Micmac y Smic Pro

Prospectiva Estratgica
TALLER APLICACIN DEL ANLISIS ESTRUCTURAL CON MICMAC Y

CONSTRUCCIN DE ESCENARIOS SMIC-PROB
Presentado A:
Jairo Cesar Laverde R
Presentado Por:
Clara Marcela Novoa Sandoval
Universidad Militar Nueva Granada
Facultad de Ciencias Econmicas
Especializacin En Alta Gerencia
Bogot D.C
Agosto 14 de 2013
Contenido
RESUMEN 3
Palabras Claves ............................................................................................................................. 4
ABSTRACT ........................................................................................................................................ 4
Keywords ....................................................................................................................................... 5
Introduccin ....................................................................................................................................... 6
ANALISIS ESTRUCTURAL CON LA APLICACIN Del MICMAC ............................................ 7
Definicin de las variables (15 variables).................................................................................... 8
Calculo de los Parmetros .......................................................................................................... 13
Calificacin de las relaciones entre las variables ..................................................................... 13
RESULTADOS POR MATRIZ DIRECTA MDI ................................................................. 14
Suma de la matriz directa .......................................................................................................... 15
Estabilidad de La matriz ............................................................................................................ 17
Anlisis Plano Directo ................................................................................................................ 17
Grfico directo (Direct graph): en este grfico se analizan las 2 o 3 variables con las
relaciones ms fuertes con las dems variables (strongest influences), las cuales se
encuentra en color rojo............................................................................................................... 20
RESULTADOS POR MATRIZ INDIRECTA MII .............................................................. 22
Plano de Desplazamientos Directo / Indirecto.......................................................................... 25
Diagrama de dispersin .............................................................................................................. 26
Variables Reguladoras ............................................................................................................... 28
Variables Clave ........................................................................................................................... 28
Variables de Resultado ............................................................................................................... 29
Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 2

Informe Smic-Prob-Experto ............................................................................................................ 30
GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION .............................................................................. 30
Probabilidades Simples: ............................................................................................................. 32
LAS HIPOTESIS ........................................................................................................................ 34
DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS ........................................................................................... 34
Conclusiones..................................................................................................................................... 43
BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFA ............................................................................................. 44
RESUMEN

En el presente trabajo se realiza un anlisis estructural, en un software llamado
MICMAC, donde se utiliza como herramienta para evaluar unas variables
esenciales de la Direccin de Gestin Documental y Correspondencia de la
Gobernacin de Cundinamarca, el cual pretende identificar las variables crticas y
esenciales para implementar estrategias y poder decidir y ser ms asertivas. Y a
la vez se efectuara la previsin respectiva de la direccin de gestin en
Cundinamarca
Otro programa utilizado para este trabajo es Smic prob. Spert a travs del cual de
mide unos escenarios que no se tienen en cuenta en el momento, pero que son
indispensables para el funcionamiento de su labor o desempeo, esto con el fin de
proyectar el grado de probabilidades de realizacin o no de cada una de las
hiptesis.
Palabras Claves
Micmac, Herramienta, variables , evaluar, direccin , correspondencia, criticas,

esenciales , estrategias , tendencias, rupturas , smic prob spert , hiptesis,,
proyectar , escenarios , probabilidad .
ABSTRACT

In this work we make a structural analysis in software called MICMAC, which is
used as a tool to assess essential variables Direction Document Management and
Correspondence of Cundinamarca, which aims to identify the critical variables and
essential to implement strategies and to decide and be more assertive. And while
the forecast is effected respective management direction in Cundinamarca
Another program used for this work is SMIC prob. Spert through which to measure
some scenarios that are not taken into account at the time, but which are essential
to the operation or performance of its work, this in order to project the degree of
probability of realization or not of each of hypotheses.
Keywords
Micmac, Tool, variables, assess, address, correspondence, critical, essential,

strategies, trends, breakouts, smic prob spert, hypothesis, plan, sets, probability.

Introduccin
La Gobernacin de Cundinamarca es una entidad pblica encargada de velar,

dirigir, y administrar a cada uno se los ciudadanos y del departamento y su
personal de planta. su estructura es muy compleja lo cual esta dividida por
secretarias, y la que tomaremos para nuestro anlisis es la secretaria General de
donde pertenece la Direccin De Servicio al Ciudadano y Gestin Documental,
Para la Gobernacin es muy importante crear una poltica pblica para impulsar
desarrollar y consolidar el uso de tecnologas de comunicacin e informacin a fin
de lograr que exista una mayor interrelacin con los diferentes municipios, a travs
de medios virtuales, y gestin y ofrecer a los ciudadanos participacin ciudadana a
travs de medios virtuales, adems facilita le desplazamiento, la atencin mas
rpida y cumpliendo con los tiempos de entrega estipulados.
Por lo tanto, se realizar el anlisis estructural con el aplicativo MICMAC para el

Sistema Departamental de Servicio al Ciudadano identificando las variables ms
importantes en la prestacin del servicio a la ciudadana enfatizando en sus
necesidades y sus requerimientos.
y de otro lado se efectuar la previsin de tendencia en travs de la metodologa

por escenarios con el sistema Smic Prob Spert, a fin de proyectar el grado de
probabilidad de realizacin o de hiptesis las cuales estn relacionadas en cuanto
a cobertura y calidad.
En este trabajo se realiz un anlisis estructural de esta organizacin, la cual

permiti realizar una lista de 15 variables en las cuales miraremos en nivel de
interrelacin entre este, y e l impacto de tiene de cada una de sus variables.

