Manual - Procedimientos - Rev B 09102015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO Cdigo MAN-01
Revisin B
SERVICIO DE APOYO A GERENCIA DE PROYECTOS Fecha Rev. Doc. 30.09.2015
RADOMIRO TOMIC Pgina 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SERVICIO APOYO A LA GERENCIA

DE PROYECTOS RADOMIRO TOMIC
Revisin Fecha Modificaciones
B 09.10.2015 Para Revisin Cliente
A 30.05.2015 Adaptacin al Contrato N 4501561135. Para anlisis con Cliente
ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:

Eloy Alfaro/Maureen Ramos Oscar Santana L.
Administrador. De Contrato.
Fecha: 30.09.2015/07.10.2015 Fecha: 09.10.2015
Firma Firma
Consorcio Zaartu- ADM Planning Ltda. Seminario 714 uoa - Santiago Fono: 258 50 82 E-Mail: jzanartu@zanartu.cl
Revisin B
INDICE
1. INTRODUCCION ........................................................................................................................... 3
2. COMUNICACIONES. ..................................................................................................................... 3
2.1 Norma General .................................................................................................................... 3
2.2 Correspondencia ................................................................................................................. 4
2.3 Codificacin de Documentos............................................................................................... 5
2.4 Gestin de Documentos ...................................................................................................... 6
2.5 Reuniones de Coordinacin ................................................................................................ 9
2.6 Entregables.......................................................................................................................... 9
3. SISTEMAS................................................................................................................................... 11
3.1 Red Codelco....................................................................................................................... 11
3.2 Red de Consorcio .............................................................................................................. 12
3.3 Sistema de Gestin de Proyectos. ..................................................................................... 12
4. Organizacin para los Servicios ................................................................................................. 12
4.1 Organizacin Consorcio ......................................................................................................... 12
4.2 Organizacin GPRO RT...................................................................................................... 14
4.3 Matriz de Responsabilidades ........................................................................................... 15
4.3 Identificacin de ODs ....................................................................................................... 16
4.4 Cumplimiento de las normativas ..................................................................................... 17
4.5 Procedimientos y Mtodos. ............................................................................................. 17
ANEXOS:
Anexo N 1 : Solicitud de Requerimientos
Anexo N 2: Estructura de ordenamiento y almacenamiento de la informacin digital
Revisin B
1. INTRODUCCION
En este documento tiene por finalidad establecer el marco base del modo de operar del Servicio de Apoyo
a la Gerencia de Proyectos Radomiro Tomic (en adelante, Divisin y/o RT) que presta el Consorcio Zaartu-
ADM Planning Ltda., (en adelante Consorcio), para ayudar a los equipos tanto de Codelco como los propios a
trabajar bajo una misma concepcin. Para ello describe una sntesis de las actividades fundamentales,
responsabilidades y resultados esperados que formalizan este modo de operar.
El responsable del cumplimiento de estas actividades es el Administrador de Contrato (ADC) de Consorcio,

quin, adems, es el interlocutor vlido frente al Administrador de Contrato de CODELCO respecto a los
resultados comprometidos que requiera de entregables, revisiones o modificaciones del Servicio, por lo que
los requerimientos de CODELCO 1deben canalizarse directamente al Administrador de Consorcio o a quien
ste formalice con el Administrador de Contrato de CODELCO. No obstante lo anterior los respectivos
integrantes de los equipos tienen la responsabilidad primaria para trabajar conforme a los instrumentos
acciones y metodologa que aqu se contempla,
En este contexto, y tratndose de la prestacin de un servicio Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda.

propone que cualquier requerimiento que se realice directamente, por parte de CODELCO, a cualquier
integrante del equipo de trabajo ligado a este y que no tenga conocimiento el ADC de Consorcio Zaartu-
ADM Planning Ltda., no puede ser exigido como un entregable comprometido y, por lo tanto, queda fuera
del seguimiento normal del contenido y calidad del producto o entregable resultante de ese requerimiento.
2. COMUNICACIONES.
2.1 Norma General

