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Introduccin

La administracin de proyectos, en su forma moderna, comenz a afianzarse hace solo unas

dcadas. A partir de principios de los aos sesenta del siglo pasado, las empresas y otras
organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos.
Esta perspectiva de organizacin centrada en proyectos evolucion an ms cuando las
organizaciones empezaron a entender la necesidad fundamental de que sus empleados se
comuniquen y colaboren entre s al tiempo que integran su trabajo en diferentes departamentos,
profesiones y, en algunos casos, industrias completas.
En la actualidad, los preceptos bsicos de la administracin de proyectos estn representados por el
triangulo del proyecto, un smbolo que populariz Harold Kerzner en su obra de referencia, Project
Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling.

Primeros aos: finales del siglo XIX

Podemos remontarnos an ms atrs, a la segunda mitad del siglo XIX, cuando el mundo
empresarial comenzaba a ser cada vez ms complejo, para observar cmo la administracin de
proyectos evolucion a partir de principios bsicos de administracin. Los proyectos
gubernamentales a gran escala fueron el impulso para tomar decisiones importantes que se
convirtieron en la base de la metodologa de la administracin de proyectos. Por ejemplo, en los
Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril
transcontinental, cuya construccin comenz en los aos sesenta del siglo XIX. De repente, los
lderes empresariales debieron enfrentarse a la enorme tarea de organizar el trabajo manual de
miles de trabajadores, adems del procesamiento y montaje de las materias primas en cantidades
sin precedentes.

Principios del siglo XX

Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (18561915) comenz a realizar
estudios detallados del trabajo. Aplic el razonamiento cientfico y demostr que el trabajo puede
analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales. Puso en prctica sus ideas en las
tareas realizadas en las fundiciones de acero, como recoger arena con la pala y levantar y trasladar
piezas. Anteriormente, la nica manera de mejorar la productividad era exigir a los trabajadores ms
esfuerzo y ms horas de trabajo. Taylor present el concepto de trabajar con ms eficiencia en lugar

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de ms esfuerzo y tiempo. La inscripcin en la tumba de Taylor en Filadelfia avala su lugar en la

historia de la administracin: "El padre de la administracin cientfica".
El socio de Taylor, Henry Gantt (18611919), estudi detalladamente el orden de las operaciones en
el trabajo. Sus estudios de administracin se centraron en la construccin de embarcaciones para la
marina durante la Primera Guerra Mundial. Sus diagramas de Gantt, que contienen barras de
tareas y marcadores de hitos, describen la secuencia y duracin de todas las tareas de un proceso.
Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analtica tan eficaz para los gerentes que
se mantuvieron prcticamente sin cambios durante casi cien aos. A comienzos de los aos noventa
del siglo XX, Microsoft Office Project agreg por primera vez lneas de vnculo a estas barras de
tareas, que representan de manera ms precisa las dependencias entre las tareas.

Ao tras ao, Microsoft Office Project ha ido comprimiendo an ms informacin en las lneas,
como lneas de progreso frente a una lnea de base, desviaciones y lneas que representan el
progreso de estado en un punto de tiempo particular.
En la actualidad, el legado de Henry Gantt se recuerda con una medalla entregada en su nombre
por la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecnicos (American Society of Mechanical
Engineers).
Taylor, Gantt y otros contribuyeron a que la administracin de proyectos sea una funcin
empresarial destacada que requiere de estudio y disciplina. En las dcadas anteriores a la Segunda
Guerra Mundial, los mtodos de marketing, la psicologa industrial y las relaciones humanas
comenzaron a tener un lugar como partes fundamentales de la administracin de proyectos.

Mediados del siglo XX

Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares y gubernamentales, adems
del suministro reducido de mano de obra en poca de guerra exigieron nuevas estructuras

organizativas. Se presentaron diagramas de red complejos, denominados diagramas PERT, y el

mtodo de ruta critica; esto permiti a los administradores tener ms control sobre proyectos muy
complejos y con un alto grado de ingeniera (como sistemas de armamento militar con su enorme
variedad de tareas e interacciones numerosas en muchos momentos).

En poco tiempo, estas tcnicas se extendieron a todos los tipos de industrias a medida que los
lderes empresariales buscaban estrategias y herramientas nuevas de administracin para controlar
su crecimiento en un mundo competitivo en constante evolucin. A comienzos de la dcada de los
sesenta, las empresas comenzaron a aplicar teoras generales del sistema a las interacciones

empresariales. En su libro The Theory and Management of Systems, Richard Johnson, Fremont Kast y
James Rosenzweig describieron cmo una empresa moderna se parece al organismo de un ser
humano, con el sistema seo, muscular, circulatorio, nervioso y dems.