ANALISIS ESTRUCTURAL CON LA APLICACIN Del MICMAC
Para el anlisis del aplicativo Micman se deben tener en cuenta los pasos a
seguir para el buen desarrollo y anlisis de estas variables.
El primer paso es la realizacin de la lista de variables, en segundo lugar

descripcin de relaciones entre las variables, la tercera fase es identificacin de
las variables clave, se recomienda hacer una definicin precisa de cada una de
las variables, trazar sus evoluciones y descubrir las tendencias o rupturas futuras.
Definicin del sistema
Calidad de servicio de la correspondencia
El Servicio al Ciudadano en Cundinamarca est regulado por:
Direccin Distrital de Servicio al Ciudadano
Secretara General de Cundinamarca
Gobierno Nacional
Los principales Subsistemas son:
Poltico-jurdico-administrativo
Socio - Cultural
Conocimiento-innovacin
Infraestructura-tecnologa
Talento humano,
Biofsico-ambiental
Social cultural

Definicin de las variables (15 variables)
Long label Short label Description Theme
1 Calidad de CALID La Calidad de la Infraestructura

Recepcion De Rcepcion de , tecnologia
Documentos documentos a
mejorado, pero se
deberia ser mas
tecnologico y con
manejo de datos
estandarizados.
2 Transparencia en la TRANSP La informacion que Poltico-

confidencialidad de contiene el jurdico-
la informacin documento es de administrativo
confidencialidad
alta, se requiere de
salvaguardar la
informacion en
sitios mas seguros.
3 Inversin en muebles INVERS La gobernacion de Conocimiento-

y enceres Cundinamarca debe innovacin
invertir en el cambio
de muebles y
enceres porque ya
cumplieron su vida
util por unos mas
modernos,
comodos, brindando

un ambiente mas
agradable.
4 Seguimiento del SEGUI Se presentan Socio-cultural

documento en las problemas de
reas de distribucin. Distribucion, por la
falta de
conocimiento de lo
que maneja cada
una de las
secretarias,
retardando su
respuesta y su
respectiva entrega.
5 Demoras en los DEMOR En cumplimiento Poltico-

proceso de respuesta con la jurdico-
responsabilidad del administrativo
departamento se
debe regir un
tiempo determinado
para cada solicitud
y colocar datos del
contacto para
agilizar el proceso.
6 Condiciones de COND Las areas de Biofsico-

reas de trabajo trabajo de la ambiental
Direccion de
correspondencia de

la gobernacion
carecen de
espacios
adecuados existe
asinamiento en las
oficinas.
7 Mantenimiento de MANT Existen problemas Infraestructura-

enseres y equipos. de daos y falta de tecnologa
mantenimiento de
equipos de trabajo,
son ambiguos y
disfuncionales.
8 Capacitaciones de CAPA En algunos Casos Poltico-

los funcionarios En cambian la jurdico-
este trabajo se legislacion o algun administrativo
realiz un anlisis parametro sin dar a
estructural de esta conocer los nuevos
organizacin, la cual procesos.
permiti realizar una
lista de 15 variables
en las cuales
miraremos en nivel
de interrelacin entre
este, y e l impacto de
tiene de cada una de
sus variablesos

9 Incentivos laborales y INCEN Tener buena Talento

actividades de relacion con los humano
integracin. compaeros de
trabajo fortalece los
vinculos afectivos,
mejora el
autoestima, y
favorece la
comunicacion.
10 Tiempos de espera TIEM Se carece de un Socio-cultural

largos en filas de plan de accion mas
atencin al usuario especializado y con
mejores
mecanismos de
tiempo de espera.
11 Inclusin de bases INCLUSION Se debe realizar Socio-cultural

de datos ms una constente
actualizadas actualizacion de
cada funcionario
que ingrese a la
gobernacion y asi
agilizar los procesos
de atencion y
ubicacion.
12 Normalizacin de NORMA En el momento no Socio-cultural

medios electrnicos se cuenta con una
normalizacion

para los procesos de general del archivo

recepcin. para la recepcion de
documentos
13 Comunicacion INFOR La secretaria Socio-cultural

acertiva a los General debe
usuarios informar y capacitar
a los funcionarios
para que puedan
brindar una mejor
atencion y evitar
inconformidades por
parte de los
usuarios.
14 Falta de cultura CULT Se debe sensibilizar Biofsico-

ambiental a los funcionarios, ambiental
evitar al maximo el
desperdicio de
papel, y contribuir
asi a la
conservacion del
medio ambiente.
15 Desconfianza de DESC Los usuarios Socio-cultural

medios electrnicos Desconfian de la
utilizacion de
medios electronicos
por falta de
conocimientos,

capacitacion e
informacion.
Calculo de los Parmetros
Para el clculo de los parmetros se maneja la recomendacin del software, en 2

el nmero de interacciones de las variables, es decir, el relacionamiento de cada
variable con todas las dems.
Calificacin de las relaciones entre las variables
Se califica la influencia de cada variable sobre todas las dems. A continuacin

se describe la Matriz de Influencia Directa (MDI):