A objeto de que la comunicacin sea un instrumento efectivo para el desarrollo de los trabajos, esta debe
tener una formalidad que apoye a los equipos a restar subjetividades que puedan entorpecer las acciones,
por lo que cada documento que se emita tiene que tener una identificacin que permita la trazabilidad.
En el caso de Consorcio las cartas, notas de envos, informes, procedimientos, instructivos, entre otros,
tiene una codificacin interna, independiente de la codificacin del Cliente, y un formato (tipo de letra,
diagramacin, tamao de papel, etc.) que se especifica en el Procedimiento de Control de Documentos que
cuenta la empresa.
Adicionalmente, debe considerarse que:
Toda comunicacin relacionada con el servicio, que emita Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda.,
llevar adems de su texto un nmero de identificacin.
Toda correspondencia recibida, ser timbrada con la fecha de recepcin, identificada con la ubicacin
que le corresponder en el archivo y marcada con las iniciales correspondientes a su distribucin.
La secretaria de Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. llevar un registro de toda la correspondencia
recibida, con anotacin de los respectivos nmeros de identificacin, fecha del documento, fecha de
recepcin, materia contenida y control de seguimiento (origen y destino).
1
Los requerimientos de Codelco se formalizan mediante formulario Solicitud de Requerimientos indicado
en Anexo N 1, las que definirn las respectivas ODS a ser identificadas entre los respectivos
Administradores de Contrato.
Revisin B
2.2 Correspondencia
Se contempla lo siguiente:
I. LOD: La comunicacin y/o relacin entre los representantes ser exclusivamente a travs de Libro
de Obras Digital (LOD). Reuniones de Coordinacin o comunicaciones a travs de medios oficiales
de la Divisin entre las partes, debern protocolizarse mediante su incorporacin al LOD.
II. Comunicacin escrita:
a) Cartas: sern el medio de comunicacin oficial que mantendr Consorcio Zaartu ADM Planning
Ltda. con el Cliente, para todo evento que involucre entrega de documentacin oficial dirigida a
ste ltimo.
Las cartas debern estar dirigidas al Gerente de Proyectos y/o al Administrador de Contrato que
corresponda.
Debe estar codificada segn el nmero correlativo establecido por Consorcio Zaartu ADM
Planning Ltda. para las cartas dirigidas hacia el Cliente.
Se debe indicar claramente cual o cuales son los documentos que se anexan a la carta en cuestin,
de tal manera de dejar en claro si stos son para revisin, para su aprobacin, o para que sean
cursados a la Empresa Contratista por intermedio del Cliente
Todas las cartas que sean dirigidas al Cliente, deben quedar con un respaldo de su recepcin por
parte del cliente el cual debe indicar en un timbre la fecha de recepcin y la firma de quien recibe la
documentacin.
b) Transmittal: son los que acompaan cada entregable dirigido al Cliente y/ o empresa colaboradora.
En este se especifica el adjunto que se entrega, la revisin del documento, la fecha ltima de la
revisin y la accin esperada. El Transmittal lo firma el Administrador de Contrato, el encargado del
Documento Y/o quien entregue la documentacin, el archivo de este mismo debe ser en fsico y
magntico una vez que sea recepcionado por quien corresponda.
c) Minutas de Reunin: Es un documento que tiene carcter de resumen de temas tratados, se

especifican las actividades comprometidas, los responsables y los plazos de ejecucin, que
emergen de las reuniones de coordinacin realizadas puntual y peridicamente. Estas minutas no
se contemplan como mecanismo de acuerdos o de constancias de aspectos que puedan modificar o
alterar los alcances del Contrato o de las ODS.
Para las minutas de reuniones internas de Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. se utiliza el formato del
Anexo 3 y para las reuniones con el Cliente se emplea el formato de uso habitual de la GPRO.
III. Comunicacin Electrnica:
a) Correo Electrnico: comunicacin que se utiliza para la transferencia de archivos magnticos que
responden a la realizacin normal de los trabajos, que si requieren de formalizacin, como en el
caso de un entregable (revisin 0), se realiza con Transmittal.
Revisin B
En cada correo debe especificarse si es slo de carcter informativo o si se requiere de alguna

accin (revisin, anlisis, aprobacin, discusin, etc.), se debe identificar quien lo emite (nombre,
cargo y nmero telefnico de contacto).
Como norma se debe colocar la nota de confidencialidad y agregar copia al ADC de Consorcio
Zaartu-ADM Planning Ltda. toda informacin que requiera enviarse al Cliente (desde la revisin A).
2.3 Codificacin de Documentos

Todo documento emitido por Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. Contempla una codificacin que lo
caracteriza. Este cdigo es alfa numrico y se especifica en el Procedimiento de Control de Documentos.
Para los documentos originados en obra regir el siguiente formato de codificacin:
1. Plan de Calidad, Plan de Prevencin de Riesgos, Plan Medio Ambiental
PGC : Plan de Gestin y Control de Calidad