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La poca actual

Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica que,
para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben trabajar en
conjunto hacia objetivos o proyectos especficos. En las dcadas posteriores a los aos sesenta, este
enfoque hacia la administracin de proyectos comenz a afianzarse en sus formas moderas.
Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este perodo, todos
comparten una estructura subyacente comn: un administrador del proyecto administra el proyecto,
rene un equipo y garantiza la integracin y comunicacin horizontal del flujo de trabajo en los
diferentes departamentos.

Durante los ltimos diez aos, la administracin de proyectos no ha dejado de evolucionar. Existen
dos tendencias importantes emergentes:

Planeacin ascendente Esta tendencia enfatiza el uso de diseos de proyectos ms sencillos,

ciclos ms breves, colaboracin eficiente entre los miembros del equipo, participacin ms slida de
los miembros del equipo y toma de decisiones.
Este enfoque se conoce ampliamente como administracin de proyectos agl e incluye varias
metodologas relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming, Unified Process y muchas
otras.

Planeacin descendente y revisin Esta tendencia se caracteriza por la toma de decisiones en

toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organizacin debera tener y por permitir
que las tecnologas de minera de datos hagan ms transparente la informacin de la cartera.

Ir ms all de Excel para la administracin de proyectos

Puede reconocerlo: ha estado usando una hoja de clculo de Microsoft Excel para administrar los
proyectos y en realidad no tiene una buena razn para cambiar. No es el nico.

Es tentador iniciar un plan de proyecto en Excel, ya que ayuda a enumerar rpidamente todos los
proyectos, a organizarlos como desea e incluso a crear algo similar a una vista de diagrama de
Gantt. No obstante, una hoja de clculo no ser suficiente para calcular los cambios en el proyecto.

Cuando tiene que enfrentarse a varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos

compartidos, mantener una programacin en una hoja de clculo se convierte en una tarea
abrumadora. Gracias a su motor de programacin dinmica, las herramientas de administracin de
recursos y la compatibilidad con una mejor comunicacin, Microsoft Project puede ayudarle a
organizarse.

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Aprovechar la administracin de recursos en toda la empresa

Cuando se utilizan hojas de clculo para realizar el seguimiento de los proyectos, qu ocurre
cuando un nico recurso est asignado a varios proyectos? Debe administrar los recursos fuera de
su plan de proyecto, ya sea manualmente o con un programa de terceros. Los recursos a menudo
terminan de forma involuntaria sobreasignados y puede pasarse gran cantidad de tiempo
intentando volver a programar el trabajo.
Con Microsoft Project Professional, todos los proyectos de la organizacin pueden tomar recursos
de un fondo de recursos centralizado para toda la empresa. Esto permite a los jefes de proyecto ver
rpidamente la disponibilidad de un recurso antes de asignarlo a una tarea.

Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Supongamos que ha estado realizando el seguimiento de un proyecto en una hoja de clculo. Este
proyecto tiene una tarea que no puede comenzar hasta que un proyecto diferente genere un
resultado especfico. Este resultado est programado para producirse el 18 de junio. Ya es 25 de
junio y an lo est esperando. Cunto tiempo le llevar actualizar su hoja de clculo con una nueva
fecha para la tarea que depende de ese resultado? Tal vez no mucho si la tarea est casi al fin del
proyecto, pero qu ocurre si est cerca del principio? Qu ocurre si su proyecto tiene mucho ms
que 50 tareas? Ms que 100 tareas?

Project puede ayudarle rpidamente a ajustar la programacin de su proyecto y las asignaciones de

recursos gracias a su motor de programacin dinmica. Administra los cambios de fecha y sus
efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas las dependencias, resultados y asignaciones de
recursos. No solo vuelve a calcular automticamente la programacin, Project tambin resalta las
fechas que cambia, por lo que puede ver rpidamente el efecto de cada cambio de programacin.

Utilizar mtodos flexibles para generar informes

Tiene una reunin imprevista con su director en diez minutos para analizar el estado del proyecto.
Desea llevar un informe del progreso del proyecto pero, con tan poco tiempo, lo mejor que puede
hacer es imprimir la hoja de clculo y esperar que todos los datos sean precisos. Deseara
proporcionar a su jefe un informe ms slido del proyecto, pero no es posible con tan poco tiempo
cuando se usa una hoja de clculo.

Con Project puede generar rpidamente un informe visual mediante una plantilla que exporta los
datos a una tabla dinmica en Excel o a un diagrama dinmico en Microsoft Visio Professional.
Puede elegir los campos que desee resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que
ha configurado para el proyecto, y presentar un informe limpio y conciso para la reunin con el
director.

