30/10/2017 03 EXPERIENCIA LAST PLANNER SYSTEM : PLANIFICACIN GENERAL, PULL PLANNING - Gestin de obras

03 EXPERIENCIA LAST PLANNER SYSTEM :

PLANIFICACIN GENERAL, PULL PLANNING
Con la obra iniciada (fase de cimentacin) comienzo el proceso Pull Session o Pull Planning, con la intencin de
convertir la Plani cacin Inicial (desarrollada por una sola persona) en una Plani cacin Real (elaborada por
todo el equipo).

PULL PLANNING

Last Planner System se basa en un sistema Pull, donde la programacin se realiza de atrs hacia adelante. La
ventaja de este sistema es que las actividades aparecern cuando realmente sea necesario y se detectarn con
anticipacin posibles con ictos entre actividades.

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La singularidad del edi cio que vamos a construir radica en los hormigones vistos (incluidas las fachadas) con
lo cual prima la mano de obra artesanal y an siendo mano de obra cuali cada, me genera incertidumbre,
por lo que pretendo implicar desde el primer momento a los subcontratistas y para ello necesito su
COMPROMISO con el proyecto, sobre todo cuando vamos a necesitar un esfuerzo extra que no siempre se
incluye en el precio del m3.

Es evidente que los subcontratistas son las personas que realmente hacen el trabajo por lo tanto durante el
proceso de produccin ellos pasarn a ser mis CLIENTES y la plani cacin colaborativa me ayudar a detectar
las necesidades de cada equipo, de manera que pueda asegurar para cada o cio un trabajo ms e ciente y
seguro.

Para realizar la Plani cacin General , lo primero que hago es convocar a los representantes de todos los
subcontratistas para la Pull. Se trata de que ellos decidan el orden, duracin y recursos necesarios para la
ejecucin de las tareas. Es importante que la reunin sea gil, visual y sobre todo rpida: no ms de tres horas.

PREVIO A LA PULL
1. Al solicitar las ofertas para la adjudicacin de los trabajos, en el propio correo indicaba que la gestin de los
trabajos se realizara mediante la metodologa LPS. No explicaba nada ms. Lo lgico es que las subcontratas
que de verdad estn interesadas en ofertarte los trabajos te llamen preguntando Qu es eso de LPS? y as
ocurri con la mayora. Con lo cual, cuando te preguntan, aprovechas para hacerles una breve explicacin
(cinco minutos).
2. Una vez decidido quines ejecutaran los trabajos, durante el proceso de negociacin de la oferta,
profundizaba en el funcionamiento de la metodologa LPS, explicndoles con ms detalle todo el proceso y
haciendo hincapi en la asistencia de un responsable con capacidad de tomar decisiones durante las
reuniones semanales.
3. Si tienes posibilidad de incorporar clusulas en los contratos de las subcontratas es interesante especificar
claramente que la obra se rige por la Metodologa Last Planner System (LPS).
4. Con una semana de antelacin invitas a todos a la Pull Session. Yo los llam telefnicamente primero y
cuando ya estaba consensuado el da para la planificacin colaborativa, les confirmaba formalmente el da y la
hora por correo electrnico, adems es importante recordarles que se estudien detalladamente el proyecto de
ejecucin, concretamente las partidas que han contratado as como la duracin, orden de entrada, y las
posibles restricciones.
5. Ubicacin: Se trata de una reunin para una planificacin colaborativa, por lo tanto necesitas un espacio
amplio y ventilado, si puede ser en la propia obra mucho mejor.
6. Como vamos a planificar con todos los representantes de las subcontratas necesitamos de un mtodo que sea
INTUITIVO, VISUAL y RPIDO, por eso sobre una pared, tablero o en una simple valla de cerramiento de
obra como fue mi caso desplegamos unos rollos de papel de embalar a modo de lienzo en dnde iremos
colocando todos los post-its (tamao de medio folio) para que se vea bien. Cada subcontrata tendr sus post-
its (un mismo color por subcontrata) para que cada uno escriba la siguiente informacin; Ejecutor, Tarea,
Duracin, Recursos y Restricciones. Hay quien en el post it incluye ms datos y posiblemente sea lo
correcto pero para mi es fundamental no complicarles demasiado y sobretodo que la reunin sea gil, si no la
atencin decae y lo que pierdes es informacin crucial para la ejecucin.
7. Moderador o Facilitador: Si puedes disponer de una persona ajena a la ejecucin que gestione la reunin
colaborativa es lo Ideal . Yo tuve la suerte de contar con un profesional que gestion a todo el equipo sin
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hacerse notar, es fundamental que el facilitador sepa mantener el hilo conductor para IMPULSAR soluciones,
sin emitir opiniones o juicios y menos an corrigiendo o indicando secuencias o duraciones.