PSE : Plan de Seguridad y Salud Ocupacional
PMA : Plan Medio Ambiental
2. Procedimientos de Construccin
PRO : Procedimiento de Construccin
3. Correspondencia
Carta Contractual : DRT-GPRO-4501561135-001-2015
4. Informes
Semanal : DRT-GPRO-INF-MEN001-2015
Mensual : DRT-GPROINF-SEM001-2015
Tcnico : DRT-GPROINF-TEC001-2015
5. Manuales
Manual : MAN-001
6. Listado
Materiales : DRT-GPRO-LST-MAT- EL-830-0001
Circuito : DRT-GPRO-LST-CIR-EL-830-0001
Entrada y Salidas : DRT-GPRO-LST-ES-IN-830-0001
7. Planos : GPRO-I7-CZAADM-EL-830-001 Rev. A
Revisin B
Destinatario Fase Emisor Disciplina Area Correlativo Revision

RGPRO- I7 CZAADM EL XXXX 0001 A
Hasta 4 Consorcio 220 Apilamiento
caracteres Zaartu Mineral/Recuperacio
alfa ADM n y manejo de ripios
numericos Planning 230 Sist. Regadio pilas
indicando lixiviacion
alternativas 830 Piscinas
, estudio, OBL Oxidos de Baja
ingenieria, Ley
fase PDS Sol. Rica
botadero
2.4 Gestin de Documentos

I. Generalidad
El proceso administracin de la documentacin que se genera y/o recibe en Consorcio Zaartu-ADM

Planning Ltda. en el contrato, obedece a un criterio simple de control, el cual es poder acceder a estos
archivos en forma gil y expedita. Al mismo tiempo se desea tener los registros en sus correspondientes
archivos, a fin de conocer en todo momento el flujo de informacin respecto a los documentos que entran y
salen de esta rea. Es importante destacar y/o diferenciar aquellos documentos considerados internos de
aquellos denominados externos.
II. Administracin de Documentacin
Recepcin de Documentos
Documentacin Interna Documentacin Externa
Clasificacin
Registro
Correspondencia Recibida Correspondencia Despachada
Archivo
Digital Fsico
Recepcin de documentos
a) Documentacin externa: La documentacin externa es recepcionada por personal de Consorcio

Zaartu-ADM Planning Ltda., en las instalaciones del servicio. Se acusa recibo, identificando el
Revisin B
documento recibido con el timbre de la empresa que indica fecha y hora del ingreso. Todo
documento de origen externo, es decir, que no es emitido ni originado por la organizacin, ya sea
en casa matriz o en alguno de sus servicios debe ser tratado como un Documento Controlado, lo
cual significa que debe ser gestionado mediante un proceso definido
b) Documentacin interna: En el rea de Administracin General del servicio se generan documentos
de tipo administrativo, por lo que es necesario mantener un orden y control sobre stos
documentos elaborados para el desarrollo de las actividades propias de la organizacin. Para tales
efectos se requiere tener un manejo ordenado y de fcil acceso a la hora de requerir de alguna
informacin
Clasificacin
a) Documentos externos recibidos de clientes, asesores, especialistas, mandante, administrador de

contratos, proveedores y de terceros en general. Esta documentacin corresponde, entre otros a:
o Bases de Licitaciones,
o Contratos y anexos de contrato del Cliente y/o Mandante
o Informes tcnicos y/o especificaciones tcnicas
o Planos y croquis
o Diagramas, esquemas, infografas del Cliente, etc.
o Cartas, notas del Cliente, proveedores, organismos fiscalizadores
o Informes tcnicos y de avance de obras y/o proyectos
o Especificaciones tcnicas
o Listados de equipamiento, insumos, y materiales
o Informes de gestin
o Estadsticas
o Protocolos de recepcin y/o entrega parcial de obras, proyectos, otros
o Auditorias tcnicas
o Anlisis de laboratorio
o Planos, croquis y/o esquemas multidisciplinarios
o Estado de pagos
o Otros
b) Documentos y datos generados internamente en la entrega de ingenieras y/o servicios. Esta

documentacin corresponde, entre otros a:
o Cartas
o Memos
o Notas internas
o Requerimientos
o Facsmiles
o Citaciones
o Circulares
o rdenes de compra
o Amonestaciones
o Invitaciones
o Documentacin contable
o Otros
Revisin B
Registro
Cada documento recibido debe ser ingresado registrndolo segn corresponda. La documentacin es
revisada verificando que sean los documentos actualizados y adecuados para la finalidad prevista. Su
distribucin es a travs del departamento de Control Documental al destino interno que corresponda.
Archivo
La documentacin recepcionada debe ser almacenada en archivadores claramente identificados para

