Caratula

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ndice

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Introduccin

El presente Manual de Procedimientos tiene como propsito contar con una gua clara y especfica que
garantice la ptima operacin y desarrollo de las diferentes actividades del Congreso Regional de
Ingeniera que toma lugar en la Universidad San Carlos de Guatemala, Centro Universitario de Occidente,
Divisin Ciencias de la Ingeniera, as como el de servir como un instrumento de apoyo.

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir
para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo administrativo de la comisin.

Contempla la red de procesos del congreso, lista maestra de documentos, el desarrollo de procedimientos
con sus respectivos diagramas de flujo y formatos utilizados.

Es importante sealar, que este documento est sujeto a actualizacin en la medida que se presenten
variaciones en la ejecucin de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura
orgnica de la Comisin, o bien en algn otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin
de cuidar su vigencia operativa.

OBJETIVO DEL MANUAL

Orientar el trabajo interuniversitario como de fomentacin a la organizacin del congreso, los sectores
sociales de la Entidad, Organismos y agrupaciones de apoyo como su mejora constante e inexorablemente

Arquitectura del CORI

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Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates,
una serie de datos que faciliten no slo informacin sino un contenido real sobre temas concernientes a
la carrera de ingeniera.

Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio y hotel,
por lo que ya nos da una idea de su globalidad.

LAS BASES DE LA CONSTRUCCIN:

1. Temas del Congreso:

Lo primero que debemos evaluar son los temas. En la actualidad en los encuentros se abordan todo
tipo de temticas, claro tomando en cuenta las prioridades de los estudiantes y sus necesidades, como
tambin la capacidad tecnolgica actual.

2. Fijar los objetivos:

Se tienen que fijar los objetivos que tendr el congreso, porque es la razn de ser del congreso y nos
ayudar a guiarnos en la organizacin, adems al final se tienen que evaluar si se cumplieron los
objetivos o que fue lo que falt, esto nos servir de retroalimentacin para otro congreso ms
adelante.

3. Establecer el presupuesto:

Tenemos que establecer un presupuesto accesible para que en base a este podamos organizar el
congreso, ver si ser necesario solicitar patrocinadores y si se cobrar la inscripcin al congreso y que
tanto se va a cobrar por cada participante, en este punto tomando en cuenta la economa de un
estudiante de ingeniera promedio para as obtener la mayor afluencia de estos.

4. Fecha y lugar del Congreso:

Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelacin como para poder prever dnde
conviene celebrarlo, debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afn al acto
que aborda. Adems de preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de
inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelacin posible.

A la hora de escoger la fecha, sera interesante no ceirse a una sola sino jugar con dos o tres
posibilidades, previendo que los disertantes no siempre estn disponibles. Y con eficiencia para no
interrumpir en gran manera con el calendario estudiantil.

5. Seleccin de la Sede

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 Seleccionar la sede de un congreso conlleva realizar una serie de anlisis, de modo que facilite el
proceso de su ejecucin. Algunos puntos a considerar son:

Definir lista de invitados: Debemos prever cuanto pblico asistir al evento, de manera que podamos
calcular qu capacidad debe tener el auditorio.

a. Mobiliario: Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de
una mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoracin sea la
adecuada.
b. Servicios tcnicos: Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas,
videos o proyeccin de datos (que es muy usual en nuestra rea), es muy importante
saber con qu cuenta la sala, para su contratacin o no. Accesos y complementos:
Debemos contar con un saln o recinto de congresos que sea cntrico o de fcil acceso,
que disponga de estacionamiento propio o cercano.

A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el nmero de micrfonos que precisaremos y si deben ser
inalmbricos. Otro dato a tener en cuenta es la iluminacin de lugar.

c. Salas Anexas: Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a
los ponentes o efectuar algn tipo de preparacin de sus conferencias.

Por otra parte, tambin puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa,
presentaciones o donde se servir un coffee break o ccktel.

6. Detalles diferenciadores

Los detalles marcarn la diferencia, es necesario considerar cada uno de ellos, de modo que el invitado
se lleve la mejor impresin del Congreso.

Definir la poltica de registro: Se debe de organizar de qu manera se inscribirn las personas que
quieran participar en el congreso.

Definir programa y agenda: Se debe de definir el programa que se manejar, es decir, los temas que
se abordarn, quienes se recomiendan para impartir cada conferencia y programar una agenda de las
actividades que se van a otorgar.

Definir la imagen del evento: Se debe de escoger un logotipo, slogan del congreso, porque de esto
depender que tanto llame la atencin de todas aquellas personas invitadas al congreso.

