Gesto da Informao e Documentao

Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo
1 Conceitos Bsicos

Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira

Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa
SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMRIO

1 Apresentao............................................................................................... 5

2 Introduo.................................................................................................... 8

3 Conceitos bsicos....................................................................................... 15

4 Referncias Bibliogrficas........................................................................... 26
Mdulo
1 Conceitos Bsicos

1 Apresentao

5
6
7
2 Introduo

Essas so perguntas quase impossveis de se responder, isso porque o

homem registra as informaes de seu dia a dia desde 4000 a.C.

Os documentos em papel, com a forma como conhecemos hoje,

tiveram seus primrdios nos primeiros manuscritos, sendo que, ao
longo do tempo, foram se transformando at chegarem ao formato
digital. O surgimento dos arquivos ocorreu em paralelo ao surgimento
da escrita, e consequentemente produo dos documentos.

A partir do Sculo XX, em virtude do enorme volume de documentos produzidos, a gesto da

informao e documentao foi intensificada devido ao crescimento do setor privado e do
setor pblico, ampliando a necessidade de gerenciar os arquivos de forma eficiente.

8
Veja como o arquivista Eugnio Casanova (1867-1951) expressava o conceito de gerenciamento
de arquivos:

A acumulao ordenada de documentos criados por

uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e
preservados para a consecuo de seus objetivos polticos,
legais e culturais, e pela referida instituio ou pessoa.

Com a civilizao grega e com a fixao das populaes, foram criados os primeiros Arquivos
como instituio, onde se guardavam os documentos oficiais, assentos glo contabilsticos,
tratados, textos literrios, leis, relatos histricos, contratos, testamentos, etc.

Em Roma, o primeiro Arquivo chamou-se Tabularium e situava-se no Frum romano. Era

o arquivo oficial da Roma Antiga e tambm alojava os escritrios dos vrios funcionrios
pblicos.

Em Portugal, por volta do ano de 1325, foi criado o Arquivo do Estado Portugus, funcionando
como guardador de memrias de documentos como: forais, livros de chancelaria,
sentenas judiciais, testamentos, etc., situando-se numa das torres do Castelo de So Jorge,
denominada Torre do Tombo (Torre do Arquivo), e que ali permaneceu at 1755, ano em que
um grande terremoto atingiu Lisboa.

Com o crescimento das civilizaes e o aumento da demanda do

Estado, a organizao das informaes tornou-se essencial. Os
agentes pblicos passaram a compreender o valor da informao e a
utiliz-la como instrumento elementar de pesquisa e planejamento,
fornecendo dados para o processo decisrio das organizaes.

Voc Sabia?

O escritor Carlos Drummond de Andrade foi funcionrio Pblico, veja abaixo um trecho da
biografia do autor:

Carlos Drummond de Andrade nasceu em Itabira do

Mato Dentro - MG, em 31 de outubro de 1902. De
uma famlia de fazendeiros em decadncia, estudou na
cidade de Belo Horizonte e com os jesutas no Colgio
Anchieta de Nova Friburgo - RJ, de onde foi expulso por
insubordinao mental. De novo em Belo Horizonte,
comeou a carreira de escritor como colaborador do
Dirio de Minas, que aglutinava os adeptos locais do
incipiente movimento modernista mineiro.

Ante a insistncia familiar para que obtivesse um diploma,

formou-se em farmcia na cidade de Ouro Preto, em

9
1925. Fundou com outros escritores A Revista, que, apesar da vida breve, foi importante
veculo de afirmao do modernismo em Minas. Drummond ingressou no servio pblico e,
em 1934, transferiu-se para o Rio de Janeiro, onde foi chefe de gabinete de Gustavo Capanema,
ministro da Educao at 1945. Passou depois a trabalhar no Servio do Patrimnio Histrico
e Artstico Nacional e se aposentou em 1962. Desde 1954 colaborou como cronista no Correio
da Manh e, a partir do incio de 1969, no Jornal do Brasil.

Quer saber mais sobre o autor? Ento acesse: http://www.releituras.com/drummond_bio.asp

Como a informao est na base da gerao do conhecimento no

mundo atual, o acesso rpido e seguro constitui fase importante
para o desenvolvimento integrado e para a consolidao da
democracia, principalmente na esfera pblica, na qual a informao
permite a confirmao de direitos e deveres, garantindo ao cidado
o exerccio da cidadania.

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Gesto da Informao1 um conjunto de estratgias que visa a identificar as necessidades
de informao, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informao nos diferentes
ambientes da organizao, assim como sua coleta, filtragem, anlise, organizao, armazenagem
e disseminao, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a
tomada de deciso no ambiente corporativo.

J a Gesto da Documentao ou Gesto Documental diz respeito proposio e ao

acompanhamento de polticas de gesto dos documentos pelos rgos, com vistas
preservao e integridadeglo dos documentos pblicos, bem como a garantia de acesso a
todo acervoglo documental.

A Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de

arquivos pblicos e privados e d outras providncias, em seu art. 3, cita que:

gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes

sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

1. Informao: dados, processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de conhecimento, contidos
em qualquer meio, suporte ou formato.

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Voc sabia que a Gesto da Informao e Documentao est prevista na Constituio Federal?
Veja s:

Art. 5, Inciso XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade.

Art. 23 - competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios:
III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural,
os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos;

Art. 216, 2 - Cabe administrao pblica, na forma da lei, tanto a gesto da

documentao governamental quanto as providncias para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.

A Lei n 8.159/91, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados
e d outras providncias, tambm prev a Gesto da Informao e Documentao:

Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

Art.25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse pblico e social.

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Dessa forma, as organizaes pblicas necessitam de uma normatizao e padronizao
das formas de guarda e posterior recuperao da informao, adotando procedimentos de
controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade de seus documentos, bem como de
seu acesso contnuo, conferindo organizao a capacidade de:

Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o

controle social das informaes;
Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros glo;
Fornecer evidncia em caso de litgios glo;
Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos
usurios ou clientes;
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem
como a pesquisa histrica;
Manter a memria corporativa e coletiva da organizao.

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 fato que, em todas as pocas da histria, a informao apresentou-
se como um instrumento importante para a sociedade, seja para a
sua organizao e funcionamento, para o aperfeioamento das suas
instituies, para o exerccio do poder ou para a conquista e ampliao
de direitos.

Atualmente, diante das transformaes econmicas, polticas e

tecnolgicas que o mundo vivencia, a informao vem se configurando como uma ferramenta
ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizaes pblicas.