X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 X10 X11:
11 X12 X13 X14 X15
1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 9: 10 : INCL 12 : 13 : 14 : 15 :
CALI TRAN INVE SEG DEM CON MA 8 : INC TIE USIO NOR INFO CU DES
D SP RS UI OR D NT CAPA EN M N MA R LT C
Y1 1 : CALID 0 2 3 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2 3 332
Y2 2 : TRANSP 3 0 2 3 3 3 3 2 3 2 3 3 3 1 236
Y3 3 : INVERS 2 1 0 2 2 2 3 3 3 2 3 2 3 2 333
Y4 4 : SEGUI 3 2 1 0 2 2 2 3 2 3 3 3 1 2 231
MOTRICIDAD
Y5 5 : DEMOR 3 2 0 3 0 3 1 2 1 2 2 3 3 2 330
Y6 6 : COND 1 2 3 3 2 0 3 2 3 3 3 2 3 3 235
Y7 7 : MANT 3 2 2 1 2 2 0 1 1 3 3 3 3 2 331
Y8 8 : CAPA 2 3 2 2 3 1 2 0 2 1 3 3 2 2 331
Y9 9 : INCEN 3 2 2 1 2 2 2 3 0 2 3 2 3 1 331
Y10 10 : TIEM 3 3 3 2 3 2 2 2 0 0 2 3 2 1 331
Y11 11 : INCLUSION3 2 2 2 3 2 2 2 2 3 0 2 1 2 230
Y12 12 : NORMA 3 2 1 2 2 3 2 2 3 2 3 0 2 2 332
Y13 13 : INFOR 1 1 2 3 2 2 2 3 2 1 2 1 0 1 225
Y14 14 : CULT 2 2 3 1 1 2 3 3 2 2 3 3 2 0 332
Y15 15 : DESC 2 3 2 3 2 1 2 2 2 2 3 2 3 2 0 31
34 29 28 30 31 29 31 33 28 30 38 34 33 26 37
DEPENDENCIA
De la anterior Matriz se identifica que la variable con mayor motricidad es el

nmero 2 Transparencia y la variable con mayor dependencia es la 11 inclusin
actualizacin de cada funcionario.
RESULTADOS POR MATRIZ DIRECTA MDI
Indicator Value
Matrix size 15

Indicator Value
Number of iterations 2
Number of zeros 17
Number of ones 25
Number of twos 103
Number of threes 80
Number of P 0
Total 208
Fillrate 92,44444%
Estabilidad de la MDI: la estabilidad de la matriz anterior se encuentra en el

92.44444%, el cual cumple con el criterio mayor al 90%. As mismo se identifica
que las variables estn altamente relacionadas.
Suma de la matriz directa

N Variable Total number Total number of
of rows columns
1 Calidad de Recepcion De Documentos 32 34
2 Transparencia en la confidencialidad de 36 29
la informacin
3 Inversin en muebles y enceres 33 28

N Variable Total number Total number of
of rows columns
4 Seguimiento del documento en las reas 31 30

de distribucin.
5 Demoras en los proceso de respuesta 30 31
6 Condiciones de reas de trabajo 35 29
7 Mantenimiento de enseres y equipos. 31 31
8 Capacitaciones de los funcionarios 31 33
9 Incentivos laborales y actividades de 31 28

integracin.
10 Tiempos de espera largos en filas de 31 30

atencin al usuario
11 Inclusin de bases de datos ms 30 38

actualizadas
12 Normalizacin de medios electrnicos 32 34

para los procesos de recepcin.
13 Comunicacion acertiva a los usuarios 25 33
14 Falta de cultura ambiental 32 26
15 Desconfianza de medios electrnicos 31 37
Total 471 471
La anterior tabla muestra la motricidad y la dependencia de cada variable, con los

respectivos valores.

