AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

Organizacin formal: proceso de organizacin y definicin de

funciones

Asignatura : ORGANIZACIN Y MTODOS

Escuela Profesional : INGENIERIA INDUSTRIAL

Ciclo : IX

Ao lectivo : 2017-B

Profesor a Cargo : ING.

Realizado por :

Diego Sapallanay, Jairht Alexandert

Moran Quispe, Jess
Ochoa Prez, Victor Alexanders
Valverde Avila, Angelo Ronaldo

CAETE-PERU

2017
INTRODUCCIN

Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones estructurales, as

como los modelos y estrategias de intervencin planeada, en los procesos de una organizacin.
Comprender el concepto de una organizacin formal o informal, puesto que es de gran
importancia dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes elementos que
integran el puesto y su relacin con el desempeo en el trabajo y su relacin con la efectividad de
la organizacin, para desarrollar sistemas de trabajo productivos.

1. CARACTERSTICAS A TENER EN CUENTA AL ESTRUCTURAR LA

ORGANIZACIN

a. Carcter especfico: la estructura debe ser diseada a la medida de la organizacin de que se

trate, en funcin de sus caractersticas especficas.

b. Carcter dinmico: toda buena organizacin se desarrolla permanentemente cambia. Por eso la
estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirn en el futuro.

c. Carcter humano: al disear la estructura de una organizacin, se debe tener en cuenta las
aptitudes de las personas que la integran o que la integrarn en el futuro. No es bueno esquematizar
primero el organigrama y recin despus fijarse quien ocupara cada posicin del mismo. De obrar
as, se estara cayendo en organizaciones formales y rgidas, constituidas por seres rectangulares.

d. El ascenso en la organizacin: los caracteres dinmico y humano, llevan a un tpico problema

organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerrquico a otro. Un hombre puede
estar preparado para desempear su cargo actual, pero no el inmediato superior. Por ejemplo si
un excelente mdico clnico asciende a director del hospital, es altamente probable que sea un mal
administrador (cambiarn significativamente los requerimientos que se harn en l). El hombre
siempre busca ascender, sin advertir que as llegara a un terreno que no domina. All fracasar, y
en lo sucesivo, no ascender ms.

e. Orientacin hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organizacin sea
efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.

f. Asignacin de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la correspondiente

autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como inherente al cargo.

g. Unidad de mando: ningn empleado puede responder a ms de un superior, en consecuencia

recibir todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

2. ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

2.1. ORGANIZACIN FORMAL

Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin

e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de
organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.
2.2. ORGANIZACIN INFORMAL

Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como
ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento
de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas
situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el
desempeo de los cargos.
La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido
planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto,
para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal.

2.3. ETAPAS DE ORGANIZACIN DEL TRABAJO

2.3.1. Coordinacin

Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.

2.3.2. Divisin del trabajo

Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor
precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y
perfeccionamiento en el trabajo.

2.3.3. Jerarquizacin y departamentalizacin

2.3.3.1. Jerarquizacin:

Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia,
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la funcin que realicen.
La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del
establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisin.

Reglas.
Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los
mnimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

2.3.3.2. Departamentalizacin:

Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base

en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1 Listar todas las funciones de la empresa.

2 Clasificarlas.
 3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y
los puestos.
6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern
relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones
involucradas.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms

usuales son:

1. Funcional.
Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su
funcin principal.

2. Por producto.
Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la
departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre s.

3. Geogrfica o por Territorios

4. Por clientes
Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin
consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo
En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia
y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Por Secuencia
Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar
cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o
letras.

2.4. ORGANIGRAMAS

Tambin conocidos como Cartas o Grficas de organizacin, son representaciones grficas de la

estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles,
las jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Teora de la organizacin y tipos

Tipologa de la Organizacin
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden
implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos,
objetivos, produccin, etc.
 2.4.1. ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR.

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas
las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el
trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarn a un slo jefe.