A gesto da informao no pode ser dissociada da gesto da documentao, pois manter os

arquivos organizados corretamente significa manter a informao organizada e disposio
para os fins que se fizerem importantes e necessrios, das instituies e da sociedade.

Uma boa gesto favorece a recuperao da informao e fornece subsdios tomada de deciso,
alm de manter a memria institucional. Todavia, para garantir essa eficincia, preciso
estabelecer um conjunto de prticas que garantam a organizao e a preservao dos arquivos.

A compreenso das prticas que norteiam a gesto da informao e da documentao comea

com a apreenso dos conceitos sobre produo, organizao e preservao dos documentos,
alm do entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam
assimilados e incorporados pelos rgos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os
direitos e os deveres envolvidos na gesto dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos
documentais produzidos e/ou acumulados so, em ltima instncia, patrimnio da instituio.

Para fazer bom uso da informao, preciso que ela esteja disponvel!

A fim de viabilizar essas capacidades, a Administrao Pblica Federal criou o SIGA - Sistema
de Gesto de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidados e
aos rgos e entidades do Poder Executivo, de forma gil e segura, o acesso aos documentos
de arquivo e s informaes neles contidas, resguardadas as restries administrativas ou
legais; integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas
pelos rgos setoriais glo e seccionais glo que o integram; disseminar normas relativas gesto
de documentos de arquivo; racionalizar a produo e armazenagem da documentao
arquivstica pblica; preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica
federal e articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da
informao pblica federal.

Conhea o SIGA, clique no link e saiba mais!

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/siga

14
E para que importante conhecer os conceitos sobre Gesto Documental?

Para compreender por completo as aes que fazem parte da Gesto Documental, a fim de
executar a gesto de forma eficiente, necessrio, sobretudo, conhecer os conceitos, as
caractersticas e os instrumentos utilizados no gerenciamento dos documentos.

A Gesto da Documentao exige dos executores glo um conhecimento prvio sobre diversas
regras, definies e mtodos. Pensando nisso, este curso oferecer o arcabouo glo conceitual
que voc precisar durante suas atividades.

3 Conceitos bsicos

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Com certeza voc j deve ter visto alguns termos tcnicos concernentes a esse tema. Agora,
voc ter a oportunidade de estud-los de forma mais aprofundada. Vamos l?

a) O que informao?

Veja a diferena entre dado e informao:

Dado uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido

como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito
geral, ele definido como uma parte da informao.

J informao mais abrangente que o conceito de dado. Quando

informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim,
um conjunto de dados s se tornar uma informao se estiver organizado
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem.

A informao, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos,
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos so fontes de informao
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir informao constante em um
documento, o conceito de informao restringir-se- a todo o conjunto de dados devidamente
ordenados e organizados, de forma a ter um significado.

Dado X Informao
Dado Informao
Observao objetiva sobre algo. Conjunto de dados com relevncia e propsito.

Facilmente estruturado; Requer unidade de anlise;

Facilmente obtido por mquinas; Exige consenso em relao ao significado;
Frequentemente quantificado; Exige necessariamente a mediao humana.
Facilmente transfervel.
Fonte: Devenport, Prusak, 1998, p.18

16
Ento dados nunca sero informaes? A resposta : depende...

Muitas vezes, um dado isolado no capaz de ser uma informao, contudo, quando o
dado est inserido em um contexto, ele passa a representar uma informao. Veja um breve
exemplo:

a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O nmero 18 um dado isolado e
no representa qualquer informao.
b) Resultado da pesquisa sobre gneros em uma instituio= 20 mulheres e 25 homens.
Aqui, os dados quantitativos informam a existncia de mais homens do que mulheres.

b) O que documento?

De uma forma ampla, documento toda a informao registrada em um suporte material (papel,
fita, disco ptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos,
fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca. J quando
falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como
o registro, em meio fsico ou digital, que contm informaes sobre assuntos de interesse
da organizao ou de um indivduo. Trata-se de qualquer informao escrita, objeto ou fato
registado materialmente, e que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova.

17
 toda informao registrada em um suporte material,
suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar.

Veja que gerir bem os documentos permite o controle sobre as informaes das Organizaes.

O autor Carlos Drummond de Andrade, em seu poema Palavras, demonstra a procura pelas
palavras e pela informao. Vejam abaixo:

Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o stio: http://www.releituras.com/

drummond_bio.asp

Mas o que vem a ser suporte material?

Conceito de SUPORTE: o material no qual so registradas as informaes. O suporte mais

conhecido o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados
antigamente, fita magntica, disco magntico, disco tico, disquete, filme de nitrato).

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 SUPORTE + INFORMAO = DOCUMENTO

c) O que um arquivo?

O arquivo funciona como o guardio das informaes existentes. o

conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas
em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza do documento.

Os arquivos abarcam a memria poltica, econmica, social e cultural de um pas, e sua

funo deve ser no s de preservao, mas tambm a prestao de um servio pblico,
disponibilizando informao a todos aqueles que solicitarem.

Vimos at aqui a definio de DADO, INFORMAO, DOCUMENTO E ARQUIVO. Veja abaixo

a ilustrao do contedo estudado.

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d) O que documento arquivstico?

O documento arquivstico diferente de um documento comum.

A palavra arquivstico d ao documento a caracterstica de estar
incorporado a um sistema de arquivos. O documento arquivstico
utilizado para prestao de contas, para o registro das atividades e para
que o cidado possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento
arquivstico o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa
fsica ou jurdica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja
o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informao
produzida no exerccio de suas competncias.

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 Veja um exemplo:

Um Dirio Oficial um documento arquivstico, pois emitir o Dirio Oficial uma atividade
desenvolvida pela Imprensa Nacional.

Contudo, esse mesmo Dirio Oficial, ao ser utilizado em um Ministrio como um documento
de consulta, pode no se constituir como um documento arquivstico.

Para compreender melhor a diferena entre dado, informao, documento e documento

arquivstico, vamos ver o dilogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionrio, chamado Doc:

e) O que documento eletrnico?

De acordo com o arquivo nacional, documento eletrnico uma unidade

de registro de informaes codificadas de forma analgica ou em dgitos
binrios glo, acessveis por meio de equipamentos eletrnicos. Existem
documentos eletrnicos analgicos e os documentos digitais, como as fitas
videomagnticas em formato VHS e as pginas na web, respectivamente.

