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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CONTROL, SEGUIMIENTO, RENOVACION Y DEVOLUCION DE LAS GARANTIAS
(CARTAS FIANZAS), PRESENTADAS A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA
DIRECTIVA N -2015-MPM/GAF
I. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objeto establecer disposiciones que complementen lo dispuesto en la
Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1017 modificada
mediante Ley 29873 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2Q08.EF,
modificado mediante Decreto Supremo N138-2012-EF, y modificatorias, estableciendo el
procedimiento a seguir para la recepcin, control, seguimiento, renovacin y devolucin de las
Garantas que se presenten a la Municipalidad Provincial de Moyobamba.
II. FINALIDAD
Uniformizar criterios y ejercer un control eficiente y eficaz de las Garantas que debern presentar los
postores y/o contratistas, segn corresponda, a favor de la Municipalidad Provincial de Moyobamba
en adelante LA MUNICIPALIDAD.
IV. ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todas las reas usuarias, Gerencia de
Administracin y Finanzas, el Responsable de Tesorera, y rgano Encargado de las Contrataciones
de la Municipalidad Provincial de Moyobamba, segn corresponda.
V. NORMAS GENERALES
5.1 Segn lo dispuesto en el artculo 39" de la Ley, las garantas que debern otorgar los postores y/o
contratistas, segn corresponda, son las de: i) fiel cumplimiento del contrato. ii) por los adelantos;
y, iii) por el monto diferencial de propuesta.
5.2 Las garantas que acepte LA MUNICIPALIDAD deben ser incondicionales, solidarias,
irrevocables, y de realizacin automtica en el pas, al solo requerimiento de la
MUNICIPALDAD, bajo responsabilidad de las empresas que las emiten, las mismas que debern
estar dentro del mbito de supervisin de la Superintendencia de Banca y Seguros y
Administradoras de Fondo de Pensiones o estar autorizadas para emitir garantas, o estar
consideradas en la ltima lista de bancos extranjeros de primera categora que peridicamente
publica el Banco Central de Reserva del Per.
5.3 En los contratos peridicos de suministro de bienes o de prestacin de servicio, as como en los
contratos de ejecucin y consultora de obras que celebren las Entidades con las Micro y
Pequeas Empresas, stas ltimas podrn otorgar como garanta de fiel cumplimiento el diez
por ciento (10%) del monto total a contratar, porcentaje que ser retenido por la Entidad, conforme
a lo dispuesto en el artculo 39 de la Ley. Para estos efectos, la retencin de dicho monto se
efectuar durante la primera mitad del nmero total de pagos a realizarse, de forma prorrateada,
con cargo a ser devuelto a la finalizacin del mismo.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA
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5.4 En el caso de los contratos para la ejecucin de obras, tal beneficio slo ser procedente cuando:
5.5 Los contratos regulados por la ley incluirn necesariamente y bajo responsabilidad una clausula
referida a la Garantas. Por tanto, la Municipalidad establecer en el contrato las garantas que
debern otorgarse para asegurar la buena ejecucin y cumplimiento del mismo.
5.6 La Gerencia de Administracin y Finanzas a travs de la Unidad de Tesorera, ser
responsable de la custodia, vigencia y control de las garantas requeridas durante la
vigencia de los contratos suscritos por LA MUNICIPALIDAD.
Para tal fin, en las bases del proceso de seleccin, la entidad establece el tipo de garanta que le
otorgara el postor y/o contratista, segn corresponda, de conformidad con lo dispuesto por las
normas de contrataciones el Estado.
Las Entidades estn obligadas a aceptar las garantas que se hubieren emitido conforme a lo
dispuesto en los prrafos precedentes, bajo responsabilidad.
Aquellas empresas que no cumplan con honrar la garanta otorgada en el plazo establecido en
el artculo 39 de la Ley, sern sancionadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y
Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.
Esta deber ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del
contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin a
cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la
liquidacin final, en el caso de ejecucin y consultora de obras.
De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un
(1) ao, previamente a la suscripcin del contrato, las Entidades podrn aceptar que el ganador
de la Buena pro presente la garanta de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garanta por el
monto diferencial de l a propuesta, con una vigencia de un (1) ao, con el compromiso de
renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepcin de la prestacin o exista el
consentimiento de la liquidacin del contrato.
5.12 El artculo 1 6 1 del Reglamento seala que no se constituir garanta de fiel cumplimiento
y garanta de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias en los siguientes casos:
trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortizacin total del adelanto
otorgado. La presentacin de esta garanta no puede ser exceptuada en ningn caso.