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
3. Es claro y sencillo.
4. til en pequeas empresas.
5. La disciplina es fcil de mantener.

Desventajas:

1. Es rgida e inflexible.
2. La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
3. No fomenta la especializacin.
4. Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus
labores directivas, sino, simplemente de operacin.

2.4.2. ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde
el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones.

Ventajas:

1. Mayor especializacin.
2. Se obtiene la ms alta eficiencia de la persona.
3. La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
5. Disminuye la presin sobre un slo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la
organizacin.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina

y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las ordenes.
2. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que originan confusin y conflictos.
3. La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.
4. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior
 2.4.3. ORGANIZACIN LNEO FUNCIONAL

En sta se combinan los tipos de organizacin lineal y funcional, aprovechando las ventajas y
evitando las desventajas inherentes a cada una, conservndose de la funcional la especializacin
de cada actividad en una funcin, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a
travs de un slo jefe por cada funcin en especial.

2.4.4. ORGANIZACIN STAFF

Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder de imponer decisiones, surge
como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa,
proporciona informacin experta y de asesora.

Ventajas:

1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver

los problemas de direccin.
2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo
tiempo permite la especializacin del staff.

Desventajas:

1. Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio

de cuadros y manuales, puede
producir una confusin considerable en toda organizacin.
2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un
respaldo inteligente en la
aplicacin de sus recomendaciones.
 3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.

2.4.5. ORGANIZACIN POR COMITS

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen
para discutirlos y tomar una decisin en conjunto.

Clasificacin:

a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comit directivo para que se ejecuten los acuerdos que
ellos toman.
c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los
empleados de la empresa.
d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictmenes
sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:
1. Las soluciones son ms objetivas, ya que representan la conjuncin de varios criterios.
2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comit, no recayendo
aquella sobre una sola persona.
3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
4. Se aprovecha al mximo los conocimientos especializados.

Desventajas:
1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardas.
2. Una vez constituido el comit, es difcil disolverlo.
3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comit para
que se haga responsable de sus propias actuaciones.
 2.4.6. ORGANIZACIN MATRICIAL

Consiste en combinar la departamentalizacin por productos con la de funciones, se distingue de

otros tipos de organizacin porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:
1. Coordina la satisfaccin de actividades, tanto para mejorar el producto como para
satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
2. Propicia una comunicacin interdepartamental sobre las funciones y los productos.
3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una
mejor calidad tcnica.

Desventajas:
1. Existe confusin acerca de quien depende de quin, lo cual puede originar fuga de
responsabilidades y falta de delimitacin de autoridad.
2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de
producto.
3. Funciona a travs de muchas reuniones, lo que supone prdidas de tiempo.
4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y
capacidad.
5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
 2.5. AUTORIDAD Y LMITES DE ESTA AUTORIDAD:

"Es la facultad de que est investida una persona dentro de una organizacin para dar rdenes y
exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realizacin de aquellas acciones que
quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo"

Tipos de Autoridad

1. Formal. Cuando es conferida por la organizacin, es decir, la que emana de un superior

para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:

a. Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.

b. Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.

2. Tcnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.

3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de ms importancia, en tanto que las
funciones detalladas y rutinarias se delegan.
2. A travs de ella, la responsabilidad se comparte, hacindose ms significativa.
3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.
4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.

Requisitos para Delegar

1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por
escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.
2. Especificar claramente, metas y objetivos de la funcin delegada.
3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4. Establecer estndares de actuacin de tal manera que se fomente la
iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organizacin.
5. Convenir sobre las reas de no delegacin.
6. El directivo deber mostrar inters en el desempeo del empleado, en relacin con la
funcin relegada.
7. Reconocer el buen desempeo y confiar en los subordinados.

