CDIGO: PGC-002

PROCEDIMIENTO GESTION DE FECHA: 16/06/2017

CAMBIO . Hoja No. Versin:
1 de 7 02

PROCEDIMIENTO GESTION DE CAMBIO

EMPRESA
.

ELABORADO POR:

CIUDAD: Bogot
FECHA: 16 de junio de 2017

TABLA DE CONTENIDO

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PROCEDIMIENTO GESTION DE FECHA: 16/06/2017
CAMBIO . Hoja No. Versin:
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1. OBJETIVO............................................................................................................... 3
2. ALCANCE................................................................................................................ 3
3. RESPONSABLES......................................................................................................3
4. CONDICIONES GENERALES.....................................................................................4
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES..............................................................................5
6. MANEJO DEL CAMBIO.............................................................................................5
a. Actividades................................................................................................................ 5
b. Tecnologa................................................................................................................ 5
c. Riesgos..................................................................................................................... 6
d. Documentos.............................................................................................................. 6
e. Administrativos.......................................................................................................... 6
e. Cambio de instalaciones...............................................................................................6
7. REGISTRO DEL CAMBIO..........................................................................................7
8. MONITOREO Y REVISIN.........................................................................................7
9. DOCUMENTACION Y REGISTROS ASOCIADOS..........................................................7
10. REGISTRO DE MODIFICACIONES............................................................................7

1. OBJETIVO

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Establecer los lineamientos para la gestin del cambio para cada una de las
actividades desarrolladas dentro de SCALE UP SAS., y sus proyectos que puedan
generar un alto potencial de riesgo y as controlar las desviaciones, asegurando el
logro de los objetivos propuestos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para a cada uno de los procesos de la ESCALE UP SAS.

3. RESPONSABLES

Mesa de gestin de cambio:

Evaluar y recomendar la causa, justificacin e impacto del cambio a los proyectos
desde las perspectivas, financieras, econmicas y de programacin tcnica.

Lderes:
Evaluar el impacto de los cambios del proyecto.
Revisar y validar la informacin diligenciada por cada solicitante.
Obtener informacin confiable y objetiva para soportar la solicitud.
Implementar las acciones que propendan por la minimizacin de cambios.
Realizar los trmites necesarios para poder implementar el cambio.
Asegurar el registro y seguimiento a los cambios aprobados.

Encargado SG-SST:
Soportar a los solicitantes en el cumplimiento del procedimiento de gestin de
cambio.
Asegurar el correcto desarrollo del procedimiento gestin de cambio.
Formular acciones de mejora a partir de anlisis de causas.
Verificar los impactos de tiempo, costo, y beneficios. Previos a la aprobacin final
de las solicitudes
Aprobacin de la modificacin de la lnea base de la compaa.
Asegurar que se evalu el impacto econmico de la implementacin del cambio,
mediante actualizacin del modelo.
Hacer seguimiento y consolidar los controles de cambio aprobados

4. CONDICIONES GENERALES

Es importante para SCALE UP SAS., identificar los peligros y riesgos asociados a los
cambios que se generen en las diferentes actividades antes de introducir tales
cambios, contemplando aquellos riesgos internos y externos que podran ser
introducidos, por las partes interesadas como (Ej. Nuevos procesos, tecnologa,
modificacin legal, de reglamentos, evolucin de los conocimientos en SG-STT etc.),
con el fin de eliminar o minimizar las consecuencias en caso de que un evento se
materialice, gestin del cambio teniendo en cuenta los siguientes puntos:

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Establecer criterios de identificacin de la necesidad de cambio

Prever obligacin de soporte del cambio
Validar el conocimiento de la capacidad del elemento a cambiar
Comunicacin a involucrados en el cambio

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

# ACTIVIDAD
1 Planeamiento del cambio
2 Evaluacin de impacto
3 Autorizacin gerencial
4 Comunicacin y socializacin
5 Capacitacin y
entrenamiento
6 Evaluacin peridica
7 Documentacin de
cumplimiento
OBSERVACIONES
A partir de la solicitud, establecer la necesidad
de cambio segn alguno de los siguientes
criterios:
1- Aumento del requerimiento
2- Disminucin del requerimiento
3- No cumplimiento del estndar
Evaluar los efectos positivos y adversos del
cambio, conjuntamente con el responsable del
rea SG-SST,
Evaluar los riesgos del proceso de cambio.
Plantear el cambio a Gerencia
Gerente evala disponibilidad presupuestal
Establece la fecha lmite para el cambio
Difusin del cambio a los jefes- cadena de
mando
Identificar necesidades de formacin,
capacitacin y entrenamiento en personas
involucradas.
Realizar formacin
Revisar y establecer sistema de evaluacin
peridica del cambio.
Se evidencia en el seguimiento desviaciones
del estndar se debe informar al responsable
SG-SST
Documentar cumplimiento del cambio

6. MANEJO DEL CAMBIO

a. Actividades
Se aplica en cuanto a cambio de actividades, bajo la verificacin de los Planes de
trabajo, por parte del encargado del SG-SST, en la cual se identifica si el personal
realizar actividad diferente a la contemplada inicialmente en la matriz de identificacin
de peligros, se evala a travs de anlisis de riesgos (AR preliminar), se gestiona
elementos de proteccin personal y/ o elementos de trabajo, y se monitorea
cumplimiento de los controles. Paralelo a ello, se ajustan procedimientos seguros de
trabajo.

