ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

JURGEN HUMBERTO MOLINA BARAJAS

SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

7 DE OCTUBRE DE 2017
INTRODUCCIN

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es

decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta
palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latn
Archivium y ste del griego Archein que significa principio, origen) y esto nos
demuestra lo importantes que han sido para la evolucin cultural, social, poltica
y cientfica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden
informacin registrada en ellos. Es as como vemos la importancia de los archivos
que constituyen parte esencial de los recursos de informacin de una empresa,
entidad pblica, privada o un pas por cuanto en su documentacin se expresa,
en forma nica, el desarrollo histrico de sus funciones y actividades. Su
importancia se podr comprender a partir del valor que tiene para: la
administracin, y la investigacin.

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DESARROLLO

Si partimos del supuesto bsico de que los archivos, son creados orgnicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trmites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.

El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pblica y privada de las
sociedades porque sern la memoria y la garanta de derechos, obligaciones, y en
definitiva, de las relaciones sociales. Los archivos son importantes para la
administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional.

Cualidades de los archivos

Econmicos: Se obtiene informacin sobre perfiles de la empresa
Simples: Identifica el contenido de la i informacin de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operacin de a archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificacin debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Tcnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisin del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal tcnico de archivo.

Clasificacin de los archivos

Se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, sujetndose a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitacin, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de consulta.
Archivo semiactivo: son los documentos que varan en su periodo de conservacin
y su consulta es menor.

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 Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas.

Categorizacin de los archivos

Archivo General de la Nacin

Archivo general del departamento.
Archivo general del municipio.
Archivo general del distrito.
Territorialidad
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Archivos de entidades del orden municipal.
Archivos de entidades del orden local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indgenas que se crearn cuando la ley los desarrolle.
Organizacin del Estado
Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial.
Archivos de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autnomos.

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin como

medios para agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los documentos
primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los
pone al uso del productor del documento y al usuario externo.

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CONCLUSIONES

El archivo nos ha sido fundamental en la evolucin cultural, social, poltica y

cientfica de la humanidad.
El archivo es la memoria de una empresa, entidad pblica, privada o un pas
representada en la conservacin de los documentos.
El archivo constituye un centro de consulta de la informacin, disponible en todo
momento.
El archivo satisface las necesidades de informacin eficaz a consultar por parte de
la ciudadana en general.
El archivo debe ser funcional y tcnico; de fcil manejo y consulta.
El archivo recopila, conserva y difunde informacin registrada en el.