permitir una rpida ubicacin.
La informacin para identificar los lomos a emplear en estos archivadores, tambin denominados carpetas
de presentacin, corresponde a la siguiente:
o Logo de Identificacin empresa

o Nombre de la empresa
o Nombre del tipo de documento
o rea o departamento asociado
Archivo fsico: Para la gestin documental se har uso de un full space ubicado, proporcionado por la
Administracin Divisional a Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda., lo que principalmente permitir facilitar
la identificacin, almacenamiento y la ubicacin de los documentos relacionados con la administracin
documental de los proyectos de la Gerencia de Proyectos.
Archivo Digital: la estructura de ordenamiento y almacenamiento de la informacin digital se detalla en

ANEXO 2
Consorcio contar con Servidor NAS 2TB, con una capacidad de 02 TB, soporte de disco duro, compatible
con Windows en todas sus versiones, con sistema operativo seagates NAS OS4. Este dispositivo de
almacenamiento incluye hardware, software y unidades diseadas para funcionar en conjunto de manera
racionalizada, lo cual brinda un desempeo fiable. Adems se garantizar la seguridad e integridad de los
archivos magnticos y los respaldos respectivos de la documentacin perteneciente a la Gerencia de
Proyectos.
Caractersticas:
Capacidad: 2 TB ( 1x2 TB- Una Baha Libre)

Soporte de Disco Duro 2x SATA II de Canales, intercambiable en caliente HDD Bandejas de soporte
de 2.5 y 3.5 pulgadas HDD construido con unidades seagates de 3.5 pulgadas disco duro NAS
Protocolos de Archivos en red admitidos, CIFS/ SMB, AFP, HTTP, /FTP SFTP, SSH, SMTP, NTP, UPnP,
Bonjour, WebDAV, DFS-N E Impresoras.
Seguridad HTTPS acceso a la gestin de la interfaz de usuario de Windows.
Segn la necesidad de los proyectos de la Gerencia, Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. podra solicitar
eventualmente rescatar informacin del Sistema Documental de Codelco o de la Divisin que contengan
para el normal desarrollo de las actividades comprometidas en cada ODS, la Divisin autorizar a Consorcio
Zaartu-ADM Planning Ltda. para acceder a tales sistemas. (Bveda de planos fsicos, electrnicos y otros).
Con el objeto de garantizar el uso correcto de este servicio y su seguridad, formalmente la Divisin
entregar a Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. Consultora la normativa y procedimiento de utilizacin.
Revisin B
2.5 Reuniones de Coordinacin
Para la adecuada coordinacin que las distintas actividades relacionadas con las ODS requieren para su
normal desarrollo y cumplimiento de los compromisos contrados, se realizarn reuniones de coordinacin
semanales, quincenales, mensuales o con otra frecuencia acordada con el Cliente, segn lo requieran las
necesidades del Servicio. En esas reuniones se analizar el avance de las actividades en progreso y se
programarn aquellas otras para el perodo siguiente.
- Reunin con Clientes de ODS: Reunin semanal, con duracin lmite de una (1) hora como mximo,
con los distintos usuarios del Servicio, con el objetivo de revisar el avance de cumplimiento de compromisos,
definir nuevos compromisos, acciones, acuerdos y re orientaciones de actividades. Se resumirn en Minutas
de Reunin preparadas por Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda., para ser emitidas en revisin A dentro
de las 24 horas siguientes a la hora de la reunin.
Las Minutas de Reunin se emitirn en el formato usual de la Divisin.
Las Minutas de Reunin en Revisin A sern enviadas por e-mail para revisiones y comentarios, para luego
de 8 horas, recibidos o no los comentarios, ser enviada en revisin 0 por este mismo medio. Siempre sern
distribuidas a los asistentes y a otros involucrados que se definan en estas reuniones.
Las Minutas de Reunin se considerarn automticamente aprobadas, si dentro del plazo de 8