Establecer poltica de promocin y de comunicacin: Se debern escoger por medio de que medios
de comunicacin se va a hacer publicidad el congreso y contratarlos.

Definir y preparar el material promocional: Se deber escoger y redactar el material promocional o

escoger a una agencia publicitaria para que lo haga.

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Preparar la papelera y material empleada durante el evento: Se debe de escoger que se les va a
entregar a cada disertante del evento, as como el diseo de cada una y de los reconocimientos que
se van a entregar.

7. Invitaciones y convocatoria

Se escoger quien ser el encargado (a) del evento quien se encargar de entregar las invitaciones
convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestin. O bien en el programa podemos
advertir que durante el desarrollo del congreso habr una serie de actividades paralelas.

Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso.

Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podran estar interesadas
en la convocatoria.
Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y los temas de la conferencia.
Cuando ya se tiene establecido todo el programa de conferencias o debates se debe pasar
por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a
todos y cada uno de los ponentes por telfono o e-mail, el da y la hora de su conferencia.
Al margen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las
credenciales del congreso que oportunamente le har llegar junto con las reservas del
hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.

8. Servicio de hospedaje y transportacin

Para el alojamiento y entretenimiento, tanto para los disertantes como para los asistentes al
congreso, se deber tener en cuenta el hospedaje, por lo que aconsejamos que ste se encuentre
cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser as, se deber prever los traslados
hasta el recinto.

Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que, tras las conferencias, los
disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algn espectculo o acto que sirva
para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.

Otro punto que no se debe descuidar es la atencin de los acompaantes de disertantes y de

asistentes a los cuales se les debe ofrecer un programa paralelo que contemple, por ejemplo, un
Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectculos, etc.

Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos prever el resto
de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.

A su vez los das de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer
coffee break a los asistentes, como as tambin cena de bienvenida y final de congreso

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 9. Recurso Humano

Todo congreso o acto necesitar de un equipo humano encargado de su gestin. Entre stos, los
ms imprescindibles son:

Director de Congreso: Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicacin en

reuniones peridicas con los directores de cada subgrupo.

Jefe de Prensa: Que, segn el volumen del evento, deber contar con un gabinete de prensa.

Jefe de Relaciones Humanas: Se encargar de la coordinacin de todas las personas que

trabajarn en el evento, manteniendo un clima de trabajo armnico. Tambin estar a disposicin
de los asistentes y acompaantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento.

Presentador: Podr ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las
presentaciones de las conferencias, as como tambin hacer de moderador en los debates o
coloquios tras las presentaciones.
Promocin: Se encarga de afiches, cartas de invitacin, publicaciones, anuncios del evento.
Adems de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.
Economa: Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, as
como mantener el evento dentro del presupuesto. Tambin se encarga de la inscripcin de los
participantes.
Protocolo: Se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del
local, atender a los invitados, velar por el orden el da del evento, hasta ubicar a la gente en su
lugar. Se encargar de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.
Seguridad: Deber velar por la seguridad de los asistentes.

Personal auxiliar de Salas: Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse
cargo del micrfono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

10. INCIANDO EL CONGRESO

Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de presentacin en la que
participarn todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.

Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguracin donde se podr hacer la presentacin de
los directivos y dar lectura al programa del evento.

Un buen final y la despedida La finalizacin de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio,
por ello una de las soluciones ms adecuadas sera la de convocar a los medios de comunicacin e
invitarlos a un ccktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si ste tiene una
periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el prximo evento.

En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia(diploma), tambin se

podra dar algn souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participacin en el
acto. En la medida de lo posible sera un buen gesto entregar un pequeo detalle al acompaante.

Un ltimo detalle formal consistira en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por
el director agradecindole nuevamente su participacin.

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Estructura Interna Congreso Regional de Ingeniera

Para la toma de decisiones, sobre la estructura general del congreso se har cargo el concejo directivo
organizado para la distribucin de reas especficas en atenderse.

Consejo directivo formado por:

Presidente
Vicepresidente
Secretario
Tesorero
Vocal 1
Vocal 2

Comisiones Bsicas:

Conferencias
Control
Cultura
Deportes
Finanzas
Inscripcin
Logstica
Mercadotecnia
Patrocinadores
Protocolo
Trasporte
Visitas tcnicas

Todas las comisiones se basan bajo un presupuesto el cual debe de ser calculado y entregado al tesorero,
los procesos de cultura y sociales deben de ser manejados por el secretario, el vicepresidente debe de
estar al tanto de del cronograma, adems aclarando que cada comisin debe de entregarlo con su debido
coordinador como tambin debe de brindar apoyo o consejo al presidente, el vocal uno tomar parte en
actividades pequeas, pero de gran valor, y el vocal dos en caso de existir, este suplir las decisiones tanto
del tesorero como del secretario.

