Plan de Actividades

Preliminar

Formulacin y Planificacin de Proyectos

 Plan de Actividades Preliminar. Dr. Rmulo Domnguez M.

Para ponernos en contexto

En el recurso anterior abordamos la Estructura del Proyecto en la

cual se detallaba a grosso modo lo que debe hacerse para el logro de
los objetivos planteados en el proyecto. En este pequeo recurso se
abordar como detallar ms an lo que se debe contemplar.

Plan de Actividades

Durante el desarrollo del anterior recurso se defini la estructura

del desglose del trabajo (EDT), en donde se obtuvo algo similar a lo
que se muestra en la siguiente figura.

Si observamos el objetivo Nro. 1 Especificacin del proceso

actual de logstica interna para la empresa ABC se tienen tres (3)
actividades:

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Realizar el levantamiento de Informacin

Analizar la informacin recopilada

Realizar la descripcin del proceso actual.

Llegado a este punto nos estaremos preguntando ms nivel de

detalle?, pues si, tomemos la primera actividad Realizar el
levantamiento de informacin. Para levantar informacin debemos
hacer un sinnmero de cosas: disear instrumentos de recoleccin,
seleccionar el personal sujeto al levantamiento de informacin y la
aplicacin del instrumento (cuestionario, entrevista, entre otros).
Vemos que se poda detallar ms!, incluso, podramos llegar a un
nivel mayor de detalle, ya que por ejemplo para disear el instrumento
deben realizarse procesos de validacin del mismo, pero, para objeto
de este mdulo con lo definido est bien.

En relacin a Analizar la informacin recopilada el detalle sera

por ejemplo, transcribir la informacin recopilada (no basta con aplicar
el instrumento cierto) y validar la informacin recopilada con los
usuarios.

Finalmente para Realizar la descripcin del proceso actual se

debe elaborar la cadena de valor; elaborar mapa de procesos y
realizar la especificacin de procesos.

Sobre la base de las ideas anteriormente expuestas el detalle de

las actividades para el primer objetivo sera as.

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Especificacin del proceso actual de logstica interna para la empresa

ABC

1. Realizar levantamiento de informacin del proceso de logstica

actual

1.1. Disear instrumento de recoleccin de informacin.

1.2. Seleccionar informantes.

1.3. Aplicar instrumento a informantes

2. Analizar informacin recopilada.

2.1. Transcribir la informacin recopilada

2.2. Validar la informacin recopilada.

3. Realizar descripcin del proceso actual.

3.1. Realizar Cadena de Valor

3.2. Realizar Mapas de Procesos

3.3. Realizar especificacin de procesos.

Una vez realizado lo anterior para cada uno de los objetivos de

nuestro proyecto partiendo de la base de la EDT, volvemos a la
definicin de proyectos en la cual se establece que las actividades se
realizan en un tiempo y recursos determinados.

Lo que debemos hacer es indicar el tiempo estimado para la

realizacin de cada una de las actividades del detalle. En este
sentido, esta dems decir que la estimacin del tiempo depende del

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proyectista en base a su experiencia y/o consultas que realice.

Volviendo a nuestro ejemplo sera lo siguiente.

Especificacin del proceso actual de logstica interna para la empresa

ABC
Actividad Tiempo
Realizar levantamiento de informacin del
proceso de logstica actual
Disear instrumento de recoleccin de 7 das
informacin.
Seleccionar informantes 1 da
Aplicar instrumento a informantes 2 das
Analizar informacin recopilada
Transcribir informacin recopilada 3 das
Validar informacin recopilada 2 das
Realizar descripcin del proceso actual
Realizar Cadena de Valor 1 das
Realizar Mapas de Procesos 4 das
Realizar especificacin 10 das

Para los objetivos restantes de la EDT se procede de manera

similar. Siguiendo con nuestro ejemplo en cunto tiempo se hace la
especificacin del proceso de logstica interna actual de la empresa
ABC?, seguramente tomamos la columna del tiempo de la tabla
anterior y sumamos los das: 30 das!. Pues, dicha respuesta
(afortunadamente) es errada, no son 30 das. Para explicar ello
hagamos uso de un nuevo trmino: la Ruta Crtica.

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Ruta Crtica

Si leemos la definicin anterior quizs no nos aclare mucho el

panorama en estos momentos del por qu no son 30 das lo que tarda
en especificar el proceso actual de logstica interna.

Para explicar mejor veamos la siguiente carta de Gantt, en la

cual se colocan las actividades con su duracin.

En la Carta de Gantt anterior simplemente lo que se muestra es

que se tienen cuatro actividades (de la A hasta la D), en la cual la A y
la C tienen una duracin de 1 da; la B y la D tienen una duracin de
dos das. La actividad A y C, se pueden hacer en paralelo; la actividad

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B debe hacerse una vez culminada la A y la actividad D debe hacerse

una vez culminada la B. En ese sentido vemos que

La actividad C se puede esperar (ya que el resto de las

actividades se pueden realizar sin necesidad que la misma est
culminada), no as la A, la B y la D. La actividad A si se atrasa, retarda
el inicio de la B, por lo que retrasara el proyecto. De igual manera
ocurre con la B, si se producen demoras en ella no puede dar inicio a
la D, dando como resultado el retraso del proyecto. Ahora bien por
qu la D no cuenta con holgura?, por la simple razn que es la ltima
actividad del proyecto, si esta se demora, lgicamente la culminacin
del proyecto se ve afectada.