horas contadas a partir de su recepcin en revisin A, no ha habido comentarios al respecto.
- Reuniones de pauta diaria: cada lder de Equipo de Trabajo de Consorcio Zaartu-ADM Planning
Ltda., deber sostener una reunin a diario, de no ms de 15 minutos, con el superintendente o usuario
responsable de la ODS, a fin de analizar y canalizar tareas crticas de trabajo y requerimientos prioritarios a
llevar a efecto durante la jornada y dar cuenta al cumplimiento de los compromisos contrados por las
partes.
El horario de la reunin de pauta ser acordada entre el Cliente y el lder de la ODS y/o el ADC de Consorcio
Zaartu-ADM Planning Ltda. Esta reunin de pauta podr ser suspendida o postergada a requerimiento del
Cliente.
- Reuniones internas de Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda.: actividad interna cuyo fin es analizar
el estado de los compromisos de cada ODS contrados con el cliente, coordinacin entre equipos de ODS,
revisar cumplimiento de los planes de accin requeridos, etc. Estas reuniones deben quedar agendadas
semanalmente y sern registradas en minutas internas.
2.6 Entregables
Los entregables corresponden a los definidos en las bases tcnicas y actualizados con los respectivos
usuarios responden a las necesidades especficas del cliente, por lo tanto su periodicidad o necesidad estn
estipuladas en calendarios de emisin o requerimientos puntuales.
Los tipos de entregables que tiene el servicio son:
Informes Mensuales (de gestin y consolidados)

Informes semanales
Informes de Activacin y Seguimiento (Previa definicin de alcances segn Anexo 1)
Informes de Cierre de Proyectos (Fichas de Cierre/Informes Administrativos)
Informes de Evaluacin (Previa definicin de alcances segn Anexo 1)
Informes de Ingeniera (Previa definicin de alcances segn Anexo 1)
Revisin B
Informes de I.T.O. (Previa definicin de alcances segn Anexo 1)

Informes de Riesgos
Informes de Anlisis Especficos (no peridicos y con prioridad definida por el cliente segn
Anexo 1))
Programas Maestros (MS Project / Primavera)
Presentaciones
Si bien los entregables del servicio estn previamente establecidos, Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda.
realizar proposiciones2 que estime conveniente para introducir mejoras en la estructura del entregable,
respetando los estndares del Cliente. En estos entregables se seguir utilizando la codificacin de Cliente y
se le asociar una codificacin interna Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. de acuerdo al Procedimiento
de Control de Documentos
Las revisiones internas que se realicen a cualquier entregable del servicio son a ttulo de Consorcio Zaartu-
ADM Planning Ltda. y corresponde a actividades previas que se realizan entre las distintas ODS para
garantizar la calidad de ese entregable. Cuando el requerimiento es canalizado formalmente a travs de los
conductos regulares (ADC, Codelco) el entregable generado por Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. se
convierte en un Entregable del Servicio el cual queda sujeto a la revisin y/o aprobacin del Cliente.
Todos los entregables, aprobados por el Cliente, se incorporan al sistema documental .
a) Informe Ejecutivo Mensual por ODS: Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. preparar un resumen
de los aspectos relevantes realizados durante el mes en cada ODS, de modo de entregar una visin
global del mes de control, en aspectos de recursos utilizados, entregables y resmenes de
actividades del mes y prximas a realizar. Este informe, de acuerdo se realiza de acuerdo a formato
indicado en el Procedimiento de Control de Documentos de Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda.
y acompaa el Estado de Pago mensual.
b) Informe del Consultor: Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. emitir informes espordicos con el
fin de cubrir contingencias o la ocurrencia de eventos extraordinarios en el desarrollo de los
estudios o proyectos.
c) Informe de Cierre: Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. preparar el Informe Final de cada
Proyecto, una vez concluidos los trabajos contemplados. Este informe recoger todo lo acontecido
durante su desarrollo, incluyendo entre otros sus resultados en trminos de plazo y costo,
documentacin generada, resumen de contratos, listados de instalaciones y equipos, anlisis de
gastos en relacin con el presupuesto e informe de capitalizacin, reuniendo y entregando toda la
documentacin de respaldo que sea necesaria.
Este Informe constituye principal documento para el cierre del Proyecto y cuenta con la informacin
detallada de todos los aspectos involucrados en el desarrollo del proyecto. Los informes de cierre entregan
la informacin de los siguientes aspectos:
Sntesis del Proyecto

Resumen Ejecutivo
Visin Global por Fases
Visin Global por Variables
Cierre Administrativo
Cierre Tcnico
Capitalizaciones
Lecciones Aprendidas
2
Las mejoras se determinarn de comn acuerdo con Codelco segn alcances a precisar el formulario
Solicitud de Requerimientos del Anexo N 1 que ser utilizado como registro de esta mejora
Revisin B
Conclusiones
Informes de Control por Variables
Anexos
d) Presentaciones Semanales3: Consorcio actualizara la presentacin que utilizan los

