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Tcnico/a Administrativo/a
ndice
Noo de Circuito Documental ..................................................................................................... 3
Tratamento da correspondncia................................................................................................... 4
Correspondncia Recebida ....................................................................................................... 4
Registo da Correspondncia Recebida ...................................................................................... 5
Circuito da Correspondncia Recebida ..................................................................................... 5
Correspondncia Expedida........................................................................................................ 5
Registo da Correspondncia Expedida ...................................................................................... 5
Circuito da Correspondncia Expedida ..................................................................................... 6
Norma Portuguesa 7 ................................................................................................................. 6
Correspondncia Interna .............................................................................................................. 6
Correio Eletrnico ......................................................................................................................... 6
Vantagens do Correio Eletrnico .............................................................................................. 7
Desvantagens do Correio Eletrnico ......................................................................................... 7
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Noo de Circuito Documental
o que resulta do processo da comunicao tanto oral como escrita tanto entre empresas,
como a nvel interno.
Destacamos os seguintes:
Clientes
Fornecedores
Bancos
Entidades Oficias
o Autoridade Tributria
o Segurana Social
o Outros
Documentos comerciais
o Catlogos
o Oramentos
o Pedidos de oramento.
Documentos bancrios
o Extratos de Conta
o Notas de despesas
o Notas de transferncia
Documentos de entidades oficias
o Notificaes
o Ofcios
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Tratamento da correspondncia
Correspondncia Recebida
Verificao
Certifica que a correspondncia realmente destinada empresa, neste mesmo passo feita
a separao desta subdividindo em informao necessria da no necessria.
Necessria
A correspondncia deste grupo pode dividir-se em trs grupos: Dirigida a algum (em
particular), Confidencial e dirigida Empresa.
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A informao dirigida para algum em particular deve ser entregue ao destinatrio referido no
envelope. A Confidencial s deve ser aberta por que tem autorizao.
A correspondncia dirigida Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado
um registo.
Abertura da correspondncia
Registo da entrada da correspondncia:
o Nmero da entrada
o Data
o Remente
o Seco onde ser enviada
o Assunto resumido
Distribuio interna da correspondncia pelas seces
Arquivo da correspondncia recebida depois do assunto tratado
Correspondncia Expedida
toda a correspondncia que d sada da empresa e que dever ser previamente verificada e
assinada e depois de registada expedida.
Dever ser registada em livro prprio toda a correspondncia que sai da organizao para o
exterior. O registo deve conter informaes relativas ao destinatrio:
Referncia
Tipo de documento expedido
Data da expedio
Nome e morada do destinatrio
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Assunto resumido.
Elaborao da correspondncia
Assinatura
Registo da sada
Norma Portuguesa 7
Correspondncia Interna
Correio Eletrnico
um sistema rpido e eficaz que atravs de aplicaes virtuais (programas), permitem o envio
de informao em formato digital.
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Vantagens do Correio Eletrnico
Barato;
Rpido, mensagens enviadas em segundos;
Ecolgico, facultativa a impresso do documento recebido;
Mltiplos destinatrios simultaneamente
Falta de Privacidade;
Possveis casos de fraude;
Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;
Riscos de segurana informtica.