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Configurar un proyecto

Crear y programar un proyecto nuevo

1) Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo.

2) Asegrese de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a continuacin,

haga clic en Crear en el panel derecho.

3) En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin del

proyecto.

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4) Programe el proyecto en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto:

Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del
proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el
cuadro Fecha de comienzo.

Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de finalizacin
del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el
cuadro Fecha de finalizacin.

5) Si est utilizando Project Professional 2010, puede incluir campos personalizados

de la empresa en el proyecto. En la seccin Campos personalizados de la

empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a

continuacin, seleccione el valor.

Si cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del proyecto en
cualquier momento en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Sin embargo, si ya
ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalizacin
reales, las tareas se reprogramarn en funcin de la informacin actualizada del proyecto.
Adems, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de
comienzo o de fin no desplazar necesariamente todas las tareas basndose en la nueva
fecha.

Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2010:

Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe conectarse a Project

Server antes de crear el proyecto.

Si crea y guarda este proyecto localmente y despus decide guardarlo en Project Server,
el proyecto se actualizar con la configuracin de la plantilla de informacin global de la
empresa. El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros
elementos. Adems, se perder todo formato que no sea consistente con la plantilla de la
informacin global de la empresa.

Definir las propiedades del archivo para el proyecto

1) Abra el proyecto.
2) Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Informacin.

3) En el panel derecho, haga clic en Informacin del proyecto y, a continuacin,

haga clic en Propiedades avanzadas.

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4) En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los

cuadros.
5) En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los

cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar.

6) Haga clic en Aceptar.

Crear tareas nicas y repetitivas

Agregar una tarea a una lista de tareas

1) En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2) En un campo Nombre de tarea vaco, escriba el nombre de la tarea y luego

presione ENTRAR.

Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1) Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.

2) En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del

botn Tarea.

3) Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas

se vuelven a numerar automticamente despus de que se inserta una tarea.

Agregar una tarea en la vista Diagrama de red

1) Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la

ficha Vista, haga clic en Diagrama de red.

2) En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del

botn Tarea.

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3) En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Puede usar un esquema para organizar su programacin a medida que escribe las tareas; o bien,
puede esperar a escribir todas las tareas del proyecto. Cuando disea una programacin para su
proyecto, simplifica su organizacin, de modo que ser ms sencillo crear, administrar y mantener el
proyecto.

Crear varias tareas

Si est agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas al mismo
tiempo, quizs le resulte til escribir esta informacin en el proyecto usando la vista Formulario de
tareas.

1) En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2) En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, seleccione Detalles.

La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista
Formulario de tareas en la parte inferior. No puede ver la escala de tiempo mientras se encuentra en
la vista en dos paneles.

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3) En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vaca
al final de la lista de tareas.
4) En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escriba la informacin relativa a
la nueva tarea:
En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.

En el cuadro Duracin, indique la duracin de la tarea.

Si desea que la duracin de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos,
active la casilla Por el esfuerzo.

En las columnas del formulario, escriba la informacin detallada acerca de la tarea (como los
recursos asignados y la tarea predecesora).

5) Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuacin, haga clic

en Siguiente para pasar a la siguiente fila en la vista Diagrama de Gantt.

NOTA No puede usar la vista Formulario de tareas para escribir subtareas en su
proyecto. Para crear subtareas, aplique y anule sangra a las tareas en la vista Diagrama de
Gantt.

Crear una tarea repetitiva

Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escrbala como una tarea repetitiva. Si no se repite en
determinados intervalos, escrbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo.

1) En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2) Seleccione la fila debajo de donde desea observar la tarea repetitiva.

3) En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del

botn Tarea y, a continuacin, haga clic en Tarea repetitiva.

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4) En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

5) En el cuadro Duracin, escriba la duracin de una nica repeticin de la tarea.

6) En la seccin Frecuencia, haga clic en Diariamente, semanalmente,

mensualmente o anualmente.

7) Seleccione la casilla junto a cada da de la semana en que debe repetirse la tarea.

8) En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los siguientes

procedimientos:
Seleccione Finalizar despus de y, luego, escriba la cantidad de
repeticiones de la tarea.
Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice
la tarea repetitiva.
9) En la seccin Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de
recursos de la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un
calendario, seleccione Ninguno.

Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se

vuelven a numerar automticamente y se observa un indicador de tarea repetitiva
en la columna Indicadores.
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los
nombres del recurso en el campo Nombres del recurso, el recurso se asignar al
trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez
que se repiten.

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