Superintendentes como material de apoyo para los comits de la GPRO u otros, a partir de la
informacin existente de otros informes de modo de no duplicar esfuerzos .
El objetivo de las presentaciones es informar a nivel agregado del avance de los estudios y proyectos en sus
aspectos fundamentales. Las presentaciones obedecen a un formato normalizado por la Superintendencia
de Control de Costos y Programas. Una vez efectuada la presentacin, se ingresar al sistema documental.
e) Programa de Hitos Mensuales de los Estudios y Proyectos: herramienta para la gestin del plazo,
donde se definen los eventos significativos, generalmente asociados a fechas de entrega de los
principales productos, como a su vez eventos externos y crticos, ya sea en trminos de incidencia
en el plazo global del estudio o proyecto, como aquellos que representan interferencias para
operaciones. Esta programacin y su actualizacin en principio se confeccionan en Microsoft
Project o Primavera P3 dependiendo de la situacin en que se encuentre cada proyecto, pues si es
posible integrar los programas de contratistas y/o proveedores, bastara con planillas de clculo u
otra herramienta de visualizacin..
f) Programa de Capacitaciones: Aun cuando esto no est como entregable, con el propsito de
entregar un mejor apoyo a los jefes de Proyecto de la Divisin, Se contempla la realizacin de
coaching interno a los profesionales de Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. de acuerdo a un
programa originado por el diagnostico de competencias efectuado al inicio del Servicio
3. SISTEMAS
3.1 Red Codelco4

Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. obtendr la informacin necesaria para sus actividades, que se
encuentre en la red de CODELCO, conectndose directamente a travs de una Conexin VPN (Virtual
Private Network) va Internet.
Para este caso la Divisin entregar cuentas y software cliente que permitir realizar conexiones
seguras a dicha red.
Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. garantiza que su acceso a los equipos, programas, instalaciones
de telecomunicacin y cdigos de identificacin de usuarios, se realizar teniendo como nico objeto la
prestacin de los servicios contemplados en el contrato.
Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. informar a RT los datos de las personas que requieren acceso
para prestar los servicios y asimismo le comunicar cuando una persona ya no requiera dicho acceso.
3
Previa precisin de Alcances.
4
Este punto debe considerarse como una propuesta, ya que an no ha sido posible realizar el anlisis
definitivo
Revisin B
3.2 Red de Consorcio5

Consorcio cuenta con una red va enlace Internet, 35 notebooks y un servidor de datos. Tambin,
dentro de esta infraestructura se cuenta con 1 impresoras Lser B/N, 1 impresora Lser color, 1 Plotter
color, 1 Scanner, 1 Fotocopiadora, medio de respaldo para archivos magnticos
3.3 Sistema de Gestin de Proyectos6.

Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda. propondra un sistema de gestin (rrevia revisin con RT) para
planificacin y control de plazos y costos en proyectos de inversin de capital. Esta aplicacin estara
instalado en un servidor al que se acceder va Internet, para lo cual se capacita a sus usuarios, se les
entrega cdigo de acceso y se opera de acuerdo a procedimiento usuario.
4. Organizacin para los Servicios
4.1 Organizacin Consorcio

Consorcio estructura su equipo para ofrecer el servicio de modo tal de privilegiar los experiencias
comunes por sobre las individualidades aprovechando as los conocimientos y know-how de todos los
profesionales lo que propende a asegurar que los resultados no dependan slo de las personas.
En este mbito se contempla que tanto para los servicios transversales (APR, Calidad, Control
Documental) y servicios de apoyo (Ing. Terreno, ITO y P&C) est bajo la responsabilidad de un lder,
quien tiene un doble rol, esto es tcnico como de gestin. En este sentido su principal responsabilidad
es la integracin de los requerimientos de RT y de resultados entregables de los equipos bajo su
mbito
En Fig 4.1 se muestra esquema del equipo y su asociacin con equipo RT, que fundamentara la
concepcin adoptada.
En Tabla a continuacin se identifica al equipo Lder de Consorcio
NOMBRE Cargo Correo electrnico (1)