PREPARACIN DE LA PULL

DURANTE LA PULL:
1. Ya estamos todos alrededor del panel o lienzo y el facilitador da paso colocando el primer post-it que no es
otro que la fecha final de obra . Vamos a realizar una planificacin inversa, de derecha a izquierda, desde el
Hito Final de Obra hacia el presente por lo tanto el post-it se coloca a la derecha del panel.
2. Se trata de una Visin General, es una programacin en dnde las actividades son generales y de larga
duracin, ms adelante ya aumentaremos el nivel de detalle. En mi caso la pull lanz 43 actividades y fueron
ms que suficientes para confeccionar la Planificacin General.
3. No te preocupes por los solapes de las tareas ya las negociaremos en su momento es decir cuando hayamos
acabado la pull. La planificacin la hacemos de corrido , lo importante es respetar la SECUENCIA y para ello
dibujamos una flecha desde la tarea (predecesora) a la tarea (sucesora).
4. Cada responsable de las subcontratas rellenar los post-its y el facilitador se preocupar de recogerlos y
colocarlos en el lugar que el subcontratista le indique. Este punto difiere de otras implementaciones puesto
que hay quienes prefieren que sean los propios participantes los que coloquen los post-its en el lienzo en mi
caso antepongo la agilidad y prefiero que sea el propio facilitador quien los coloque.

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5. Finalmente se hace una revisin de las tareas con los participantes para asegurarse de que estn de acuerdo
con el resultado.

INFORMACIN DEL POST-IT

Finalizacin de la Pull:

1. La pull acaba cuando todos estn seguros de que tienen los recursos y el tiempo suficiente para completar el
trabajo.
2. El resultado que lanza la pull no coincidir con el que habas planificado sino todo lo contrario se habr
dilatado bastante, es lgico porque las tareas no estn solapadas por lo tanto ahora es el momento de
hacerlo, es decir al finalizar la pull.
3. A la vez que los subcontratistas planifican durante la pull, aprovecho para replicar su planificacin de post-its
en un diagrama de gantt tal y cmo ellos la estn plasmando en el lienzo, de esta forma en cuanto se acaba
la pull puedes saber la fecha final.

Provoco un descanso de 15m, tiempo su ciente para preparar la proyeccin del diagrama de Gantt.

4. En cuanto acaban el descanso ya est proyectado en la misma sala el gantt para que se pueda comparar o
consultar los post-it en caso de duda.

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5. Ahora sobre el Gantt proyectado volvemos a preguntar si se pueden solapar las actividades y los
subcontratistas volvern a proponer si pueden iniciar las tareas a la vez que otras o una vez ya iniciadas.

PROYECCIN DEL DIAGRAMA DE GANTT

El resultado de la plani cacin una vez acabada la reunin habr cambiado totalmente, lgicamente el plazo
general ha disminuido al solapar las actividades. En mi caso pas de 21 meses a 12. El plazo contractual de la
obra son 12 meses as que poda darme por satisfecho pero saba que an podamos reducirlo un poco ms
puesto que haba actividades con demasiada holgura, con lo cual tuve claro que volvera a realizar otra sesin
ms , es decir volvera a convocarlos la semana siguiente para la 1 Negociacin. (para el siguiente post)

Una vez acabada la pull notars que todos los participantes estn implicados y comprometidos con el proyecto,
forman un equipo, les has dado la oportunidad de familiarizarse con el resto de subcontratas y de conocer las
necesidades de cada miembro y lo que es importante para el xito de los dems. La plani cacin general la
hemos creado a partir de las indicaciones del equipo por lo tanto es CREIBLE.

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Este artculo fue guardado en Last Planner System y etiqueado bajo Lean Construction el 7 julio, 2016
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2 PENSAMIENTOS EN 03 EXPERIENCIA LAST PLANNER SYSTEM : PLANIFICACIN

GENERAL, PULL PLANNING

ENRIQUE GUSTAVO SANTIAGO FLORES

10 JULIO, 2016 EN 10:46 PM

BUENAS TARDES
YO TENGO ALGO DE EXPERIENCIA EN LEAN EN DISTINTOS TOS PROCESOS Y ME INTERESA MUCHO LA
APLICACIN DE LPS Y ME INTERESA SABER, COMO SE ELABORA EL PROGRAMA DE GANT EN BASE A EL
PROGRAMA PULL Y SOBRETODO COMO SE DA LA DISMINUCIN DE TIEMPO DE 21 A 12 MESES COMENTADA.

MANUEL AUTOR DEL ARTCULO

15 JULIO, 2016 EN 3:31 PM

ENRIQUE, YO LO HAGO MANUALMENTE PERO SEGURO QUE HABR ALGUNA APLICACIN QUE LANCE LA
PULL AL GANTT Y DE AH A LAS PLANILLAS SEMANALES (ESTA LTIMA PARTE AHORRARA BASTANTE DE
TIEMPO) PERO YO NO LA CONOZCO, DE TODAS FORMAS ES MUY SENCILLO SLO TIENES QUE TRASLADAR LA
INFORMACIN DE LOS POT-ITS AL GANTT, ES DECIR DE LA MISMA MANERA QUE LO HACAS ANTES PERO ESTA
VEZ LA SECUENCIA, EQUIPOS Y DURACIN DE CADA ACTIVIDAD ES LA QUE TE INDICARON LOS
SUBCONTRATISTAS.

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