Estabilidad de La matriz
Iteration Influence Dependence

1 78 % 98 %
2 100 % 100 %
La anterior tabla muestra que la matriz presenta una estabilidad, ya que est en el
100%.
Anlisis Plano Directo
CUADRANTE I: ZONA DE PODER CUADRANTE II: ZONA DE CONFLICTO
CUADRANTE IV: ZONA DE FALSOS PROBLEMAS CUADRANTE III: ZONA DE RESULTADOS
Ilustracin 1

Cuadrante II: Zona de conflicto. Las variables localizadas en este cuadrante son
tipo AA, altamente motrices sobre el sistema, pero tambin altamente
dependientes del sistema y corresponde a:
Calidad de la atencin al ciudadano: esta variable corresponde a los resultados

despus de haber realizado la. La Recepcin de documentos, debera ser ms
tecnolgico y con manejo de datos estandarizados.se requiere de inversin en
tecnologa e infraestructura para ofrecer a la ciudadana canales de atencin que
le economicen tiempo, recursos econmicos y desplazamiento para adelantar
trmites.
Capacitacin: En algunos Casos cambian la legislacion o algn parmetro sin dar

a conocer los nuevos procesos. Plan de gestin y de calidad. Mejoramiento
en las lneas de comunicacin. Y de la tecnologa.
Normalizacin: En el momento no se cuenta con una normalizacin general del

archivo para la recepcin de documentos. Se pretende en los prximos meses se
cumpla con la NORMALIZACIN.
Desconfianza de los medios elctricos.Los usuarios Desconfan de la utilizacin de

medios electrnicos por falta de conocimientos, capacitacin e informacin falta
dar conocer los beneficios que les traen al implementarlo en cada uno de los
municipios.

Cuadrante III: Zona de resultados. Las variables localizadas en este cuadrante son
tipo BA, de baja motricidad sobre el sistema, pero altamente dependientes del
sistema. Es decir, estn bajo el control del sistema, pero con poca motricidad.
Inclusin: Se debe realizar una constante actualizacin de cada funcionario que

ingrese a la gobernacin y as agilizar los procesos de atencin y ubicacin.
Minimizando los tiempos de espera.
Informacin: La secretaria General debe informar y capacitar a los funcionarios

para que puedan brindar una mejor atencin y evitar inconformidades por parte de
los usuarios.
Cuadrante IV: Zona de falsos problemas o problemas autnomos. Las variables

localizadas en este cuadrante son tipo BB, de baja motricidad sobre el sistema, y
tambin de poca dependencia del sistema. Es decir, no estn bajo el control del
sistema.
Demoras en el proceso de respuesta, en cumplimiento con la responsabilidad del

departamento se debe regir un tiempo determinado para cada solicitud y colocar
datos del contacto para agilizar el proceso,

Grfico directo (Direct graph): en este grfico se analizan las 2 o 3 variables
con las relaciones ms fuertes con las dems variables (strongest
influences), las cuales se encuentra en color rojo.

La variable que tiene mayor relacin con las dems es la de Desconfianza en los
medios virtuales y de comunicacin se espera que se incremente las redes
tecnolgicas y entremos la era de 0 papel.
En segundo lugar est la variable de inversin y tiempo Se carece de un plan de

accion mas especializado y con mejores mecanismos de tiempo de espera. los
servidores sobre servicio al cliente con el fin que los momentos de verdad con el
ciudadano sean positivos.

RESULTADOS POR MATRIZ INDIRECTA MII
Matriz indirecta MII, con 9 interacciones
1 : CALID 2 : TRANSP 3 : INVERS 4 : SEGUI 5 : DEMOR 6 : COND 7 : MANT 8 : CAPA 9 : INCEN 10 : TIEM 11 : INCLUSION 12 : NORMA 13 : INFOR 14 : CULT 15 : DESC
1 : CALID 2269 1963 1877 2039 2104 1948 2040 2188 1882 2020 2486 2234 2170 1783 2441
2 : TRANSP 2514 2188 2100 2268 2334 2146 2294 2424 2094 2219 2778 2507 2421 1954 2700
3 : INVERS 2301 1979 1888 2079 2128 1980 2096 2225 1932 2038 2535 2279 2217 1800 2475
4 : SEGUI 2204 1896 1806 1992 2028 1894 2005 2146 1852 1968 2443 2184 2128 1727 2363
5 : DEMOR 2155 1832 1726 1885 1957 1826 1916 2042 1748 1890 2345 2128 2063 1648 2306
6 : COND 2421 2134 2033 2229 2269 2078 2210 2339 2051 2173 2691 2408 2363 1950 2625
7 : MANT 2197 1895 1792 1938 2015 1858 1970 2098 1810 1955 2432 2190 2114 1712 2358
8 : CAPA 2176 1923 1846 1967 2041 1853 1987 2112 1812 1942 2421 2178 2100 1729 2369
9 : INCEN 2203 1883 1784 1935 1999 1875 1975 2119 1804 1947 2419 2173 2102 1691 2352
10 : TIEM 2224 1933 1854 1955 2044 1881 1999 2146 1802 1964 2438 2199 2109 1709 2386
11 : INCLUSION 2137 1853 1775 1939 1992 1829 1947 2067 1806 1909 2356 2103 2043 1679 2289
12 : NORMA 2280 1955 1850 2033 2096 1955 2053 2184 1894 2000 2505 2241 2174 1763 2452
13 : INFOR 1785 1543 1491 1615 1653 1545 1617 1730 1481 1571 1954 1754 1704 1383 1924
14 : CULT 2272 1960 1872 2034 2078 1951 2051 2208 1871 2016 2494 2257 2175 1762 2442
15 : DESC 2171 1918 1811 1971 2013 1846 1967 2089 1811 1941 2413 2157 2120 1733 2345
Plano indirecto. Con las mismas denominaciones y contenidos de los 4 cuadrantes

presentados en el plano directo, enseguida, se muestra el plano indirecto,
resultado de graficar la matriz indirecta.