Presidente:
Como representante del consejo directivo y de los estudiantes l debe de coordinar, orientar, evaluar y
tomar decisiones, cada integrante de consejo es meramente un puente entre las comisiones como el
presidente es un puente entre los estudiantes y los ingenieros a cargo.

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 +

Vicepresidente
Protocolo Control

Secretario
CULTURA CONFERENCIANTES VISITAS TECNICAS

Tesorero
FINANZAS TRANSPORTE PATROCINADORES INSCRPCIONES

Primer Vocal
DEPORTES LOGISTICA MERCADOTECNIA

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Vicepresidente
1. Comisin de Control

En la planificacin, gestin e implementacin de proyectos, es necesario controlar cada aspecto

que en el cual se ve involucrado este, por tal razn, llevar un control sistemtico en el desarrollo
del proyecto es de suma importancia para el xito de ste.

Tiene como objetivo

Supervisar y Observar la Planificacin, Organizacin y ejecucin del Congreso Regional

Desarrollo:

Velar que cada comisin cumpla con sus objetivos propuestos.

Verificar que cada comisin avance conforme al cronograma establecido
Reducir los imprevistos que se presenten durante el proceso de planificacin.
Comunicar al alto mando(Vicepresidente) de la organizacin del congreso acerca de los avances
y progreso de las distintas comisiones.

2. Comisin Protocolo

En la planificacin, y preparacin de maestros de ceremonia, conferencistas como tambin

permisos entre otros, la atencin al conferencista como a los maestros de ceremonia tambin
entra en cuenta.

Tiene como objetivo

Coordinar con eficacia y eficiencia el desarrollo de cada una de las conferencias a desarrollarse
durante el CORI 2 a travs de la comisin de protocolo.

Desarrollo

Desarrollar las capacidades de interlocucin de maestros de ceremonias

Establecer un cronograma de actividades que permita una buena atencin tanto a
conferencistas como a participantes de las mismas por medio de la coordinacin de cada
uno de los miembros de la comisin de protocolo.
Prever el cumplir a cabalidad con el cronograma establecido de actividades programadas,
estableciendo medidas de contingencia

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Secretario

1. Comisin de cultura
est encargada de realizar un evento que sea de agrado para los participantes durante la cena de
gala y culminacin del Congreso Regional de Ingeniera.

Tiene como objetivo

Realizar una noche cultural y de convivencia con los participantes del Congreso Regional de
Ingeniera.

Desarrollo
Realizar la actividad que sea grata para cada una de las personas que se presenten y que al
mismo tiempo salgan satisfechas del mismo.
Ejecutar la actividad de acuerdo a los recursos del CORI, respetando el credo de cada uno de
los asistentes.
Recordar los aspectos culturales de nuestro pas Guatemala., mediante la participacin de una
estampa folklrica.

2. Comisin de Conferencistas
se enfoc en la bsqueda de diferentes profesionales para impartir las charlas de mucho inters
en la actividad ya mencionada, adems de que se enfoc en la llegada de los conferencistas al
lugar del congreso y tambin a cerca del servicio de los materiales que los conferencistas
necesitaban para mejorar la experiencia.

Tiene como objetivo

Buscar conferencistas profesionales para cada seccin como su cuidado

Desarrollo
Bsqueda que los conferencistas
Informacin hacia autoridades superiores para tomar decisiones acerca de los
conferencistas
Brindar un buen servicio hacia los conferencistas

3. Comisin de Visitas Tcnicas

Esta encargada de organizar las visitas tcnicas como tambin hacer el proceso de vinculacin con
la universidad san Carlos de Guatemala en el centro universitario de occidente para el congreso

Tiene como objetivo

Organizar las visitas tcnicas del Congreso para las distintas ramas de la ingeniera de dicho
congreso

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 Desarrollo
Identificar los posibles lugares accesibles que puedan aportar conocimientos para las ramas de
ingeniera.
Comunicarnos con los lugares seleccionados para ver la posibilidad de realizar las visitas tcnicas
Organizar y seleccionar los puntos de inters de los lugares a visitar.
Cumplir con las expectativas de todos los asistentes a las visitas tcnicas.
Brindar visitas tcnicas que puedan enriquecer el conocimiento de los estudiantes de las distintas
ramas de la ingeniera.

Tesorero

1. Comisin de Finanzas
administraron los ingresos y egresos econmicos realizados en el Congreso Regional de Ingeniera

Tiene como objetivo

Como comisin de finanzas poder entregar un informe completo donde se detallen los gastos que
realizo cada comisin durante el congreso, y as se d a conocer que se trabaj de una forma
ordenada y honesta.

Desarrollo
Que cada integrante de nuestra comisin entregue los vales que se realiz para tener un
control ms exacto del dinero asignado.
Entregar cuentas, detalladamente, de los gastos que realiz cada comisin.
Justificar con documentos (FACTURAS) cada uno de los gastos realizados.
Entregar el dinero que sobre en dado caso los gastos sean menores al valor asignad

2. Comisin de Inscripcin
las funciones que se presentaran se encuentra no solo la inscripcin, sino tambin el registro,
control y distribucin del material de apoyo para las personas que asistieron a dicho congreso,
tambin una organizacin interna para el desarrollo de las actividades, con la intencin de
minimizar los imprevistos y las improvisaciones en la realizacin del evento

Tiene como objetivo

Orientar a los estudiantes que participaron en el Congreso Regional de Ingeniera a que pudieran
realizar de manera correcta y adecuada su inscripcin

Desarrollo
Registrar a todos los estudiantes que participaron en el periodo de tiempo que duro el
congreso.
Categorizar a los estudiantes por carrera para que fuera ms fcil realizar el registro y
entrega de objetos donados por los patrocinadores.
Entregar a los estudiantes carne de participacin, tickets de comida y diplomas

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3. Comisin de Patrocinadores
Buscar Patrocinadores, que compartan y fomenten la educacin para los estudiantes y as
establecer una vinculacin

Tiene como objetivo

Entablar un adecuado acuerdo con las empresas o personas, que patrocinen el evento de tal modo
que tanto la empresa como el congreso salgan beneficiados profesionalmente

Desarrollo

Entablar relaciones con diferentes empresas para dar a conocer el congreso de ingeniera
Negociacin con empresas de diferentes capacidades econmicas para tener un mercado
amplio y que puedan brindar ayuda para la realizacin del CORI II
Recaudacin de fondos para la realizacin del congreso, mediante paquetes de publicidad
para las empresas tanto a nivel de ingeniera como regional.

4. Comisin de Transporte
tanto como algn lugar que brinde este tipo de servicio se requiere de cierta comodidad, lujo,
expectativa, seguridad, puntualidad en esto es importante que los lugares a extremos estn
conectados o vinculados de cierta medida

Tiene como objetivo

Facilitar el traslado de ida a los participantes del campus CUNOC a Colina country club, as mismo
de regreso, durante el perodo de tiempo que dure el CORI II y posteriormente a las visitas tcnicas
a realizaran segn corresponda.

Desarrollo

Brindar seguridad al estudiante durante el traslado hacia los distintos lugares de visitas tcnicas.
Cumplir con los distintos horarios establecidos del transporte para no generar inconvenientes.
Cumplir con el protocolo establecido de actividades.
Cuidar por qu se cumplan el orden en los viajes de las distintas visitas tcnicas a realizar.
Cuidar por que se llegue a un tiempo establecido a las distintas empresas a realizar la visita

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Primer Vocal
1. Comisin de Deportes
Establecer uno u varios deportes para los participantes del congreso

Tiene como objetivo

Fomentar la recreacin y la convivencia en el congreso

Desarrollo

Convocatoria al evento y reparticin de planillas (durante el congreso)

Ejecucin del evento segn las bases establecidas (durante el congreso)
Premiacin y conclusin del evento (durante el congreso)

2. Comisin de Mercadotecnia
El estudio de mercadeo realizado y los recursos utilizados para la divulgacin de la informacin
no solo para para mantener la atencin de los participantes de la Divisin de Ciencias De La
Ingeniera sino tambin para enfocarnos en la posible asistencia de otras universidades.

Tiene como objetivo

Promocionar el Congreso Regional de Ingeniera, logrando una masiva participacin de
estudiantes de ingeniera de las diferentes universidades ubicadas en el occidente de Guatemala,
previamente seleccionadas de acuerdo a la cuantificacin del mercado meta.