Oscar Santana Larenas Administrador de Contrato osantana@zanartu.cl
Maureen Ramos Lder Control Documental mramos@zanartu.cl
Cesar Hidalgo Lder SSO chidalgo@zanartu.cl
Eloy Alfaro Lder rea Seca (Mina) ealfaro@zanartu.cl
Lder rea Hmeda
Claudio Caballero ccabellero@zanartu.cl
Lder rea Infraestructura
Gabriel Hernndez Vulnerabilidades gherandez@zanartu.cl
Lder P&C
Francisco Munizaga fmunizaga@zanartu.cl
5
Una vez establecido en las Instalaciones de RT esta configuracin podra cambiar de acuerdo con
potenciales requerimientos adicionales
6
Esta propuesta se implementara solo si RT la considera como una ventaja a lo existente, en cuyo caso
Consorcio evaluar su implementacin.
Revisin B
(1): correos provisorios. Se actualizarn segunda quincena octubre 2015 una vez aprobado NIC corporativo
Fig 4.1 Equipo Profesional Consorcio:
Consorcio Zaartu Adm Planning Ltda. Actuar como Equipo profesional por sobre las actuaciones
individuales a objeto de cautelar potenciales transgresiones a la ley de subcontratacin
Revisin B
4.2 Organizacin GPRO RT

La Organizacin de la GPRO est compuesta por cinco Direcciones, 2 de apoyo Transversal y 3 focalizadas a
los trabajos en las respectivas reas de la Divisin.
Los servicios de Consorcio, estn relacionados administrativamente con la Direccin de Servicios y

operativamente con las reas de la Divisin (rea Seca o Mina; rea Hmeda e Infraestructura y
Vulnerabilidades.
En Fig 4.2 a continuacin se muestra el organigrama de la GPRO
Fig 4.2 Equipo Profesional GPRO
Revisin B
4.3 Matriz de Responsabilidades

En la matriz a continuacin, se definen las responsabilidades de las actividades tpicas para cada
uno de los Servicios, a partir de la cual las especficas quedan definidas mediante Formulario
Solicitud de Requerimiento en cada uno de los trabajos especficos.
E: Ejecuta
A: Aprueba
Revisin B
4.3 Identificacin de ODs

Para la identificacin de las rdenes de Servicio (ODs), se consider un mapa de requerimientos con las
necesidades de la GPRO7 y a partir de estas necesidades se planifican las respectivas ODs.
De la revisin con Director de las reas, se determina que inicialmente se aborden los requerimientos segn
criterios de urgencia e importancia respecto de las tareas a realizar. Bajo estos criterios se han asignado los
equipos y en la medida que las urgencias se vayan solucionando se establecer la planificacin definitiva
para las ODs
El resultado para la determinacin inicial indica para las distintas reas y Proyectos, los equipos de Consorcio
y las respectivas contrapartes en GPRO y los Contratos a abordar. En los cuadros 4.3.1 y 4.3.2 a continuacin
se muestran estos resultados:
Cuadro 4.3.1.-
Cuadro 4.3.2.-
La formalizacin de las respectivas ODs se realizar conforme a lo indicado en las Bases Tcnicas de la
propuesta.
7
El levantamiento se obtuvo a partir de las necesidades de la GPRO para los distintos proyectos segn
presentacin realizada por el Director a cargo de las reas, Seca; Hmeda e Infraestructura y
Vulnerabilidades. Posteriormente se realiza la planificacin correspondiente
Revisin B
4.4 Cumplimiento de las normativas

Consorcio Zaartu Adm Planning Ltda. velara por el fiel cumplimiento de la normativa vigente. La
comprobacin de estas quedar registradas en las auditoras contempladas para el servicio.
4.5 Procedimientos y Mtodos.

Consorcio Zaartu Adm Planning Ltda. Considera un conjunto de procedimientos iniciales los que podrn
actualizarse ya sea por incorporacin de mejoras o bien por existir alguna actividad no cubiertas por estos.
En cuadro a continuacin se identifican los ttulos de los procedimientos iniciales considerados y en archivo
aparte los documentos propiamente tal.
Revisin B
ANEXO 1
SOLICITUD DE REQUERIMIENTO DE TRABAJO

PROYECTO/ API:
NUMERO: REV:
SUB FACILITY / TEMA: TTULO:
REA / RESPONSABLE:
FECHAS ASOCIADAS PARA LOS TRABAJOS
DISCIPLINAS:
INICIO TRMINO
FECHA DE SOLICITUD: PROGRAMA ( SE