Grfico indirecto. En la siguiente grfica se observan las variables que presentan
unas influencias relativamente importantes (las relaciones de color azul intenso).

Las variables ms importantes en el anterior grfico son la Inclusin y
Desconocimiento

Plano de Desplazamientos Directo / Indirecto

De acuerdo con lo visualizado grficamente en la tabla anterior, podemos decir
que las variables2 (Transparencia en la confidencialidad de la informacin)6
(Condiciones de reas de) 3 (Inversin en muebles y enceres) 1 (Calidad de
Recepcion De Documentos) 6 (calidad de la atencin dada al ciudadano) segn su
influencia y dependencia perdieron importancia con relacin a las variables
estudiadas en el sistema. Por el contrario, las variables 13, (Comunicacion
acertiva a los usuarios )14(Falta de cultura ambiental), 11(Inclusin de bases de
datos ms actualizadas , 15 (Desconfianza de medios electrnicos cobertura por
localidades de Bogot), 13 (capacitacin a ciudadanos), 15 (evaluacin y
seguimiento a los puntos de atencin), 9 (Incentivos laborales y actividades de
integracin.) la 10 (Tiempos de espera largos en filas de atencin al usuario)
segn su influencia y dependencia ganaron importancia frente a las dems
variables del sistema.
Diagrama de dispersin

Variables de
Poder
Variabl Variables
es Crticas
De Variables
Context Reguladoras
o Variables
Objetivo
Variables
Autnomas Variables
De
Resultado

Variables Reguladoras
Como variable reguladora encontramos la variable 4 (inversin pblica en I&D

para el conocimiento de la sociedad en Cundinamarca), que aunque tiene un
reducido nivel de motricidad y dependencia lo cual nos permite deducir que a
pesar de que este al margen del sistema no resta importancia, pero es preciso fijar
mayor inters y cuidado a las variables crticas o clave.
Variables Clave

Frente al sistema de Servicio al Ciudadano en Cundinamarca D.C., encontramos
tres variables clave: Plan prospectivo de Bogot al 2080, Cualificacin a los
servidores y Tiempo de atencin servicio de las cuales podemos determinar que
afectan directamente la funcionalidad del sistema, para as fijar estrategias propias
del sistema y obtener un mejor funcionamiento.
Variables de Resultado
Se encuentra la variable
Los usuarios Desconfian de la utilizacion de medios electronicos por falta de

conocimientos, capacitacion e informacion.
Incentivos laborales y actividades de integracin. INCEN Tener buena

relacion con los compaeros de trabajo fortalece los vnculos afectivos, mejora el
autoestima, y favorece la comunicacin.
Mantenimiento de enseres y equipos. Existen problemas de daos y falta de

mantenimiento de equipos de trabajo, son ambiguos y disfuncionales.
Normalizacin de medios electrnicos para los procesos de recepcin. NORMA

En el momento no se cuenta con una normalizacin general del archivo
para la recepcin de documentos Esta la variable Capacitacin a Ciudadanos,
siendo muy independiente, al realizar la capacitacin a ciudadanos se puede influir
para que estos acten de manera diferente frente a los sistemas de informacin o
los trmites y servicios.

Informe Smic-Prob-Experto
GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION
N Ttulo largo Ttulo corto Descripcin
1 Direccion de quejas y QUEJAS Que tan problable es que para el

reclamos ao 2020, la gobernacion de
gobernacion de cundinamarca reciba una queja,
cundinamarca sabiendo que para el ao 2013 se
recibieron 30.
2 Tecnificacion en la TECNIFICA Que tan problable es que para el

direccion de gestion ao 2020.la direccion de servicio al
documental y ciudadano y gestion documental
correspondencia de la gobernacion de
cundinamarca cuente con un
sistema tecnificado y poder llegar
a cumplir la meta de cero papel,
sabiendo que para el ao 2013
aun no se ha implementado en su
totalidad.
3 Tramite virtual desde TRAMITE V Que tan probable es que para el

los municipios a las ao 2020. la gobernacion de
diferentes secretarias cundinamarca cuente con un
de la gobernacion sistema o programa en donde los
ciudadanos puedan realizar sus
tramites de radicacion desde

cualquier municipio sin necesidad

de desplazarse hasta la ciudad de
bogota, sabiendo que para el ao
2013 no se cuenta con ese
servicio y se tiene que entrar en
gastos de trasporte, estadia y
alimentacion, por cada cuidadano.
4 Modernizacion y AMPLIACION Que tan probable es que para el