Desarrollo
Promover el intercambio acadmico, cultural y social entre los estudiantes de ingeniera.
Visitar universidades que imparten las carreras de ingeniera Civil, Industrial, Mecnica y en
Sistemas para promocionar el Congreso y motivar la participacin de los estudiantes. El listado
de universidades a visitar se describe en metodologa.
Aprovechar los medios de comunicacin disponibles (televisivos, radiales, escritos y redes
sociales) para la promocin del congreso, y lograr as la aceptacin de los potenciales
participantes.

3. Comisin de Logstica
la logstica juega un papel fundamental puesto que tendr como funcin velar por que el mismo
cumpla con las exigencias tanto en organizacin como en el desarrollo de las distintas actividades
previstas de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades

Tiene como objetivo

De manera estratgica y precisa procurando el orden y la buena coordinacin de cada una de las
actividades conjuntamente con el recurso humano disponible y las aportaciones con las cuales se
encuentre relacionado y de esta forma proporcionar a los participantes una inversin provechosa

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 Desarrollo
Mejorar la organizacin del congreso actual con respecto a la de aos anteriores.
Propiciar capacitaciones de calidad sin enfocarse a un producto de una marca determinada.
Determinar estrategias organizativas para un buen desarrollo de cada una de las actividades
Organizar, evaluar, apoyar y coordinar al recurso humano disponible.
Establecer relaciones entre comisiones

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Diagrama de flujo

16 | P g i n a
Conclusiones del Manual

Atreves de esta investigacin se lleg a la conclusin de que los manuales resultan indispensables para
cualquier organizacin, gracias a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto humanos como
financieros, ya que facilitan la estandarizacin de los procesos y la preservacin del conocimiento
adquirido por la misma organizacin

Tambin se puede concluir que sin una estructura organizacional adecuada el estudiantado o personas
difcilmente podr contribuir al logro de los objetivos del congreso, una prctica ser eficiente si su
estructura esta diseando para cubrir sus necesidades

Recomendaciones Manual:

Tome en consideracin la propuesta del Manual del Congreso y lo promocione a todos los miembros de
la prctica para que de esta manera se puedan estandarizar las operaciones realizadas y los servicios
prestados a los participantes. Es importante que se realicen las actualizaciones necesarias al mismo como
resultado de la mejora.

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Recomendaciones
Mercadotecnia

En primer lugar, se recomienda que cada comisin tenga un compromiso serio en el evento ya
que, como comisin de mercadotecnia, el mayor problema que se tuvo fue el retraso de la
informacin que deban proporcionar las dems comisiones. Esto provoc un cambio de fechas
en el cronograma estipulado previamente, debido a que se necesitaba proporcionar informacin
referente al evento en determinadas fechas y como consecuencia no se logr cumplir con los
objetivos en su totalidad.
Para efectos de mejoras en la publicidad se recomienda que la comisin de patrocinios pueda
gestionar en una empresa de impresin de material publicitario el apoyo para poder contar con
afiches a full color y en el tamao adecuado, as como volantes y todo lo necesario para darle
relevancia y profesionalismo al evento, teniendo en cuenta que esto determinar la buena
asistencia de participantes.
Se recomienda gestionar permisos con anticipacin en universidades privadas para dar a conocer
el evento tanto de manera verbal como fsica (volantes, afiches, mantas vinlicas, etc.) y lograr la
asistencia de este mercado meta.
Se recomienda que las visitas tcnicas, el transporte y horarios de conferencia estn confirmados
lo ms rpido posible para que cmo comisin de mercadotecnia se pueda brindar informacin
completa y veraz con un tiempo considerable de antelacin y preparacin, ya que estos factores
son los que ms interesan a los participantes y son los que al final determinan o no su asistencia
al evento, esto implicara una temprana actividad de las comisiones a cargo y una excelente
comunicacin entre las mismas.
Se recomienda que la comisin de mercadotecnia del 2017 pueda abarcar ms tiempo para
anunciar el CORI3 ya que es de importancia que la informacin llegue a mucho ms mercado meta
y no solo el occidente del pas. Con esto lograr que los congresos organizados por el centro
universitario de occidente se lleven a cabo con estudiantes y profesionales de todo el pas.
Se recomienda nuevamente la buena coordinacin entre comisiones, esta vez haciendo alusin a
la entrega a tiempo de informacin necesaria para la promocin del congreso. Esto para evitar
que pase nuevamente un retraso en la impresin de afiches debido a la falta de logos de
patrocinadores, ya que ellos son parte fundamental de la promocin del congreso.
Proponer y cubrir todas las reas en las que se pueda difundir el congreso, de tal manera que se
pueda llegar a cada uno de los estudiantes o personas afines a la carrera.
Se recomienda, especficamente en visitas tcnicas, que las asignaciones de las visitas sean lo
antes posible y no el da del evento, ya se vuelve algo molesto y tedioso. Se recomienda utilizar
medios digitales para que los participantes puedan elegir a que visita tcnica ir al momento que
pagan, esto evita mal entendidos, hace ms eficiente el proceso, y es una forma justa de apartar
cupo. Adems de ser posible se recomienda tambin aumentar el nmero de estudiantes que
puedan ir a cada visita.
Se recomienda explotar al mximo las herramientas tecnolgicas, como lo son: las redes sociales,
ya que a travs de ellas se puede llegar a un mercado que de otro modo sera imposible, debido

