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La ley derogada contemplaba a las bases como documento vlido para todos
los procedimientos de seleccin. Hoy, ya no es as. A diferencia de la antigua
norma, la nueva ley contempla tres tipos de documentos distintos (Bases,
Solicitudes de Expresin y Solicitudes de Cotizacin) cuya utilizacin
depende del mtodo de contratacin que se emplee. Este cambio puede
generar muchas a dudas y confusiones a funcionarios y servidores en el
ejercicio de sus actividades, sobretodo, en estos primeros tiempos de
implementacin de la nueva normativa sobre Contrataciones del Estado.
En ese marco desde el Instituto de Ciencias Sociales y Polticas Pblicas
(INCISPP) ponemos a disposicin el presente artculo de inters en el cual
desarrollaremos los aspectos ms importantes de los documentos del
procedimiento.
Que son los documentos del procedimiento de seleccin?
Son aquellos documentos que contienen las reglas bajo cuales se
desarrollar el proceso de contratacin. Las reglas genricas son definidas
por el OSCE en sus modelos estandarizados, las especficas por la entidad
de acuerdo a los datos previstos en el expediente de contratacin y a lo
estipulado en el reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Su elaboracin se encuentra a cargo del rgano Encargado de las
Contrataciones o del Comit de Seleccin, segn corresponda.
La nueva ley de Contrataciones de Estado contempla tres clases de
documentos los cuales son utilizados en funcin del mtodo de contratacin
que se lleve a cabo.

Las Bases. Deben ser utilizadas para las Licitaciones Pblicas,

Concurso Pblico, Adjudicacin Simplificada, Subasta Inversa
Electrnica y Contratacin Directa.

La Solicitud de Expresin. Se utilizan para los procesos de

Seleccin de Consultores Individuales.
 La Solicitud de Cotizacin. Se utilizan para la Comparacin de
Precios.

Contenido de los documentos de seleccin

El contenido es definido en gran medida por las bases estandarizadas del
OSCE. No obstante, existen elementos singulares que deben ser definidos
por la entidad teniendo en cuenta dos cuestiones: i) Los datos enunciados en
el expediente de contratacin (objeto de la contratacin, valor estimado, tipo
de procedimiento); y ii) Las normas del reglamento de la nueva Ley de
Contrataciones (factores de evaluacin, requisitos de calificacin,
procedimiento de calificacin)
La norma seala que el contenido mnimo de los documentos debe ser:
Contenido mnimo de las bases.

La denominacin del objeto de contratacin. Hace referencia a qu

es lo que debe contratarse .Puede ser bien, servicio u obra.

Las Especificaciones Tcnicas, los Trminos de referencia o el

expediente tcnico de obra. Son las caractersticas tcnicas que
definen al objeto que se pretende contratar.

El valor referencial en los casos de obras y consultoras de

obras. Con sus lmites inferior y superior que seala el art 28 de la ley.

La moneda que expresa la oferta econmica.

El sistema de contratacin. Es decir, la modalidad de pago de la

prestacin, la cual puede ser: i) suma alzada, ii) precio unitario; iii)
sistema mixto; iv) tarifa; v) porcentaje; vi) honorario fijo y comisin de
xito.
 Requisitos de calificacin. Se trata de una de las novedades que nos
trae la nueva Ley. Son aquellas condiciones que debe reunir la persona
natural o jurdica para contratar con el Estado. Ms adelante
volveremos sobre ellas.

Factores de evaluacin. Son aquellos criterios que debe tener en

cuenta el OEC o el Comit de Seleccin al momento de la evaluacin,
para definir a quien se le otorgar la buena pro.

Contenido mnimo de las solicitudes de Expresin.

Las exigencias son similares.

Denominacin del objeto de contratacin.

Los trminos de referencia
El valor estimado que constituye el precio de la contratacin
El formato de la hoja de vida.
Los factores de evaluacin y el procedimiento de evaluacin y
calificacin.