21
 Veja um exemplo:

Mas lembre-se! Essa no a nica forma de criar um documento eletrnico!

Podemos considerar como documento eletrnico toda informao armazenada em um

dispositivo eletrnico (disco rgido, disquete, CD-ROM, fita magntica) ou transmitida atravs
de um mtodo eletrnico.

Exemplos de documentos eletrnicos so os softwares, os bancos de dados, os arquivos

de som, texto ou imagem disponveis em CDs, discos ou fitas magnticas, assim como as
informaes acessadas on-line via Internet, o que inclui as mensagens eletrnicas pessoais
(e-mails), fruns de discusso, arquivos de hipertexto (http, em stios da WWW), ou arquivos
da Internet em formatos especiais, como FTP, Gopher, Telnet, entre outros, situados em seus
respectivos stios.

f) O que documento hbrido?

Toda informao, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada
no exerccio das atividades e funes de uma pessoa fsica ou jurdica, integra o arquivo dessa
pessoa. Nesse sentido, os arquivos podem ter, tambm, documentos digitais.

O documento digital um documento ... codificado em dgitos binrios glo

produzido,
transmitido e armazenado por sistema computacional.

Os arquivos podem ter um carter hbrido, contendo, nesse caso:

documentos analgicos (convencionais);

documentos digitais.

Por exemplo: projetos arquitetnicos que apresentam a descrio em papel e as plantas em

disco ptico, um dossi formado por documentos digitais natos e digitalizados.

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23
g) Diferena entre Documento digital e no digital:

A maior diferena entre documento digital e no digital est na forma

de acesso. O documento digital acessvel e interpretvel por meio de
recursos computacionais, j um documento no digital produzido,
tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo,
em papel.

So exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em

movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas
web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.

Documento digital e documento digitalizado:

O documento digital aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional,

j o digitalizado o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo),
capturado e transferido para sistema computacional.

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h) O que Assinatura Digital?

A assinatura digital uma modalidade de assinatura eletrnica , resultado

de uma operao matemtica que utiliza criptografia e permite aferir, com
segurana, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar
qualquer documento eletrnico e tem validade jurdica inquestionvel,
equivalendo a uma assinatura de prprio punho.

A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procuraes, laudos,
certificados, formulrios web, relatrios, imagens, mandatos, notificaes, balanos,
declaraes, peties, resultados de exames, pronturios mdicos, propostas e aplices de
seguros e arquivos eletrnicos transferidos entre empresas.

i) O que NUP?

Voc certamente j deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reunies, ou ainda em alguma
conversa de escritrio. Mas, por fim, o que significa essa sigla to utilizada? Clique na imagem
e veja o significado.

NUP - Nmero nico de Protocolo - um Cdigo numrico que identifica, de forma nica e
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no mbito da
Administrao Pblica Federal, que necessite de tramitao, independentemente do suporte.
Esse cdigo no ter distino entre processos e documentos avulsos. composto de vinte e
um dgitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).

Agora que voc j descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse nmero.

Veja um exemplo:

Quando um cidado constitui uma demanda para o Servio de Informao ao Cidado SIC,
essa demanda gera um Nmero nico de Protocolo NUP, que ser respondido pelo rgo ou
entidade responsvel pelo esclarecimento.

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 PORTARIA INTERMINISTERIAL N 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014

Os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal adotaro o NUP para os

documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de
tramitao, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os
seguintes procedimentos:

quando da utilizao dos cdigos numricos das unidades protocolizadoras, no

haver distino entre processos e documentos avulsos
...
Art. 5 O NUP atribudo ao documento, avulso ou processo, ser constitudo de vinte
e um dgitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito
abaixo:

I - o primeiro grupo ser constitudo de sete dgitos referentes ao cdigo de identificao

da unidade administrativa no SIORG, que identificar a unidade protocolizadora do
rgo ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, ser constitudo de
oito dgitos e determinar o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos,
sequncia que dever ser reiniciada a cada ano;
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, ser constitudo
de quatro dgitos e indicar o ano de atribuio do NUP aos documentos, avulsos ou
processos; e
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hfen, ser constitudo de dois
dgitos e indicar os dgitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos
descritos no Anexo a esta Portaria.

4 Referncias Bibliogrficas

1. VALENTIM, M. L. P, Inteligncia competitiva em organizaes: dado, informao e

conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.

2. CASANOVA, Eugnio, O manual Archivstica, 1928, Siena.

3. LE GOFF, Jacques, 1924.

26
 Gesto da Informao e Documentao
Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo
2 Caractersticas dos Documentos

Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira

Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa
SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMRIO

1 Introduo.................................................................................................... 5

2 Valor............................................................................................................. 5

3 Os Atributos dos Documentos....................................................................... 8

4 Quanto ao gnero......................................................................................... 9

5 Quanto espcie........................................................................................ 11

6 Quanto ao Tipo .......................................................................................... 11

7 Quanto natureza do assunto.................................................................... 12

8 Referncias Bibliogrficas............................................................................ 14
Mdulo
2 Caractersticas dos Documentos

1 Introduo

As caractersticas de um documento so todos os atributos que o compe, ou seja, aquilo

que torna o documento substancial. Comecemos pelo seu valor:

2 Valor

Basicamente os documentos possuem dois valores: o primrio/imediato e o secundrio/

mediato.

1) Valor primrio ou imediato: inerente criao do documento, podendo

apresentar valor administrativo, fiscal ou jurdico. Vamos ver cada um deles:

a) Valor administrativo: quando o documento necessrio s atividades

cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o
rgo, razo primeira da criao do documento.

5
 Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto
facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razo, ou seja,
informar aos servidores do rgo sobre o ponto facultativo. Esse o seu valor
primrio. Um fim administrativo.

Todo documento nasce com valor primrio, mas com o passar do tempo ele perde esse valor,
ele prescreve administrativamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente
se ele possuir valor histrico para a instituio.

No caso desse memorando, uma vez informado para todas as reas o assunto sobre o qual
trata, ele no precisar ser guardado para sempre, por no possuir um valor secundrio ou
histrico para a instituio.

b) Valor fiscal: quando o documento gerado para comprovar operaes

financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operao se conclui.

c) Valor jurdico: so os documentos que comprovam direitos de curto ou longo

prazo.

2) Valor secundrio ou mediato: identificado quando cessa o valor primrio e a

guarda do documento faz-se necessria permanentemente.

