

y la inspeccin final de las mercancas

Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas.

Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las
mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn

Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las

operaciones propias de almacn

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en

mdulos independientes.
 1.6.3.- MOVIMIENTO

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de
un mismo almacn o desde la zona de
recepcin a la ubicacin de almacenamiento.
La actividad de mover fsicamente
mercancas se puede lograr por diferentes
medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulacin de materiales. El
tipo de herramientas utilizado depende de
una serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de

entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas.
1.7.- PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN
El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico,
dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las
polticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en
aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma.
Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso
de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa

necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que
esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta
para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que
requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la
planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de
distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos
desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada
red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar
una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las
ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y
almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y
centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms
eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o

Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se
procede a determinar si se auto gestionar el almacn o si se
subcontratar.
 Una vez ms la decisin depende de muchos factores dependientes de
la estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de
abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de
acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las
ms significativas se encuentran:

Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la

gestin se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior
profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos
cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La localizacin de los almacenes se aborde

desde un enfoque con doble perspectiva:

Una visin general del mercado: Para acotarse geogrficamente a un

rea amplia, y
 Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares
de las zonas acotadas en la visin general.

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado

principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao,
caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la
demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben
ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn.
Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn
son:

Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

Demanda de los mercados
Niveles de Servicio al cliente
Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
Tiempos de produccin
Economas de escala
Lay out de existencias
Requisitos de pasillos
Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la

capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros
cbicos.
En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos
matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y

sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo
de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este
sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el
mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este
tema a profundidad.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA