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El control de Calidad
en el proceso presupuestario
Introducción
l control de Calidad del presu-
E puesto es una herramienta que
nos debe permitir analizar y evaluar si
Luis Muñiz el proceso de realización y seguimien-
Economista to del presupuesto es el adecuado en
Consultor en Sistemas de nuestra organización, dado que es un
Información elemento que debe adaptarse a las cir-
cunstancias y características de cada
organización.
Para ser más eficientes se reco-
mienda que se aplique el control de
Calidad a las tres grandes etapas de la
realización y seguimiento del presu-
puesto:
l Proceso de elaboración del presu-
puesto
l Proceso de presentación y apro-
bación del presupuesto
l Proceso de seguimiento y control
del presupuesto
Este control de Calidad debe permi-
tir aportar mejoras para el próximo
presupuesto y evitar los posibles erro-
res y problemas es su confección y
seguimiento.
1. El enfoque
de los procesos para
la gestión de la Calidad
Un proceso engloba el conjunto
de operaciones necesarias para
alcanzar el resultado deseado y
necesario para cumplir los requisi-
tos del proceso presupuestario glo-
bal. Gestionar la Calidad requiere la
identificación y gestión de los pro-
cesos que se desarrollan en todo el
tránsito de realización y control del
presupuesto.

Descripción Contenido
Inicio del proceso Comunicación de los objetivos e instrucciones
de confección a los diferentes responsables.
del presupuesto. Entrega del dosier presupuestario con las
instrucciones e informaciones necesarias.
Comunicación del calendario o planning del
presupuesto.

Elaboración Definir la estructura de los diferentes

de los presupuestos presupuestos.
operativos Determinar el contenido del presupuesto global.
Confeccionar cada presupuesto operativo.

Cuadro 1. Proceso de elaboración del presupuesto

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De este modo, el sistema de gestión
de la Calidad en las etapas del proceso
presupuestario es el medio por el cual:
l Se identifican los procesos nece-
sarios para la gestión de la Calidad y
su aplicación
l Se determina la secuencia e inter-
relación entre los diferentes tipos de
procesos
l Se determinan criterios y métodos
para una utilización y un control
eficaz
l Se asegura la disponibilidad de
recursos e información necesarios
para apoyar su realización y control
l Se realiza el seguimiento, la medi-
ción y el análisis de los diferentes
procesos
l Se efectúan las acciones necesarias
para alcanzar los resultados planifi-
cados y la mejora continua de los
diferentes tipos de procesos
2. Etapas para
la planificación
presupuestaria
La confección de un presupuesto
tiene una serie de etapas en las que
se llevan a cabo distintos trabajos
que tienen una característica común:
que deberían ir encadenados. Es
decir, es muy difícil avanzar en el
proceso si el paso anterior no se ha
realizado previamente. Y, además, si
un error o deficiencia se produce al
inicio puede repercutir en el resto de
procesos.
En los cuadros 1, 2 y 3 se definen
las etapas necesarias para poder iniciar
el proceso presupuestario: elabora-
ción, presentación y aprobación, y
seguimiento y control.
Todas estas etapas deben tener en
cada una de ellas un control de Cali-
dad que asegure que todos los proce-
sos son los adecuados para obtener el
presupuesto final (Cuadro 4).
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Descripción Contenido
Negociación Determinar la forma de negociación con cada
de los presupuestos responsable.
Realizar las entrevistas y reuniones necesarias.
Obtención de Obtener los presupuestos operativos de las dife-
presupuestos rentes áreas o departamentos
Consolidar los presupuestos operativos para obte-
ner el presupuesto final
Aprobación Revisión del presupuesto final a aprobar
Aprobación final: procedimiento formal
Cuadro 2. Proceso de presentación y aprobación del presupuesto
3. Controles para las l El presupuesto incluye indicadores
diferentes etapas de rendimiento que permiten medir
la consecución de los objetivos
estratégicos
3.1. Primera etapa: proceso de l Se dispone de una serie de proce-
elaboración del presupuesto dimientos para crear, implantar y
controlar el presupuesto: manual del
presupuesto
En esta etapa se realizan los proce- l Se ha comprobado que se aplican en
sos relacionados con la elaboración
del presupuesto antes de ser aprobado.
la organización todos los requisitos
especificados para poder desarrollar
un proceso de diseño, creación y
Aspectos de control de Calidad en control presupuestario
los diferentes procesos a tener en l El responsable de coordinar el
cuenta presupuesto realiza todas las tareas
l Se ha verificado que el presupuesto que son necesarias para que el
sigue los objetivos estratégicos control presupuestario sea eficaz
fijados l El responsable de coordinar el
l Los responsables de los presu- presupuesto proporciona un diseño
puestos conocen los objetivos del sistema de información del
cuantificados al inicio del proceso presupuesto de forma adecuada para
de elaboración su control
Descripción Contenido
Seguimiento y control Determinar los plazos y la forma de análisis de las
desviaciones.
Realizar las reuniones oportunas para analizar las
desviaciones.
Actualización de Analizar la situación actual y verificar el grado de
datos presupuestarios desviación.
Actualizar el presupuesto si es necesario.
Cuadro 3. Proceso de seguimiento y control del presupuesto
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l El responsable de coordinar el
presupuesto proporciona el soporte
para realizar la planificación del
calendario del presupuesto de forma
adecuada y adaptada a las necesi-
dades de la organización
l Existe un manual del presupuesto
con las correspondientes instruc-
ciones para realizarlo. El manual del
presupuesto se revisa y actualiza
cada año
l Se ha comprobado que están justifi-
cados los cambios o mejoras efec-
tuados de un año a otro en la estruc-
tura, manual, partidas, importes y
cualquier otro criterio
l Se ha verificado que existen los
responsables de cada apartado o
área y de los trabajos a realizar
Verificar que todas las personas
l presupuestos
implicadas en realizar el presu-
puesto están implicadas en ello y
entienden el trabajo a realizar para
obtener el presupuesto
l Se han definido el sistema de
análisis de desviaciones y los obje-
tivos del control presupuestario a
analizar
l Se ha diseñado un sistema de segui-
miento y control de las inversiones
aprobadas en el presupuesto
3.2. Segunda etapa:
proceso de presentación
y aprobación del presupuesto
En esta etapa se realizan los proce-
sos relacionados con la elaboración
del presupuesto antes de ser aprobado.
Aspectos de control de Calidad
en los diferentes procesos a tener
en cuenta
l Se han definido previamente todos
los componentes mínimos y nece-
sarios que necesita la organización
para realizar su presupuesto
l Se ha verificado que existen instruc-
ciones claras y precisas, que se
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corresponden con las necesidades de l Es adecuado el grado de implicación
cada departamento para las dife- que tiene el personal responsable en
rentes partidas presupuestarias la elaboración del presupuesto
l Se han seguido las pautas y pro- l Una vez aprobado el presupuesto de
cedimientos necesarios para realizar cada área o departamento, los res-
Proceso de Proceso de
Proceso
presentación seguimiento
de elaboración
y aprobación del y control del
del presupuesto
presupuesto presupuesto
Inicio del
Negociación
proceso de
de los Seguimiento y
confección del
presupuestos. control.
presupuesto.
Obtención de Actualización
Elaboración
presupuestos. de datos presu-
de los
puestarios.
Aprobación.
operativos.
Cuadro 4. Procesos de confección del presupuesto
los diferentes presupuestos: ventas, ponsables tienen autonomía para
gastos comerciales y de producción, llevarlo a cabo
materiales, mano de obra, gastos l Se incorporan escenarios alterna-
indirectos, gastos de estructura, de tivos para anticipar los posibles
inversiones y de tesorería cambios en las condiciones sobre las
El proceso de consolidación de que se elabora el presupuesto
l
presupuestos contiene toda la l Es eficiente el proceso de obtención
información que es necesaria para de datos del presupuesto en tiempo
presentar el informe del presupuesto y forma
por unidades de negocio, empresas l Se ha verificado que las partidas
y/o consolidado más importantes del presupuesto
l El presupuesto junto con toda la están soportadas, argumentadas y
información accesoria para justificar justificadas por escrito
las cifras contienen los soportes y l Se ha verificado que toda la infor-
los datos adecuados para justificar mación aportada por cada respon-
su contenido sable está documentada y autorizada
l Se ha realizado una revisión exhaus- por ellos
tiva de los presupuestos antes de ser l Se ha verificado que todos los
entregados por cada responsable criterios de predicción y los medios
l Se ha aprobado el presupuesto y utilizados para el cálculo de los
obtenido una versión final única que ingresos, gastos, horas de produc-
estará aprobada y autorizada por la ción, tasas, etc. son coherentes y,
dirección además, están justificados
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l Se ha comprobado que se han presupuestado todas

las partidas de ingresos y gastos que tiene la orga-
nización para ejercer su actividad futura
l Se ha llevado a cabo la super-visión y revisión
del presupuesto con los diferentes responsables
y con la Dirección General comprobando que se
han cumplido las directrices marcadas antes de
su aprobación
l Se dispone de un sistema o cuestionario de
evaluación conforme se ha realizado todo el
proceso presupuestario según las instrucciones
entregadas
l El responsable de coordinar el presupuesto deja
constancia de que realiza la evaluación y revisión
de todo el proceso presupuestario

3.3. Tercera etapa:

proceso de seguimiento
y control del presupuesto
En esta etapa se realizan los procesos relacionados
con el seguimiento y control del presupuesto o, lo
que llamamos, análisis de desviaciones.

Aspectos de control de Calidad en los diferentes

procesos a tener en cuenta
l Se analizan todas las desviaciones del presupuesto

que necesitan los diferentes responsables para

controlar su evolución
l El nivel de acceso a los datos para realizar el

seguimiento por parte de los responsables de cada

área es el adecuado en tiempo y contenido
l Una vez aprobado el presupuesto, el nivel de

acceso que tiene la organización a la información

del presupuesto es el adecuado en tiempo y forma
l Las desviaciones se van analizando según se

producen los ingresos y gastos, o bien sólo están

accesibles en determinados momentos
l Está prevista la revisión del presupuesto, en caso

necesario de que existan circunstancias especiales

l Se toman decisiones de gestión con los resultados

obtenidos del análisis del presupuesto y las

acciones posteriores
l Permite el contenido, formato y tipo de

presupuesto utilizado analizar realmente cómo

evolucionan las diferentes partidas
l Se puede medir la Calidad de la eficacia y/o de las

deficiencias que tiene el proceso de elaboración y

control del presupuesto. q