ADJUNTA)
PRONSTICO
LISTA DE ACTIVIDADES ASOCIADAS AL REQUERIMIENTO
N ACTIVIDAD DISCIPLINA DESCRIPCIN ACTIVIDAD
NOTAS:
OBJETIVO:
ALCANCES:
Revisin B
LIMITE DE BATERA:
OBSERVACIONES:
ENTREGABLES:
Tipo
HH N
entregable Cantidad Empresa Disciplina Descripcin
Estimadas Actividad
Codelco
TOTAL
NOTAS: 1 .- El producto de este Requerimiento es:.
ANTECEDENTES PARA EL ESTUDIO:
Descripcin Estado Fecha
Revisin B
Anexos
APROBADO POR CODELCO APROBADO POR CONSORCIO ZAARTU-ADM

PLANNING
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO:
FECHA FECHA
Revisin B
ANEXO 2
Estructura de ordenamiento y almacenamiento de la informacin digital

Manual - Procedimientos - Rev B 09102015

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual - Procedimientos - Rev B 09102015

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO Cdigo MAN-01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SERVICIO APOYO A LA GERENCIA

Revisin Fecha Modificaciones

B 09.10.2015 Para Revisin Cliente

A 30.05.2015 Adaptacin al Contrato N 4501561135. Para anlisis con Cliente

ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:

Fecha: 30.09.2015/07.10.2015 Fecha: 09.10.2015

Anexo N 1 : Solicitud de Requerimientos

Anexo N 2: Estructura de ordenamiento y almacenamiento de la informacin digital

El responsable del cumplimiento de estas actividades es el Administrador de Contrato (ADC) de Consorcio,

En este contexto, y tratndose de la prestacin de un servicio Consorcio Zaartu-ADM Planning Ltda.

2.1 Norma General

Adicionalmente, debe considerarse que:

II. Comunicacin escrita:

c) Minutas de Reunin: Es un documento que tiene carcter de resumen de temas tratados, se

III. Comunicacin Electrnica:

En cada correo debe especificarse si es slo de carcter informativo o si se requiere de alguna

2.3 Codificacin de Documentos

Para los documentos originados en obra regir el siguiente formato de codificacin:

1. Plan de Calidad, Plan de Prevencin de Riesgos, Plan Medio Ambiental

PGC : Plan de Gestin y Control de Calidad

PRO : Procedimiento de Construccin

Carta Contractual : DRT-GPRO-4501561135-001-2015

7. Planos : GPRO-I7-CZAADM-EL-830-001 Rev. A

Destinatario Fase Emisor Disciplina Area Correlativo Revision

2.4 Gestin de Documentos

El proceso administracin de la documentacin que se genera y/o recibe en Consorcio Zaartu-ADM

II. Administracin de Documentacin

Documentacin Interna Documentacin Externa

Correspondencia Recibida Correspondencia Despachada

a) Documentacin externa: La documentacin externa es recepcionada por personal de Consorcio

a) Documentos externos recibidos de clientes, asesores, especialistas, mandante, administrador de

b) Documentos y datos generados internamente en la entrega de ingenieras y/o servicios. Esta

La documentacin recepcionada debe ser almacenada en archivadores claramente identificados para

o Logo de Identificacin empresa

Archivo Digital: la estructura de ordenamiento y almacenamiento de la informacin digital se detalla en

Capacidad: 2 TB ( 1x2 TB- Una Baha Libre)

2.5 Reuniones de Coordinacin

Las Minutas de Reunin se emitirn en el formato usual de la Divisin.

Las Minutas de Reunin se considerarn automticamente aprobadas, si dentro del plazo de 8

Los tipos de entregables que tiene el servicio son:

Informes Mensuales (de gestin y consolidados)

Informes de I.T.O. (Previa definicin de alcances segn Anexo 1)

Todos los entregables, aprobados por el Cliente, se incorporan al sistema documental .

Sntesis del Proyecto

d) Presentaciones Semanales3: Consorcio actualizara la presentacin que utilizan los

3.1 Red Codelco4

3.2 Red de Consorcio5

3.3 Sistema de Gestin de Proyectos6.

4. Organizacin para los Servicios

4.1 Organizacin Consorcio

En Tabla a continuacin se identifica al equipo Lder de Consorcio

NOMBRE Cargo Correo electrnico (1)

Fig 4.1 Equipo Profesional Consorcio:

4.2 Organizacin GPRO RT

Los servicios de Consorcio, estn relacionados administrativamente con la Direccin de Servicios y

En Fig 4.2 a continuacin se muestra el organigrama de la GPRO

Fig 4.2 Equipo Profesional GPRO

4.3 Matriz de Responsabilidades

4.3 Identificacin de ODs

4.4 Cumplimiento de las normativas

4.5 Procedimientos y Mtodos.

SOLICITUD DE REQUERIMIENTO DE TRABAJO