DIRECCION DE PLANIFICACIN

UNIVERSIDAD
TECNICA DE MACHALA

INSTRUCTIVO METODOLGICO
PARA LA ELABORACIN
DE PLANES OPERATIVOS
ANUALES

DICIEMBRE - 2012
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 DIRECCION DE PLANIFICACIN

INSTRUCTIVO METODOLGICO PARA LA ELABORACIN

DE PLANES OPERATIVOS ANUALES DE LAS DEPENDENCIAS
DE LA UTMACH

I. MARCO LEGAL

El artculo 275 de la Constitucin Poltica de la Repblica dispone que el Sistema

Nacional de Planificacin (SNP) fije los objetivos nacionales permanentes en materia
econmica y social, determine -en forma descentralizada- las metas de desarrollo a
corto, mediano y largo plazo, y oriente la inversin con carcter obligatorio para el
sector pblico y referencial para el sector privado.

La Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia Fiscal, establece en su

artculo 2, la obligacin para cada institucin del sector pblico de elaborar el Plan
Plurianual Institucional para cuatro aos y Planes Operativos Anuales que servirn de
base para la Programacin Presupuestaria.

El Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y

Transparencia Fiscal, dispone en el prrafo segundo del Art. 2.- El trmino para la
aprobacin de los Planes Operativos Institucionales Anuales para el periodo anual
subsiguiente, ser el 31 de mayo de cada ao.

El Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y

Transparencia Fiscal, seala en el Art. 3.- Los planes de las entidades y organismos del
sector pblico no financiero evidenciarn las relaciones costo beneficio de los gastos
mediante indicadores que relacionen la valorizacin de productos, resultados, metas o
beneficios esperados de la ejecucin de programas y proyectos, con el monto de
recursos que se emplearn para lograrlos o con sus costos. Estas relaciones debern
estar de acuerdo con la metodologa que establezca SENPLADES, lo cual se verificar
en los respectivos procesos de evaluacin.

II. MARCO CONCEPTUAL

II.1 PLAN OPERATIVO ANUAL POA

La planificacin operativa segn la conceptualizacin de la Secretara Nacional de

Planificacin (SENPLADES), considera como base lo siguiente: funcin, misin y
visin institucional.

Los POA tienen como propsito fundamental orientar la ejecucin de los objetivos
institucionales; y propiciar pasos claros en objetivos y metas evaluables a corto plazo.

2.2 VINCULACIN DE PLANIFICACIN CON EL PRESUPUESTO

El POA es un instrumento que vincula la planificacin con el presupuesto, es la base

para elaborar la pro forma presupuestaria.

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El POA supone concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la

disponibilidad real de recursos.

2.4 QUINES ELABORAN EL POA?

La elaboracin del POA, debe realizarse dentro de un proceso de interaccin

institucional interno, entre sus diferentes instancias orgnicas (direcciones de escuela y
departamentales / jefaturas / sub decanos y decanos / vicerrectores / rector).

2.5 CRITERIOS PARA LA FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

SENPLADES establece que los POA se formularan de conformidad con los

lineamientos que a continuacin se determinan:

a) El POA debe sustentarse en los grandes objetivos, metas, e indicadores

institucionales.

b) El POA se ajustar a las disposiciones legales y ser compatible con el presupuesto

asignado a la institucin.

c) El POA se registrar en la pgina Web de SENPLADES a nivel institucional, pagina

establecida para el efecto.

d) El POA debe ser aprobado por el mximo organismo institucional respectivo de cada
entidad y constituir el insumo bsico de la Proforma Presupuestaria.

III. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE LA MATRIZ DEL POA

El presente Instructivo constituye una gua para la formulacin del POA; en ste, se
citan los conceptos de las diferentes variables que lo conforman y los procedimientos
para llenar la matriz, a fin de facilitar su elaboracin.

En el primer trimestre de cada ao el POA de cada departamento deber ser remitido a

su unidad acadmica correspondiente (Facultades) y estas al DEPLAN en informacin
consolidada, impresa y digital.1

La presentacin de los Planes Operativos Anuales para el periodo anual subsiguiente se

realizar hasta el 30 de abril de cada ao.2

El DEPLAN receptar los POA de la Administracin Central y el consolidado por

Facultades en el plazo sealado y por rgano regular.

IV. ESTRUCTURA DE LA MATRIZ DEL POA

1
El DEPLAN ha definido una plataforma informtica para ingresar los datos de los POA, a travs de la
pgina Web de la institucin conforme a los requerimientos de la matriz de la SENPLADES. Esta
plataforma entrar en funcionamiento el segundo semestre del 2012.
2
El POA del ao 2012 por nica vez se receptar en los primeros 15 das de enero del 2012. Para el POA
2013 se aplica la fecha del 30 de abril del 2012.