Podemos classificar o valor secundrio em trs categorias: probatrio, informativo e histrico.

Conhea um pouco mais sobre cada uma delas:

a) Valor probatrio: atribui-se quando o documento pode comprovar as aes

de determinado indivduo que o produziu.

b) Valor informativo: quando os documentos registram informaes sobre

pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenmenos que aconteceram e que se
pretende preservar.

6
 c) Valor histrico: quando temos um documento que representa um
acontecimento, fato ou situao relevante para a histria do rgo e da
sociedade, bem como os de grande repercusso nos meios de comunicao.

O valor secundrio ou histrico refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os
quais os documentos foram criados. Um documento com valor histrico considerado como
fonte de pesquisa e conta a histria e evoluo do rgo com o passar do tempo.

Os documentos com valor secundrio sero preservados na fase ou idade permanente, ou

seja, nunca podero ser eliminados. E importante lembrar que, nessa fase, o documento
pode ser acessvel no somente pela administrao que o produziu como tambm por
pesquisadores e historiadores e pessoas diferentes daquelas que produziram o documento.
O documento pode ou no ter valor secundrio e, uma vez adquirido esse valor, ele jamais
o perder.

A definio desses valores fundamental para determinar o tempo de guarda dos

documentos, afinal, no se pode guardar todo e qualquer documento por toda vida!

Fazendo um paradoxo ao que foi dito anteriormente, sobre o tempo de guarda de um

documento, leia abaixo o poema Memrias do escritor Carlos Drummond de Andrade:

Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o stio:

http://www.releituras.com/drummond_bio.asp

7
3 Os Atributos dos Documentos

Ainda explorando as caractersticas dos documentos, encontramos

tambm os seguintes atributos: provenincia, unicidade, organicidade,
indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade glo.

Conhea abaixo um pouco mais sobre cada um deles:

Provenincia

P A provenincia o registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua

origem. Essa caracterstica mostra que os arquivos devem ser organizados em obedincia
competncia da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao
ou guarda do documento.

Organicidade

O - A organicidade a caracterstica que recebe um documento por ser estruturado e ter

funes e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relaes
internas e externas. Os documentos so organizados a partir do Plano de Classificao (veremos
mais adiante) e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que
pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos.

Unicidade

U - Cada documento nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias
em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, pois o conjunto
de suas relaes com os demais documentos do grupo singular.

Indivisibilidade

I - Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva

individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados
a outros de origem distinta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardam
relaes orgnicas entre si.

Confiabilidade

C - A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e

veracidade do seu contedo. Para tanto, h que ser completo, ou seja, dispor de todos os
elementos intrnsecosglo e extrnsecosglo exigidos pela organizao produtora e pelo sistema
jurdico - administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter
seus procedimentos de criao bem controlados.

Autenticidade

AU - Um documento autntico aquele que o que diz ser, independentemente de se tratar

de minuta, original ou cpia, e livre de adulteraes. Um documento autntico aquele que

8
se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de
confiabilidade que tinha no momento de sua produo.

Acessibilidade

AC - Um documento acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e

interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade glo, a gesto deve garantir a transmisso
de documentos para outros sistemas, sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema
deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresent-lo com a
mesma forma que tinha no momento de sua produo.

Para finalizarmos as caractersticas dos documentos, veremos as definies quanto ao

GNERO, ESPCIE, TIPO E NATUREZA DO ASSUNTO:

4 Quanto ao gnero

Quando ouvimos falar de gnero, logo nossa mente remete aos gneros masculino e feminino,
que se diferenciam pela forma, certo?

Pois bem, quando falamos sobre gnero na gesto documental tambm estamos representando
o documento de acordo com a sua forma, que tambm pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gneros documentais bastante diferentes entre si, como o
documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. J
o segundo constitudo de imagens e registros sonoros.

Alm desses, tambm so exemplos de gneros para gesto documental: documentos

cartogrficos, iconogrficos, filmogrficos, sonoros, informticos e microgrficos.

9
Conhea alguns tipos de gneros documentais:

Documentos textuais: so os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.:

atas, cartas, decretos, livros, etc.

Documentos cartogrficos: documentos que contm representaes grficas da superfcie

terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos. Ex.: mapas, plantas, perfis, etc.

Documentos audiovisuais: documentos que contm imagens fixas, ou em movimento, e

registros sonoros. Integram os iconogrficos, filmogrficos e sonoros.

Documentos iconogrficos: que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogradas.

Ex.: fotografias, desenhos, gravuras, etc.

Documentos filmogrficos: so documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas

de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis,
contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas.

Documentos sonoros: registros sonoros. Ex.: discos, fitas audiomagnticas.

Documentos microgrficos: so documentos em suporte flmico resultantes da

microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: Rolo,
Microficha, Jaqueta e Carto Janela.

Documentos informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em

computador. Exemplo: disco flexvel (disquete), disco rgido (winshester) e disco ptico.

10
5 Quanto espcie

a diviso documental de gnero que rene tipos documentais pelo teor dos fatos. As
espcies documentais, portanto, podem ser definidas em razo da natureza dos atos que
lhes deram origem.

Veja alguns exemplos de Espcies de Atos:

Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e

deliberar sobre matrias especficas. Exemplo: Medida Provisria, Lei, Decreto, Estatuto,
Regimento, Regulamento, Resoluo, Portaria, Instruo Normativa, Ordem de Servio,
Deciso, Acrdo.

Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar

uma soluo. Exemplo: Parecer, Relatrio, Voto.

Atos de assentamento: so aqueles que se destinam ao registro. So documentos que

contm assentamentos sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de
infrao.

Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises, etc. Exemplo:

Traslado, Certido, Atestado, Cpia Autntica ou Idntica.

Atos de ajuste: acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal
ou municipal) parte. Exemplos: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste).

Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo.

Exemplo: Aviso, Ofcio, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimao, Exposio
de Motivos, Notificao, Telegrama, Telex, Telefax.

6 Quanto ao Tipo

Tipo documental a espcie de documento com o assunto ao qual se refere. A espcie

documental considera a atividade que a gerou. O Tipo corresponde diviso de espcie, que
rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito formula, natureza de
contedo ou tcnica de registro.

Veja o exemplo abaixo:

Na espcie documental memorando, so exemplos de tipos documentais: memorando

circular, memorando conjunto.