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 a factores econmicos, de disponibilidad y de acceso, entre otras. Una buena campaa
publicitaria en redes sociales es clave para promocionar el CORI.

Logstica

Realizar un sistema de control e inventario del equipo prestado y un mejor etiquetado de

identificacin para su fcil entrega.
Verificar que la velocidad de conexin a internet sea la adecuada para garantizar la calidad de las
conferencias virtuales.
Establecer lneas de comunicacin efectivas mediante tecnologa adecuada, entre la comisin de
logstica, encargados del congreso y encargados de las otras comisiones.
Que el equipo de coordinacin sea especficamente para coordinar y abstenerse de entrar a
conferencias para lograr una mejor eficacia en el trabajo.
Tener por lo menos a un encargado de la comisin de logstica para cada carrera durante el CORI.
La comisin de logstica debe tener mayor comunicacin con las comisiones de inscripcin y la de
cultura, para evitar posibles inconvenientes
Cada comisin debe delimitar cules son sus funciones y objetivos desde un principio para evitar
confusiones posteriores.
Determinar la creacin de una comisin de audio, sonido, y todo lo que respecta a ese campo,
como primordial y fundamental.
Exigir la planificacin e informacin previa de cada una de las actividades de las comisiones que
conforman la organizacin del CORI.
Manejar de una forma ms eficiente el tema de visitas tcnicas.
Informar acerca de las actividades y todo lo que respecta a visitas tcnicas en un tiempo
adecuado.
Establecer actividades y responsabilidades exactas a la comisin de logstica e informar previa y
seriamente a las dems comisiones que integran la organizacin del CORI, puesto que en
ocasiones se designaron actividades que nada tenan que ver con la logstica del evento.
Establecer un nmero determinado de personas para cada comisin, acorde al impacto
organizacional que la misma vaya a tener en el CORI.
No calificar como poco importantes algunos errores que se puedan cometer, ya que los mismos
si bien no crean un problema de mucha gravedad, la mayora de veces ocasionan un mal aspecto
o una mala percepcin por los participantes, todo debe ser planificado y si alguna actividad no se
planific o no se inform, especialmente de otras comisiones a las comisiones de control y
logstica es un error al que debe darse la importancia que realmente tiene y hacerlo ver, de lo
contrario la persona o comisin responsable nunca se dar cuenta de la gravedad y en general el
problema recaer nicamente a las comisiones de control y logstica.
Determinar con tiempo adecuado los lugares de conferencias para cada carrera para poder
informar a tiempo a los participantes.
Tomar en cuenta que el correo electrnico tiene una cantidad de correos estipulada que pueden
enviarse por da, por lo que cualquier informacin que se tenga que enviar a los participantes,
tomando en cuenta que son ms de 300 empezar a enviarla desde unos das antes.

19 | P g i n a
Cultura
Para el desarrollo de una excelente noche cultural se necesita de un mayor presupuesto, para
tomar en cuenta grupos nacionales que promuevan la cultura guatemalteca.

Involucrar la participacin de estudiantes para la realizacin de alguna actividad cultural.

Buscar ms patrocinadores para obtener un mejor presupuesto para el desarrollo de la

actividad.