ampliacion fisica de la ao 2020; la direccion de gestion
direccion de gestion documental cuente con una planta
documental de la fisica adecuada para la atencion
gobernacion de de los usuarios, con mayor
cundinamarca amplitud y con equipos modernos,
sabiendo que para el 2013 no se
cuenta con ello.
5 Todos los empleados MERCURIO Que tan problable es que para el

publicos contratistas y ao 2020; todos los empleados
demas manejen al al publicos y contratistas, manejen al
100% el programa 100% el programa de mercurio,
mercurio sabiendo que para el ao 2013,
solo el 50% lo maneja a la
perfeccion.
6 Manejo de digiturnos y DIGITURNOS Que tan problable es que para el

sillas de espera para ao 2020; la direccion de gestion
los usuarios de la documental y correspondencia
gobernacion de manejen un nuevo sistema de
cundinamarca digiturnos y sillas de espera,
ademas de una nueva ventanilla y

asi prestarles un mejor servicio,

sabiendo que para el ao 2013 no
se cuenta con este mecanismo y
los usuarios deben hacer fila
afuera y esperar ser atendidos.
Con el fin de evaluar la Educacin en Bogot se postularon los siguientes

expertos:
N Apellido Nombre Grupo Peso
1 Novoa Marcela Tecnico 8
2 Poveda Nelly Coordinadora 9
3 Narvaez Zeuri Asesora 7
Probabilidades Simples:
Experto 1:
Marcela Novoa (Tcnico) Secretaria General Direccin de gestin Documental y

correspondencia.

Probabilidades
LIPSOR-EPITA-PROB-EXPERT
1 : QUEJAS 0,79
2 : TECNIFICA 0,56
3 : TRAMITE V 0,64
4 : AMPLIACION 0,53
5 : MERCURIO 0,82
6 : DIGITURNOS 0,71
Experto 2:
Nelly Eulalia Poveda ( Coordinador Secretaria General Direccin de gestin

Documental y correspondencia.)
Probabilidades
1 : QUEJAS 0,96
2 : TECNIFICA 0,87
3 : TRAMITE V 0,75
4 : AMPLIACION 0,64
5 : MERCURIO 0,91
6 : DIGITURNOS 0,85
Experto 3:
Margarita Lucy Garca Bonilla (Directora) Secretaria General Direccin de gestin

Documental y correspondencia.

Probabilidades
1 : QUEJAS 0,94
2 : TECNIFICA 0,82
3 : TRAMITE V 0,87
4 : AMPLIACION 0,79
5 : MERCURIO 0,93
6 : DIGITURNOS 0,86
LAS HIPOTESIS
LISTA DE HIPOTESIS
Direccin de quejas y reclamos gobernacin de Cundinamarca (QUEJAS)
Tecnificacin en la direccin de gestin documental y correspondencia

(TECNIFICA)
Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernacin

(TRAMITE V)
Modernizacin y ampliacin fsica de la direccin de gestin documental de la

gobernacin de Cundinamarca (AMPLIACION)
Todos los empleados pblicos contratistas y dems manejen al 100% el programa

mercurio (MERCURIO )
Manejo de digitarnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacin de

Cundinamarca (DIGITURNOS)
DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS

Direccin de quejas y reclamos gobernacin de Cundinamarca (QUEJAS)

Descripcin: Que tan probable es que para el ao 2020 la gobernacin de
Cundinamarca reciba una queja sabiendo que para el ao 2013 se recibieron 30
2. tecnificacin en la direccin de gestin documental y correspondencia

(TECNIFICA)
Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020la direccin de servicio al

ciudadano y gestin documental de la gobernacin de Cundinamarca cuente con
un sistema tecnificado y poder llegar a cumplir la meta de cero papel sabiendo que
para el ao 2013 an no se ha implementado en su totalidad.
3. Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la

gobernacin (TRAMITE V)
Descripcin: Que tan probable es que para el ao 2020 la gobernacin de

Cundinamarca cuente con un sistema o programa en donde los ciudadanos
puedan realizar sus trmites de radicacin desde cualquier municipio sin
necesidad de desplazarse hasta la ciudad de Bogot sabiendo que para el ao
2013 no se cuenta con ese servicio y el usuario tiene que entrar en gastos de
trasporte estadio y alimentacin por cuenta de cada usuario
4. Modernizacin y ampliacin fsica de la direccin de gestin documental de

la gobernacin de Cundinamarca (AMPLIACION)
Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020 la direccin de gestin

documental cuente con una planta fsica adecuada para la atencin de los
usuarios con mayor amplitud y con equipos modernos sabiendo que para el 2013
no se cuenta con ello
5. Todos los empleados pblicos contratistas y dems manejen al 100% el

programa mercurio (MERCURIO)
Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020 todos los empleados
pblicos y contratistas manejen al 100% el programa de mercurio sabiendo que
para el ao 2013 solo el 50% lo maneja a la perfeccin