Na espcie documental decreto, so exemplos de tipos documentais: decretos-lei, decretos

legislativos.

11
7 Quanto natureza do assunto

Documento ostensivoglo: a classificao de ostensivo glo dada aos documentos cuja

divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio pblico. No possui
restrio de acesso glo.
Documento sigilosoglo: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de
seu contedo, so de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais
de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

12
Quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam, para sempre, essa
classificao. A partir da data de produo do dado ou informao, a classificao perdura por:

- 25 anos, no mximo, se ultrassecreto;

Esse prazo poder ser prorrogado uma vez, por igual perodo.
- 15 anos, no mximo, se secreto;
- 5 anos, no mximo, se reservado.

Legislao

A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informaes, previsto

no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da
Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei
n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991; e d outras providncias, prev que:

Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor
e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

1 Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a classificao

prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.

2 As informaes que puderem colocar em risco a segurana do Presidente e Vice-

Presidente da Repblica e respectivos cnjuges e filhos(as) sero classificadas como
reservadas e ficaro sob sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo
mandato, em caso de reeleio.

3 Alternativamente aos prazos previstos no 1, poder ser estabelecida como

termo final de restrio de acesso a ocorrncia de determinado evento, desde que este
ocorra antes do transcurso do prazo mximo de classificao.

4 Transcorrido o prazo de classificao ou consumado o evento que defina o seu

termo final, a informao tornar-se-, automaticamente, de acesso pblico.

5 Para a classificao da informao em determinado grau de sigilo, dever ser

observado o interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo
possvel, considerados:

I - a gravidade do risco ou dano segurana da sociedade e do Estado; e

II - o prazo mximo de restrio de acesso ou o evento que defina seu termo final.

13
8 Referncias Bibliogrficas

1. VALENTIM, M. L. P, Inteligncia competitiva em organizaes: dado, informao e

conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.

2. CASANOVA, Eugnio, O manual Archivstica, 1928, Siena.

3. LE GOFF, Jacques, 1924.

14
 Gesto da Informao e Documentao
Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos

Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira

Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa
SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMRIO

1 Fases da Gesto Documental ........................................................................................... 6

2 Teoria das Trs idades:...................................................................................................... 7

3 Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade........................................................... 9

Mdulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos

As fases de uma gesto documental englobam um conjunto de procedimentos referentes

produo, utilizao e destinao dos documentos, compreendendo desde a criao at a
eliminao ou o recolhimento para a guarda permanente, e tm como objetivos:

Assegurar, de forma eficiente, a produo, a utilizao e a destinao dos documentos;

Garantir que a informao esteja disponvel quando e onde seja necessrio;
Contribuir para o acesso e conservao dos documentos de guarda permanente,
levando em conta o seu valor probatrio, cientfico ou histrico;
Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para a pesquisa;
Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.

As fases da gesto documental podem ser dividas em 3, clique para conhecer cada uma delas:

5
1 Fases da Gesto Documental

Primeira fase - PRODUO:

Essa fase corresponde produo dos documentos provenientes da execuo das atividades
de um rgo ou entidade. Nessa fase, importante ter o cuidado de evitar a produo de
documentos no essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de
automao. A fase composta pelos seguintes elementos:

elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;

controle da produo e da difuso de documentos e carter normativo;
utilizao de processadores de palavras e textos.

Segunda fase - UTILIZAO:

Refere-se ao fluxo de trabalho percorrido pelos documentos, durante o cumprimento de sua

funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
A segunda fase da gesto de documentos compreende:

os mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas

especficas de classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao
da informao;
a gesto de arquivos correntes e intermedirios (que veremos mais adiante); e
a implantao de sistemas de arquivo.

Terceira fase - DESTINAO:

Essa fase envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
sero preservados permanentemente.

Para que a destinao dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:

cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gesto de documentos;

manter processos contnuos de avaliao, com aplicao dos prazos de guarda e
destinao final dos documentos;
promover a eliminao peridica dos documentos que j tenham cumprido os prazos
de guarda e no possuam valor secundrio.

6
2 Teoria das Trs idades:

A teoria das trs idades define o valor temporal de um documento, ou seja, a necessidade de
mant-lo em virtude de sua importncia no tempo. Esse processo avaliativo tem como objetivo
determinar o tempo necessrio de permanncia nos arquivos (corrente e intermedirio), at
que seja dada a destinao final dos documentos: eliminao ou guarda permanente.

Veremos, mais adiante, que essa destinao realizada utilizando o cdigo de classificao de
documentos e a tabela de temporalidade.

Veremos, mais adiante, que essa destinao realizada utilizando o cdigo de classificao
documentos e a tabela de temporalidade.

7
Conhea as caractersticas de cada idade:

Conjunto de documentos vinculados aos fins imediatos

para os quais foram produzidos ou recebidos e que,
ARQUIVO
1 IDADE mesmo cessada sua tramitao, conservam-se junto
CORRENTE
aos rgos produtores em razo da frequncia com
que so consultados.
Conjunto de documentos originrios de arquivos
ARQUIVO
2 IDADE correntes, com uso pouco frequente, que aguardam
INTERMEDIRIO
sua destinao final.
Conjunto de documentos preservados em carter
ARQUIVO
3 IDADE definitivo, em funo do seu valor, como prova,
PERMANENTE
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Os documentos de idades CORRENTE e INTERMEDIRIA tm valor administrativo. J os

documentos PERMANENTES tm valor histrico.

Um documento que se encontra em idade CORRENTE poder ter 3 destinaes:

Eliminao;
Transferncia para o arquivo intermedirio;
Recolhimento para o arquivo permanente.

J um documento que est na idade INTERMEDIRIA poder ter 2 destinaes:

Eliminao;
Recolhimento para o arquivo permanente.

Por fim, um arquivo que se encontra em idade PERMANENTE jamais ser eliminado, pois
tem valor histrico.

Conhecendo mais sobre cada idade, temos:

a) 1 idade - Arquivo Corrente

Nessa fase, encontramos os documentos que esto em curso, em trmite

ou que foram arquivados, mas que so objetos de consultas frequentes.

Os documentos em fase corrente so conservados nos locais onde foram

produzidos, sob a responsabilidade do rgo produtor.

8
b) 2 idade - Arquivo Intermedirio

A idade intermediria refere-se aos documentos que no so mais de uso

corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo,
aguardam, no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido
em tabela de temporalidade e destinao para serem eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente.

c) 3 idade - Arquivo Permanente

Como o prprio nome sugere, arquivo permanente refere-se aos

documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu
valor histrico, probatrio ou informativo.

Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histrico. Aqueles
que o possuem sero recolhidos idade permanente e jamais sero eliminados. Portanto,
apenas os documentos histricos so recolhidos.

Voc deve estar se perguntando...

E como saber quando um documento deve ser classificado em arquivo corrente, intermedirio
e permanente?

E por quanto tempo ele dever ser arquivado?

Essas informaes voc encontrar no cdigo de classificao e na tabela de temporalidade!

3 Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade

O Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade so instrumentos arquivsticos que

tratam das regras utilizadas para definir a classificao dos documentos, bem como o tempo
que eles permanecero no arquivo.

Vimos anteriormente que existem 3 tipos de idades em que os documentos podem estar. So
elas: corrente, intermediria e permanente.

9
Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definio de qual o
tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Cdigo de Classificao
dos Documentos e a Tabela de Temporalidade.

a) Cdigo de Classificao de documentos

Classificar organizar, e, neste caso, a organizao dos documentos em um arquivo. A

classificao feita a partir da anlise do contedo dos documentos, para posteriormente
selecionar a categoria do assunto. Uma vez classificado, o documento poder ser facilmente
localizado e corretamente arquivado.

O instrumento utilizado para essa anlise o Cdigo de Classificao de Documentos, que

estabelece as regras de classificao de todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

O ato de classificar refere-se ao processo de insero dos documentos em classes.

A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-

se em referencial bsico para sua recuperao.

No Cdigo de Classificao de Documentos, funes, atividades, espcies e tipos documentais

genericamente denominados assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo
com as funes.

10
Um Plano de Classificao de Documentos dividido em classes e subclasses, grupos e
subgrupos. Para compreendermos o uso de um Plano de Classificao, vamos conhecer o
Plano de Classificao para as Atividades-Meio da Administrao Pblica Federal, elaborado
pelo Conarq:

Mas o que so atividades-meio e atividades-fim?

Atividade-fim: designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma

instituio. So as que identificam a rea de um rgo, na qual so desenvolvidos processos de
trabalho que do caractersticas evidentes s aes que por definio constituem o objetivo
para o qual a instituio foi criada.

Atividades-meio: designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de

uma instituio, aquelas que se prestam a dar condies para que uma empresa atinja seus
objetivos sociais, ou seja, as atividades desempenhadas pela empresa, que no coincidem
com os fins principais.

O CONARQ regulamentou, por meio da Resoluo N 14, de 24 de outubro de

2001, o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Atividades-Meio
da Administrao Pblica, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes
dos rgos, e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica -

Atividades-meio, elencado abaixo, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe
000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL, e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS.

11
Entretanto, as demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim
do rgo. Essas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos a elaborao de
seu prprio Plano de Classificao para as Atividades-fim, seguindo orientaes da instituio
arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

Veja um exemplo com a estrutura organizacional:

Classes:

000 Administrao Geral;

100 Contas;
200 Fiscalizao;
300 Denncia; Representao; Consulta; Solicitao;
400 Ato sujeito a registro;
500 Coeficientes de participao constitucional;
600 Vaga;
700 Outros assuntos referentes a controle externo;
800 Sesso do plenrio e da Cmara;
900 Assuntos Diversos Incluem-se documentos de carter genrico referentes
administrao geral, cujos assuntos no possuem classificao especfica nas demais
classes do cdigo.

A classe 000, Administrao Geral, tem como subclasses:

010 - Organizao e funcionamento;

020 - Pessoal;
030 - Material;
040 - Patrimnio;
050 - Oramento e Finanas;
060 - Documentao e Informao;
070 - Comunicaes;
080 - Aes correcionais, de controle interno e ouvidoria;
090 - Outros assuntos referentes administrao geral.

Cada subclasse pode possuir subgrupos:

Exemplo:

Subclasse: 050 Oramento e Finanas

Grupo: 051 Oramento

Subgrupos: 051.1 Programao oramentria

051.11 Previso oramentria

12
Note que os cdigos numricos refletem uma relao de subordinao:

Classe

Subclasse

Grupo

Subgrupo

Essa subordinao representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos
tratados.

Essas regras, para a atividade-meio, so definidas pela Administrao Pblica Federal, por
meio do CONARQ, que um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da
Justia, tm por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como
rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa
visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Caso queira saber mais sobre o Conarq, acesse o link:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao/resolucoes-do-conarq/256-
resolucao-n-14,-de-24-de-outubro-de-2001.html

Vimos at aqui as regras para classificao dos documentos, mas como definir o tempo de
guarda?

A guarda dos documentos definida pela Tabela de Temporalidade! Lembrando que h uma
tabela para cada tipo de atividade: atividade-meio e atividade-fim!

Todo documento dentro da Administrao Pblica tem um tempo de vida til. Esse tempo
denominado prazo de guarda, e no possvel determin-lo de forma aleatria, existem
parmetros definidos na legislao brasileira para isso.

13
b) Tabela de Temporalidade

A Tabela de temporalidade o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos glo, no qual
devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferncia ao
arquivo central/intermedirio e sua destinao final, que seria a eliminao ou o recolhimento
ao arquivo permanente.

A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico de gesto de documentos e precisa

estar sempre atualizada, para incluso dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser
produzidos e as mudanas que normalmente ocorrem na legislao.

A Tabela de Temporalidade construda a partir do Cdigo de Classificao dos Documentos

e um instrumento arquivstico resultante de uma avaliao, que tem por objetivo definir
prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso glo informao.
Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar:

Conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de

suas atividades.
Assunto: os documentos de uma instituio sero organizados pela hierarquia de
atividades e funes. Para isso, utilizado um ndice que contm todos os cdigos e
a sua referncia, para facilitar na hora da procura.

14
 Prazos de guarda nas fases corrente e intermediria: o prazo de guarda representa o
tempo em que um documento ficar arquivado, nas fases corrente e intermediria.
Esse prazo estipulado pensando-se, tambm, nas necessidades de quem elaborou
os documentos.
Destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Observaes: o local destinado para incluir informaes adicionais, justificativas e
orientaes sobre suporte informao e o destino dos documentos na tabela
necessria sua compreenso e aplicao.

A Tabela de temporalidade e destinao para documentos de arquivo, que elaborada

em cada rgo ou entidade do Poder Executivo Federal, deve ser encaminhada ao Arquivo
Nacional para aprovao e posterior divulgao, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.