Cuando el plazo de ejecucin contractual sea menor a tres (3) meses, las garantas podrn ser
emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortizacin total
del adelanto otorgado.
Una vez culminado el contrato y siempre que no existan deudas a cargo del contratista, el
monto ejecutado le ser devuelto a ste sin dar lugar al pago de intereses. Tratndose de las
garantas por adelantos, no corresponde devolucin alguna por entenderse amortizado el
adelanto otorgado
6.1.1 Todas las garantas (Cartas Fianzas) debern ser presentadas a travs de Mesa de Partes
de LA MUNICIPALIDAD, con excepcin de aquellas que sean exhibidas al momento de
la apertura de sobres en las propuestas econmicas de acuerdo a lo dispuesto en el
proceso de seleccin cuando corresponda, recayendo en el Presidente del Comit EspeciaI
(Permanente o Ad Hoc) o en el rgano Encargado de las Contrataciones, segn sea el
caso, su custodia, revisin de su vigencia y devolucin.
6.1.2 Mesa de Partes recibir y enviar las garantas originales (Cartas Fianzas) a la
Gerencia de Administracin y Finanzas a fin que la Sub Gerencia de Logstica realice la
revisin correspondiente de acuerdo a la documentacin exigida para la suscripcin del
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6.1.3 La Gerencia u Oficina encargada de la supervisin del contrato (rea usuaria), deber bajo
responsabilidad, comunicar por cualquier medio escrito la necesidad de solicitar la
renovacin o la devolucin, debiendo adjuntar documentacin de sustento respectiva.
6.2 De la renovacin
6.2.1 En el caso de las garantas de fiel cumplimiento y monto diferencial de la propuesta. con la
debida oportunidad y antes de la fecha de vencimiento de la garanta, la Unidad de
Finanzas a travs del responsable de Tesorera solicitar al Contratista la renovacin
respectiva (Anexo N 1). salvo que al momento de la comunicacin se disponga de
informacin por parte de la Gerencia u Oficina supervisora del Contrato (rea usuaria)
respecto a la no necesidad de solicitar la renovacin, ya que existe la conformidad de la
recepcin de la prestacin a cargo del contratista. en el caso de bienes y servicios; o.
existe el consentimiento de la liquidacin final. en el caso de ejecucin y consultora
de obras.
6.3.1 Dentro de los quince (15) das calendarios posteriores al vencimiento de la garanta (Carta
Fianza). La Gerencia de Administracin de Finanzas, a travs del responsable de
Tesorera, solicitar en forma automtica a la entidad emisora la ejecucin de la
garanta, utilizando el Formato Solicitud de Ejecucin de Carta Fianza (Anexo N' 2). En
la misma comunicacin se indicar que en el caso de haberse renovado la garanta. Se deje
sin efecto la ejecucin de la misma.
establece el artculo 2001 numeral 1) del Cdigo Civil o, en su defecto, por la devolucin
de la garanta por parte de la Entidad al Emisor.
7.2 Todas las garantas (Cartas Fianzas) debern contener la opcin obligatoria de
requerimiento para su pago en las Oficinas Principales donde se emitieron las cartas
fianzas.
7.3 Las garantas (Cartas Fianzas) debern identificar claramente como afianzado a la persona
natural o Jurdica sealada en el Contrato suscrito con LA MUNICIPALIDAD.
Adicionalmente, debe constar la referencia del nmero de contrato, proceso de seleccin,
denominacin del objeto contractual, en el caso de CONSORCIO, debern enunciarse a
todos los consorciados, entre otros, segn corresponda.
7.5 Los procesos de seleccin convocados dentro del marco de convenio de prstamo
internacional se realizarn conforme a las normas y polticas del organismo internacional
y, supletoriamente, a lo contemplado en esta Directiva.
7.7 En los casos que una liquidacin de contrato sea sometida a un proceso arbitral, respecto
a la carta fianza que avale una garanta, deber solicitarse opinin a la Oficina de
Asesora Jurdica para que determine las acciones a seguir.
VIII. RESPONSABILIDAD
IX. ANEXOS:
ANEXO N 1
OFICIO N -2015-MPM/GAF
Moyobamba,
Seores,
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Direccin
Presente.-
De mi consideracin:
Atentamente,
Gerente de Administracin
y Finanzas
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ANEXO2:
CARTA NOTARIAL
Moyobamba,
Seores.
NOMBRE DEL BANCO
Direccin.
Presente.-
De mi especial consideracin:
Es grato dirigirme a usted, a fin de solicitarle que de conformidad con el articule 1898
del Cdigo civil vigente, se sirva proceder a la ejecucin del documento de la
referencia a favor de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA.
Atentamente,