6. Manejo de digitarnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacin
de Cundinamarca (DIGITURNOS)
Descripcin: Que tan probable es que para el ao 2020 la direccin de gestin

documental y correspondencia manejen un nuevo sistema de digiturnos y sillas de
espera adems de una nueva ventanilla y as prestarles un mejor servicio
sabiendo que para el ao 2013 no se cuenta con este mecanismo y los usuarios
deben hacer fila afuera y esperar ser atendidos
LOS EXPERTOS
LISTA DE GRUPOS DE EXPERTOS
Coordinador
Directora
LISTA DE EXPERTOS
Tcnico
Marcela Novoa
Coordinador
Nelly Poveda
Directora
Margarita Garca
DESCRIPCION DE LOS EXPERTOS
Marcela Novoa
Grupo de expertos : Tcnico
Peso I. LAS HIPOTESIS

LISTA DE HIPOTESIS
Direccion de quejas y reclamos gobernacion de cundinamarca (QUEJAS)
Tecnificacion en la direccion de gestion documental y correspondencia

(TECNIFICA)
Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernacion

(TRAMITE V)
Modernizacion y ampliacion fisica de la direccion de gestion documental de

la gobernacion de cundinamarca (AMPLIACION)
Todos los empleados publicos contratistas y demas manejen al al 100% el

programa mercurio (MERCURIO )
Manejo de digiturnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacion

de cundinamarca (DIGITURNOS)
DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS
Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020 la gobernacion de

cundinamarca reciba una queja sabiendo que para el ao 2013 se recibieron 30

(TECNIFICA)
Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020la direccion de servicio al

ciudadano y gestion documental de la gobernacion de cundinamarca cuente con
para el ao 2013 aun no se ha implementado en su totalidad.

(TRAMITE V)
Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020 la gobernacion de

cundinamarca cuente con un sistema o programa en donde los ciudadanos
puedan realizar sus tramites de radicacion desde cualquier municipio sin

necesidad de desplazarse hasta la ciudad de bogota sabiendo que para el ao
trasporte estadio y alimentacion por cuenta de cada usuario
Modernizacion y ampliacion fisica de la direccion de gestion documental de la

gobernacion de cundinamarca (AMPLIACION)
Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020 la direccion de gestion

documental cuente con una planta fisica adecuada para la atencion de los

Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020 todos los empleados
publicos y contratistas manejen al 100% el programa de mercurio sabiendo que
para el ao 2013 solo el 50% lo maneja a la perfeccion
Manejo de digiturnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacion de

cundinamarca (DIGITURNOS)
Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020 la direccion de gestion

espera ademas de una nueva ventanilla y asi prestarles un mejor servicio
LOS EXPERTOS
LISTA DE GRUPOS DE EXPERTOS
Tecnico
Coordinador
Directora

LISTA DE EXPERTOS
Tecnico
Marcela Novoa
Coordinador
Nelly Poveda
Directora
Margarita Garca
DESCRIPCION DE LOS EXPERTOS
Marcela Novoa
Grupo de expertos: Tcnico
Peso: 7
Nelly Poveda
Las hiptesis
Lista de hiptesis

(TECNIFICA)

(TRAMITE V)



Descripcin de las hiptesis
Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020 la gobernacion de

cundinamarca reciba una queja sabiendo que para el ao 2013 se recibieron 30

(TECNIFICA)
Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020la direccion de servicio al

ciudadano y gestion documental de la gobernacion de cundinamarca cuente con
para el ao 2013 aun no se ha implementado en su totalidad.

(TRAMITE V)
Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020 la gobernacion de

cundinamarca cuente con un sistema o programa en donde los ciudadanos
puedan realizar sus tramites de radicacion desde cualquier municipio sin
necesidad de desplazarse hasta la ciudad de bogota sabiendo que para el ao
trasporte estadio y alimentacion por cuenta de cada usuario

Descripcin : Que tan probable es que para el ao 2020 la direccion de gestion

documental cuente con una planta fisica adecuada para la atencion de los

Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020 todos los empleados
publicos y contratistas manejen al 100% el programa de mercurio sabiendo que
para el ao 2013 solo el 50% lo maneja a la perfeccion

Descripcin : Que tan problable es que para el ao 2020 la direccion de gestion

espera ademas de una nueva ventanilla y asi prestarles un mejor servicio
Los expertos
Lista de grupos de expertos
Tecnico
Coordinador
Directora
Lista de expertos
Tecnico
Marcela Novoa
Coordinador
Nelly Poveda
Directora

Margarita Garcia
Descripcin de los expertos
Marcela Novoa
Grupo de expertos : Tecnico
Peso : 7
Nelly Poveda
Grupo de expertos : Coordinador
Peso : 8
Margarita Garcia
Grupo de expertos : Directora
Peso : 9
El estudio Smic-Prob-Expert
Tecnico
Synthse du groupe : Tecnico
Coordinador
Synthse du groupe : Coordinador
Directora
Synthse du groupe : Directora
Synthse sur l'ensemble des experts
Grupo de expertos: Coordinador
Peso : 8
Margarita Garcia
Peso : 9