Conferenciantes

Para la bsqueda del contacto en lo que refiere a conferencistas se debe de realizar con el mayor
tiempo de antelacin posible, donde ya se tenga la mayora de conferencistas confirmados con
un tiempo mnimo de 3 meses.
En cuanto a las conferencias virtuales, se observ cierta disconformidad ya que hubo una
debilidad en el servicio de internet por ambas partes (en el congreso y el conferencista), por lo
tanto, para futuras ocasiones se debe de tratar de evitar las conferencias virtuales, pero si en caso
fuese necesario, encontrar la manera de verificar una buena velocidad de descarga de datos,
haciendo pruebas con anticipacin para que sea lo ms eficiente posible y as poder brindar una
conferencia de calidad. Si se tienen conferencias virtuales que stas no sean seguidas, para
evitar la extenuacin de los participantes, y ordenar sus ponencias de forma intercalada con otro
presencial.
Para futuras ocasiones se debe de organizar bien con la comisin encargada de audio o equipo de
cmputo para tener todo en orden, as para que el expositor de inicio a su exposicin segn
horario o tiempo establecido.
Para futuros congresos es bueno tener una mesa solo para ponentes, como se hara para las
inscripciones, para recibirlos y evitar estar buscndolos entre todas las personas.
Es necesario tener disponibles a ponentes extras para asegurar todas las conferencias.
Tener una conversacin previa con los ponentes y darles a conocer las condiciones reales del
congreso, comentndoles que, solo tienen un cierto tiempo establecido ya que podran afectar
las conferencias consecutivas.

Visitas Tcnicas

Comenzar el trabajo de bsqueda de posibles empresas lo antes posible.

Siempre tomar un cupo con una ampliacin de un 5% ya que en las visitas no todos llegaron.
Programar la hora de llega 30 minutos antes de la requerida para que la mayora de
participantes est a tiempo y as cumplir con el horario establecido.

20 | P g i n a
 Antes de llevar a los estudiantes a cualquier visita tcnica, es recomendable confirmar la visita
un da antes, para evitar inconvenientes.
Tener un documento de identificacin personal o en otro caso una identificacin vlida
emitida por el Centro Universitario para evitar malos entendidos.
Saber los requerimientos que la empresa establece y cumplirlos de una forma estricta.
Llevar equipo de proteccin individual (EPI) para evitar cualquier accidente dentro de las
instalaciones del lugar
Llevar el equipo de proteccin individual completo segn las especificaciones del lugar
(CEMEX: Bota punta de acero, casco, lentes, guantes, orejeras, chaleco)
CEMEX pidi 48 horas de sobriedad, tomar en cuenta este aspecto, ya que realizan la prueba
de alcoholmetro antes de entrar a la planta.
Crear alianzas o contactos con las empresas ya visitadas, para crear posibilidades de futuras
visitas.

Finanzas

Finanzas: Para la comisin de finanzas aplicar los formatos adjuntos y los que se crean necesarios
para facilitar el control de los gastos, comunicar los gastos que se consideren innecesarios o no
coherentes a la comisin y no ceder fcilmente ante presiones para asignar fondos si no son bien
justificados.
Patrocinadores: Como parte de las actividades realizadas por esta comisin se debe tomar muy
en cuenta el manejo de gastos, es importante recalcar que la comisin de patrocinadores debe
brindar ingresos al congreso.
o La documentacin de los gastos y la coherencia de los mismos es de suma importancia
para la realizacin del reembolso por parte de la comisin de finanzas.
Visitas Tcnicas: La documentacin de los gastos y la coherencia de los mismos es de suma
importancia para la realizacin del reembolso por parte de la comisin de finanzas.
Logstica: Para evitar contratiempos los miembros de la comisin deben estar coordinados y
detallar en la medida de lo posible todos los gastos que planean realizar, para que no se aadan
ms gastos de ltima hora y que esto no genere confusin o un cambio en los presupuestos.
Conferencistas: Para la cancelar los viticos de un conferencista hablar con l, para que sepa que
tiene que presentar una factura.
o Estar siempre en contacto con los representantes de finanzas para artculos que puedan
necesitar los conferencistas y pedirlo con tiempo.
o Estar atento con los dems gastos de los conferencistas.
Mercadotecnia: Implementar mejores publicidades no en cantidad sino en calidad.
o Cotizar productos en diferentes lugares, antes de ejercer una compra.
o Realizar compras de productos en mayoreo, para disminuir costos.
o Realizar las publicidades continuamente para que la poblacin se entere y se interese en
los eventos.
Cultura: Tener la cantidad fija de gasto para la realizacin de actividades culturales y una cantidad
establecida de donacin si ese fuese el caso

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Comisin inscripcin

Realizar una planificacin con tiempo adecuado sobre las funciones de la comisin de
inscripciones.
Es recomendable ponerse de acuerdo con las comisiones encargadas de proporcionar suvenir
para los congresistas, esto con el fin de entregar los artculos el da del inicio de dicho evento.
Se recomienda delegar a la comisin de inscripciones, la asignacin de cada visita tcnica ya que
por este medio se tiene ms control y transparencia de las mismas.
Sera pertinente que cada comisin tuviera un carnet de color diferente a los congresistas, o
alguna distincin.
Los integrantes de la comisin de inscripcin que tambin tienen a cargo recepcin del da del
evento, estn con un tiempo de anticipacin adecuado para poder brindar un mejor servicio al
congresista.