Bajo las consideraciones anteriores, la ruta crtica del proyecto

es A,B,D puesto que no tienen holgura, y su duracin es de 5 das (lo
que indica la ltima flecha). En este sentido la ruta crtica es igual a la
duracin del proyecto. Les pregunto a manera de ejercicio de cunto
es la holgura de C? (la respuesta al final del recurso).

Volvamos a nuestro ejemplo cmo construimos nuestra carta

de Gantt?, cmo sabemos quin tiene holgura y quin no?. Las
actividades que tienen holgura son aquellas que se pueden hacer en

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paralelo. En nuestro ejemplo tenemos para realizar el levantamiento

de informacin

Especificacin del proceso actual de logstica interna para la empresa

ABC
Actividad Tiempo
Realizar levantamiento de informacin del
proceso de logstica actual
Disear instrumento de recoleccin de 7 das
informacin.
Seleccionar informantes 1 da
Aplicar instrumento a informantes 2 das

Pregunto tenemos que tener los instrumentos listos para

seleccionar informantes?, la respuesta es no, bien, el seleccionar
informantes es una actividad que se puede hacer en paralelo y cuenta
con holgura. No as la aplicacin de instrumentos a informantes, ni
obviamente el disear los instrumentos. En este caso el Realizar el
levantamiento de informacin del proceso de logstica actual tiene una
duracin de 9 das (7 + 2)

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Para Analizar informacin recopilada (es ms que obvio que no

podemos analizar informacin hasta tanto no hayamos aplicado los
instrumentos).

Analizar informacin recopilada

Transcribir informacin recopilada 3 das
Validar informacin recopilada 2 das

Ac no ocurre como la anterior, en efecto, ninguna de las

actividades tiene holgura, puesto que no podemos validar si no se ha
transcrito, y lgicamente, no podemos realizar la descripcin del
proceso hasta tanto no hayamos validado. En este caso para analizar
la informacin recopilada hacen falta 5 das.

Para realizar la descripcin del proceso actual

Realizar descripcin del proceso actual

Realizar Cadena de Valor 1 das
Realizar Mapas de Procesos 4 das
Realizar especificacin 10 das

Esta ms que claro que no podemos realizar los mapas de

procesos hasta tanto no se tenga la cadena de valor lista, por lo que
Realizar Cadena de Valor no tiene holgura. Ahora bien, realizar
mapas de procesos, tiene una duracin de 4 das que van desde la
elaboracin de los borradores hasta la elaboracin del grfico con la
herramienta. Les pregunto de esos 4 das cuantos se estiman para
la diagramacin con la herramienta?, uno, dos?. Digamos que dos

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das. Les pregunto ahora no podemos hacer en paralelo (el equipo

de trabajo), la especificacin de procesos con la diagramacin?,
lgicamente que s. Quiere decir entonces que nosotros podemos
comenzar a especificar los procesos al tercer da de los mapas; en
otras palabras Realizar Mapa de Procesos tiene una holgura de dos
(2) das. Si sumamos las actividades 10+4+1 y le restamos los dos
das de holgura del mapa de procesos, tenemos que para realizar la
descripcin del proceso actual hacen falta 13 das.

Con base a las consideraciones anteriores, nuestra tabla para el

primer objetivo sera

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Especificacin del proceso actual de logstica interna para la empresa

ABC
Actividad Tiempo
Realizar levantamiento de informacin del 9 das
proceso de logstica actual
Disear instrumento de recoleccin de 7 das
informacin.
Seleccionar informantes 1 da
Aplicar instrumento a informantes 2 das
Analizar informacin recopilada 5 das
Transcribir informacin recopilada 3 das
Validar informacin recopilada 2 das
Realizar descripcin del proceso actual 13 das
Realizar Cadena de Valor 1 das
Realizar Mapas de Procesos 4 das
Realizar especificacin 10 das

Quiere decir entonces que para especificar el proceso actual

hacen falta 27 y no 30 das como se pensaba al principio. Volviendo a
nuestro plan de productos el cual era

1. Plantilla y descripcin del proceso de logstica interna actual de

la empresa ABC.

2. Documento que contiene los aspectos a ser mejorados en el

proceso de logstica interna de la empresa ABC.

3. Plantilla y descripcin del proceso de logstica interna rediseado

de la empresa ABC.

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Quiere decir que para realizar la Plantilla y descripcin del

proceso de logstica interna actual de la empresa ABC hacen falta
27 das. Para los productos restantes se procede de manera
similar.

Y la Carta de Gantt?, bien, con la explicacin dada est en

capacidad de hacerla. Sin embargo, ampliaremos ms la discusin
de la misma en la tercera semana, suficiente por ahora.

Con base a lo anterior, se desprende lo que haremos en esta

semana.

Realizar el Plan de Actividades para cada objetivo del proyecto

partiendo de la base del EDT. Para ello, usarn el foro Plan de
Actividades, abrirn su propio espacio de discusin para colocar sus
avances en un documento que contenga toda la informacin del
proyecto desde su definicin, EDT y Plan de Actividades, puesto
que es mucho ms sencillo y entendible darles el Feedback. En caso
de ser grupal, deben verse reflejado en el foro los aportes de cada
integrante. De igual manera, deben estar claramente identificados en
el documento los integrantes que conforman el equipo. Revisen la
ruta de aprendizaje para ver la fecha tope de la actividad.

Nota: No se nos haba olvidado, la holgura de C es de 4 das. C tiene

una duracin de 1 da y el proyecto tiene una duracin de 5 das,
quiere decir que tenemos 4 das ms para hacerla.

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