EL ESTUDIO SMIC-PROB-EXPERT
TECNICO
COORDINADOR
. DIRECTORA
SYNTHESE SUR L'ENSEMBLE DES EXPERTS : 7
Nelly Poveda
Grupo de expertos : Coordinador
Peso : 8
Margarita Garcia
Peso : 9
EL ESTUDIO SMIC-PROB-EXPERT
TECNICO
COORDINADOR
DIRECTORA
SYNTHESE SUR L'ENSEMBLE DES EXPERTS
Conclusiones

El Micmac es una herramienta dinmica, e innovadora que le permite al gerente a
disear y crear variables que presenten mayor incidencia en una organizacin y
poder determinar la interrelacin de se pueden presentar entre las variables.
Las variables ms representativa y de mayor influencia son
Normalizacin de medios electrnicos para los procesos de recepcin.
Mantenimiento de enseres y equipos.
Incentivos laborales y actividades de integracin.
Desconfianza de medios electrnicos
Tiempos de espera largos en filas de atencin al usuario
Para concluir en la Gobernacin de Cundinamarca la secretaria general y la

direccin de gestin documental y correspondencia presentan alta grado de
relacionalidad entre sus variables.
BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFA

www.gobernacion de Cundinamarca.gov.co
sites.google.com/ sites/prospectiva Laverde/home.
http//es.laprospectiva.fr/mtodos-de-prospectiva /los-programas/67-MICMAC.html.
Gestin Pblica y Organizacional Roberto valos Aguilar Director del Centro de

Estudios de Administracin Estatal y Municipal del INAP
Manual de la gobernacin de Cundinamarca.
Implementar la poltica de cero papel en las entidades pblicas. Consultado en

julio de 2013 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co
Foros ciclo de servicio al ciudadano 2013. Consultado en julio de 2013 de

https://www.servicioalciudadano.gov.co/


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Prospectiva Estratgica

TALLER APLICACIN DEL ANLISIS ESTRUCTURAL CON MICMAC Y

Jairo Cesar Laverde R

Clara Marcela Novoa Sandoval

Universidad Militar Nueva Granada

Facultad de Ciencias Econmicas

Especializacin En Alta Gerencia

ANALISIS ESTRUCTURAL CON LA APLICACIN Del MICMAC ............................................ 7

Definicin de las variables (15 variables).................................................................................... 8

Calculo de los Parmetros .......................................................................................................... 13

Calificacin de las relaciones entre las variables ..................................................................... 13

RESULTADOS POR MATRIZ DIRECTA MDI ................................................................. 14

Suma de la matriz directa .......................................................................................................... 15

Estabilidad de La matriz ............................................................................................................ 17

Anlisis Plano Directo ................................................................................................................ 17

RESULTADOS POR MATRIZ INDIRECTA MII .............................................................. 22

Plano de Desplazamientos Directo / Indirecto.......................................................................... 25

Diagrama de dispersin .............................................................................................................. 26

Variables Reguladoras ............................................................................................................... 28

Variables Clave ........................................................................................................................... 28

Variables de Resultado ............................................................................................................... 29

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 2

GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION .............................................................................. 30

Probabilidades Simples: ............................................................................................................. 32

LAS HIPOTESIS ........................................................................................................................ 34

DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS ........................................................................................... 34

BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFA ............................................................................................. 44

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 3

Micmac, Herramienta, variables , evaluar, direccin , correspondencia, criticas,

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 4

Micmac, Tool, variables, assess, address, correspondence, critical, essential,

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 5

La Gobernacin de Cundinamarca es una entidad pblica encargada de velar,

Por lo tanto, se realizar el anlisis estructural con el aplicativo MICMAC para el

y de otro lado se efectuar la previsin de tendencia en travs de la metodologa

En este trabajo se realiz un anlisis estructural de esta organizacin, la cual

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 6

El primer paso es la realizacin de la lista de variables, en segundo lugar

Definicin del sistema

Calidad de servicio de la correspondencia

El Servicio al Ciudadano en Cundinamarca est regulado por:

Direccin Distrital de Servicio al Ciudadano

Secretara General de Cundinamarca

Los principales Subsistemas son:

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 7

1 Calidad de CALID La Calidad de la Infraestructura

2 Transparencia en la TRANSP La informacion que Poltico-

3 Inversin en muebles INVERS La gobernacion de Conocimiento-

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 8

4 Seguimiento del SEGUI Se presentan Socio-cultural

5 Demoras en los DEMOR En cumplimiento Poltico-

6 Condiciones de COND Las areas de Biofsico-

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 9

7 Mantenimiento de MANT Existen problemas Infraestructura-

8 Capacitaciones de CAPA En algunos Casos Poltico-

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 10

9 Incentivos laborales y INCEN Tener buena Talento

10 Tiempos de espera TIEM Se carece de un Socio-cultural

11 Inclusin de bases INCLUSION Se debe realizar Socio-cultural

12 Normalizacin de NORMA En el momento no Socio-cultural

Prospectiva Estratgica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 11

para los procesos de general del archivo

13 Comunicacion INFOR La secretaria Socio-cultural

14 Falta de cultura CULT Se debe sensibilizar Biofsico-