Comisin Patrocinadores

Se debe de hacer una evaluacin de los paquetes de publicidad, tratando de ser estos ms
factibles para las empresas.
Se debe de tener un seguimiento con las empresas con cuales apoyaron el congreso.
Dar informes de los logros obtenidos a los patrocinadores
Crear lo antes posible la comisin para que esta posea el tiempo necesario dado que ciertas
empresas necesitan considerar su participacin, as como tambin los trmites que se deben de
realizar en la universidad para obtener su apoyo.

Protocolos

Citar a las personas por lo menos 30 minutos antes de la hora de partida.

Citar a los buses de transporte 1 hora antes, para no tener retrasos en el horario.
Poder confirmar las visitas tcnicas al menos 1 semana y media antes de la actividad para poder
tener ms tiempo de cotizar el transporte y buscar la mejor opcin.
Desarrollar de una estrategia, especialmente en trminos del sistema de movilidad y la
planeacin y operacin de transporte de bajo carbono.
Mejorar la seguridad del alumnado, especialmente en el sistema vial, incluyendo la licencia y
entrenamiento de conductores.
Mejorar la accesibilidad de las actividades y los medios de transporte.
Integrar la planeacin del sistema de transporte con miras a reducir la necesidad de hacer viajes
motorizados.

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 Fortalecer el rigor en la toma de decisiones, con mtodos que incluyan la participacin activa del
alumnado, a partir de anlisis tcnicos y econmicos confiables.
Llevar a cabo un programa de entrenamiento, capacitacin y educacin de tcnicos y
profesionales involucrados en el sistema de movilidad.
Establecer un programa de prueba de las tecnologas, modos de operacin, ideas, enfoques y
tcnicas innovadoras, para establecer los avances ms tiles en nuestro pas.

Comisin control

Que el catedrtico a cargo de una orientacin continua a los estudiantes de cmo es un congreso
ya que al no tener una idea de cmo es la actividad no se toman en cuenta muchos aspectos que
son causa de dificultades a la hora de la actividad.
Que la comisin de inscripciones debe contemplar la cantidad de participantes que se van a
inscribir antes del evento en especial la carrera de ingeniera civil. As como tambin el lugar que
van a utilizar para realizar las inscripciones.
Proporcionar un horario de las actividades del congreso a cada uno de los participantes,
conferencistas y patrocinadores, esto debido al desorden e incertidumbre que las personas tenan
al no saber a qu actividades deban ir y a qu hora.
A la comisin de visitas tcnicas deben gestionar la visita desde el inicio de la planificacin del
congreso y apoyarse con la comisin e logstica para tener una logstica adecuada de la asignacin
de las visitas.
Tomar en cuenta a las personas que viene a representar a los patrocinadores (por media de alguna
case de ventas o promociones que tienen) para los cafs great, almuerzo y cena.
Tomar en cuenta una posible comisin encargada de reconocimientos y caf great ya que la no
tenerlos surgen varios imprevistos relacionados a este tema.
Que las comisiones y los ms involucrados tengan un gafete que los identifique de que comisin
pertenecen.
Una de las recomendaciones de parte de los ingenieros que participaron en el congreso fueron:
o tener un programa de las conferencias
o Ing. Juvencio. Es recomendable que se recopile las presentaciones de los expositores o
que exista un encardado de realizar esta tarea, para facilitarle a estudiantado esta
informacin.
o Ing. Quijivix. En el congreso se debe contemplar el compartir la informacin de los
conferencistas de una forma fcil, por ejemplo, una memoria USB que se entrega a cada
participante del congreso al finalizar la actividad.
Al no tener todos los cronogramas de las comisiones no se puede saber exactamente si han
contemplado todas las cosas y si est bien lo que han establecido, por lo que es necesario tener
el cronograma de cada comisin antes del congreso.
Las comisiones como inscripciones, mercadotecnia, visitas tcnicas, patrocinadores, control y
logstica deben estas con una constante interaccin.
Buscar con tiempo patrocinadores, ya que no se pudieron contactar muchos patrocinadores
debido a la carencia del tiempo.

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 Organizar las conferencias con media hora ms de tiempo para cada conferencista, porque en las
encuestas se vio el disgusto que cada uno de los conferencistas tenan por el corto lapso de tiempo
que se les dio para impartir su charla.

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