2.6. EL LDER, CLAVE PARA LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL

En los modelos de organizacin empresarial, el lder es mucho ms que una voz de mando. Se
trata, ante todo, de una facultad relacionada con la gestin y que casi siempre recae en los
directivos o gerentes. Esta figura es de vital importancia en los procesos de organizacin
empresarial, pues de los lderes depende en gran medida el funcionamiento de los sistemas
internos. Las principales funciones de quien ejerza el liderazgo en un proceso de este tipo se
pueden resumir de la siguiente manera:

Asignacin de deberes a los integrantes de la compaa.

Delegacin de autoridad en jefes o encargados.
Gestin del factor humano y de la capacidad de los equipos de trabajo.
Supervisin de las actividades corporativas.
Intervencin en aquellos casos que necesiten soluciones o correcciones.
Generacin de confianza en los otros niveles jerrquicos.
Asignacin de responsabilidades en funcin de las habilidades.
 3. CONCLUSION

La evaluacin de las organizaciones es, sin duda, el campo en el que confluyen los valores,
la teora y los criterios tcnicos. Todo ello debe contrastarse con las observaciones.

Decir que una organizacin es adecuada cuando es eficiente, por ejemplo, no es lo mismo que
decir que es adecuada cuando es eficaz. Eficiencia significa aprovechar los recursos,
y eficacia cumplir con los objetivos propuestos con independencia de los recursos que se
consuman para ello.

Para las empresas privadas, por lo general, lo importante es la rentabilidad y, por lo tanto la
eficiencia es uno de los principales criterios en que debe basarse cualquier evaluacin de sus
organizaciones tanto formal como informal. No deben cumplir metas de produccin con
independencia de los recursos que consuman (la meta ser, en todo caso, producir lo mximo
posible con los mnimos recursos).
 CUESTIONARIO

1. QU CARACTERSTICAS SE DEBEN TENER EN CUENTA AL ESTRUCTURAR

UNA ORGANIZACIN?

Se deben de tomar en cuenta las siguientes caractersticas:

a. Carcter especfico: la estructura debe ser diseada a la medida de la organizacin de que se

trate, en funcin de sus caractersticas especficas.

b. Carcter dinmico: toda buena organizacin se desarrolla permanentemente cambia. Por eso la
estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirn en el futuro.

c. Carcter humano: al disear la estructura de una organizacin, se debe tener en cuenta las
aptitudes de las personas que la integran o que la integrarn en el futuro.

d. El ascenso en la organizacin: los caracteres dinmico y humano, llevan a un tpico problema

organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerrquico a otro.

e. Orientacin hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organizacin sea
efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.

f. Asignacin de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la correspondiente

autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como inherente al cargo.

g. Unidad de mando: ningn empleado puede responder a ms de un superior, en consecuencia

recibir todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

2. A QU LLAMAMOS UNA ORGANIZACIN FORMAL?

Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin
e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de
organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

3. CUL ES LA SECUENCIA PARA REALIZAR UNA DEPARTAMELIZACIN?

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1 Listar todas las funciones de la empresa.
2 Clasificarlas.
3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los
puestos.
6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse
con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.
4. CULES SON LAS VENTAJAS DE UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL?

Las ventajas son las siguientes:

1. Mayor especializacin.
2. Se obtiene la ms alta eficiencia de la persona.
3. La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
5. Disminuye la presin sobre un slo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la
organizacin.

5. QUE FUNCIONES DEBER CUMPLIR AQUELLA PERSONA QUE EJERZA EL

LIDERAZGO EN UNA ORGANIZACIN EMPRESARIAL?

Las funciones que debe de cumplir son:

Asignacin de deberes a los integrantes de la compaa.

Delegacin de autoridad en jefes o encargados.
Gestin del factor humano y de la capacidad de los equipos de trabajo.
Supervisin de las actividades corporativas.
Intervencin en aquellos casos que necesiten soluciones o correcciones.
Generacin de confianza en los otros niveles jerrquicos.
Asignacin de responsabilidades en funcin de las habilidades.