Contenido de la solicitud de cotizacin. Debe incluir el valor estimado y los

trminos de referencia.
Dentro de los elementos que forman parte del contenido mnimo de los
documentos del procedimiento destacamos a dos de ellos cmo factores de
gran importancia para la etapa de seleccin, estos son, los requisitos de
calificacin y los factores de evaluacin
Los requisitos de calificacin
Tal como adelantamos, se trata de una de las novedades de la nueva Ley de
Contrataciones del Estado. Hacen referencia a aquellos requisitos que
expresen que la persona (natural o jurdica) cuenta con las capacidades
necesarias para ejecutar la prestacin. Como se puede advertir, la calificacin
recae sobre la persona y no sobre el producto que oferta.
Los requisitos que pueden adoptarse pueden ser los siguientes:

1. Capacidad legal. Aquella documentacin que acredite que se cuenta

con la representacin y habilitacin para llevar a cabo la actividad
econmica materia de la contratacin.

1. Capacidad tcnica y profesional. Aquella que acredita el

equipamiento, infraestructura y/o soporte, as como la experiencia del
personal requerido. Las calificaciones del personal requerido.

1. Experiencia personal. Aquella que acredite que el proveedor ha

realizado anteriormente prestaciones similares.

Los factores de evaluacin.

Son aquellos criterios que constan en los documentos del procedimiento y
que nos permiten definir la oferta ms idnea entre todas las presentadas.
Estos son:
Para el caso de bienes, servicios en general y obras debe ser el precio.
Adicionalmente se pueden tener en cuenta los siguientes factores:

El plazo para la entrega de bienes o la prestacin de servicios.

Las caractersticas particulares que ofrecen para el objeto de
contratacin, como pueden ser las relacionadas a la sostenibilidad
ambiental o social.
Garanta comercial o de fbrica.
Otros factores que se encuentren previstos en los documentos
estndar elaborados por el OSCE.
Para el caso de consultora en general o consultora de obra debe
establecerse por lo menos uno de los siguientes factores de evaluacin:

La metodologa propuesta.
Calificaciones y/o experiencia del personal clave.
Referidos al objeto de convocatoria, tales como equipamiento
infraestructura, entre otros.
Otros factores que se encuentren previstos en los documentos
estndar elaborados por el OSCE.

En el caso de consultores individuales, los factores de evaluacin deben ser

Experiencia en la especialidad
Calificaciones
Entrevista

El procedimiento de evaluacin.
Una vez conocidos los criterios que deben ser utilizados al momento de la
calificacin, el siguiente paso ser saber cmo los funcionarios o servidores
deben elegir la mejor oferta. Es decir, toca conocer el procedimiento de
evaluacin.
El reglamento indica que el procedimiento de evaluacin tambin debe ser
parte del contenido del documento de procedimiento de seleccin.
Adicionalmente esta norma define las pautas generales acerca de qu
puntaje asignar a cada factor de evaluacin, los cuales variarn segn el
objeto de la contratacin.

Calificacin en la compra de bienes, servicios y obras en

general. La calificacin se realizar sobre la base de 100 puntos. En
donde al precio se le asignar un puntaje entre 50 a 100 puntos y a los
dems factores como las caractersticas particulares del bien o la
garanta personal o de fbrica un puntaje entre 1 y 50.Es importante
precisar que la calificacin de estos factores debe ser realizada de
manera objetiva y que la Entidad solo podr aquellos factores y
procedimientos que se hayan enunciado en los documentos de
procedimiento de seleccin.
 Calificacin en las contrataciones de consultora en general y
consultora de evaluacin de obras. En este caso cada uno de los
factores es evaluado sobre la base de 100 puntos. Aqu, para la
determinacin del puntaje SI pueden entrar a tallar elementos
subjetivos.

Calificacin en la contratacin de consultores individuales. En

este caso no se toma en cuenta el factor precio. Se califica sobre la
base los criterios mencionados en el prrafo anterior y de la siguiente
manera:

Experiencia en la especialidad. Sobre un mximo de 60

puntos
Calificaciones. Sobre un mximo de 30 puntos.
Entrevista .Sobre un mximo de 10 puntos.