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b. Tecnologa
En cuanto a cambios en los procesos de trabajo, al incrementarse las actividades
Automatizadas por el desarrollo del proyecto, que ameritan acondicionamiento de
equipos, se gestiona en conjunto con las reas interesadas en el proceso
(administracin y rea tcnica), la viabilidad del cambio en cuanto a que no genere o
incrementen los riesgos (seguridad y salud), verificacin de competencias del uso de
nuevos equipos, as como el
Estudio de costo.

c. Riesgos
La empresa SCALE UP SAS, cuenta con un procedimiento de IDENTIFICACIN,
VALORACIN PELIGROS Y EVALUACIN DE RIESGOS, contempla que se debe
aplicar sistemticamente un procedimiento para la identificar peligros, evaluar,
controlar y monitorear los riesgos en los cambios de cada proyecto, asociados a la
organizacin, actividades, procesos de trabajo, etc.

d. Documentos:
Tiene por objeto establecer el mecanismo de elaboracin, organizacin y modificacin
de los documentos internos del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el trabajo,
con el fin de asegurar que la documentacin del sistema se pueda entender y operar
de manera efectiva, eficiente y confiable.

e. Administrativos:
Cambios de personal: En caso de requerir cambios de personal por vacaciones,
permisos no remunerados, licencias, incapacidades; SCALE UP SAS., realizar el
procedimiento de contratacin que incluye induccin SST. Durante la induccin al
cargo se procurar el empalme con el funcionario saliente o en caso de no ser posible
con el jefe inmediato dejando registro.

e. Cambio de instalaciones:
En caso que requiera ser efectuado cambios en procesos, legislacin, instalaciones, la
administracin de SCALE UP SAS. analizar, evaluar, aprobar previamente y
ejecutar, contemplando segn requerimientos, lo definido en documentacin siempre
y cuando sea aplicable al tema especfico del cambio.

7. REGISTRO DEL CAMBIO

En cada uno de los documentos elaborados en SCALE UP SAS., queda el registro de
modificaciones, en el cual se evidencia versin del documento, fecha de modificacin,
numeral modificado y naturaleza del cambio.

8. MONITOREO Y REVISIN
Se debe coordinar actividades de seguimiento y control para monitorear el
Cumplimiento de los estndares establecidos en este procedimiento.

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9. DOCUMENTACION Y REGISTROS ASOCIADOS

Los siguientes documentos y registros hacen parte de este procedimiento:

No. DOCUMENTACIN

1 Poltica de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el empleador.

2 Objetivos de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el empleador.

Responsabilidades asignadas para la implementacin y mejora continua del Sistema de

3
Gestin de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST;
Identificacin anual de peligros y evaluacin y valoracin de los riesgos (matriz de
4
identificacin de peligros evaluacin y valoracin de riesgos).
Informe de las condiciones de salud, acorde a los riesgos de la empresa y los programas de
5
vigilancia epidemiolgica.
Perfil sociodemogrfico acorde a los riesgos de la empresa y los programas de vigilancia
6
epidemiolgica.

Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo - SST, firmado por el empleador y el
7
responsable del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST;

8 Programa de capacitacin anual en seguridad y salud en el trabajo SST.

Soportes de induccin, reinduccin y capacitaciones de los trabajadores dependientes,

9
contratistas, cooperados y en misin;
Procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo SST. (Ej.:
10
procedimientos de trabajo seguro)

11 Registros de entrega de equipos y elementos de proteccin personal EPP.

Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas tcnicas cuando aplique y
12
dems instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.

Soportes de la convocatoria, eleccin y conformacin del Comit Paritario de Seguridad y

13 Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegacin del Viga de Seguridad y Salud
en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones

Reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

14
laborales de acuerdo con la normatividad vigente.

Identificacin de las amenazas junto con la evaluacin de la vulnerabilidad y sus

15 correspondientes planes de prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias. (Plan de
preparacin y respuesta a emergencias)

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Programas de vigilancia epidemiolgica de la salud de los trabajadores, incluidos los

16 resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos
biolgicos, si esto ltimo aplica segn priorizacin de los riesgos.

17 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, mquinas o equipos ejecutadas.

La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos
18
Laborales que le aplican a la empresa.

19 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

10. REGISTRO DE MODIFICACIONES

FECHA NUMERAL NATURALEZA DEL

VERSIN MODIFICACION MODIFICADO CAMBIO
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