(Fonte: Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal SIGA. Ministrio da Justia/
Arquivo Nacional)

15
A partir dos exemplos de classificao dos documentos, vimos que a destinao do documento
Previso Oramentria, utilizando-se a Tabela de Temporalidade, de 2 anos.

16
17
 Gesto da Informao e Documentao
Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo
4 Gerenciar Documentos Arquivsticos

Braslia - 2015
Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira

Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa
SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
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SUMRIO

1 Introduo.................................................................................................... 5

2 Recepcionar e registrar................................................................................. 6

3 Classificar a documentao e Classificar a informao quanto ao grau de

sigilo............................................................................................................... 6

4 Instruir a documentao, reconstituir e digitalizar........................................ 8

5 Tramitar, acessar a documentao e restaurar............................................ 10

6 Arquivar, preservar a documentao e desarquivar a documentao.......... 11

7 Avaliar, destinar e microfilmar.................................................................... 13

8 Referncias Bibliogrficas........................................................................... 17
Mdulo
4 Gerenciar Documentos Arquivsticos

1 Introduo

recepo, registro, classificao da documentao e da segurana da informao,

instruo, reconstituio, digitalizao, tramitao, acesso, restaurao,
preservao, arquivamento, desarquivamento, avaliao, destinao e
microfilmagem da documentao, precedidos da implementao e planejamento
de diretrizes e polticas de gesto documental na organizao.

O conhecimento de todas as funes do gerenciamento dos documentos arquivsticos

proporciona organizao:

proteo dos interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos

usurios ou clientes;
assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem
como a pesquisa histrica;
mantm a memria corporativa e coletiva da organizao;
recupera documentos com segurana;

5
 proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
contribui na melhoria do atendimento ao cliente.

2 Recepcionar e registrar

Recepcionar

Consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossis,

sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e
distribudos, quando for o caso.

A entrada de documentos na instituio realizada pelo setor de

protocolo, ao qual compete, entre outras incumbncias, receber os
documentos e fomentar a sua expedio e tramitao.

Registrar

O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do sistema de

gesto arquivstica, por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio
informativa. Destina-se a facilitar sua recuperao, bem como controlar a movimentao do
documento ou processo, e fornecer informaes aos interessados por suas caractersticas
fundamentais.

Para os documentos processuais, efetua-se tambm a autuao, termo que caracteriza

a abertura do processo, observando os documentos cujo contedo esteja relacionado a
aes que requeiram anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades
organizacionais.

3 Classificar a documentao e Classificar a informao quanto ao grau de sigilo

Classificar a documentao

6
Classificar um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentao.
Sua classificao se materializa a partir de um plano que deve ter como caractersticas a
simplicidade, a flexibilidade, a fcil assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo
sempre um padro.

Nessa etapa, ser realizada a anlise do contedo dos documentos produzidos ou recebidos
no exerccio de suas funes e atividades, efetuando-se a seleo da categoria de assuntos sob
a qual sero classificados, a fim de serem arquivados e acessados.

Tem por objetivo agrupar os documentos sob o mesmo tema como forma de possibilitar
o controle e a rpida recuperao de informaes e posterior aplicao da temporalidade
documental, aumentando a eficincia, efetividade e agilidade no gerenciamento e controle
das informaes.

Classificar a informao quanto ao grau de sigilo.

Informao ou assunto restrito tudo aquilo que necessita de

proteo ou medidas especiais, pelo fato do conhecimento
de seu contedo ser restringido a um determinado meio ou
nmero de pessoas, cujo comprometimento possa trazer
prejuzo organizao.

A proteo da informao no deve ser privilgio de

organizaes militares, servios de espionagem ou indstrias de alta tecnologia, ela pode e
deve ser aplicada at, por exemplo, a uma pizzaria, para evitar a perda da exclusividade de
utilizao de uma receita de massa da av do proprietrio, de excelente sabor, e que seu
diferencial de mercado.

A classificao da informao de vital importncia para que as organizaes possam direcionar

os seus recursos para aes e sistemas que promovam sua segurana.

Sabendo-se o nvel de disponibilidade, confidencialidade e integridade das informaes com as

quais a organizao trabalha, esta pode gerar polticas de segurana da informao especficas
para cada recurso.

7
4 Instruir a documentao, reconstituir e digitalizar

Instruir a documentao

Nessa fase, acontece a organizao na preparao de processos e dossis glo. So as informaes

e mtodos que descrevem como proceder com os processos e dossis, de maneira a possibilitar
a rpida soluo dos mesmos. Tem por objetivo dar sustentao formao da produo e
gesto documental. As unidades organizacionais devem instruir seus processos e dossis, cuja
responsabilidade ser do titular da unidade ou do servidor.

Na instruo, temos como exemplo as seguintes atividades:

Juntada por apensao glo: a unio provisria de um ou mais processos acessrios a

um processo principal, destinada ao tratamento de matrias semelhantes, com o mesmo
interessado, ou no. Ex.: um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico
federal, apensado a outro referente solicitao de reviso, ou recurso, constituir um nico
processo, caracterizando a apensao glo do processo acessrio ao processo principal.

Juntada por anexao: a unio de forma definitiva e irreversvel de um ou mais processos a

outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que
contenham o mesmo assunto. A juntada por anexao de processos ser feita somente quando
houver dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada
quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios.

Reconstituir

A reconstituio ocorre quando um documento, dossi glo ou processo

danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou
destruio dos autos de um processo ou dossi, sua reconstituio ser
obrigatria, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o
processo extraviou-se.

8
Digitalizar

A Digitalizao de Documentos o processo de converso de documentos fsicos para o

formato digital. Qualquer documento que contenha informao relevante para a instituio
pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.

Esse processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminao das informaes entre

os funcionrios e colaboradores, com a visualizao instantnea das imagens de documentos.

Essa converso tambm transforma o modo de armazenagem desses arquivos, que, uma vez
digitalizados, podero ser disponibilizados em vrios formatos de mdias, como CDs, DVDs,
Pendrives ou ainda em unidades de discos removveis.

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Algumas vantagens e benefcios da Digitalizao de Documentos:

99 Facilidade de acesso e de distribuio dos documentos;

99 Reduo de tempo das atividades que requerem a anlise de documentos;
99 Reduo de custo com recuperao e duplicao;
99 Preservao do arquivo fsico;
99 Integrao de dados ativos e histricos.