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A continuacin se detallan los conceptos de cada una de las variables y la forma cmo
se debe elaborar el formulario.

COMPONENTES:

Son las diferentes competencias desarrollas en la dependencia.

RESULTADOS:

Constituye el objetivo planteado que se espera lograr frente al componente. Se enuncia

en trminos cualitativos.

INDICADOR DE RESULTADO:

Representa la forma en cmo se calcular el resultado planteado, debe reflejar la una

operacin bsica que de preferencia puede ser una divisin o una cantidad en unidades.

METAS:

Se refiere al valor (absoluto o porcentaje) referido a la operacin realizada en el

indicador de resultado

ACTIVIDADES:

Son las acciones con las que se propone alcanzar, o cumplir, la meta propuesta,
ordenadas secuencialmente.

MEDIOS DE VERIFICACIN:

Constituyen los documentos fsicos que expresan el cumplimiento de las metas.

RESPONSABLES:

Es la unidad tcnica y/o administrativa de la institucin y su titular o funcionario

principal que esta a cargo de la ejecucin de las actividades para el cumplimiento de las
metas institucionales.

TIEMPO EN SEMANAS:

Es el tiempo previsto para alcanzar la meta expresada en semanas.

COSTO ANUAL:

Es el valor de los recursos monetarios (sean estos de gasto corriente o de inversin) que
se requieren para el cumplimiento de las metas institucionales.

FINANCIAMIENTO:

Tipo de financiamiento de donde proviene el recurso monetario para cumplir con las
metas establecidas por la Dependencia.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

Una vez determinado el tiempo, se deber programar el cumplimiento de la meta

trimestralmente.

NOTA: Es importante recalcar que la medicin es requisito de la gestin. Lo que no se

mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar. Una meta es una
magnitud asociada a una caracterstica de la gestin institucional que permite, a travs
de su medicin en periodos sucesivos y por comparacin con el estndar establecido,
evaluar peridicamente dicha caracterstica y verificar el cumplimiento de los Objetivos
Estratgicos establecidos.

Las metas son aquellas sobre los cuales la institucin puede incidir directamente. Deben
ser especficos, medibles y relevantes.

La meta debe especificar la unidad de anlisis y la medida que puede ser nmero,
porcentaje.

EJEMPLO: DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION

Componente.- Coordinacin y Monitoreo de los POA de las Unidades Acadmicas y

Administracin Central.

Resultados.- Autoridades de las Facultades y Jefes Departamentales participan en el

proceso.

Indicador.- # Sesiones de trabajo realizadas.

# POA presentados / # Unidades departamentales Capacitadas.

Meta.- 20 sesiones de trabajo, 80%

Actividades.- * Reuniones de trabajo; * Eventos de capacitacin

Medios de Verificacin.- * Proyecto aprobado por el Consejo Universitario

* Registros de asistencia a eventos

Responsables.- * Consejo Universitario; * Director DEPLAN

Tiempo en Semanas.- 12

Costo Anual.- 1.200,00

Fuentes de Financiamiento.- Fondos del Estado

Cronograma de Ejecucin.- Primer y Segundo Trimestre

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UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

PLAN OPERATIVO ANUAL 2012
FACULTAD/DEPENDENCIA: ______________________________________________
CRONOGRAMA DE
FUENTES DE
EJECUCIN 2012 -
FINANCIAMIENTO
INDICADOR DE MEDIOS DE RESPONSA TIEMPO EN COSTO 2013 OBSERVAC
COMPONENTES RESULTADOS METAS ACTIVIDAD
RESULTADO VERIFICACIN BLES SEMANA ANUAL FONDOS IN
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trminos puede ser una el indicador ordenadas las metas. nto de las
ejecucin de en semanas.
cualitativos. divisin o una de resultado secuencialm metas
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unidades. ales.

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Coordinacin y * Proyecto
Autoridades de de trabajo
Monitoreo de los Nmero (40 * aprobado por el
las Facultades y realizadas. * Consejo
POA de las sesiones de Reuniones Consejo
Jefes # de POA Universitario
Unidades trabajo) o de trabajo Universitario 12 1.200,00 1.200,00 0,00 X X
Departamentale presentados / # * Director
Acadmicas y porcentaje * Eventos de * Registros de
s participan en Unidades DEPLAN
Administracin (80)% capacitacin asistencia a
el proceso departamentales
Central eventos
Capacitadas.
TOTAL: USD $ 1.200,00 1.200,00 0,00 0,00