5 Tramitar, acessar a documentao e restaurar

Tramitar

O trmite o curso do documento, desde a sua produo ou recepo

at o cumprimento de sua funo administrativa.

Pode ser referido tambm como tramitao ou movimentao e

caracterizado como distribuio, que a remessa de documentos,
processos ou dossis s unidades que decidiro sobre a matria neles
tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou
dossis de uma unidade outra, seja internamente ou externamente.

Acessar a documentao

O acesso consiste na pesquisa e localizao do documento, processo ou dossi e na

disponibilizao do acesso a esses, verificando aqueles documentos que possuem restries de
acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentao
ou o acesso a ela, para anlise e subsdio de deciso e encaminhamentos internos, bem como
atender s requisies de informaes dos clientes externos.

Restaurar

A restaurao de um documento feita a partir de um

conjunto de medidas que tem como objetivo a reverso
de danos fsicos e qumicos que um documento sofreu ao
longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepo
do documento original por meio de interveno tcnica,
de modo a no comprometer a integridade e o carter
histrico do material.

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6 Arquivar, preservar a documentao e desarquivar a documentao

Arquivar

Arquivar no apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituio,

mas , principalmente, a sua organizao lgica e funcional. Arquivar, portanto, organizar
a documentao produzida e recebida por uma instituio de forma que a informao nela
contida possa ser resgatada com agilidade.

Os documentos produzidos por uma instituio podem receber ainda outra diviso, de
acordo com a funo que nela exercem. Assim, podem ser documentos de atividade-meio ou
documentos de atividade-fim.

1- Documentos de atividade-meio: refletem um conjunto de operaes que uma instituio

leva a efeito para auxiliar e realizar o desempenho de suas atribuies especficas, o que
resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

Ex.: frequncia de servidor.

2- Documentos de atividades-fim: refletem o conjunto de operaes que a instituio leva

a efeito para desempenho de suas atribuies especficas, o que resulta na acumulao de
documentos de carter substantivo para seu funcionamento.

Ex.: autos de infrao.

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Os Mtodos de arquivamento podem ser: alfabtico, geogrfico, numrico simples e
cronolgico e ideogrfico.

Alfabtico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome.

Geogrfico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade,
estado e pas).

Numrico simples: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o

nmero do documento e numrico-cronolgico (quando o nmero do documento vier
associado data).

Cronolgico: O mais usado em sistemas de protocolo adotados em reparties pblicas.

Numera-se os documentos e no as pastas. Os documentos sero arquivados por ordem
cronolgica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numrica.

Ideogrfico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto.

A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica (de dicionrio ou de
enciclopdia) ou numrica (decimal ou duplex).

Preservar a Documentao

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Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse
modo, as instalaes do acervo devem seguir, em grande parte, as especificaes exigidas para
a guarda de documentos: prevendo-se um local com condies adequadas, com controle de
iluminao, umidade e temperatura, mobilirio e acondicionamento apropriados, laboratrios
de reproduo, conservao e reparos.

Os suportes modernos apresentam, desde a sua produo, fatores intrnsecos de deteriorao,

pois no existe preocupao com a sua durabilidade. O papel moderno, por exemplo, cido e
frgil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores.
Existem tambm fatores extrnsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deteriorao
dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.

So fatores extrnsecos:

umidade e temperatura;
radiaes luminosas;
poeira e poluio atmosfrica;
ataques biolgicos (insetos e micro-organismos);
catstrofes (enchentes, incndios);
manuseio e acondicionamento.

Desarquivar a Documentao

No desarquivamento, ocorre a retomada de um documento, processo ou dossi que se encontra

finalizado e que deva voltar atividade. Trata-se de retomar o trmite de documentos que se
encontram arquivados. Isso ocorre quando h necessidade de comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento.

Mas deve-se ficar atento ao controle de desarquivamento, para que o documento no

se perca, ou seja, conferir se solicitante tem autorizao para requisitar, caso trate de
documento que requeira autorizao; conferir os dados do documento requisitado;
informar ao solicitante os motivos da indisponibilidade do documento, e, se for o caso,
informar quando este tiver grau de sigilo e restrio de acesso ou outras informaes que
impossibilite o desarquivamento.

7 Avaliar, destinar e microfilmar

Avaliar

A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para

os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita
magntica, o disquete, o disco ptico ou qualquer outro.

A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de

classificao, para evitar a acumulao desordenada, e segundo critrios temticos, numricos
ou cronolgicos.

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Destinar

Na destinao, h que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental,

acumulado em decorrncia do exerccio das atividades, visando a assegurar a preservao
e o acesso de conjuntos arquivsticos, desde sua formao, na fase corrente, at a sua
destinao final, que poder provocar a eliminao daqueles destitudos de valor informativo
ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histrico e probatrio. Por exemplo:
identificar os documentos que mudaram de mdia: de pen drive para CD;

Microfilmar

A Microfilmagem o servio de armazenamento e preservao de

informaes, atravs da captao das imagens dos documentos por
processo fotogrfico.

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Vantagens e benefcios:

Evita a deteriorao dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;

Dificulta a ao de falsificadores;

O microfilme no afetado pela obsolescncia dos sistemas digitais, pois sua imagem
analgica;

As imagens so digitalizadas e disponibilizadas em mdia com alto padro de qualidade.

A soluo possui amparo legal (Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, e Decreto n 1.799,
de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminao do documento em papel.

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Voc pode aprofundar-se um pouco mais sobre esse conjunto de procedimentos em Gesto
Documental com o http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-
publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao

O Manual de Gesto da Informao e Documentao - MGID, Mdulo II - Gerenciar Documentos

Arquivsticos, foi aprovado pela Portaria n 157, de 2 de abril de 2013, e contempla as
atividades do Ministrio da Previdncia Social e de suas entidades vinculadas. O Manual tem
por finalidade servir de instrumento de pronta consulta, visando a padronizar e a disciplinar
a execuo dos procedimentos referentes recepo, instruo, reconstituio, registro,
tramitao, digitalizao, arquivamento, desarquivamento e acesso documentao.

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8 Referncias Bibliogrficas

1. VALENTIM, M. L. P, Inteligncia competitiva em organizaes: dado, informao e

conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.

2. CASANOVA, Eugnio, O manual Archivstica, 1928, Siena.

3. LE GOFF, Jacques, 1924

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